Agressohandboken. Uppdaterad

Transkript

1 Agressohandboken Uppdaterad

2 Innehåll 1. ALLMÄNT Allmänt Inloggning Lär dig hitta Byta lösenord Verktygsfält Funktionstangenter Utskrifter i Agresso Utsökningar Utsökningar av agressoanvändare Upplägg av projekt Rapporter i Agresso Inställningar under Huvudbok vid verifikationsregistrering Fler Inställningar Budgetrapporter i Agresso Balansräkning och resultaträkning i Agresso Registrering av budget i Agresso LEVERANTÖRSRESKONTRA Leverantörs upplägg Betalrapporter SU07:a och SU08:a Hantering av avvisade betalningar Reversera en betalning Definitivbokföring i Agresso KUNDRESKONTRA-OLFI Uppläggning av ny mall för huvud- eller bottentext i försäljningsorder Ta bort en rad på försäljningsorder Manual för kopiering av försäljningsorder Testfaktura Fakturering Kreditfaktura BROWSER och ANALYZER Browser Fliken Setup Fliken Resultat Analyzer... 55

3 1. AGRESSO 1.1 Allmänt Agresso är KI:s ekonomisystem som hanterar bokföring, betalningar, kundfakturering, rapportering mm. Ekonomiavdelningen ansvarar för systemadministration, utveckling, registerunderhåll och support av Agresso. Till Agresso är flera andra system (Primula, Contempus m.fl.) kopplade och Ekonomavdelningen ansvarar även för dessa integrationer. Målsättningen är att Agresso ska vara ett system som stöder verksamheten och underlättar bokföring och rapportering. Systemet ska borga för att vi h ar korrekt data och därmed ge förutsättningar för god kvalité i rapportering, analys och uppföljning. Vi ska även säkerställa att vi har en hög säkerhet i de betalflöden som går genom Agresso. För att underlätta för forskare och lärare vid KI att löpande stämma av sin ekonomi, har vi Forskarwebben, som dagligen uppdateras med aktuell bokföring från Agresso. Mer om Agresso finner ni under här: Inloggning För att logga in på Agresso krävs en inloggning i Citrix. För att få åtkomst till Citrix och Agresso behöver man fylla i en blankett som man kan ladda ner från intranätet: När du fått dina inloggningsuppgifter med information och vägledning så kan det behövas göras en Citrix installation. Mer om detta finner du under här: I vissa fall kan endast datorns administratör göra detta. Kontakta då din lokala systemadministratör eller IT-stöd. Vid inloggning till Citrix är det viktigt att vara noggrann med VERSALER och gemener när du fyller i dina inloggningsuppgifter.

4 När du loggar in i Agresso fyller du i användarnamn+företag (din institution) och lösenord (var noga med VERSALER och gemener). När du loggat in med ditt tillfälliga lösenord som du får av systemadministratören så kommer Agresso att tvinga dig att byta till ett nytt lösenord som ska bestå av minst 8 tecken. 1.3 Lär dig hitta

5 Under menyn finns nu En Huvudbok/Leverenatörsbetalningar/Fakturering/Registervård De relevanta modulerna i Agresso innehåller: Egen meny Din egen meny där du lägga genvägar för rapporter eller funktioner du kör ofta och vill ha snabb tillgång till. Agresso Gemensam Här ligger institutionens gemensamma funktioner. Agresso Ekonomi Relevant i ekonomi är huvudbok, anläggningsredovisning, lev och Agresso Kundreskontra- Logistik Även känt som OLFI (Order, lager fakturering) Företag/Institutioner visas de institutioner du har behörighet att arbeta i. Vanligtvis har du endast en ikon med din inst och A1 (en huvudbok

6 1.4 Byta lösenord Efter första inloggningen kommer du tvingas att byta till ett eget lösenord. Välj ett lösenord med minst 8 tecken. Bekräfta och sedan OK. För att övrigt byta lösenord går du under Arkiv och sedan Byt Lösen. Fyll i ditt gamla lösenord och sedan det nya. Bekräfta genom att skriva det nya ännu en gång.

7 1.5. Verktygsfält I Agresso finns även ett AGRESSO verktygsfält. Detta verktygsfält innehåller de mest förekommande funktioner. Skriv ut Första Spara Förra Sök Nästa (När du öppnat en rapport som innehåller ett flertal sidor kan denna piltangent förenkla vid bläddring av sidor) Välj Sista Zoom Behåll Filter Ändra rad Ny rad Visa tabell Radera Grafik Innehåll Analyzer Underhåll beställda rapporter Underhåll av Rapportutskrifter

8 1.6 Funktionstangenter Om man vill minimera arbetet med musen finns det möjlighet att använda funktionstangenter. De ofta förekommande kommandona så som Spara, Sök och Fälthjälp går även välja med hjälp av funktionstangenter. Vilka funktionstangenter som finns att tillgå syns efter varje underrubrik i menyraden., de vanligaste listas nedan: F5 F6 F7 F8 F9 F11 F12 CTRL+X CTRL+C CTRL+V CTRL+F4 CTRL+TAB ALT+F2 ALT+F4 ALT+F6 ALT+TAB DEL Radera (tömmer skärmbilden utan att påverka AGRESSOs tabeller) Välj Sök Hoppar ut till huvudmenyn utan att avsluta aktuell skärmbild Fälthjälp Behåll (flyttar ner konteringsrad till tabellfältet i registreringsbild) Spara Klipp ut Kopiera Klistra in Avslutar aktuell skärmbild Hoppar till nästa öppna skärmbild utan att avsluta aktuell skärmbild Ny rad Avslutar AGRESSO Zoom Hoppar till andra öppna Windowsprogram utan att avsluta AGRESSO Ta bort SHIFT+F11 SHIFT+F X Ändra rad Väljer de olika valen under Verktygsmenyn i den aktuella skärmbilden. I och med att valen under Verktygsmenyn varierar i de olika skärmbilderna får du själv hålla reda på vilken funktionstangent du ska använda i kombination med SHIFT. Är du t.ex. ute i huvudmeny är första valtet Byt lösen. För att välja detta trycker du SHIFT+F1.

9 1.7 Utskrifter i Agresso Utskrifter i Agresso 5.5 kan bli väldigt små och otydliga. Anledningen till detta är att Agresso skriver ut det aktiva fönstret utefter hur stort fönstret är på skärmen. Alltså om du har ett stort format på fönstret så blir det ganska litet på pappret då mer information måste få plats. Det område du ville skriva ut blir således ganska litet på pappret Minska fönstret till det område du vill skriva ut till storleken på pappret

10 1.8 Utsökningar Generellt används så kallade jokertecken i samtliga frågebilder vid sökning i textfält. Dessa tecken ersätter andra okända värden. * Ersätter hur många tecken som helst. Även inget tecken (blank förekomst). Undantag: Till-kolumnen i Utökad fråga. Exempel på sökningar: 3* Visar allt som börjar på 3. 35* Visar allt som börjar på 35.? Ersätter ett valfritt tecken. Exempel på sökningar: 57?1 Söker oavsett värde i position tre och visar 5711, 5721, 5731, 5741 osv. 3?1? Söker oavsett värde i position två och fyra, och visar 3011, 3412 osv.?* Söker efter rader där kolumnen innehåller värden med minst ett tecken (du slipper blanka förekomster). *böcker* Söker i en textkolumn efter texten böcker. Den eftersökta texten kan stå i början, mitten eller slutet av kolumnen, eftersom * är skrivet på bägge sidor om texten

11 1.9 Utsökningar av agressoanvändare Under Egen Meny/Rapporter finns en rapport som heter Agressoanvändare per inst. När du dubbelklickar på rapporten eller utsökningen och trycker F7 så dyker en lista upp på alla era användare.

12 2.0 Upplägg av projekt Under Registervård/Underhåll av PROJEKT lägger man upp projekt. Börja alltid med inst beteckning inst+projekt nr och sedan F12

13 2. Rapporter i Agresso I Agresso finns en hel del olika rapporter beroende på vilken information man vill få ut (exemplet nedan visar rapporten GL19T, en detaljerad saldorapport som kan användas vid projektledning). Dubbelklicka på rapporten i menyn. Ett nytt fönster öppnas till vänster. Man väljer period t ex i detta ex från period och fram till period Sedan trycker man på spara knappen eller F12. När du kört en rapport och vill se resultatet klickar du på (eller går under Agresso Gemensam sedan Underhåll beställda rapporter). Där visas dina senast körda rapporter. Dubbelklicka på den rapport du vill se resultat på. Observera att du kan sudda ut din eget användarnamn och söka ut alla rapporter som andra användare kört på din institution. Rapporterna kan ha olika status: N = Normal. Rapporten ligger i kö och väntar på att köras. W = Working. Rapporten körs. (Det kan ta ett litet tag att köra rapporten. Så har den status W tryck på kikaren eller F7 för att uppdatera bilden tills rapporten fått status T. T = Rapporter är färdig.

14 Vi dubbelklickar på rapporten och får upp resultatet i ett nytt fönster. T ex så kan det visas upp på detta sätt. GL19N ersätter både GL19Y och GL19T i A1. Ni får ut den i excelformat i aggregerad form (GL19Y) och ni kan sedan fälla ut detaljer (konton) på +:en till vänster eller välja nivå på sifrorna 1-4 ovanför +:en. Det är som vanligt i Excel. Ni kan sen använda siffrorna i Excelfilen också om ni vill det. Rapporten ligger sist i Egen meny/rapporter. Fyll i er institutionskod istället för XX Om ni vill kan ni selektera på projekt också. Om den är blank får ni hela institutionen.denna rapport söker i A1, dvs bara GL19Y och GL19T finns kvar i de gamla Agressoföretagen för rapportering. Denna rapport används i t ex för kvartalsavstämning med forskargruppsledare (GL19)

15 2.1 Inställningar under Huvudbok vid verifikationsregistrering För att alla rätta inställningar ska vara på plats vid din bokföring i huvudboken så kan du kontrollera att alla inställningar finns på plats. Gå till Agresso Ekonomi Huvudbok Verifikationsregistrering Stå med markören i konteringsfältet och välj alternativet Fönsteralternativ i Arkiv-menyn. Med denna inställning slipper du att trycka tabb ett flertal gånger när du bokför. Du kan dock alltid nå fält som hoppas över genom att markera dem med musen. Vid registrering fastnar du alltid i fasta fält även om de inte är markerade i fönsteralternativ. Behåll (Auto Behåll=F11) gör att raden flyttar ner/ behålls när du har tabbat förbi den sista rutan. Konteringsförslag (Inga givna värden). Om detta alternativ inte används finns det risk för att felaktiga koder ligger kvar vid nästa kontering.

16 Fler Inställningar För att få med Dnr och Mpt ner till konteringsträngen vid verifikationsregistrering så måste man markera detta i fönsteralternativ. Stå med markören vid fältet Dnr och Mpt (se nedanstående bild) och sedan gå under Arkiv och fönsteralternativ. Då dyker en liten ruta upp som man kan kryssa i för Dnr och Mpt.

17 2.2 Budgetrapporter i Agresso I Agresso finns saldofrågor för budgetuppföljningar. Finns även en för stödverksamheten i INDI. Budgetrapport i Agresso

18 2.3 Balansräkning och resultaträkning i Agresso Användbara rapporter är Resultaträkning per verksamhetsgren och Balansräkning

19 2.4 Registrering av budget i Agresso Några av er kan köra registrering av budget i Agresso. Registrering av budget i Agresso finns i menyn under Agresso Ekonomi/Huvudbok/Budgetering. Dubbelklicka på Registrering/fördelning av budget och öppna registreringen genom att klicka på knappen OK i saldotabell. Se bild 1 nedan. Öppna registrering/fördelning av budget Nedanstående bild visas på skärmen och budgeten kan registreras manuellt rad för rad. För att få fram fler rader, tryck på knappen Ny rad i verktygsmenyn (inringad i bild nedan). OBS! Registrera alltid budget i period 00, exempelvis Man behöver inte fylla i alla dimensioner utan det går bra att endast fylla i de dimensioner som man vill budgetera på. Registrering av budgeten Budgeten kan även klistras in med hjälp av Excel. Kopiera in kolumnerna som finns i bild 2, i Excel, se bild 3 nedan. Fördela budgeten i enlighet med kolumnstrukturen. Observera att man inte behöver budgetera på kontonivå, det går bra att budgetera på kontogrupp, exempelvis 40 för löner eller 50 för lokaler.

20 Budgetfördelning i Excel När fördelningen av budgeten är klar i Excel läser du enkelt över den genom att kopiera den i Excel och sedan läsa in den i Agresso. Det gör du genom att ställa dig i cell 1 i kolumnen Konto i Agresso och välja klistra in i menyn Redigera alternativt snabbkommando Ctrl + V. Se bilden nedan. Lägg in budgeten med hjälp av Excel Budgeten är nu inlagd och välj spara genom att trycka F12. Budget inläst i Agresso När budgeten är inläst och sparad i Agresso måste den överföras till saldotabell. Välj Överföring av budget till saldotabell under Agresso Ekonomi/Huvudbok/Budgetering och välj aktuell period. Spara sedan med F12 och budgeten finns nu i saldotabell.

21 Överföring av budget till saldotabell Korrigera budget Det går bra att korrigera en budget som man har registrerat i Agresso. Gå in i Registrering/fördelning av budget enligt bilden nedan. Välj sedan sökvillkor för att få fram det som ska korrigeras och tryck på Sök. I exemplet nedan vill vi korrigera intäkten från 5WALL som vi registrerade ovan (se bild 3 & 5), därför söker vi finansiär 5WALL. Korrigering budget Den tidigare registrerade budgeten öppnas (se bild 5). I exemplet ska intäkten ändras från 50 tkr till 500 tkr. Justera intäkten och tryck F12 för att spara. Kom sedan ihåg att köra rapporten Överföring av budget till saldotabell (bild 6) för att uppdatera saldotabellen. Korrigera rad i budget Har man lagt in en rad felaktigt i budgeten kan den tas bort genom att markera den raden som ska tas bort. Välj Radera rad under menyn Redigera och tryck F12 för att spara. Kom sedan ihåg att köra rapporten Överföring av budget till saldotabell (bild 6) för att uppdatera saldotabellen.

22 Radera rad i budget Nedan finns ett annat exempel på en budgetrapport. Om ni har frågor angående budgetering eller vill ha en budgetrapport för en viss verksamhet, hela institutionen, NIH-projekt etc., hör av er till Controllergruppen på EA så läggs budget upp efter önskemål. Exempel budget i Agresso

23 3. LEVERANTÖRSRESKONTRA I leverantörsreskontra, som är helt integrerat med Huvudboken, kan du hantera leverantörsfakturor och den följande betalningen av dem. Modulen innehåller verktyg för att spåra fakturor från mottagning. Du kan använda sökningar för all leverantörsinformation, inklusive alla registrerade utestående och betalda fakturor. Genom en sökning kan du få följande typ av information: All tillgänglig information om originalfakturan Matchande verifikationer De huvudboksverifikaktioner som är kopplade till en faktura 3.1 Leverantörs upplägg Leverantörer läggs upp central på KI och därför är det viktig att man i god tid mejlar in alla bankuppgifter till ekonomisystem@ki.se. Bankuppgifterna hittar man oftast på kopian på fakturan. Hänvisa till ID numret i Contempus. Är även viktigt att det är en korrekt faktura som är ställd till Karolinska Institutet. Ekonom på institution kontrollerar detta och mejlar till ekonomisystem@ki.se Antingen en kopia på fakturan eller hänvisning till ID numret i Contempus. 3.2 Betalrapporter SU07:a och SU08:a Vid b e t a l n i n g av leverantörsfakturor beställs först ett betalningsförslag ( SU07). Vid eventuella ändringar tas ett återskapat betalningsförslag ut. När kontrollen är avslutad körs betalningsbekräftelsen (SU08). Under Egen meny/en huvudbok finns rapporterna Betalningsförslag SV och Betalningsförslag Utl Betalningsförslag SV SU07:a Betalningsförslag SV SU08:a

24 Den slutliga betalningsrapporten för hela Kl (SUll) körs av ekonomiavdelningen. Därmed sänds de fakturor som ingick i institutionernas betalnings-bekräftelser till Plusgirot för bevakning samt utbetalning på förfallodagen. I och med att vi nu skickar utlandbetalningar till SEB och inrikesbetalningar till Nordea så måste vi köra 2 stycken SU07: or (betalningsförslag) och 2 stycken SU08: or (betalningsbekräftelse) en rapport för varje remittid! I vilken ordning du kör rapporterna spelar ingen roll. För att öka säkerheten avseende fakturahanteringen vid Kl har nya regler rörande ekonomrollen i Contempus samt rutiner för betalningsförslag (SU07) och betalningsbekräftelse (SU08) i Agresso utarbetats. Ingen användare ska ha möjlighet att både ha ekonomrollen och beställa SU07/SU08. Om det uppstår problem pga. den nya behörighetsbegränsningen, t ex vid semester och längre sjukdom, och man inte kan lösa detta inom institutionen, får samarbete med annan institution etableras. I d e s s a fall ska en ny behörighet utfärdas. Eventuell utlåning av egen behörighet till annan person får inte förekomma eftersom hela säkerhetsfunktionen då åsidosätts. Följande uppgifter på SU07 ska kontrolleras satt de stämmer mot fakturan: att betalning sker på förfallodag: *att beloppet är korrekt *att mottagaren är korrekt *att plus- eller bankgironummer är rätt *att attest skett i enlighet med delegationsordningen Kontrollerade fakturor bockas av mot SU07-rapporten och skrivs ut och sparas tillsammans med SU07/SU08. Rapporterna ska arkiveras tillsammans i en separat pärm, således inte tillsammans med fakturaverifikationerna.

