Lägga upp nytt projekt

Transkript

1 Lägga upp nytt projekt Nya projekt läggs upp i menyn Register - Projekt - Projekt. Nummer Välj ett nummer som inte tidigare har använts. Projektnumret är numeriskt och kan vara 14 positioner långt. Har du valt automatisk numrering i Arkiv - Företagsinställningar - Tid/Projekt - Projekt kommer du få välja vilken serie du vill lägga upp projektet på när du klickar på Ny, och därmed få nästa lediga nummer i den serien. Benämning Ge projektet ett namn. Fältet är alfanumeriskt och kan innehålla upp till 30 tecken. 1

2 Kund Ange här till vilken kund projektet är kopplat. Det måste vara en kund som finns i registret Kontakt. Finns kopplingen projekt/kund behöver du vid tidregistreringen bara ange projekt så får du fram Kunden automatiskt. Vill du ha möjlighet att använda ett projekt på flera kunder ska du inte ange något kundnummer på projektet. Projektgrupp Här anger du vilken grupp projektet ska tillhöra. Om gruppen inte finns upplagd lägger du upp den i registret projektgrupp. Grupp kan användas som urvalsbegrepp vid beställning av rapporter. Projektledare Ange projektansvarig. Den ansvarige måste vara upplagd i registret Medarbetare. Om du valt automatisk numrering i företagsinställningar och lägger upp ett nytt projekt så kommer du först få välja på vilken projektledare projektet ska läggas upp och därmed automatiskt få nästa lediga projektnummer. Huvudinformation Status Ett projekt kan antingen vara Offert, Pågående eller Avslutat. Offert väljer du om du först ska skicka ut en offert till kunden. När kunden godkänner offerten markerar du projektet som Pågående. Börja med att ange det som pågående. När ett projekt är klart går du in här klickar på pilknappen och ändrar statusen från pågående till avslutat. Alla projekttransaktioner sätts nu som avslutade. Om du vill ändra ett avslutat projekt till pågående går du in här igen och ändrar i fältet. Du kan vid val av rapporter välja om de ska omfatta projekt som är pågående, avslutade eller alla. För att kunna rensa bort ett projekt är det en förutsättning att projektet har status som Avslutat. När du markerar ett projekt som avslutat kommer det maskindatum när det avslutades att sparas på projektet för att rapporter som tas ut på datum ska bli korrekta. Startdatum / Slutdatum Skriv in Startdatum för projektet. Är projektet tidsbegränsat kan du redan nu skriva in Slutdatum, annars skriver du in slutdatumet när du går in och markerar projektet som Avslutat. Om du på tidkorten försöker registrera in ett datum tidigare än startdatum eller senare än slutdatum på projektet kommer programmet att ge dig en varning. Er referens Skriv in kundens referens. Vår referens Skriv in ditt företags referens. Vill du söka efter en upplagd referens trycker du på F3. Dimension 1 & 2 Ange här om projektet är knutet till speciella dimensioner. Attesterad Om du markerar att projektet är attesterat får endast den som har behörighet att attestera projekt göra ändringar i projektet. Den som är projektansvarig kan i och med detta godkänna kalkyl, faktureringsplan m.m. och sedan försäkra sig om att ingen kan gå in och ändra i projektet. Projekt Tid Bockmarkera vilken typ av projekt det rör sig om. Sätter du en bock i Projekt Tid kommer du att kunna registrera in kompletterande tidinformation när du registrerar verifikationer och leverantörsfakturor. 2

3 Tidkort grundbok Detta val innebär att tidkortet (för tidregistrering) kommer fram automatiskt när du registrerar på ett projektmärkt konto i grundboken. Projekt Redovisning När Projekt Redovisning är ibockad kommer projekttransaktionsregistret att uppdateras vid fakturering av tidtransaktioner och vid grundboksregistrering. Beskrivning/kommentar I fältet Beskrivning kan du skriva in en utförlig beskrivning av projektet. I fältet Kommentar kan du göra anteckningar om projektet t ex vilka medarbetare som är engagerade, när fakturering får ske etc. För att göra radbyte inom dessa textfält används CTRL + ENTER. Även om du inte har tidredovisning kan du få fram projektbeskrivningen på fakturan genom att markera valet Skriv ut beskrivning på fakturan. Om du vill att projektkommentaren ska visas vid tidregistrering markerar du valet Visa kommentar vid tidregistrering. Kommentaren visas endast första gången som du väljer projektet. Sammanställning I fliken sammanställning visas en sammanställning över projektet. Sammanställningen kan du också få ut i Pågående arbeten och Rapporter. Fakturerat visar det totala belopp som är fakturerat för projektet. När 3

