Dokumentation av NPS v

Transkript

1 Dokumentation av NPS v Innehållsförteckning 1. Avtalsfakturering... 5 Syfte och funktion... 5 Hantera avtalsinställningar... 5 Registrering av avtalsartikel... 5 Registrering av avtal... 6 Skapa dokument från avtal... 8 Redigera försäljningsfaktura... 9 Analysera periodiserad intäkt Dokumentdistribution Funktionsbeskrivning Inställningar och administration Dokumenttyper E-postmallar Val av e-postmallar SMTP-postinställning Inställningar på respektive kund Kund dokumentdistribution Dokumentdistribution (Faktura, Kreditfaktura, Följesedel, Påminnelse och Räntefakturor) Dokumentdistribution (Inköpsorder, Offert, Returorder och Orderbekräftelse) Skickade dokument Smartimport Syfte och funktion Import av data Importinställning Inställningar importtyp Inställning för respektive importtyp Importtyp Kund Importtyp Leverantör Importtypen Artikel

2 Importtyperna Kundreskontra Initial och Leverantörsreskontra Initial Importtyperna Kundreskontra och redovisning samt Leverantörsreskontra och redovisning Importtyp Redovisning Fil redovisningsjournal (om man använder filtyp fastlängd) SIE import SIE inställningar SIE mappning av redovisningskonto SIE mappning av dimensioner SIE import till redovisningsjournal Momsrapportering Moms bokföringsinställningar Inställningar för momsrapportering Momsrapporten i NAV Uppdatera momsrapporten Förhandsgranskning Rapporten Momsrapport Beräkna & Bokför momsavräkning, batchjobbet Kontomatchning Inställningar matchningskonto Inställningar matchningsregler Filmappning Gör matchningen Inläsning ifrån fil Manuell matchning Klicka på siffran vid Antal Öppna Matcha rader Datumkomprimering PAR PAR inställningar: PAR fältmappning PAR standardvärden Att söka i PAR registret Dokumentkö Inställningar Dokumentkö filtyper

3 Dok.kö överföringstyper Dokumentkö Filhistorik Åtgärdslista Resurser och tidrapportering Inställningar Administratör för tidrapporter Koppling till Personalkort Resursinställningar Inställningar så resurs kan rapportera tid Skapa tidrapporter Rapportera tid Godkänna tidrapporter Cockpit för tidrapporter för chef Projekt Projektfaktureringstyper Målpris Resurspriser för projekt Exportera frånvaro Attestmodul Kort förklaring av flödet Inställningar Ange attestanter Godkännandemallar Godkännandeinställning NPS inställning Använda attestfunktionen Skapa faktura för attest Skicka godkännandebegäran Godkänna faktura Hantering av ett flöde där en person registrerar fakturan och en annan konterar den Bokföring av inköpsfakturor Titta på scannad faktura efter bokföring NPS inställning

4 8 Globala dimensioner Kontomatchning Automatiskt skapande av standarddimensioner Produktion Godkännanden Hämta dagens valutakurser

5 1. Avtalsfakturering Syfte och funktion Avtalsfakturering är en funktion som stödjer periodisk fakturering. Exempel på lämpliga användningsområden är: Hyresfakturor Medlemskap Branschavgifter Prenumerationer Såväl resurser som artiklar går att lägga upp med avtalsfakturering. Man kan lägga upp den periodiska faktureringen så att den automatiskt skapar fakturor månadsvis, funktionen periodiserar även intäkten och stödjer för fakturering av exempelvis 3 månaders hyra i förskott. Hantera avtalsinställningar Avdelningar/Försäljning och marknadsföring/administration/inställningar/avtalsinställningar Inställningar ska ske för vilka nummerserier som ska gälla för avtal och för avtalsrader. Här bestäms också om adressuppgifterna ska hämtas från kundregistret eller från Avtalet. Registrering av avtalsartikel Försäljning och marknadsföring/orderbearbetning/administration/inställningar/avtalsartiklar Klicka på ny och registrera artikeln, alternativt markera en befintlig artikel, klicka på redigera för att ändra. 5

6 Skriv in en kod för avtalsartikelnumret, alternativt låt en nr-serie ge dig ett löpnummer. Avtalsartikeln kan vara en resurs eller en artikel ur resurs-/artikelregistret, välj det genom Typ och Nr. Fältet Periodisk mallkod används för att ange en periodiseringsmall för avtalsartikeln. Periodiseringsmallen blir standard när avtalsartikeln väljs in på en avtalsrad. Det går även att spärra en avtalsartikel genom att markera fältet Spärrad. Registrera ett pris för artikeln eller resursen genom att klicka på knapparna Artikelpriser, Resurspriser eller Artikelradrabatter. Prisfunktionaliteten funkar som i standard för artiklar och resurser. Registrering av avtal Försäljning och marknadsföring/orderbearbetning/listor/avtal Klicka på Ny för att registrera ett avtal eller på redigera för att redigera ett existerande avtal. 6

7 Fält Nr: Skapa Avtalsdatum: Start-/Slutdatum Funktion Kopplas till en nummerserie Välj vad som ska skapas när funktionen Skapa dokument/transaktioner körs. Tidpunkt för ingånget/registrerat avtal Avtalets giltighetstid Enhetskod: Kod för vilken enhet fakturering ska ske i. Nästa bokföringsdatum Faktureringsintervall Antal fakturor per bokföring Vid uppläggning av ett avtal sätts samma datum som avtalsstarten, därefter räknas datumet automatiskt vartefter dokument/transaktioner skapas från avtalet. Intäkten bokförs på bokföringsdatumet. Faktureringsintervallet är kopplat till enhetskoden, och avgör hur ofta fakturering ska ske. Hur många fakturor som ska skapas. 7

8 Status Öppen för redigering respektive Släppt för att skapa dokument. Avtalsrader Leta upp artikel eller resurs och lägg in som en avtalsrad. Den periodiska mallkoden styr hur många månader som ska faktureras per tillfälle. När avtalsraderna är färdigregistrerade ska avtalet släppas. I exemplet ovan avser avtalet en tidningsprenumeration som ska bokföras som intäkt per månad, dock ska 3 månaders fakturering skickas ut per gång. Avtalsdetaljrad Avtalsdetaljrader används för att specificera vad som ingår i priset på en avtalsrad. När avtalet släpps summeras avtalsdetaljraderna för en avtalsrad ihop och läggs som A-pris på avtalsraden. Adresser På fliken adresser visa de adresser som kommer att användas för avtalet beroende på Faktureringskundnummer samt inställningen för om adressen ska hämtas från kunden eller från avtalet. Skapa dokument från avtal Avdelningar/Ekonomihantering/Periodiska aktiviteter/kundreskontra/skapa dokument från avtal När det är dags att skapa dokument från avtalen, t ex för fakturering, används funktionen Skapa dokument från avtal. Ange T.o.m. nästa bokföringsdatum för hur långt fram i tiden dokument ska skapas. Det går även att filtrera per datum, samt vilka avtal, vilka kunder och eller för vilka faktureringsintervall som dokument ska skapas. 8

9 Om det på avtalet är valt att faktura ska skapas så skapas en öppen faktura och läggs i listan med försäljningsfakturor. Redigera försäljningsfaktura Avdelningar/Försäljning och marknadsföring/orderbearbetning/försäljningsfakturor Välj att visa avtalsfakturorna, kontrollera dem och därefter klicka på Bokför. Analysera periodiserad intäkt Avdelningar/Försäljning och marknadsföring/historik/bokförda försäljningsfakturor För att se hur intäkten periodiserades kan man titta på den bokförda försäljningsfakturan och därefter välja Analyser. 9

10 Klicka på Antal poster för Redovisningstransaktion. På redovisningstransaktionen ser vi hur intäkten har periodiserats. 2. Dokumentdistribution Funktionsbeskrivning Funktionen är utvecklad för att på ett smidigt sätt hantera distribution av olika typer av dokument. Det mest effektiva arbetssättet är att skapa dokument löpande under dagen utan att skriva ut dem, ex bokföra fakturor. Vid ett par tillfällen per dag körs sen funktionen Dokument att skicka och alla dokument skrivs då ut eller e-postas iväg. Inställningar och administration Dokumenttyper Avdelningar/Administration/Programinställningar/Dokumentdistribution Det finns möjlighet att lägga upp följande dokumenttyper: Orderbekräftelse, Faktura, Kreditnota, Räntefaktura, Påminnelse, Offert, Följesedel, Inköpsorder och Returorder. De olika typer av dokument som ska distribueras läggs som Dokumenttyper. 10

