Ekonomidagen 2012 SEKTIONEN EKONOMI

Transkript

1 Ekonomidagen 2012 SEKTIONEN EKONOMI

2 Program 8,45 Lise Bröndum inleder 9.30 Kaffe 10.00, 10,40 11, Lunch Cecilia Sjöström och Kerstin Larsson: Nyheter inför bokslutet och annat smått och gott Miniseminarier, Tim Ekberg, Maria Andersson och Johan Alexon Retorik och kommunikation Anna Arwidson Avslut

3 Nyheter inför bokslutet och annat smått och gott Revisions PM 2011 Tidplan årsbokslutet 2012 Redovisning av intern representation mm Nya rutiner avseende ombokning av löner Diners (Via Egencias) fakturor

4 Revisions PM 2011

5 Intern styrning och kontroll i hanteringen av externfinansierad forskn. Flera brister som rapporterats tidigare år kvarstår 2011 Granskning på 9 institutioner under hösten 2011

6 Fullkostnadskalkyl och godkännande av samfinansiering Görs inte i enlighet med redovisningsmodellen Fullkostnadskalkyler används inte för alla projekt och i vissa fall inte på rätt sätt (även 2010) Rutiner för budgetering och kalkylering av projekt hanteras olika mellan institutioner, avdelningar och forskargrupper Institutionsekonomerna är inte alltid involverade i dessa moment

7 Fullkostnadskalkyl och godkännande av medfinansiering Risk för att LU åtar sig projekt som inte har full finansiering och att resurser inte används effektivt

8 Rekommendationer från Riksrevisionen Vidta åtgärder som säkerställer att de internt beslutade reglerna om fullkostnadskalkyler följs i organisationen.

9 Centralt beslutade kontrollmoment inom projektredovisningen saknas Vilka kontroller som ska utföras inom projektredovisningen, dels löpande under året, dels i samband med upprättande av delårsrapport och årsredovisning varierar mellan institutionerna (även 2010) Dokumentationen av kontrollerna är bristfällig (även 2010) Områdenas kontroller i samband med bokslut varierar också i omfattning

10 Rekommendationer från Riksrevisionen Centralt fastställa vilka kontroller som ska utföras inom projektredovisningen, dels löpande under året, dels i samband med upprättande av delårsrapport och årsredovisning. De kontroller som utförs bör dokumenteras så att det i efterhand går att verifiera att kontrollerna har utförts. Införa system för uppföljning av att beslutade kontroller utförs

11 Åtgärder från LU E-kontrakt Lupos. Projektredovisningsprojekt leds av Marianna Svensson 1. Strukturera/komplettera den information som finns (EAhandboken, Forskningsguiden mfl 2. Vilka kontroller görs idag? Hur dokumenteras dessa? Vad behöver vi komplettera? 3. Utbildning i projekthantering

12 Åtgärder från LU Referensgrupp med ca 25 deltagare

13 Projekt redovisas felaktigt som uppdragsforskning Av 19 granskade projekt har Riksrevisionen hittat 5 projekt som inte är uppdragsforskning och 3 projekt där klassificeringen är oklar.

14 Projekt redovisas felaktigt som uppdragsforskning Samfinansiering från industrin i bidragsfinansierade forskningsprojekt redovisas som uppdrag trots att samfinansieringen också är ett bidrag Fakturerings- och momsfrågor styr klassificeringen snarare än om institutionerna anser att det är ett uppdrag som utförs eller inte Det framgår inte tydligt av avtalen om det är ett uppdrag som beställs eller om det är frågan om bidragsfinansierad forskning

15 Projekt redovisas felaktigt som uppdragsforskning En medvetet felaktig klassificering för att undvika den så kallade högskolemomsen som tidigare fanns på inbetalade bidragsmedel finns kvar sedan gammalt Intäkter redovisas som uppdragsforskning för att minska omfattningen av intäkter som tas ut enligt 4 avgiftsförordning

16 Rekommendationer från Riksrevisionen LU rekommenderas att gå igenom de forskningsprojekt som redovisas som uppdragsforskning för att säkerställa att klassificeringen är riktig. Felaktigheter bör rättas. LU bör löpande följa upp att projekt klassificeras korrekt samt stärka kunskapen på institutionerna om vad som är uppdragsforskning, genom utbildning och anvisningar

17 Åtgärder från LU Sektionen ekonomi har begärt in kontrakt på alla uppdragsprojekt över 1 miljon. Kommer att utöka granskningen Projektredovisningsprojektet

18 Brister i avtalsutformningar Avtalen i de granskade uppdragsprojekten är av varierade kvalitet och omfattning I 2 av 19 granskade uppdrag saknades avtal. Muntlig överenskommelse Framtagna avtalsmallar och checklistor var inte kända på de institutioner som ingick i granskningen

19 Rekommendationer från Riksrevisionen LU rekommenderas att i större utsträckning styra utformningen av avtal för uppdragsforskning De centralt framtagna avtalsmallarna och checklistorna bör göras kända i organisationen och bör företrädesvis användas av institutionerna.

