EKONOMIENHETEN 1 Agenda Utdata och uppföljning

Transkript

1 EKONOMIENHETEN 1 Agenda Utdata och uppföljning Allmän inledning Söka information i AGRESSO Söka information från ekonomidelen i datalagret

2 EKONOMIENHETEN 2 Agenda Utdata och uppföljning Allmän inledning Söka information i AGRESSO Söka information från ekonomidelen i datalagret

3 EKONOMIENHETEN 3 UTDATA frågor mot huvudboken Agresso - Rapportträd - Fråga verifikation - Fråga konto - Fråga saldotabell - Frågemallar - Browser

4 EKONOMIENHETEN 4 Vad finns att läsa om utdata i Agresso?

5 EKONOMIENHETEN 5 UTDATA - Datalagret - Uppdatering varje dygn - Budget och prognos från Perspektiv - Visar historisk information - Flerårig projektuppföljning - All data bakåt i tiden är översatt till nuvarande struktur - Lönedetaljer - Semesterskuldsspecifikation

6 EKONOMIENHETEN 6

7 Utdata: Lathund Fråga verifikation 7 Fråga verifikation (i huvudboken) AGRESSO Ekonomi -> Huvudbok -> Fråga -> Fråga verifikation Du kan själv bestämma text till rubrikerna i sökresultatet genom att ändra angiven text (kolumnnamn) Ange med kryss vilka kolumner du vill se (Visa) Du kan se texter till de olika begreppen genom att kryssa i Text Du kan ange intervall på sökvärden (Från och Till) Ange ordningstal om du vill styra sorteringsordningen (Sort) Ange om du vill ha delsummeringar i bilden (Delsum) A - Ej bokförda poster Söka på ankomstregistrerade fakturor B - Huvudbok Söka på poster i huvudboken C - Historiska poster Söka på historiska poster (överförda till historikregister) Markerar alla fält så att de kommer med i sökningen Tar bort markering och sökkriterier på samtliga fält Flyttar kolumnen för markerat fält till vänster Flyttar kolumnen för markerat fält till höger För att spara sökkriterierna som frågemall För borttag av frågemall Utföra sökningen av frågan Avslutar sökningnens definition utan att utföra sökningen. Aggregerat Antal rader Anger om transaktionerna ska vara aggregerade eller ej Antal transaktionsrader som kan visas i sökningen. Fast värde. Sida 1 av 2

8 Utdata: Lathund Fråga verifikation 8 Kolumnnamn Visar sökbara begrepp Visa Ska begreppet/fältet synas i sökningen markera med X Sort (sortering) För att sortera sökningen. Första begreppet anges med 1, nästa begrepp med 2 osv. Delsumma Anger om beloppsfältet ska ha en delsumma. Begreppet bör vara sorterat (se ovan) Text Kryssas i om beskrivningstext till fältets värde ska visas Från Ange from värde i ett sökintervall. Går att använda jokertecken (*). Ansvar bör alltid fyllas i som sökvillkor. Till Ange tom värde i ett sökintervall Sida 2 av 2

9 Utdata: Lathund Fråga saldotabell 9 Fråga saldotabell (i huvudboken) AGRESSO Ekonomi -> Huvudbok -> Fråga -> Fråga saldotabell Fliken för inställningar: Tryck TAB. När saldotabellnamnet passeras hämtas aktuella begrepp in som kolumnnamn. Klicka på Relation för att se aktuella relationer till valt begrepp. Du kan själv bestämma text till rubrikerna i sökresultatet genom att ändra angiven text (kolumnnamn) Ange med kryss vilka kolumner du vill se (Visa) Ange ordningstal om du vill styra sorteringsordningen (Sort) Klicka på rullningslisten för att se dina frågemallar Du kan se texter till de olika begreppen genom att kryssa i Text Du kan ange intervall på sökvärden (Från och Till) Ange om du vill ha delsummeringar i bilden (Delsum) Saldotabell Relation Mall Välj önskad saldotabell, tex UPPFHB och tryck TAB Vid sökning mot ett relaterat begrepp ställ markören på aktuellt begrepp i tabellfältet och klicka på rullningslisten för fältet Relation. Välj önskad relation genom att dubbelklicka på den. Det relaterade begreppet får en egen kolumn i tabellen. För att ta fram en sparad frågedefinition. (sparas per användare) Markerar alla fält så att de kommer med i sökningen Tar bort markering och sökkriterier på samtliga fält Flyttar kolumnen för markerat fält till vänster Flyttar kolumnen för markerat fält till höger Kommando för att utföra sökningen efter angivna sökkriterier.(f7) Resultatet visas i fliken Resultat. Sidan 1 av 2

10 Utdata: Lathund Fråga saldotabell 10 Kolumnnamn Visar sökbara begrepp Begrepp Underliggande begrepp. Vid sökning på relaterat begrepp kommer det relaterade begreppet att läggas upp som Kolumnnamn och det underliggande begreppet i kolumnen Begrepp. Visa Ska begreppet/fältet synas i sökningen markera med X Sortering För att sortera sökningen. Första begreppet anges med 1, nästa begrepp med 2 osv. Delsumma Anger om beloppsfältet ska ha en delsumma. Begreppet bör vara sorterat (se ovan) Text Kryssas i om beskrivningstext till fältets värde ska visas Från Ange from värde i ett sökintervall. Går att använda jokertecken (*). Ansvar bör alltid fyllas i som sökvillkor. Till Ange tom värde i ett sökintervall Resultatfliken: Zoom (Markera önskad rad, klicka på zoom alt dubbelklicka för att se detaljer) Delsummanivåer Sidan 2 av 2

11 Utdata: Lathund Browser 11 Browser via Fråga saldotabell (i huvudboken) AGRESSO Ekonomi -> Huvudbok -> Fråga -> Fråga saldotabell Browser kan startas från alla frågebilder (menyval med ) Browsern aktiveras genom att först klicka på menyvalet och sedan på höger musknapp. Välj Öppna Browser. Verktygsrad. Motsvaras av höger musknapp. För att arbeta med Browsern används höger musknapp alternativt verktygsraden ovanför flikarna. Inställn: Fliken för Inställningar används för att bestämma hur den sökta informationen skall presenteras. Sökvillkor: Fliken används för att precisera de sökvillkor som ska gälla. Resultat: I denna flik presenteras resultatet av sökningen. Sökningen görs via F7 eller. Om ändringar görs i flikarna för inställningar och/eller sökvillkor måste sökningen göras om. Sidan 1 av 1

12 12 Beskrivning av browserfråga 1 Allmänt Verktyget Browser ger, som namnet syftar på, användaren avancerade möjligheter att surfa bland all information i AGRESSO och söka just det som för tillfället är aktuellt att ta fram. Med Browsern kan man bl a: Konstruera egna sökningar för att få fram den information som efterfrågas. Zooma från totalbelopp till enskilda transaktioner. Ta fram information och flytta den (exportera) till kalkylblad och dokument. Använda hierarkiska strukturer i sökningarna, till exempel konto, kontogrupp och kontoklass. Dela med sig av mallar till andra användare, se lathund Distribution av browsermall. Lägga upp användbara mallar för eget bruk. Konstruera tydliga rapporter tack vare formateringsmöjligheter. Browsern är ett generellt verktyg som inte är kopplat till specifik modul. Således finns inte Browsern som val i Huvudmenyn utan är istället, via höger musknapp, tillgänglig i samtliga frågebilder i AGRESSO. Browsern aktiveras genom att man först väljer (markerar) aktuell frågebild och sedan klickar på höger musknapp och väljer Öppna Browser. Browsern består av tre flikar: Inställningar, Sökvillkor och Resultat (14)

13 13 2 AGRESSO hjälp On-line hjälpen för browser finns via Hjälp välj innehåll. Browserinformationen finns i boken Rapportering Browser (14)

14 14 3 Fliken Inställn. Skärmbilden Inställning används för att bestämma hur den sökta informationen ska presenteras. Skärmbilden varierar utseendemässigt beroende på vilken frågebild som används. Nedan visas ett exempel på Inställning från frågebilden Fråga Verifikation. Fältförklaringar: Kolumnnamn: Visa: Delsum: Sortering: Kolumnbrytning: Källa Ursprungligt namn Förklaring till värdena i kolumnen Visa: De kolumnnamn sökningen ska omfatta. Hur begreppet i kolumnen ska presenteras, tex text, kod, summeringskolumn, se nedan. Summering (om ikryssat). Sorteringsordning. Informationsfält. Värdet hämtas från skärmbilden Logik delsumma. Visar bryningskolumnens namn. Visar kolumnens källa, till exempel om kolumnen läggs till genom att använda en relation eller ett uttryck. Om kolumnens namn har ändrats visas här standardnamnet (14)

15 15 Kod Text Den listningskod som används för kolumnvärdena. Beskrivningstext. Kod/Text Kod och beskrivningstext visas. Text/Kod Beskrivningstext och kod visas. Summeringskolumn Kolumnen används endast för summeringar. Väljs summeringskolumn måste man också koppla ihop denna kolumn med en annan kolumn. Den senare kolumnens val i Visa styr sedan hur summeringen presenteras vid sökning. 3.1 Verktygsraden / Höger musknapp i skärmbilden Inställning Nedan listas de vanligast använda valen med en kortfattad beskrivning. Valen nås via verktygsraden alternativt höger musknapp. Ytterligare beskrivning finns i AGRESSO on-line hjälp (F1): Lägg till fält Formler Lägg till relation. Ta bort fält Ta bort alla fält Kolumnformat Logik delsumma Ger möjlighet att komplettera urvalet (Inställning) med ytterligare kolumner (Fält). Vilka möjligheter som finns varierar beroende på i vilken frågebild man använder Browsern. Ger möjlighet att skapa en formel i en ny kolumn. Ger möjlighet att komplettera urvalet (Inställning) med ytterligare kolumner (Fält). Kräver att det finns relationer upplagda för det begrepp man har markerat i skärmbilden Inställning. Ta bort markerat fält. Tar bort alla fält från skärmbilden Inställning. Användbart när man vill skapa om frågan från scratch. Ger möjlighet att förändra talformat för den kolumn som är markerad. 00 Talen presenteras med två decimaler 1 Talen presenteras som heltal Talen presenteras som tusental Talen presenteras som miljontal Hanterar hur kolumnerna ska summeras. Valmöjligheterna är följande, Ingen delsumma, Delsumma och Nivåbrytning. Se vidare nedan i avsnitt Logik delsumma (14)

16 16 Egenskaper. Villkorlig formatering #: Max antal rader som kan visas i frågan. Max radbrytning: Styr hur många tecken som en rads text kan vara innan radbryning. Startnivå: Startnivå för vilken summeringsnivå som ska presenteras i sökningen. Sökresultat i browserfrågor kan formateras med färg (bakgrund i cellen) och typsnitt efter villkor. Stå i Inställnings-fliken, markera den kolumn med belopp som ska formateras. Välj Villkorlig formatering i verktygsraden eller genom att högerklicka Markera rutan Använd regel, så blir fälten aktiva. Logik delsumma Hanterar hur kolumnerna ska summeras. Valmöjligheterna är följande: Ingen delsumma Delsumma Ingen summering för denna kolumn. Innebär att man lägger summeringen i en alternativ kolumn. Detta innebär att Resultatet blir en överskådligare och mer komprimerad rapport. Vidare kan man med hjälp av funktionerna Format, Text delsumma, Sidbrytning och Kantlinje designa rapporten/frågan efter egna önskemål. Exempel: Vi önskar få frågan summerad per Ansvar. Detta vill vi inte få presenterat i en egen kolumn och väljer därför att ha Konto som alternativ kolumn. Vidare har vi i kolumnen Visa valt att visa både kod och text för konto (och därigenom också för summeringen per Ansvar) (14)

17 17 Via Font väljer vi att få summeringsraden i fet stil och att raden ska vara gul. Observera att färgen inte skrivs ut utan endast visas på skärmen. Gäller även vid överföring till excel. Via Text delsumma ges varje summering en text. Kommandot %s ger beskrivningen av summerat begrepp. Eventuell generell text till exempel Summa skrivs in före eller efter kommandot %s (14)

18 18 Resultatet blir att texten Summa kommer framför, i det här fallet, namnet på ansvaret. Exempel på resultatet: (14)

