Välkomna till Ekonomidagen

Transkript

1 Ekonomidag 2013

2 Välkomna till Ekonomidagen Fjärde gången Rekordmånga anmälda 192 personer Mötesplats för oss som arbetar med ekonomifrågor! Information och diskussion Nyheter Möjligheter till direktkontakter och ställa frågor Träffa varandra och skapa kontaktytor

3 Ekonomidagen 8.45 Välkomsthälsning Lise Bröndum 9.00 Ny Ekonomi 2016 Agneta Sjöfors, Helena Jönsson och Elisabeth Pupp 9.30 Kaffe/mingel Ny Ekonomi 2016, fortsättning Inköp och Upphandlings uppdrag Jeanette Jakobsson Nyheter inför årets bokslut Cecilia Sjöström Bensträckare Hur trevligt är möjligt? Representation med mera Kerstin Larsson Lunch i Lilla Salen och Nya festsalen, AF Världsekonomin och vi - en analys av det ekonomiska läget i världen, Europa och Sverige Jan Bergstrand, Handelshögskolan i Stockholm Källarsalen, AF Ca Avslutning

4 Vad är på gång? Myndighetskapitalet Diskussioner om måltal för myndighetskapital de senaste åren US-beslut i februari 2013 Utredning om myndighetskapitalet och resurser för strategiska satsningar inom forskningen Hur hantera myndighetskapitalet och hur möjliggöra strategiska och långsiktiga satsningar inom forskningen?

5 Vad är på gång? Myndighetskapitalet Beslut i US om måltal för myndighetskapitalet Måltalen ska gälla för universitetet sammanräknat och variation mellan fakulteter kan tillåtas. Dessa ska definieras av rektor efter samråd med fakulteterna. Dock äger alla fakulteter rätt att uppnå det måltal som är beslutat för universitetet som helhet. Det samlade måltalet för myndighetskapitalet är 15 % vid utgången av 2018.

6 Vad är på gång? Bokslut och prognos kvartal 3 mnkr Utveckling intäkter kostnader

7 Vad är på gång? Bokslut och prognos kvartal 3 Resultat per Utfall Budget Avvikelse Utfall verksamhetsgren (mnkr) * mot budget Utbildning Forskning Totalt *) Budgeten redovisas i tolftedelar Prognos per verksamhetsgren (mnkr) 2013 Utfall 2012 Förändring Utbildning Forskning Totalt resultat

8 Vad är på gång? E-handel E-handel nya statliga krav om effektivisering bl a Alla utgående beställningar elektroniskt Förgodkända av ansvarig chef På LU har vi lösningen Lev ansluten med katalog obligatoriskt via Lupin Övriga fall beställ via Lupin om möjligt/effektivt Generella undantag finns (ex resor) Sektionen Ekonomi informerar till verksamheterna just nu Frågor och funderingar kontakta Kerstin Larsson

9 Vad är på gång? Ny ekonomi Ekonomimodell: Kodplan Ekonomirutiner och -processer Ekonomiskt ansvar Ekonomisystem: Måste byta Vilka funktioner var Avropa/upphandla Samverkan övrig utveckling

10 Vad är på gång? Ny ekonomi Ny ekonomi Förstudie på gång Just nu remiss Beslut om projekt i januari Byte ekonomisystem 1 jan 2016 Införandeprojekt till och med 2016 Finansieras med sparat kapital Ekonomin styr avgränsningarna

11 Ny ekonomi 2016 AGNETA SJÖFORS, HELENA JÖNSSON OCH ELISABETH PUPP

12 Förstudien Nuläge, behov, krav Grov modellering ny kodsträng Omvärldsanalyser Möten med ledning, administratörer etc

13 Remissen - syfte Möjlighet att tidigt påverka inriktningen: Målen Bra? Ambitionsnivå? Fokus och avgränsningar Relevanta krav och behov? Saknas något? Vilka vägval påverkar er mest? får störst konsekvenser i ert arbete? Vad är viktigast för er? Vad sätter ni överst på prioriteringslistan

