Frågor och svar budgetering i UUplus Innehåll

Transkript

1 Frågor och svar budgetering i UUplus Innehåll Frågor och svar budgetering i UUplus... 1 Om jag ändrar utseende på UUplus på min dator, påverkar jag någon annan då?... 2 Hur väljer jag värden i drop-downlisterna i UUplus?... 2 Följer cellkommentarer/inlägg med från Resursregistret till fliken Löner i applikationen Budgetering?... 3 Varför finns det tomma rader i Resursregistret?... 3 Hur budgeterar jag övertidskostnader?... 4 Är doktorandlönerna som importeras från Primula inkl. eventuella lönetillägg?... 4 Ska arvoden läggas in inklusive semesterersättning?... 5 Hur budgeterar jag finansiering av transfereringar?... 5 Hur får jag in ett nytt projekt i Statsanslagsapplikationen?... 5 Vad importeras från Raindance och KDB till flikarna Avgifter och Bidrag?... 6 Varför ser jag inte alla flikar i applikationen Budgetering?... 6 Var och hur budgeteras semesterlöneskulden?... 6 Att få budgetrapporter till Excel... 8 Dialogrutan systemlänkar... 8 Knapplisten för överföring av rapporter till Excel/PDF... 9 Dialogrutan Data som finns på servern för Nationalekonomi är nyare än de data som visas visas på skärmen. Vad beror det på? Kan jag arbeta i UUplus budget hemifrån? Hur bifogar jag budgetkommentarer? Hur bifogar jag filer till kommentarer/inlägg? Hur låser/skickar jag budgeten och hur låser jag upp budgeten när jag låst den?... 15

2 Om jag ändrar utseende på UUplus på min dator, påverkar jag någon annan då? De förändringar som du gör i UUplus på din dator, exempelvis döljer rader och/eller kolumner, gäller bara för dig. Systemet sparar dina inställningar i din profil vilket gör att andra användare, när de går in och öppnar en nod, inte ser dina inställningar utan de ser bara sin egen valda inställning som de hade när de gick ur systemet senast. Notera också att dina inställningar inte gäller för en specifik nod utan gäller för samtliga noder som du går in i. Så som det ser ut när du lämnar en projektgrupp så kommer det också att se ut när du går in i en annan projektgrupp. Naturligtvis bortsett från att själva värdena kommer att vara olika! Om du inte gillar det utseende som visas eller du saknar rader/kolumner kan det bero på hur du gjort inställningen av rader/kolumner/kontext och flikar. För att återställa arbetsytan till det ursprungliga utseendet klickar du på menyn Visa och Återställ vyer. Hur väljer jag värden i drop-downlisterna i UUplus? På de dropdown-lister som finns i den s.k. kontexten behöver man dubbelklicka för att det som visas i tabellen ska förändras. Ett annat sätt är att klicka en gång och sedan trycka enter. Det räcker dock att klicka en gång på dropdown-lister i tabellerna. Se nedanstående bilder. Bild 5. Dubbelklicka i kontextens dropdown-lister.

3 Bild 6. Enkelklicka i tabellens dropdown-lister. Följer cellkommentarer/inlägg med från Resursregistret till fliken Löner i applikationen Budgetering? Ja, kommentarer som är gjorda i rutor i de kolumner som länkas över från Resursregistret till fliken Löner i applikationen Budgetering följer med. Varför finns det tomma rader i Resursregistret? I Resursregistret finns det rader där det saknas information, se bild 1 nedan. Bild 1. Resursregistret (Anställning). Rad utan information. Informationen som importeras från Primula innehåller information om anställningar, uppdragstillägg och utbildningsbidrag som visas tre s.k lager, se bild 2 nedan.

4 Bild 2. Lager i fliken Resursregister. Varje resurs har ett löpnummer i systemet och samtliga resurser finns med i alla tre lagren. Dock visas information om anställning, uppdragstillägg och utbildningsbidrag endast i respektive lager. På en av raderna i bild 1 ovan (lager Anställning) visas inte information om utbildningsbidrag utan denna information återfinns istället när lager Utbildningsbidrag valts, se bild 3 nedan. Bild 3. Resursregistret (lagret Utbildningsbidrag). På raden visas informationen om utbildningsbidraget. I lagret Anställning är raden tom (se bild 1). Hur budgeterar jag övertidskostnader? Lägg in en s.k. fiktiv person i Resursregistret. Lägg in en omfattning på 100 % och sätt antalet månader till 12. Anpassa månadslönen så att en årskostnad motsvarande den uppskattade övertidskostnaden beräknas. Fördela årskostnaden i de budgeteringsnoder som beräknas få övertidskostnad under budgetåret. Observera att flera fiktiva personer kan behövas om övertidskostnaden behöver fördelas på flera lönekonton. Är doktorandlönerna som importeras från Primula inkl. eventuella lönetillägg? Ja, doktorandlönerna som redovisas i Resursregistret är inklusive eventuellt lönetillägg.