19 19 4 Sökvillkor Skärmbilden används för att precisera de sökvillkor som ska gälla. Fältförklaringar Kolumnnamn Typ Makro Värde Prompt Ska anges Kolumnnamn man vill begränsa sökningen på. Hur sökningen ska begränsas. Om fältet markeras kan sökmakro användas. Önskat sökmakro anges i fältet Värde. Värden som sökningen ska begränsas med. Om operatorerna Lista eller Ej lista används måste värdena avgränsas med kommatecken. Mellan eller Ej mellan avgränsas med semikolon. En dialogruta öppnas om fältet prompt är ikryssat. Ett värde måste anges för aktuell kolumn, varje gång en sökning startas. Anger om sökvillkoret måste specificeras i sökningen. Valmöjligheter för kolumnen Typ. Mer att läsa om de olika operatörerna finns i AGRESSO on-line hjälp. Lika med. Ej lika med. Mellan. Ej mellan. Större än. Större än eller lika med. Mindre än. Mindre än eller lika med. Lista (14)

20 20 Ej lista. Tom Inte tom Lista ger urval på exakt värde till exempel konto. Även ersättningstecken * och? kan användas. Med Lista menas att man kan välja värde för värde som man vill ha med i sökningen. Urvalet behöver således inte ligga inom samma intervall utan kan vara helt oberoende av varandra. Vid ändring av urvalet välj sökvillkor. Inte lista innebär att man väljer ut de värden som inte ska vara med i sökningen. Med Tom avses att man söker på transaktioner där kolumnen inte innehåller några värden. Med Ej tom menas att man söker på transaktioner där kolumnen innehåller värden (14)

21 21 5 Resultat Exempel på resultat av en sökning: Utseendet på denna skärmbild är givetvis beroende av hur man satt upp sökningen i fliken Inställning och de sökvillkor man preciserat i fliken Sökvillkor. Resultatet kan förhandsgranskas innan utskrift. Välj Arkiv och Förhandsgranska. Zooma sedan genom att klicka på den sida du vill kontrollera (14)

22 22 6 Att spara en fråga (Inställn.) i Browsern. För att spara frågan som en mall, välj sparasymbolen alternativt Spara som. I rutan, Filformat, markera alternativet Template file (*.aqt). Klicka OK. Skriv in vad mallen ska heta. Tänk på att alla mallar ska ha unika namn. Tips är att börja namnet med egen användaridentitet. Välj sedan hur mallen ska hanteras av systemet. Privat Automatisk sökning Använd som förslag Klicka OK när valen är gjorda. Endast den som har gjort mallen får tillgång till den. Sökningen startar automatiskt när man väljer mallen. Det innebär att AGRESSO kommer att börja starta frågan utan att du behöver trycka på OK när du får fram mallen. Mallen används som förslag. Det innebär att varje gång du väljer fråga saldotabell så kommer din sparade mall upp som förslag och inte originalmallen. För att mallen ska bli synlig i menyn, välj Uppdatera meny under Visa eller högerklicka i menyn och välj Uppdatera meny (14)

23 23 Att hämta upp en sparad mall. Alternativ 1 Mallarna nås via respektive frågebild, tex fråga verifikation i huvudboken. Klicka på + framför menyvalet så visas samtliga mallar, både globala och egna privata. Egna mallar ligger överst och är markerade med en grön prick. Alternativ 2 Gå in, via Browsern, i aktuell frågebild i Huvudmenyn. Klicka på rullgardinsmenyn för fältet Mall och välj önskad mall (14)

24 (14) 24

25 25 7 Att spara resultatet av en sökning. Resultatet av en sökning kan sparas på olika sätt: 1. Ta fram fliken Resultat. 2. Gå till Arkiv och välj Spara som. 3. Välj bibliotek. 4. Skriv in relevant filnamn och spara. Nästa gång en export från Agresso skall göras och man gör Save så öppnas återigen den katalog där man sparade föregående fil (14)

26 Lathund Export 26 Exportera resultatet av en fråga När resultatet av frågan visas på skärmen, Välj Arkiv och Spara som. Markera SPARA HÄR och tryck på Save. Tillgängliga kataloger visas. Välj önskad hemkatalog på fil-server genom att markera önskad rad och tryck Save. Det kan vara lämpligt att först ha skapat en ny mapp i önskad struktur för export från Agresso. Nästa gång en export från Agresso skall göras och man gör Save så öppnas återigen den katalog där man sparade föregående fil. Vid problem kontakta IT-supporten, telefon , e-post support@gu.se. Sida 1 av 1

27 Övningsuppgifter Utdata 27 Egen meny -> Utdata -> Uppföljning Uppgift 1 Vad är det totala resultatet (verksamhetsutfallet) första halvåret 2012 för ansvar ? Ta fram kostnaderna på ansvar 5202, perioden (ta hjälp av resultaträkningen). Uppgift 2 Vad är saldot första halvåret 2012 för verksamheterna på ansvar 1160? Hur stora är kostnaderna för kursböcker på verksamhet ? Hur många transaktioner summerar till saldot på kontot? Sid

28 Övningsuppgifter Utdata 28 Fråga verifikation. Agresso Ekonomi -> Huvudbok -> Fråga -> Fråga verifikation Uppgift 3 I denna övning vill vi ta fram alla transaktioner som bokförs på kontot för böcker (5621) första halvåret Resultatet skall presenteras per ansvar, konto och verksamhet. a) Markera att du vill se Konto, Ansvar, Verksamhet och Belopp. b) Markera att du vill se text på Ansvar. c) Begränsa sökningen till att endast gälla Konto 5621 och Ansvar 52*. d) Begränsa sökningen ytterligare till att gälla första halvåret 2012, dvs period e) Kolumnen Ansvar skall stå till vänster om kolumnen Konto i rapporten. (Tips: Markera hela raden och flytta upp den med pilen.) f) Sökningen ska sorteras på Ansvar. g) Belopp ska delsummeras på Ansvar. h) Starta sökningen, genom OK. i) Spara sökningen ovan som en Frågemall. Spara mallen som utökad fråga. j) Gå in på Visamenyn och klicka på Uppdatera meny. k) Använd mallen via menyn. Uppgift 4 Sök ut alla omföringar i huvudboken som gjorts på institutionen under första halvåret Rapporten skall också visa angiven bokföringstext i huvudboken. a) Markera att du vill se VT, Konto, Ansvar, Verksamhet och Belopp. b) Begränsa sökningen till att endast gälla verifikationstyp (VT) omföringar (OH). c) Begränsa sökningen till att gälla konto d) Begränsa sökningen ytterligare till att gälla första halvåret e) Sökningen skall göras på alla ansvar som börjar på 782*. f) Transaktionerna skall delsummeras på Ansvar och Verksamhet. g) Sortera sökningen på Ansvar, Verksamhet och Konto. h) Kolumnen Ansvar skall stå till vänster om kolumnen Konto i rapporten. i) Markera att kolumnen Text skall visas i rapporten. Sid