25 3.3 Hantering av avvisade betalningar Vid upptäck av att en betalning inte gått igenom så bör man meddela om detta. Man kan upptäcka detta genom att uppmärksamma om betalningen inte blivit återredovisad i Agresso dvs. att den fortfarande ligger kvar som en öppen post. Går man in i eredovisning under rapporter kan man söka fram om den blivit hejdad (stoppad). Betalningen måste i detta fall omgående hanteras. Vi på ekonomisystem bör först parkera er betalning innan ni kan reversera den. Reversera en betalning När en betalning hanterats brukar man oftast börja med att backa och parkera betalningen. Ibland krävs det att man plockar bort betalningen på grund av t ex felaktiga bankuppgifter på leverantören. I detta fall måste man reversera en betalning. Gå under Agresso Ekonomi Leverantörsreskontra Reversering Markera poster för reversering När du fått upp nedanstående vy på din skärm ska du välja Reversera öppen post under rullgardinen. Tryck sedan på F7 för att få upp en utökad fråga. Där anger du uppgifterna om betalningen som ska reverseras t ex lev nr eller faktura nr. När detta är raden att markeras genom och du kan spara. Sedan ska du köra reverseringsförslag och reverseringsbekräftele

26 3.4 Definitivbokföring i Agresso Kontantprincipen: Observera att kontantprincipen gäller vid utbetalning internt (till institutioner inom KI) samt externt till andra statliga myndigheter. Detta är särskilt viktigt vid utbetalning kring månads-, delårs- och helårsbokslut. Agresso anger per automatik 30 dagar som betalningsvillkor. Det innebär att betalningsdatum måste ändas så att betalningen når mottagaren före månadens sista bankdag. För att raden ska sparas automatiskt: Gå in under Arkiv, Fönsteralternativ och klicka på rutan för Auto behåll (längst ner) På nästa konteringsrad anges kostnadskonto (el transfereringskonto om transferering), projektnummer och belopp i Debet. Det som anges på raden för Text här blir sedan verifikationstext. Efter texten fyllts i, tabba ner så att raden sparas: raderna ska då tillsammans bli = 0 (längst ner). Spara med F12. Ver nr kommer att börja med 3*. (obs i exemplet nedan är inte kostnadsraden fullföljd)

27 KUNDRESKONTRA-OLFI När du ska fakturera en kund börjar du med att göra en försäljningsorder. Klicka på Logistik Order/fakturering - Försäljningsorder - Registrering/underhåll av försäljningsorder. Bilden för registrering/underhåll av försäljningsorder består av 7 flikar. För att överhuvudtaget komma vidare med försäljningsordern måste vissa saker fyllas i i orderfliken. Fliken Order Börja med att fylla i kundnummer. Känner man inte till kundnumret kan man få fram en sökbild genom att trycka på F9-tangenten. Man kan börja eller avsluta kundnamnet med *. Skriv t.ex *och tryck på Sök-knappen eller F7. Dubbelklicka på den kund du vill ha. Är kunden inte upplagd, kontakta Ekonomiavdelningen så att de lägger upp den i kundreskontra. 31

28 När du skrivit in rätt kundnummer, tabba då vidare till följande fält: Att ansvarig och säljare är samma person (under interna referenser). Här finns en rullningslist där man väljer vilken person som skall stå som ansvarig. Saknas personen du skall sätta som Att ansvarig/säljare kontakta då ekonomiavdelningen så hjälper de till och lägger upp personen.att ansvarig står som Vår Referens på kundfakturan. Beställare: Här anges kundens referensnamn eller kod och den kommer att stå med på fakturan under Er referens uppe till vänster. Extern referens: Det som skrivs här blir vår verifikationstext (den text som skrivs på fakturan syns inte på verifikationen i huvudboken). Anger du kostnadsställe här i Order bilden går det inte att ändra den senare i konteringsbilden. Lämna därför båda Kst och Proj tomt. Perioden är oftast den perioden som är öppen och den kommer upp automatisk. Best datum är dagens datum. Status: Om man ångrar en order eller inte ska fakturera den parkerar man eller spärrar den genom att välja Status (se rullist). Motpart: Motparten kommer upp automatiskt beroende på vilken kund har valts. 32

29 Fliken Faktura Fliken faktura innehåller endast betalningsvillkor. Här kan du ändra från 30 dagar ner till 10 dagar och upp till 60 dagar. Betalningsvillkoren styrs annars som huvudregel från kundupplägget. Här kan du också ändra valuta som ska kunden faktureras i. Fliken Leverans Under leveransadress kan du (tillfälligt för den fakturan) lägga till eventuellt tillägg/specifikation i adressen, t.ex. c/o-adress, särskild avdelning etc. Fliken Detaljer I denna flik registrerar man vad det är som ska faktureras. Här finns en ruta där man ska ange vad som faktureras och även konteringen för detta. Första gången du skall göra en order finns inte alla fält som du behöver med i fliken. Börja med att skriva in den artikel du ska fakturera. Artikelnummer är det samma som intäktskontot men med en extra siffra på slutet. Det finns alltså ett artikelnummer upplagt för samtliga intäktskonton, dock ej för bidrag eftersom dessa inte ska faktureras utan rekvireras. Artiklarna får du fram snabbast när du står i rad Artikel och trycker du F9 och sedan F7-tagenten eller Hjälp och fälthjälp på verktygsmenyn. Välj artikel och dubbelklicka raden så kommer du tillbaks till konteringsbilden. Se nästa bild. 33