5 Ska arvoden läggas in inklusive semesterersättning? Ja, arvoden ska läggas in inklusive semesterersättning. LBK är däremot inkluderat i systemet i beräkningen av årskostnaden i kolumnen Kostn ink LBK. Hur budgeterar jag finansiering av transfereringar? Finansiering av transfereringar budgeteras i flikarna Statsanslag samt flikarna Avgifter och Bidrag. I flikarna finns en särskild kolumn för Transfereringar. Beloppet som ska användas för att finansiera transfereringen fylls i med positivt tecken och beloppet avräknas från aktuell intäkt. Se nedanstående bild. Bild 4. Budgetering av finansieringen av lämnade bidrag. Hur får jag in ett nytt projekt i Statsanslagsapplikationen? Du följer den normala rutinen för projektupplägg där du skickar en blankett till ekonomisupport@uadm.uu.se för att projektet ska läggas upp i Raindance. UUplus läser in nya projekt varje natt från Raindance till applikationen Fördelning statsanslag.

6 Vad importeras från Raindance och KDB till flikarna Avgifter och Bidrag? Från Raindance importeras utfallsvärden till kolumnerna IB Balanserat kapital, Bokf intäkter o transf tid år samt Oavskr anl tillgång på de projekt som har bokförda intäkter och transfereringar från och med Från KDB importeras projektnummer, benämning samt kontraktsbeloppet i sin helhet. Observera att en del kontraktsbelopp som är inlagda i KDB kan utgöra endast en del av kontraktet (belopp som kvarstod att rekvirera när kontraktet registrerades i KDB). Varför ser jag inte alla flikar i applikationen Budgetering? När jag har öppnat en budgeteringsnod i applikationen Budgetering så saknas vissa av flikarna (se bild 10). Det kan bero på olika anledningar. En anledning är att fönstret på datorn är för litet så att alla flikarna inte får plats synliga samtidigt. Flikarna finns under knappen med gåsögon där det också står hur många flikar som inte är synliga. För att ta fram en flik enkelklickar man på den önskade fliken. Bild 10. Flikarna i applikationen Budgetering (Summeringsnod KV) Om man önskar ha flikarna i en annan ordning än standardordningen kan man flytta på dem med funktionen drag-and-drop. I summeringsnoderna visas inte några av flikarna. Det rör sig om flikarna Avgifter och Bidrag samt Arvoden. Dessa flikar går inte att summera med den tekniska lösning som gjorts och har därmed valts att inte visas. Informationen om flikarna Avgifter och Bidrag på total nivå kan fås genom att använda rapporten Avgifter och bidrag som återfinns bland budgetrapporterna på startsidan och via fliken Sum avgifter o bidrag i aktuell summeringsnod. För att få information om Arvoden på summeringsnivå kan fliken Sum personal användas. Var och hur budgeteras semesterlöneskulden? Semesterlöneskulden bokförs sedan 2013 på projekt i Raindance vid bokslut. Detta gör att semesterlöneskulden numer återfinns i respektive projektgrupps totala ingående balanserade kapital

7 på fliken Balansräkning i applikation Budgetering. Förändringen av semesterlöneskulden återfinns på fliken Övr kostn o transf på raden Upplupna semesterlönekostnader i respektive projektgrupp. Förändringen av semesterlöneskulden budgeteras i fliken Övr kostn o transf på raden Upplupna semesterlönekostnader. En minskning av semesterlöneskulden budgeteras med ett negativt belopp medan en ökning budgeteras med ett positivt belopp. Tidigare budgetår återfanns semesterlöneskulden i applikationen Budgetering och i budgeteringsnoden xxxuu Utan projektgrupp. I fliken Balansräkning visades IB år 2011 vilket utgjorde institutionens semesterlöneskuld. Kapitalförändringen år 2011 utgjordes av förändringen av semesterlöneskulden under Genom en summering av de två nämnda raderna erhölls semesterlöneskulden vid ingången av 2012 (se bild 11). Bild 11. Budgetering av semesterlöneskulden. Bild 12. Budgetering av förändring av semesterlöneskuld

8 Att få budgetrapporter till Excel Om man har Office 2010 i kombination med Internet Explorer 9 har man troligtvis problem att få budgetrapporter till Excel. När man har sökt ut en budgetrapport och därefter väljer att exportera till Excel kommer inte rapporten upp. Detta beror på att ett dolt popup-fönster blockerar. För att avhjälpa felet, gör enligt följande: Gå in i UUplus. Om inte Menyraden är synlig, ta fram den genom att högerklicka under adressfältet samt välja Menyrad. Gå Verktyg > Blockering av popup-fönster > Inställningar för blockering av popup-fönster. Följande popup-ruta visas. Skriv in uuplus.user.uu.se och klicka på knappen Lägg till. Nu ska det gå att föra över till Excel. Dialogrutan systemlänkar Det förekommer att dialogrutan för systemlänkarna är så liten att Körknappen inte syns. För att avhjälpa detta kan man dra i nedre kanten på dialogrutan.

9 Bild 13. Dialogrutan för systemlänkar Knapplisten för överföring av rapporter till Excel/PDF Knapplisten för att föra över rapporter till Excel/PDF kommer mycket långt till höger om rapporten är stor åt höger eller om bildskärmen är liten. Man hittar knapplisten genom att scrolla längst åt höger. Bild 14. Visning av budgetrapporten "Sammanställning per prestation" Bild 15. Knapplisten När man ska exportera mycket breda rapporter kan man behöva scrolla ytterligare till höger för att de olika exportalternativen (Excel, PDF osv) ska visas efter det att man tryckt på exportknappen.

10 Bild 16. Scrolla för att exportalternativen ska visas Dialogrutan Data som finns på servern för Nationalekonomi är nyare än de data som visas visas på skärmen. Vad beror det på? När en budgeteringsnod öppnas två gånger av olika användare kan den ena av användarna få nedanstående dialogruta när den andra användaren har sparat information. Bild 17. Dialogruta med en varning om att det finns information sparad på servern som är nyare än den som visas. Tänk på att du även själv kan få nedanstående dialogruta om du öppnar en budgeteringsnod två gånger t.ex. genom att först öppna en budgeteringsnod i kärnverksamheten och senare öppna KV (Alla) där den första budgeteringsnoden ingår. Dialogrutan innebär att aktuell budgeteringsnoden är/har varit öppen i ytterligare en version. Information har sparats i den versionen. Om den användaren som dialogrutan visats för sparar sina ändringar, kan de ändringar som gjorts i den andra versionen gå förlorade. För att undvika problemet bör man öppna och överta ägarskapet för en budgeteringsnod endast en gång i taget. Kan jag arbeta i UUplus budget hemifrån? Ja, den dator som man arbetar med hemifrån måste ha klienten installerad. Installationen ska vara gjord av dataansvarig på institutionen/intendenturen för att säkerställa att installationen är korrekt gjord och den ska vara gjord på en universitetsdator.

11 Hur bifogar jag budgetkommentarer? 1. Öppna institutionens översta summeringsnod. Se nedanstående bild. Bild 18. Institutionens översta summeringsnod 2. Det finns två sätt att bifoga budetkommentarerna: a. Högerklicka på sammanställningsfliken. Bild 19. Välj att lägga till inlägg b. Välj redigera på menyraden samt därefter lägg till inlägg och fler. Bild 22. Alternativ väg att lägga in budgetkommentarer. 3. Klicka för att bifoga ett dokument.

12 Bild 20. Klicka för att bifoga dokument 4. Välj ut aktuellt dokument och tryck på knappen öppna. Bild 21. Välj ut aktuella dokument 5. Spara

13 Hur bifogar jag filer till kommentarer/inlägg? Det finns tre olika sätt att komma till en dialogruta för inlägg av kommentarer och dokument. Se bilderna nedan: Bild 25. Högerklicka på cellen eller fliken till vilken dokumentet ska bifogas. Bild 26. Klicka på knappen för inlägg (kommentar)

14 Bild 27. Klicka på menyn Redigera/Lägg till inlägg Nedanstående dialogruta visas. För att bifoga dokument klicka på knappen som är markerad i bild 28. Bild 28. Knapp för att bifoga dokument. Välj först filformat, dvs. om det är fråga om excelfil, wordfil etc. Välj därefter aktuell fil och tryck på öppna och därefter ok för att bifoga. Se bild 29 nedan. Bild 29. Välj filformat och aktuell fil.

15 Hur låser/skickar jag budgeten och hur låser jag upp budgeten när jag låst den? När budgeten ska låsas så börjar man med att låsa budgeteringsnoderna i kärn- och stödverksamheten. Det görs genom att klicka på den gröna knappen med en vit pil, se bild 7. När budgeten är låst visas den fyrkantiga grå rutan med vita pil skarpt. Genom att klicka på knappen låses budget upp, se bild 8. Bild 7. Låsning av budgeteringsnod Bild 8. Låst budgetnod. Klicka på markerad knapp för att låsa upp budgetnoden. Det är också möjligt att låsa upp en budget i portalen. Klicka på den grå rutan med den vita pilen för att låsa upp budgeten (se bild 9 nedan).

16 Bild 9. Visning av låst budgeteringsnod i portalen. Visning av summeringsnoderna när alla underliggande budgetnoder är låsta. Klicka på den vita pilen i den grå rutan för att låsa upp budgeten. Har man behörighet Granska kan man gå in på en (Alla)-nod och då låsa alla underliggande budgeteringsnoder samtidigt. Låser man en gång till har man möjlighet att låsa även summeringsnoden. När samtliga budgeteringsnoder är låsta visas överliggande summeringsnoder med gröna prickar i portalen. Summeringsnoderna öppnas och låses på samma sätt som budgeteringsnoderna. När summeringsnoderna (i exemplet ovan 998KV och 998SV) är låsta är det möjligt att låsa institutionens budget. Öppna institutionsnoden och låst den på samma sätt som nämnts tidigare. Så länge institutionens/organisationsenhetens budget inte är låst kan institutionen själva låsa upp budget- och summeringsnoderna. Är dock institutionens/organisationsenhetens budget låst kan endast ekonomiavdelningen låsa upp budgeten.