29 Övningsuppgifter Utdata 29 Fråga Saldotabell. Agresso Ekonomi -> Huvudbok -> Fråga -> Fråga saldotabell Uppgift 5 I denna övning skall du söka ut saldo per ansvar för konton i kontoklass 5. a) Välj saldotabell UPPFHB och tryck Tab. b) Begränsa sökningen till konto i kontoklass 5* och ansvar 52*. c) Begränsa sökningen till första halvåret 2012, dvs period d) Markera att Konto, Ansvar och Belopp skall vara med i sökningen. e) Ange att text till Konto och Ansvar skall vara med i sökningen. f) Ange att sökningen ska sorteras på Ansvar och Konto. g) Ange att delsummering skall göras på Ansvar. h) Ansvar ska presenteras till vänster om Konto. i) Starta sökningen. F7 alt Uppgift 6 (forts uppgift 5) Ändra villkoren i sökningen ovan (uppgift 5). Sökningen skall summeras på verksamhet oavsett ansvar. a) Klicka på fliken Inställn för att ändra urval. b) Markera att verksamhet skall vara med i sökningen. c) Delsummering skall endast göras på verksamhet. d) Verksamhet skall presenteras till vänster om Konto i rapporten. e) Sorteringen skall i första hand ske på Verksamhet och i andra på Konto. f) Starta sökningen. F7 alt g) Spara frågan som en Frågemall. h) Gå in på Visamenyn och klicka på Uppdatera meny. i) Använd mallen via menyn. Uppgift 7 Ta fram uppgift om intäkter på respektive verksamhet. Rapporten skall visa saldo på respektive intäktskonto sorterat på verksamhet. a) Välj saldotabell UPPFHB och tryck Tab. b) Begränsa sökningen till intäktskonton 3* och ansvar 52*. c) Begränsa sökningen till första halvåret d) Markera att Konto, Ansvar, Verksamhet, Motpart och Belopp skall vara med i sökningen. e) Ange att text till Konto och Motpart skall visas. f) Ansvar skall presenteras längst till vänster i sökningen. g) Motpart skall presenteras längst till höger i sökningen. h) Delsummering skall göras på Konto. i) Sortering skall göras på i första hand Verksamhet och i andra hand Ansvar. j) Starta sökningen. F7 alt Sid

30 Övningsuppgifter Utdata 30 Browser via Fråga Saldotabell. Agresso Ekonomi -> Huvudbok -> Fråga -> Fråga saldotabell Uppgift 8 Ta fram uppgift om kostnader per verksamhet för ett ansvar. a) Öppna browser via fråga saldotabell. b) Välj saldotabell UPPFHB och tryck Tab. c) Välj att begreppen Konto, Verks och Belopp ska visas i frågan. d) Ändra ordningen på kolumnerna så att Verks presenteras längst till vänster. e) Verksamhet ska delsummeras samt endast visas på summaraderna. f) Ange att kod och text ska visas för konto. g) Ange att alternativkolumn för verksamhet ska vara konto. h) Sätt text delsumma till Summa verksamhet %s. i) Sorteringsordningen ska vara Verks (1) och Konto (2). j) Sökvillkoren ska vara ansvar 7810, konto större än eller lika med 4 och period Dessa fält ska vara ifyllningsbara i dialogrutan varje gång en sökning startas. k) Starta sökningen. F7 alt Uppgift 9 Ta fram uppgift om saldo per projektledare och verksamhet. Projektledare är en relation till verksamhet. a) Öppna browser via fråga saldotabell. b) Välj saldotabell UPPFHB och tryck Tab. c) Välj att begreppen Verks och Belopp ska visas i frågan. d) Plocka fram relationen Pledar på begreppet verks. e) Pledar ska presenteras längst till vänster. f) Pledar ska delsummeras samt endast visas på summaraderna. g) Ange att kod och text ska visas för verksamhet. h) Ange att alternativkolumn för pledar ska vara verks. i) Sätt text delsumma till %s. j) Sorteringsordningen ska vara Pledar (1) och Verks (2). k) Sökvillkoren ska vara ansvar 1100 och period ska vara större än eller lika med och mindre än eller lika med Dessa fält ska vara ifyllningsbara i dialogrutan varje gång en sökning startas. l) Starta sökningen. F7 alt Sid

31 Facit övningsuppgifter Utdata 31 Egen meny -> Utdata -> Uppföljning Uppgift 1 Beställ rapporten resultaträkning per vgrupp och ansvar (menyval för utdata -> uppföljning -> resultat) med urval på ansvar och perioden När urvalen är ifyllda, spara rapporten med F12. Gå sedan till underhåll beställda rapporter och hämta rapporten när den har status T. Det totala resultatet för institutionen ( ) är 40 tkr i överskott. Kostnaderna för ansvar 5202 är tkr. Uppgift 2 Använd menyval saldorapport verksamhet (meny för utdata -> uppföljning -> saldorapporter). Välj ansvar 1160 (både from och tom), verksamhet from (större än) 10 tom (mindre än) och ange period Tryck OK. Det totala saldot för verksamheter på ansvar 1160 är ,39 (överskott). Summan visas längst ner i rapporten. De totala kostnaderna för kursböcker (konto 56212) är 1 367,92 för verksamhet För att ta fram totala kostnaderna för böcker, använd de blå pilarna. Scrolla ner till verksamhet Dubbelklicka på konto för verksamhet Antalet transaktioner som summerar till saldot är 2 st. Sid

