Ny ekonomi EKONOMIDAGEN

Transkript

1 Ny ekonomi EKONOMIDAGEN

2 Innehåll Bakgrund / repetition Vad är på gång? Vad ändras? Hur förbereder vi oss? Svar på frågan: Hur påverkas jag?

3 Vad går projektet ut på? Att byta ekonomisystem och ekonomimodell.inklusive påverkan andra system och rutiner

4 Nytt ekonomisystem Upphandling genomförd: - Raindance som levereras av CGI Sverige AB Införande under Förberedelser pågår

5 Tjuvtitt Ex: Kundfaktura enkel manuell registrering

6 Inte bara ekonomisystem Successiv implementering Framtidens lösningar hur möter Lunds universitet bäst sina systemanvändare/ sällananvändare?

7 Ny ekonomimodell Kodsträngens uppbyggnad håller på att ta form ska stämmas av med systemleverantören Lägger en grund för enklare hantering: interna transaktioner, rekvisitioner, periodisering etc Detaljer sätts längre fram mycket under våren 2015

8 Arbetet hittills Omvärldsanalyser Möten med ledning, administratörer etc Kartläggning av krav och behov Remiss Processkartläggningar Kodplansmodellering Beslut om vägval och inriktningar Upphandling av ekonomisystem Stöd till projekt i EOS Framtagande av utbildningsstrategi

9 Tidplanen i grova drag 2013: förstudie och internremiss 2014: utreda, bestämma och upphandla 2015: sätta rutiner, detaljmodellera kodplaner, installera, testa, utbilda 2016: följa upp, komplettera Skarp drift Raindance:

10 Målgrupper - roller Ekonomer Controllers Ledningen på olika nivåer Attestanter

11 Metod för ett lyckat införande Fånga verksamhetens krav och behov lyssna! Involvera personer från verksamheten Extern input och inspiration Bra samarbete med styrgruppen

12 Vår styrgrupp Lise Bröndum sektionen Ekonomi Birgitta Carlsson Löner och förmåner Gert Paulsson Företagsekonomiska inst Jan-Inge Månsson LDC Karin Ekborg-Persson Stab Utveckling Karin Salmonsson Kulturvetenskaper Klas Malmqvist Forskning, samverkan, innovation Stina Ahlenius Laboratoriemedicin Torun Forslid Naturvetenskapliga fakulteten Viktor Öwall Elektro- och informationsteknik

13 Bikupor Diskutera med dina närmaste grannar om hur vi i projektet bäst kommunicerar Infobrev Hemsidan Stormöte

14 Projekthantering Stöd till forskning i EOS - förstudie Upprättande av kalkyler och budget/simulering i EOS Utdata i EOS och Kuben tänk målgrupp Möjligt att erbjuda en lösning våren 2015 Det ska gå att enkelt och överskådligt planera, simulera och följa upp fleråriga projekt

15 Projekthantering

16 Kodplan Kodsträngen idag ekonomisk händelse Kostnadsställe Orfi 11i Konto Verksamhetsgren Koncern -kod Finansiärkod Rapportkod: Momsred. Utbet stip. Aktivitet Fritt fält verksamhet Modellering ny kodsträng (pågår!): ekonomisk händelse annan indelning annan indelning Kostnadsställe Orfi 11i Konto Verksamhet Motpart Finansiär Aktivitet Funktion verksamhet

17 Ny kodplan: Kostnadsställe Behåller namnet Enhetlig namnsättning, sv + eng Kodning/egenskaper för att underlätta nivå, klassificering, summeringsnivåer Kan bli aktuellt med nummerbyten på vissa håll (fakultetsbeslut) Beteckningen Kostnadsställe är allmänt vedertaget både på universitet och utanför och bör därför behållas. Blir förvirrande att ha Ansvar som beteckning då detta förknippas med en person. Strukturen ska spegla LUs linjeorganisation.

18 Ny kodplan: Konto Grova dragen klara, detaljmodellering pågår, arbetsgrupper/referenspersoner är med och påverkar Inte ha kvar kontoklass 9, mer än till indirekta kostnader Inköp av anläggningstillgångar och aktivering i kontoklass 1, ej 65*/67* begränsa, tydliggör behövs inte fler konton. Enkelhet prioriteras! Mer specificerad kontoplan = fler kontoslag för att kunna se vad vi köper på mer detaljnivå. Ger användbar statistik inför upphandlingar. interna transaktioner skulle kunna särskiljas på ett enklare sätt än genom särskilda konton. mer liknande den privata sektorn

19 Ny kodplan: Verksamhet Utbildning:11 Uppdragsutbildning: 54 och 58 Forskning: 21 och 35 (24 och 36 försvinner, läses ihop) Uppdragsforskning: 55 (56 försvinner, läses ihop) Stödverksamhet: 91 (10 och 30 försvinner, måste fördelas) Så få verksamhetsgrenar som möjligt Ta bort v-gren 10 och 30 och lägg bokföringen på kärnverksamhetens v-grenar. Vi har redan avskaffat verksamhetsgren 24 och 36! Ett projekt är ett projekt, 21, 35 eller 55 spelar ingen roll!