4 det gäller de fakturor som är fakturerade via Fristående faktura är det projekt som är angivet i fakturahuvudet som beloppet hamnar på. Om du lägger in andra projekt på fakturaraderna, så kommer beloppen inte med i sammanställningen för dessa projekt. Delprojekt (gäller enbart tidredovisning) Om du vill ansluta ett eller flera delprojekt till projektet så går du tillväga enligt följande: Gå till fönstrets Verktyg-meny och välj Delprojekt. Du kommer då till registreringsfönstret för delprojekt. Du kan antingen ta fram ett redan upplagt delprojekt genom att i fönstrets Projekt-meny välja Anslut eller också kan du välja att lägga upp ett nytt delprojekt genom att klicka på knappen Nytt. Även här kan du, precis som för huvudprojektet, ange delprojektets status, start- och stopptid m m. När du kommer tillbaka till fliken Delprojekt i projektfönstret kan du se att listan över anslutna delprojekt har utökats. Vill du ta bort ett delprojekt markerar du delprojektet i listan och klickar på Ta bort i knappraden till höger. Delprojektet försvinner inte ur registret utan tas bara bort från just det här projektet. Observera att du inte kan ta bort ett delprojekt som det redan finns transaktioner på. Om delprojektet inte har några transaktioner men däremot finns med i en kalkyl kommer du att få en varning innan delprojektet tas bort från projektet och kalkylen. Delprojektet 0 Gemensamt delprojekt läggs upp av programmet och fungerar som ett uppsamlingsprojekt på samma sätt som projekt 0. Fakturering Debiteringssätt Ange om kunden ska betala Löpande eller om projektet har ett Fast pris. Du kan också ange Faktureras ej (transaktioner registrerade på projektet kommer då inte att faktureras). Acontofakturering 4

5 Debiteringskonto Här kan du ange om du vill använda ett annat konto för acontofakturering än det du angav i Företagsinställningar (Tid/Projekt, fliken Allmänt). Kontot du anger som debetkonto motkonteras alltid mot kundfordringskontot som finns angivet på kunden. (1510). Vill du intäktsföra acontofakturan direkt anger du ett bokföringskonto för intäkter. Vill du istället bokföra intäkten i samband med slutfakturan, anger du ett balanskonto, exempelvis Krediteringskonto Krediteringskontot används för löpande acontoprojekt i samband med slutfakturering för att motboka det tidigare acontofakturerade beloppet. Här kan du ange om du vill använda ett annat konto för din slutfakturering än det du angav i Företagsinställningar (Tid/Projekt, fliken Allmänt). Kontot brukar oftast vara detsamma som debiteringskontot men behöver inte vara det om du istället för kvittning på samma konto vill bruttoredovisa och dela upp beloppen för respektive aconto- och slutfaktura på olika konton. Projektregistrets inställningar för aconto används endast via funktionen Bevakningsplan. Om acontofakturan tas ut via Fristående faktura är det alltid inställningarna i Företagsinställningar som gäller. Slutfakturans aconto-konto hämtas också bara från Företagsinställningar. Ett intäktskonto med momskod 1 ger 25% moms vid faktureringstillfället. Ett intäktskonto med momskod 101 ger 25% moms vid betalningstillfället ett balanskonto med momskod 0 som t ex 2420 "Förskott från kunder" kan användas om ingen moms ska bokas vid acontofaktureringstillfället. När projektet läggs upp hämtas uppgiften från Företagsinställningar. Prisberäkning Om du vill att projektet ska styra vilken prislista som ska gälla för tidtransaktionerna bockmarkerar du rutan Prislista per projekt. Ange sedan vilka prislistor som ska gälla för artiklarna, uppdragsarterna och omkostnaderna. Det här innebär att projektet nu kommer att ta över styrningen från kund/medarbetaren vid val av prislista. Om du inte bockmarkerar Prislista per projekt kan du ändå ange prislistor. Dessa prislistor används vid registrering av kalkyl. Blankett Ange vilken blankett som ska användas för fakturering av projekt. 5