30 Efter att du fyllt i artikelnumret klickar du på Arkiv i menyn och väljer Fönsteralternativ. Här kan du med hjälp av kryss välja vilka fält som skall finnas i detaljfliken. Kryssa i vad du tycker att du behöver använda varje gång när du fakturerar. Sätt en bock i används som förslag och klicka på spara. Du får en fråga om vad du vill kalla konteringsmallen. Du kan kalla den vad som helst t.ex. Min konteringsmall. 34

31 Nu är det dags att göra färdigt försäljningsordern. I fältet Beskrivning står i utgångsläget namnet på den artikel du har valt. Det är denna beskrivningstext som kommer ut som text på fakturan så det är bra att ändra denna till en text som säger lite mer om vad som sålts. Markera fältet Beskrivning och skriv över texten. Det får inte plats så mycket text på denna rad. För att kunna skriva ytterligare text dubbelklickar du i fältet och kommer då in i ett antal undermenyer (flikar). Välj fliken 4. Spec för att fylla på ytterligare text. Denna text kommer som en undertext till det du skrev i beskrivningen tidigare. På både texten i beskrivning och spec. kan man välja teckensnitt och storlek genom att klicka på Format och sedan Teckensnitt. Mellanlagra med F11 och stäng bilden med det nedre krysset till höger. Enhet anges med ST, ANT eller timmar. Enheten kommer upp automatisk beroende på vilken artikel nummer anges. Antal anges hur många ST, ANT eller timmar som ska faktureras. Enhetsprisen anges manuellt. Net.val.bel är lika med Antal x Enhetspris. 35

32 På samma faktura kan man ibland behöva fakturera för olika artiklar eller tjänster (olika artikel - nummer) eller artiklarna kan ha olika pris. Då kan man lägga till fler rader genom att klicka på Ny rad uppe på verktygsfältet. Det går också att radera rader om det blev fel genom att markera raden och välja Redigera/radera rad. Uppläggning av ny mall för huvud- eller bottentext i försäljningsorder Fliken Texter Det går att lägga upp mallar för huvud- eller botten text i försäljningsorder genom att välja Flik 5. Texter. Huvudtexten kommer överst på fakturan och kan skrivas med fetstil. Bottentexten kommer under alla artikelraderna. För att spara huvud och bottentexter gör du som följer: Skriv in den text du vill använda i det stora fältet Skriv sedan ett namn på den Huvud/Botten text som du vill spara Välj Verktyg, Redigera och Spara mallen. Så är mallen sparad! 36

33 Nästa gång när du fakturerar kan du enkelt välja huvudtext eller bottentext i rullningslistan som du tidigare hade sparat. ẇ ȯ "o '_ 1 " ; - '-' w "'" oo ' _ -,.. ' _ r "'"' :ii"-f==" -'"'.'".. - OOI _ p... l'..p Ụ....,..,...,_._. - u n<l o.o O OUIO ,.... r ::;': :!',:.o""vot..,. r... " w _.., _._......, _,,y. n e<> ' "" '_ IILJ ċ......,.,.,..,. _ "".,...,.,_,......,.,.,..0,1-., v <lo "' y , , == r Ii o... [ - l 37

34 Det går att ta bort textmallar också. Gå in på Verktyg/Redigera och välj ta bort textmallar. Välj den textmall du vill ta bort och tryck på OK 38

35 Ta bort en rad på försäljningsorder Om du vill ta bort en artikelrad som blivit felaktig på din försäljningsorder så går det inte bara att ta bort den (efter när man har sparat ordern) utan du måste först ändra status från N till P (parkerad). Detta går att göra även om du har kört testfakturan. När orderraden har fått status P kommer den inte med på fakturan. S Status för orderraden Giltiga värden: N Normal P Parkerad (restorder) D Delfakturerad F Fakturerad T Avslutad Orderrader som har status D kan du inte sätta till T. Manual för kopiering av försäljningsorder När du ska skriva flera kundfakturor med samma text kan du kopiera ordern så att du slipper skriva samma saker flera gånger, t ex en kurs ska debiteras ut till alla deltagare. Gör så här: Skriv den första ordern med texter och kontering precis som vanligt, skriv upp vilket ordernummer du har. När du skall göra nästa order fyller du i första fliken som vanligt. När du kommer till fliken Detaljer går du till Verktygsmenyn och väljer Kopiera. En bild kommer fram där du ska ange dokumenttyp: Försäljningsorder samt Dokumentnummer d v s vilken ordernumret du vill kopiera. Om du sätter en bock i Behåll kontering får du med hela konteringssträngen också. Klicka på OK och dina orderdetaljer kommer fram. Se bild nästa sida. 39

36 Bilden nedan visar hur det kan se ut när du har kopierat in alla orderdetaljer. Sedan lagrar du ordern och får ett nytt ordernummer. På det sättet får du samma belopp, text och kontering på flera order till olika personer/företag. Spara sedan ordern för att få ett nytt ordernummer. Fakturering När du är färdig med försäljningsordern kan du välja att antigen fakturera skarpt direkt eller att göra en testfaktura först. Testfaktura För att göra en testfaktura klickar du på Fakturering i menyn. Välj testkörning faktura/testkörning pappersfaktura och följande bild kommer upp. Ange från vilket ordernummer och till vilket ordernummer du vill göra testfaktura. Obs för myndigheter (oftast statliga) som har elektronisk fakturahantering väljer du Testkörning Svefaktura. 40