32 Facit övningsuppgifter Utdata 32 Fråga verifikation. Agresso Ekonomi -> Huvudbok -> Fråga -> Fråga verifikation Uppgift 3 * Ta bort alla kryss i skärmbilden genom att klicka på * Tryck på OK när beställningen är klar. Resultatet av sökningen visas. Sid

33 Facit övningsuppgifter Utdata 33 * Spara som mall från frågebilden (F7 alt ). Klicka på Spara. * Spara som Utökad. Tänk på att hitta på ett eget namn (unikt). Uppgift 4 * Ta bort alla kryss i skärmbilden genom att klicka på Sid

34 Facit övningsuppgifter Utdata 34 * Tryck på OK när beställningen är klar. Resultatet av sökningen visas. Sid

35 Facit övningsuppgifter Utdata 35 Fråga Saldotabell. Agresso Ekonomi -> Huvudbok -> Fråga -> Fråga saldotabell Uppgift 5 * Välj saldotabell UPPFHB genom att trycka på Tab. Ta bort alla kryss i skärmbilden genom att klicka på * Sök fram resultatet: Tryck på F7 alt kikaren. Sid

36 Facit övningsuppgifter Utdata 36 Uppgift 6 * När man vill göra ändringar i den tidigare sökningen, gå till fliken Inställn. * Sök fram resultatet: Tryck på F7 alt kikaren. * Spara som Frågemall genom att under Arkiv välja Spara som. Ange namn på rapporten och tryck på OK Sid

37 Facit övningsuppgifter Utdata 37 Uppgift 7 * Välj saldotabell UPPFHB genom att trycka på Tab. Ta bort alla kryss i skärmbilden genom att klicka på * Sök fram resultatet: Tryck på F7 alt kikaren. Sid

38 Facit övningsuppgifter Utdata 38 Sid

39 Facit övningsuppgifter Utdata 39 Browser via fråga saldotabell. Agresso Ekonomi -> Huvudbok -> Fråga -> Fråga saldotabell Uppgift 8 Öppna browsern genom att markera Fråga saldotabell och klicka sen på höger musknapp och välj öppna browser. Välj saldotabell genom att trycka på Tab. Välj vilka begrepp som ska visas i frågan och hur de ska presenteras. Använd Verktygsmenyn alternativt klicka på höger musknapp. Inställn. Logik delsumma Sid

40 Facit övningsuppgifter Utdata 40 Sökvillkor: Kryssa i Prompt för de fält som ska synas i dialogrutan varje gång frågan ställs. Resultat: Sid

41 Facit övningsuppgifter Utdata 41 Uppgift 9 Öppna browsern genom att markera Fråga saldotabell och klicka sen på höger musknapp och välj öppna browser. Välj saldotabell genom att trycka på Tab. Välj vilka begrepp som ska visas i frågan och hur de ska presenteras. Använd Verktygsmenyn alternativt klicka på höger musknapp. Inställn. Logik delsumma Sid

42 Facit övningsuppgifter Utdata 42 Sökvillkor: Kryssa i Prompt för de fält som ska synas i dialogrutan varje gång frågan ställs. Resultat: Sid

43 43 Användarmanual för Datalagret OBIEE

44 44 Innehåll 1. Inledning Att ta sig in i Datalagret Från Medarbetarportalen till startsidan Tre huvudområden Hjälp, manualer och instruktionsfilmer Att hitta till rätt rapport Standardnavigering InfoPaneler Sök Favoriter, bokmärken och länkar Att ställa in rapporten Sökvillkor Varianter Drilla/borra Ändra kolumner Återställa ändringar Att spara ändringar och inställningar Anpassningar Standardanpassningar ( spara anpassningar permanent ) Utskrift och export Utskrift Export

45 45 1. Inledning Datalagret samlar uppgifter från personalsystemet Palasso/Primula, ekonomisystemet Agresso och studentsystemet Ladok. Detta dokument beskriver hur man använder Datalagret i allmänhet. 2. Att ta sig in i Datalagret 2.1 Från Medarbetarportalen till startsidan I Medarbetarportalen klickar man sig via Verktyg till Datalagrets webbplats. Figur 1: Datalagrets webbplats. På Datalagrets webbplats finns instruktionsfilmer, manualer och diverse information om Datalagret. På förstasidan visas nyheter, som kan handla om att det har varit problem med att ladda in uppgifter från källsystemen, att rapporter har förändrats eller något annat som påverkar användarna. Det är bra att göra det till en vana att titta till på dessa nyheter innan man går in i Datalagret. Längt ned till höger på förstasidan visas när uppgifterna i Datalagret senast uppdaterades. Man går in i Datalagret genom att klicka på länken till höger. Eventuellt möts man av en inloggningsruta, och anger då sitt xkonto och det vanliga lösenordet (samma som till mejlen). 2.2 Tre huvudområden När man loggar in i Datalagret landar man på Startsidan, som ser ut som i bilden nedan. 3

46 46 Figur 2: Datalagrets startsida. Datalagret har tre huvudområden: Ekonomidata, personaldata och studentdata. Klickar man på någon av de tre bilderna får man se vilka rapporter som finns inom respektive område. Om man har navigerat sig iväg till någon annan sidan i Datalagret och vill komma tillbaka till startsidan så klickar man på Startsida, ungefär mitt på sidan i det övre mörkblå fältet. 2.3 Hjälp, manualer och instruktionsfilmer På startsidan finns en flik Hjälp. Där hittar man manualer och instruktionsfilmer för Datalagret. 4

47 47 3. Att hitta till rätt rapport 3.1 Standardnavigering På startsidan kan man välja mellan de tre huvudområdena Ekonomi, Personal och Student (se Figur 2). Om man klickar på någon av dessa får man se vilka rapporter som finns inom varje område. Figur 3: Rapporter inom ekonomiområdet. Rapporterna är samlade i ett antal grupper. Om man klickar på ett rapportnamn t.ex. Verksamhetsgrupp i gruppen Resultaträkning så hamnar man på en sida som visar den valda rapporten. De andra rapporterna i samma grupp visas som flikar; se markering A i Figur 4. Figur 4: En rapport och de flikar som visar andra rapporter i samma grupp. 5

