Allmänt Förteckning över löneprogram och användbara filformat: Filnamn Viktigt om Lönearter (L) och avvikelsearter (A)...

Transkript

1 Hogia HR IPA format Import löneberedning Innehållsförteckning Allmänt... 2 Förteckning över löneprogram och användbara filformat:... 2 Filnamn... 2 Viktigt om Lönearter (L) och avvikelsearter (A)... 3 XML-format (HogiaLön Plus)... 4 XML-schema... 4 Exempel... 4 WLI-format... 6 Förkortningar:... 6 Posttyp Exempel på rader... 9 Posttyp (äldre format med begränsningar) Posttyp (äldre format med begränsningar) Posttyp (äldre format med begränsningar) Posttyp (äldre format med begränsningar) Posttyp (äldre format med begränsningar) Informationsposter wli-filer: Välja importfil i HogiaLön Plus

2 Hogia HR IPA (18) Allmänt Import - löneberedning är en funktion som möjliggör inläsning av underlag till löneberedningen från tidssystem, reseräkningsprogram och liknande. Det finns XML-format samt 6 stycken textfilsformat av typen med fasta positioner. Förteckning över löneprogram och användbara filformat: Program HogiaLön Plus HogiaLön Classic Hogia Lön Finsk Lön (f d WindowsLön +) Format XML X X ¹ X X X X X X X X X X X X X X X X X X ¹Beskrivs inte i detta dokument Filnamn XML-filer skall ha efternamnet.xml Övriga skall ha efternamnet.wli (Filnamn som inleds med ETIP accepteras t v också. Gäller endast formaten och ) Automatisk import i HogiaLön Plus. Om automatisk import används i HogiaLön Plus skall filnamnet inledas med tecken som anges under Arkiv / Inställningar / Import. Om den unika identifikationen anges till skall filnamnet inledas med _. Exempel: _oktober.xml _oktober.wli

3 Hogia HR IPA (18) Viktigt om Lönearter (L) och avvikelsearter (A) I xml-filer samt i posttyperna och skall anges L för löneart och A för avvikelseart. Vad är då en avvikelseart? En avvikelseart förses i lönesystemet med regler och genererar utifrån dessa en eller flera lönearter. Ett exempel på detta är avvikelsearten Sjukdom som genererar lönearterna karensdag, sjukavdrag, sjuklön o s v. För att en avvikelseart skall kunna generera lönearter krävs att aktuell person har ett gällande arbetsschema i lönesystemet samt att exporterande program skickar datum fr o m t o m. Om händelsen inte avser hela startdagen eller hela slutdagen skall även klockslag anges. Det är ej relevant att ha timmar(antal) eller belopp på en avvikelseart. För att kunna använda avvikelsearter i HogiaLön Classic krävs tillägget Kalendarium. (Kalendarium ingår som standard i HogiaLön Plus) Vissa tidssystem har ej möjlighet att exportera klockslag. Om så är fallet föreslås att istället rapportera del av dag med hjälp av fältet Omfattning(Extent i xml-fil). Det är då viktigt att lönearter och avvikelsearter anpassas för detta. HogiaLön Plus/ HogiaLön Classic är inte utvecklat för dag-för-dag-rapportering. Händelser t ex sammanhängande sjukfrånvaro skall i möjligaste mån rapporteras med en transaktion där fr o m datum avser första dag och t o m datum avser sista dag. Om exporterande program i stället vill skicka timmar (timmar för timlön, övertid etc) eller belopp skall löneart(l) användas. Lönearter (L): Observera att i fälten Antal, A-pris och Belopp i wli-format är första positionen teckenposition som skall vara blank eller -. Vid utelämnat värde anges 0 även i teckenpositionen. Om raden innehåller Antal och A-pris kommer Belopp att beräknas oavsett om ett Belopp skilt från 0 finns på raden. Om Belopp skall importeras måste A-pris vara 0. Observera också att prissättning kan ske vid import(valbart) om aktuell löneart har en formel för A-pris. Om ett belopp i filen avser avdrag på lönen skall beloppet anges med minustecken.

4 Hogia HR IPA (18) XML-format (HogiaLön Plus) Viktigt! För att förstå skillnaden mellan lönearter (L) och avvikelsearter (A) rekommenderar vi att du läser om detta på sidan 3. XML-schema XML-formatet definieras i schema-filen Hogia_Payroll.xsd Teckenrepresentation Windows standard ISO (ISO Latin 1) Exempel Här följer ett exempel på hur innehållet i en XML-fil kan se ut: <?xml version="1.0" encoding="iso "?> <PayRoll xmlns=" xmlns:xsi=" <FileInfo> <companyname>hogia Test AB</companyName> <softwareproduct></softwareproduct> <createdby></createdby> <createddate> </createddate> <message>meddelande 1</message> </FileInfo> <PayTypeInstruction> <employmentid>101</employmentid> <paytypecode>l</paytypecode> <paytypeid>10</paytypeid> <quantity>83.5</quantity> <project>projekt1</project> <note>meddelande</note> </PayTypeInstruction> <PayTypeInstruction> <employmentid>101</employmentid> <paytypecode>l</paytypecode> <paytypeid>210</paytypeid> <quantity>8.5</quantity> <periodstartdate> </periodstartdate> <periodenddate> </periodenddate> <costcentre>1234</costcentre> <project>33</project> </PayTypeInstruction> <PayTypeInstruction> <employmentid>102</employmentid> <paytypecode>l</paytypecode>

5 Hogia HR IPA (18) <paytypeid>10</paytypeid> <quantity>33</quantity> </PayTypeInstruction> <PayTypeInstruction> <employmentid>102</employmentid> <paytypecode>a</paytypecode> <paytypeid>600</paytypeid> <periodstartdate> </periodstartdate> <periodstarttime>13:00:00</periodstarttime> <periodenddate> </periodenddate> <periodendtime>17:00:00</periodendtime> <extent>100</extent> </PayTypeInstruction> <PayTypeInstruction> <employmentid>103</employmentid> <paytypecode>a</paytypecode> <paytypeid>374</paytypeid> <periodstartdate> </periodstartdate> <periodenddate> </periodenddate> <childname> </childname> </PayTypeInstruction> <PayTypeInstruction> <employmentid>104</employmentid> <paytypecode>a</paytypecode> <paytypeid>375</paytypeid> <periodstartdate> </periodstartdate> <periodenddate> </periodenddate> <childname>vera</childname> </PayTypeInstruction> <PayTypeInstruction> <employmentid>201</employmentid> <paytypecode>l</paytypecode> <paytypeid>15</paytypeid> <quantity>66.00</quantity> <costunit>p66</costunit> </PayTypeInstruction> <PayTypeInstruction> <personalidentitynumber> </personalidentitynumber> <paytypecode>l</paytypecode> <paytypeid>832</paytypeid> <amount>932.00</amount> <periodstartdate> </periodstartdate> <periodenddate> </periodenddate> <costcentre>lk100</costcentre> </PayTypeInstruction> <PayTypeInstruction> <employmentid>222</employmentid> <paytypecode>l</paytypecode> <paytypeid>10</paytypeid> <quantity>3.14</quantity> <price>158</price> <costcentre>777</costcentre> <project>eriksdal</project> </PayTypeInstruction> </PayRoll>

6 Hogia HR IPA (18) WLI-format Filerna är en sekventiella ASCII-filer som inleds med en post med sex nollor(000000) och avslutas med en post med sex nior(999999). Alla poster avslutas med [CR]+[LF] Teckenrepresentation: Windows standard ISO (ISO Latin 1) Förkortningar: U - kan utelämnas, importeras ej. N - numeriskt Utelämnat värde markeras med nollutfyllnad i hela fältet AN - alfanumeriskt, vänsterställt Utelämnat värde = blankt i hela fältet Posttyp Start Slut Längd Innehåll Postidentifierare '214006' Anställningsnummer N, Avvikelse / Löneart AN L = Löneart A = Avvikelseart Övrigt = Avvikelseart Avvikelse- / löneartsnummer N, Antal N,U, Antal*100, max 6 siffror A-pris N,U, A-pris*100(ören), max 6 siffror Belopp N,U Ex Belopp*100(ören),max 8 siffror Fr o m datum N,U, formatet är YYYYMMDD Ex

7 Hogia HR IPA (18) Fr o m kl N,U, formatet är HH:MM Ex. 17:10 T o m datum N,U, formatet är YYYYMMDD Ex T o m kl N,U, formatet är HH:MM Ex. 21:45 Fr o m datum avvikelse 1, N,U, formatet är YYYYMMDD Ex T o m datum avvikelse 1, N,U, formatet är YYYYMMDD Ex Om så önskas t ex vid frånvaro. Källa N,U, Se kommentar nedan Attesterad N, U, = Attesterad Behandlad Används av HogiaLön32 Resultatenhet AN Projekt AN Konto AN Kostnadsbärare AN Omfattning N,U, i procent med 2 decimaler. Max 100%, decimalåtskiljare =. eller, Utelämnad uppgift = 100% Anmärkning AN, valfri längd, max 66 tecken 1 = Denna uppgift ignoreras om posten är en löneart 2 = För att korrekt hantera t.ex. tjänstledighet, föräldraledighet, vård av närstående etc där ersättningen skiljer sig beroende på hela periodens längd måste avvikelseperiod anges i posten. Om man har en avvikelseperiod som sträcker sig över flera ersättningsperioder kan man också välja att ange hela avvikelsens period i positionerna för Fr o m datum avvikelse samt T o m datum avvikelse. Dessa uppgifter kan utelämnas vilket då leder till att HogiaLön kommer sätta Fr o m datum avvikelse = Fr o m datum samt T o m datum avvikelse = T o m datum Minsta postlängd = 184 bytes, största postlängd = 250 bytes Källa Om Källa används skall det finnas informationsposter som kopplar de nummer som används till namnet på källan. Ex: ;Källa001= PA-intranet

8 Hogia HR IPA (18) ;Källa002= Reseräkningar

9 Hogia HR IPA (18) Exempel på rader En löneartsrad (observera att nedanstående är en rad i importfilen): L Projekt Anmärkning Kommentar: Anställningsnummer 13, löneart 200 med Antal = 60.25, á-pris=20.00, belopp = En avvikelserad (observera att nedanstående är en rad i importfilen): A

10 Hogia HR IPA (18) Posttyp (äldre format med begränsningar) Start Slut Längd Innehåll Postidentifierare '214005' Anställningsnummer N, Avvikelse / Löneart AN L = Löneart A = Avvikelseart Övrigt = Avvikelseart Avvikelse- / löneartsnummer N, Antal N,U, Antal*100, max 6 siffror A-pris N,U, A-pris*100(ören), max 6 siffror Belopp N,U Ex Belopp*100(ören),max 8 siffror Fr o m datum N,U, formatet är YYYYMMDD Ex Fr o m kl N,U, formatet är HH:MM Ex. 17:10 T o m datum N,U, formatet är YYYYMMDD Ex T o m kl N,U, formatet är HH:MM Ex. 21:45 Fr o m datum avvikelse 1, N,U, formatet är YYYYMMDD Ex T o m datum avvikelse 1, N,U, formatet är YYYYMMDD Ex Om så önskas t ex vid frånvaro. Källa N,U, Se kommentar nedan Attesterad N, U, = Attesterad Behandlad Används av HogiaLön Resultatenhet AN Projekt AN Konto AN Kostnadsbärare AN Anmärkning AN, valfri längd, max 66 tecken

11 Hogia HR IPA (18) 1 = Denna uppgift ignoreras om posten är en löneart 2 = För att korrekt hantera t.ex. tjänstledighet, föräldraledighet, vård av närstående etc där ersättningen skiljer sig beroende på hela periodens längd måste avvikelseperiod anges i posten. Om man har en avvikelseperiod som sträcker sig över flera ersättningsperioder kan man också välja att ange hela avvikelsens period i positionerna för Fr o m datum avvikelse samt T o m datum avvikelse. Exempel: Tjänstledighet över månadsskifte Avvikelseart 620 används för tjänstledighet och genererar löneart 620 vid tjänstledighet mindre än 6 dagar eller löneart 621 vid tjänstledighet mer än 5 dagar. Personen är exvis tjänstledig och löneperiod är hel månad. Tjänstledigheten kommer då att registreras i 2 perioder och För att applikationen skall använda löneart 621 istället för 620 så behövs information om hela tjänstledighetsperioden. Dessa uppgifter kan utelämnas vilket då leder till att HogiaLön kommer att sätta Fr o m datum avvikelse = Fr o m datum samt T o m datum avvikelse = T o m datum Minsta postlängd = 178 bytes, största postlängd = 244 bytes Förkortningar: U - kan utelämnas, importeras ej. Utelämnat värde markeras med nollutfyllnad i hela fältet N - numeriskt AN alfanumeriskt, vänsterställt Posttyp ger möjlighet att även importera Avvikelser/lönearter, Konto 12 tecken AN.

12 Hogia HR IPA (18) : : Projekt 2 Konto Sjuk! Kommentar: Anställningsnummer 13, avvikelseart 600, : :10, omfattning 75% Anställningsnummer kan ersättas av personnummer (ej bindestreck)

13 Hogia HR IPA (18) Posttyp (äldre format med begränsningar) Start Slut Längd Innehåll Postidentifierare '214004' Anställningsnummer N, Löneartsnummer N, Antal N,U, Antal*100, max 6 siffror A-pris N,U, A-pris*100(ören), max 6 siffror Belopp N,U Ex Belopp*100(ören),max 8 siffror Fr o m datum N,U Ex T o m datum N,U Ex Om så önskas t ex vid frånvaro Resultatenhet AN Projekt AN Konto AN Kostnadsbärare AN Anmärkning AN, valfri längd, max 66 tecken Förkortningar: U - kan utelämnas, importeras ej. Utelämnat värde markeras med nollutfyllnad i hela fältet N - numeriskt AN alfanumeriskt, vänsterställt

14 Hogia HR IPA (18) Posttyp (äldre format med begränsningar) Start Slut Lgd Innehåll Postidentifierare '214003' Anställningsnummer N, Löneartsnummer N, Resultatenhet AN,U Projekt AN,U Antal N,U, Antal*100, max 9 siffror A-pris N,U, A-pris*100(ören), max 9 siffror Belopp N,U Ex Belopp*100(ören),max 11 siffror Fr o m datum N,U Ex T o m datum N,U Ex Anmärkning AN, valfri längd, max 66 tecken Förkortningar: U - kan utelämnas Utelämnat värde markeras med nollutfyllnad i hela fältet N - numeriskt AN alfanumeriskt I formatet kan startpost med sex nollor(000000) utelämnas.

15 Hogia HR IPA (18) Posttyp (äldre format med begränsningar) Start Slut Lgd Innehåll Postidentifierare '214002' Anställningsnummer N, Löneartsnummer N, Resultatenhet N,U, Projekt N,U, Anmärkning AN,U Antal N,U, Antal*100, max 6 siffror A-pris N,U, A-pris*100(ören), max 6 siffror Belopp N,U Ex Belopp*100(ören),max 8 siffror Fr o m datum N,U Ex T o m datum N,U Ex Om så önskas t ex vid frånvaro Förkortningar: U - kan utelämnas Utelämnat värde markeras med nollutfyllnad i hela fältet N - numeriskt AN alfanumeriskt

16 Hogia HR IPA (18) Posttyp (äldre format med begränsningar) Start Slut Längd Innehåll Postidentifierare '214001' Anställningsnummer N, Löneartsnummer N, Resultatenhet N,U, Projekt N,U, Anmärkning AN,U Antal N,U, Antal*100, max 6 siffror A-pris N,U, A-pris*100(ören), max 6 siffror Belopp N,U Ex Belopp*100(ören),max 8 siffror Förkortningar: U - kan utelämnas, importeras ej. Utelämnat värde markeras med nollutfyllnad i hela fältet N - numeriskt AN alfanumeriskt Exempel: ; Kommentar

17 Hogia HR IPA (18) Informationsposter wli-filer: Info-poster får förekomma direkt efter startposten. Dessa används för att underlätta val av importfil. Infoposter skall ha semikolon(;) i pos 1. Följande typer finns: ;Innehåll= Ex: ;Innehåll= Reseräkningar för Karin Bengtsson ;Företag= ;Företag= Hogia Lön AB ;Orgnr= ;Orgnr= ;Källa ;Källa001= PA-intranet (används av /214006, se dessa format) Om info-post med org-nr finns visas endast de filer som har rätt org-nr i dialogrutan för val av importfil.

18 Hogia HR IPA (18) Välja importfil i HogiaLön Plus. I dialogen i HogiaLön Plus visas.wli-filer samt.xml-filer om de följer xml-schemat Hogia_Payroll.xsd. Under <FileInfo> finns elementet <corporateidentity>. Detta är avsett för företagets organisationsnummer. Om <corporateidentity> finns med visas filen endast om organisationsnumret överensstämmer med det organisationsnummer som finns i databasen. (Motsvarande funktionalitet finns för.wli-filer, se sidan 12).