UBW-handboken. Milestone 5. Version

Transkript

1 UBW-handboken Milestone 5 Version

2 / 80 Innehållsförteckning Avgränsning Komma igång i UBW Allmänt Inloggning Lär dig hitta i UBW Söka i UBW-menyn Byta lösenord Funktionstangenter och ikoner i verktygsfält Utsökningar Utskrifter i UBW UBW på distans Problem med UBW/felanmälan Söka information i UBW Fråga saldotabell Spara sökmallar i saldosökning Fråga verifikation Spara sökmallar i verifikationssökning Skapa Browser-fråga Att spara en Browser mall Rapporter Resultat- och balansräkningar Begreppsvärden Kontoplan Bokföring i UBW Registrering av verifikation i huvudboken Bifoga bokföringsunderlag Periodisera huvudboksverifikation Omkontering/reversering av huvudboksverifikation Omkontering Reversering... 33

3 / Definitivbokföring av leverantörsfaktura Bokföra betald kundfaktura Bokföring via Excelerator Läsa in en bokföringsorder Interna bokföringsordrar Bokning när du har köpande institutions projektnummer Boka via avräkningskonto om du inte vet projekt och inte kan ta reda på det Bokning på avräkningskonto hos mottagande institution Bifoga dokument till den interna huvudboksverifikationen Verifikationsserier vid intern bokföringsorder Kontroll av arbetsflöde vid intern bokföringsorder Felsöka och makulera intern bokföringsorder Budget i UBW Registrering av budget i UBW Korrigera budget i UBW Kundreskontra Upplägg av ny kund och finansiär Söka i kundregistret Skapa kundfaktura Försäljningsorder Testfaktura Bokföring av Sve-faktura (EDI-faktura) och pappersfaktura Kreditfaktura Reversering Leverantörsreskontra Söka i leverantörsregistret Söka efter en leverantörsfaktura Söka om fakturan är betald eller inte Reversering av leverantörsfaktura Kvitta leverantörsfaktura Registervård... 70

4 / Underhåll av projektstruktur Översyn av befintlig struktur Underhåll av SEKTION, GRP och PROJ Skapa ny/underhålla befintlig SEKTION Skapa ny/underhålla befintlig GRP Skapa nytt/underhålla befintligt Projekt Underhåll av FOID Koppla projekt till FOID Söka relationer mellan begrepp Attestregelverk Söka i attestregelverk Lägga in attestanter på ett nytt projekt Ändring i attestregelverk Övriga moduler i UBW E-handel Anläggningsmodul (AT) Avtalsreskontran... 80

5 / 80 Avgränsning UBW är ett heltäckande affärssystem som innefattar en mängd olika funktioner och moduler. Den här handboken avgränsas till att behandla de ekonomiadministrativa delarna av systemet och vänder sig huvudsakligen till ekonomiadministrativ personal på KI. 1. Komma igång i UBW 1.1 Allmänt Unit4 Business World (UBW) är KI:s system som hanterar bokföring, betalningar, kundfakturering, rapportering med mera. Tidigare hette ekonomisystemet Agresso men bytte namn till UBW vid den senaste uppgraderingen till version Milestone 5. Ekonomiavdelningen (EA) ansvarar för systemadministration, utveckling, registerunderhåll och support av UBW. Till UBW är flera andra system (Primula m.fl.) kopplade och ekonomiavdelningen ansvarar även för dessa integrationer. Målsättningen är att UBW ska vara ett system som stöder verksamheten och underlättar bokföring och rapportering. Systemet ska borga för att vi h ar korrekt data och därmed ge förutsättningar för god kvalitet i rapportering, analys och uppföljning. Vi ska även säkerställa att vi har en hög säkerhet i de betalflöden som går igenom UBW. 1.2 Inloggning För att kunna logga in i UBW krävs en inloggning till systemet. För att få åtkomst till UBWklienten behöver du fylla i ett formulär som finns i Agresso Web. Formuläret heter Behörighet Business World (Agresso) och finns under menypunkten Formulär. Formuläret attesteras sedan utav administrativ chef på aktuell institution och skickas sedan automatiskt vidare till systemgruppen på EA för hantering. Information går sedan ut till dig när du fått sökt behörighet till systemet. Vid frågor kring behörighet till UBW eller problem med inloggning kontakta: ekonomisystem@ki.se UBW startas ifrån KI Appcenter. När du fått inloggningsuppgifter och medföljande instruktioner till UBW så loggar du in via Appcenter: För att logga in i Appcenter anges user\ följt av ditt KI-ID (user\ki-id), lösenord är det samma som till KI-mailen.

6 / 80 Klicka på UBW-ikonen (UBWprod) efter inloggning för att starta UBW. Följande ruta kommer upp, tryck på Anslut.

7 / 80 När du loggar in i UBW fyller du i användarnamn = KI-ID Företag = A1 och ditt UBWlösenord (var noga med VERSALER och gemener). När du loggat in med ditt tillfälliga lösenord som du får av systemgruppen så kommer UBW att tvinga dig att byta till ett nytt lösenord som ska bestå av minst åtta tecken.

8 / Lär dig hitta i UBW De relevanta menypunkterna i UBW innehåller: Egen meny Agresso Gemensam Agresso Ekonomi Agresso Logistik Företag/Institutioner Din egen meny där du kan lägga till genvägar för rapporter eller funktioner du kör ofta och vill ha snabb tillgång till. Innehåller också genvägar till fakturering, leverantörsbetalningar och registervård. Här finns institutionens gemensamma funktioner. Relevant i menypunkten Ekonomi är huvudbok, anläggningsredovisning, lev- och kundreskontra. Även känt som OLFI (Order, lager fakturering) Här visas de institutioner (med blå ikoner i nederkant) du har behörighet att arbeta i. Vanligtvis har man endast en ikon med A1. Det är A1 du arbetar i, övriga institutioner/företag innehåller endast historisk data mellan

9 / 80 Dölja/visa menyn Vill du dölja menyn så att den inte syns hela tiden kan du göra detta genom att trycka på symbolen som ser ut som ett häftstift. Man får då trycka på menyknappen till vänster för att se menyn. För att fästa menyn på nytt så trycker man på häftstiftet igen när man har menyn öppen Söka i UBW-menyn Det går att söka i menyn i UBW efter t.ex. browserfrågor och rapporter. Detta kan vara användbart om du inte vet vart i menyn det du letar efter finns. Man kan t.ex. söka på Åldersfördelat leverantörssaldo eller en del av namnet Åldersfördelat. Man kan även söka på rapportens systemnamn om man vet detta.

10 / 80 Vid högerklick på ett av sökresultatet kommer en ruta Visa i meny fram, klicka på den så visas det var i menyträdet som rapporten/frågan finns.

11 / Byta lösenord Efter första inloggningen kommer du tvingas att byta till ett eget lösenord. Välj ett lösenord med minst åtta tecken. Bekräfta och tryck OK. För att byta lösenord vid ett annat tillfälle så görs detta under Arkiv och sedan Byt Lösenord. Fyll i ditt gamla lösenord och sedan det nya som önskas. Bekräfta genom att skriva det nya lösenordet ännu en gång. Obs! Tänk på att vara noggrann med gemener och versaler i lösenordet. 1.5 Funktionstangenter och ikoner i verktygsfält Om du vill minimera arbetet med musen finns det möjlighet att använda funktionstangenter. De ofta förekommande kommandona så som t.ex. Spara, Sök och Fälthjälp finns det funktionstangenter för. Vilka funktionstangenter som finns att tillgå syns efter varje underrubrik i menyraden, de vanligaste visas nedan: F1 F2 Visar hjälpavsnittet för aktuell skärmbild. Tömmer belopps- eller datumfält. Ctrl+F4 Ctrl+F5 Avslutar aktuell skärmbild Första - bläddra mellan summanivåer och värden i zoombild. F3 Anger dagens datum. Ctrl+F6 Förra bläddra mellan summanivåer och värden i zoombild. F4 Öppnar lista i fält med rullista Ctrl+F7 Nästa bläddra mellan summanivåer och

12 / 80 F5 Rensa tömmer skärmbilden utan att spara Ctrl+F8 F6 Välj Ctrl+C Kopiera F7 Sök Ctrl+V Klistra in värden i zoombild. Sista bläddra mellan summanivåer och värden i zoombild. F8 Hoppar ut till huvudmenyn Ctrl+P Skriv ut utan att avsluta aktuell skärmbild F9 Fälthjälp Ctrl+TAB Hoppar till nästa öppna skärmbild utan att avsluta aktuell skärmbild F11 Behåll flyttar ner och behåller registeringsraden (konteringsraden) Shift+F11 F12 Spara Del Ta bort Ändra rad flyttar upp raden till registreringsraden. Alt+F2 Ny rad TAB Flyttar markören till nästkommande fält. Alt+F4 Avslutar UBW Alt+F6 Zoom Innehåll öppnar onlinehjälpen. Grafisk presentation öppnar grafisk presentation av data i tabellfält Rapporter exporterar data från UBW i aktuellt tabellfällt till andra program t.ex. Excel Analyser analysera ett sökresultat Filter utför sökning på markerade celler i ett tabellfält. Underhåll beställda rapporter Visar beställda rapporter Underhåll av rapportutskrifter - Dokument öppnar dokumentarkivet för aktuell rad. Shift+F X Väljer de olika valen under verktygsmenyn i den aktuella skärmbilden. I och med att valen under verktygsmenyn varierar i de olika skärmbilderna får du själv hålla reda på

13 / 80 vilken funktionstangent du ska använda i kombination med Shift-tangenten. Är du t.ex. i huvudmenyn är första valet Byt lösen. För att välja detta trycker du Shift+F Utsökningar Generellt används så kallade jokertecken i samtliga frågebilder och vid sökning i textfält. Dessa tecken ersätter andra okända tecken. Jokertecknet ersätter hur många tecken som helst, även inget tecken (blank förekomst). De främst förekommande tecknen i UBW är * och?. Exempel på sökningar med jokertecken *: 3* Visar allt som börjar på 3 45* Visar allt som börjar på 45 Exempel på sökningar med * och?: 57?1 Söker oavsett värde i position tre och visar 5711, 5721, 5731, 5741 osv. 3?1? Söker oavsett värde i position två och fyra, och visar 3011, 3412 osv.?* Söker efter rader där kolumnen innehåller värden med minst ett tecken (du slipper blanka förekomster). *böcker* Söker i en textkolumn efter texten böcker. Den eftersökta texten kan stå i början, mitten eller slutet av kolumnen, eftersom * är skrivet på bägge sidor om texten

14 / Utskrifter i UBW För att skriva ut gå till Arkiv i menyn och välj Skriv ut, alternativt använd kommandot Ctrl+P. Vill man skriva ut i liggande orientering gå in på alternativet Sidinställning alternativet ovanför Skriv ut på bilden ovan. För att förhandsgranska innan utskrift välj alternativet Förhandsgranska. Utskrifter i UBW kan bli väldigt små och otydliga. Anledningen till detta är att UBW skriver ut det aktiva fönstret utefter hur stort fönstret är på skärmen. Det betyder att om formatet på fönstret är stort så blir utskriften på papper mindre då mer information måste få plats. Blir utskriften för liten och otydlig kan fönstret minskas till det område som önskas skrivas ut till storleken på pappret. 1.8 UBW på distans Du behöver inte vara på din arbetsplats och ansluten till KI-nätverket för att kunna logga in och arbeta i UBW. För att kunna logga in och arbeta hemifrån eller från ett annat externt nätverk så behöver du ha den VPN-lösning som KI använder installerad och påslagen på din dator. Instruktioner för VPN-klienten finns på följande länkar: För PC: För Mac:

15 / Problem med UBW/felanmälan Drift och support av UBW sköts av gruppen Ekonomisystem på EA. Vid åtkomstproblem och behov av support kontakta: ekonomisystem@ki.se Försök att beskriva problemet så utförligt som möjligt och bifoga gärna ett skärmutklipp och eventuella felmeddelanden. Frågor rörande kontering och redovisningstekniska frågor hänvisas till redovisning@ki.se 2. Söka information i UBW 2.1 Fråga saldotabell Saldotabeller är egna register, en tabell med summor, som innehåller huvudbokens transaktioner på aggregerad nivå. Saldotabellen summeras på ett urval av konteringsbegrepp från huvudboken. Saldotabeller används när man vill ställa aggregerade frågor mot databasen och sedan eventuellt göra rapportutskrifter. Agresso Ekonomi Huvudbok Fråga Fråga saldotabell Tryck TAB. När saldotabellnamnet passeras hämtas aktuella begrepp in som kolumnnamn.

16 / 80 Fliken Inställningar Här gör du urval, sorteringar, summeringar, väljer att visa eller inte visa fält m.m. Se förklaring av begrepp i sökrutan nedan: Saldotabell Relation Mall Välj önskad saldotabell Vid sökning mot ett relaterat begrepp ställ markören på aktuellt begrepp i tabellfältet och klicka på rullningslisten. Välj önskad relation genom att dubbelklicka på den. Det relaterade begreppet får en egen kolumn i tabellen. För att ta fram en sparad frågedefinition (sparas per användare) Kolumnnamn Visar sökbara begrepp Visa Ange med kryss vilka kolumner du vill se i sökningen Sortera Ange ordningstal om du vill styra sorteringsordningen. Första begreppet anges med 1, nästa begrepp med 2 o.s.v. Delsum Ange om du vill ha delsummeringar i resultatet med ett kryss Text Kryssas i om beskrivningstext till fältets värde ska visas Från Ange från värde i ett sökintervall. Går att använda jokertecken (* och/eller?) Till Ange till värde i ett sökintervall. Går att använda jokertecken (* och/eller?)

17 / 80 Fliken Resultat Resultatet av sökningen presenteras automatiskt i ett eget tabellfält Spara sökmallar i saldosökning Alla sökningar/frågor kan sparas som en mall, så att du inte behöver göra om hela urvalet om det är en återkommande sökning/fråga där du t.ex. enbart vill söka på en ny period. För att kunna spara en saldotabellsfråga som mall måste fliken Inställn vara öppen. Välj Arkiv och Spara som. En bild kommer då upp på skärmen. Välj en beskrivning på sökningen/frågan som anger vad den avser. Global Privat Automatisk sökning Ändra Använd som förslag Sökningen/Frågan kan användas av alla UBW användare Endast den person som har skapat sökningen/frågan kan använda den Innebär att sökningen kommer fram automatiskt Sökningen/frågan ändras enligt de ändringar som gjort sedan den sparades sist Kryssa för om aktuell fråga alltid ska användas

18 / 80 OBS! Alla egna mallar som du lägger upp ska sparas som Privat. De mallar som sparas som Global får alla UBW-användare tillgång till. Om du sparar dina egna mallar som globala mallar kommer alla att få ett stort antal mallar att välja mellan och det blir då svårt att hitta de egna mallarna. 2.2 Fråga verifikation I skärmbilden Fråga verifikation kan du ställa frågor på ankomstregistrerade transaktioner, huvudbokstransaktioner samt historiska huvudbokstransaktioner. Det finns också möjlighet att bygga upp och spara frågemallar. Agresso Ekonomi Huvudbok Fråga Fråga verifikation

19 / 80 Se förklaring av begrepp i sökrutan nedan: A - Ej bokförda poster B Huvudbok C Historisk huvudbok Kolumnnamn Visa Sortera Delsum Text Från Till Söka på ankomstregistrerade fakturor Söka på poster i huvudboken Söka på historiska poster (överförda till historikregister) Visar sökbara begrepp Ange med kryss vilka kolumner du vill se i sökningen Ange ordningstal om du vill styra sorteringsordningen. Första begreppet anges med 1, nästa begrepp med 2 o.s.v. Ange om du vill ha delsummeringar i resultatet med ett kryss Kryssas i om beskrivningstext till fältets värde ska visas Ange frånvärde i ett sökintervall. Går att använda jokertecken (* och/eller?) Ange tillvärde i ett sökintervall Välj vilka sökkriterier du vill ha med i sökningen och tryck OK. Skärmbilden Fråga verifikation visas med den information du önskat. Du kan bläddra upp/ner och höger/vänster i skärmbilden med hjälp av rullningslisterna. För att återvända till Utökad fråga väljer du kommandot Sök (F7) på Datamenyn eller klickar på kikaren.

20 / 80 Om du önskar detaljupplysningar om varje enskild transaktion, väljer du kommandot Zoom alternativt dubbelklicka på en transaktionsrad. Markören måste vara placerad på den rad som du vill ha information om. En ny skärmbild visas som innehåller all tillgänglig information om din valda transaktion Spara sökmallar i verifikationssökning I skärmbilden Fråga verifikation kan du utifrån en färdig fråga skapa en mall. Den kan antingen vara Privat eller Global (d.v.s. vara tillgänglig enbart för dig eller för andra UBWanvändare). När du skapat en fråga som du vill spara som mall i UBW så klickar du på knappen Spara. I nästa ruta skriver du en beskrivning på vad mallen ska heta, om den ska vara i Utökat eller Enkelt frågeläge (för Fråga verifikation är det vanligaste alternativet Utökad). Du väljer också om frågan sak vara Global eller Privat. Du kan också välja Automatisk sökning som innebär att UBW kommer att starta frågan automatiskt (utan att sökvillkor behöver fyllas i). Om du bockar i rutan Använd som förslag så innebär det att varje gång du väljer Fråga verifikation så kommer denna mall upp som förslag. Klicka OK så sparas mallen. 2.3 Skapa Browser-fråga Verktyget Browser är ett kraftfullt verktyg som ger möjligheter att surfa bland all information i UBW, man kan bl. a: * Konstruera sökningar som inte ligger inom intervall * Zooma från totalbelopp till enskilda transaktioner * Skicka frågeresultat eller frågeuppsättningar till andra användare * Konstruera egna beloppskolumner med egendefinierade formler * Skicka sökuppsättningar eller resultat till andra användare * Spara användbara sökningar som mallar för eget eller andras bruk Browsern är ett generellt verktyg som inte är kopplat till någon specifik modul. Den kan startas från alla frågebilder i UBW:s huvudmeny. I detta avsnitt beskrivs verktyget i korta drag då verktyget är alltför omfattande för att beskrivas i detalj. Browsern aktiveras genom att man först väljer (markerar) aktuell frågebild och sedan högerklickar och väljer Öppna Browser.

21 / 80 Browsern består av tre flikar: 1 - Inställn., 2 - Sökvillk och 3 Resultat Ett bra sätt att börja använda Browsern är att ta bort de kolumner i standardsökningen som man inte är intresserad av. Det gör sökningen enklare genom att bildskärmen inte fylls med onödiga uppgifter. Vill du vid ett senare tillfälle inkludera några av dessa uppgifter igen går det att göra detta utan att starta om ifrån början. Fliken Inställningar Denna flik används för att bestämma hur den sökta informationen ska presenteras. Skärmbilden varierar utseendemässigt beroende på vilken frågebild som används. Flikarna är däremot desamma oavsett frågebild. Här definierar man sökningen med vad den exempelvis skall innehålla när det gäller visning av koder och texter samt delsummeringar av begreppsoch begreppskolumner. Nedan visas ett exempel på Inställningar från frågebilden Fråga saldotabell.

22 / 80 Se förklaring av begrepp i sökrutan nedan: Kolumnnamn Visa Delsum Sortera De kolumnnamn sökningen ska omfatta Hur kolumnnamnen ska presenteras Summering (om ikryssat) Sorteringsordning Se förklaring av begrepp i rullistan i kolumn Visa: Kod Text Kod/Text Summeringskolumn Kod (t.ex. ett kontonummer) Beskrivningstext (t.ex. namn på ett konto) Kod och beskrivningstext visas Kolumnen används endast för summeringar Väljs summeringskolumn måste man också koppla ihop denna kolumn med en annan kolumn. Den senare kolumnens val i Visa styr sedan hur summeringen presenteras vid sökning. Nedan listas de vanligast använda valen med en kortfattad beskrivning. Valen nås via verktygsraden alternativt höger musknapp. Lägg till fält Ger möjlighet att komplettera urvalet (Inställning) med ytterligare kolumner (fält). Vilka möjligheter som finns varierar beroende på i vilken frågebild man använder browsern. Välj fält genom att markera detta och klicka på OK. De valda fälten läggs till i fliken 1 Inställn ovanför det ursprungligt markerade fältet.

23 / 80 Lägg till relation Formler Ger möjlighet att komplettera urvalet (Inställning) med ytterligare kolumner (t ex kontogrupp till konto). Genom att ställa markören på den rad, ex Konto, som innehåller en relation och klicka på höger musknapp, välja Lägg till relation, så listas de relationer som finns tillgängliga. Markera önskad relation och klicka OK så läggs relationen till som en kolumn. Ger möjlighet att lägga till och ändra kolumner med egendefinierade formler. Kolumnerna kan skapas som uttryck med hjälp av uppgifter i andra kolumner. Ett vanligt exempel är att kunna visa skillnaden mellan verkligt utfall och budget, och procentuell andel av totalsumman. De beloppskolumner som är möjliga att ta med i formeln, och de operatorer som kan användas vid beräkningen av kolumnvärdena visas i de tre panelerna till höger (varierar bl. a. beroende på frågebild). De önskade variablerna väljs genom att man dubbelklickar på dessa, och flyttas samtidigt över till fältet Formel där hela formeln bildas. Om Löpande summa är ikryssat görs en löpande kalkylering rad för rad. Den är inte förbockad som standard vilket innebär att varje rad summeras var för sig. Har summa styr huruvida en summering av en formel görs eller inte. Default är ikryssat vilket innebär att en summering görs. En bock i fältet Vertikal summa innebär kolumnvis summering. Välj Datatyp utdata för formeln. Exempel visas inom paranteser nedan: Datum ( ) Heltal ( ) Decimaltal (201703,21) Sträng (Text innehållandes bokstäver, tecken eller siffror) Den text som anges i fältet Formelnamn blir kolumnnamn i fliken 1 - Inställn. När formeln är färdig klickar man OK och kolumnen placeras i skärmbilden. Ta bort fält Genom att markera ett eller flera fält (kolumner) i skärmbilden kan dessa tas bort med kommandot Ta bort fält.

24 / 80 Ta bort alla fält Egenskaper Logik delsumma Tar bort alla fält från skärmbilden Inställning. Användbart när man vill skapa om frågan från början. Max antal rader Max antal rader som kan visas i frågan. Max radbrytning Styr hur många tecken som en rads text kan vara innan radbrytning. Startdetaljnivås Styr vilken delsummeringsnivå resultatet skall visa. Förslagsvärdet är 0 och visar då sökningen på lägsta nivå, transaktionsnivå. Sätts startnivån till 1, visas första delsummeringsnivån medan lägsta nivån är dold. Hanterar hur kolumnerna ska summeras. Valmöjligheterna är: Ingen delsumma Ingen summering för denna kolumn Delsum Innebär att man lägger summeringen i en alternativ kolumn. Resultatet blir en överskådligare och mer komprimerad rapport. Vidare kan man med hjälp av funktionerna Format, Text delsumma, Sidbrytning och Kantlinje designa rapporten/frågan efter egna önskemål. Via Format kan man välja att få t ex summeringsraden i fet stil och välja teckensnitt och bakgrundsfärg.

25 / 80 Format menyn låter dig lägga till extra formateringar till rapporten. Fliken Sökvillkor Skärmbilden används för att precisera de sökvillkor som ska gälla. Om inga sökvillkor anges kommer sökningen omfatta allt, d.v.s. alla rader visas i resultatet. Med hjälp av höger musknapp väljer du, exempelvis Lägg till fält. De valda fälten läggs ut i skärmbilden. I fältet Typ anger man vilka urvalstyper som ska användas, och i Värde ifylls det eller de värden som sökningen ska begränsas på. Se förklaring av begrepp i sökrutan nedan: Kolumnnamn Typ Makro Värde Prompt Kolumnnamn man vill begränsa sökningen på Hur sökningen ska begränsas Om fältet markeras kan sökmakro användas. Önskat sökmakro anges i fältet Värde. Värden som sökningen ska begränsas med. En dialogruta öppnas om fältet prompt är ikryssat. Ett värde måste

26 / 80 Ska anges anges för aktuell kolumn, varje gång en sökning startas. Anger om sökvillkoret måste specificeras i sökningen. Önskar du ta bort uppsättningsvillkoren för någon eller några kolumner kan du markera en eller flera kolumner och välja Ta bort fält med höger musknapp. Lista ger urval på exakt värde t ex konto. Även jokertecken * och? kan användas. Inte lista innebär att man väljer ut de värden som inte ska vara med i sökningen. Med Tom avses att man söker på transaktioner där kolumnen inte innehåller några värden. Med Ej tom menas att man söker på transaktioner där kolumnen innehåller värden. Fliken Resultat Utseendet på denna flik är beroende av hur man satt upp sökningen i flik 1 och de sökvillkor man preciserat i flik 2. Resultatet kan förhandsgranskas innan utskrift. Välj Förhandsgranska från Arkivmenyn. Zooma sedan genom att klicka på den sida du vill kontrollera Att spara en Browser mall Det går att spara en fråga i Browser som en mall för att kunna använda en bra formulerad sökning flera gånger på ett enkelt sätt. Flik 1 sparas genom att antingen trycka på eller tangenten F12. Skriv in relevant beskrivning. Välj sedan hur mallen ska hanteras av systemet. Global Privat Automatisk sökning Använd som förslag Alla användare får tillgång till mallen Endast den som har gjort mallen får tillgång till den Sökningen startar automatiskt när man väljer mallen Mallen används som förslag Klicka OK när valen är gjorda. Svara JA på frågan Uppdatera menyn. Vill du i efterhand spara om mallen, exempelvis göra en privat mall som global, går det bra att spara om den genom att kryssa för Ändra. Det finns alternativa sätt att öppna sparade Browsermallar: * I huvudmenyn ligger mallarna som egna menypunkter under respektive frågemeny så att du kommer direkt in på frågan genom att dubbelklicka på menypunkten. * I aktuell fråga välja Öppna Browser och i rullningslisten för Mall välja den önskade mallen genom att klicka på denna och därefter trycka TAB. 2.4 Rapporter I UBW finns en hel del olika färdiga rapporter beroende på vilken information man vill få ut.

27 / Resultat- och balansräkningar Egen meny Rapporter Dubbelklicka på rapporten i menyn som du vill se. Ett nytt fönster öppnas till höger. Välj period och Inst/Sektion eller Grp beroende på vilken rapport du valt. Tryck sedan på F12. När du kört en rapport och vill se resultatet klicka på (eller Agresso Gemensam Underhåll av beställda rapporter). Här visas de senaste körda rapporterna. Dubbelklicka på den rapport du vill se resultat på. Du kan även ta bort ditt eget användarnamn och söka ut alla rapporter som andra användare har kört på din institution. Rapporterna kan ha olika status N = Normal. Rapporten ligger i kö och väntar på att köras. W = Working. Rapporten körs (Det kan ta ett tag att köra rapporten. Har den status W tryck på kikaren eller F7 för att uppdatera bilden tills rapporten fått status T) T = Rapporten är klar 2.5 Begreppsvärden För att söka upplagda värden gå in under Agresso Gemensam Begrepp och relationer Begreppsvärden eller

28 / 80 Begreppsvärden ger en förteckning på samtliga värden som är giltiga för ett visst begrepp. Du kan inte ändra några värden här, det är endast personer med särskild systembehörighet som kan ändra, lägga till eller ta bort begreppsvärden. Ange önskat begrepp som du vill söka på, t.ex. FIN (Finansiär), tryck TAB och sök för att få fram värden (F7) eller tryck på kikaren. Nedan är en förteckning av de vanligast förekommande begreppen där Begreppsvärden är använtbart: Konto Inst Dnr Proj Konton Institutioner på KI Diarienummer på ett kontrakt/avtal Projektnummer

29 / 80 Fin Anl MPT Verks Finansiär Anläggningstillgångens nummer i anläggningsregistret Motpartskod (för statliga myndigheter) Verksamhetskoder 2.6 Kontoplan Agresso Gemensam Kodplan Kontoplan Här kan du söka fram hela eller delar av kontoplanen. Vill du endast se intäktskonton anger du i det grå fältet längst till vänster 3*. Du kan även göra urval på en konteringsregel och se vilka baskonton som är kopplade till just den regeln. Längst ut till höger i tabellen finns kolumnen Status, där aktuell kontostatus syns. De konton som har status C är antingen Rubrikkonton eller gamla baskonton som ej används längre. Det är endast de konton som har status N som går att bokföra på. Konteringsregler definierar det sätt som kontona hanteras på och vilken information/vilka fält som måste anges när ett baskonto används. Ett antal konteringsregler läggs upp, var och en för

30 / 80 användning med ett särskilt sorts konto. Begreppsinformation som definieras här är valuta, konteringssträng, momskod m.m. För detaljerad information om användning av olika konton vänligen se de senaste versionerna av Kontoplan och EA-handbok som finns här: 3. Bokföring i UBW 3.1 Registrering av verifikation i huvudboken Egen meny Huvudbok Registrering Verifikationsregistrering HB Fyll i det som behövs och klicka F11 (behåll) för att flytta ner konteringsraden till tabellfältet i registreringsbilden. När du är klar med alla konteringsrader så sparar du med F12 och får ett verifikationsnummer för din bokning.

31 / Bifoga bokföringsunderlag Sök på din verifikation i Fråga verifikation (under Agresso Ekonomi) som du ska bifoga underlag till. Ställ dig på en av konteringsraderna och klicka på dokumentarkivet. Klicka på Lägg till befintligt dokument Klicka på Bläddra och ladda upp det dokument som ska bifogas Periodisera huvudboksverifikation Agresso Ekonomi Huvudbok Registrering Verifikationsregistrering HB Gör din bokning och tryck sedan Periodisera. Välj reverseringsperiod och tryck OK.

32 / 80 Spara din huvudboksverifikation med F Omkontering/reversering av huvudboksverifikation Omkontering Funktionen Omkontering används då du endast önskar korrigera en specifik konteringsrad i en redan skapad verifikation. Sök fram ditt verifikationsnummer i Fråga verifikation och sekvensnummer (markerat # i UBW).

33 / 80 Gå sedan till Verifikationsregistrering och välj funktionen Omkontering. Fyll i aktuellt verifikations- och sekvensnummer. Tryck OK. Raden du valt att omkontera ligger nu som en korrigerad rad i verifikationsregistreringsbilden. Skriv in rätt konteringsrad med aktuella konteringsdimensioner och en verifikationstext som talar om anledningen till din omkontering. Vid verifikationer med valuta så ska raden registreras med aktuell valuta och valutakurs så att det överensstämmer med det SEK-belopp som omkonteras. Tryck behåll (F11) och sedan spara (F12) Reversering Egen meny Huvudbok Registrering Reversering Markera poster för reversering Välj sök (F7) för att ange det verifikationsnummer som ska reverseras. Ange verifikationsnummer och tryck OK.

34 / 80 Verifikationens poster kommer nu upp med en tom ruta i vänsterkanten. OBS! Gråmarkerade ska inte markeras då de är automatiska konteringar, som systemet vänder själv. Perioden som kommer upp här är alltid den aktuella. Om du, vid till exempel ett månadsskifte, vill ändra period till den föregående så görs det i Reverseringsförslaget i nästa steg. Kryssa i de tomma rutorna för att reversera raderna. Har du många rader att reversera väljer du Markera allt i menyn Redigera. Välj sedan spara (F12) så får du ett meddelande om att markerade rader är sparade. Gå till Reverseringsförslag och ta fram det genom att välja spara (F12). Notera ditt BuntID (rad 11) då du behöver det när du ska göra din Reverseringsbekräftelse. OBS! Om perioden ska ändras gör du det här i fältet Period. Kontrollera ditt förslag genom att ta fram det i Underhåll av beställda rapporter.

