För att du ska kunna registrera tidsedlar behöver du modulen Lönesystem. Och att du här har registrerat såväl lönearter som personaluppgifter.

Transkript

1 Checklista tidsedlar För att du ska kunna registrera tidsedlar behöver du modulen Lönesystem. Och att du här har registrerat såväl lönearter som personaluppgifter. Innehåll Innehåll... 1 Inställningar i Tidsedelrutinen... 1 Koppling till program-moduler... 1 Ej debiterbar tid... 2 Registrera Tidsedlar... 2 Rensa inmatningsfält... 4 Visa sammandrag... 4 Tidsedlar utskrift... 5 Ej uppdaterade tidsedlar... 5 Ej debiterbar tid... 5 Tidsedelrapport... 6 Uppdatera och godkänn registrerade tidsedelrader... 7 Inställningar i Tidsedelrutinen Koppling till program-moduler Under Arkiv kan du välja vilka programmoduler du ska koppla tidsedlarna till. För varje markering (bock=aktiverat) öppnas nya fält på registreringsraden. Nedan har man valt att koppla tidsedlar till lönespec och projekt. 1

2 Markera Tidsedlar till lönespec för att kunna registrera och överföra Lönenr, Utbet dag, Apris lön och Summa lön till lön. Markera Tidsedlar till projekt för att för att kunna registrera och överföra Projekt, Produktionsdel och Projektdel till projekt. Registrerar du tidsedelrader på ett projekt får du i samma fönster upp information om vilka projekttransaktioner som kommer att skapas när du senare uppdaterar. Markera Tidsedlar sorteras på registreringsdatum för att när markören står i antalsfältet kunna se summa timmar för resp. montör per datum. Alternativt kan du välja per utbetalningsdatum. Markera Visa summering så kan du längst ner i tidsedelregistreringen se en summering per vecka, anställd och löneart. Ej debiterbar tid Vill du följa upp timmar som ej är debiterbar tid mot kund kan du under menyn Ej debiterbar tid lägga upp olika typer av verksamhet som ej debiteras. Indelningen bestämmer du själv efter de behov på uppföljning som du har. Men kan t.ex. se ut så här: Klicka i ett av fälten för att skriva följt av F6 spara. Du kan senare följa upp den tid du har registrerat som ej debiterbar i en rapport. Registrera Tidsedlar Datum- Här registrerar du det datum då arbetet utförts enligt inlämnad tidsedel. Du kan klicka ner datum från kalendern eller skriva in manuellt från tangentbordet. Tryck Enter för att komma till nästa fält. 2

3 Referens- Detta är numret som står längst upp till höger på arbetsorderutskriften. (skriver du inte ut arbetsorder från Scrollan kan du hoppa över rutan) Referens består av ett ordernummer plus en referenssiffra. Denna siffra kan vara kopplad till ett bestämt projektnummer och en tillhörande Produktions-del. Om du skriver referensnumret och trycker Enter (eller dubbelklickar på raden i listan) så hämtar Scrollan automatiskt de kopplingar som du eventuellt gjort på ordern och lägger ut i fälten Order, Projekt och Prod.del. Lön nr- Skriv periodens nr (eller dubbelklicka på raden så kommer perioden ner) = utbetalningsdatum för de tider du registrerar och tryck Enter. Detta för att transaktionen ska hamna på rätt lönespecifikation. Ska transaktionen inte över till lönespecen så hoppar du förbi fältet. Anställd- Välj anställd genom att skriva anställningsnr eller genom att dubbelklicka från listan. 3

