Systemdokumentation och behandlingshistorik. 18 januari 2005 Lars Gyllenswärd IT-kommittén

Transkript

1 Systemdokumentation och behandlingshistorik 18 januari 2005 Lars Gyllenswärd IT-kommittén

2 Var hittar jag BFL och BFN R10 FARs samlingsvolym del 1 (redovisningsnormer rekommendationer)

3 Varför? r? Undvika bokföringsbrott Förbättra den interna kontrollen i den finansiella rapporteringen Förbättra samverkan mellan affärsverksamheten och IT Underlätta samverkan med outsourcingpartner och servicebyrå

4 Bokföringsbrott Bokföringsbrott gör den sig skyldig till som uppsåtligen eller av oaktsamhet åsidosätter bokföringsskyldighet enligt bokföringslagen (1999:1078), genom att underlåta att bokföra affärshändelser eller bevara räkenskapsinformation eller genom att lämna oriktiga uppgifter i bokföringen eller på annat sätt, om rörelsens förlopp, ekonomiska resultat eller ställning på grund av detta inte kan i huvudsak bedömas med ledning av bokföringen. (Källa: Ekobrottsmyndigheten)

5 Straff vid bokföringsbrott För brott av normalgraden döms till fängelse i högst två år För ringa brott döms till böter Är brottet grovt döms till fängelse i lägst sex månader och högst fyra år

6 5 Kap 11 Bokföringslagen Företaget skall upprätta sådana beskrivningar över bokföringssystemets organisation och uppbyggnad som behövs för att ge överblick över systemet (systemdokumentation). Företaget skall också upprätta sådana beskrivningar över genomförda bearbetningar inom systemet som gör det möjligt att utan svårighet följa och förstå de enskilda bokföringsposternas behandling (behandlingshistorik). Om företaget har flera separata bokföringar, skall det av systemdokumentationen för varje bokföring framgå var uppgifter ur övriga bokföringar kan erhållas.

7 Ansvar Det är den bokföringsskyldige som ansvarar för att BFL s krav på dokumentation och behandlingshistorik efterlevs.

8 Definitioner Bokföringsuppgifter Bokföringsposter Verifieringskedja Behandlingsregler Kontoplan Samlingsplan Bokföringssystem Räkenskapsmaterial

9 Grundläggande systemdokumentation Kontoplan och samlingsplan Behandlingsregler som påverkar bokföringen Beskriva verifieringskedjan

10 Kompletterande systemdokumentation Försystem till bokföringssystemet Behandlingsreglernas utformning för enskilda rutiner Beskrivning av omvandling av digital data till vanlig läsbar form

11 Behandlingshistorik Dokumentation som gör det möjligt att i erforderlig omfattning i efterhand ta reda på vilka behandlingsregler som har tillämpats för enskilda bokföringsposter.

12 Behandlingshistorikens innehåll Bearbetningsdatum Förändringar i bokföringssystemet som påverkar bokföringsuppgift Förändringar i kontosystemet Förändringar i bokföringsmaterialets utformning Förändrad lagring av bokföringsuppgift

13

14

15 Exempel på systemdokumentation och behandlingshistorik - Lönesystem Manuell indata Lönesyst del 1 Lönesyst. Del 2 Konvert. HB per enhet HB per AB HB för Koncern Manuell indata Lönesyst del 1 Lönesyst del 2 Konvertering HB per enhet HB per AB HB på Koncern Nyanställning Förändring Avslut Resor Semester Grundbelopp (fasta data) Timmar (vanliga, enkla kvalificerade) Restid Semesterdagar Konto åsätts Beräkning mot fasta data (sysselsättningsgrad och timmar) Sociala avgifter Reseersättning Anpassning av fältstorlek och filformat Aggregerat på konto (Lön (RR), Bank (BR), soc.avg (RR+BR) och Skatt (RR+BR)) Aggregerat på kostnadsställe och kontoklass Lönekostnader (RR) samt löneskuld/-fordran (BR) Aggregerat på kontoklass (exempelvis kontoklass 7 för lön) Lönekostnader (RR) samt löneskuld/- fordran (BR) Semesterersättning Skatt Pnr + ver.nr Pnr + ver.nr + löneart Pnr + löneart + konto Konto Konto + kostnadsställe Kostnadsställe + kontoklass Kontoklass Förändringar av indata under bokföringsåret Förändring av lönearter Förändring av konton och behandlingsregler Förändring av aggregering på konto Förändring av kostnadsställen Förändring av kontoklasser Gränssnitt mellan systemen, exempelvis poststruktur (antal fält och ordning), fältstorlek, filformat, kommunikationsprotokoll, överföringskontroller