14 Remissen - innehåll Exempel: Det ska gå att enkelt och överskådligt planera, simulera och följa upp fleråriga projekt Förenkling av den interna rapporteringen Enhetliga rutiner för löneombokningar Samordning/förenkling av kundfakturering Kodsträngen

15 Vad händer med remissvaren Sammanvägning för hela LU Stöd för prioriteringar och avgränsningar Input till projektplanen och det fortsatta arbetet Feedback till fakulteterna

16 Införandeprojektet Fortsatt modellering och kravställande Översyn rutiner mer detaljer arbetsgrupper/workshops etc Avrop/upphandling

17 Införandeprojektet Uppsättning Testning Anpassning andra system Utbildning modell och system Kodplanskonvertering

18 Införandeprojektet Kvalitetssäkring Uppföljning Kompletterande utbildning Ev leveranser som lagts på senare tidplan

19 Bikupor Diskutera med dina närmaste grannar: Tre förändringar som skulle göra stor skillnad/nytta i mitt dagliga arbete Några tidstjuvar som jag har lagt märke till Goda exempel, smarta lösningar som jag har kommit på, som jag har sett andra göra eller som jag har tillämpat hos en annan arbetsgivare

20 Utmaningen: Ny ekonomi 2016 Gemensam målbild Planering Förberedelser Samverkan Oro och Trygghet

21 Fortsatt medverkan och information Önskemål och synpunkter lämnas till: eller:

22 Inköp och upphandlings uppdrag Jeanette Jakobsson, Upphandlingschef

23 Agenda Varför handla upp? Lagar och regler samt syfte Principer för offentlig upphandling Olika typer av upphandling välj rätt väg Upphandlingsprocessen Balans mellan uppdragsgivare och inköp och upphandling Inköp och upphandlings uppdrag Utbildningsstöd

24 Varför upphandla? Lagstiftning som ställer höga krav på oss Universitetet behöver en god inköpskompetens för att nå målen: Bättre affärer Ökad inre effektivitet Ökad lagenlighet

25 Vad kostar det att köpa? Pris Frakt, tull, avgifter, emballage, torris, förbrukningsartiklar, service och underhåll, reparationer, utbildning, personal, administration, destruktion, fakturahantering, godkännandekostnader, kostnader p g a leveransförsening etc

26 Lagar och regler

27 Offentlig upphandling - syfte Underlätta för företag att göra affärer med offentlig sektor Tillvarata konkurrensen på marknaden Hushålla med våra skattemedel

28 Principer för all offentlig upphandling - Fastställd i LOU (Lag om offentlig upphandling) Likabehandling Alla leverantörer ska ges samma förutsättningar Transparens Förutsägbarhet, tydlighet Proportionalitet Rimliga krav Icke-diskriminering Ömsesidigt erkännande

29 Brott mot lagen Tillsynsmyndigh et Konkurrensverk et Främst otillåten direktupphandling: ej annonserat förlängning, tilläggsleveranser utan option delat upp i flera mindre köp felaktigt åberopande av undantag Kan medföra: Upphandlingsskadeavgift Ogiltigförklarande av avtal Skadestånd

30 Välj rätt väg FINNS AVTAL FÖR EFTERFRÅGAD PRODUKT (VARA/TJÄNST)? JA NEJ ANVÄND BEFINTLIGT AVTAL BERÄKNA KONTRAKTSVÄRDE <284 SEK DIREKTUPPHANDLING >284 SEK KONTAKTA INKÖP OCH UPPHANDLING Förenklad upphandling SEK Öppen upphandling > SEK

31 Välj rätt väg FINNS AVTAL FÖR EFTERFRÅGAD PRODUKT (VARA/TJÄNST)? JA NEJ Kontrakts- Värde: 0 SEK 284 SEK En leverantör eller rangordning AVROP Förnyad konkurrensutsättning FÖRNYAD KONKURRENS- UTSÄTTNING DIREKT- UPPHANDLING FÖRENKLAD UPPHANDLING SEK Öppen, Förhandlad, Selektiv upphandling KONTAKTA INKÖP OCH UPPHANDLING