4 Löneart- Välj löneart genom att skriva löneartsnr eller dubbelklicka från listan. Scrollan hämtar då automatiskt det belopp som finns kopplat mellan den anställde och lönearten. Ej deb- Kan markeras om man vill registrera ej debiterbar tid. (Om du tidigare har lagt upp koder för improduktiv tid. Kod 101 avser nedan Service/väntetid) Order- Om du inte använder Referensnummer så skriver du ordernumret i denna kolumn för att koppla tidsedeln till en bestämd order. Antal- Jobbar du inte med projekt så kan du hoppa direkt till fältet antal och registrera det. Tryck sedan Enter och du hamnar på Notering. Notering- Den text du skriver här följer med till respektive projekt och order. För dig som jobbar med projekt Ska följande fält vara ifyllda: Projekt- Projektnummer som du kan välja från listan ovanför med dubbelklick. Prod.del- Produktionsdel kan vara avlopp inomhus, rörstråk, stammar eller annan avgränsning du gjort för att följa upp ackord och materiel mot kalkyl. Produktionsdel kan också användas för planering av inköp materiel och bemanningsplaner. Produktionsdelsindelning kan göras individuellt i varje projekt. Om du inte har gjort någon indelning av projektet tilldelas det automatiskt produktionsdel 1=Anbud. Proj.del- Projektdel används för övergripande indelning av projekt i t.ex. arbetskostnader, materialkostnader, ue-kostnader. Att användas vid efterkalkyler och kostnadsuppföljning. Raden är registrerad när du ser den i undre fönstret på skärmen. Den kan ändras genom att dubbelklicka upp raden och man kan då göra ev. justeringar. Du kan också ta bort en rad genom att markera den och trycka F5 Radera. Rensa inmatningsfält Från den först registrerade raden kan du välja vilka uppgifter som ska ligga kvar när du börjar registrera på nästa rad. Under Rensa inmatningsfält klickar du för Alla om du när du påbörjar nästa vill att raden ska vara helt tömd radregistrering. Du kan också göra ett urval på de fält du vill ska tömmas. Visa sammandrag Under Visa sammandrag i menyn kan du se tidsedlarna för en viss löneperiod eller för de tidsedelrader som ännu ej blivit uppdaterade. 4

5 Välj: Visa endast ej uppdaterade tidsedlar Visa endast tidsedlar för denna löneperiod Välj löneperiod. Markerar du Visa tidsedeltransaktioner ser du även alla transaktioner för den anställd du har markerat. Klicka på F7 Granska eller F8 Skriv ut. Tidsedlar utskrift Ej uppdaterade tidsedlar I registreringsbilden kan du välja F9 Skriv ut när du registrerat färdigt och välja Ej uppdaterade transaktioner för att få en lista och kvitto på de tidsedlar du registrerat. Klicka på F7 Granska eller F9 Skriv ut. Ej debiterbar tid Ej debiterbar tid = lista per avdelning över ej debiterbar tid summerad per anställd och typ av tid. Du kan göra urval på anställda samt bestämma för vilken period du vill se listan Du kan också välja datum att visa ackumulerade tider från 5

6 Via F9 Skriv ut kan du sedan få ut en lista över ej debiterbar tid per avdelning. Tidsedelrapport När du vill skriva ut timmar för en viss löneperiod. Välj tidsperiod och vilka anställda som ska omfattas av rapporten. Klicka i rutan för Detaljerad lista om du vill ha t ex kunder och tid specificerade och Ny sida för varje person om så önskas. F7 Granska eller F9 Skriv ut 6

7 Uppdatera och godkänn registrerade tidsedelrader När du har stämt av dina registrerade tidsedelrader i tidigare beskrivna rapporter kan du gå vidare med att uppdatera tidsedelraderna via F7 Uppdatera. I samband med att du uppdaterar försvinner tidsedelraderna från fönstret Registrera tidsedlar. Därvid uppdateras order och projekt med registrerade uppgifter. Och med eventuella automat-konteringar som finns under respektive löneart samt med ev automatisk tilldelning som finns under respektive projektdel. Har du kopplat tidsedeltransar till löneperiod öppnas ett nytt fönster med transaktioner som ska överföras till lönetransar. Tryck F9 Godkänn om du vill göra detta. Behöver du gå tillbaka för att rätta en transaktion trycker du Esc och får sedan göra om proceduren. 7