35 / 80 Är reverseringsförslaget OK, välj Reverseringsbekräftelse. Ta fram ditt aktuella Bunt ID från Reverseringsförslaget och spara (F12). Gå till Underhåll av beställda rapporter och skriv ut din reverseringsbekräftelse. 3.3 Definitivbokföring av leverantörsfaktura Agresso Ekonomi Leverantörsreskontra Definitivbokföring faktura Bokföring leverantörsfaktura Skriv in period, Ver.datum och leverantörsnummer. TAB sedan vidare till konto. Skuldkontot kommer upp automatiskt. Fyll i det som behövs och tryck F11 för att flytta ned raden (alternativt TAB tills raden hoppar ner).

36 / 80 OBS! Det som är viktigt att fylla i är Text, Fakturanummer, Förfallodatum (30 dagar är den automatiska inställningen), OCR (Om sådant finns) samt Betalningsvaluta (Viktigt att denna överensstämmer med vad som kommer upp automatiskt i Val uppe i konteringsraden). Kontera sedan på det motkonto du vill använda och spara din leverantörsfaktura med F12 du får ett verifikationsnummer. OBS! Glöm inte att bifoga underlag till verifikationen. 3.4 Bokföra betald kundfaktura Agresso Ekonomi Huvudbok Registrering Verifikationsregistrering HB Klicka först på Betala En ny flik öppnas. Här fyller du i en betalningsreferens som kommer stå som verifikationstext i huvudboken. Därefter går du ner till rutan där det står AP (accounts payable) och ändrar till AR (accounts recievable).

37 2 Datum / 80 TAB vidare till Fakturanr och skriv in fakturanumret du har fått betalt för. TAB igen och den kommer upp automatiskt (se bilden nedan) och spara (F12). Kontera det motkonto du ska använda och tryck F12 så får du ett verifikationsnummer och fakturan är nu kvittad i huvudboken. OBS: Viktigt att välja rätt verifikationsdatum då det avgör om fakturan är betalad i tid eller inte. Annars skapas en felaktig räntedebitering på kunden. 3.5 Bokföring via Excelerator Läsa in en bokföringsorder Börja med att ange aktuell månad i mallen (eller den månaden som du ska bokföra i) Skriv in konteringsraderna som du vill bokföra i mallen. Observera att du kan klistra in konteringsrader från en annan Excelfil som du förberett för inläsning. OBS! Viktigt att komma ihåg att Klistra in värden i detta fall).

38 / 80 Vill du kopiera från en annan Excelfil, får det tyvärr göras i två omgångar då kolumn C (Inst) är låst för redigering. Den kolumnen är låst och fungerar som en kontroll för att inte bokning ska ske någon annan institution. Tryck på knappen Bokför. Du kommer då bli tillfrågad att logga in. Det är samma användarnamn och lösenord som till UBW som ska användas. Därefter läses ordern in i UBW:s försystem utan att den bokförs. Du får en pop-up-ruta nedan om allt gått bra. Tryck OK. Gå in i UBW och öppna Underhåll av beställda rapporter, rapporten som skapats vid Excelerator-inläsningen heter GL07. Vanligtvis ligger den längst upp om ni inte kört någon rapport emellan.

39 / 80 Öppna rapporten genom att dubbelklicka på rapporten. Om filen gått igenom utan några fel står det Förslag batch input i rapporten. Gå till Egen meny EN HUVUDBOK Inläsning Excelerator Inläsning Excelerator. Klistra in buntnumret du fick i din rapport, ange aktuell period och kryssa i bokför. Spara med F12. Nu är inläsningen från Excelerator bokförd i huvudboken.

40 / 80 Vid felaktigheter i bokföringsunderlaget står det Fellista BATCH-INPUT i rapporten istället för Förslag BATCH-INPUT. Felen markeras med *. Innan inläsning av en ny korrigerad fil, se till att först plocka bort det felaktiga buntnumret/filen. Borttagning görs under Underhåll av Exceleratorinläsning. Välj först det bunt-id som ska tas bort, tryck TAB och sök (F7). När verifikationens rader visas väljer du Redigera Ta bort i menyraden. Du får en fråga och klickar Ja. Förslaget är nu borttaget i UBW.

41 / Interna bokföringsordrar Innan du börjar registrera kan det vara bra att scanna in det dokument du ska bifoga till verifikationen och spara ner det på din dator. Agresso Ekonomi Huvudbok Registrering KI-INTERN HANDEL MELLAN INST När du dubbelklickar på raden KI-INTERN HANDEL MELLAN INST kommer du direkt till registreringsbilden.

42 / Bokning när du har köpande institutions projektnummer Välj ett internt intäktskonto (5-ställigt/slutar på xxxx9). Ange säljande institution (din institution t.ex. 9C1) ert projektnummer och den köpande institutionens som finansiär (ex 9K1) och motpart (MPT) och ange sedan belopp i kredit. Ange ett internt kostnadskonto (5-ställigt/slutar på xxxx9) och köpande institutions projektnummer och säljande institutions MPT (din inst. - ex 9C1) ange belopp i debet Spara med på F12 och klicka på OK när du får verifikationsnumret. Attestansvarigens namn på projektet kommer upp direkt som förslag vid Beskrivning och att personen avvaktar. OBS! Ändra inte personen som kommer upp automatiskt som attestant utan låt attestregelverket styra hur flödet ska påbörjas.

43 / 80 Tryck på F12 eller spara-knappen en gång till för att ordern ska gå till attestanten som står som första attestant på projektet enligt aktuellt attestregelverk. 4.2 Boka via avräkningskonto om du inte vet projekt och inte kan ta reda på det I det fall du inte vet projektnummer eller kan ta reda på det vid bokning så kan du boka till köpande institution genom att boka via ett avräkningskonto. Registrera intäkten på din institution som vanligt men boka kreditbokningen mot konto (avräkningskonto) med mottagande institution som motpart. Bifoga sedan ditt dokument och spara. Ange en institutionsekonom på mottagande institution som attestant. Vederbörande får då en uppgift att söka fram projektnummer och skicka bokföringsordern vidare till korrekt attestant på sin institution Bokning på avräkningskonto hos mottagande institution Hos den mottagande ekonomen syns nedan uppgift att hantera. Du kommer att se i din uppgiftslista att du har en ny uppgift som ska hanteras. Du får även mail om att du har en avvisad bokföringsorder att hantera. Klicka på länken i meddelandet så kommer du till verifikationen i Agresso Web. Där kan du boka om från avräkningskontot ut till ett korrekt projekt i verksamheten. Det går också bra att ta upp verifikationen via verifikationsnumret i klienten. Gå igen till Agresso Ekonomi Huvudbok Registrering KI-INTERN HANDEL MELLAN INST och byt konto och projekt på raden som har konto Markera raden med konto tryck Ctrl + F11 eller använd pilen Ändra rad för att lyfta upp raden som du ska kontera om. Ändra till kostnadskonto och ange korrekt projektnummer.

44 / 80 Tryck på F12 för att spara. Attestantens namn på projektet kommer upp automatiskt. Tryck Spara eller F12.

45 / Bifoga dokument till den interna huvudboksverifikationen Skanna dokumentet och spara den på lokalt din dator. Gå in i Agresso Ekonomi Huvudbok Fråga Fråga verifikation. Sök fram din verifikation med tillägget att välja VT = B1 (för ankomstregistrerade, ej bokförda, verifikationer) samt kryssa i Ej bokförda poster. För att bifoga ditt dokument se avsnitt i manualen. 4.4 Verifikationsserier vid intern bokföringsorder Alla institutioners bokningar via intern bokföringsorder får samma verifikationsnummerserie vid ankomstregistrering. De börjar med 102XXXXXX men när den bokförs byter den verifikationsserie till 103XXXXXX. Verifikationstypen heter B1.

46 / Kontroll av arbetsflöde vid intern bokföringsorder Sök fram din verifikation under Fråga verifikation. I frågerutan måste du kryssa i A - Ej bokförda poster enligt bilden ovan i avsnitt 4.3. Du behöver inte ange konto eller projekt. Du får då en lista på alla öppna interna transaktioner som ännu inte bokförts. Så länge de finns kvar här så är de inte hanterade (attesterade) hos mottagande institution och således inte bokförda i huvudboken. Vill du se arbetsflödet för verifikationen, ställ dig på kostnadsraden och klicka på Visa arbetsflöde.

47 / 80 När attestanten attesterar ordern, oavsett beloppets storlek kommer den att bokföras av en rapport som körs automatiskt i UBW. Det finns ingen beloppsgräns för en attestant att attestera en intern bokföringsorder i kontrast till attestregelverket för EFH-flödet. Verifikationstypen ändras från B1 till B2 och bokförs definitivt i huvudboken när bokföringsordern attesteras. 4.6 Felsöka och makulera intern bokföringsorder Innan verifikationen är attesterad av mottagaren kan detaljer (exempelvis konto, finansiärskod etc.) i bokningen ändras. Ta fram verifikationen från uppgiftslistan eller skriv in verifikationsnumret i KI-INTERN HANDEL MELLAN INST och rätta felaktigheterna och spara på nytt. Detta genererar ingen ny bokföringsorder utan ändrar bara den befintliga. Om bokföringsordern helt ska makuleras (innan bokföring) eller reverseras (efter bokföring) mailar du till redovisning@ki.se. Anledningen till att du själv inte kan makulera eller reversera är att bokföringsordern har rader som tillhör två olika institutioner. 5. Budget i UBW 5.1 Registrering av budget i UBW Agresso Ekonomi Huvudbok Budgetering Registrering/fördelning av budget I första rutan väljer du vilken saldotabell som budgetposterna ska läsas in i. Standard är SALDO. Kontakta redovisning@ki.se om du är osäker på vilken tabell som gäller för din budget. Tryck på TAB för att ta fram saldotabellens rätta kolumner. Tryck sedan på OK.

48 / 80 Budgeten kan registreras manuellt rad för rad. För att få fram fler rader, tryck på knappen Ny rad i verktygsmenyn. OBS! Registrera alltid budget i period 00, t ex Du behöver inte fylla i alla dimensioner utan det går bra att endast fylla i de dimensioner som du vill budgetera och följa upp på. Budgeten kan även klistras in från Excel. Kopiera in kolumnerna som finns i Excel. Fördela budgeten i enlighet med kolumnstrukturen. När fördelning av budgeten är klar i Excel läser du över den genom att kopiera den i Excel och sedan läsa in den i UBW. Ställ dig i cell 1 i kolumn Konto i UBW och välj klistra in i menyn Redigera alternativt snabbkommando Ctrl+V. Om du önskar budgetera och följa upp på en mer aggregerad nivå behöver du lägga till relation för t.ex. konto till kontogrupp. Detta gör du via Sök och lägga till relation exempelvis Ktogrp till Konto.

49 / 80 Budgeten är nu inlagd och välj spara genom att trycka F12. När budgeten är inläst och sparad i UBW måste den överföras till saldotabell. Agresso Ekonomi Huvudbok Budgetering Överföring av budget till saldotabell och välj aktuell period och den saldotabell där du lagt in dina budgetposter. Spara med F12. Budgeten finns nu i saldotabell och kan följas upp i en Fråga Saldotabell. OBS! Tänk på att kryssa i alternativet för Budget i saldotabellen.

50 / Korrigera budget i UBW Det går bra att korrigera en budget som har registrerats i UBW. Gå in i Agresso Ekonomi Huvudbok Budgetering Registrering/fördelning av budget. Välj sedan sökvillkor för att få fram det som ska korrigeras och tryck på Sök. Den tidigare registrerade budgeten öppnas. Justera det belopp som ska ändras och tryck F12 för att spara. Kom sedan ihåg att köra rapporten Överföring av budget till saldotabell för att uppdatera saldotabellen. Har en rad lagts in felaktigt i budgeten kan den tas bort genom att markera den raden som ska tas bort. Välj Radera rad under menyn Redigera och tryck F12 för att spara. Kom sedan ihåg att köra rapporten Överföring av budget till saldotabell för att uppdatera saldotabellen.

51 / Kundreskontra 6.1 Upplägg av ny kund och finansiär Upplägg av nya kunder samt nya finansiärskoder görs av EA. Om du vill att en ny kund eller en ny finansiärskod ska läggas upp så fyller du i formulären på Agresso Web: OBS! Tänk på att finansiärskod (FIN) endast läggs upp om det uppskattade faktureringsbeloppet överstiger SEK per år. 6.2 Söka i kundregistret Agresso Ekonomi Kundreskontra Kundregister Kund Ställ dig i Kundnr och tryck F9.

52 / 80 Skriv kundnamnet med jokertecknet * innan och efter under beskrivning och tryck F7 för att söka. Om du dubbelklickar på kunden och TAB så kommer du tillbaka till den vyn där du hittar information om kunden.

53 / Skapa kundfaktura Försäljningsorder När du ska fakturera en kund börjar du med att göra en försäljningsorder. Agresso Logistik Order/Fakturering Försäljningsorder Registrering/underhåll av försäljningsorder Välj den institution du vill fakturera ifrån om du har behörighet till flera institutioner, annars väljs din institution som standard. Bilden för Registrering/underhåll av försäljningsorder består av 7 flikar. För att komma vidare med försäljningsordern måste vissa fält fyllas i på orderfliken. Börja med att fylla i kundnummer. För att söka fram ett specifikt kundnummer ställer du dig i rutan och klickar F9 + F7.

54 / 80 När du skrivit in rätt kundnummer, TAB vidare till följande fält i fliken 1 Order: Att.ansvarig och säljare Det är samma person (under interna referenser). Här finns en rullista där du väljer vilken person som skall stå som ansvarig. Saknas personen som du skall sätta som ansvarig/säljare kontakta ekonomisystem@ki.se så hjälper de till att lägga upp personen. OBS! Att.ansvarig står som Vår referens på kundfakturan. Extern referens Beställare Status Inst Är det som blir vår verifikationstext (den text som skrivs på fakturan syns inte på verifikationen i huvudboken). Kundens referensnamn/kod och den kommer att stå med på fakturan under Er referens uppe till vänster. Ändras om du ska ångra en order eller om du inte ska fakturera den. Då väljer du parkera alternativt spärra. Ett obligatoriskt fält som måste fyllas i

55 / 80 Proj Period Best datum Motpart Måste också anges men kan även skrivas in senare i konteringsbilden. Oftast den perioden som är öppen och den kommer upp automatiskt. Dagens datum. Kommer upp automatiskt beroende på vilken kund som valts, ändra inte detta fält. Statliga myndigheter får en specifik motpart, i övriga fall står det Extern motpart. I fliken 2 Faktura hittar du betalningsvillkor. Här kan du ändra från 30 dagar ner till 10 dagar och upp till 60 dagar. Betalningsvillkoren styrs annars som huvudregel från kundupplägget. Här kan du också ändra valuta som kunden ska faktureras i. Bet metod Interpay post = svensk betalning. Interpay bank = utländsk betalning. I fliken 3 Leverans, under leveransadress, kan du (tillfälligt för den fakturan) lägga till eventuellt tillägg/specifikation i adressen, t.ex. c/o adress, särskild avdelning etc. Använd Ctrl + Enter för ytterligare rad.

56 / 80 I flik 4 Detaljer registreras det som ska faktureras. Börja med att skriva in den artikel du ska fakturera (ställ dig i rutan artikel och sök med F9 + F7 om du vill få fram vilka artiklar som finns). Artikelnummer är det samma som intäktskontot. Det finns alltså ett artikelnummer upplagt för samtliga intäktskonton, dock inte för bidrag eftersom dessa inte ska faktureras utan rekvireras. Första gången du ska fakturera så finns inte alla fält som du behöver med i fliken. Då kan du efter att du fyllt i artikelnummer klicka på Arkiv i menyn och välja Fönsteralternativ. Här kan du med hjälp av kryss välja vilka fält som skall finnas med i detaljfliken. Kryssa i vad du tycker att du behöver använda varje gång när du fakturerar. Sätt en bock i Används som förslag och klicka på Spara. Du får en fråga om vad du vill kalla konteringsmallen. Du kan kalla den vad som helst, t.ex. Min konteringsmall. Nu är det dags att göra färdigt försäljningsordern. I fältet beskrivning står i utgångsläget namnet på den artikel du valt. Det är den beskrivningstexten som kommer ut som text på fakturan så det är bra att ändra denna till en text som ger mer information om vad som ska faktureras. Markera fältet beskrivning och skriv över texten. Skulle inte hela texten få plats dubbelklickar du i fältet och kommer då in i ett antal undermenyer(flikar). Välj flik 4 Spec för att fylla i ytterligare text. Texten kommer som en undertext till det du skrev i beskrivningen tidigare. Du kan välja teckensnitt och storlek genom att klicka på Format och sedan Teckensnitt på verktygsmenyn. Delspara med F11 och stäng bilden med det nedre krysset till höger.

57 / 80 Enhet anges med ST som standard. Enheten kommer upp automatisk när artikelnummer anges. Ange hur många ST, som ska faktureras. Enhetspriset anges manuellt. Net.val.bel är lika med Antal x Enhetspris. På samma faktura kan du ibland behöva fakturera för olika artiklar eller tjänster (olika artikelnummer) eller artiklarna kan ha olika pris. Då kan du lägga till fler rader genom att klicka på Ny rad i verktygsfältet. Det går också att radera rader om det blev fel genom att markera raden och välja Redigera/Radera rad. När allt är klart sparar du försäljningsordern med F Testfaktura För att säkerställa att fakturan som skickas till kund är korrekt och layoutmässigt ser bra ut kan du göra en testfaktura (både för pappersfaktura och svefaktura (EDI-faktura). Egen meny En huvudbok Fakturering Testkörning fakturering Ange från vilket ordernummer och till vilket ordernummer du vill göra testfakturan. Spara din beställning med F12. Notera ordernr och gå till Underhåll av beställda rapporter. När

58 / 80 testfakturan (SO09) har fått status T kan du dubbelklicka på raden och får då upp första testfakturan på skärmen. Om det är något som inte ser bra ut så kan du gå tillbaka till försäljningsordern enligt avsnitt och korrigera där. Spara med F Bokföring av Sve-faktura (EDI-faktura) och pappersfaktura Agresso Logistik Order/Fakturering Fakturering Fakturering När du gjort en order och är nöjd med den så ska du skapa antingen en pappersfaktura eller Svefaktura som då får ett fakturanummer. Det är då den skapas/bokförs. Det går inte att göra några ändringar i det här steget. OBS! Det är viktigt att säkerställa att kunden får rätt typ av faktura (papper eller Svefaktura). Rapporten som genereras vid skapande av faktura heter SO Kreditfaktura När du ska göra en kreditfaktura gör du på samma sätt som debetfakturan. Skillnaden är att du sätter minustecken framför beloppet. (OBS! Ej framför antal) när du registrerar försäljningsordern. Då känner systemet av att de skall vara en kreditfaktura.

59 / Reversering Agresso Ekonomi Kundreskontra Reversering Markera poster för reversering Ändra till Reversera öppen post i rullistan Reversera. Tryck sedan F7. Skriv in det fakturanummer som du vill reversera (alternativt verifikationsnumret) och tryck OK.

60 / 80 Agresso Ekonomi Kundreskontra Reversering Reverseringsförslag Ange aktuell period, spara med F12 Agresso Ekonomi Kundreskontra Reversering Reverseringsbekräftelse Ange BuntID du fick i förslaget, spara med F12 När bekräftelsen gått igenom är reverseringen av fakturan klar.

61 / Leverantörsreskontra Nya leverantörer läggs upp centralt av EA i UBW. Behöver du lägga upp en ny leverantör så ska du maila fakturaunderlaget till ekonomisystem@ki.se. 7.1 Söka i leverantörsregistret Om du vill söka fram en specifik leverantör i UBW välj enligt nedan. Agresso Ekonomi Leverantörsreskontra Leverantörsregister Leverantörer Tryck F9 för att komma till Fälthjälp. Välj Utökad och tryck F7 för att få fram ett utökat frågeläge enligt bilden nedan. Fyll i önskade sökkriterier och klicka OK. 7.2 Söka efter en leverantörsfaktura Det finns ett antal sätt att söka fram information om leverantörer och fakturor. Vilken bild du vill använda beror på vilka uppgifter du vid det aktuella tillfället vill få fram.

62 / 80 De bilder du kan söka i ligger under Leverantörsreskontra Fråga I frågebilderna Öppna och historiska poster per leverantör och Öppna och historiska poster alla leverantörer ställer man frågor mot leverantörsreskontraposter, d.v.s. mot de konton som är markerade med typ AP i kontoplanen. I Öppna och historiska poster per leverantör listas alla fakturor under den leverantören du valt. Du kan endast söka på en leverantör i taget. Ange leverantörsnumret (sökhjälp F9 + F7) och TAB. Sedan söker du med F7.

63 / 80 Ange ev. sökkriterier. Nedan finner du förklaringar kring vilka statusar en faktura kan ha. T S A Ankomstregistrerade fakturor B Öppna poster (definitivbokförda) C Historiska poster (slutbetalade/reglerade) N Normal P Parkerad (spärrad för remittering) C Spärrad för remittering, kan inte öppnas H Fakturan är på ett reverseringsförslag R Fakturan är på ett betalningsförslag I Fakturan är med på ett betalningsuppdrag U Fakturan håller just nu på att behandlas av AGRTPS Y (Endast vid EFH/arbetsflöde), fakturan är under EI03 process och Y försvinner automatiskt. Om du skulle vilja söka på andra fält än de som finns i den ursprungliga sökraden kan du göra detta genom att gå till verktygsmenyn och välja Utökad. När du väljer utökad försvinner den grå sökraden från bilden. Sök med F7 för att få fram den utökade frågebilden.

64 / Söka om fakturan är betald eller inte Agresso Ekonomi Leverantörsreskontra Fråga Öppna och historiska poster per leverantör Skriv in leverantörsnumret och TAB, skriv verifikationsnumret eller fakturanumret och sök med F7. Om en faktura är betald har den status C. Ställ dig på den raden och klicka på Betald, då visas vad som hänt med fakturan. Dubbelklicka på raden som dök upp för att se betaldatumet på fakturan.

65 / 80 Om du vill se historiken för EFH, klicka på loggboken.

66 / Reversering av leverantörsfaktura Agresso Ekonomi Leverantörsreskontra Reversering Markera poster för reversering Välj Reversera öppen post Tryck F7 för att få upp fönstret. Ange fakturanumret som ska reverseras och tryck OK. Markera den/de poster som ska reverseras och spara med F12. Agresso Ekonomi Leverantörsreskontra Reversering Reverseringsförslag Ange aktuell period, spara med F12

67 / 80 Agresso Ekonomi Leverantörsreskontra Reversering Reverseringsbekräftelse Ange BuntID du fick i förslaget, spara med F Kvitta leverantörsfaktura Kvittering sker i huvudboken och innebär att kredit- och debetfakturor från samma leverantör matchas mot varandra. Agresso Ekonomi Huvudbok Registrering Verifikationsregistrering HB

68 / 80 Ange period, verifikationsdatum och ställ dig i rutan Konto. Klicka på Betala. Då kommer du till detta fönster. Välj den text som du vill ska stå som förklaring till kvittningen, exempelvis kvittning ver XX mot XX så det tydligt framgår vad du gjort. Tryck F7 för att få fram det utökade sökfältet och skriv in leverantörsnumret. Tryck OK. Markera de poster som ska kvittas mot varandra längst ut till vänster i rutan. Spara med F12 så kommer du tillbaka till registreringsbilden nedan. Spara med F12 så får du ett verifikationsnummer.

69 / 80 OBS! Ska du kvitta en kredit och debet med olika belopp så ändrar du manuellt under Valutabetalning efter att du markerat de poster du ska kvitta. Dubbelkolla genom att se att summan blir noll under Restbelopp. Spara med F12 för att komma tillbaka till registreringsbilden. Spara med F12 för att få ett verifikationsnummer.

