Kom igång med tid- och projektredovisning

Transkript

1 Kom igång med tid- och projektredovisning För att enkelt komma igång att arbeta med Tid- & projektredovisning (Tid & Projekt) föreslår vi följande arbetsgång: 1. Företagsinställningar För att anpassa Tid & Projekt efter de förutsättningar som gäller för ett visst företag behöver du först ta ställning till och lägga in ett antal företagsinställningar för registrering av tider och prissättning av det du registrerar. Inställningarna hittar du under Arkiv - Företagsinställningar Tid/Projekt (Affärssystem: Inställningar Företag, fliken Tid/Projekt). I den första fliken Tidkort ställer du in på det sätt du vill registrera. I till exempel byggbranschen är det vanligt att ha Registrering av tidkort per Medarbetare och Registrering av Veckorapport M-F (måndag fredag) så som visas i ovanstående bild. Registrering av Dagrapport eller på ett valfritt Datumintervall kan också göras. 1

2 I den andra fliken Tid allmänt sker främst inställning av vilket pris och efter vilka principer ett pris ska föreslås av programmet vid tidregistrering. Vanliga val i många konsultinriktade verksamheter är att priset hämtas från, eller påverkas av, det arbetsslag eller uppdragsart som utförs, samt att valet av prislista sker utifrån vilken medarbetare som utför arbetet. Upp till 10 prislistor kan läggas upp och för varje medarbetare läggs in vilken av prislistorna som ska användas. I byggbranschen brukar priset ofta istället bestämmas utifrån Medarbetare och valet av Prislista bestäms av för vilken Kund som arbetet utförs. Det är viktigt att diskutera och bestämma viken debiteringsprincip som bäst stämmer överens med hur du arbetar i det företag där dessa inställningar görs. Observera att det alltid är det registrerade priset som gäller när du sparar en tidtransaktion. Det innebär att om du väljer att skriva över det föreslagna priset med ett annat pris kommer programmet att använda ditt nya värde och spara ditt inskrivna pris på transaktionen istället för det som hämtades in som förslag. Programmet har möjlighet att acontofakturera. De inställningar som görs i företagsinställningarna förs över som förslag till varje projekt. Acontofaktureringen görs med utgångspunkt ifrån projektet och dess inställningar. Debiteringskonto är försäljningskonto för acontofakturering. Krediteringskonto brukar vara samma som Debiteringskonto. Konto för Krediteringskontot används bara vid slutfaktureringen. Utskriftsordning på faktura ställs in efter den ordning du önskar ska gälla i utskriftsordningen på företagets fakturor. I de flesta fall är de tidbaserade uppgifterna viktigast (Uppdragsart) och dessa bör då stå först. Ordningen kan förslagsvis vara den som visas i ovanstående bild. I den tredje fliken, Projekt görs de val som gäller om du vill kunna lägga in olika projektnummerserier för projektledarna efter företagets nyupplagda projekt. Här kan du också bestämma om du vill skriva ut 2

3 projektnummer och projektbenämning på företagets fakturor. Uppgifter från delprojekten avseende bland annat referenser kan också väljas på motsvarande sätt. Övriga företagsinställningar I Arkiv Företagsinställningar Redovisning (Affärssystem: Inställningar Företag, fliken Redovisning) bör det finnas en bock i rutan Projekt så att kontot kan projektmärkas för att ge uppföljningsmöjlighet också i projektredovisningen. I samband med fakturering och kontering kommer projekttransaktioner att skapas för de projekt som är uppsatta som Redovisningsprojekt i projektregistret under Register Projekt. (Affärssystem: Register - Projektredovisning Projekt) Fakturainställningar I Arkiv Företagsinställningar Fakturering Fakturering 2 (Affärssystem: Inställningar Företag Fakturering Fakturering 2) kan du göra inställningar så att fakturorna grupperas efter det sätt som beställs i nedanstående bild. Ska medarbetaren framgå på fakturan eller är det kanske uppdragsarten som istället ska visas? Valet är ditt och olika val kan göras för artiklar, uppdragsarter respektive omkostnader. Nu har du ställt in och gjort de grundläggande inställningar som berör hur ditt företag ska arbeta med Tid & Projekt samt ta betalt för nedlagt arbete och utförda tjänster. Turen har nu kommit till att lägga upp de register som behövs för att komma igång med arbetet i programmet. 3