32 Upphandlingsprocessen 0 dagar 75 dagar 150 dagar Planering Förfrågningsunderlag Annonsering Anbudsöppning/utvärdering Tilldelningsbeslu Avtal Ca 150 dagar (5 månader) Exempel Planering ca 10 dgr Förfrågningsunderlag ca 30 dgr Annonsering 40 dgr Anbudsöppning & utvärdering ca 60 dgr Tilldelningsbeslut 10 dgr Avtalsspärr efter tilldelningsbeslut 10 dgr Teckna avtal

33 Hur kan vi få en snabbare inköpsprocess? Skapa balans i vem som gör vad. Beställaren: - Tillse att budget är godkänd för inköpet, - Tillsätta resurser för att göra förstudie, marknadsanalys, skriva kravspecifikation. - Vara tillgänglig för referensgruppsmöten. - Vara tillgänglig för utvärdering av anbud samt för leveransgodkännande. Inköp och upphandling: - Tillse att vi följer alla krav i LOU (transparens, likabehandling, proportionalitet, ickediskriminering, ömsesidigt erkännande). - Ta fram lämplig utvärderingsmodell med beställaren. - Projektleda referensgruppen. - Leda hela upphandlingsprocessen från ax till limpa, samt göra avtalsuppföljning.

34 LU:s inköpspolicy och föreskrifter Affärsmässiga, effektiva och lagenliga Ta hänsyn till helheten: kvalitet, kostnad, mål Utnyttja konkurrensmöjligheter Samordna inköp när det är möjligt och ger ett mervärde Kostnader p g a fel princip: bäras av den enhet som gjort fel.

35 Inköpssamordnaren ditt närstöd! Kontaktperson Sprider information Har grundläggande kunskaper Registrerad i Lucat Vet du vem det är hos dig?

36 Att göra inköp

37 Finns avtal? Sök i Lupin! Se inköpsportalen: Vid behov finns länkar till: LU:s avtalsdatabas Statliga avtalsdatabasen

38 Använda befintliga avtal Att avropa = att beställa från ett avtal Sparar tid Ger starkt rättsligt skydd Olika upplägg: En leverantör Flera leverantörer Rangordnat Fördelningsnyckel Förnyad konkurrensutsättning kan göras gemensamt för hela LU:s behov eller per inköpstillfälle

39 Direktupphandling Görs om: Avtal saknas Inköpsvärde < 284 tkr (ex. moms) Inget krav på annonsering men sök rimlig konkurrens! Checklista: Begär offerter Pröva offerterna Fatta skriftligt beslut motivera ditt val Bekräfta skriftligen (offertsvar/beställning/avtal) Arkivera och diarieför

40 Vårt uppdrag samt utbildning Inköp och upphandlings uppdrag är att hantera alla upphandlingar tröskelvärdet. Vårt uppdrag är också att utbilda LU s organisation för att respektive institution skall kunna sköta direktupphandlingar, förnyade konkurrensutsättningar och förenklade upphandlingar själva. KIA utbildningar till våren håll utkik i Kompetensportalen. Vi kommer gärna ut till er!

41 Nyheter inför årets bokslut CECILIA SJÖSTRÖM

42 Årsbokslut 2012 EA-värdering AA Mäter i huvudsak redovisning och internkontroll men även andra ekonomiadministrativa rutiner som t ex upphandling, rapportering och arkivering. Redovisningen omfattar ekonomiska händelser (bokföring) och prestationer (resultatredovisning) samt rapportering (till exempel årsredovisning och statsredovisning).

43 Riksrevisionens granskning Projektredovisning Positivt på införande av ekontrakt och Lupos (bidrar till höjd kvalitet i redovisningen) Mindre felklassificeringar av bidrag/uppdrag

44 Riksrevisionens granskning Projektredovisning Rekommenderar att fortsätta med kvalitetshöjande åtgärder enligt tidigare granskning 2011 dvs centralt fastställa vilka kontroller som ska utföras inom projektredovisningen, dels löpande under året, dels i samband med upprättande av delårsrapport och årsredovisning. De kontroller som utförs bör dokumenteras så att det i efterhand går att verifiera att kontrollerna har utförts.