11 Fält Dokumenttyp Kod Beskrivning Rapportid Funktion Ange den dokumenttyp som ska användas Registrera en kod för dokumenttypen En beskrivning av dokumenttypen Om du vill att en speciell rapport ska användas för denna dokumenttyp anger du Rapportid för den här. Annars används den rapport som är inställd under Rapportval E-postmallar Avdelningar/Administration/Programinställningar/Dokumentdistribution E-postmallar används när dokument distribueras via e-post. Det går att lägga upp en e-postmall för flera dokumenttyper, ex en för alla fakturor, kreditfakturor, räntefakturor till svenska kunder. Vill man ha olika utseende på mailet för olika dokument ska en e-postmall per dokumenttyp läggas upp. Klicka på Ny och fyll i fälten. Fortsätt registrera de e-postmallar som behövs. Se exempel, E-postmall FAKTURA nedan. 11

12 Fält Kod Ämne Avsändarnamn E-post avsändare Funktion Koden för mallen Texten som läggs i fältet Ämne på e-posten (Subject) Den som ska stå som avsändare E-postadressen för avsändaren Rader Här skriver du den text som du vill ska visas i e- postmeddelandet (Body). Om din e-post ska skickas på olika språk bör du lägga upp olika språkversioner av dem. 12

13 I ditt e-postmeddelande (i fält Ämne och Rader) kan du med automatik få in viss information från det faktiska dokumentet som ska skickas. De finns även möjlighet att hämta in fält från Företagsinformation, i exemplet ovan kommer parametrarna bytas ut mot en klartext. Följande parametrar kan användas för att hämta in information från dokumentet till e- postmeddelandet: Exempel, hämta fält från aktuellt dokument: $[3] Infogar fält nr 3 I aktuellt dokument. För exempelvis en försäljningsfaktura är det lika med Fakturanummer $[99] Infogar fält nr 99 i aktuellt dokument. För exempelvis en försäljningsfaktura är det lika med Dokumentdatum, d.v.s. fakturadatum. Exempel, hämta fält från Företagsinformation $[C12] Infogar fält nr 12 från Företagsinformation vilket är lika med företagets Bank. $[COMPANYNAME] Infogar företagets namn enligt hur det är benämnt i NAV. För att ta reda på fältkoden tar man fram aktuellt dokument (se exempel försäljningsfaktura nedan) eller öppnar Företagsinformation och tar fram Om den här sidan. Om den här sidan nås genom att klicka Ctrl+Alt+F1 eller genom att välja meny Dynamicsknappen/Hjälp/Om den här sidan. Respektive fält identifieras med en kod. Se bilder nedan. 13

14 Utseende på mail, exempel: 14

15 Val av e-postmallar Avdelningar/Administration/Programinställningar/Dokumentdistribution I val av e-postmallar kopplas dokumenttypskoden med koden för e-postmallen. Här finns möjlighet att använda språkkoder för olika språk på mailtexten genom att ange den språkkod som matchar den text man har förberett i respektive e-postmall. SMTP-postinställning Avdelningar/Administration/IT-administration/Allmänt SMTP-inställningar behöver registreras för utgående e-post. Fråga din IT-administratör efter dessa uppgifter. 15

16 Fält SMTP-server SMTP-serverport Verifiering Användar-ID Lösenord Säker anslutning Funktion Serverns namn Ange den port som används för SMTP Ange typ av verifiering Om inloggning krävs, ange användar-id här Om inloggning krävs, ange lösenord här Markeras om SMTP-e-postservern kräver en säker anslutning Inställningar på respektive kund Kund dokumentdistribution Ekonomihantering/Kundreskontra/Kunder/Kundkort/Dokumentdistribution. Här definieras kundens dokumentdistribution per dokumenttyp. Det behöver bara göras inställningar för de som ska skickas med e-post, övriga dokumenttyper kommer automatiskt komma ut på skrivaren. Fält Dokumenttyp Dokumenttypskod Efterhandlingstyp E-post Funktion Ange dokumenttyp Ange dokumenttypskod Skrivare eller E-post Ange mottagarens e-postadress och efterbehandlingstyp är E-post 16

17 Dokumentdistribution (Faktura, Kreditfaktura, Följesedel, Påminnelse och Räntefakturor) Ekonomihantering/Kundreskontra/Listor/Dokument att skicka. När det är dags att skicka dokumenten går man in på Dokument att skicka. För att hämta in de dokument som ännu inte är skickade till kund väljer du knappen Hämta nya. I detta fönster går det att sätta filter om det bara är vissa av dokumenten du vill skicka just vid detta tillfälle. När du är klar med dina filter väljer du OK och alla nya dokument som inte har skickats innan läggs till i listan med Dokument att skicka. Om du upptäcker ett dokument i listan som du inte vill skicka vid detta tillfälle, kan du radera raden i denna lista. Det innebär att dokumentet istället kommer att visas nästa gång du kör funktionen Hämta nya Skulle du upptäcka att det t.ex. är fel e-postadress på en rad i listan kan det redigeras direkt i listan. (Detta gäller dock bara när just detta dokument skickas). När du har kontrollerat att rätt dokument kommer att skickas, väljer du knappen Skicka. 17

18 Du får en kontrollfråga hur många dokument som kommer att skickas. Om du väljer OK, distribueras dokumenten till mottagaren enligt den efterhandlingskod som är vald för respektive dokument. Dokumentdistribution (Inköpsorder, Offert, Returorder och Orderbekräftelse) För ovanstående dokument sker distribution i samband med att man klickar på Skicka och arkivera. Om dokumentdistribution för kunden eller leverantören är inställd på e-post kommer ett mail att skapas med e-postmallen och det bifogade dokumentet som man kan skicka direkt. Är det inte inställt att dokumentet ska skickas via e-post skrivs det ut på skrivaren när man trycker på knappen. Skickade dokument Ekonomihantering/Kundreskontra/Historik/Skickade dokument. När dokumenten har skickats hamnar de i ett elektroniskt arkiv med Skickade dokument. Där går det att titta på alla dokument igen oavsett om de har skickats via e-post eller skrivits ut. I arkivet lagras en PDF-fil med dokumentet, detta kan på så vis användas som alternativ till ett fysiskt arkiv. Under menyn Åtgärder går det att visa arkiverat dokument samt att använda funktionen Skicka valda dokument på nytt. De dokument i listan som är markerade när man klickar på knappen kommer att skickas igen. Här finns även en funktion som heter skicka kopia via e-post. Klickar man på denna skapas ett mail med dokumentet som en bifogad fil. Detta kan sen skickas till kunden. 18

19 3. Smartimport Syfte och funktion Import av SIE filer. Import av redovisnings-, kundreskontra-, leverantörsreskontratransaktioner från andra ekonomisystem eller exempelvis från löne-, inköps- eller faktureringssystem. Funktionen kan även användas för att importera poster till kund-, leverantörs, eller artikelregister. Exempel på användningsområden: 1. Ingående balanser, vid nyuppsättning av företag 2. Transaktioner hittills under året eller föregående år 3. Ingående balans för kundreskontra 4. Ingående balans för leverantörsreskontra 5. Löpande import av kundreskontra och redovisningstransaktioner från exempelvis ett faktureringssystem 6. Löpande import av leverantörsreskontra- och tillhörande redovisningstransaktioner från exempelvis inköpssystem. 7. Löpande import av redovisningstransaktioner från exempelvis ett lönesystem. 8. Import av kundregister vid uppsättning av nytt bolag. Import av data Avdelningar/Programinställningar/Import Importinställning Om import av leverantörsreskontra ska göras måste en inställning för girotyper för utbetalningar göras först. Vilken girotyp som används beror på vilken bank kunden har. Inställningar importtyp Här anges vilken typ av fil som skall importeras och vad den har för filformat samt vart den skall hamna i NAV. Importtyperna i listan nedan är följande KUND Import av kundregister KUNDRESK Import av initial kundreskontra vid uppstart av företag i NAV, tillhörande redovisningstransaktioner importeras via SIE-import. KUNDRESK-RED Löpande import av kundreskontratransaktioner med tillhörande redovisningstransaktioner, kan användas vid exempelvis löpande import från ett annat faktureringssystem. LEVERANTÖR Import av leverantörsregister LEVRESK-RED Löpande import av leverantörsreskontratransaktioner med tillhörande 19