37 Välj variant eller klicka på + tecknet bredvid Testkörning fakturor. Tryck F12 eller Spara för att göra beställningen. Gå in under Underhåll av beställda rapporter som finns som ikon på verktygsraden. När testfakturan (SO09) har fått status T kan du dubbelklicka på raden och får då upp första testfakturan på skärmen. Klicka på skrivaren så får du ut den på papper. Om det är några ändringar som du vill göra kan du gå tillbaka till försäljningsordern och ändra där. Här syns både huvudtexten och bottentexten på Faktura test som lades tidigare in. 41

38 Fakturering När fakturan är färdig för att skickas till kund, gå då vidare och välj Fakturering. Beställ utskriften på samma sätt som testfakturan. Spara rapporten och skriv ut den under Underhåll av beställda rapporter. Rapporten heter SO13. Se bild på nästa sida. Inomstatlig kundfakturering De inomstatliga kundfakturorna skall skickas elektronisk via fakturaväxel. Nedan följer några saker som är viktiga att tänka på. 42

39 Det är viktigt att ha en referenskod för kunden. För att få rätt referenskod måste kontakt tas med kunden. När försäljningsordern registreras skall referenskoden skrivas in i fältet Beställare i Order-fliken. Koden kan skrivas på vilken rad som helst. När försäljningsordern är färdig välj Fakturering/Fakturering Svefaktura och spara. Fakturan går direkt till kunden via fakturaväxel. Om man vill ha pappersutskrift, ta kopia av fakturan. Kreditfaktura När du skall göra en kreditfaktura gör du på samma sätt som en debetfaktura. Skillnaden är att du sätter minus (-) tecken framför beloppet när du registrerar försäljningsordern. Då känner systemet av att det skall vara en kreditfaktura. Flikarna Info och Noteringar används ej. 43

40 BROWSER och ANALYZER 5.1 Browser Verktyget Browser ger, som namnet syftar på möjligheter att surfa bland all information i Agresso, man kan bl a: * Konstruera sökningar som inte ligger inom intervall. * Zooma från totalbelopp till enskilda transaktioner. * Använda hierarkiska strukturer i sökningarna. * Lägga upp mallar för eget eller globalt bruk. * Konstruera rapporter Browsern är ett generellt verktyg som inte är kopplat till specifik modul och finns därför inte som val i Huvudmenyn utan är istället, via höger musknapp, tillgänglig i samtliga frågebilder i Agresso. I bilden nedan öppnas Browsern via Fråga verifikation Browsern består av tre flikar: Setup, Sökvillkor och Resultat. 44

41 Fliken Setup Skärmbilden Setup används för att bestämma hur den sökta informationen ska presenteras. Skärmbilden varierar utseendemässigt beroende på vilken frågebild som används. Nedan visas ett exempel på Setup från frågebilden Fråga Saldotabell. Kolumnnamn: Visa: Delsum: Sort: De kolumnnamn sökningen ska omfatta. Hur kolumnnamnen ska presenteras. Summering (om ikryssat). Sorteringsordning. Förklaring till värdena i kolumnen Visa: Kod Text Kod/Text Summeringskolumn Kod Beskrivningstext Kod och beskrivningstext visa Kolumnen används endast för summeringar Väljs summeringskolumn måste man också koppla ihop denna kolumn med en annan kolumn. Den senare kolumnens val i Visa styr sedan hur summeringen presenteras vid sökning. Höger musknapp i skärmbilden Setup ger följande möjligheter: 1 Lägg till fält 2 Lägg till/ändra formler 3 Lägg till relation 4 Lägg till flexibla fält 5 Lägg till/ändra statistisk formel 6 Lägg till rapportstruktur 7 Utvidga dataunderlag 8 Ta bort fält 45

42 Ta bort alla fält 10 Villkorlig formatering 11 Logisk delsumma 12 Kolumnformat 13 Egenskaper 1. Lägg till fält Ger möjlighet att komplettera urvalet (Setup) med ytterligare kolumner (fält). 2. Lägg till/ändra formler Ger möjlighet att komplettera urvalet med ytterligare kolumner (fält). Utförligare beskrivning av funktionen finns under Beskrivning av funktion/operator. Funktionen Vertikal summering innebär kolumnvis summering. Ingen bock för Vertikal summering innebär summering per rad (horisontellt). 3. Lägg till relation. Ger möjlighet att komplettera urvalet med ytterligare kolumner (tex. Kontogrupp till konto). Kräver att det finns relationer upplagda för det begrepp man har markerat i skärmbilden Setup. 4. Utvidga dataunderlaget Ger möjlighet att komplettera urvalet med kolumner (fält) från andra tabeller i databasen. Funktionen är inte kopplad till någon kolumn i uppsättningen utan går att välja oavsett vilken rad som är markerad. Om du t ex frågar på transaktioner i huvudboken kan du i första hand se uppgifter som har att göra med huvudboken. Endast ett begränsat urval kund- och leverantörsuppgifter (kund- och leverantörsnummer) visas. Exempel på valmöjligheter vid Utökat dataunderlag. Den vänstra kolumnen visar tabellerna (ibland valda delar av tabellerna) och den högra kolumnen visar kolumnerna i respektive tabell. 5. Ta bort fält Tar bort det markerade fältet från skärmbilden Setup. 46

43 Ta bort alla fält Tar bort alla fält från skärmbilden Setup. Användbart när man vill skapa om frågan från scratch. 7. Logisk delsumma Hanterar hur kolumnerna ska summeras. Valmöjligheterna är följande: Ingen delsumma Delsumma Nivåbrytning Ingen delsumma- Ingen summering för denna kolumn. Delsumma - Innebär att man lägger summeringen i en alternativ kolumn. Detta innebär att Resultatet blir en överskådligare och mer komprimerad rapport. Vidare kan man med hjälp av funktionerna Format, Brytsummetext, Sidbrytning och Kantlinje designa rapporten/frågan efter egna önskemål. Exempel: Vi önskar få frågan summerad per Ktogrp. Detta vill vi inte få presenterat i en egen kolumn och väljer därför att ha Konto som alternativ kolumn. Via Format kan vi välja att få summeringsraden i fet stil och teckensnittet i Verdana och att bakgrundsfärgen ska vara rosa. 47

