Att boka konferens. En köpguide som riktar sig till dig som bokar möten och konferenser.

Transkript

1 Att boka konferens En köpguide som riktar sig till dig som bokar möten och konferenser.

2

3 Konferenser, möten och andra sammankomster är en förutsättning för att företag och medarbetare ska kunna utvecklas, uppnå sina mål och helt enkelt bli bättre. Vi som säljer konferenser och möten vill bidra till att du som köpare får en så positiv upplevelse som möjligt, från första kontakt till mötets avslut. För att kunna uppfylla dina förväntningar är det viktigt att köpare och säljare har förstått varandra och är överens. 3

4 Så här beställer du Ge hotellet eller mötesanläggningen en väl genomarbetad offertförfrågan. Förfrågan ska innehålla antal hotellrum, vilken kategori av rum och om det är enkelrum och/eller dubbelrum du vill boka. Ange även antal möteslokaler, antal personer och måltider samt önskemål om datum och önskade tider för arrangemanget. Alla anläggningar har olika teknisk utrustning. Var därför noga med att precisera vilken teknisk utrustning du behöver redan vid förfrågan. Begär att få offerten senast ett bestämt datum och var tydlig till vem offerten ska skickas. Om du är flexibel när du väljer datum kan du ofta få bättre pris. Besök gärna anläggningen för att konstatera att anläggningen motsvarar dina förväntningar. Boka tid för visning av anläggningens mötesrum så att du får en känsla för lokalerna genom att vistas i dem. Meddela gärna anläggningen när du tar beslut om köp så vet säljaren när han/hon förväntas bli kontaktad av dig. 4

5 Att ingå avtal Ett avtal är en överenskommelse. Alla som är över 18 år har rätt att ingå avtal. Huvudregeln är att ett avtal mellan två parter är bindande, oavsett om det är skriftligt eller muntligt. Avtal kan göras på många olika sätt, men principen är densamma. Bindande avtal föreligger när ena parten har lämnat ett anbud som mottagaren har accepterat. Men skulle köparen och säljaren bli oense, är en muntlig överenskommelse svår att bevisa. Ett skriftligt avtal är att föredra. Läs noga igenom offerten och jämför med din förfrågan. Kontrollera först att allt du har frågat efter finns i offerten. Kontrollera offertens giltighetstid. Mötesanläggningen är bundet av offerten till och med angiven giltighetsdag. Saknas sista giltighetsdag gäller offerten under skälig tid. Vare sig du har läst avtalet eller ej, är du i regel bunden av det. När du jämför priser var uppmärksam på om priserna är exkl eller inkl moms. Tänk på att en överenskommelse per telefon är lika bindande som ett skriftligt avtal. Det kan vara svårt att jämföra offerter från olika mötesanläggningar eftersom alla mötesanläggningar är unika i hur hotellrum, möteslokaler och andra faciliteter ser ut och är utrustade. Det kan också vara svårt att i förväg bedöma vilken kvalitet mat, dryck och service håller på respektive anläggning. När du jämför offerterna var uppmärksam på vad som ingår i de offererade priserna och vad som tillkommer. Titta inte enbart på priset utan vad som ingår och vad du får för pengarna. 5

6 Tredje part Planerar du att anlita ett eventbolag, bokningsbolag, agent eller annan tredje part efter att du har ingått avtalet med konferensanläggningen kom ihåg att noga reglera avtalet, inklusive ersättning med den tredje parten. Tänk på att anläggningen inte är part i detta avtal. Betalningsvillkor Kontrollera betalningsvillkor och allmänna villkor. En del anläggningar begär en betalning i förskott. Detta är särskilt vanligt under perioder med hög efterfrågan eller om värdet på beställningen är högt. Detta är vanligt förfarande eftersom anläggningen i sin tur måste göra beställningar och schemalägga personal. Det kan finnas möjlighet att förhandla om betalningens villkor, fråga din mötesanläggning vad de har för möjligheter till detta. Anläggningen kan förbehålla sig rätten att ensidigt avboka om inte överenskommet förskott betalats i tid. Det innebär dock inte att du som beställare kan frångå avtalet genom att underlåta att betala förskottet. Tänk på att bokningsavgift, till skillnad från förskott, är en kostnad som inte återbetalas om du väljer att avboka. 6