20 redovisningstransaktioner, kan användas vid exempelvis löpande import från ett annat inköpssystem. REDOVISN Löpande import av redovisningstransaktioner, kan användas vid exempelvis löpande import från kassasystem eller löneredovisningstransaktioner från lönesystem. Fält Kod Beskrivning Filtyp Filformat Separator tecken Datumformat Decimalformat Funktion Kod för importtypen Beskrivning av importtypen Ange vilken filtyp/vart den skall gå i NAV 1. Redovisningsjournal 2. Kund 3. Leverantör 4. SIE (går till redovisningsjournalen och har en fast layout, inget av dom övriga fälten är krav) 5. Artikel Ange om filen är av typen fastlängd eller har ett separator tecken, används inte för Fil = SIE 1. Separator 2. Fastlängd Tecknet som används som separator i filen 1. Komma 2. TAB 3. Semikolon Här anges hur datumet ser ut några exempel YYYYMMDD kan vara eller eller 2012/01/01 alla tecken som inte är siffror tas bort. YYMMDD kan vara eller YYDDMM kan vara eller 02/21/01 Y är år M är månad D är dag Ange hur decimalfälten är formaterade om det finns en tusenavskiljare så ignoreras det. Minustecknet kan placeras i början eller slutet. Det går att välja mellan 1. Komma 2. Punkt 3. Ingen 4. Div Div

21 Textformat 6. Div 1000 Går att väja mellan ASCII, ANSI, UTF8 och UTF16 Tillåten rättighet Detta måste anges för filtyperna Kund, Leverantör och artikel. Anledningen är att det inte ska gå att av misstag uppdatera eller skapa nytt. Mallnamn för journal Ange vilken journal som skall användas (Endast till Filtyp = Redovisningsjournal) Journalnamn Ange vilken journal som skall användas (Endast till Filtyp = Redovisningsjournal) Filnamn Ange vart filen ligger eller vad den heter. Om man anger h:\filer\ kommer man till den foldern och det går då lätt att välja rätt fil. Man kan också ange hela sökvägen H:\filer\filen.txt Inställning för respektive importtyp För varje importtyp som läggs till i listan görs sen inställningar under knappen Inställningar. Till en del av importtyperna har det skapats Exempelfiler i Excel som kan användas för importen. Importtyp Kund Exempelfil Till importtypen kund har det skapats en mall i Excel som kan användas. Mallen kan ses som ett grundpaket där man använder de fält som behövs, det går utmärkt att lämna dem tomma om inte de inte behövs. Om andra uppgifter än de som finns i grundpaketet kan såväl Excelfilen som importtypen redigeras efter behov. Excelmallen till kundregisterimporten ligger under: ation/importmallar Import av Kundregister Frivilligt, ange Frivilligt. kundnr, max 20 Frivilligt. Kundens positioner. Om Frivilligt. Om du vill ha ett Frivilligt. Kundens adress. Frivilligt. Kundens adress. Kundens Frivilligt. betalningsvillkor Frivilligt. blankt sätts internt sökbart namn. Om Används förslagsvis om Används i första hand som postnummer. Frivilligt. Ange landkod, Kundens e- Frivilligt. i antal dagar. Kundens Tvingande. Ange NAT, EU, Tvingande. Ange numret i blankt erhålls Namn som kunden har lång adress gatuadress eller Ange formatet ska lämnas tomt för Frivilligt. Kundens Frivilligt. Kundens Frivilligt. Kundens postadress. Kundens Ange momsregistrerin Tvingande. Ange NAT, EU OMV eller ÖVR beroende INRIKES eller UTRIKES importen via Söknamn. Max 50 Tvingande. Namnet på kunden. eller c/o-adress. Max 50 boxnummer.max 50 NNN NN. Max Frivilligt. Kundens postort. inhemska kunder. Välj kontaktperson. Max 50 telefonnr. Max 30 faxnr. Max 30 Max 80 hemsida. Max 10,15,20,30,45 gsnummer. Max eller ÖVR beroende på var på vilken momsmall kunder beroende på var nummerserie. positioner Max 50 positioner positioner positioner 20 positioner Max 30 positioner mellan de förvalda. positioner positioner positioner positioner 80 positioner eller positioner kunden finns. tillhör. kunden finns. Momsregistrerin Moms Kundnr Söknamn Namn Adress Adress 2 Postnr Ort Lands-/Regionkod Kontaktperson Telefonnr Faxnr E-postadress Hemsida Betalningsvillkor gsnummer Gen. rörelsebokföringsmall rörelsebokföringsmall Kundbokföringsmall Respektive fält i Excelmallen är beskrivet, en validering sker i Excelmallen så att det inte går att registrera in felaktigt antal tecken, likaså finns en validering att man enbart kan ange vissa förvalda bokföringsmallar. Alla fasta valideringar styrs genom koder upplagda i Excelbladets andra flik. Om man har använt andra bokföringsmallar än dem som ligger i startpaketet för NAVSmart måste man ändra i Excelbladets andra flik. Efter att Excelfilen har fyllts i ska man kopiera enbart raderna och klistra in dem i en ny Excelfil och spara den i formatet Text (MS-DOS). Spara filen i den mapp som har angetts i fältet filnamn för importtypen Kund. Excelmallens kolumner måste stämma överens med kolumnerna som är definierade i importtypen Kund. Det gör det i grundpaketet men som tidigare nämnt kan man behöva justera det om man gör förändringar i kolumnerna i Excelmallen. 21

22 Inställningar Fält Kundnr Kolumnnr Startposition Längd Nästa startposition Valideringsordning Fältnamn Funktion Ange kolumnen för kundnr, om det är en fil av typen fastlängd anges var kodnumret finns för motsvarande rad i listan nedan. Ange numret för kolumnen måste starta med ett och det får inte finnas några överhoppade nummer. Ange vart fältet startar i filen. Ange längden på fältet Visar vart nästa startposition är. Om nästa fält kommer direkt efter så är det en bra hjälp till Startposition till nästa rad. Ange en siffra för den ordning som fälten skall matas in i NAV. Behöver endast användas när ordningen för inmatningen påverkar informationen. Noll tas först och därefter i nummerordning. Fältet används endast då Fältnamn är angivet. Ange det fält som informationen skall läggas i NAV. För kundnummer anges inget fältnamn. För att fylla i fältnamn klicka på eller stå i på fältet Fältnamn och tryck F4. En lista övar alla fälten på kunden kommer upp, välj det fält som informationen skall läggas i. 22