4 2. Registerupplägg Tid & Projekt behöver följande register för att kunna ta emot och lagra uppgifter: Medarbetare Medarbetarna läggs upp under Register - Medarbetare. Valet av priser på medarbetare, i bildens högerkant, avser utpriser mot kund och är beroende av om du under företagsinställningarna valt att priset ska bestämmas av medarbetaren. Är det istället uppdragsarten som bestämmer kommer valet om prislista att ligga i detta register. Självkostnad är vad medarbetaren kostar per timma. Det är alltså inte det pris som faktureras ut till kund. Uppgiften används för att kunna ta ut rapporter med uppskattade kostnader och uppgift om täckningsbidrag på tidredovisningsrapporterna. Kunder Kunder läggs upp under Register kontakt kund. För korrekt val av prislista vid tidregistreringen finns ett val om att ange någon av de 10 prislistorna under Prislista artikel respektive Prislista ua. Förutsättningen för att valet ska finnas i kundregistret är att det är kunden som bestämmer valet av prislista, se företagsinställningarna. Projekt Projektregistret är ett viktigt register eftersom projekten används både för att ge information till 4

5 faktureringen samtidigt som projekten också utgör en uppföljningsbar del i redovisningen. Projektregistret ligger under Register Projekt (Affärssystem: Register Projektredovisning Projekt) och innehåller ett antal flikar, rätt ifyllt kommer projektet att underlätta registreringen och ge utmärkta uppföljningsmöjligheter. Använder du inte projekt som begrepp i din verksamhet är systemet konstruerat så att tidtransaktionerna kommer att lagras på projekt 0 utan att detta behöver registreras. Projekt 0 läggs också upp automatiskt. I bilden nedan finns bockar som visar att projektet är valt som ett tidprojekt och som ett redovisningsprojekt. Minst ett av valen måste vara ifyllt på projektet. Arbetar du med projekt i din tidredovisning ska bocken för Tid vara ifylld. Valet för Tidkort- grundbok innebär att en samordning sker med de inköp som registreras från grundboksbilderna, till exempel. vid leverantörsfakturaregistreringen. Du kan läsa mer om detta i instruktionsdokumentet Tid- och projektredovisning löpande arbete som finns i Frågor & Svar på kundtorget Att tänka på: Projekten kan vara löpande eller fasta, ställs in under fliken Fakturering. Beskrivande texter kan skrivas in som kan följa med ut på fakturan eller kanske visas som information vid registreringen, läggs in under fliken Beskrivning/kommentar. Beloppen som redovisas i fliken Sammanställning görs efter ett antal fasta rubriker och är exklusive moms. Delprojekt kan läggas upp för att specificera fakturainformationen och ge mer detaljerad uppföljning. Projektkalkyler kan registreras för att kunna jämföra projektutfallet mot en upplagd kalkyl. Bevakningsplaner kan läggas upp för återkommande fakturering av antingen fasta belopp eller efter hur mycket upparbetad tid som godkänts för fakturering. 5

6 Notera Delprojekt, bevakningsplaner och projektkalkyl läggs upp under menyn Verktyg i projektbilden enligt bilden nedan. Konton Du behöver också markera de konton i kontoplanen, Register Konto Kontoplan (Affärssystem: Register Redovisning Kontoplan) som du vill kunna registrera på avseende projekt. Du sätter en bock så som visas i nedanstående bild. Skälet till detta är att uppgifter ska kunna tas fram över de projekttransaktioner som skapas vid fakturering och registrering på valda projekt. Du kan visserligen arbeta med Tid & Projekt utan att ha dina konton projektmärkta men du får då ingen koppling mellan tidredovisningen och projektredovisningen vilket innebär att du inte kommer att få ut till exempel en resultatrapport på ett visst projekt där du samtidigt lagt ned tid. I de flesta fall är projektmärkta konton att föredra eftersom tid- och projektredovisningen kompletterar varandra och ger ett mervärde. Uppdragsarter Registret för uppdragsarter är gemensamt med det för Artiklar och Omkostnader. Du hittar det under Register Artikel/uppdragsart Uppdragsart. (Affärssystem: Register artikel/uppdragsart lista artikel/uppdragsart) Uppgifter om prislista och priser finns i registret om valet att priset hämtas från uppdragsart är valt i företagsinställningarna. Varje debiteringsbar uppdragsart måste knytas till minst ett konto för att redovisningsuppgifterna ska bli korrekta i samband med faktureringen. Tänk på att lägga priser på flera prislistor om du väljer att valet av prislista ska styras av kunden eller medarbetaren och samtidigt kunna variera prismässigt efter vilken kund du arbetar för, alternativt efter vilken medarbetare, du registrerar på. Nu har nödvändiga register lagts upp och inställningarna anpassats, det börjar bli dags att arbeta med registrering i programmet. Du kan läsa mer om hur du arbetar löpande i instruktionsdokumentet Tid- och projektredovisning löpande arbete som finns i Frågor & Svar på kundtorget 6