45 Riksrevisionens granskning Projektredovisning Referensgrupp med ca 30 personer från institutioner och fakulteter. Kapitel 11 Projekthantering i EA-handboken är uppdaterad med process för uppdrag och bidrag och checklistor för prefekt och projektledare. Anvisningar i början på 2014.

46 Årsbokslut 2013 nedslag i tidplanen 16 dec Sista dag att ställa ut kundfakturor till andra statliga myndigheter och att rekvirera bidrag från andra statliga myndigheter. Sista dag att ställa ut internfakturor avseende Underlag för vidareförmedling/återbetalning av bidrag sektionen Ekonomi tillhanda.

47 Årsbokslut 2013 nedslag i tidplanen 18 dec Svenska och utländska betalningar ska vara granskade och attesterade i Lupin senast kl ifall betalning ska ske senast den 31 december.

48 Årsbokslut 2013 nedslag i tidplanen 3 jan Brytdag för statliga myndigheter Alla fakturor som har skickats till myndigheten senast brytdag som avser 2013 är vi skyldiga att bokföra under (Görs i Lupin senast 9 jan kl 18.00) Ej hanterade fakturor i de senaste boksluten Helår milj (exkl moms) Delår milj (exkl moms)

49 Årsbokslut 2013 nedslag i tidplanen 9 jan Sista dag att granska och attestera fakturor i Lupin senast kl Sista dag för godkännande av internfakturor Sista dag för utställande av externa icke statliga kundfakturor Sista dag för utbokning av inbetalningar från institutionernas utredningskonto (ska vara 0) Sista dag att komplettera anläggningstillgångar inköpta under december (10 jan att komplettera anläggningstillgångar som attesterats 9 jan)

50 Årsbokslut 2013 nedslag i tidplanen 13 jan Sista dag för bokföringar och korrigeringar i huvudboken 14 jan Manuell bokföring av samfinansiering Spara och godkänna nya samfinansieringsbehov i Lupos Kontrollera belopp och eventuellt godkännande av gamla samfinansieringsbehov i Lupos

51 Årsbokslut 2013 nedslag i tidplanen 15 jan Driftstopp och fördelning av verksamhetsgren 91 Automatisk samfinansiering från Lupos av godkända poster.

52 Årsbokslut 2013 nedslag i tidplanen jan Lupos inkomstperiodiseringar för institutionerna avslutande arbete 17 jan Bokföring av upplupen lön 21 jan Lupos uppföljning av inkomstperiodiseringarna av fakulteterna

53 Årsbokslut 2013 nedslag i tidplanen 22 jan Bokföring av inkomstperiodiseringarna jan Avslutande central bokföring med anledning av den inomstatliga koncernavstämningen Tänk på vid inbetalningar! Koncernkod = inbetalare Finansiär = finansieringskälla

54 Nyheter 2014 E-kontrakt Överföring av betalningsinformation från Orfi till E-kontrakt både vid fakturering och utbokning från utredningskontot. Gäller konto som börjar på 33, 35, 36 och 37

55 Elektroniska kundfakturor Elektroniska kundfakturor infördes 1 juli 2008 till statliga myndigheter Nu kan vi skicka elektroniska bilagor till de statliga myndigheter som kan ta emot. Även e-fakturor till andra kunders som önskar framförallt kommuner och landsting.

56 Hur trevligt är möjligt? KERSTIN LARSSON

57 Representation m.m. KÄLLA: LU:S FÖRESKRIFTER FÖR REPRESENTATION, SKATTEVERKET, ESV

58 Vad är representation? Intern representation Extern representation Representationsgåvor gåvor till icke anställda Gåvor till personal? Personalvård? Akademisk högtid? Måltider vid intern kurs/konferens? Måltider vid extern konferens? Enklare förtäring?