48 48 Längst ned i fönstret visas var i navigationsstrukturen man befinner sig. I Figur 4, i markering B längst ned till höger, ser man att man befinner sig i gruppen Resultaträkning och fliken Verksamhetsgrupp, som ligger i området Ekonomi, som i sin tur kommer från sidan Startsida och fliken Start. Man kan klicka på de blå texterna Ekonomi: Ekonomi eller Startsida: Start och då komma till motsvarande sidor. 6

49 InfoPaneler Ett annat sätt att navigera mellan olika rapporter är att använda sig av menyn Infopaneler högt upp till höger. Figur 5: Navigering med Infopanel-menyn. Med hjälp av denna meny kan man snabbt hoppa direkt till den rapportgrupp man är intresserad av. 3.3 Sök Ett tredje sätt att navigera är att använda sökrutan allra högst upp i fönstret. Figur 6: Att söka efter rapporter. Man byter först kategori från Alla till Infopanel, skriver sedan in namnet, eller en del av namnet, på den rapport man letar efter, och trycker sedan på enter-tangenten. Ett exempel på resultat visas i Figur 7. 7

50 50 Figur 7: Resultat efter att ha sökt efter "projekt". De matchande rapporterna visas, och man öppnar den rapport man vill komma åt genom att klicka på Öppna. 3.4 Favoriter, bokmärken och länkar Det finns många olika rapporter i Datalagret, men de flesta användare använder bara ett fåtal av dessa. Det kan därför vara bra att spara genvägar till de rapporter man oftast använder. Detta kan göras på flera olika sätt OBIEE-favoriter Det verktyg som Datalagret är byggt i heter OBIEE, och det har en egen funktionalitet för genvägar, som kallas favoriter. Man navigerar sig fram till den rapport man är intresserad av och klickar sedan på menyn Favoriter i det övre mörkblå fältet, och sedan Lägg till i favoriter. Figur 8: Att lägga till favoriter. En genväg till rapporten hamnar då bland de andra favoriterna, och man kommer åt dem genom att klicka på Favoriter-menyn igen. 8

51 51 Om man vill ta bort eller flytta runt sina favoriter kan man välja Favoriter -> Hantera favoriter. Figur 9: Hantera favoriter. 9

52 Favoriter och bokmärken i webbläsaren Det går också att spara genvägar till rapporter som bokmärken/favoriter i webbläsaren. (I Internet Explorer heter det favoriter och i Firefox, Chrome och Safari heter det bokmärken.) Man ska då se till att använda länkar som är av rätt slag: 1. Klicka på den lilla meny-symbolen bredvid frågetecknet högt upp till höger. 2. Välj Skapa bokmärkeslänk (se Figur 10). Texten i webbläsarens adressfält justeras nu, och en gul text dyker upp under flikraden, ovanför sökvillkoren. 3. Lägg sedan till ett nytt bokmärke/favorit i webbläsaren på vanligt sätt. (I Chrome väljer man Bokmärken och Skapa bokmärke för den här sidan. Figur 10: Skapa bokmärkeslänk Skicka en länk till någon annan Om man vill skicka en länk till en rapport till någon annan person, t.ex. i ett mejl, så gör man på samma sätt som när man skapar bokmärken i webbläsaren: 1. Klicka på den lilla meny-symbolen bredvid frågetecknet högt upp till höger. 2. Välj Skapa bokmärkeslänk (se Figur 10). Texten i webbläsarens adressfält justeras nu, och en gul text dyker upp under flikraden, ovanför sökvillkoren. 3. Kopiera texten i webbläsarens adressfält och klistra in den i ditt mejl. 10

53 53 4. Att ställa in rapporten Så fort man väljer en rapport så körs den mot databasen med förvalda inställningar. I de flesta fall vill man ändra dessa. 4.1 Sökvillkor Sökvillkoren innebär begränsningar av vad som ingår i rapporten, t.ex. att bara en viss fakultet eller institution ska ingå Obligatoriska värden Vissa sökvillkor är obligatoriska. De markeras med en asterisk Att söka bland valbara värden I vissa sökvillkor kan man välja värden från en lista, och ibland är den listan väldigt lång. Då kan man välja att söka bland värdena istället. Figur 11: Att söka efter värden till ett sökvillkor. 11

54 54 I den dialogruta man då möter söker man först bland tillgängliga värden, och flyttar sedan över de man önskar i rutan Valda. När man har flyttat över de värden man vill ha så klickar man på OK; se Figur 12. Figur 12: Sökdialog för värden till sökvillkor. Här har användaren ändrat sökningen från Startar till Innehåller, avmarkerat Matcha gemener/versaler och angivit kem som sökord. Resultatet är alla tillgängliga värden som innehåller strängen kem. Användaren har flyttat över ett värde till rutan Valda. Observera att denna sökning är känslig för stora och små bokstäver, om man inte avmarkerar rutan Matcha gemener/versaler och att den bara söker efter värden som börjar med de angivna tecknen, om man inte ändrar Startar till Innehåller Återgå till standardvärden Om man vill återgå till de ursprungliga, förvalda sökvillkorsinställningarna kan man klicka på knappen Återställ och sedan Återställ standardvärden. 12

55 Varianter Vissa rapporter kan vissas i flera varianter. Man väljer bland dessa med rullgardinsmenyer (drop down-menyer) som finns ovanför resultattabellen, men inte bland sökvillkoren. Figur 13: Att välja varianter av samma rapport. 4.3 Drilla/borra I många rapporter är vissa fält i resultattabellen blåmarkerade Det betyder att man kan drilla/borra sig vidare för att se rader/värden som ingår i den aktuella posten. Som exempel tar vi en ekonomirapport, Verksamhetsgrupp i gruppen Resultaträkning. Rapporten visar intäkter och kostnader fördelat på några breda kategorier. En av intäktskategorierna är Anslag, som är blåmarkerad (se Figur 14). 13

56 56 Figur 14: Rapporten Resultaträkning -> Verksamhetsgrupp. Intäktskategorin Anslag är blåmarkerad. Om man klickar på Anslag tas man till en variant av resultaträkningstabellen, som enbart visar intäkter av anslag fördelat på respektive konto. Figur 15: Rapporten Resultaträkning -> Verksamhetsgrupp, drillat på Anslag. 14