20 Ny kodplan: Motpart Nytt namn! Färre värden för interna motparter Inom fakulteten (alltså mellan dess institutioner) Utanför fakulteten (Utanför fakulteten inom samma institution) Hör ihop med internfaktureringslösningen

21 Ny kodplan: Rapportkod Utgår! Nödvändig för vissa rapporteringar Efter 2015: Behövs ej, rapporteringen löses på annat sätt

22 Ny kodplan: Person Ingen egen koddimension Lönetransaktioner med personinformation från Primula till Raindance (jfr leverantörs- /fakturainformation på andra utgifter) Möjliggör summering och rapportering i ekonomisystem och andra uppföljningssystem Hör ihop med ev. funktionalitet för lönekostnadsfördelningar och tidredovisning

23 Ny kodplan: Finansiär Viktigt när vi sätter upp ekonomisystemet registrera så mycket information som möjligt vid källan (kunder, kontrakt, rekvisitioner mm.) underlätta processen för hantera inbetalningar

24 Ny kodplan: Aktivitet En kod för att fånga delverksamhet, projekt, kontrakt etc. Koppling till kontraktsuppgifter, andra egenskaper Viktigt med bra rutiner samt lämplig arbetsfördelning mellan nivåer beträffande, upplägg, ändringar och avslut Viktigt mål med flexibilitet! Struktur och numrering återstår, kan bli aktuellt med nummerbyten

25 Ny kodplan: Funktion Nyhet! Ersätter delvis Fritt fält För att lösa tvärsgående uppföljningsbehov Funktion som behöver följas upp på tvärs mot den ordinarie organisationsindelningen som kostnadsställe och aktivitet ger Ofta något som bokförs på flera kostnadsställen, men kan även förekomma inom ett kostnadsställe Arbetsgrupper/referenspersoner ska vara med och påverka

26 BENSTRÄCKARE

27 PAUS hur smart är din högra fot? Lyft höger fot, cirkulera den medurs Fortsätt snurra foten Skriv siffran 6 i luften med höger hand Vissa förändringar sker med automatik

28 Förbättrade rutiner o processer Rekvisitioner Interna transaktioner

29 Interna transaktioner Köp/sälj Vidarefördelning Rättning Tydliga processer/rutiner, systemval samt konteringsregler!!

30 Förbättrade rutiner o processer Rekvisitioner Interna transaktioner Internfakturor Kundfakturor och internfakturor med både artikelregister och fritextfakturering. Samordningsbehov? Export- och import mellan Excel och Raindance Andra lösningar än buntöversikter för godkännande av interna transaktioner samt inbetalningar Redovisning av indirekta kostnader

31 Förbättrade rutiner o processer Återstår att lösa i ekonomimodell och system Kontraktsuppgifter, samfinansiering och periodisering Lönekostnadsfördelning och omfördelning Tidredovisning Redovisning av lokalkostnader

32 Är du redo? Anläggningsregistret Opostade transaktioner Rese- och institutionsförskott Utestående kundfordringar Utestående internfakturor Se vidare Pengaktuellt nr 308

33 Hur påverkas jag som ekonom? 2015 Nytt kalkylstöd till forskningsprojekt under våren (pilot?) Utbildning i ekonomimodellen kvartal 2-3 Arbete med kodplansöversättning kvartal 3-4 Utbildning i ekonomisystemet kvartal 4 Ökad arbetsbelastning Höjd kompetens!

34 Hur påverkas jag som ekonom? 2016 Fortsatt utbildning i modell och system, rätt utbildning vid rätt tillfälle Ökad arbetsbelastning initialt

35 Hur påverkas min prefekt? 2015 med stöd av institutionsekonomen Fastställa hur institutionens verksamhet bäst planeras och följs upp. Vill jag t ex se ekonomiskt utfall per avdelning, forskningsprojekt, utbildningsprogram? Bestämma utifrån ny modell om rutiner för ansvar och godkännande Utbildning Det kommer tydliga anvisningar och tidsangivelser om detta längre fram

36 Hur påverkas min prefekt? 2016 med stöd av institutionsekonomen Tillämpa nya ekonomimodellen och nytt system Obs! 2015 års bokföring görs klar i Orfi

37 Vad kommer jag att uppleva som annorlunda 2016? Förenklade rutiner Mer enhetliga rutiner Större flexibilitet vid omorganisationer Ökade/enklare uppföljningsmöjligheter Färre papper Färre system Projekthantering ett gemensamt, frivilligt stöd vid ansökan och uppföljning

38 Tack för idag! Stora saker skapas av att en serie små saker sammanstrålar. ~ Vincent van Gogh Nyekonomi2016@eken.lu.se