7 Avbokningsvillkor Din beställning måste enligt lag fullföljas när du har accepterat en offert. De flesta anläggningar erbjuder dock förmånliga avbokningsregler för att ge kunden en möjlighet att avboka. Gå noga igenom avbokningsvillkoren innan du ingår ett avtal eftersom de tydliggör vad som gäller om du av någon anledning måste avboka. De flesta avbokningsregler följer oftast en trappa som innebär att ju närmare ankomstdagen du kommer, desto svårare blir det att avboka utan kostnad. Du som kund gör en egen riskbedömning med utgångspunkt i anläggningens avbokningsregler. Gör avbokningen skriftligen. Accept av offert och bekräftelse Kontakta anläggningen och acceptera offerten. Vid muntlig eller skriftlig accept har du träffat ett avtal med anläggningen. Anläggningen kommer att skicka en skriftlig bekräftelse på ert avtal. Skriv under bekräftelsen och skicka tillbaka den till anläggningen. Du har nu klara papper på din beställning. Anläggningen betraktar den som definitiv och har accepterat fullt ansvar för att leverera ditt arrangemang när det blir dags. Om ni har kommit överens om betalning i förskott kan anläggningen nu skicka en förskottsfaktura på överenskommet belopp. Detta är normalt förfarande oavsett om du har hög eller låg kreditvärdighet. Pappersarbete lönar sig i längden! Har du och anläggningen haft många kontakter är det viktigt att noggrant läsa bekräftelsen för att konstatera att den innefattar samtliga era önskemål. Om bekräftelsen innehåller felaktigheter måste ni påpeka detta för anläggningen för att inte bli bundna av detta. 7

8 Kontakta anläggningen Kontakta anläggningen i god tid innan arrangemanget. Du måste överlämna bl.a. namnlista för hotellrum, önskemål om möblering i lokaler, göra en detaljerad beställning av mat och dryck, tidsschema samt särskilda och övriga önskemål. Tänk på att framställa särskilt betydelsefulla önskemål redan i offertstadiet för att få klarhet i om anläggningen kan tillgodose dessa. Be hotellet om en särskilt utsedd kontaktperson och fråga om det finns checklistor. På anläggningen Håll god kontakt med anläggningen under hela arrangemanget när du är på plats. Återkoppla eventuella ytterligare önskemål eller beställningar samt eventuella klagomål till anläggningen omedelbart under pågående arrangemang. Enligt lag ska reklamation ske utan dröjsmål, men intressant är att undersökningar visar att kunder som ställer krav på plats är nöjdare än de som inte påpekar missnöjdhet förrän i efterhand. Innan du lämnar anläggningen be att få gå igenom notan/ fakturan, på så sätt undviks eventuella missförstånd om vad som kommer att debiteras. Faktura Slutfaktura med avdraget förskott skickas i anslutning till att ditt arrangemang har genomförts. Kontrollera fakturan mot din beställning. Anmärkningar mot fakturan bör inte förekomma om man stämt av alla delar i avtalet. Om du ändå har anmärkningar ska dessa meddelas anläggningen utan dröjsmål. Betalningsvillkoren framgår av fakturan och är normalt mellan 10 och 30 dagar. Om du betalar för sent kan dröjsmålsränta debiteras. 8

9 Till sist Feedback är alltid välkommen. Alla anläggningar vill gärna ha både beröm och kritik. Beröm för att få känna lite stolthet för att de har gjort något bra och kritik för att de ska kunna förändra sig till det bättre. 9

10 SHR:s Ansvarsnämnd När det gäller hanteringen av tvist mellan hotell och kund, finns en viktig skillnad mellan hotell som är medlemmar i SHR, Sveriges Hotell- och Restaurangföretagare, och andra hotell. Inom SHR finns en Ansvarsnämnd, vars beslut SHR:s medlemsföretag förbundit sig att efterfölja. Ansvarsnämndens sammansättning garanterar en kvalificerad och objektiv prövning av tvisten. Ansvarsnämndens prövning är kostnadsfri. 10

11 Har du frågor eller funderingar om SHR? Kontakta oss på: SHR Sveriges Hotell- och Restaurangföretagare Box 3546, Stockholm Tel , fax

12