57 57 I vissa fall kan man drilla på olika parametrar. Ett exempel kan hämtas en personalrapport, Aktuella uppgifter -> Anställningar per organisation, och visas i Figur 16. Figur 16: Drillning (borrning) med alternativa parametrar. Här har användaren klickat på personnumret för att drilla vidare, och möts då av en lista med parametrar som drillningen kan göras på. 4.4 Ändra kolumner Om man håller muspekaren över en kolumnrubrik så dyker det upp ett litet, grått prickat fält. Genom att högerklicka på det får man ett antal val; se Figur 17. Man kan flytta kolumner, ta bort eller dölja dem. Det går att lägga till delsummor, och man kan lägga till andra kolumner. Det bästa sättet att lära sig detta är att testa sig fram! Figur 17: Meny med val för att flytta och ändra kolumner. Nedan visas först Resultaträkning -> Verksamhetsgrupp som den ser ut från början (Figur 18), och sedan som den ser ut efter några modifieringar (Figur 19). 15

58 58 Figur 18: Rapporten Resultaträkning -> Verksamhetsgrupp utan modifieringar. Figur 19: Rapporten Resultaträkning -> Verksamhetsgrupp efter några modifieringar. Kolumnen Summeringsnivå 2 har exkluderats, och kolumnen Institution har lagts till och flyttats längst till vänster. Kolumnen Fakultet har också lagts till och placerats ovanför tabellen, vilket resulterar i separata tabeller för varje fakultet. 4.5 Återställa ändringar Om man har gjort många ändringar och vill återgå till rapportens ursprungliga utseende, så klickar man på menysymbolen högt upp till höger och väljer Rensa min anpassning. 16

59 59 5. Att spara ändringar och inställningar 5.1 Anpassningar Om man har gjort förändringar i en rapports kolumner och vill spara de förändringarna så ska man spara en anpassning. Anpassningar kan innehålla både sökvillkor och kolumnförändringar. I Figur 1 visas rapporten Resultaträkning -> Verksamhetsgrupp, efter vissa förändringar. Bland sökvillkoren har Fakultet sats till 11 Humanistiska fakulteten, och Beloppsformat har ändrats från kr till tkr. I själva tabellen har kolumnen Summeringsnivå 2 tagits bort, och kolumnen Institution har lagts till. Figur 20: Rapporten Resultaträkning -> Verksamhetsgrupp efter några justeringar. Alla de förändringar som gjorts av rapporten kan sparas som en anpassning: 17

60 60 1. Klicka på menysymbolen högt upp till höger, bredvid frågetecknet, och sedan välja Spara aktuell anpassning Ange ett lämpligt namn på anpassningen i den dialog som öppnas: 3. Klicka OK. När en anpassning har sparats syns det ingen skillnad på skärmen, och man kan känna ett behov av att prova anpassningen: 4. Gå till någon annan sida, t.ex. Startsida. 5. Gå sedan tillbaka till den rapport som du skapat, i vårt fall Resultaträkning -> Verksamhetsgrupp. Den ser nu ut som den gjorde från början, utan anpassningar. 6. Klicka på menysymbolen högt upp till höger igen, och gå ned med muspekaren till Tillämpa anpassning och välj sedan den anpassning du nyss sparade. Figur 21: Att ta fram en sparad anpassning. 7. Rapporten uppdateras nu med de sökvillkor och kolumnförändringar du gjort tidigare. 18

61 Standardanpassningar ( spara anpassningar permanent ) Om man alltid (eller nästan alltid) vill se en rapport med vissa anpassningar så kan man spara dessa som en standardanpassning. Det betyder att den anpassningen automatiskt tillämpas varje gång man öppnar den rapporten. För att göra en anpassning till standardanpassning klickar man på den lilla menysymbolen högt upp till höger och väljer Redigera sparade anpassningar... I den dialogruta som öppnas väljer man den aktuella anpassningen och markerar den som Min standard. Figur 22: Gör en anpassning till standard. 19

62 62 6. Utskrift och export 6.1 Utskrift För att skriva ut rapporter klickar man på Skriv ut längst ned under rapporttabellen. Figur 23: Att skriva ut rapporter. När man klickar på utskriftslänken får man välja om man vill ha rapporten som Utskrivbar PDF eller Utskrivbar HTML. Oftast är det bäst att välja Utskrivbar PDF. (Man kan också skriva ut genom att klicka på menysymbolen uppe till höger, bredvid frågetecknet. och välja Skriv ut. Då skrivs även den övre rutan med sökvillkor ut. Sökvillkoren visas dock alltid under tabellen också, och det visas i utskrifterna.) Utskrift med Firefox I Firefox (kanske andra webbläsare också) finns det en inbyggd PDF-läsare som visar upp den skapade PDF-filen direkt i webbläsaren. Det kan ibland orsaka problem, och då är det bättre att ändra webbläsarens inställningar så att PDF-filer öppnas i t.ex. Adobe Reader. På Macintosh: 1. Starta Firefox. 2. Klicka på Firefox högst upp till vänster på skärmen och välj Inställningar Välj sektionen Program. 4. Skriv pdf i sökrutan. 5. Välj den rad som har Portable Document Format (PDF) som Typ av innehåll, och ändra Åtgärd från Förhandsgranska i Firefox till Använd Preview (Standard). 6. Stäng inställningspanelen igen. 20

63 63 På Windows: 1. Starta Firefox. 2. Öppna inställningspanelen. Det kan göras på olika sätt, t.ex. genom att klicka på Verktygsmenyn och välja Alternativ Välj sektionen Program. 4. Skriv pdf i sökrutan. 5. Välj den rad som har Portable Document Format (PDF) som Typ av innehåll, och ändra Åtgärd från Förhandsgranska i Firefox till Använd Adobe Acrobat (Standard) Stäng inställningspanelen igen. 6.2 Export Rapporter kan exporteras till olika format. Figur 24: Exportera en rapport. Export till PDF, Excel 2007+, Powerpoint 2007+, CSV-format, Tabbavgränsat format och XML-format har verifierats. De s.k. dataformaten CSV, Tabb och XML resulterar i filer som innehåller alla de underliggande raderna för rapporten, och inte bara de aggregerade rader som visas i rapporten. 1 Du kan prova med Använd Adobe Acrobat (in Firefox). Det är mer osäkert hur väl det fungerar. 21

