Ny ekonomi LISE BRÖNDUM

Transkript

1 Ny ekonomi LISE BRÖNDUM

2 Lise Bröndum Fd ekonomidirektör Projektägare till projektet Ny Ekonomi

3 Lunds universitet Grundat studenter (individer/år) anställda professorer lärare/forskare och doktorander Omsättning 8 miljarder 30 % utbildning, 70 % forskning Ett av de 100 främsta i världen Åtta fakulteter tre campus

4 Ny ekonomi Att införa en ny ekonomimodell och ett nytt ekonomisystem

5 Varför ny ekonomimodell? Gamla ekonomimodell sedan 2004 Det var dags att utvärdera: Håller den för dagens behov och krav? Behövs förändringar för att säkra en god ekonomistyrning? Säkra ett bättre kravställande på nytt ekonomisystem

6 Varför nytt ekonomisystem? Underhållsavtal på väg gå ut För att förlänga krävdes en uppgradering till Oracle Fusion = en så pass stor förändring att det är att likställa med att införa ett nytt system Alternativ: Avropa på statliga ramavtalet (då: KMD/Opus, Agresso) Göra egen upphandling

7 Mål snabbt och tillförlitligt beslutsstöd bättre projektredovisning enhetligt och enkelt flexibelt och anpassningsbart ett ekonomisystem

8 Tidplanen i grova drag Förstudie 2013 fokus på ekonomimodellen Beslut om införande Slutet 2013 Införandeprojekt ca ekonomimodell och ekonomisystem Driftstart 1 januari 2016

9 Kommunikation och förankring Kommunikationsplan olika faser Målgruppsanpassat: Ledning olika nivåer Fakultetsekonomerna Ekonomer på inst Personalorganisationerna (MBL) Systemansvariga, systemförvaltare

10 Organisation o bemanning Projektägare, Styrgrupp, Referensgrupper, Etc Klargör ansvar och befogenheter Projektledare, Projektmedarbetare Vi tog i Viktigt slutföra projektet efter driftstart Tänk på framtida driftorganisation, målen ska styra Budgeten var 25 miljoner

11 Vägval (ex) Målgrupper: Ekonomer: bokföring, avstämningsrapporter m m i Raindance Ekonomer/controllers: budgetering och uppföljning verksamhet och projekt i EOS Ledningen på olika nivåer: uppföljning verksamhet och projekt i Kuben Historiska data Legala krav: arkivering av Orfi på filer med begränsad åtkomst Uppföljningsbehov i Kuben, med bred åtkomst

12 Fokusområden Ekonomiadministrativt stöd till forskning/projekt Allokeringar (fördelningar, samfinansiering etc) Internfakturering Kundfakturering Fördelning och omfördelning av lönekostnader Tvärsgående uppföljningsbehov

13 Systemintegrationer Högst prioriterade: Egenhanterade, t ex Primula och Proceedo: Avstämningsmöten Gemensamma tidplaner, aktivitetslistor Egna delprojekt i linjen Externa: Bankerna, Hermes, Tullverket Övriga: Försystem inom universitetsförvaltningen Faktureringsunderlag Bokföringsfiler

14 Utbildning och stöd Rätt utbildning vid rätt tidpunkt Maj 2015 Inför konvertering Nov/dec 2015 Inför driftstart Höst 2016 Fördjupning, främst modellen Målgruppsanpassning, vad och hur. Förstärkt support vid driftstart Guider och filmer på hemsida

15 Införandet av Raindance Driftstart i tid med grundfunktionalitet Försenade restleveranser Ø Kortare tid för förberedelser inför kvartalsbokslutet Ø Följdförseningar, t ex design rapportutbud Målgruppstänket kontra förväntningar

16 Vad vi åstadkommit

17 Flexiblare kodsträng Nytt t ex: Färre delar och färre positioner Ökad automatik i konteringen Mer information kopplas till koderna ekonomisk händelse Konto 5 Aktivitet 6 Kostnadsställe 6 Arv från aktivitet Verksamhet 2 Arv från aktivitet Motpart 4 Finansiär 3 Funktion 4 verksamhet annan indelning

18 Största ändringen avseende aktivitet märks med kostnadsställe och verksamhet -> underlättar kontering ligger i en löpnummerserie för hela LU -> lättare flytta kan märkas upp med mer information, t ex projekt -> underlättar uppföljning Varje gammal kombination av kostnadsställeverksamhetsgren-aktivitet har översatts till nya aktiviteter underskatta inte detta!

19 Tog (nästan) bort kkl 9 Alltid externa konton Undantag: fördelning gemensamma kostnader Motpart anger intern/extern

20 Ordning och reda i bokföringen Köpa Sälja Rätta Dela

21 Ny funktionalitet i ekonomisystemet Projektportal Stöd för beräkning och bokföring av intäktsperiodisering samfinansiering Utställande av rekvisitioner Artikelregister m m i kundfaktureringen Tidportal (för de som har behovet)

22 Renodlad kontraktshantering Information för bokföring och ekonomisk uppföljning i Raindance i Projektportalen Diarieföring direkt i huvuddiariet (W3D3) Forskningsinformation i forskningsinformationssystemet (LUCRIS)

23 Internfakturorna via Proceedo Proceedo Interna kundfakturor Godkända Interna fakturor Raindance Inga fakturor på skrivbordet!

24 Vi har minskat antalet IT-system! Primula personal Proceedo inköp ekontrakt kontraktsinfo W3D3 diarie Raindance redovisning Lupos inkomstper. och samfin. LUPP projektuppföljning LUCRIS fo info EOS budget Kuben uppföljning

25 Bättre uppföljning lönekostnader När rättning måste göras i ekonomisystemet så görs det nu med bibehållen individinformation Löneinformationen från lönesystemet och ombokningarna i Raindance ska sys ihop i uppföljningssystemet (Kuben) = bättre uppföljning av lönekostnader per individ

26 Vad hände sedan? Minskade kostnader för system med nästan 3 miljoner per år. Ändrad organisation på sektionen Ekonomi: Stab som arbetar övergripande med helhetssyn på system, modell, stöd och support = vi har en organisation som kan befästa och vidareutveckla allt det nya; jobba mer strategiskt

27 Är vi nöjda? Vi har lagt en bra grund och har nått tre av fem effektmål. Återstår: Bättre projektredovisning och Snabbt och tillförlitligt beslutsstöd Behöver se ett år innan rapporter etc kommer på plats. Första utvärdering gjord.

28