Projekt löpande ek. redovisning

Transkript

1 Projekt löpande ek. redovisning Eva Wessén 3 timmar

2 Agenda Introduktion Projektfält per projektgrupp Öppna/revidera projekt projektgrupp och huvudprojekt Stänga projekt Periodisering Rekvirera/fakturera från PM Händelser/påminnelser Guider och dokumentation Summering

3 Syfte och mål Syftet är att ge en överblick från start till avslut Målet är att du ska kunna förstå hur du: Öppnar och stänger ett projekt Kan revidera information om ett projekt Skapar en rekvisition/faktura från PM Kan styra periodisering Kan arbeta med händelser Hittar guider etc

4 Vad är projektmodulen (PM) Kan liknas vid en reskontra/register Hanterar aktiviteter och projekt 9 projektgrupperingar, varav 3 aktivitetstyper och 6 projekttyper (tidsbegränsade) Hanterar projektkalkyler Hantera rekvisition och fakturering Hantera påminnelser Hantera upparbetad tid

5 Flöde projekt från start till slut

6 Koppling LiU dok Ekonomisystem Raindance 1 Projektnummer - Projektnamn - Projektledare - Projektadministratör - Ärendenumret från LiU-Dok Dokumenthantering LiU-Dok 1 ärendenummer (=Diarienummer) Kan ha flera olika tillhörande dokument Projekt -kalkyl Godkännande -intyg Ansökan Avtal Avslag Förlängningsavtal Ekonomiska rapporter Vetenskapliga rapporter Annat

7 Roller och behörigheter Två olika roller för att hantera projekt i PM PRE projekt enkel (grundläggande funktioner) Starta projektidé Följa upp Registrera viss information PRA projekt avancerad (alla funktioner), kan även Öppna och stänga Registrera all information Rekvirera/fakturera

8 PRE projekt enkel Titta och hantera funktioner som Registrera ett projektnummer Skapa en kalkyl och bifoga dokument Registrera tid Händelser Uppföljning

9 PRA projekt avancerad kan även Öppna och stänga Registrera och revidera all information Skapa projektgrupper Bokföra ekonomiska transaktioner som periodiseringar etc. Rekvirera/fakturera Ansvarar för att projektet är rätt kopplat

10 Statusfunktioner i projektmodulen Informationen i statusfälten ger upplysning om var ett projekt befinner sig i flödet 3 statusfält Status öppet/stängt - PRA AKTSTAT (aktivitetsstatus) signal att ta nästa steg - PRE PRJSTAT (projektstatus) godkännande att gå vidare PRA

11 Slut Start Status flöde projekt från start till slut Status (PRA) Kod Aktivitetsstatus-AKTSTA (PRE) Kod Projektstatus-PRJSTAT (PRA) Stängd 1 Ny idé NY Ny idé N Stängd 1 För godkännande av idé FG Godkänd idé G Stängd 1 Under ansökan UA Godkänd idé G Stängd 1 Avslagen ansökan AA Stängt/avslutat S Stängd 1 För att öppna projekt FÖ Godkänd idé G Öppen 0 Aktivt projekt AK Aktivt projekt A Öppen 0 För att stänga FS Aktivt projekt A Stängd 1 Stängt/avslutat ST Stängt/avslutat S Kod

12 Uppbyggnad av uppföljnings fråga Bildmall: kolumn/raduppsättning av objekttyper Värdemall: (en-flera): kolumnuppsättning av värdetyper Uppföljningsbild Värdemall Sidfält Sidfält kräver ett värde och intervall kan ej finnas här. Radfält Radfält är mer flexibelt och här kan användas bl a * och intervall. 12

13 Registrera ett nytt bidragsprojekt (PRE) Välj Projekt\Projektuppföljning\LiU Adm projekt\ LiU 00 Projektdata hantera projekt

14 Registrera ett nytt bidragsprojekt Gör ett urval från radfältet för att komma till läge skapa projekt

15 Öppna bidragsprojektet som PRA Administrera\Projekt\Projekt skriv in IDnr/projektnr Dubbelklicka på projektet

16 Uppdatera projektinformation Förifyllda värden revideras av PRA Status -öppen AKTSTAT - AK PRJSTAT - A Granska KST, VSH o F Granska PROPER

17 Uppdatera flik faktureringsinformation Styr information på: Faktura/rekvisition Kontering mottagare Fakturatyp: Rekvisition, faktura, intern faktura Prisgrupp ej aktuellt Se vidare i steg för steg

18 Skapa nytt bidragsprojekt (PRA) Välj Administrera\Projekt\Projekt\Skapa Välj projekttyp PROJBIDR i dropplisten Ångra och gå tillbaka klicka på knappen Tillbaka

19 Skapa nytt projekt (PRA) Gula fält obligatoriska Spara projektnr. Erhålls och flik faktureringsinformation skapas Alla fält utom proj.nr kan ändras så länge projektet inte är öppnat därefter bör man veta vad man gör innan man ändrar

20 Arbetsuppgift 1 Skapa ett bidragsprojekt Prova tooltip på respektive fält Prova att söka m.h.a. förstoringsglaset Gula fält är obligatoriska Status Öppen, AK och A VSH-FB, F-F, Kst 14

21 Arbetsuppgift 1 fortsättning Rekvisition löpande Kund Vetenskapsrådet rekv Finansiär Vetenskapsrådet Kunds motpart Vetenskapsrådet Konto 35110