23 Importtyp Leverantör Exempelfil Används för import av leverantörsregister Till exemplet Leverantör har det skapats en mall i Excel som kan användas. Exemplet kan ses som ett grundpaket där man använder de fält man behöver, det går utmärkt att lämna dem tomma om inte annat anges i Excelfilen. Om man vill importera andra uppgifter än grundpaketet kan såväl Excelfilen som importtypen redigeras efter behov. Excelmallen (Leverantörsregister import-mall.xls) till leverantörsregisterimporten ligger under: ation/importmallar Import av Leverantörsregister Välj mellan NAT Frivilligt, ange Frivilligt. (svenska lev), EU Lev.nr, max 20 Frivilligt. Frivilligt. Vårt Ange dock Frivilligt. Om (Lev inom EU), ÖVR positioner. Om Leverantöre kundnummer annan svenska Frivilligt. Ange (Lev utanför EU) blankt sätts Frivilligt. Frivilligt. ns Frivilligt. hos valutakod lämna tomt, antal dagar för Välj mellan NAT (svenska lev), OMV (Sv lev med Frivilligt. Frivilligt. numret i Frivilligt. Om du vill ha ett internt sökbart Frivilligt. Leverantörens adress. Används Frivilligt. Leverantörens adress. Används i Frivilligt. Leverantörens Leverantörens Leverantörens telefonnr. Leverantörens e- leverantören. Frivilligt. Leverantörens om annat an annars ange betalningsvillkor Frivilligt. Ange dock Välj mellan INRIKES EU (Lev inom EU) eller ÖVR omvänd Frivilligt. Bankgironum Ange IBAN. importen via namn. Om blankt erhålls Namn som Tvingande. Namnet på leverantören. Max 50 förslagsvis om leverantören har lång första hand som gatuadress eller postnummer. Ange formatet postort. Max 30 kontaktperson. Max 30 postadress. Max 80 Max 20 momsregistreringsnum SEK. Max 10 ENU till leverantören. Ange 1. Max 10 landkod om annat och UTRIKES. Max 10 (Leveranser utanför EU). Max skatteskyld.). Max 10 Plusgironummer mer. Max 30 Max 50 Frivilligt. Ange Swift/ nummerserie. Söknamn. Max 50 positioner positioner adress eller c/o-adress. Max 50 positioner boxnummer.max 50 positioner NNN NN. Max 20 positioner positioner Max 50 positioner positioner positioner. positioner. mer. Max 20 positioner positioner. (Engelska) Max 10 positioner positioner. än SE. positioner. 10 positioner. positioner.. Max 50 tecken tecken tecken. Bic-kod. Max 20 tecken Nr Söknamn Namn Adress Adress2 Postnr Ort Kontaktperson Telefonnr E-post Vårt kontonr Momsregistreringsnr Valutakod Språkkod BetalningsvillkorskoRäntevillkorskod Lands-/regionkod LeverantörsbokföringsmGen. rörelsebokföringsmall Moms rörelsebokförinplusgironummer BankgironummIBAN Swift Respektive fält i Excelmallen är beskrivet, en validering sker i Excelmallen så att man inte kan registrera in felaktigt antal tecken, likaså finns en validering att man enbart kan ange vissa förvalda bokföringsmallar. Alla fasta valideringar styrs genom koder upplagda i Excelbladets andra flik. Om man har använt andra bokföringsmallar än dem som ligger i startpaketet för NAVSmart måste man ändra i Excelbladets andra flik. Efter att Excelfilen har fyllts i ska man kopiera enbart raderna och klistra in dem i en ny Excelfil och spara den i formatet Text (MS-DOS). Spara filen i den mapp som har angetts i fältet filnamn för importtypen Leverantör. Excelmallens kolumner måste stämma överens med kolumnerna som är definierade i importtypen Leverantör. Det gör det i grundpaketet men som tidigare nämnt kan man behöva justera det om man gör förändringar i kolumnerna i Excelmallen. 23

24 Inställningar Fält Leverantörsnr IBAN Plusgironr Bankgironr SWIFT-kod Kolumnnr Startposition Längd Nästa startposition Valideringsordning Fältnamn Funktion Ange kolumnen för leverantörsnr, om det är en fil av typen fastlängd anges var kodnumret finns för motsvarade rad i listan nedan. Ange kolumnen för IBAN Om endast IBAN är angivet blir det en inrikes betalning för leverantörsbetalningar. Se importinställning. Ange kolumnen för Plusgironr. Om Plusgironr är angivet blir det en inrikes betalning för leverantörsbetalningar. Se importinställning. Ange kolumnen för Bankgironr. Om Bankgironr är angivet blir det en inrikes betalning för leverantörsbetalningar. Se importinställning. Ange kolumnen för SWIFT. Ange numret för kolumnen. Det måste starta med ett och det får inte finnas några överhoppade nummer. Ange vart fältet startar i filen. Ange längden på fältet Visar vart nästa startposition är. Om nästa fält kommer direkt efter så är det en bra hjälp till Startposition till nästa rad. Ange en siffra för den ordning som fälten skall matas in i NAV. Behöver endast användas när ordningen för inmatningen påverkar informationen. Noll tas först och därefter i nummerordning. Fältet används endast då Fältnamn är angivet. Ange det fält som informationen skall läggas i NAV. För kundnummer anges inget fältnamn. För att fylla i fältnamn klicka på 24

25 eller stå i på fältet Fältnamn och tryck F4. En lista övar alla fälten på kunden kommer upp, välj det fält som informationen skall läggas i. Importtypen Artikel Inställningar Fält Artikelnr Basenhet Lagerbokföringsmall Produktbokföringsmall Funktion Ange kolumnen för artikelnr, om det är en fil av typen fastlängd anges var kodnumret finns för motsvarade rad i listan nedan. Ange kolumnen för Basenhet. Ange kolumnen för Lagerbokföringsmall. Se importinställning. Ange kolumnen för produktbokföringsmall. 25

26 Moms produktbokföringsmall. Kolumnnr Startposition Längd Nästa startposition Valideringsordning Fältnamn Ange kolumnen för moms produktbokföringsmall. Ange numret för kolumnen. Det måste starta med ett och det får inte finnas några överhoppade nummer. Ange vart fältet startar i filen. Ange längden på fältet Visar vart nästa startposition är. Om nästa fält kommer direkt efter så är det en bra hjälp till Startposition till nästa rad. Ange en siffra för den ordning som fälten skall matas in i NAV. Behöver endast användas när ordningen för inmatningen påverkar informationen. Noll tas först och därefter i nummerordning. Fältet används endast då Fältnamn är angivet. Ange det fält som informationen skall läggas i NAV. För kundnummer anges inget fältnamn. För att fylla i fältnamn klicka på eller stå i på fältet Fältnamn och tryck F4. En lista övar alla fälten på kunden kommer upp, välj det fält som informationen skall läggas i. Importtyperna Kundreskontra Initial och Leverantörsreskontra Initial Excelfil Används för import av initial kundreskontra respektive initial leverantörsreskontra och avser enbart import av reskontratransaktioner, motsvarande redovisningstransaktioner har redan importerats via ex SIE-fil. Till exemplet Kundreskontra Initial och Leverantörsreskontra Initial har det skapats en mall i Excel som man kan använda. Exemplet kan ses som ett grundpaket där man använder de fält man behöver, det går utmärkt att lämna dem tomma om inte annat anges i Excelfilen. Om man vill importera andra uppgifter än grundpaketet kan såväl Excelfilen som importtypen redigeras efter behov. Excelmallen (Kund-LevReskontra import-mall) till kundreskontraimporten ligger under: ation/importmallar Ange reskontratyp: Ange Ange valuta Ange Välj först Ange bokföringsdatum verifikationsnum (standardvalutako Ange belopp i SEK förfallodatum i kontotyp i i format mer. Max 20 der), lämna tomt (Om valutakod format cell C3 YYYYMMDD: tecken. Frivilligt. Max50 tecken. Ange belopp om SEK. används) YYYYMMDD: Frivilligt. Max 35 tecken Nr Bokföringsdatum Verifikationsnr. Beskrivning Belopp Valutakod Belopp (BVA) Förfallodatum Externt verifikationsnr. Excelmallen är gemensam med såväl Leverantörs-respektive kundreskontraimporten, man anger reskontratyp i en Cell i Excelmallen. Respektive fält i Excelmallen är beskrivet, en validering sker i Excelmallen så att man inte kan registrera in felaktigt antal tecken. 26

27 Efter att Excelfilen har fyllts i ska man kopiera enbart raderna och klistra in dem i en ny Excelfil och spara den i formatet Text (MS-DOS). Spara filen i den mapp som har angetts i fältet filnamn för importtypen Kundreskontra initial respektive Leverantörsreskontra initial. Excelmallens kolumner måste stämma överens med kolumnerna som är definierade i importtypen Kundreskontra-initial respektive Leverantörsreskontra-initial. Det gör det i grundpaketet men som tidigare nämnt kan man behöva justera det om man gör förändringar i kolumnerna i Excelmallen. Inställningar Fält Kontotyp Nr Bokföringsdatum Beskrivning Funktion Flik: Ange kolumner Välj om fältet Nr skall användas till Redovisningskonto, kund eller leverantör Anger man kund eller leverantör bokförs en faktura till respektive reskontra. Kontonummer, Kundnr eller Leverantörsnummer Se: Fältet Kontotyp Bokföringsdatumet i journalen. Beskrivning i journalen. 27

28 Belopp Dim 1 till Dim 8 Förfallodatum Externt verifikationsnr Belopp i journalen. Används inte för kund- eller leverantörsreskontra initial Förfallodatum i journalen. Externt verifikationsnr i journalen. Flik: Motkontering Moms produktbokföringsmall Kolumn moms produktbokföringsmall Motkonto Kolumn motkonto Balansera med Kund/Lev. Reskontrakonto Används inte för kund- eller leverantörsreskontra initial Används inte för kund- eller leverantörsreskontra initial Används inte för kund- eller leverantörsreskontra initial Används inte för kund- eller leverantörsreskontra initial Används specifikt när man läser in reskontran vi uppsatt av ett nytt bolag. Inläsningen balanserar varje rad med ett motkonto som är det samma som reskontra bokförs med. Varje rad i journal balanserar. Importtyperna Kundreskontra och redovisning samt Leverantörsreskontra och redovisning. Excelfil Används för löpande import av såväl reskontra som tillhörande redovisningstransaktioner. Till exemplen Kundreskontra och redovisning samt Leverantörsreskontra och redovisning har det skapats en mall i Excel som man kan använda. Mallen är gemensam för båda importtyperna, i några inledande fält gör man de inställningar som behövs för att mallen ska användas till endera importtypen. Exemplet kan ses som ett grundpaket där man använder de fält man behöver, det går utmärkt att lämna dem tomma om inte annat anges i Excelfilen. Om man vill importera andra uppgifter än grundpaketet kan såväl Excelfilen som importtypen redigeras efter behov. Excelmallen (Kund-LevReskontra inkl. Redovisning import-mall) till ligger under: ation/importmallar Import av kund- och leverantörsfaktura inklusive redovisning (såväl reskontra som redovisningposter skapas) Ange kontotyp: Frivilligt, ange produktbokföringsmall: Frivilligt, ange generellt motkonto (intäkts-/kostnadskonto): Ange Ange Ange korrekt Välj först Ange bokföringsdatum i format mer. Max 20 Frivilligt. (standardvalutako (Om valutakod format beroende på moms-sats på /kostnadsko verifikationsnum Ange valuta Ange belopp i SEK förfallodatum i produktbokföringsmall Ange intäktskontotyp i cell C2 YYYYMMDD: tecken. Max50 tecken. Ange belopp der) används) Frivilligt. Dim måste vara upplagd i företaget. YYYYMMDD: Frivilligt. Max 35 tecken fakturan nto Nr Bokföringsdatum Verifikationsnr. Beskrivning Belopp Valutakod Belopp (BVA) Dim1 Dim2 Dim3 Dim4 Dim5 Dim6 Dim7 Dim8 Förfallodatum Externt verifikationsnr. Moms produktbokföringsmall Motkonto Om samtliga importerade rader ska använda samma Moms produktbokföringsmall så kan man istället välja Moms produktbokföringsmall som en parameter i inställningarna till importtypen och utelämna fältet per rad i Excelfilen. Se exempel i importmallen KUNDRESK-RED nedan. 28

29 Om samtliga importerade rader ska konteras på samma intäkts-/kostnadskonto så kan man istället skriva in kontot som motkonto i inställningarna till importtypen och utelämna fältet per rad i Excelfilen. Se exempel i importmallen KUNDRESK-RED nedan. Inställningar Fält Kontotyp Nr Bokföringsdatum Beskrivning Belopp Dim 1 till Dim 8 Förfallodatum Funktion Ange kolumnnr Välj om fältet Nr skall användas till Redovisningskonto, kund eller leverantör Anger man kund eller leverantör bokförs en faktura till respektive reskontra. Kontonummer, Kundnr eller Leverantörsnummer Se: Fältet Kontotyp Bokföringsdatumet i journalen. Beskrivning i journalen. Belopp i journalen. Åtta efterföljande fält är dom åtta dimensionerna som är satta i redovisningsinställningen, Benämningen ändras beroende på vad det är för något. Förfallodatum i journalen. 29

30 Externt verifikationsnr Externt verifikationsnr i journalen. Moms produktbokföringsmall Kolumn moms produktbokföringsmall Motkonto Kolumn motkonto Balansera med Kund/Lev. Reskontrakonto Motkontering För kontotyp Kund och leverantör kan man ange momsen för fakturan. Om Moms produktbokföringsmall hämtas ur filen anges kolumnnumret här. För kontotyp Kund och leverantör kan man ange Intäktskonto/kostnadskonto för fakturan Om motkontot hämtas ur filen anges kolumnnumret här. Används specifikt när man läser in reskontran vi uppsatt av ett nytt bolag. Inläsningen balanserar varje rad med ett motkonto som är det samma som reskontra bokförs med. Varje rad i journal balanserar. Importtyp Redovisning Excelfilen Används för exempelvis löpande import av redovisningstransaktioner från exempelvis kassa- eller lönesystem. Till importtypen REDOVISN har det skapats en mall i Excel som man kan använda. Exemplet kan ses som ett grundpaket där man använder de fält man behöver, det går utmärkt att lämna dem tomma om inte annat anges i Excelfilen. Om man vill importera andra uppgifter än grundpaketet kan såväl Excelfilen som importtypen redigeras efter behov. Excelmallen (Redovisningsjournal import-mall) till ligger under: ation/importmallar Import av redovisningsjournal Ange Ange bokföringsdatum Ange verifikationsnum i format redovisningskonto mer. Max 20 Frivilligt. YYYYMMDD: tecken. Max50 tecken. Ange belopp Frivilligt. Dim måste vara upplagd i företaget. Frivilligt. Max 35 tecken Nr Bokföringsdatum Verifikationsnr. Beskrivning Belopp Dim1 Dim2 Dim3 Dim4 Dim5 Dim6 Dim7 Dim8 Externt verifikationsnr. Inställningar 30

31 Fält Kontotyp Nr Bokföringsdatum Beskrivning Belopp Dim 1 till Dim 8 Förfallodatum Externt verifikationsnr Funktion Ange kolumnnr Välj om fältet Nr skall användas till Redovisningskonto, kund eller leverantör Anger man kund eller leverantör bokförs en faktura till respektive reskontra. Kontonummer, Kundnr eller Leverantörsnummer Se: Fältet Kontotyp Bokföringsdatumet i journalen. Beskrivning i journalen. Belopp i journalen. Åtta efterföljande fält är dom åtta dimensionerna som är satta i redovisningsinställningen, Benämningen ändras beroende på vad det är för något. Förfallodatum i journalen. Externt verifikationsnr i journalen. Motkontering Moms produktbokföringsmall Kolumn moms produktbokföringsmall Motkonto Kolumn motkonto Balansera med Kund/Lev. Reskontrakonto Används inte för importtyp REDOVISN Används inte för importtyp REDOVISN Används inte för importtyp REDOVISN Används inte för importtyp REDOVISN Används inte för importtyp REDOVISN 31

32 Fil redovisningsjournal (om man använder filtyp fastlängd) Stå på rätt rad och Klicka på Inställningar Beroende på om det är fastlängd eller separator så visas delen Ange kolumnmappning eller inte. I den övre delen anges vilken kolumn som informationen kommer ifrån i filen. Om det är en fastlängds fil finns det inga kolumner, kolumnerna specificeras i det nedre fönstret. Fält Kontotyp Nr Bokföringsdatum Beskrivning Funktion Ange kolumnnr Välj om fältet Nr skall användas till Redovisningskonto, kund eller leverantör Anger man kund eller leverantör bokförs en faktura till respektive reskontra. Kontonummer, Kundnr eller Leverantörsnummer Se: Fältet Kontotyp Bokföringsdatumet i journalen. Beskrivning i journalen. 32