44 Exempel på resultatet: Text delsumma Formatmenyn låter oss lägga till extra formateringar till rapporten. Det här kommandot placerar text vid varje brytsumma på den nivå vi väljer. Ni kan också införliva brytsummevärdet som del av bryttexten. För att ställa in bryttext för ändringar i Period, klicka en gång på en periodbrytsumma och välj kommandot Text delsumma från Formatmenyn. I det nya fönstret som visas, skriv in den text som ni vill visa för brytsummor i den valda kolumnen. 48

45 Om ni vill inkludera texten för varje specifik brytsumma som del av bryttexten, kan ni göra det genom att skriva %s i rutan Text delsumma. Om ni använder %s för period, kommer periodtexten att inkluderas i brytsummetexten i exemplet ovan skulle bli %s bli ersatt av Mars/2011 t.ex. (ej på KI) Resultatet blir att texten Summa kommer framför, i det här fallet, kontonumret. Obs! Ni kan ange %s varsomhelst i delsummeringen. Radbrytning När en textrad i en kolumn är för bred för att visas i kolumnen, kan raden brytas runt till nästa rad så att hela texten blir synlig. Om ni vill begränsa omfattningen av radbrytning kan ni stimulera ett max antal rader innan texten delas upp. Genom att sätta det maximala antalet rader kan ni garantera att ingen rad upptar mer än ett visst antal rader. Det här kan hjälpa till att förhindra att det krånglar till sig när långa textfält ska presenteras. För att ställa in max antal rader som tillåts per rad, välj kommandot Egenskaper när fliken Setup visas. En ny skärmbild visas. I det här fönstret kan du ändra 3 generella inställningar som gäller fliken Resultat. Fältet Max radbrytningar kontrollerar hur många rader som en rad kan brytas till. Om inställningen är 0, kommer texten inte att brytas alls. Text, som är längre än kolumngränsen kommer att stympas. 49

46 Fältet Startdetaljnivå används för att ange den inledande detaljnivån som visas i fliken Resultat när ni använder radbrytning. Förvalt värde, 0, visar alla enskilda rader. Fliken Sökvillkor Skärmbilden används för att precisera de sökvillkor som ska gälla. 50

47 Fältförklaringar. Kolumnnamn: Kolumnnamn man vill begränsa sökningen på Typ: Hur sökningen ska begränsas Värde: Värden som sökningen ska begränsas med M: Om fältet markeras kan sökmakro användas. Önskat sökmakro anges i fältet Värde. P: Prompting (uppmaning). Värde behöver ej anges. Dialogruta öppnas. Om fältet P kryssas i måste värde anges för aktuell kolumn, varje gång en sökning startas. Valmöjligheter för kolumnen Typ: Lika med Inte lika med Mellan Inte mellan Större än Större än eller lika med Mindre än Mindre än eller lika med Lista Inte lista Med Lista menas att man kan välja värde för värde som man vill ha med i sökningen. Urvalet behöver således inte ligga inom samma intervall utan kan vara helt oberoende av varandra. Inte lista innebär att man väljer ut de värden som inte ska vara med i sökningen. Obs! Det går inte att ange sökvillkoren för perioden som på bilden nedan. Ni får inte fram något resultat! 51

48 För att få fram rätt resultat ange sökvillkoren som på bilden nedan: Exempel på sökvillkor/lista 52

49 Fliken Resultat Exempel på resultatet av sökningen: Utseendet på denna skärmbild är givetvis beroende av hur man satt upp sökningen i fliken Setup och de sökvillkor man preciserat i fliken Sökvillkor. Resultatet kan förhandsgranskas innan utskrift. Välj Arkiv och Förhandsgranska. Zooma sedan genom att klicka på den sida du vill kontrollera. Att spara en Browser mall Skärmbilden Setup sparas genom att välja Arkiv / Spara som. Välj filformat Template file (*.aqt) Skriv in relevant beskrivning. Välj sedan hur mallen ska hanteras av systemet. Global Privat Automatisk sökning Använd som förslag Alla användare får tillgång till mallen. Endast den som har gjort mallen får tillgång till den. Sökningen startar automatiskt när man väljer mallen. Mallen används som förslag. Klicka OK när valen är gjorda. Svara JA på frågan Uppdatera menyn. 53

50 För att hämta upp en sparad mall: Gå in via: Browsern, i aktuell frågebild i Huvudmenyn. Klicka på rullgardinsmenyn för fältet Mall och välj önskad mall. 54

51 Analyzer Analyzer används för att analysera information i en redan gjord sökning. Med hjälp av Analyzern kan du sedan bearbeta de uppgifter du tagit fram från såväl frågebilder som Browser. Man kan välja att visa resultatet av sin analys på fyra olika sätt: Korstabell Trädstruktur Cirkeldiagram Stapeldiagram Analyzern startas direkt ifrån de flesta typer av resultatbilder, Fråga verifikation, Fråga saldotabell, Fråga Leverantör, Fråga Kund mm, genom att klicka på ikonen för Analyzer i verktygsfältet, eller genom att välja Datamenyn och Analyzer. Här bestämmer man sedan hur man vill behandla den framsökta informationen. Fliken Data I fliken Data bestäms hur och vilken information som ska bearbetas medan övriga flikar presenterar bearbetningen utifrån de analyser som gjorts. Denna flik innehåller i utgångsläget all information från den gjorda sökningen. Fliken kan delas in i tre delar, Värden SUM TOTAL (utgår från vilket värde som valts) och ett antal begreppskolumner. Antalet tillgängliga begreppskolumner beror på vilken information som sökts fram. Värden 55