70 / 80 Har du fått en inbetalning på banken för en kreditfaktura så bokar du 19*-kontot mot kreditfakturan i huvudboken (se bilden nedan). Gör på samma sätt som tidigare, tryck Betala och plocka upp kreditfakturan. Tryck F12 för att komma tillbaka till registreringsbilden. Ser allt bra ut så sparar du med F12 och får ett verifikationsnummer. OBS! Viktigt att totalsumman blir noll. 8. Registervård I det här avsnittet visas hur du kan se över både institutionens objektsstruktur, personliga forskar-id:n (FOID:s), attestregelverk och relationerna däremellan. 8.1 Underhåll av projektstruktur Projektstrukturen i UBW är i huvudsak uppbyggd av fyra begrepp som sorteras hierarkiskt enligt pyramiden: INST, SEKTION, GRP och PROJ. Mellan dessa begrepp krävs det att relationer är uppsatta för att kedjan och hierarkin ska fungera. INST (Institution) SEKTION (Enhet/Avdelning) GRP (Forkargrupp) PROJ (Projekt) Institutionen äger själv sin projektstruktur och ansvarar både för att skapa och stänga begrepp och koppla olika relationer mellan begreppen för att bygga en väl fungerande struktur. Begreppet INST är hårdkodat till respektive institution och med den nuvarande uppsättningen av UBW är begreppen SEKTION, GRP och PROJ bundna till att börja med institutionens prefix, exempelvis måste alla begrepp på INST C1 börja med C1.

71 / Översyn av befintlig struktur Innan du skapar nya begrepp i registret är det bra att först fråga sig om det nya begreppet verkligen är nytt eller om det kan sorteras in i ett redan befintligt begrepp. Det är även bra att fråga sig vilken relation begreppet ska ha till andra begrepp i hierarkin innan det läggs upp. På det sättet minimeras risken att skapa begrepp som sedan inte används optimalt i projektstrukturen. Om du är osäkra på om ett begrepp redan finns i den befintliga strukturen kan du söka på samtliga befintliga begrepp i Begreppsvärden. Agresso Gemensam Begrepp och relationer Begreppsvärden Du väljer sedan ett begrepp att söka på, exempelvis PROJ och skriver ett sökkriterium i den gråa cellen (exempelvis C1* för samtliga PROJ inom institutionen C1). Sök med F7. Samma typ av sökning går att göra på GRP och SEKTION, det är bara att ändra i rutan Begrepp.

72 / Underhåll av SEKTION, GRP och PROJ Samtliga menyer för att skapa nya och underhålla befintliga SEKTION, GRP och PROJ finns under Egen Meny Registervård och de tre funktionerna fungerar i princip på samma sätt med några få undantag som visas nedan Skapa ny/underhålla befintlig SEKTION För att skapa en ny SEKTION klickar du på Underhåll SEKTION och möts då av följande ruta, klicka OK. Fyll i vad det nya begreppet ska heta i strukturen (i exemplet K290) och du får då upp nedan ruta om begreppet är helt nytt. Klicka på OK och fyll i en beskrivning som passar för avdelningen, gå sedan vidare till flik 3 Relation för att koppla begreppet till det hierarkiskt överordnade begreppet INST.

73 / Skapa ny/underhålla befintlig GRP För att skapa en ny GRP väljer du Underhåll GRP. Namn och beskrivning på din GRP görs på samma sätt som med SEKTION, men du behöver i flik 3 Relation koppla din nya GRP till en befintlig SEKTION.

74 / Skapa nytt/underhålla befintligt Projekt För PROJ gäller samma princip som för SEKTION och GRP men begreppet PROJ ska hierarkiskt kopplas till en befintlig GRP. OBS! Flera fält i 3 Relation i Underhåll Projekt är automatiskt ifyllda. Det kommer ifrån andra register, exempelvis attestregelverket (se vidare i avsnitt 8.6).

75 / Underhåll av FOID FOID är en förkortning för forskar-id och används primärt i UBW för den externa modulen Forskarwebben (se avsnitt 10.4) men även för Avtalsreskontran (se avsnitt 9.3). För att lägga upp ett nytt FOID väljer du Underhåll FOID. Skriv in forskarens KI-ID (akronym av personens namn). I Beskrivning skriver du personens namn och i FOAK väljer du ett alternativ för kön och födelseår. Begreppet FOID behöver, till skillnad från SEKTION, GRP och PROJ, inte kopplas med några andra begrepp via relationer i det här steget. Här lägger du enbart upp nya forskar-id:n. För att koppla projekt till FOID se vidare avsnitt Koppla projekt till FOID För att en forskare ska kunna se sina projekt i Forskarwebben behöver du koppla begreppet PROJ till forskarens FOID. Agresso Gemensam Begrepp och relationer Relationer Begrepp per relation

76 / 80 Välj FOID som relation och forskarens specifika KI-ID och sedan PROJ i Begrepp. Ställ dig i fältet Från värde och skriv in önskat/önskade projekt genom att antingen fylla i en grupp av projekt med jokertecken * eller specifika projekt. Spara med F12. Forskaren ska nu kunna se dessa projekt i Forskarwebben. OBS! Notera att körningar av ny data till Forskarwebben från UBW sker nattetid. Ändringar syns först morgonen därpå. 8.4 Söka relationer mellan begrepp Agresso Gemensam Begrepp och relationer Relationer Begrepp per relation

77 / 80 Här kan du söka på vilka relationer som finns mellan dina uppsatta begrepp (SEKTION, GRP, PROJ) på institutionen. Exempelvis kan den här frågan visa vilka projekt som är kopplade till en viss GRP. Välj vilken relation du vill hitta på i fältet Relation, fyll i önskat val i den högra rutan (se bild) och välj sedan önskat begrepp i Begrepp. Sök med F7. Upplagda kopplingar enligt ditt urval visas. 8.5 Attestregelverk Attestregelverket är det som styr vem som ska attestera på ett visst projekt. Det gör att en faktura som konteras på ett projekt automatiskt går vidare till attestanten/attestanterna som är inlagda på detta projekt i attestregelverket. Idag används attestregelverket i EFH-flödet, inköpsflödet och i flödet för interna bokföringsordrar. Regelverket består av tre nivåer, nivå 1 (Resurs) attesträtt upp till 50 tkr, nivå 2 (Anv) attesträtt upp till 100 tkr, nivå 3(MILLEATT) attesträtt upp till 1000 tkr. En faktura med ett belopp som understiger 50 tkr behöver endast attesteras av attestanten på nivå 1 innan den blir bokförd och går till betalning. En faktura med ett belopp som överstiger 100 tkr måste först attesteras av attestanten på nivå 1 och den på nivå 2 innan den slutligen går till attestanten på nivå 3 för att slut attesteras. Skulle fakturan dessutom överstiga 1000 tkr så går den till en extra nivå 4. Det är ekonomidirektören som är attestant på samtliga projekt på denna nivå 4. Angående interna bokföringsordrar så går samtliga dessa till första attestanten på angivet projekt oavsett belopp. Det går också att lägga in X i attestregelverket. X betyder att det inte finns någon attestant på nivån och alla fakturor/ordar går automatiskt vidare till nästa attestant som är inlagd på

78 / 80 projektet. Om X är inlagt på nivå 1 så är det attestanten på nivå 2 som även attesterar fakturorna upp till 50 tkr Söka i attestregelverk Under registervård finns två frågor, det som skiljer dem åt är att den ena visar hela namnet på attestanterna. Registervård hittar du under Egen meny EN HUVUDBOK Registervård Sök fram specifikt projekt eller grupp av projekt genom att använda jokertecken * Lägga in attestanter på ett nytt projekt Vid upplägg av nytt projekt så kommer attestanter automatiskt kopplas till projektet om det ingår i en befintlig GRP och attestregelverket är korrekt inlagt på GRP-nivå. I flik 3 Relation i projektregistret syns vilka attestanter som är kopplade till det specifika projektet.

79 / 80 Är fältet i kolumnen Rel.värde tom på någon av attestnivåerna så saknas attestant för den attestnivån. Se avsnitt Ändring i attestregelverk för korrigering om något fält är tomt. Saknas en attestant på någon av nivåerna så kommer fakturor konterade på aktuellt projekt fastna i flödet när attest från denna attestnivå krävs Ändring i attestregelverk Viktigt att tänka på när du ska göra ändringar i attestregelverket: Ska spegla institutionens delegationsordning Attestanterna ska vara inlagda som lägst på gruppnivå och inte på projekt nivå. o Gruppnivå t.ex. UF2124 skiljer lite beroende på strukturen på institutionen o Projektnivå t.ex. UF