33 Belopp Dim 1 till Dim 8 Förfallodatum Externt verifikationsnr Moms produktbokföringsmall Kolumn moms produktbokföringsmall Motkonto Kolumn motkonto Balansera med Kund/Lev. Reskontrakonto Belopp i journalen. Åtta efterföljande fält är dom åtta dimensionerna som är satta i redovisningsinställningen, Benämningen ändras beroende på vad det är för något. Förfallodatum i journalen. Externt verifikationsnr i journalen. Motkontering För kontotyp Kund och leverantör kan man ange momsen för fakturan. Om Moms produktbokföringsmall hämtas ur filen anges kolumnnumret här. För kontotyp Kund och leverantör kan man ange Intäktskonto/kostandskonto för fakturan Om motkontot hämtas ur filen anges kolumnnumret här. Används specifikt när man läser in reskontran vi uppsatt av ett nytt bolag. Inläsningen balanserar varje rad med ett motkonto som är det samma som reskontra bokförs med. Varje rad i journal balanserar. Den nedre delen används bara till fastlängd. Fält Kolumnnr Startposition Längd Nästa startposition Funktion Ange numret för kolumnen måste starta med ett och det får inte finnas några överhoppade nummer. Ange vart fältet startar i filen. Ange längden på fältet Visar vart nästa startposition är. Om nästa fält kommer direkt efter så är det en bra hjälp till Startposition till nästa rad. 33

34 SIE import Avdelningar/Programinställningar/Import SIE inställningar SIE mappning av redovisningskonto Syftet är att kunna ändra SIE-filens konto samt komplettera med ett eller flera dimensionsvärden vid importen. Infoga rader från SIE fil genom att klicka på knappen Infoga rader från SIE fil. Fält Från kontonr Från kontonamn Till kontonr Till dim. Kod Till dim. värde Till kontonamn Används Funktion Ange kontonr som kommer i SIE filen Namnet på kontot som finns i SIE filen Kontonumret i NAV Ange om det skall lägga en dimensionskod för alla transaktionen för det kontot som kommer i SIE filen. Ange om det skall lägga ett dimensionsvärde för alla transaktionen för det kontot som kommer i SIE filen. Namnet på kontot i NAV. Visar om det kontot används i SIE filen Här kan man ändra till vilket kontonummer och/eller till vilken dimension man vill importera transaktioner som i SIE-filen finns på ett visst konto. Om det finns ett konto med motsvarande nr i NAV så ges det som förslag. Om kontot används med transaktioner i SIE filen så finns det en bock i kolumnen Används. Det går att importera flera SIE-konton till exempelvis ett konto i NAV, och även till en eller flera dimensionsvärden. Om det inte finns en rad i den här listan för ett konto som kommer i SIE filen så kommer det inte att göras någon mappning utan kontot infogas med samma kontonr som i SIE-filen. De rader som man inte gjort eller ändrat någon mappning för kan raderas innan man kör importen. 34

35 SIE mappning av dimensioner Syftet är att ändra SIE-filens dimensionsvärden vid importen. Det finns möjlighet att ändra dimensionsvärdena men även att flytta dimensionsvärden från exempelvis Dim1 i SIE-filen till Dim2 i NAV. I exemplet nedan mappas dimensionsvärdena 300, 400 och 500 till NAV-dimension 999. Övriga dimensionsvärden i SIE filen kopieras bara över till NAV (se översta raden i bilden nedan.). Fält Från dim. kod Från dim. värde Till dim. Kod Till dim. Värde Funktion Ange dimensionskoden som SIE-filen är inställd för. Ange dimensionsvärdet som kommer i SIE-filen. Om fältet lämnas blankt kommer det att bli samma värde i NAV som i filen. Ange dimensionskoden som skall användas i NAV Ange dimensionsvärdet som skall användas i NAV. Kan lämnas blankt om Från dim. Värde lämnas blankt 35

36 SIE import till redovisningsjournal Här kör man importen av SIE-filen. Beroende på de val man gör i bilden infogar importen redovisningskonto och dimensioner, samt mappar om redovisningskonto och dimensioner utifrån de inställningar man har gjort i SIE-mappning av Redovisningskonto respektive SIE-mappning av Dimensioner. Fält Funktion Filnamn Sökväg till SIE-filen Redovisningsjournalmall Välj en journalmall Redovisningsjournal Välj den av journalerna som importen ska göras till. Infoga Om kontot inte finns i NAV så läggs det upp Redovisningskonto automatiskt om denna ruta är markerad. Lägger upp hela kontot även om det inte finns några transaktioner i SIE-filen för det kontot. Om kontot inte ska infogas och kontot inte finns i NAV stannar inläsningen med ett felmeddelande. Infoga dimensioner Lägger upp alla dimensioner i NAV om dom saknas. Om dimensioner inte ska infogas och dimensionen inte finns i NAV stannar inläsningen med ett felmeddelande. 36

37 4. Momsrapportering Moms bokföringsinställningar Avdelningar/Ekonomihantering/Administration/Momsbokföringsinställningar Inställningarna för momsbokningar och momsrapportering överblickas i den matris som finns under Moms bokföringsinställningar. Kolumn 1 8 visar inställningar för hur momsen ska bokas i systemet. Kolumn 9 15 innehåller inställningar för momsrapportering. Fältnr Fält Funktion 1 Moms Rörelsebokföringsmall Visar Moms rörelsebokföringsmall. Moms rörelsebokföringsmall styr beräkning och bokföring av moms efter den plats (land eller region) där kunden eller leverantören befinner sig 2 Moms Produktbokföringsmall Visar Moms produktbokföringsmall. Moms produktbokföringsmall styr beräkning och bokföring av moms beroende på vad som säljs eller köps, om transaktionen ska beskattas med 25 %, 12 %, 6 % eller 0 % moms 3 Moms-ID Kod för att gruppera olika moms bokföringsinställningar med gemensamma nämnare, exempelvis momssats 4 Momssats % Momssats för den aktuella kombinationen av moms rörelsebokföringsmall och moms produktbokföringsmall 5 Momsberäkningstyp Anger hur moms ska beräknas för den aktuella kombinationen 6 Utgående moms Det redovisningskontonummer som utgående moms ska bokföras på för den aktuella kombinationen av Moms rörelsebokföringsmall och Moms produktbokföringsmall 7 Konto för ingående Moms Det redovisningskontonummer som ingående moms ska bokföras på för den aktuella kombinationen av Moms rörelsebokföringsmall och Moms produktbokföringsmall 8 Omvänd EG-moms Det redovisningskontonummer som ingående moms ska bokföras på om Omvänd moms är valt i fältet Momsberäkningstyp för den aktuella kombinationen 37

38 För att ändra värden på en rad, markera den aktuella raden och klicka på redigera (1) i åtgärdsfältet. På Moms bokf. inställningskortet som öppnas finns motsvarande fält som i matrisen men uppdelade under flikar. För att skapa en ny rad, med en kombination av Moms rörelsebokföringsmall och Moms produktbokföringsmall, klicka på Ny (1) i åtgärdsfältet. Ett tomt Moms bokf. Inställningskort öppnas då. 38

39 Inställningar för momsrapportering (Observera att alla fältnr från momsdeklarationen ska anges med två siffror. Fältet 5 anges således som 05 i inställningarna). Fältnr Fält Funktion 9 Ingående momsradnr Ange det fält i momsdeklarationen som den aktuella kombinationen av Moms rörelsebokföringsmall och Moms produktbokföringsmall ska inkluderas i för ingående moms 10 Utgående momsradnr Ange det fält i momsdeklarationen som den aktuella kombinationen av Moms rörelsebokföringsmall och Moms produktbokföringsmall ska inkluderas i för utgående moms 11 Intäkt momsradnr Ange det fält i momsdeklarationen där intäkter för den aktuella kombinationen av Moms rörelsebokföringsmall och Moms produktbokföringsmall ska inkluderas 12 Kostnad momsradnr Ange det fält i momsdeklarationen där kostnader för den aktuella kombinationen av Moms rörelsebokföringsmall och Moms produktbokföringsmall ska inkluderas 13 Intäkt EU trepartshandel momsradnr 14 Kostnad EU trepartshandel momsradnr Ange det fält i momsdeklarationen som intäkten vid trepartshandel inom EU ska inkluderas i för den aktuella kombinationen av Moms rörelsebokföringsmall och Moms produktbokföringsmall Ange det fält i momsdeklarationen som kostnaden vid trepartshandel inom EU ska inkluderas i för den aktuella kombinationen av Moms rörelsebokföringsmall och Moms produktbokföringsmall 15 EU-tjänst Bocka i denna ruta om momstransaktioner med den aktuella kombinationen av Moms rörelsebokföringsmall och Moms produktbokföringsmall ska märkas med en bock i fältet EU-tjänst 39

