Beställ på rätt sätt. Ing-Marie Trygg & Charlotta Martinsson Annelie Gärdmark & Göran Brunberg

Transkript

1 Beställ på rätt sätt Ing-Marie Trygg & Charlotta Martinsson Annelie Gärdmark & Göran Brunberg

2 19 december 2011

3 Delbetänkande av Upphandlingsutredningen 2010 På jakt efter den goda affären analys och erfarenheter av den offentliga upphandlingen (SOU 2011:73, Upphandlingsutredningen 2010)

4 Delbetänkande av Upphandlingsutredningen 2010 Genom beslut den 15 september 2010 förordnades Anders Wijkman till särskild utredare.

5 Delbetänkande av Upphandlingsutredningen 2010 Syftet med utredningen är: att utreda om dagens regelverk i tillräcklig utsträckning möjliggör för upphandlande myndigheter och enheter att göra goda affärer.

6 Delbetänkande av Upphandlingsutredningen 2010 genom att: tillvarata konkurrensen på marknaden och samtidigt använda sin köpkraft till att förbättra miljön, ta sociala och etiska hänsyn samt verka för ökade affärsmöjligheter för små och medelstora företag.

7 SME-analys juni 2010 Fördelning per antal leverantörer Fördelning per försäljningsvolym 2% 12% 15% Mikro (AB) 29% Mikro övriga Små 27% 15% Medel Övr ej definierade Stora bolag 19 december 2011

8 Delbetänkande av Upphandlingsutredningen 2010 Utredningsarbetet genomförs i en situation där upphandlingsregelverket och dess tillämpning är föremål för växande kritik.

9 Delbetänkande av Upphandlingsutredningen 2010 Synpunkter som framförs är att: regelverket är krångligt stelbent och brister i tydlighet

10 Delbetänkande av Upphandlingsutredningen 2010 Många myndigheter anses vidare inte uppmärksamma upphandlingen på ett sätt som motsvarar dess betydelse. Det kan bero på resursbrist eller att frågan inte prioriteras.

11 Delbetänkande av Upphandlingsutredningen 2010 Uppskattningen är att det totala värdet för samtliga upphandlingspliktiga varor och tjänster årligen uppgår till mellan 480 och 580 miljarder kronor

12 Delbetänkande av Upphandlingsutredningen 2010 Beloppsgränserna för direktupphandling Ökade möjligheter till förhandling och dialog mellan parterna Användningen av elektronisk upphandling (handel) Förbättra ramavtalen

13 Delbetänkande av Upphandlingsutredningen 2010 Behov av förbättrad priskontroll Utvärderingsmodeller och viktningskrav Den offentliga upphandlingens strategiska betydelse och förbättrad Upphandlingskompetens Uppföljning och utvärdering av kontrakt mm mm

14 Delbetänkande av Upphandlingsutredningen 2010 Användningen av elektronisk upphandling (handel)

15 Varför elektronisk beställning? Besparingar Administration Kostnadskontroll Miljö/ Kvalitet Köp rätt varor Minskad administration Attestera före och inte efter köp Eliminera felaktiga beställningar Köp från rätt leverantör Jämför innan du köper Fokus på avvikelser istället för hantering av fakturor Se till att upphandlade avtal följs och används Styr inköp mot miljömärkta produkter Bättre upphandlingsunderlag Kortare ledtid från order till leverans Ökad visibilitet för både ledning och anställda Uppföljning och statistik Kostnaden för varje krona spenderad på ett inköp utanför ett upphandlat avtal är i snitt 22% högre*

16 Varför elektronisk beställning? Kostnaden för varje krona spenderad på ett inköp utanför ett upphandlat avtal är i snitt 22% högre* * Aberdeen Group, The CFO s View of Producrement, Nov 2009

17 Köp nettoprissatta produkter Artikel Avtals artiklar-pris Liknande Icke avtals artiklar - pris Antal/år Totalt-Avtals artiklar Totalt-Icke Avtals artiklar Besparing 1. Gaffelpärm A4 0,78 kr 31 kr Kollegieblock 0,23 kr 81 kr Gummibandsmapp,kartong 0,14 kr 162 kr Whiteboardpennor 0,46 kr 72 kr Märkpennor 0,22 kr 82 kr Totalt:

18 Kontorsvaror Vad heter vår kontorsvaruleverantör?

19 Smartphones, priserna skiljer sig åt markant! Artikel Artikel-pris Exempel räknat på 1000 st. Totalt kostnad (om alla har samma modell) Besparing (vs kostnad för Iphone 4 16GB ) 1. Iphone 4 16 GB 4956 kr HTC Desire S 3085 kr Sony Ericsson Xperia Pro 2650 kr

20 Otillåtna direktupphandlingar, exempel Myndigheter som felaktigt inte upphandlar alls Uppdelning av inköp i flera mindre delar i syfte komma under direktupphandlingsgränsen eller gräns för tröskelvärde Felaktig annonsering eller ingen alls Avrop från ramavtal som man inte är part i Felaktig förlängning, utvidgning mm mm

21 Ogiltigförklara ett avtal Vid felaktig användning av ett ramavtal, Ex vid förnyad konkurrensutsättning eller avrop

22 Konsekvenser av ogiltighet Tilldelningsbeslut upphör att gälla Civilrättslig ogiltighet Retroaktiv ogiltighet prestationer skall återgå eller förmögenhetsläget återställas Kan medföra skadeståndsrätt för den leverantör som drabbats av ogiltigheten

23 Upphandlingsskadeavgift KKV ansöker Lägst kr högst tio miljoner Högst 10 procent av kontraktets värde, inkl optioner Tillfaller staten

24 Göteborgs Stads Inköps- och Upphandlingspolicy Säkerställa att inköp och upphandling sker i enlighet med gällande lagstiftning och stadens riktlinjer

25 Göteborgs Stads Inköps- och Upphandlingspolicy Omfattar all upphandling och alla inköp av varor, tjänster och entreprenader inom Göteborgs Stad.

26 Nämnder och styrelser ansvarar för: Att fastställa inköps- och upphandlingsriktlinjer för den egna verksamheten Att personal som handlägger inköps- och upphandlingsärenden har relevant kunskap om gällande lagstiftning, policys och riktlinjer. Att förvaltningen/bolaget medverkar i och verkar för samordnad upphandling.

27 Nämnder och styrelser ansvarar för: Att fastställa inköps- och upphandlingsriktlinjer för den egna verksamheten Att personal som handlägger inköps- och upphandlingsärenden har relevant kunskap om gällande lagstiftning, policys och riktlinjer. OBS! Lagstiftningen ökar kravet på alla men framförallt på beställaren

28 De grundläggande EG-rättsliga principerna Principerna om: Icke-diskriminering Likabehandling Transparens Proportionalitet Ömsesidigt erkännande

29 Varför är ni här idag? Ny lagstiftning ställer högre krav på beställaren Beställare i staden skall ha kunskap/kompetens för att på ett professionellt sätt företräda staden i inköps- och upphandlingsfrågor. Använd ramavtalen, WINST Beställarinstruktion hjälper dig att beställa från rätt leverantör.

30 Ramavtal Använd Ramavtal BESTÄLL PÅ RÖTT SÄTT Följ Beställarinstruktionen till punkt och pricka, minsta tveksamhet, fråga någon som kan Vi håller på att se över och förtydliga alla beställarinstruktioner i WINST.

31 Avtalstrohet en självklarhet, eller hur? En förutsättning för att uppnå effekterna med samordnad upphandling är att förvaltningar och bolag använder ramavtalen Avtalstrohet skapar ett ökat intresse från leverantörer att delta i upphandlingar.

32 Beställarinstruktion vad är det? Beställarinstruktion instruerar dig om hur du skall beställa: Rangordning Förnyad konkurrensutsättning Annan anvisning

33 Beställarinstruktion - sammanfattning Rangordning Förnyad konkurrensutsättning Eller annan anvisning Läs alltid beställarinstruktionen innan du beställer

34 Bra att tänka på när du beställer Använd WINST Läs beställarinstruktionen Beställ Kontrollera att du får det du beställt Sist men inte minst: Kontrollera fakturan!

35 Inköpsprocessen

36 Avslutningsvis Tack för att ni lyssnade och glöm inte: