Budget & Prognosportalen

Transkript

1 Budget & Prognosportalen Handledning för budgetansvariga 1

2 Innehållsförteckning Portalens grundfunktioner... 4 Bilder i Budget & prognosportalen... 6 Statusöppning, byte av status/stängning av budget... 8 Definition av olika begrepp Nästa lägre nivå Lägga in budgetvärden Rekommenderad nivå Spara Knappar och symboler Tool-tips Urval i objektsfälten Bildanpassningar Bildnavigering Exportera till Excel Importera från Excel Ångra-knappen Stryk eget Felmeddelanden årsbudget Exempel på hur du infogar nya verksamheter Exempel på hur du infogar nya projekt Låsa budget Personliga bilder Exempel på bilder med olika innehåll Budgetering Arbetsgång vid budgetering Intäkter Avskrivningar Budget avskrivningar steg Budget avskrivningar steg Budgetera personalkostnader Allmänt om personalbudget Personalbudget steg Personalbudget steg Lokalkostnader Allmänt Beräkna och budgetera kostn. för arbetsrum inom stödverksamheterna Budgetera kostnad för gemensamma lokaler Driftskostnader Allmänt Driftskostnader inom stödverksamheterna Drifts-och lokalkostnader inom kärnverksamheterna Finansiella kostnader Budgetera ännu ej beviljade externa projektmedel Gemensamma kostnader Budgetering av fasta belopp på stödverksamheterna Procentsatser för UGEM, FGEM och IGEM för kommande budgetår Budgetera gemensamma kostnader på projekt

3 8.4 Slutlig budgetering av GEM på stödverksamheterna 10, 20, 70, Procentsats per huvudfunktion Medfinansiering Periodisering av oförbrukade medel Nollställning av resultaträkning Att kontrollera innan budget stängs Prognos Prognos intäkter Prognos avskrivningar Prognos personalkostnader Prognos gemensamma lokalkostnader Prognos drifts- och lokalkostnader Prognos ännu ej beviljade projektmedel Prognos gemensamma kostnader Prognos medfinansiering Prognos periodisering oförbrukade medel Prognos nollställning av resultaträkning Bilagor Räkneexempel: en person med flera konteringar Budgetkoder Hantering av VLL-projekt, finansiär på Vh 23 i budget Framtagning av procentsatser för institutioner med Vh

4 Portalens grundfunktioner I portalen finns alla webbaserade Raindance-funktioner. Portalen har en inloggningsprocess, en meny, en verktygsrad och alla de andra grundläggande element ett program innehåller. Detta avsnitt presenterar portalens olika grundelement och hur man använder dem. Förutsättningar Raindance-portalen är anpassad för webbläsarna: Internet Explorer 6 och högre Mozilla 1.4 och högre De flesta funktioner kan köras i likvärdiga läsare, som Netscape 7.2 och Firefox Läsarfönstret får ha högst två verktygsrader om man vill slippa rullningslister. Funktionerna är anpassade för en skärmupplösning på 1024 x 768, eller högre. För att optimera visningen av bilderna bör tangenten F11 användas för att dölja web adressen i huvudet. Det går också i många bilder att dölja urvalet, vilket ger en större bildyta. Inloggning Starta webbläsaren och skriv in portaladressen (URL) i adressfältet. Har du sparat adressen som ett bokmärke går det lika bra att använda den möjligheten. Du måste alltid logga in för att använda portalen. Nedanstående inloggningsfönster visas. 4

5 Fältbeskrivning: Användare Lösenord Företag Användarens ID i Raindance. Användarens lösenord i Raindance. (Enhet/Företagsnummer. Lämnas blankt.) Knappar i fönstret: OK Klicka på OK för att logga på till Raindanceportalen. Skriv in det användarnamn och lösenord du har i Raindance. Klicka sedan på OK. Om portalen accepterar inloggningen visas din inkorg. Har lösenordet blivit för gammalt kommer portalen att automatiskt be dig om ett nytt. Ändra lösenord Gör på följande vis när du manuellt vill byta lösenord: Välj Min inkorg -> Mina inställningar -> Allmänt Byt lösenordet. 5

6 Menyn Första sidan man kommer till efter inloggningen är alltid Min inkorg (se bild nedan). I inkorgen hamnar fakturor, externa och interna, bokföringsordrar kort sagt: allt som sänts till dig för kontering eller attest. Detta beskrivs i separat manual. Budget & Prognos finns som egen flik. Menyn har två nivåer. Placera markören över ett inaktivt val så vecklas den andra nivån ut och ger en förhandsbild av vilka val som är möjliga. Alternativen i den andra nivån lyser upp, efter hand som du för markören över dem. Du måste klicka på ett alternativ för att aktivera det. Och det är först när du har gjort det, som menyn byter utseende och indikerar vilket alternativt som har valts Vilka menyval du ser styrs helt av vilka funktioner som är installerade i Raindance och vilken behörighet du har. Bilder i Budget & prognosportalen Denna manual beskriver verktyget i Raindance. Bilder och Rapporter beskrivs även i en separat Lathund. Kontakta budgetsamordaren vid din fakultet om du behöver råd och stöd under budgetprocessen. I Budget & Prognosportalen (PP) finns bilder uppbyggda där du kan registrera din budget, din prognos samt bilder för att titta på och analysera utfallet. Din behörighet styr vad du får se. Klicka på menyvalet Registrering & Avstämning. Första gången du startar PP måste du ange vilka startbilder som ska gälla för din användare. Detta gör du under fliken Registrering & Avstämning. Längst ner i bilden hittar du rubriken Personligt menyval. Välj en bild i rullisten vid Min budget och en vid Min prognos. Dessa val blir sedan ditt standardval nästa gång du loggar in och menyvalen Min budget och Min prognos blir synliga. Du kan när som helst ändra dessa val. 6

7 För att komma till en startbild väljer du antingen fliken Min budget eller Min prognos. Du kan också välja i fliken Registrering & Avstämning genom att välja i rullisten vid Senast använda, i övre delen av bilden. Det finns tre olika typer av bilder 1) Budgetbilder där budgetvärden kan sparas (inmatningsbild) 2) Prognosbilder där prognosvärden kan sparas (inmatningsbild) 3) Visningsbilder där inga värden kan sparas (hämta och analysera utfall) Det finns utfallsvärden (hämtade ur Raindance), budgetvärden (matas in och sparas) samt prognosvärden (matas in och sparas). Budgeten läggs en gång och låses sedan. Därefter används prognoskolumnerna, där kan du ange förändringar som du får vetskap om efter att budgeten har beslutats. Både budgeten och prognosen görs per helår. Prognosen ska göras två gånger per år och kan, om så önskas, även göras en tredje gång. Alla värden visas i tusentals kronor, men kan ändras av användaren. 7

8 Statusöppning, byte av status/stängning av budget För att kunna registrera budget på din institution/enhet krävs att budgeten har status öppen. Välj bilden B10 Budget Orgenhet genom att klicka på den blå texten. Den/de org enheter som du är behörig att se visas i en lista. Du kan också se vilken status som budgeten har. Följande status används. Grå = ej öppnad Grön = öppen Gul = låst Röd = Stängd Det finns också ett anteckningsfält där du kan skriva in övergripande uppgifter för budgeten. För att ändra status till öppen klickar du på den grå statussymbolen och svarar ok på frågan om att bekräfta öppning. Symbolen för status byter färg till grönt. Du kan nu börja registrera budgetvärden. Klicka på org. enheten. För prognosvärden används status för att stänga prognosperioder under året och du kan registrera värden när du har öppnat status för respektive prognosperiod. 8

9 När budgeten är klar klickar institutionen/administratören på statussymbolen och ändrar till Gul. Det betyder att man har lämnat in sin budget. Budgeten granskas av budgetsamordnare som när detta är klart ändrar status till Röd. När statusen är Röd kan perioden stängas i Raindance. Inga ändringar kan nu göras i budgeten. Prognosen öppnas. Nedan beskrivs vilka roller som finns i budgetprocessen i Raindance. 9

10 Definition av olika begrepp Med begreppet BUDGET menas den helårsbudget som görs i samband med budgetarbetet och som lämnas in till fakulteten. Värden som matas in ska avse hela året. Budgetvärden ändras inte under året. Istället används Prognos för att visa de förändringar som uppstår. Nästa lägre nivå Alla blå texter eller siffror har en lägre nivå, t ex kan du genom att klicka på Bukod komma ner till kontonivå. På samtliga utfallsvärden som visas med blå text, är det möjligt att se vilka transaktioner som värdet består av. Detta gör du genom att klicka på utfallsvärdet. Undvik dock att klicka ner på lönetransaktioner, eftersom detta inte ger någon ytterligare information och består av många transaktioner. Vill du kontrollera lönetransaktioner görs detta med fördel i lönesystemet. Det är också möjligt att se transaktioner för inmatade budget- och prognosvärden. Det går också att på kostnaderna se den ursprungliga elektroniska fakturan om det finns en sådan kopplad till kostnaden. Även budgetvärden är klickbara när de är sparade. Du ser när och av vem värdet sparades. Lägga in budgetvärden Rekommenderad nivå När du ska lägga in budgetvärden rekommenderar vi att du gör det på projektnivå. Då kan du enkelt följa upp utfallet mot budget. Genom att lägga budget på projektnivå kan du få en summering på verksamhet och även på totalt nivå för hela den organisatoriska enheten (ORG). Lägsta möjliga budgeteringsnivå är projekt, aktivitet och konto. Du kan göra budget för alla verksamheter i samma bild, men då får du använda rullningslisten till höger för att se hela bilden (se stycket om bildanpassningar). Det finns flera olika sätt att lägga in budgetvärden. Du kan mata in manuellt, du kan beräkna utifrån andra kolumner och du kan exportera till excel och läsa in. Välj den bild som du vill använda för budgetering. Det finns särskilda bilder för olika typer av kostnader. Bilden för budgetering på övergripande nivå är B10 Budget Org enh. Den ska normalt sätt inte användas för att registrera budget för en organisatorisk enhet. Vi rekommenderar istället att budget görs på projektnivå och då väljer du bilden B20 Budget projekt. Om du endast gör en budget för hela institutionen och inte en budget för varje orgnr, väljer du den första org enheten och matar in värden där. Skriv i ditt Org nr eller välj en av bilderna genom att klicka på den blå texten. I första läget visas endast budgetnivåer med utfallsrader, men det går att lägga till rader under knappen Infoga. Om du matar in värden per bukod (budgetkod) sparas värdet på första kontot i kontogruppen. Du kan också välja att växla bild, via genom att klicka på Nästa: Budget ORG-VH-KK2. Då kan du mata in värden per kontoklass. Vill du budgetera per konto klickar du på en budgetkod så visas den lägre nivån. 10

11 11

12 Öppna för inmatning av budgetvärden När du valt nivå för var du vill budgetera öppnar du budgetkolumnen för inmatning genom att klicka på knappen Ändra. Om du inte har knappen Ändra utan endast knappen Simulera, betyder det att du inte har öppnat dvs. ändrat status till öppen eller att budgeten är stängd. Följande knappar visas längst ner på bilden och budgetkolumnen öppnas för inmatning. Du kan nu skriva in värden eller använda de olika beräkningsfunktionerna. Intäkter matas in utan tecken och kostnader matas in med minus-tecken (-). Knappen Fördela. används när du vill beräkna budgetvärdet utifrån en annan kolumn t ex föregående års utfall. Det finns två sätt att fördela, antingen via % - beräkning eller genom att fördela radsumma. %-Beräkna används när du vill beräkna budgeten som en procent av ursprungsvärdet i en annan kolumn. T ex plus eller minus 2 % av föregående års utfall. Resultatet av beräkningen läggs i budgetkolumnen. Inget procenttecken ska fyllas i. Fördela radsumma används när du har en totalsumma som ska fördelas på alla eller några rader enligt en annan kolumn. Summan ska anges i hela kronor (ej tusental). T ex när du har en summa som ska fördelas på flera verksamheter inom en budgetkod. När du gjort ditt val klickar du på och då läggs beräknade värden in i budgetkolumnen markerade med grönt. Dessa går att justera manuellt. 12

13 Knappen Till excel används när du vill överföra den bild som visas till excel. Där kan du lägga in budgetvärden som sedan markeras och klistras in. Detta beskrivs under rubriken export till excel. Spara Spara de ifyllda budgetvärdena. När budgeten sparas läggs den in på den lägsta nivå som har angetts och då på det första kontot i kontogruppen/budgetkodsgruppen. Om du vill kan du budgetera ända ner till kontonivå. Om du vill jobba med olika delar av budgeten sparar du mellan varje moment. Då kan du också ångra det sista du gjort med Ångra-knappen. Du kan också spara genom att trycka enter. För att förflytta dig mellan olika rader/kolumner kan du använda tab-tangenten. Knappar och symboler Öppnar budgetfälten för aktuellt år Avbryter utan att spara Sparar ifyllda värden i kolumnen Beräknar summor och totaler när du fyllt i nya värden Används när du vill lägga till ett konto eller budgetkod som inte finns sedan tidigare. Om inget utfall finns visas inte raden. Tänk på att vissa kombinationer av verksamhet och budgetkod inte är tillåtna. Vid val av felaktiga kombinationer visas ett felmeddelande när du ska spara. För att kunna infoga en rad måste ett värde fyllas i t ex 1. 13

14 Du kan simulera värden, men inte spara dem. Status är ej öppnad eller låst. Exportera visad bild till excel. Skriv ut visad bild Klipp in data från klippbordet används när du vill klistra in värden som du ändrat i excel och markerat samt kopierat. Vid kopiering måste kolumnrubriken finnas med i markeringen annars fungerar inte överföringen. Detta beskrivs under rubriken import från excel. Lägg till fält används för att lägga till nya fält t ex konto i en bild Spara din egen bild med eget urval Länk till manual eller anvisning Klicka på rutan för att spara dina personliga val. Dessa finns kvar nästa gång du väljer bilden. Om du har sparat ett urval syns detta med ett rött kryss. För att ta bort ett sparat urval klicka på rutan igen. Gå tillbaka till startbilden. Ångra det senast sparade budgetvärdet. Knappen visas bara när det är möjligt att ångra. Anteckningsknappar finns på olika nivåer och där kan du lägga in text (max 120 tecken). Vid överföring till excel syns värdet i knappen. Om en anteckning har fyllts i syns detta genom att knappen visas som röd. Tool-tips I de flesta bilder finns verktygstips s k tooltips. Genom att föra markören över en blå text visas en liten ruta med hjälptext eller förklarande text. Detta återfinns i kolumnhuvuden och i namn på bilder. 14

15 Urval i objektsfälten Om du vill göra urval på enskilda objekt anger du ett kommatecken (,) som avskiljare mellan de valda objekten. Intervall kan väljas genom att ange bindestreck (-). Om du anger stjärna (*) får du alla projekt. Stjärna kan användas om du vill ange projekt som börjar med vissa siffror. Om du anger brädgård (#) får du alla utom ett angivet intervall. Blankt i ett fält ger alla som inte har kontering i det valda fältet. Semikolon (;) betyder till och med. Du kan inte kombinera olika urvalssätt. Exempel Objektsfält Visar * VH Alla verksamheter blank VH Alla konteringar utan VH 1* VH Alla verksamheter inom GU, 10, 11, 12, 13, 14 11,21 VH Anslagsfinansierad verksamhet 11 och VH Alla verksamheter från 11 t o m 13 dvs 11, 12, * Projekt Alla projekt inom projektgruppen 00 #11 VH Alla verksamheter utom verksamhet 11 #11,12 VH Alla verksamheter utom verksamhet 11 och 12 11;13 VH Alla verksamheter från 11 t o m 13 dvs 11, 12, 13 Bildanpassningar Om rutan för Sidor är ifylld får du sidbrytning i bilden Om rutan för Sidor inte är ifylld får du en rullningslist för hela urvalet. Detta val gör att bilden tar längre tid att ladda in. Flera Delsummor kan väljas i rullningslisten beroende på antal objekt som finns synliga i bilden. Om du väljer 1 summeras den första och väljer du 2 summeras de två första. Delsumman visas nedanför varje objektskod t ex verksamhet och projekt. totalt. Om rutan för Nollrader är ifylld får du alla värden även om de är noll Bildnavigering Om du vill backa till föregående bild klicka på den blå texten längst upp till vänster. Du kan också gå till nästa bild genom att klicka på den blå texten. 15

16 Exportera till Excel Om du vill överföra den bild som visas till Excel klickar du på knappen Exportera rapporten till Excel. Där kan du lägga in budgetvärden som sedan markeras och klistras in. Innan du exporterar första gången måste du göra en inställning under verktyg i webbläsaren (internetalternativ, säkerhet, lokalt intranet) så att portalens webbadress är en godkänd plats. Om du inte gjort detta fungerar inte överföringen. OBS! Fältet Nollrader ska vara förbockat Importera från Excel I Budget & Prognos finns möjlighet att importera värden från excel. Om du har exporterat en budgetbild till excel och sedan gör beräkningar i excel, kan du importera de nya värdena som budgetvärden. För att importen ska fungera måste samma kolumnindelning finnas i importfilen som i exportfilen. Enklast är att exportera en bild, redigera denna utan att ändra kolumnindelning och sedan importera. I det följande beskrivs detta steg för steg. 1) Gå in i den bild du önskar använda 2) Fältet Nollrader ska vara förbockat 3) Klicka på knappen för ändra för att öppna budgetkolumnen 4) Exportera vald bild genom att klicka på knappen excel 5) Öppna filen när denna ruta visas Om rutan inte kommer upp innebär det att du måste ändra säkerhetsinställningarna så att export kan tillåtas från denna adress till din dator. Kontakta din datoransvarige eller ändra inställningar i webbläsaren (se separata anvisningar). Du blir utslängd ur systemet och får logga in igen. 5) Excel öppnar filen. Ändra innehållet i kolumnen för budget. Den gula färgen visar vilken kolumn som är möjlig att ändra. 3) Gör dina ändringar och markera kolumnen och kopiera med hjälp av CTRL+C. Det är viktigt att kolumnrubriken är markerad och att inga nya rader har lagts till. Raderna får inte vara blanka utan måste innehålla ett värde t ex 0. 16

17 4) Gå tillbaka PP. 5) Klistra in med hjälp av knappen. 6) Om du är nöjd med ifyllda värden, sparar du, annars avbryt utan att spara. Samma förfarande kan användas för prognosbilderna. De kolumner som är ändringsbara kan fyllas på detta sätt. Ångra-knappen Du kan ångra det senast sparade budgetvärdet genom att klicka på pilen. Den visas bara om det är möjligt att ångra. Stryk eget Du kan stryka egna, ej definitivsatta rader, d v s det du matat in, om inte budgeten är stängd. Klicka på menyvalet Stryk eget. Fyll i budgetår samt vertyp budgp. Klicka på ok. Det är möjligt att stryka på en viss verksamhet eller en viss org enh. Använd denna funktion bara när du är helt säker på att du vill stryka. Strukna värden kan inte återskapas. 17

18 Felmeddelanden Om du får ett felmeddelande när du försöker spara budget kan det bero på att projektet du försöker spara på har passivsatts. Då går det inte att registrera budget på det. Detta visas med röda markeringar i bilden. En annan orsak kan vara att du använder ett konto i kombination med en verksamhet som inte är tillåten, t ex ett intäktskonto för uppdrag på ett projekt som är ett bidrag eller en felaktig verksamhet på ett projekt. Genom att klicka på den blå rubriktexten kan du t ex se vilka projekt, konton, m fl som finns upplagda och går att välja. Uppdatering sker löpande under dagen men om något gått fel kan följande meddelande visas. Meddelandet anger när senaste uppdatering av utfall gjordes. 3-årsbudget I bilden B10 Budget Org enh är det är möjligt att lägga in 3-årsbudget på övergripande nivå, org enh samt verksamhet. Om du vill lägga treårsbudget väljer du Budget 2016 eller Budget 2017 under Värden i bildens övre del. Då öppnas fler budgetkolumner och du kan använda dessa. Innan du kan mata in värden måste du ändra status. Om du inte ändrar status syns bara knappen simulera och du kan inte ändra. Du gör budget för ett år i taget. Om du vill göra personalbudget för ett år framåt väljer du det i bilden i steg 1. Du måste också välja det i steg 2 för att kunna spara, eftersom aktuellt år föreslås av systemet. Om du har lagt in budget på övergripande nivå måste du ta bort den innan du börjar budgetera på detaljnivå nästa år. 18

19 Exempel på hur du infogar nya verksamheter För att infoga verksamheter som det inte är bokfört på tidigare, t ex 10 Stödverksamhet GU, används knappen. Så här gör du. Välj bilden B10. Öppna ändringsraderna i budgetkolumnen genom att klicka på knappen Ändra. Klicka därefter på knappen Infoga. En ny rad läggs in. Fyll i samtliga objektfält som visas i bilden för verksamhet (10) samt för budgetkod (t ex 410). Om du är osäker på vilka budgetkoder som finns kan du klicka på den blå texten i kolumnhuvudet BUKOD så får du en lista och kan välja budgetkod. Du måste fylla i alla objektfält som visas i bilden. Fyll i beloppet -1 i budgetfältet. Spara. Vid val av felaktiga kombinationer visas ett felmeddelande när du ska spara. Det går inte att infoga rader för ett annat urval än det du gjort i bilden. T ex om du begränsat verksamhet till 10 kan du inte lägga till rader för verksamhet 11. Upprepa detta för alla budgetkoder du vill budgetera på för verksamheten. Du kan också lägga till flera rader genom att ange en annan siffra bredvid knappen Infoga. T ex Infoga 3 ger tre nya rader. Om du önskar budgetera stödverksamheten på projektnivå öppnar du istället B20 och lägger till verksamheterna där. Även där ska samtliga objektfält som visas i bilden fyllas i. Du kan inte både infoga nya rader och ange budgetvärden på befintliga rader i samma moment. Börja med att infoga de rader du behöver och ange ett värde -1 i de nya raderna. Spara och budgetera därefter alla rader. Exempel på hur du infogar nya projekt Om du ska budgetera på ett projekt som inte har någon bokning under föregående år, måste projektet vara upplagt i Raindance. Du kan därefter göra på samma sätt som beskrivs i stycket ovan. Använd knappen Infoga. För att hitta igen projektet klicka på den blå texten i kolumnhuvudet PROJ. Låsa budget När du är klar med budgeten låser du den genom att klicka på den gröna statusrutan. Då får du en fråga om budgeten ska låsas och du svarar ok. Statusmarkering ändras till gul. Därefter kan den endast öppnas av någon med högre behörighet. När budgeten är stängd (status röd) kan den överföras till Raindance Classic i samband med periodskifte. När budgeten är låst ändras knappen Ändra till Simulera. Inga värden kan då sparas i budgetkolumnen. 19

20 Personliga bilder Spara egna bilder med eget urval Visningsbilder kan sparas med eget utseende gällande kolumner och urval. Du kan spara som egen bild, med hjälp av knappen Spara egen bild. Namnet på bilden ska vara ditt ORGNR samt din signatur och därefter valfritt namn. Spara inte för många bilder. Du kan välja att använda den egna bilden som din start visningsbild. Du kan också i rullisten för urval välja att bara se dina egna personliga startbilder. Skapa egen personlig bild Gör så här för att skapa en personlig bild: 1) Klicka på en standardbild t ex V10 Visning Budget Org enh och fyll i dina personliga val (Org, vh) 2) Lägg till kolumner 3) Redigera kolumner 4) Spara personlig bild Lägga till kolumner i bild Lägg till fält-knappen använder du när du ska lägga till en kolumn med t ex konto, projekt, projektgrupp, finansiär eller status. Om du klickar på knappen visas en urvalsbild. Klicka på objektet du vill ha med och tryck på. Flera kolumner kan läggas till. Genom att klicka på trädstrukturen kan du även nå objekt som är kopplade till andra t ex projektgrupp som är kopplad till projekt. I rutan för Ledtext/Rubrik skriver du det som kommer att visas i kolumnrubriken i bilden. 20

21 Redigera kolumner i en bild Du kan ändra var kolumnen visas i bilden genom att högerklicka på musknappen när pekaren står på kolumntexten. Då visas ett antal alternativ. Det går att dölja benämning, dölja kolumn, flytta kolumn eller stryka kolumn. Den kolumn som flyttas först (längst till vänster är den som kommer att summeras i delsumman). På detta sätt kan du själv designa din bild. Bilden kan sedan sparas som en personlig bild. 21

22 Spara egen personlig bild Du kan spara din egen personliga bild, med egna urval och utseende genom att klicka på Spara knappen. Namnet på bilden ska vara orgnr samt användarkod. Grupperingen avgör i vilken flik på bildskärmen bilden kommer att hamna. Egna bilder ska ALLTID sparas med gruppering Egna bilder. Alla bilder som inte är sparade med detta format och som personlig mall, kommer att tas bort av systemadministratören. Stryka egen personlig bild 22

23 Om du har sparat en personlig bild kan du stryka den genom att klicka på pennan längst till höger. Du får då upp ovanstående ruta. Klicka på knappen Stryk. En strykning av bild kan inte återfås. Glöm inte att stryka bilder som inte längre används. Exempel på bilder med olika innehåll Summeringsbild totalt på en Org enhet Välj bilden V10 Visning Budget Orgenhet som grund. Välj din org.enhet och Vh*. Högerklicka på musknappen när du pekar på texten VH i kolumnhuvudet. Klicka på dölj/visa kolumn i rullisten. Om du vill visa VH-kolumnen igen för du pekaren på texten VH i urvalet och högerklickar på musen så visas rullisten och du kan visa kolumnen igen. Bild med balansräkningskonton Välj bilden V10 Visning Budget Orgenhet som grund. Välj din org.enhet och ändra urvalet i Bukod till Dölj kolumnen VH genom att högerklicka på texten VH i kolumnhuvudet och välj dölj kolumn. Bild med intäkter och kostnader på en projektgrupp Välj bild V20B Visning Budget Projekt som grund. Välj org.enhet och ett projekt med det första sex siffrorna (dvs projektgrupp) samt därefter *. T ex *. Se bild nästa sida. 23

24 Klicka på symbolen för lägg till fält. Klicka upp trädstrukturen för KTO. Klicka på BU. Klicka på knappen för Lägg till. Högerklicka på kolumnrubriken Bukod. Flytta kolumnen först. Högerklicka på kolumnrubriken BU. Flytta kolumnen först. Det är också möjligt att dölja kolumnen projekt. 24

25 Bild för uppföljning av gemensamma kostnader Uppföljning IGEM: Välj bild V20B Visning Budget Projekt som grund. Välj din org.enhet, Vh 20 (eller den stödverksamhet du vill följa upp) och Proj *. För att följa upp de institutionsgemensamma kostnaderna väljer du också följande bukoder: 410, 490, 510, 520, 549, 590, 690. I bilden ser du i vilken utsträckning de institutionsgemensamma kostnaderna i Vh 20 täcks av det IGEM som debiterats på kärnverksamheterna 21, 22 och 23: S:a bukod 410,490,510,520,590,690: Bukod 549 Differens Tkr Tkr 255 Tkr Under året 201X fattas det 255 Tkr för att täcka de institutionsgemensamma kostnaderna. Det kan ha två orsaker: 1. Basen för VG2 har blivit lägre än budgeterad bas (den som procentsatserna beräknades på). 2. Kostnaderna för stödet har blivit högre än budgeterat. 25

26 Uppföljning av UGEM och FGEM UGEM och FGEM som triggas på kärnverksamheterna (i ovanstående exempel vh 21-23) motbokas på Vh 20 på budgetkoderna 547 och 548. Där bokförs också de fasta beloppen för UGEM och FGEM. Den differens som finns på budgetkod 547 respektive 548 talar om följande: Underskott: kostnaden för fasta beloppen överstiger de belopp som triggats på kärnverksamheterna. Det beror på att basen har blivit lägre än budgeterat. Överskott: kostnaden för fasta beloppen är lägre än de belopp som triggats på kärnverksamheterna. Det beror på att basen har varit högre än budgeterat. I ovanstående exempel får institutionen inte täckning för de fasta beloppen för UGEM och FGEM. Stödverksamheterna nollställs per automatik i början av varje år mot respektive huvudanslagsprojekt. Nollställningen utförs av. 26

27 Budgetering Här följer en praktisk beskrivning över arbetsgången och det arbetssätt som vi rekommenderar när du arbetar med budget. Du kan vända dig till budgetsamordnaren/controllern vid din fakultet för att få råd och stöd i ditt budgetarbete. I varje budgetavsnitt anges motsvarande bild som ska användas i prognosen inom parenteser. Arbetsgång vid budgetering Ta fram underlag för intäkter och kostnader som skall läggas in. Använd t ex utfall tidigare år, anslagstilldelning från fakulteten, besked om fasta belopp för gemensamma kostnader, lokalhyresunderlag, beslut om externa medel. Budgetering rekommenderas på projektnivå och budgetkodnivå för att få ut procentsats för gemensamma kostnader (GEM). Det är också möjligt att budgetera ner på kontonivå och aktivitet. I Budget & Prognos summeras lägre nivåer upp till högre nivåer. Vid budgetering på projektnivå summeras det till verksamhetsnivå. Tänk på att alltid arbeta med ett begränsat urval i bilden det gör processen säkrare och bilden går snabbare att ladda upp och spara. Följande avsnitt beskriver arbetsgång vid budgetering av: 1. Intäkter (anslag, bidrag, uppdrag, försäljning, finansiella intäkter) 2. Avskrivningar 3. Personalkostnader (lönekostnader samt övriga personalkostnader) 4. Lokalkostnader 5. Driftskostnader 6. Finansiella kostnader 7. Ännu ej beviljade projektmedel 8. Gemensamma kostnader 9. Medfinansiering 10. Periodisering 11. Nollställning av resultaträkning 12. Kontroller 13. Uppföljning 14. Prognos OBS! Kom ihåg att som första åtgärd öppna din budget! (ändra status i bild B10 Budget Org enh). 27

28 1. Intäkter Nedan följer en förteckning över de budgetkoder som du budgeterar värden på och exempel på underlag för dessa: 310 Anslag: Enligt resurstilldelning från fakultet Styrelsens strategiska resurs Kvalitetsmedel 320 Bidrag: Kontrakt från bidragsgivare 330 Uppdrag: Avtal från uppdragsgivare 340 Övriga försäljningsintäkter: Interna försäljningar, ex.vis lärartjänster 380 Finansiella intäkter Ränta på lån och likviditetsränta 390 Fördelade gemensamma intäkter Anslagstilldelning till förvaltningens enheter Välj bild: Urval: B20 Budget Projekt (P20 Prognos Projekt) ORG, Vh och Bukod Arbeta gärna med en Vh åt gången. Tänk på att alltid begränsa ditt urval när du arbetar. De värden du budgeterar som intäkter kan justeras under hela arbetet med budgeten fram till dess att du budgeterar periodisering av intäkter under punkt 10. Intäkter för ännu ej beviljade projektmedel beskrivs under punkt 7. Hur du hanterar bukod 315 Medfinansiering beskrivs under punkt 9. 28

29 2. Avskrivningar Simulering av avskrivningar för alla verksamheter måste vara gjord innan budgetering påbörjas. Detta görs av EA. Tidpunkt för simulering finns angivet i första bilden. 2.1 Budget avskrivningar steg 1 Välj bild: STEG 1 Budget AR avskrivningar (STEG 1 Prognos AR avskrivningar 2015 ) I den här bilden ska du ange HUV, huvudfunktion, för stödverksamheterna (10, 20, 70 och 90) enligt följande: Ledning s- respektive forskningsadministration Ekonomi- och personaladministration Infrastruktur och service Bibliotek Urval: ORG och Vh*0 - Klicka på Ändra-knappen - Fyll i värden i kolumnen för HUV - Spara Om det inte finns några värden i Steg 1 beror det på att det inte finns några anläggningar som har restvärden i anläggningsregistret inom stödverksamheterna. Nya anläggningar lägger du till i Steg 2. 29

30 2.2 Budget avskrivningar steg 2 Välj bild: STEG 2 Budget AR avskrivningar 2015 (STEG 2 Prognos AR avskrivningar ) I den här bilden ska du föra över värden från kolumnen Ar sim avskr till kolumnen Budget 201X Tkr för samtliga verksamheter. Urval: Vh * och PROJ *. Du kan om du vill välja en eller flera verksamheter eller projekt, beroende på vilket arbetssätt du föredrar Alt. 1: Alt. 2: För manuellt över beloppen från kolumnen Ar sim avskr till kolumnen Budget 201X Tkr Spara Välj Fördela Hämta från kolumn Ar sim avskr - Utför Spara - Lägg till avskrivningar som är definitivsatta/inköpta från det datum för simulering som finns angivet i bilden och fram till årets slut, ev. får du infoga rad och lägga till projekt - Lägg till avskrivningar för planerade inköp kommande budgetår, ev. får du infoga rad och lägga till projekt - Om en anläggning inom en stödverksamhet ska fördelas på flera HUV gör du det i den här bilden genom att markera det projekt som avses och infoga en ny rad - Kontrollera att alla Vh *0 har HUV ifyllt - Klicka på Räkna om, gör ev. justeringar, Spara Sparade värden förs över till bukod 690 på de projekt du registrerat avskrivningar när du sparar bilden. 30

31 3. Budgetera personalkostnader 3.1 Allmänt om personalbudget När du ska budgetera personalkostnaderna finns det en bild för lönekostnader Bild STEG 1 Personalbudget Den ska alltid användas för att budgetera i budgetkod 410. Uppgifterna i bilden har hämtats från Primula och visar de personer som fanns anställda vid uppdateringen och deras konteringsvärden. Börja med att ta fram underlag för vilka personer som ska vara anställda under det år du tänker budgetera för. Personalbudgeten görs i två steg. Bilden STEG 1 Personalbudget innehåller uppgifter från Primula och uppdateras en gång per år, med oktobervärden. När du klickar på knappen Ändra så öppnas vissa fält för redigering. De fält som ska fyllas i är: Korr lön Löneökn Omf man Antal mån Kolumnen Omf lön ska inte fyllas i utan hämtas från Primula och är låst. När du har fyllt i dina värden uppdaterar du bilden genom att först klicka på Räkna om. De rader som uppdaterats blir grönmarkerade och du kan göra en ytterligare kontroll att dina inmatade ändringar blivit korrekta. Klicka sedan på Spara, då beräknas kolumnerna Budget och Månlön inkl LKP. Om du är osäker på vilka befattningar som är giltiga kan du klicka på den blå texten Befattning i kolumnrubriken och se en lista på giltiga befattningar. Ändra aldrig i fältet Månlön inkl LKP (detta beräknas av systemet). Du kan inte lägga in samma konteringssträng mer än en gång per person eftersom det då inte blir en unik sträng som kan sparas. Du kan lägga en likadan rad men bara ändra t ex befattning, då går det att spara. Om du får felmeddelanden och röda rutor kan du föra pekaren över rutan och du får ett meddelande om orsak, t ex projektet finns ej upplagt. Nya personer kan läggas till genom att trycka på knappen Ändra och sedan Infoga rad. Helt nya personer som inte finns sedan tidigare vid universitetet, skrivs in som 101, 102, 103 osv. Du kan också hämta upp giltiga personer genom att klicka på den blå kolumntexten Person. För alla fält där kolumntexten är blå kan du klicka på den och se giltiga objekt. Du kan fylla i anteckningar per rad. Om du vill ta bort en person eller rad ska du alltid Räkna om och Spara innan du tar bort personer, annars sparas inte dina tidigare gjorda ändringar. Om du klickar på soptunnan tas personen bort direkt. Har du tagit bort en person av misstag kan du lägga till den personen igen, genom att skriva in personnummer eller välja in personen från listan i rubriken. 31

32 Det går att göra urval på t ex befattning, exempelvis om du vill se alla doktorander skriver du DORAND i urvalsfältet. Arvoden lägger du in i personalbudgeten med antingen en totalsumma för hela institutionen eller per person. Välj en befattningskod ur listan och konto Innan du går vidare till STEG 2 Personalbudget bör du kontrollera att ingen person har värde noll. Det gör du genom att högerklicka på rubriken i budgetkolumnen. Välj urval, sortering och skalning. Fyll i urval = 0. Kontrollera också att ingen person har mer än 100 % i omfattning. När du har fyllt i allt och har sparat din budget går du till STEG 2 Personalbudget Här ser du en summering per unik kombination av kontosträng. För att spara trycker du på Ändra och sedan på Räkna om och därefter Spara. När du sparar kontrolleras att du angett rätt verksamhet och det summeras på denna. Observera att ingen ändring syns i STEG 1. När du sparar förs värden över till din budget. Du kan uppdatera budgeten flera gånger om du börjar i STEG 1 varje gång. Tänk på att inte ändra budgeten för lönekostnader (konton 4011, 4012, 4021, 4022, 4023, 4025, 4031, 4035, 4036, 4037, 4041, 4042, 4047, 4048, 4061, 4141, 4142, 4148) direkt i t ex bilderna B10 eller B20. Då skriver du över de sparade värdena från STEG1 och STEG2. Ändra istället alltid i STEG1 och STEG2. Observera att du alltid ska spara en kopia i Excel av steg 1 personalbudget om du vill kunna se detaljerna per person, eftersom värdena ändras när du gör din personalprognos. 32

33 3.2 Personalbudget steg 1 Välj bilden: STEG 1 Personalbudget (STEG 1 Personalprognos 2015-) Tänk på att alltid begränsa ditt urval i personalbudgeten eftersom bilden då går snabbare att Räkna om och Spara. Vi rekommenderar att du börjar med stödverksamheterna (Vh 10, 20, 70 alt. 90) och att du arbetar med en stödverksamhet i taget. Fälten HUV: huvudfunktion per person och Rum m2: arbetsrummets yta per person, är obligatoriska inom stödverksamheterna. - Klicka på Ändra-knappen - Kontrollera att du har rätt personer i budgetbilden, du kan behöva lägga till alt. ta bort personer - Lägg till HUV och arbetsrummets lokalyta för varje person inom stödverksamheterna - Aktivitet är en frivillig uppgift, (kan ingå i befintlig kontering) - Övriga kolumner och uppgifter hanterar du enligt avsnittets inledning - Klicka på Räkna om och sedan Spara. Kom ihåg att spara ofta! OBS! Kontrollera att personerna inom alla *0-verksamheter har uppgifter om HUV och rumsyta ifyllda innan du går till STEG 2. När du är klar med dina ändringar klickar du på Räkna om och Spara. 33

34 Om du ska lägga budgetvärden på flera HUV för en och samma person som har samma kontering avseende Vh, projekt och konto får du ändra befattning för att systemet ska kunna spara. Vi rekommenderar att du väljer en befattningsbenämning som normalt inte förekommer på din institution, som kan indikera att det finns flera rader med samma kontering. Arbeta sedan vidare med att budgetera personalkostnader inom kärnverksamheterna (11-13, 21-23, 71, 91-97). För dessa verksamheter ska du inte ange HUV och rumsyta. För övrigt arbetar du på samma sätt. 3.3 Personalbudget steg 2 Välj bild: STEG 2 Personalbudget (STEG2 Personalprognos 2015-) För att föra över budgetvärden till din budget går du till flik STEG 2 Personalbudget Klicka på Ändra-knappen Räkna om Spara. OBS! Spara en kopia av din personalbudget i Excel. 34

35 4. Lokalkostnader 4.1 Allmänt I detta avsnitt beskrivs budgetering av de gemensamma lokalerna. För de verksamhetsspecifika lokalerna som inte är gemensamma, t ex forskarens rum eller laboratorier, ska budgering göras i bild B20 Budget Projekt. Det görs för verksamheterna 11, 12, 13, 14, 21, 22, 23, 71, 91 samt 97. Från och med 2015 ingår de gemensamma lokalkostnaderna i procentsatserna för de gemensamma kostnaderna och ska inte längre läggas till när du upprättar fullkostnadskalkyl och projektkalkyl. Det kan medföra att procentsatserna kan bli något högre än tidigare, men i stället säkerställs att kostnaderna både blir budgeterade och får täckning. Det är viktigt att du informerar berörda vid din institution om detta. OBS! Om du behöver göra om detta moment behöver du nollställa bukod 510 på dina stödverksamheter (ex.vis i bilden B20 alt P20)för att inte få dubbla värden. 4.2 Beräkna och budgetera kostnader för arbetsrum inom stödverksamheterna För att kunna budgetera de gemensamma lokalerna behöver du en förteckning över institutionens/enhetens gemensamma lokaler (ex. vis den förteckning som du gjorde i Beräkningsmall 2014) per m 2 för kommande budgetår. VIKTIGT! Att budgetera de gemensamma lokalerna förutsätter att du har budgeterat alla personalkostnader. Beräkningen av de gemensamma lokalkostnaderna baseras på antalet heltidsekvivalenter som du hämtar från din personalbudget. Välj bilden V65 Visning underlag gemensamma lokaler. Urval: ORG 35

36 Bilden visar antalet heltidsekvivalenter per verksamhetsgren. Antalet heltidsekvivalenter är en summering av kolumnen Omf man i STEG 1 Personalbudget. Du ska nu beräkna kostnaden för gemensamma lokaler per verksamhetsgren. Det kan du göra på två sätt: Alt. 1: Exportera bilden till Excel, se exempel nedan. Lägg till kolumn (D) för Kostn gem lokaler och beräkna lokalkostnad per verksamhetsgren. Använd ditt underlag för de gemensamma lokalkostnaderna där du har uppgift om den totala kostnaden för dessa (se röda pilen i bild, cell C2). Fördela lokalkostnaden per verksamhetsgren. Spara gärna underlaget. Förslag på formel som du kan lägga in i ditt Exceldokument: Andel heltidsekvivalenter per verksamhetsgren av totalt antal * lokalkostnad Alt. 2: Gör manuell beräkning av lokalkostnaden per verksamhetsgren. Du ska nu budgetera de beräknade lokalkostnaderna för arbetsrummen för personal inom stödverksamheterna. Välj bild: STEG 1 Budget Gem lokaler arbetsrum (STEG 1 Prognos Gem lokaler arbetsrum) 36

37 I bilden kan du se priset per m 2 inkl. kostnad för lokalvård (till höger om Status-markeringen). Värden i kolumnerna HUV, Vh, Proj, Person, Aktiv, Omf och Rum m2 är hämtade från Personalbudgeten. Systemet föreslår en beräknad lokalkostnad baserad på omfattning, lokalyta och kostnad per m 2. - Klicka på Ändra-knappen. - Klicka på Fördela-knappen: Uppdatera kolumn Budget Kto Hämta från kolumn Beräknad lokalkostnad - Klicka på knappen Räkna om. Gör ev. manuella justeringar, Spara. Kontrollera att HUV endast finns på stödverksamheterna. 37

38 Du ska nu föra över värden för baskonto 5013 från STEG 1 till budget på stödverksamheternas projekt. Välj bild: STEG 2 Gem lokaler- arbetsrum (STEG 2 Gem lokaler arbetsrum) - Klicka på Ändra-knappen - Klicka på Räkna om och Spara (se text i bilden till höger om sid-markering) Du har nu beräknat och budgeterat kostnaderna för arbetsrum för personal inom stödverksamheten. 38

39 4.3 Budgetera kostnad för gemensamma lokaler Välj bild: STEG 3 Gem lokaler övriga (STEG 3 Gem lokaler övriga) I den här bilden lägger du in det sammanlagda värdet för gemensamma lokaler per stödverksamhet. Om du i steg 1 och 2 budgeterat värden på HUV 400 finns dessa värden i bilden när du öppnar den, Du ska addera två värden: - Beloppen som följer med från STEG 2 finns i kolumn Budget 201X när du öppnar STEG 3 (kostnaden för arbetsrum/anställd inom stöd) - Kostnad för övriga gemensamma lokaler per verksamhetsgren de belopp du beräknade utifrån V65 och Exceldokumentet (punkt 3.1). De gemensamma lokalkostnaderna budgeteras på Huv 400 Infrastruktur och service. Det urvalet finns förvalt i bilden. Det innebär att kostnaderna för de gemensamma lokalerna kommer att ingå i procentsatsen för de gemensamma kostnaderna (UGEM, FGEM och IGEM) och du behöver inte komma ihåg att lägga till den kostnaden när du gör andra kostnadskalkyler. Det är viktigt att du informerar berörda på din institution om förändringen. - Klicka på Ändra-knappen - Addera beloppen från ditt underlag över gemensamma lokalkostnader per verksamhetsgren till de belopp som finns på respektive rad för stödverksamheterna Saknar du någon av stödverksamheterna infogar du en rad och lägger till belopp, se bilden ovan - Klicka på Räkna om, gör ev. justeringar, Spara När du sparar bilden förs dina budgeterade värden över till budgetkod 510 på projekten för de stödverksamheter som finns angivna i STEG 3. 39

40 5. Driftskostnader 5.1 Allmänt Alla driftskostnader som ska budgeteras ska fördelas mellan intern och extern motpart, I och E. Vi skiljer på dessa för att kunna få fram den budgeterade basen. Basen består av alla löne- och driftskostnader förutom avskrivningar, räntekostnader, interna transaktioner, lokaler och transfereringar. Driftskostnader inom kärn- och stödverksamhet hanteras lite olika och vi beskriver varje del i följande avsnitt. 5.2 Driftskostnader inom stödverksamheterna Driftskostnader inom stödverksamheterna ska fördelas på fem huvudfunktioner (HUV): Ledning s- respektive forskningsadministration Ekonomi- och personaladministration Infrastruktur och service Bibliotek 40

41 Välj bild: B20 Budget Projekt Urval: ORG, PROJ, Vh *0, Bukod 490, 520 och Klicka på Ändra-knappen - Infoga rader för de huvudfunktioner ( ) du ska lägga in budgetvärden på. För varje aktuell huvudfunktion lägger du budgetvärden för externa inköp (motpart E) och för interna inköp (motpart I) - Tryck Räkna om, gör ev. justeringar, Spara I bilden ser du utfall för tidigare år per budgetkod och motpart. Att lägga budget på intern och extern motpart gör att du enkelt kan göra uppföljning även på den nivån och göra jämförelser över tid. 5.3 Drifts- och lokalkostnader inom kärnverksamheterna Drifts- och lokalkostnaderna inom kärnverksamheterna (Vh 11, 12, 13, 21, 22, 23, 71, 91, 97) ska fördelas mellan interna (I) och externa (E) inköp. Denna uppdelning gör du för att kunna beräkna budgeterad bas. Välj bild: B20 Budget Projekt Urval: ORG, PROJ (projektgrupp), Vh, Bukod 490, 510, 520, 590 Förklaring till varför du ser flera rader per bukod och projekt: Kolumn Motpart (M) E Utfall och budget externa driftskostnader tidigare år I Utfall och budget interna driftskostnader tidigare år 41

42 - Klicka på Ändra-knappen. - Lägg budgetvärden för externa driftskostnader på raden som har E i Motpartskolumnen och för interna driftskostnader på raden som har I i Motpartskolumnen. - Klicka på Räkna om, gör ev. justeringar, Spara. Vissa driftskostnader finns under budgetkod 510. Exempel på sådana är hyra av parkeringsplatser, övriga lokalkostnader, rep och underhåll i hyrda lokaler samt fjärrvärme. Budgetera dessa på kontonivå, annars finns risk att du skriver över och ändrar tidigare budgeterade lokalkostnader. Lägg till budgetkoden och välj att visa kolumnen Konto. 6. Finansiella kostnader Finansiell kostnader, Bukod 590, består av räntekostnader för lån på anläggningstillgångar samt likviditetsränta. Uppgift om räntenivå hittar du på s hemsida. 7. Budgetera ännu ej beviljade externa projektmedel Här ska du budgetera intäkter och kostnader som avser projektmedel (bidrag och uppdrag) där ansökan har skickats in men beslut är ännu inte fattat av finansiär och ni bedömer att förutsättningarna är goda för att ansökan ska beviljas. Vi rekommenderar att institutionerna gör den här typen av erfarenhetsbudget. Budget för Ännu ej beviljade projektmedel gör du i två steg. Välj bild: STEG 1 Budget ännu ej beviljade ext projektmedel (STEG 1 Prognos ännu ej beviljade ext projektmedel) 42

43 När du kommer in i STEG 1 har systemet förvalt Vh 12, 13, 22, Ange orgenhet - Klicka på Ändra-knappen - Klicka på Infoga rad (ange antalet rader i rutan till höger) och lägg in det eller de projekt du vill lägga en preliminär budget på. Du kan ange ett fiktivt projektnummer alternativt det projektnummer du planerar att projektet ska få - Budgetera intäkten; bukod 320 Bidrag (Vh 12, 22) alternativt bukod 330 Uppdrag (Vh 13, 23) - Vår rekommendation är att budgetera alla kostnader på bukod 520 driftskostnader - Lägg INTE värden på UGEM, FGEM, IGEM! Gemensamma kostnader kan du budgetera på alla projekt - Klicka på Räkna om, gör ev. justeringar, Spara OBS! Här budgeterar du inte på Motpart. 43

44 I STEG 2 Budget Ännu ej beviljade projektmedel ska du föra över beloppen från STEG 1 till Budget 201X. Beloppen sparas utan projektnummer, dvs. projekt = blankt. - Klicka på Ändra-knappen. - Klicka sedan på Fördela-knappen. - Välj: Uppdatera kolumn Budget 201X Tkr Hämta från kolumn Belopp fr steg 1. - Klicka på Utför. Beloppen från steg 1 finns nu i kolumnen för Budget 201X Tkr. - Gör ev. justeringar. Spara 44

45 8. Gemensamma kostnader 8.1 Budgetering av fasta belopp på stödverksamheterna När du har budgeterat alla löne- och driftskostnader på projekten inom kärn- och stödverksamheterna är det dags att ta fram underlag för vilka procentsatser som ska gälla för UGEM, FGEM och IGEM kommande budgetår. Du behöver ta fram uppgifter på följande belopp: Fasta beloppet för UGEM (universitetsgemensamma kostnader) per verksamhetsgren för nästa budgetår Fasta beloppet för FGEM (fakultetsgemensamma kostnader) per verksamhetsgren för nästa budgetår Uppgifter om fasta belopp för UGEM och FGEM får du från fakultetens controller (dokumentet: Kalkyl fasta belopp). Budgetera de fasta beloppen på projekten för varje stödverksamhet (Vh 10, 20, 70, 90) enligt följande: Bukod 547: fasta beloppet i Tkr för UGEM, Motpart I Bukod 548: fasta beloppet i Tkr för FGEM, Motpart I Klicka på Räkna om - Spara 45

46 8.2 Procentsatser för UGEM, FGEM och IGEM för kommande budgetår I bilden V75 Påläggsprocent per institution kan du nu se de procentsatser som kommer att gälla för kommande budgetår. Pålägg för IGEM hämtas från budgeterade kostnader för stödverksamheten ställt i relation till budgeterad bas för kärnverksamheten. Urval: FN3 och ev. ORG För storinstitutioner: Vill du se procentsatser för alla orgenheter inom storinstitutionen gör du urval på FN3. Vill du se enbart en orgenhet gör du urval i fältet för ORG. VIKTIGT! Om du gör ändringar i din budget på budgetkoder som ingår i BASEN kommer dina procentsatser att förändras. Detsamma gäller om du ändrar budgetvärden inom stödverksamheterna. 46

47 8.3 Budgetera gemensamma kostnader på projekt Det finns tre sätt att budgetera de gemensamma kostnaderna (UGEM, FGEM, IGEM) på projekt. Alt. 1: Alt. 2: Alt. 3: Manuell beräkning per projekt Fördela fasta beloppet på verksamhet och projekt via bilden B78 Budgetfördelning GEM på projekt, se beskrivning nedan Rekommenderat alternativ vid budget. Via bilden B78 Budgetfördelning GEM på projekt göra en beräkning och utfördelning av de gemensamma kostnaderna, se beskrivning nedan Rekommenderat alternativ vid prognoser. Arbetsgång för alt.2 (rek. alternativ vid budget): Välj bild: B78 Budgetfördelning GEM på projekt (P78 Prognosfördelning GEM på projekt) I den här bilden rekommenderar vi att du arbetar med en verksamhet i taget. Börja med Vh 13. Budgetering av GEM på Vh 13: Eftersom alla gemensamma funktioner inte används av Vh 13 ska denna verksamhet endast betala 43 % av sin andel av UGEM. Beräkningen går till på följande sätt: Titta i B78 Budgetfördelning GEM för att få den totala basen på VG 1. Räkna ut hur stor andel av basen som Vh 13 utgör. Räkna ut hur stort det fasta beloppet blir för Vh 13. Av detta ska Vh 13 betala 43 %. I exemplet nedan: 900/18778= 0,048 (andel)*3428 (fast belopp)= *0,43=71 som ska belasta Vh 13. Fördela därefter ut beloppet (71) till alla projekt under Vh

48 Gör så här (se bild nedan): - Välj din org.enhet och ex.vis Vh 13 - OBS! Om du har budgeterat på Ännu ej beviljade projektmedel ska du ange * i fältet Proj. - Klicka på Ändra-knappen - Klicka på Fördela-knappen - Välj Fördela radsumma - Välj: 1. Uppdatera kolumn Budget UGEM 2. Fördela värde (ange det fasta beloppet som ska fördelas, lägg till tre nollor för tkr) 3. Fördela enligt kolumn Budget bas - Klicka på Utför-knappen Budgetering av GEM på Vh 11,12 När du budgeterat Vh 13 ska du budgetera resterande fast belopp UGEM på Vh 11 och 12. Gör samma beräkning för Vh 11. I exemplet ovan finns endast Vh 11 och därför blir det =3357 som ska fördelas till Vh 11. Gör sedan på motsvarande sätt för FGEM och IGEM. Den här fördelningsmetoden kan du även använda på andra verksamheter. Vi rekommenderar att du vid budget använder denna metod på vh 21-23, 71, Kom ihåg att fördela ut fasta beloppet och stödkostnaderna per Vh. 48

49 Arbetsgång för alternativ 3 (rek. alternativ vid prognoser): Välj bild: B78 Budgetfördelning GEM på projekt (P78 Prognosfördelning GEM på projekt) Metoden kan användas inom alla kärnverksamheter: Vi rekommenderar att du arbetar med en verksamhet i taget. Om du har många projekt inom ex.vis Vh 22 kan du förslagsvis arbeta med en projektgrupp i taget. Arbetar du inom Medicinsk fakultet och har VLL-projekt med finansiär inom Vh 23 bör du läsa bilaga 15.X för att säkerställa korrekt hantering av GEM. Gör så här (se bild ovan): Vi förutsätter att din IGEM är 10 %, FGEM är 5 % och UGEM är 12,5 %. - Välj din orgenhet och ex. vis Vh 22 - OBS! Om du har budgeterat på Ännu ej beviljade projektmedel ska du ange * i fältet Proj. - Klicka på Ändra-knappen - Klicka på Fördela-knappen - Välj: 1. Uppdatera kolumn Budget IGEM 2. Öka/minska i %: Hämta från kolumn Budget bas Du vill minska basen med 90 % för att få kvar värdet på IGEM - Klicka på Utför-knappen och spara sedan dina värden 49

50 Du har nu fått en bild som ser ut så här: Fördela sedan FGEM: - Välj din orgenhet och ex.vis Vh 22 - OBS! Om du har budgeterat på Ännu ej beviljade projektmedel ska du ange * i fältet Proj. - Klicka på Ändra-knappen - Klicka på Fördela-knappen - Välj: 1. Uppdatera kolumn Budget FGEM 2. Öka/minska i % : -95 (FGEM = 5 %) 3. Hämta från kolumn Budget bas Du vill minska basen med 95 % för att få kvar värdet på FGEM - Klicka på Utför-knappen och spara sedan dina värden Fördela sedan UGEM: - Välj din orgenhet och ex. vis Vh 22 - OBS! Om du har budgeterat på Ännu ej beviljade projektmedel ska du ange * i fältet Proj. - Klicka på Ändra-knappen - Klicka på Fördela-knappen - Välj: 1. Uppdatera kolumn Budget UGEM 2. Öka/minska i % : -87,5 (UGEM = 12,5 %) 3. Hämta från kolumn Budget bas Du vill minska basen med 87,5 % för att få kvar värdet på UGEM - Klicka på Utför-knappen och spara sedan dina värden 50

51 Du ska nu ha en bild som ser ut så här: 51

52 8.4 Slutlig budgetering av GEM på stödverksamheterna 10, 20, 70, 90 Välj bild: B78 Budgetfördelning GEM på projekt (P78 Prognosfördelning GEM på projekt) Urval: ORG, Vh ex.vis (VG 2) - Klicka bort nollrader och ev. sidor Bilden visar hur du har budgeterat GEM på de olika Vh inom verksamhetsgren 2: 1. Visar budgeterade fasta belopp i Vh Visar budgeterade kostnader för UGEM, FGEM och IGEM som du antingen budgeterat manuellt per projekt eller budgeterat via bilden B 78 per Vh och projekt. OBS! vid prognos har du inga värden på raden för stödverksamheten! 52

53 Instruktion vid budget (instr. vid prognos se sid 55): Nu ska du budgetera motbokningen av UGEM, FGEM och IGEM på stödverksamheten. Om du budgeterat rätt ska det se ut så här i bilden: - Kolumnen Budget FGEM: Vh 20 = Tkr motsvarar S:a FGEM Vh ( =1 263) - Kolumnen Budget UGEM: Vh 20 = Tkr motsvarar S:a UGEM Vh ( =5 562) - IGEM motsvarar det du budgeterat på stödverksamheten, dvs.: S:a bukod 410, 490, 510, 520, 590 o 690, Tkr i exemplet ovan (Du kan göra en kontroll i bilden B10/P10 för Vh 20 alt. B20/P20 för Proj xxxx0098x.) - Klicka på Ändra-knappen - På raden för Vh 20 i fältet för IGEM: lägg in värdet Tkr (med minustecken) - På FGEM och UGEM lägger du in värdet noll (0), se nedan exempel för FGEM: FGEM fast belopp: Tkr S:a FGEM vh 21-23: Tkr Budget FGEM Vh 20 = 0 Nu ska din bild se ut så här: Klicka på Räkna om och Spara. 53

54 Du har nu nollställt bukod 547 UGEM och 548 FGEM på stödverksamheten, dvs. det budgeterade fasta beloppet är finansierat av summa UGEM och FGEM som du budgeterade på Vh (enl. ovanstående exempel). Om resultatet bli noll har du gjort rätt. Observera att vid prognos kommer resultatet med all sannolikhet att visa ett över- eller underskott. Du kan också kontrollera och stämma av ovanstående genom att titta vad som hänt i bilden B10/P10 alt. B20/P20, se följande bild: Urval: ORG och Vh 20 Budget 2015 för Vh 20 ska nu vara noll (0). - UGEM bukod 547 är noll: budgeterat fast belopp motbokning från Vh = 0 - FGEM bukod 548 är noll: budgeterat fast belopp motbokning från Vh = 0 - IGEM bukod 549 visar Tkr: = s:a IGEM Vh 21-23, ska finansiera stödverksamhetens kostnader 54

55 Instruktion vid prognos: När du gör prognos och fördelar ut dina procentsatser kommer med största sannolikhet inte dina värden för UGEM och FGEM att bli noll (0). Det beror på att basen har förändrats jämfört med den bas du hade när du gjorde budget. Du kan välja om du vill ändra ditt värden för bukod 547 och 548 till prognostiserat utfall, alternativt låter du värdet noll (0) stå kvar (om skillnaden inte är så stor). Samma sak gäller för IGEM; beroende på om basen har ökat eller minskat eller om dina stödkostnader har ändrats kommer värdet på prognostiserad IGEM att förändras. Du kan även här välja att låta det ursprungliga beloppet stå kvar, under förutsättning att skillnaden inte är så stor. Uppföljning av gemensamma kostnader Se instruktion sidan

56 8.5 Procentsats per huvudfunktion I fullkostnadskalkylen ska vi ange hur våra procentsatser för UGEM, FGEM och IGEM är fördelade på de olika huvudfunktionerna. Fördelningen per huvudfunktion för UGEM och FGEM hittar du på s hemsida: I bilden V76 Procent per huvudfunktion för IGEM kan du se per verksamhetsgren hur procentsatsen för IGEM fördelar sig mellan huvudfunktionerna. OBS! I samband med budget ska du kontrollera att värdet för IGEM totalt är samma värde som i bilden V75 Påläggsprocent per institution. Om du har differenser kan det bero på att du inte lagt in HUV och motpart (I eller E) på alla budgeterade kostnader inom stödverksamheterna. 56

57 9. Medfinansiering När du är klar med att budgetera gemensamma kostnader ska du budgetera medfinansiering på de projekt som beviljats sådan (projekt märkta med JA, DEL alt. ÖVR i projektportalen). Välj bild: B20 Budget Projekt (P20 Prognos Projekt) Börja med JA-märkta projekt, dvs. projekt som är beviljade 100 % medfinansiering. Urval: ORG, PROJ *, Bukod 315, 547, 548, 549, MF: JA (om du har många projekt kan du välja t.ex. en projektgrupp åt gången) Klicka på Ändra-knappen Beräkna för varje projekt: - Lägg till en rad för bukod 315 Medfinansiering om den inte finns sedan tidigare - Addera de budgeterade beloppen för UGEM, FGEM och IGEM (-450 Tkr i ex. ovan) - Lägg in motsvarande belopp på raden för bukod 315 Medfinansiering med omvänt tecken (+450 Tkr i ex. ovan) - Klicka på Räkna om. Kontrollera att summan per projekt är noll. - Spara. 57

58 Fortsätt nu med att budgetera medfinansiering för projekt märkta med DEL, delvis medfinansiering. Om du inte vet hur stor del av GEMen som finansiären godkänner får du hämta denna information om i projektportalen (KRK) där den ska finnas angiven. För projekt som är märkta med DEL beräknar du beloppet för medfinansiering enl. följande: Exempel: Faktisk kostnad för UGEM, FGEM och IGEM - godkänd kostnad för UGEM, FGEM o IGEM = belopp som ska medfinansieras Faktisk kostnad GEM 450 Godkänd kostnad GEM -360 Att medfinansiera 90 Gör urval i bild B20 Budget Projekt (P20 Prognos Projekt) som ovan men med MF = DEL och lägg in beräknat värde för medfinansiering. För projekt som är märkta med ÖVR (institutionsbeslut finns om medfinansiering för alla 3 nivåer) budgeterar du det belopp som motsvarar den nivå som institutionen beslutat om, det kan vara både hel- och delvis medfinansiering. Gör urval i bild B20 Budget Projekt (P20 Prognos Projekt) som ovan men med MF = ÖVR och lägg in beräknat värde för medfinansiering. Vi rekommenderar att du använder en mall för att underlätta beräkningen av den del av gemensamma kostnader som institutionen ska medfinansiera under kommande budgetår. Mallen fungerar också som en sammanställning över projekt som ska medfinansieras och även som ett beslutsunderlag för prefekten/enhetschefen. Ett exempel på underlag/mall hittar du via följande länk: Mall för beräkning och uppföljning av institutionens kostnad för medfinansiering. 58

59 10. Periodisering av oförbrukade medel En förutsättning för att kunna periodisera oförbrukade medel är att alla kostnader och intäkter är budgeterade. Välj bild: B85 Periodisering av oförbrukade medel (P85 Periodisering oförbrukade medel) Välj din orgenhet. Följande urval är förvalt: - Projekt * - Vh 12 och 22 - Status P (pågående projekt) Kolumn A visar: projektets utfall föregående år Kolumn B visar: Årets budgeterade utfall Kolumn C visar: projektets beräknade utgående balans. Du ska nu budgetera: 1. periodisering av årets oförbrukade medel, Bukod 335 = projektets belopp i kolumn B 2. ej förbrukade projektmedel (totalt) Bukod 273 = projektets belopp i kolumn C 1. Periodisering av årets oförbrukade medel, bukod 335 Klicka på Ändra-knappen. Klicka på Fördela-knappen och gör följande urval: Uppdatera kolumn (D) Budget 335 Hämta från kolumn (B) Budget Öka/minska i %: -200 (för att omvandla beloppet till samma belopp men med omvänt tecken) Klicka på knappen Utför. 59

60 2. Ej förbrukade projektmedel, bukod 273 Klicka på Fördela-knappen och gör följande urval: Uppdatera kolumn (E) Budget 273 Hämta från kolumn (C) Ber utg balans Klicka på knappen Utför. Din bild ska nu se ut så här: Spara. 60

61 När du har sparat ser bilden ut så här: Observera att du nu inte kan använda kolumn (C) Ber utg balans ytterligare en gång eftersom den är uppdaterad med värdet för bukod 335 ( =302). Saldo i (B) Budget ska vara noll. Om du behöver göra om fördelningen måste du först nolla alla värden, spara och sedan börja om. Periodisering av projekt för ännu ej beviljade medel: Följ instruktionerna ovan men urvalet i fältet PROJ ska vara blankt. Se bild nedan; 61

62 11. Nollställning av resultaträkning Budgetering av årets resultat och årets kapitalförändring Att budgetera årets resultat (Bukod 890) och årets kapitalförändring (Bukod 290) innebär att du nollställer resultaträkningen och flyttar resultatet till balansräkningen. Välj bild: B89 Budget Årets resultat och Årets kapitalförändring (P89 Prognos Årets resultat och Årets kapitalförändring) Bilden visar projekt som har status R, det vill säga att projektet ska visa resultat. Kolumn Budget visar Resultaträkningens saldo (Bukod ). Du ska nu budgetera projektens resultat och årets kapitalförändring. Urval: ORG, Vh och Projekt Om du sätter * i fälten för Projekt och Vh visar bilden alla projekt inom alla Vh med status R. Vi rekommenderar att du arbetar med ett begränsat urval. T.ex. en verksamhet eller en projektgrupp åt gången. Klicka på Ändra-knappen. Klicka på Fördela-knappen och gör urval enligt bilden nedan: 62

63 Klicka på knappen Utför. Klicka på Fördela knappen och gör urval enligt bilden nedan: Din bild ska nu se ut så här: Spara. 63

64 När du har sparat ser din bild ut så här: Kontroll: Om du i bild B20/P20 gör urvalet i fältet Bukod så ska saldot vara noll för samtliga projekt. 64

65 12. Att kontrollera innan budget stängs Det finns ett antal kontroller du kan göra för att säkerställa att din budget/prognos är korrekt. Vi rekommenderar att du går igenom följande steg: Kontroll att budget har lagts för samtliga budgetkoder för resultaträkningen, t ex personalkostnader, drift, intäkter. Kontroll att anslag från fakulteten stämmer med tilldelade medel. Kontroll att övriga interna intäkter inom anslagsverksamheterna budgeterats, ex. vis: styrelsens strategiska medel, kvalitetsmedel. Kontroll att inga intäkter budgeterats i Vh *0. Kontroll att lokalkostnader inom kärnverksamheterna är budgeterade. Alla budgeterade lokalkostnader ska motsvara den beräknade lokaldebiteringen från LOK. Kontroll att HUV och motpart (I och E) har budgeterats på samtliga kostnader i Vh *0. Kontroll att samtliga kostnader i Vh 11-13, 21-23, 71, har budgeterats med motpart E respektive I. Kontroll att GEM är budgeterade Kontroll att medfinansiering är budgeterad på bidragsprojekt och att institutionens finansiering av medfinansiering är budgeterad Kontroll att bilden V75 och V76 har samma totalsumma för IGEM samt att total bas är densamma (endast vid budget). Kontroll att samtliga projekt med status P har budgeterats med resultat noll. Kontroll att bukod 335 samt bukod 273 är korrekta. Kontroll att Vh *0 blir noll totalt (kan förekomma differens vid prognoser). Kontroll att bukod 890 samt bukod 290 totalt blir noll, avser projekt med status R. Kontroll att en eventuell minusbudget kan täckas upp av ett ackumulerat kapital. 65

66 13. Prognos Med begreppet PROGNOS menas det utfall som institutionen prognostiserar för helåret. Prognoser ska lämnas vid de tillfällen som beslutats vid universitetet. Normalt läggs prognoserna varje tertial. Prognoskolumnen ska öppnas för varje prognosperiod och värden i prognoserna ackumuleras. Lägga in prognosvärden När budgeten är fastställd stängs den och det går inte att ändra. Då kan du arbeta med prognosvärden istället. Prognos läggs in i särskilda bilder och kan stängas efter varje prognostillfälle med hjälp av status. Det betyder att du kan registrera prognosvärden när du vill, men de sparas i öppen prognosperiod. Värdet ackumuleras under hela året så att du kan lägga en prognos i april och sedan bara göra ändringar för prognosen i augusti. Prognos kan läggas på samma begrepp och nivåer som budget. Vår rekommendation är att lägga budget och prognos på projektnivå. Arbetsgången är densamma som för budget, men värdena läggs i egen kolumn i bilden. Prognosbilderna motsvarar budgetbilderna och du hittar dem i en egen flik i Budget & Prognos: Kopiera budgetvärde till prognoskolumnen I första hand ska du följa den arbetsgång som beskrivs i avsnitten För att kopiera budgetvärden till prognoskolumnen gör du så här: Välj Prognosbild ex.vis P20 Prognos Projekt och fyll i ditt urval. Klicka på Ändra för att öppna prognoskolumnen för inmatning. 66

67 Klicka på Fördela och gör följande val: - Uppdatera kolumn Prognos Tkr och hämta från Budget 201X Tkr. Du kan även öka eller minska i %. När du gjort ditt val klickar du på Utför prognoskolumnen. och värdena uppdateras i Du kan nu göra ändringar. Klicka på Spara Prognos intäkter Välj bild: P 20 Prognos Projekt - Urval: ORG - Gör lämpligt urval för Vh och Projekt. Du kan exempelvis arbeta med en Vh och en projektgrupp i taget. - Urval Bukoder: 310 Anslag 320 Bidrag 330 Uppdrag 340 Försäljningsintäkt 380 Finansiella intäkter Du kan välja att arbeta med en eller flera budgetkoder i taget. 67

68 - Kopiera budgetvärden till prognoskolumnen enligt instruktion under avsnitt 13 Prognos. - Lägg till intäkter som har tillkommit sedan du gjorde budget och gör eventuella ändringar. - Räkna om och Spara Prognos avskrivningar Välj bild: STEG 1 Prognos AR avskrivningar Urval: ORG och Vh *0 - Kontrollera att HUV är ifyllt på alla rader. Välj bild: STEG 2 Prognos AR avskrivningar Gör lämpligt urval; ex.vis Vh * om du inte har på många AT, i annat fall kan det vara lämpligt att välja en Vh eller en verksamhetsgren (ex alt ) åt gången. - Klicka på Ändra. - Kopiera budgetvärden till prognoskolumnen enligt instruktion under avsnitt 13 Prognos. - Lägg till anläggningar som har tillkommit sedan du gjorde budget och gör eventuella ändringar. - Räkna om och Spara Prognos personalkostnader Välj bild: STEG 1 Personalprognos Urval: ORG och Vh *0 - Klicka på Ändra. - Kontrollera att HUV och Rumsyta finns angivet för alla personer. Gör eventuella tillägg och ändringar. - Klicka på Räkna om. Du har nu beräknade värden i Prognos-kolumnen. - Spara 68

69 Arbeta sedan med samma urvalsprincip som du gjorde i personalbudgeten. - Klicka på Ändra. Gör eventuella tillägg och ändringar. - Klicka på Räkna om. Du har nu beräknade värden i Prognos-kolumnen. - Spara. Istället för att ta bort rad: Du kan t.ex. ha ett budgeterat värde på en person men något inträffar som gör att det inte kommer att bli någon lönekostnad för personen. Du vill att det budgeterade värdet ska finnas kvar men i prognos ska värdet vara noll. Ange då noll i kolumnerna Omf man och Antal mån. Då kommer det budgeterade värdet att finnas kvar men i prognoskolumnen har du värdet noll. Välj bild: STEG 2 Personalprognos Klicka på Ändra Räkna om Spara. De registrerade värdena är nu överförda till prognosen. OBS! Spara en kopia av din personalprognos i Excel Prognos gemensamma lokalkostnader Välj bild: STEG 1 Prognos gem lokaler - arbetsrum - Urval: ORG och Vh *0. - Klicka på Ändra. Du kan manuellt registrera värden i Prognos-kolumnen alternativt klicka på Fördela. Uppdatera kolumn Prognos Kto 5013 med värden från kolumn Budget Kto 5013 alternativt från kolumn Beräknad Lokalkostnad, beroende på om du har gjort ändringar i Personalprognosen eller inte för personal inom Vh *0. Välj bild: STEG 2 Prognos gem lokaler - arbetsrum - Ändra Räkna om Spara. Välj bild: STEG 3 Prognos gem lokaler - övriga 69

70 - Klicka på Ändra. Om du inte har gjort några förändringar kan du föra över dina budgetvärden till prognoskolumnen. - Räkna om och Spara. Om du har gjort ändringar i STEG 1 för HUV 400 ska följa instruktionen i budgetanvisningarna för detta steg, avsnitt Prognos drifts- och lokalkostnader Följ instruktionen för budget driftskostnaderna avsnitt 5. Kopiera budgetvärden till prognoskolumnen enligt instruktion under avsnitt 13 Prognos. Lägg till driftskostnader som har tillkommit sedan du gjorde budget och gör eventuella ändringar. Räkna om och Spara Prognos ännu ej beviljade projektmedel Välj bild: STEG 1 Prognos ännu ej beviljade proj.medel Här lägger du prognos på projekt där beslut ännu inte är fattat avseende inskickade ansökningar. Börja med att ta bort projekt som blivit omvandlade till riktiga projekt eller som inte har blivit beviljade. För projekt som ska vara kvar: Klicka på Ändra och sedan på Fördela och flytta över budgeterade värden till kolumn Prognos Tkr. Följ instruktionen under avsnitt 13 Prognos. Lägg sedan till projekt som tillkommit efter budgeten fastslagits och där det finns god anledning att tro att ansökan kommer att beviljas. Vi rekommenderar att du lägger prognos på följande budgetkoder: Vh 12 o 22 Intäkter bukod 320 Bidrag Kostnader bukod 520 Drift Vh 13 o 23 Intäkter bukod 330 Uppdrag Kostnader bukod 520 Drift 70

71 13.7 Prognos gemensamma kostnader Du ska nu jämföra procentsatserna för UGEM, FGEM och IGEM som räknades fram vid budget med de procentsatser som beräknats vid prognosen. Det är endast i undantagsfall, vid mycket stora avvikelser, som procentsatserna justeras under innevarande budgetår. Rådgör med controllern vid din fakultet. För att få fram procentsatser för UGEM och FGEM måste du lägga in det fasta beloppet på respektive stödverksamhet, bukod 547 och 548, precis som du gjorde i budgeten, se avsnitt 8.1 och 8.2. I bilden V75 Påläggsprocent per institution väljer du Påläggsprocent per institution prognos, se bilden nedan. Skriv ut bilden som visar procentsatserna för prognos alternativt exportera till Excel och spara dina värden. OBS! Du måste nu gå tillbaka till bilden P20 och ta bort de fasta beloppen du lagt in på dina stödverksamheter! Du ska nu fördela ut gemensamma kostnader på projekt och i prognos ska du använda alternativ 3, se avsnitt

72 13.8 Prognos medfinansiering Välj bild P20 Prognos Projekt och följ sedan den instruktion som gäller vid budget, se avsnitt 9 Medfinansiering Prognos periodisering oförbrukade medel Välj bild P85 Periodisering av oförbrukade medel och följ sedan den instruktion som gäller vid budget, se avsnitt 10 Periodisering av oförbrukade medel Prognos nollställning av resultaträkning Välj bild P89 Prognos Årets resultat o Årets kapital och följ sedan den instruktion som gäller vid budget, se avsnitt 11 Nollställning av resultaträkning. 72

73 14. Bilagor 14.1 Räkneexempel: en person med flera konteringar En person vid institutionen ska konteras på två projekt och med olika tjänstgöringsgrad under året: Projekt A 40 % 9 månader Projekt B 60 % 9 månader Projekt A 25 % 3 månader Projekt B 75 % 3 månader Summa tjänstgöring är 200 %. Rekommendationen är att varje persons kontering ska vara 100 %. Varje del av tjänstgöringen ska omräknas till en del av en heltid enligt följande: Projekt A 9/12 x 40 % = 30 % 3/12 x 25 % = 6,25 % Projekt B 9/12 x 60 % = 45 % 3/12 x 75 % = 18,75 % Kontering i Budget & Prognos: A: 36 % i 12 månader B: 64 % i 12 månader 73

74 14.2 Budgetkoder Samtliga konton summeras i budgetkoder. Dessa visas nedan. Budgetkoder i resultaträkningen 310 Anslag 315 Medfinansiering 320 Bidrag 330 Uppdrag 335 Periodiserade externa medel 340 Försäljning 380 Finansiella intäkter 390 Fördelade gemensamma intäkter 410 Lönekostnader 490 Övr personalkostnader 510 Lokalkostnader 520 Driftskostnader 547 Universitetsgem kostnader 548 Fakultetsgem kostnader 549 Institutionsgem kostnader 590 Finansiella kostnader 690 Avskrivningar 730 Medel för transfereringar 770 Transfereringar Budgetkoder i balansräkningen 102 Immateriella anläggningstillgångar 120 Materiella anläggningstillgångar 130 Finansiella anläggningstillgångar 140 Varulager 150 Fordringar 151 Förskott 152 Hand och växelkassa 158 Rekvisitioner 159 Avräkning interna betalningar 190 Plusgiro, bankgiro 200 Skulder 270 Periodisering skulder 273 Ej förbrukade projektmedel 280 Avsättningar 282 Lån 290 Årets kapitalförändring 299 Balanserat kapital 74

75 14.3 Hantering av VLL-projekt, finansiär på Vh 23 i budget OBS! Detta gäller endast VLL-projekt, fin på VH 23 inom Medicinsk fakultet. Enligt avtal mellan UmU och VLL får ingen OH tas ut i samband med fakturering mellan parterna. På VLL-projekt med finansiär inom Medicinsk fakultet triggas därför inga gemensamma kostnader på VH 23. Eftersom uppdragsverksamhet inte får medfinansieras, ingår dock basen för dessa projekt vid beräkningen av procentsatser, vilket medför att procentsatsen för VG 2 blir för låg. För att inte det ska uppstå ett underskott på VH 20 justeras de gemensamma kostnaderna enligt följande: Ersättning för UGEM och FGEM för VLL-projekt med finansiär på VH 23 inom Medicinsk fakultet, tilldelas som medfinansiering. Ersättningen ingår i det fasta belopp för medfinansiering som utbetalas i 12-delar till projekt xxxx00983, baskonto Detta innebär att underskottet på VH 20 för den uteblivna intäkten för UGEM och FGEM avseende VLL-projekt på VH 23 uppvägs av ett överskott på VH 21 avseende fasta belopp för medfinansiering UGEM och FGEM för dessa projekt. (Dock ej +/-0 pga av eftersläpning vid beräkning av fasta belopp). Detta görs med automatik och kräver ingen åtgärd för institutionen. Om du har VLL-projekt med finansiär ska du följa nedanstående instruktion: När du är klar med utfördelningen av gemensamma kostnader för alla projekten (bild B78) inom Vh 21, 22 och 23 behöver du göra en justering av budget för IGEM avseende dina VLL-projekt, finansiär 22100, på VH 23. I budgeten ökar du beloppet på Bukod 549 (IGEM kto 5483) på det projekt där anslagen bokförs inom Vh 21. Det belopp du lägger till ska motsvara VLLprojektets bas * IGEM-procenten för avsedd period. Urval i Budget & Prognos: Bild B20 alt. P20 Projekt där anslagen bokförs Bukod 549 Exempel: BAS alla VLL-projekt Vh kr IGEM 10 % Belopp att lägga till det befintliga kr beloppet på Bukod

76 För att justera IGEM i bokföringen behöver du göra en omföring enligt nedan: Debet Kredit Kto 5483 Kto 5483 Vh 21 Projekt: där anslagen bokförs Belopp = VLLprojektets bas * IGEM Vh 20 Projekt: xxxx00986 Belopp = VLLprojektets bas *IGEM Vi rekommenderar att du gör omföringen inför delårsbokslutet och årsbokslutet. Vänd dig till Carina Wallmark, controller på Med.fak., om du har frågor. 76

77 14.4 Framtagning av procentsatser för institutioner med Vh 13 Hämta upp bilden V75 och fyll i FN3. Högerklicka på fältet VH och välj visa kolumn. Välj urval VH för att ta fram UGEM procent för VH 11 och 12. Välj urval VH 13 för att få fram UGEM för VH

78 Välj urval VH för att få fram FGEM och IGEM för VH 11, 12 och 13. För att få fram UGEM, FGEM och IGEM för VH 21, 22, 23, 71, 91 och 97 går du tillbaka till ursprungsbilden, dvs ladda den på nytt från menyn. Urval VG