20 Åtgärder från LU Projektredovisningsprojektet

21 Tidplan årsbokslut 2012

22 Nedslag i tidplanen 6 dec kl 10,00 Registrering av anläggningstillgångar anskaffade fram till och med november. 8 - fm12 dec Driftstopp i Orfi 17 dec Sista dag att ställa ut kundfakturor till statliga myndigheter och att rekvirera bidrag från andra statliga myndigheter Sista dag att ställa ut internfakturor Underlag för vidareförmedlingar och återbetalningar ekonomisektionen tillhanda

23 Nedslag i tidplanen 21 dec Svenska och utländska betalningar ska vara attesterade i Lupin senast kl 18,00 om betalning ska ske senast 31 december 4 jan Brytdag för statliga myndigheter 7 jan Sista dag för godkännande av internfakturor Sista dag att ställa ut externa icke statliga kundfakturor Sista dag för utbokning av inbetalningar från utredningskontot

24 Nedslag i tidplanen 8 jan kl 18,00 Sista dag att granska och attestera fakturor i Lupin som avser jan Sista dag att komplettera anläggningstillgångar som avser jan Avskrivningarna körs Sista dag för korrigeringar och bokföringar i huvudboken 11 jan Bokföring av samfinansiering för 2012

25 Nedslag i tidplanen 14 jan Driftstopp och fördelning av verksamhet 91 för period jan Lupos inkomstperiodiseringar för inst avslutande arbete 18 jan Bokföring av upplupen lön Lupos uppföljning av inkomstperiodiseringar av områdena 23 jan Bokföring av inkomstperiodiseringarna 1 feb Årsredovisningshandlingar rapporteras till universitetsledningen

26 Nyheter Lönerevisionen bokförs på aktivitetsnivå

27 Redovisning av intern representation m.m. KÄLLA: ESV:S INFORMATION VID STORA REDOVISNINGSDAGEN

28 Vad ska redovisas som intern representation? Personalfester (max 2/år) Informationsmöten, kan vara svårt att skilja från intern konferens. Informationsmöten pågår endast under en begränsad tid avser envägskommunikation får endast ske vid enstaka tillfällen

29 Interna kurser och konferenser Redovisas inte som intern representation utan är en vanlig verksamhetskostnad, t ex utbildning för personal Måltider som ingår vid interna kurser och konferenser betraktas ur förmånsskattesynpunkt som intern representation och därmed förmånsbeskattas de anställda inte för måltiden. Om måltidsarrangemanget har karaktären av en personalfest ska den brytas ut och bokföras som intern representation.

30 Fri kost eller förmånsbeskattning? Fri kost (ingen förmånsbeskattning): Måltid i samband med intern eller extern representation Hotellfrukostar och fria måltider på allmänna kommunikationsmedel, om de ingår obligatoriskt i priset för hotellet eller resan. Hotellfrukost ska avräknas från ev. traktamente

31 Fri kost eller förmånsbeskattning? Förmånsbeskattade måltider: Måltider som ingår i externt anordnad kurs/konferens Gemensam måltid i samband med arbetsmöten Måltider vid övertidsarbete Anges i reseräkningssystemet Tur & Retur

32 Ingen momskompensation om det är frågan om en förmån. Om en myndighet köper in ett antal salladsluncher som de anställda blir förmånsbeskattade för, får ingen ingående moms bokföras för myndigheten har ingen kompensationsrätt.