40 För att ändra/lägga till värden i dessa fält se beskrivning ovan. Momsrapporten i NAV 2013 Avdelningar/Ekonomihantering/Periodiska aktiviteter/moms/momsrapporter. För varje gång som moms ska rapporteras skapas en ny momsrapport upp. Klicka på pilen i fältet Namn på momsrapporten. Klicka på Ny och lägg till ett namn och en beskrivning för din momsrapport. Ange också datum som momsrapporten gäller för. Klicka sen på OK för att öppna momsrapporten. Uppdatera momsrapporten Vilka rader som finns med i momsrapporten i NAV 2013 beror på vad som är angivet i kolumnerna för momsrapportering i momsbokföringsinställningar. I åtgärdsfältet finns knappen Uppdatera uppställning (1), denna används för att uppdatera raderna i momsrapporten utifrån vilka fält som är angivna i momsbokföringsinställningarna. Detta måste göras när en ny momsrapport skapas eller om tillägg eller ändringar gjorts i rapportkolumnerna i momsbokföringsinställningar. Systemet ställer en kontrollfråga när användaren klickar på Uppdatera uppställning, väljs Ja uppdateras raderna för momsrapporten. 40

41 Förhandsgranskning Klicka på knappen (1) förhandsgranska i åtgärdsfältet. Momsrapporten visas då enligt nedan: Under fliken Allmänt (1) finns möjlighet att filtrera bland vilka momstransaktioner som ska summeras i raderna (kolumn 5). Datumfilter sätts automatiskt till de datum du angav när du skapade momsrapporten. De filter som sätts slår sedan igenom på beloppen i kolumnen för Kolumnbelopp (5). I kolumnen för Rad nr (2) visas de rader som finns med i momsbokföringsinställningarna. Kolumnen för Radtyp (3) visar antingen Beskrivning, Kontosummering, Radsummering eller Momstrans. Summering, detta beroende på hur rapporten är byggd för att summera beloppen för de olika radnumren. Om Radtyp (3) är Momstrans. Summering visas även för vilken Moms 41

42 rörelsebokföringsmall och Moms produktbokföringsmall som momstransaktionerna summeras för på den aktuella raden. Under Moms att betala eller får tillbaka ser du differensen mellan ingående och utgående moms enligt rapporten. Längst ner i rapporten ser du om det finns någon differens mellan momsbeloppen som visas i rapporten och de belopp som är bokade på dina respektive momskonton. Finns det en differens måste den letas upp och redas ut innan momsen kan bokföras och redovisas. Om differensen gäller momstransaktioner kan detta rättas i rapporten genom att ett belopp läggs in i kolumnen Momsjusteringsbelopp. Observera att detta endast justerar beräkningarna i rapporten, det görs ingen ombokning på momskontona. Rapporten Momsrapport Rapporten momsrapport används för att skriva ut rapporten. Klicka på Momsrapport (1) i åtgärdsfältet. I fönstret som öppnas ges då möjlighet att sätta filter för att begränsa rapporten inom ett datumintervall (2). Vidare har användaren möjlighet att välja huruvida bara öppna, avslutade eller båda typerna av momstransaktioner ska inkluderas i rapporten (3). Val ges även huruvida öppna momstransaktioner skapade före perioden (punkt 2) ska inkluderas eller om enbart transaktioner inom perioden ska visas (4). 42

43 På fliken Momsrapport sätts filter för den momsrapport som ska skrivas ut. Det går även att sätta filter på att endast vissa rader i momsrapporten ska skrivas ut, detta görs på fliken Momsrapportrad. Beräkna & Bokför momsavräkning, batchjobbet Som hjälpmedel i NAV 2013 finns ett automatiserat jobb för att beräkna och bokföra momsavräkning. Batchjobbet avslutar öppna momstransaktioner och överför saldon från konton för utgående och ingående till kontot för momsavräkning. Funktionen kan antingen köras som en testrapport eller på riktigt för att avsluta momstransaktioner. Batchjobbet går igenom alla momstransaktioner, inom satta filter, per momsbokföringsmall. Transaktionerna avslutas sedan och markeras med fältet avslutat i tabellen för momstransaktioner. Avräkningskontot för moms krediteras med nettobeloppet av ingående och utgående moms samtidigt som kontona för ingående och utgående moms debiteras. Om ingående moms är större än den utgående debiteras avräkningskontot. För att starta funktionen, klicka på Beräkna/bokför momsavräkning (1) i åtgärdsfältet. 43

44 I rutan som visas fylls sedan följande fält i: Fältnr Fält Funktion 2 Startdatum Det första datum i perioden som momstransaktioner ska bearbetas för 3 Slutdatum Det sista datumet i perioden som momstransaktioner ska bearbetas för 4 Bokföringsdatum Det datum som överföringen till avräkningskontot bokförs på 5 Verifikationsnr. Verifikationsnummer för bokföringen på avräkningskontot 6 Avräkningskonto Nummer på det redovisningskonto som används för avräkning för momsen 7 Visa momstransaktioner Markera om rapporten som skrivs ut i samband med batchjobbet ska visa alla transaktioner, om ej markerat visas beloppen per momsbokföringsmall 8 Bokför Markera om programmet ska bokföra överföringen till avräkningskontot automatiskt. Om denna ruta inte är markerad skriver batchjobbet enbart ut en testrapport och ingenting bokförs 9 Visa belopp i alt. rapporteringsvaluta Om en alternativ rapporteringsvaluta används kan de rapporterade momsbeloppen fås i denna valuta genom att markera detta alternativ På fliken Moms bokföringsinställning (bild nedan) finns ytterligare möjligheter att avgränsa batchjobbet mot exempelvis vissa Moms produktbokföringsmallar eller andra fält i den tabellen. 44

45 Klicka sedan på knappen Skriv ut, om fältet Bokför är markerat så utförs sedan momsavräkningar och bokföringstransaktioner skapas upp. 5. Kontomatchning Avdelningar/Ekonomihantering/Likviditetsstyrning/Kontomatchning Använd funktionen för att stämma av bankkonton i NAV mot kontobesked ifrån banken via en fil som banken levererar. Börja med att lägga upp matchningskonto. Inställningar matchningskonto Ange det redovisningskontonummer som ska stämmas av genom att klicka på Skapa Matchningskonto. Fyll i datum och redovisningskontonummer. Markera även om kontot är ett valutakonto. Klicka sen på OK. Nu skapas transaktioner för avstämning från ovanstående datum. 45

46 Markera sen kontot i listan och klicka på Redigera. Kontot öppnas då i kortläge. 46

47 Fält Nr Beskrivning Bankkontonr Filtyp Datumformat Decimalformat Textformat Valutakonto Funktion Ange nr på det redovisningskonto som ska stämmas av. Beskrivning av kontot. Kontonumret hos banken Separator eller fastlängd. YY eller YYYY för år. MM för månad. DD för dag. Exempel: YYYYMMDD t.ex eller ger 23 nov 2012 Eller DDMMYY t.ex ger 29 dec 2012 Komma eller punkt som decimal avskiljare. Utan decimaler eller div. 10, 100 eller 1000 ANSII eller ANSI Markera här om kontot är ett valutakonto. Inställningar matchningsregler Markera raden med aktuellt konto och klicka på Regler. Lägg in de automatiska matchningar som skall göras för respektive konto i prioriteringsordning. 47

48 Fält Matchningstyp Datumtolerans Filtersträng Från position Till position Funktion Ange vilken typ av matchning som skall användas. Belopp: Belopp och datum. Balans per dag: Balanserar flera rader per dag. Beskrivning från bank: Belopp, Datum och Beskrivning Utgår ifrån bankfilen. Beskrivning från NAV: Belopp, Datum och Beskrivning Antal + dagar som accepteras vid matchningen. Om det inte anges sker matchningen på samma datum. Ange hur filtreringen går till. söker i hela strängen oavsett stora eller små bokstäver. I %1 placeras det värde som söks. Används endast för Beskrivning från bank och Beskrivning från NAV. Ange var strängen finns i textfältet som placeras i %1 i Filtersättningen. Används endast för Beskrivning från bank och Beskrivning från NAV. Ange var strängen finns i textfältet som placeras i %1 i Filtersättningen. Används endast för Beskrivning från bank och Beskrivning från NAV. Filmappning Filtyp separator Markera kontot i listan och klicka på Filmappning. 48

