Kvalitetssäkra lönekonteringen i PersonecP med UDP:n

Transkript

1 Kvalitetssäkra lönekonteringen i PersonecP med UDP:n Karin Helmrich karin.helmrich@orebro.se

2 Örebro kommun invånare anställda Årets resultat:108 Miljoner kronor Omsättning: 8 Miljarder kronor

3 Örebro kommun - Raindance Raindance sedan ramföretag för hela kommunen med 3 kundreskontraföretag 1 ramföretag för stiftelser 2700 användare Bolagen använder inte Raindance

4 Raindance Classic Redovisning Leverantörsreskontra Utanordningar Kundreskontra/Fakturering Internreskontra Anläggningsredovisning Projektstyrning, PS

5 Raindance Processtöd Leverantörsfakturor, externa o interna Abonnemang, externa o interna Kundfakturor, externa o interna Bokföringsorder Beställningar Tidrapportering Information Utdataplattform UDP Budget o Prognos Beslutsstöd (externt utdataverktyg DiverSolution) Archive Solution (inte slutlevererad ännu)

6 Varför behov av att kvalitetssäkra lönekonteringen? Många fel i lönekonteringsfilen Rättningen av verifikationen i Raindance tog en dag för lönekamrer på redovisningsenheten Raindance o källsystemet PersonecP visade olika lönekostnader

7 En rapport skapades varje måndag med alla giltiga REN:ar (kostnadsställen) i Raindance som lästes in manuellt i PersonecP kodtabell Detta innebar endast att nya registreringar av koddelen REN inte skulle medföra fel. Egna kontroller i PersonecP, ex. att REN o konto finns i samtliga konteringar i lönefilen

8 Identifierade följande felkällor När nya koddelar registrerades kontrollerades endast REN i PersonecP Koddelar som tidigare registrerats var inte alltid giltiga längre i Raindance Ibland fick löneadministratören inte underlag från chefer på alla koddelar som ska registreras enligt sambandskontroll i Raindance

9 Hur löser vi fel vid registrering av nya koddelar i PersonecP? Alla koddelar läses över från UDP:ns ek_obj_dim tabeller till PersonecP:s kodtabeller enligt ett schemalagt skript (1ggr/vecka). Koddelarna är RN1 (organisatorisk kod för förvaltning), REN, verksamhet, aktivitet, objekt, tilläggskod och konto

10 Följande urval sker av UDP:ns ek_dim_obj-tabellerna (ex. REN) Kolumn REN_PASSIV ska vara 0 (förekomsten ska vara aktiva) Kolumn REN_ giltig TOM ska vara bearbetningsdatumet eller framåt Kolumn REN_ID ska vara 6 tecken

11 Ett mail skickas till systemförvaltare för PersonecP och Raindance när överföringen är klar

12 Hur löstes resterande fel? Preliminära lönefiler skapas av systemförvaltare för PersonecP. Sedan startar systemförvaltaren ett skript manuellt. Skriptet gör följande: Kodkontrollerar lönekonteringen mot UDP:ns ek_obj_dim_tabeller utifrån om förekomsten finns, är giltighet, innehåller rätt antal positioner, är obligatorisk eller ej Utför en enklare sambandskontroll på de mest förekommande felen, utifrån erfarenheter

13 Ett mail skickas till systemförvaltare för PersonecP och Raindance med ett resultat av kodkontrollen

14 Resultatet presenteras i Excel och innehåller Personnr, För- o efternamn, AnstnrExtern, Orsak, Lönekonteringens koddelar, belopp, utbetalningsdatum och Feltext

15 Fel rättas av lönekamrer på redovisningsenheten och löneadministratörer på löneenheten i PersonecP Slutlig lönefil skapas av systemförvaltare för PersonecP Lönekamrer på redovisningsenheten importerar in kvalitetssäkrad lönekonteringsfil i Raindance

16 Fortfarande felkällor? Vid ny registrering kan man klicka sig förbi felmeddelandet att koddelen är felaktig i PersonecP Fel kan uppstå mellan den sista preliminär filen och slutliga Ombokningar och extra löneutbetalningar i PersonecP skapas och kodkontrolleras inte. Retroaktiva löners kontering sätts utifrån tidpunkten då lönen intjänades. Kan inte ändras i PersonecP

17 Koddelen i Raindance stängs inte enligt rutin. Ska alltid vara giltig till och med den sista i innevarande månad och aldrig bakåt i tiden Ombokningar kan fortfarande ske med bokföringsorder i Raindance