33 Hur mycket får jag bokföra som momsavdrag vid representation? Momsavdrag: Samma regler gäller för intern och extern representation (Gäller endast vid användande av kontona intern representation, extern representation och , förtäring vid möte) Lunch, middag eller supé, s.k tillagad mat (konto och ) Moms på fakturan Tillåtet momsavdrag 25 % 22,50 kr/person Både 25% och 12 % 14 kr/person 12 % 10,80 kr/person Andra måltider än ovan, s k enklare förtäring (konto ) 25 % 15 kr/person 12 % 7,20 kr/person Kringkostnader vid intern representation och gåvor till externa mottagare, ej reklamgåvor, (konto och ) 25% 45 kr/person 12 % 21,60/person 6 % 10,80/person

34 Belopp på restaurangnota? Delad moms på mat och alkoholhaltiga drycker vid restaurangbesök, 12% och 25% Enligt beslut 650 kr/person exkl moms Rekommenderat belopp inkl moms: 750 kr/person Enligt beslut 450 kr/person exkl moms Rekommenderat belopp inkl moms: 520 kr/person

35 Nya rutiner avseende ombokning av löner

36 Omföring in löner Kritik från Riksrevisionen Krav att saldona på lönekontona (kontoklass 4) i Orfi ska stämma med saldona i Primula.

37 Omföring av löner Nuläge: Omföring i huvudboken i Orfi Omkontering i Primula Internfakturering både i kontoklass 4, 93 och 95

38 Omföring av löner Ny lösning fr o m : 1. felaktig lönekontering ska rätta vid källan, d v s om en lönekontering blivit fel så ska den rättas i Primula (inom bokslutsåret). 2. Internfakturering vid köp/sälj av interna tjänster kontoklass 93/95. Ingen internfakturering i kontoklass 4 3. I undantagsfall genom ombokning i huvudboken, men då endast i samråd med avdelningen Inbetalningar och redovisning vid sektionen Ekonomi.

39 Diners (Via Egencia) fakturor

40 Matchning av Diners fakturor 1. Referens 2. Kostnadsställe Kostnadsställe refererar till kontaktpersonen på institutionen Ändra till kontaktperson på kostnadsställe Skicka mail till vilken kontaktperson som ska kopplas till kostnadsstället, samlat för hela institutionen

41 Direktupphandling råd o tips

42 Välj rätt väg FINNS AVTAL FÖR EFTERFRÅGAD PRODUKT (VARA/TJÄNST)? JA NEJ ANVÄND BEFINTLIGT AVTAL BERÄKNA KONTRAKTSVÄRDE <284 SEK DIREKTUPPHANDLING >284 SEK KONTAKTA INKÖP OCH UPPHANDLING Förenklad upphandling SEK Öppen upphandling > SEK

43 Direktupphandling - grunderna Görs om: Avtal saknas Inköpsvärde < 284 tkr (ex. moms) Inget krav på annonsering men sök rimlig konkurrens! Upphandlingsprinciperna gäller och innebär t ex: Ställ rimliga krav Ta emot anbud även från icke tillfrågade leverantörer Gör en objektiv jämförelse Sekretess gäller

44 Direktupphandling - checklista Över 100 tkr? Följ denna checklista: 1. Gör en marknadsanalys och sätt ihop förfrågan Vad ska ni köpa, hur ser marknaden ut, vilka krav ska ni ställa... Att tänka igenom: Pris Kvalitet Leveransvillkor Begär totalpris! Om du vet att det kommer att behövas extra garantier, kompletterande utrustning, reservdelar etc så ta med det. Montering ingå eller ej? Skötsel/undehåll? Option på service efter garantitid? Ta med förbrukningsartiklar? Minimikrav? Dokumenterad kompetens hos företaget/konsulten? När och var ska varan/tjänsten levereras? Betalningsvillkor Begär betalning 30 dgr netto efter mottagen faktura. Avancerad utrustning? Dela då upp betalningen: t ex 80% efter godkänd installation och 20% efter godkänd testperiod.

45 Direktupphandling checklista forts. 2. Begär offerter Vänd dig till ett lämpligt urval leverantörer (riktvärde 3 stycken) Ge leverantörerna rimlig tid att behandla din fråga. 3. Pröva offerterna Kontrollera så att alla dina ovillkorliga krav är uppfyllda Jämför anbuden och gör en sammanställning Kreditkontroll? Ring ankn eller e-post till lev@eken.lu.se

46 Direktupphandling checklista forts. 4. Fatta beslut Fatta skriftligt beslut om vilken leverantör som antagits. Ange skälen för antagande! 5. Skriv avtal / beställning Skriv avtal med vald leverantör eller bekräfta anbudet/offerten skriftligen. 6. Arkivera och diarieför Arkivera och diarieför samtliga handlingar som hör ihop med ärendet som ger information om ärendets gång. Utdrag från e-post går utmärkt att diarieföra och arkivera! Diariekort! Checklistan finns på inköpsportalen!