59 Representation ur förmånskattesynpunkt Intern representation Extern representation Representationsgåvor gåvor till icke anställda Gåvor till personal Personalvård Akademisk högtid Måltider vid intern kurs/konferens Måltider vid extern konferens Enklare förtäring Arbetslunchen mm

60 Representation ur redovisningsperspektiv Intern representation Extern representation Representationsgåvor gåvor till icke anställda Gåvor till personal Personalvård Akademisk högtid Måltider vid intern kurs/konferens Måltider vid extern konferens Enklare förtäring Arbetslunch mm

61 Vad ska förmånsbeskattas? Intern representation Extern representation Representationsgåvor gåvor till icke anställda Gåvor till personal Personalvård Akademisk högtid Måltider vid intern kurs/konferens Måltider vid extern konferens Enklare förtäring Arbetslunch mm

62 Vad ska redovisas som intern representation? Personalfester (max 2/år), max 650 kr/person exkl moms vid ett tillfälle (högre belopp ska godkännas i förväg av kanslichef/ /förvaltningschef) max 450 kr/person Kringkostnader i samband med personalfest max 350 kr/person exkl moms Informationsmöten (kan vara svårt att skilja från intern konferens), max 450 kr/person exkl moms pågår endast under en begränsad tid avser envägskommunikation får endast ske vid enstaka tillfällen Begränsat momsavdrag, konto

63 Interna kurser och konferenser Program som visar minst 6 timmars aktivitet/dag Redovisas inte som intern representation utan är en vanlig verksamhetskostnad, t ex utbildning för personal Måltider som ingår vid interna kurser och konferenser betraktas ur förmånsskattesynpunkt som intern representation och därmed förmånsbeskattas de anställda inte för måltiden. Ingen momsbegränsning Om måltidsarrangemanget har karaktären av en personalfest ska den brytas ut och bokföras som intern representation.

64 Fri kost eller förmånsbeskattning? Fri kost (ingen förmånsbeskattning): Måltid i samband med intern eller extern representation Hotellfrukostar och fria måltider på allmänna kommunikationsmedel, om de ingår obligatoriskt i priset för hotellet eller resan. Hotellfrukost ska avräknas från ev. traktamente

65 Fri kost eller förmånsbeskattning? Förmånsbeskattade måltider: Måltider som ingår i externt anordnad kurs/konferens Gemensam måltid i samband med arbetsmöten Måltider vid övertidsarbete Anges i reseräkningssystemet

66 Förmånsbeskattning? Primula res under Resa inrikes Välj Inom verksamhetsorten Fyll i datum och klocklag Under måltidsavdrag Viktigt att synka med arvodesutbetalning för icke anställda Ej möjligt om inte lön/mots utbetalas, tex studenter som medverkar vid tex arbetsmarknadsdagar

67 Enklare förtäring Kaffe/motsv och bulle/motsv, frukt Max 100 kr per person exkl moms Momsbegränsning bas 60 kronor Bokförs på konto (Förtäring vid möte) Ingen förmånsbeskattning

68 Ingen momskompensation om det är frågan om en förmån. ESV: Om en myndighet köper in ett antal salladsluncher som de anställda blir förmånsbeskattade för, får ingen ingående moms bokföras för myndigheten har ingen kompensationsrätt. Skatteverket: Som exempel på enklare förtäring kan nämnas kaffe, te, smörgås, bulle m.m. som inte kan anses som en hel måltid. Räksmörgåsar, fyllda baguetter och liknande räknas inte som enklare förtäring.

69 Extern representation Extern representation riktar sig utåt och syftar till att inleda eller utveckla förbindelser som är viktiga för verksamheten eller som ett led i universitetets marknadsföring och PR-verksamhet. Max 650 kronor/person exkl moms, högre belopp ska i förväg godkännas av överordnad chef. Begränsat momsavdrag

70 Extern representation Gåvor till extern mottagare Max 750 kr exkl moms (representation momsbegränsning konto ). Reklamgåva, med universitetets logga, av mindre värde, max 200 kr/person (verksamhetskostnad fullt momsavdrag)

71 Gåvor till anställda (personalvård) Uppvaktning av enklare slag max 250 kr exkl moms + budavgift Julklapp max 450 kr per person inkl moms Minnesgåva, max per person inkl moms Minst 6 års anställningstid Max 2 ggr under anställningstiden, (Nit och Redlighet är 1 av dessa 2) Får ej delas upp på flera tillfällen Bokförs på konto

72 Personalvård Skatteverket: Personalvårdsförmåner är förmåner av mindre värde, som syftar till att skapa trivsel i arbetet eller som ges på grund av sedvänja inom den verksamhet som det är fråga om. För att förmånen ska räknas som en personalvårdsförmån måste förmånen rikta sig till hela personalen. Förmånen ska inte kunna bytas mot kontant ersättning. Personalvårdsförmåner är skattefria.