22 Välj projekttyp Välj projekttyp PROJSAMF eller PROJEU i dropplisten Här dyker fälten för fördelning mellan anslag och bidrag upp

23 Arbetsuppgift 2 (extra uppgift) Skapa ett samfinansierat projekt Skapa ett EU finansierat projekt Skapa ett Uppdragsprojekt

24 Stänga ett projekt Välj Administrera\Projekt\Projekt ange ID-nr Dubbelklicka på projektet OBS! om fälten påverkar redan bokförd information måste eventuellt ombokning ske. Ändra önskad information och klicka på spara

25 Periodisering av projekt Styrs av koden PROPER kombinerat med dispdatum EPER MPER APER automatisk HPER - automatisk Periodisering sker fram till en månad före dispdatum

26 Automatisk periodisering APER och HPER Samfinansierade och EU-projekt fördelas mellan anslag och externfinansiering innan periodisering Anslag periodiseras aldrig oavsett PROPER Om HPER läses hela projektgruppen/huvudprojektet av för gemensam periodisering. Projektet med HSÖK=J ansvarar för avstämning av projektperiodiseringen. Särskilda avstämningsbilder skapas.

27 Rekvirera/fakturera Välj Administrera\Projekt\Projekt Sök upp aktuellt projektnummer och markera Alt 1 öppna projektet och granska faktureringsflik Alt 2 granska faktureringsinformation från fakturaunderlag (allt går inte att revidera härifrån) Kund (REKV), konto, motpart, finansiär måste stämma

28 Klicka på fakturaunderlag

29 Fakturaunderlag (rekvisition) Granska Faktureringsinfo Hämta underlag

30 Fakturaunderlag (rekvisition) forts. Default visas Att fakturera Avvakta

31 Fakturaunderlag (rekvisition) forts. Dubbelklicka på raden med upparbetade kostnader för att ändra status Klicka på ny rad för att skapa en egen fakturapost

32 Skapa faktura (rekvisition) Enligt kontrakt faktureras Övriga kostnader markerade som avvakta Klicka på skapa faktura

33 Def.sätta faktura (rekvisition) Fakturan def.sätts i kundreskontran Välj Fakturor\Sök\Kundfaktura Sök på känt begrepp, t.ex. datum eller kund

34 Def.sätta faktura (rekvisition) forts. Här kan du förhandsgranska, kontera och ändra faktura. Välj 1. Ändra faktura 2. Kontera och 3 Godkänn Skriv ut för att sända till finansiär använd skrivare 3, utskriften kommer till din inkorg

35 Arbetsuppgift 3 skapa en rekvisition Skapa en rekvisition för bidragsprojektet du skapade Använd egen rad enligt kontrakt

36 Söka utfall Välj Projekt\projektuppföljning\Projekt uppf Uppföljning utfall avd kst - utfall Återstår att erhålla jämför mot kontraktsbelopp Projektkalkyl uppföljning jämför mot kalkyl

37 Uppföljning utfall avd kst Uppföljningsbild Värdemall Radfält Sidfält Myndighetskapital Intäkter och kostnader Oförbrukade medel

38 Återstår att erhålla Uppföljningsbild Radfält Kontraktsbelopp Rekvirerat/fakturerat Återstår

39 Projektkalkyl uppföljning Uppföljningsbild Sidfält Radfält Utfall jämfört med kalkyl

40 Skapa händelser/påminnelser Påminnelser till projektledare/projektadministratör Typ av påminnelser = händelse 10 Ekonomisk rapport 11 Rekvirera/fakturera 12 Vetenskaplig rapport 13 Sista dispositionsdag 14 Transfereringar 15 Förnyelse av kontrakt 16 Övrigt

41 Visa påminnelse i Raindance Skapa Bifoga kommentar Bifoga dokument Klarmarkera

42 Guider och dokumentation Frågetecknet styr till närmaste guide utifrån var du är i systemet Dokumentation: Se bilagor

43 Summering Introduktion Projektfält per projektgrupp Öppna/revidera projekt projektgrupp och huvudprojekt Stänga projekt Periodisering Rekvirera/fakturera från PM Händelser/påminnelser Guider och dokumentation

44 Syfte och mål Syftet är att ge en överblick från start till avslut Målet är att du ska kunna förstå hur du: Öppnar och stänger ett projekt Kan revidera information om ett projekt Skapar en rekvisition/faktura från PM Kan styra periodisering Kan arbeta med händelser Hittar guider etc

45

46 Bilagor Blankett beställa projekt inklusive fältbeskrivning Dokument med urval på koddelar Steg för steg Tid och Projekt

47 Urval på koddelar För att begränsa eller söka på en koddel i Raindance kan nedanstående urval/filtreringar göras Urval görs på samma sätt oavsett om du söker en koddel för kontering eller filtrera i en frågebild Urval Resultat * Visar allt 1* Viar allt som börjar med 1 *1 Visar det som slutar på 1 *1* Visar allt som innehåller , 10171, Visar ett splittat urval Visar ett intervall av koder från #1000 Visar allt utom koden 1000 #1000, 1001, 1008, 1009 Visar allt utom koderna 1000, 1001, 1008 och 1009 # Visar allt utom de koder som ligger i intervallet " " Visar allt som bokats på blank kod "#" Visar allt som inte bokats på blank kod