6 Takvärden / Fasta värden När du väljer Löpande i fältet Debiteringssätt får du här ange de högsta värden som får faktureras på projektet. Om du anger Fast pris i fältet Debiteringssätt måste du här ange de priser som ska gälla för projektet. Hämta värden från kalkyl Om du har lagt upp en kalkyl för projektet kan du välja att hämta värdena från denna kalkyl genom att sätta en bock i rutan. När du sätter en bock i rutan kommer fälten för takvärden inte längre att vara aktiva. Kundinfo (gäller tidredovisning) Om projektet är kopplat till en kund får du också upp fliken Kundinfo. På fliken visas den kundgrupp som kunden eventuellt tillhör. Du kan också se kundens projektnummer. Vill du ha en unik leveransadress på projektet så lägger du in det i fälten för Leveransadress på projektet annars så hämtas leveransadressen från kunden när du fakturerar. För att förändringen ska vara bestående och inte bara gälla just det här projektet måste du gå till Register - Kontakt och ändra leveransadressen där. Rullgardinsmenyerna Arkiv I Arkiv-menyn hittar du de funktioner som finns i ikonraden plus några extra; Nytt, Spara, Spara som (finns enbart här), Rensa bild (finns enbart här), Skriv ut, Bläddringsfunktionerna och Stäng. Redigera Här finns funktionen Sök. I alla fält där Sök-knappen är aktiverad kan du också trycka på knappen F3. Projekt I menyn Projekt finner du funktionerna Urval, Kalkyl, Bevakning (som ger rapporten bevakningsplan), Dokument, Delprojekt och Meddela när (används för att skicka meddelande till berörda personer när ett projekt avslutas eller liknande.) Urval Om du vill kunna sortera projektrapporter efter urvalsbegrepp tar du fram det projekt som du vill registrera urval på och väljer Urval i menyn Projekt. Följande fönster kommer upp på skärmen: 6

7 Här kan du markera de urvalsbegrepp som ska gälla för projektet. Du klickar på önskade urvalsbegrepp. Du kan klicka på ett eller flera. Urvalsbegreppen lägger du upp under funktionen Verktyg - Urvalsbegrepp. När du har registrerat in alla uppgifter måste du lagra dem genom att klicka på OK. Kalkyl Här kan du lägga upp en kalkyl för projektet. I kalkylen har du möjlighet att specificera de aktiviteter som ingår i projektet. Vid registrering av tidkort kan medarbetaren kopiera in kalkylen. I Rapporter - Tidredovisning - Egen rapport kan du välja Visa - Jämförelse mot kalkyl för att se en jämförelse av det verkliga antalet registrerade timmar jämfört med kalkylerat antal. Bevakningsplan På kortet Bevakning kan du registrera en bevakningsplan för planerade faktureringar. 7

8 Du har här möjlighet att ange hur ett projekt skall faktureras. Om du anger Belopp som skall faktureras kommer programmet att skapa acontofakturor i rutinen Bearbeta - Fakturera tid - Automatfakturering. När projektet är slutfört slutfakturerar du i rutinen Bearbeta - Fakturera tid - Slutfakturera löpande projekt om projektets debiteringssätt är Löpande. Är debiteringssättet Fast pris avräknar du istället projektet i rutinen Bearbeta - Fakturera tid - Avräkna fastprisprojekt. Dokument Klicka på Dokument och du får möjlighet att knyta olika dokument till projektet. Du kan ange vilket/vilka dokument som ska skrivas ut i samband med faktureringen. Dokumenten kan vara i valfritt format t ex Word, Excel eller MS-Project. 8