52 Valt värde i fältet Värde anger vilken typ av summa som presenteras. Eventuella urval som påverkar summan bestäms i begreppskolumnerna. Om fler värden i fältet Värde markeras visas dessa som information i fliken Data. Det är även möjligt att presentera informationen i övriga skärmbilder. Sum total Rubrikerna är beroende av valda värden och totalsumman av eventuella urval i begreppskolumnerna. Begreppskolumner Begrepp som ingår i den valda sökningen. Begränsningar kan göras i Analyzern, dels genom att utesluta begreppskolumner, dels genom att göra urval i befintliga kolumner. Fliken Data och höger musknapp Från fältet Värde kan man påverka följande funktioner via höger musknapp: Horisontal Vertikalt SUM Klicka på respons Fältet summeras horisontellt. Fältet summeras vertikalt. Summa för valt begrepp. Ger omedelbar förändring i fältet SUM TOTAL när förutsättningarna ändras. Från Begreppskolumnerna kan följande funktioner påverkas via höger musknapp: Lägg till Sätt in Byt Ta bort Ta bort alla Välj alla Horisontal Vertikalt Ger möjlighet att lägga till fler begrepp (förutsatt att de finns i sökresultatet). Kolumnen hamnar till höger om markerad kolumn. Som ovan. Skillnaden är att kolumnen hamnar till vänster om den markerade kolumnen. Ger möjlighet att kasta om kolumnordningen. Tar bort markerad kolumn. Tar bort alla kolumner. Samtliga värden för valda begresskolumner markeras. Värden för valt begrepp presenteras horisontellt. Värden för valt begrepp presenteras vertikalt. 56

53 Om presentationsbilden Korstabell väljs gäller följande: De kolumner som ska presenteras horisontellt måste ligga först bland begreppskolumnerna. Minst en vertikal begreppskolumn måste väljas. SUM Summa för valt begrepp Klicka på respons Ger omedelbar förändring i fältet SUM TOTAL när förutsättningarna ändras. Krymp Markerad kolumn krymps. Ger mer utrymme för övriga kolumner i presentationsbilden Korstabell. Utvidga Markerad kolumn utvidgas. Ger mer utrymme för värdena i denna kolumn i presentationsbilden Korstabell. Korstabell En korstabell innehåller minst två variabler, en radvariabel och en kolumnvariabel. Rader och kolumner bildar tillsammans tabellens celler. Korstabellen visar fördelningen över alla kombinationer av variablernas värden Fliken Korstabell är ett sätt att presentera den gjorda analysen och kan närmast liknas vid pivottabell i Excel. Presentationen styrs dels av kriterierna för sökningen, dels av sorteringsordningen på begreppskolumnerna i fliken Data.Korstabellen kan inte ändras inifrån AGRESSO, däremot går det att kopiera den till Excel. Exempel på en korstabell: Under Vektygsmenyn kan man koppla av/på stödlinjer i korstabellen. 57

54 Trädstruktur Den här fliken visar databeloppen från fliken Data i en trädstruktur när du klickar på trädstrukturen utvidgar sig strukturen. Rutan högst upp visar valda datakolumner från fliken Data. I nedre delen av skärmbilden presenteras informationen. Ett plustecken betyder att menypunkten kan utvidgas. Ett minustecken att menypunkten inte kan utvidgas mer. Alla värden sorteras i kolumnordning i strukturen. Högsta nivån är den kolumn som är längst till vänster på Data fliken och sedan kan man klicka sig neråt i hierarkin och så att säga fälla ut trädet. Presentationer under fliken Träd kan varken skrivas ut, kopieras eller skickas vidare. Exempel på trädstruktur: Cirkeldiagram Presentationen styrs dels av kriterierna för sökningen, dels av sorteringsordningen på begreppskolumnerna i fliken Data. Genom att klicka på diagrammet zoomar man sig nedåt i hierarkin. Fliken cirkel och höger musknapp Uppåt Egenskaper För att återgå till det begrepp som ligger ovanför det man för tillfället befinner sig i. Ger möjlighet att påverka egenskaperna hos diagrammet. Egenskaper som kan påverkas: Högerklicka på diagrammet och välj Egenskaper 58

55 Diagramrubrik Cirkeldiagrammets namn. Beskrivning Beskrivning Text Procent Värde Cirkel Text Procent Värde Om denna kryssruta är markerad visas beskrivning av värden i diagrammet. Om denna kryssruta är markerad visas texten kopplat till värdet. Detta gäller endast om ni redan markerat kryssrutan för beskrivning. Om denna kryssruta är markerad visas värdenas relativa procentsats i förklaringstexten. Detta gäller endast om ni redan kryssat i kryssrutan för beskrivning. Om denna kryssruta är markerad visas resp. värdes absoluta belopp. Detta gäller endast om ni markerat kryssrutan för beskrivning. Om denna kryssruta är markerad visas kategorins värde vid sidan av varje cirkelsegment. Om denna kryssruta är markerad visas värdenas relativa procentsats vid sidan av varje cirkelsegment. Om denna kryssruta är markerad visas värdenas absoluta belopp vid sidan av varje cirkelsegment. Klicka OK för att börja använda de nya egenskaperna. Klicka Avbryt för att avsluta utan att välja de nya egenskaperna. 59

56 Exempel på Cirkeldiagram: Stapeldiagram Standard är att stapeln visar det första beloppet i fältet BELOPP och första datakolumnen. Presentationen styrs dels av kriterierna för sökningen, dels av sorteringsordningen på begreppskolumnerna i fliken Data. Genom att klicka på någon av staplarna kan man få underliggande begrepp presenterade i form av nya staplar och med hjälp av höger musknapp kan man ta sig uppåt igen. 60

57 Exempel på Stapeldiagram: Fliken Stapel och höger musknapp Uppåt Kommandot hjälper er att använda zoom för att ta er upp från lägre nivåer i tabellen. Ni kan också klicka på den högre nivån i datafältet i arbetsområdet. 61