Manual Så fungerar attestering

Transkript

1 Manual Så fungerar attestering Companyexpense Svenska AB companyexpense.se

2 Innehållsförteckning 1. Hur sätter jag upp attestfunktionen? Attestering av en person Attestering enligt avdelningsstruktur Attestering enligt kostnadsställe 5 2. Attestering upp till visst belopp 8 3. Flera attestanter på en rapport 9 5. Tillfälliga godkännare 11 Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 1

3 1. Hur sätter jag upp attestfunktionen? 1.1. Attestering av en person Gå in under Min organisation och sedan Attestering Aktivera attestering och sätt en standardgodkännare. Alla rapporter går nu till standardgodkännaren Attestering enligt avdelningsstruktur Gå in under Min organisation och sedan Avdelningsstruktur Lägg upp olika avdelningar genom att klicka på plustecknet till höger om bolagets namn. Skriv nu in den underavdelning som du vill lägga till i bolaget, t.ex. Sälj Vill du lägga till ytterligare avdelningar, klickar du på plustecknet till höger om bolagets namn igen, skriv t.ex. Marknad Klicka på Spara. Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 2

4 Gå sedan in på fliken Attestering Aktivera attestering och sätt en standardgodkännare. Standardgodkännaren kommer att attestera alla rapporter som tillhör användare som inte knyts till en avdelning, eller rapporter som överskrider en attestants eventuella maxbelopp att godkänna. Välj typ Enligt avdelningstruktur Sätt nu en attestant på varje avdelning, se nedan bild för exempel. Klicka på Spara. Companyexpense Svenska AB companyexpense.se

5 Gå nu in under Användare i menyn till vänster och klicka på varje användare, för att knyta dem till rätt avdelning. Exempel: Jag vill att användaren John Eriksson ska tillhöra avdelningen Sälj, där Alicia Sandell är uppsatt som attesterare. Knyt då John till avdelningen Sälj. När John skickar in sina rapporter, kommer de nu gå till Alicia för attestering. Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 4

6 1.3. Attestering enligt kostnadsställe Gå in på inställningarna på företaget, gå till Kostnadsställen & Projekt Här skapar du kostnadsställen genom att klicka på raden och skapa nytt kostnadsställe, klicka på +skapa nytt Välj om kostnadsstället ska vara på rapportnivå, utläggsnivå eller ej användas Companyexpense Svenska AB companyexpense.se

7 Förvalt kostnadsställe Förvalt kostnadsställe kan du välja om det ska användas på användaren, avdelningen eller ej användas. Väljer du att kostnadsstället ska vara förvalt på användaren eller avdelningen så kommer en ruta upp tillåt användaren att byta kostnadsställe. Bocka i den rutan om användaren ska ha den möjligheten. Om kostnadsstället ska vara förvalt på användaren så måste du koppla kostnadsstället till användaren. Gå in under användare, klicka på den anställda där du ska lägga till ett förvalt kostnadsställe, välj ett kostnadsställe genom att klicka på pilen vid raden förvalt kostnadsställe. Spara din ändring. Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 6

8 Ska kostnadsstället vara förvalt på avdelningen så måste avdelningarna läggas upp. Detta görs under Min organisation och Avdelningsstruktur. Klicka på plustecknet för att lägga till en ny avdelning (se bild nedan). Lägg även till kostnadsställe i rutan till höger genom att klicka på pilen. Spara ändringen. När det är klart kopplar du användaren till rätt avdelning genom att gå in på användare, klicka på användaren och under avdelning väljer du vilken avdelning som användaren hör till. Spara ändringen. Gå nu in på min organisation, välj attestering. Välj typ: enligt kostnadsställe Välj godkännare i kolumnen enligt kostnadsställe under attestering. Bilden nedan visar att Elin attesterar kostnadsställe 123 HR, John attesterar 234 Sälj och Jennie attesterar 345 Ekonomi. Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 7

9 När rapporten har godkänts så skickas ett mail till dig med information att rapporten har blivit godkänd. Skulle attestanten neka ett utlägg kommer det skickas ett mail med information till dig. En nekad utläggsrapport hamnar under ej inskickade utläggsrapporter, även ett nekat utlägg skickas tillbaka till ej inskickade utläggsrapporter. Användaren får då ändra, alternativt bocka ur utlägget som är nekat, för att sen skicka in rapporten igen. Användaren får bocka ur utlägget alternativt ändra utlägget och skicka in rapporten igen. Övriga utlägg i rapporten skickas nu tillbaka till attestanten för godkännande. 2. Attestering upp till visst belopp Om en attestant endast får attestera upp till ett visst belopp, hur gör jag då? Nedan exempel betyder att Alicia Sandell attesterar rapporter för de användare som tillhör avdelningen Sälj. Alla rapporter som innehåller belopp upp till 5000 kr går till Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 8

10 Alicia, medan de rapporter som innehåller belopp över 5000 kr går vidare till Godkännare 2, Jessica Haglund. Om inställningen Inkludera obehörig godkännare är ikryssad, kommer rapporter över 5000 kr ändå gå till Alicia först för granskning, men sedan vidare till Jessica för slutgiltigt godkännande. 3. Flera attestanter på en rapport Nedan exempel betyder att för de användare som är knutna till avdelningen Marknad kommer rapporterna först gå till Jessica för attestering. När Jessica har attesterat rapporten, går den vidare till Evelina som då också ska attestera rapporten. Observera att antalet behöriga godkännare måste sättas till 2 för att rapporten ska gå vidare till Jessica. Hade jag i det här läget satt att 3 behöriga godkännare krävs, hade rapporten gått vidare till den attesterare som finns en nivå upp, Magnus Einarsson. Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 9

11 När en användare skickar in sin reseräkning för attest så får attestanten ett mail med informationen du har en rapport att godkänna. I mailet kan attestanten klicka sig vidare till sina meddelanden för att attestera rapporten. Attestanten går in på meddelanden och väljer den raden som innehåller rapporten man vill attestera. Man får upp valet visa rapport eller godkänn. Klickar man på godkänn så godkänns rapporten och användaren får ett mail med informationen din rapport är godkänd. Rapporten har nu skickats in till företaget. Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 10

12 En administratör som även attesterar kan gå in via företaget och klicka på rapporter. Under fliken att attestera kan attestanten välja att godkänna, avslå, visa eller hantera rapporten. Klickar man på hantera så får man valen skicka tillbaka till användaren, skicka om för attest eller ta bort utläggsrapporten. Det gäller endast om man är administratör. 5. Tillfälliga godkännare Om den ordinarie godkännaren är borta under en viss period, går det att sätta in en tillfällig godkännare under den perioden. Du kan lägga till en tillfällig godkännare under inställningar och attestering. Klicka på plustecknet, välj organisation och välj en tillfällig godkännare. När det är klart väljer du start och slutdatum. Kom ihåg att spara din ändring. Enligt nedan exempel skulle nu alla rapporter som ligger och väntar på attestering hos John, samt alla rapporter som skickas in under perioden till och med gå vidare till Evelina i stället för John. Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 11