47 Övning Fått offerter på två autoklaver: AB Ninalab Humlan Sverige AB Lab 180 grader AB 190 tkr 220 tkr 230 tkr Prisuppfattning i förväg ca 90 tkr/st = 180 tkr Offerterna dyra!?! Vad göra?

48 Avtal och leveransvillkor ALOS 05 är allmänna bestämmelser för leverans av varor (utan montage) till offentlig sektor Montage 85 används om leveransen även ska innefatta en väsentlig andel installationsarbete Incoterms 2010 är internationella regler som beskriver vem som bär ansvaret för varan under transporten och hur länge. Exempel: ExWorks DDP

49 ALOS 05 reglerar bland annat: Säljarens viktigaste åtagande: Leverera felfri vara Leveransklausul DDP enligt Incoterms 2010 Leveransförsening, möjlighet till vite Hävning vid försening med mera Överenskomna priser fasta om ej annat överenskommits Faktura per 30 dagar, ej faktureringsavgift

50 ALOS 05 forts. Fel i varan inom ett år - presumera fel vid avlämnandet FEL: När leveransen avviker från avtalad specifikation, d.v.s. art, mängd, kvalitet, andra egenskaper och förpackning skall överensstämma med vad som följer av avtalet Reklamera fel inom skälig tid Skyndsamt avhjälpa felet eller ny vara Annars reparera på säljarens bekostnad /prisavdrag/häva Hävning: Rätt till skadestånd max 20 % av priset

51 Manna från himlen Statsanslag och resursfördelning TIM EKBERG

52 Så styrs förvaltningsmyndigheterna Lagar och förordningar Propositioner och regleringsbrev, uppdrag Mål- och resultatstyrning Chefstillsättningar och organisationsform

53 Årscykel för resursfördelning och budget DEC/JAN Regleringsbrev FEB Beslut totalbudget FEB Budgetunderlag OKT Beslut resursfördelning SEP Budgetproposition JUN Förslag beslut resursfördelning MAR Vårproposition APR/MAJ Budgetdialoger APR/MAJ Budgetdialoger

54 5 Ett decennium på utbildningsdepartementet

55 Utbildnings- och forskningspolitik Forskningsideologin är trög och beständig Utbildningspolitiken är mer föränderlig dimensionering Ökat fokus på kvalitet och effektivitet Ökat fokus på nytta Stort tillskott av forskningsmedel Begränsad satsning på utbildning

56 Budgetpropositionen 2012 dagens totala dimensionering är rimlig givet de minskade ungdomskullarna. Tillkommande resurser ska i stället användas till att höja kvaliteten i befintlig utbildning. Budgetpropositionen 2013 Tillfällig satsning under tre år motsvarande 300 mnkr

57 Forskning och innovation Prop. 2012/13:30 Ramanslaget ökar med 4 miljarder kronor Ökade basresurser till UoH Stora investeringar i life science Ökat fokus på individ Samverkan och samhällsnytta Konstnärlig forskning (lagändring)

58 Ändrade tilldelningsprinciper Omfördelning utifrån kvalitetskriterier dubbleras: - från 10 % till 20 % + nya medlen. Omfördelningen sker utifrån de tidigare kriterierna i början: - Publicering/citering och externa medel. På sikt ska peer review av internationella bedömare användas: - VR får ett uppdrag. Operativt ca 2016.

59 Nationell jämförelse Myndighetskapital i procent av kostnader för universitet och högskolor per ,00% 30,00% 25,00% 20,00% 15,00% 10,00% 5,00% 0,00%

60 Vad är på gång? Fusion? Lunds universitet vill föra en öppen dialog, i ömsesidig respekt, om hur vi på bästa sätt kan samarbeta och organisera oss för att möta de utmaningar vi står inför. Skulle något lärosäte då vilja gå ännu längre och även diskutera ett eventuellt samgående med oss kommer vi att förutsättningslöst och med största allvar analysera vad det skulle kunna innebära för att öka vår och regionens konkurrenskraft från kust till kust. Sydsvenskan 12 dec Stiftelse? Regeringen är på gång att föreslå ändringar i Stiftelselagen som möjliggör inrättandet av en ny speciell form av stiftelser.

61