73 Personalvård? Kaffe, te m.m. som tillhandahålles hela personalen Serviceavtal och hyra av dryckesautomat, vattenmaskiner Fredagsfika, veckofika, månadsfika Fruktkorg Infomöte hela personalen, enklare förtäring Kickoff om det rör sig om lite fika Värktabletter i mindre mängd för akut behov Massage, hyra av massagestol Terminalglasögon

74 Personalvård? Motionskort, hanteras via särskild blankett som finns på personal, inga betalningar i Lupin om inte erbjudandet gäller hela personalen och får då givetvis inte utnyttjas i kombination med motionskort. Julklapp (godkänd beloppsgräns 450 kr inkl moms), fullt momsavdrag Minnesgåva till anställda (max inkl moms vid max 2 tillfällen, vid anställnings upphörande och ytterligare ett tillfälle under anställningstiden och kräver minst 6 års anställningstid) Blomsteruppvaktning vid anställds sjukdom, disputation, max 250 kr exkl moms + budavgift Blommor till minnesbord Begravningsblommor, OBS! inget momsavdrag

75 Inte personalvård: Personalutveckling, använd t.ex. konto Arbetsskor, privat kostnad (ska förmånsbeskattas om LU betalar) Terapibehandling: använd 57-konto Inköp av hjärtstarter, personliga kontorsstolar, höj- och sänkbara skrivbord, handikapphjälpmedel etc., använd 63-konto alternativt 64- eller 65-konto Medlemsavgifter t.ex. Korpen (förmånsbeskattas), bör ej betalas av LU

76 Akademisk högtid Professorsinstallationer, doktorspromoveringar och Nobelfestligheter Verksamhetskostnad Fullt momsavdrag Restriktivitet och måttfullhet beaktas Intern representation (ur förmånskattesynpunkt) jmfr intern kurs och konferens = ingen förmånsbeskattning Dokumentation, deltagarlista

77 Hur mycket får jag bokföra som momsavdrag vid representation? Momsavdrag: Samma regler gäller för intern och extern representation (Gäller endast vid användande av kontona intern representation, extern representation och , förtäring vid möte) Intern/extern representation i form av lunch eller middag s.k måltid (konto och ) Moms på fakturan Tillåtet momsavdrag 25 % 22,50 kr/person Både 25% och 12 % 14 kr/person 12 % 10,80 kr/person Andra måltider än ovan, s k enklare förtäring, kaffe, bulle frukt godis etc (konto ) 25 % 15 kr/person 12 % 7,20 kr/person Kringkostnader vid intern representation och gåvor till externa mottagare, ej reklamgåvor, (konto och ) 25% 45 kr/person 12 % 21,60/person 6 % 10,80/person

78 Belopp på restaurangnota? Delad moms på mat och alkoholhaltiga drycker vid restaurangbesök, 12% och 25% Enligt beslut 650 kr/person exkl moms Rekommenderat maxbelopp inkl moms: 750 kr/person Enligt beslut 450 kr/person exkl moms Rekommenderat maxbelopp inkl moms: 520 kr/person

79 Övningsuppgift Ekonomidagen, vi bjuder er på förtäringen denna dag, förmiddagsfika samt lunch. Hur ska det bokföras, vilket konto?» Intern representation, Momsavdrag? hur mycket?» Ja, 10,80 per person Ska det förmånsbeskattas?» Nej

80 Frågor? Avdelning Fakturahantering och utbetalningar Lathund för representation erovrigt/lathund_representation_mm.pdf Fickfakta Representera i tjänsten

81