64 64 UTDATAUTBILDNING ÖVNINGSUPPGIFTER DATALAGRET Ekonomirapporter Ekonomienheten

65 65 Övningsuppgifter 1 a) Vilken Summa intäkter redovisar Företagsekonomiska institutionen (222) per ? b) Hur stora är intäkterna för verksamhetsgrupp per ? 2 a) Hur stora är intäkterna för uppdragsutbildning för ansvar 2220 per ? b) Vilka kunder (motparter) har institutionen sålt uppdragsutbildning till? c) Visa samtliga konton i analysen. d) Skapa en delsumma för Summeringsnivå 2 3 a) Ta fram en Projektrapport Saldo över alla verksamheter för år 2014 för institutionen för geovetenskaper (ansvar 3020) b) Inkludera kolumn Projektstart och lägg kolumnen till vänster om projektslut c) Spara anpassningarna d) Gå tillbaka till startsidan och välj rapport Projektrapport Saldo igen. Hämta fram anpassningen e) Gör anpassningen till standard för valet Projektrapport Saldo f) Filtrera rapporten för Huvudprojekt HP MV gemensamt g) Ta bort anpassningen 4 a) Ta fram en projektrapport flerårig tom år 2014 för ansvar 3020 och verksamhet Analysen ska vara i tusentals kronor. b) Spara den anpassade fleråriga projektrapporten som favorit (14) 2

66 66 1 a) Vilken Summa intäkter redovisar Företagsekonomiska institutionen (222)? Välj infopanel Resultaträkning Verksamhetsgrupper. Justera sökvillkoren enligt; År 2014, månad tom juni samt Institution Företagsekonomiska institutionen (222). Summa intäkter för institutionen är kr. (14) 3

67 67 1 b) Hur stora är intäkterna för verksamhetsgrupp per ? Filtrera resultatet via Sökvillkoren. Välj Verksamhetsgrupp V10-V13 Anslag. Tryck sedan Använd. Intäkterna för verksamhetsgrupp är kr. (14) 4

68 68 2 a) Hur stora är intäkterna för uppdragsutbildning för ansvar 2220 per ? Välj ansvar 2220 i listan Ansvar. Ta bort villkoret för verksamhetsgrupp och verksamhet. Klicka på Använd. Klicka på Uppdrag i resultaträkningen Intäkterna för uppdragsutbildningen är kr. (14) 5

69 69 2 b) Vilka kunder (motparter) har institutionen sålt uppdragsutbildning till? Klicka på beloppet för uppdragsutbildning och verksamhetsgrupp V18-V19 Avg/Uppdr. Klicka på Visa transaktioner. Motparterna är Folkuniversitetet Göteborg samt GU School of executive education AB. 2 c) Visa samtliga konton i analysen. Klicka på tillbaka för att komma till Verksamhetsgrupper Klicka på rubrikraden (Summeringsnivå 2). Samtliga konton med utfall i resultaträkningen visas. (14) 6

70 70 2 d) Skapa en delsumma för Summeringsnivå 2 Högerklicka på rubrikraden Summeringsnivå 2. Markera Visa delsumma och Efter-värden. (14) 7

71 71 3 a) Ta fram en Projektrapport Saldo över alla verksamheter för år 2014 för institutionen för geovetenskaper (ansvar 3020) Välj infopanel Projektuppföljning Projektrapport Saldo. Byt till år 2014, ta bort standardansvar och fyll i ansvar Klicka på Använd. 3 b) Inkludera kolumn Projektstart och lägg kolumnen till vänster om projektslut Ställ markören ovanför en kolumn, till exempel Projektslut, så att ett fält med små prickar visas, högerklicka, markera Inkludera kolumn och välj sedan Projektstart. (14) 8

72 72 För att flytta en kolumn, ställ markören ovanför aktuell kolumn så att fältet med små prickar visas, högerklicka, markera Flytta och välj sedan Vänster. 3 c) Spara anpassningarna För att spara anpassningen gå till symbolen Sidalternativ som finns uppe i höger hörn, till vänster om frågetecknet. Klicka på den och välj alternativ Spara aktuell anpassning. Döp anpassningen och klicka OK. Klart! (14) 9

73 73 3 d) Gå tillbaka till startsidan och välj rapport Projektrapport Saldo igen. Hämta fram anpassningen Gå till symbolen Sidalternativ som finns uppe i höger hörn, till vänster om frågetecknet. Klicka på den och välj alternativ Tillämpa sparad anpassning. Välj önskat alternativ. Rapporten körs nu med sparad anpassning. 3 e) Gör anpassningen till standard för valet Projektrapport Saldo Välj alternativ Redigera sparade anpassningar under Sidalternativ. Markera aktuell rad och klicka i Min standard på raden. Klicka OK. Denna anpassning kommer nu att köras med automatik varje gång Projektuppföljning Saldo väljs. (14) 10

74 74 3 f) Filtrera rapporten för Huvudprojekt HP MV gemensamt Välj Projektuppföljning Saldo. Välj Huvudprojekt HP MV gemensamt och klicka på Använd. (14) 11

75 75 3 g) Ta bort anpassningen Välj alternativ Redigera sparade anpassningar under Sidalternativ. Markera den anpassning som ska tas bort och klicka på det röda krysset. (14) 12

76 76 4 a) Ta fram en projektrapport flerårig tom år 2014 för verksamhet Analysen ska vara i tusentals kronor. 4 b) Spara den anpassade fleråriga projektrapporten som favorit Spara först sökvillkoren som anpassning och som standard. För att spara anpassningen gå till symbolen Sidalternativ som finns uppe i höger hörn, till vänster om frågetecknet. Klicka på den och välj alternativ Spara aktuell anpassning. Döp anpassningen och klicka i Gör detta till min standard för den här sidan. Klicka OK. (14) 13

77 77 Gå sedan till Favoriter i menyraden och Klicka på Lägg till i favoriter. Gå tillbaka till Startsidan och välj frågan via Favoriter. (14) 14