49 Fält Fältseparator Datum kolumnnr Belopp kolumnnr Debetbelopp kolumnnr Kreditbelopp kolumnnr Beskrivning kolumn nr Bankkontonr kolumnnr Avsändare/Mott. namn kolumnnr Avsändare/Mott. bank kolumnnr Funktion Komma, TAB eller Semikolon Kolumnen i filen för datum. Obligatoriskt för att matcha. Kolumnen i filen för Belopp. Obligatoriskt för att matcha. Kolumnen i filen för debetbelopp. Kolumnen i filen för kreditbelopp. Kolumnen i filen för Beskrivning. Går att använda för att matcha. Kolumnen i filen för Bankens kontonummer. Om det anges måste det stämma med Bankkonto nr angivet på den här raden. Kolumnen i filen för fri information. Kolumnen i filen för fri information. Filtyp fast längd För varje fält anges positionen i filen samt längden på innehållet för de olika parameter. 49

50 Gör matchningen Avdelningar/Ekonomihantering/Likviditetsstyrning/Kontomatchning Markera kontot du vill matcha och klicka på Matcha rader. Fält Saldo t.o.m. datum Antal öppna Funktion Saldot på redovisningstransaktionerna. Visar de transaktioner som är öppna och inte matchade. 50

51 Inläsning ifrån fil Klicka på Importera från banken. Använd knappen med de tre prickarna vid fältet Filnamn för att leta upp filen du ska läsa in. 51

52 Manuell matchning Klicka på siffran vid Antal Öppna. Märk raderna som skall matchas. Markera raderna (1) och klicka sedan på Koppla märkta rader (2). Här kan man även visa summan av märkta rader och frikoppla rader. Klicka sen på stäng och raderna läggs till i kortet. Matcha rader För att matcha raderna klickar du på Matcha. 52

53 53

54 6. Datumkomprimering Funktionen är borttagen i NAV PAR PAR är en databas med kontaktuppgifter till företag och kontaktpersoner. Denna funktionalitet är en webservice-integration mellan NAV och PAR-databasen. För att kunna använda funktionen måste kunden ha ett avtal med företaget Bisnode som äger PAR-databasen ( Avdelningar/Administration/Programinställningar/PAR PAR inställningar: Fyll i användarnamn och lösenord för kontot hos PAR. 54

55 PAR fältmappning Här görs inställningar för mappning mellan informationen från PAR och fält på kontaktkortet i NAV. Vissa fält är mappade som standard medan andra behöver ställas in manuellt om de ska användas. PAR standardvärden I fönstret ovan anges om något av fälten ska ha samma värde vid varje import, välj kontakttyp, ange fältnr i NAV, ange sedan värdet fältet skall få vid import. Om ingen validering ska ske bockas denna ruta i. Det är valfritt att använda standardvärden. Att söka i PAR registret Avdelningar/Försäljning och marknadsföring/försäljning/kontakter 55

56 Sökning i PAR-registret görs från kontaktlistan på fliken Åtgärder och knappen PAR-sökning. Fyll i sökkriterier och klicka på OK. Resultatet visas i en lista. Bocken i fältet Prenumererad visar om företag har köpt kontakten tidigare. För att gå vidare markera kontakten och klicka på OK. Om det finns några kontaktpersoner för företaget i PAR-databasen visas dessa i nästa fönster. Markera de som ska läsas in och klicka på OK. Kontaktföretaget och kontaktpersonerna skapas nu upp som kontaktkort i NAV. Om det inte finns några kontaktpersoner på företag läggs företaget upp som ett kontaktföretag när du klickar på OK i fönstret PAR resultat företag lista. 8. Dokumentkö Dokumentkön används för att flytta olika typer av filer till och från NAV. Inställningar För att funktionaliteten för inläsning av filer ska fungera krävs ett antal inställningar. 56

57 Dokumentkö filtyper Avdelningar/Administration/Programinställningar/Dokumentkö/Dokumentkö filtyper Här läggs de filtyper som ska hanteras i dokumentkön upp. För de filtyper som skall importeras anges sedan import i kolumnen riktning. Om användaren vill att endast filnamnet ska kontrolleras mot tidigare importerade filer bockas rutan i kolumnen Bortse från timestamp i på respektive rad, denna kontroll görs för att samma fil inte skall importeras mer än en gång. Välj sedan en import överföringstyp för de filtyper som har riktning import, på resterande rader lämnas fältet blankt. Import överföringstyp läggs upp separat, se nästa kapitel Dokumentkö överföringstyper. Dok.kö överföringstyper Avdelningar/Administration/Programinställningar/Dokumentkö/Dok.kö överföringstyper. Här ställer du in de olika överföringstyper som ska användas i Dokumentkön. Fält Kod Beskrivning Överföringstyp Radera ej vid import Via klienten Sökväg Filter för filnamn Funktion Ange en kod för överföringstypen Ange en beskrivning för överföringstypen Välj mellan Filsystem (minst fältet Sökväg måste fyllas i) och FTP (minst fälten Servernamn, Användarnamn och Lösenord måste fyllas i). Markera detta fält om filen inte ska raderas efter att den har importerats. Exekverar filfunktionerna på klienten istället för på servern. Denna kan endast vara ibockad då Överföringstyp är Filsystem. Sökväg till mapp i filsystemet eller ftp. T.ex. *.xml 57

58 Servernamn Portnr Användarnamn Lösenord Passivt läge Text Mode SITE-kommando vid anslutning Förväntat SITE-svar FTPS Implicit FTPS Certifikat subjekt Certifikat issuer Certifikat serial number Ingen validering av certifikat Anges då Överföringstyp är FTP. Adress eller IP på FTP-server Anges då Överföringstyp är FTP om annan port än standard ska användas. Anges då Överföringstyp är FTP. Anges då Överföringstyp är FTP. Anges då Överföringstyp är FTP om passive mode ska användas. Anges då Överföringstyp är FTP om text mode ska användas. Anges då Överföringstyp är FTP om ett s.k. SITE-kommando ska köras direkt efter anslutning Anges då Överföringstyp är FTP om ett SITE-kommando körts och man måste få ett specifikt s.k. SITE-svar. Om FTP-servern svarar något annat än det som anges i detta fält så skapas ingen anslutning. Anges då Överföringstyp är FTP om SSL File Transfer Protocol (FTPS) ska användas Anges då Överföringstyp är FTP om FTPS är ibockat och s.k. Implicit FTPS ska användas. Om denna inte är ibockad vid FTPS så används s.k. Explicit FTPS Anges då Överföringstyp är FTP om FTPS är ibockat och man vill verifiera servercertifikatets s.k. Subject. Anges då Överföringstyp är FTP om FTPS är ibockat och man vill verifiera servercertifikatets s.k. Issuer. Anges då Överföringstyp är FTP om FTPS är ibockat och man vill verifiera servercertifikatets s.k. Serial Number. Anges då Överföringstyp är FTP om FTPS är ibockat och man vill hoppa över verifiering av servercertifikatet. Dokumentkö Alla filer importeras och exporteras via dokumentkön. Avdelningar/Administration/Programinställningar/Dokumentkö/Dokumentkö. Fält Löpnr Skapad från bolagskod Skapad från löpnr Typ Funktion Unikt nummer för filen Används i de fall filer splittras mellan flera företag Används i de fall där en rad splittras upp i flera andra rader, för att veta vilka rader som hör ihop. Den typ av fil som raden har, hämtas från Dokumentkö filtyper, fältet Filtyp. 58

59 Filtypskod Dokument Skapad tid Status Felmeddelande Sökväg filnamn Filnamn Tidpunkt Företagskod Servernamn Användarnamn Den typ av fil som raden har, hämtas från Dokumentkö filtyper, fältet Kod Här lagras dokumentet som en BLOB. Datum och tid då filen skapades Status för filen Visar ett meddelande om det är något fel med filen Sökvägen som filen hade innan import Namnet på filen Datum och tid då filen kom in i Dokumentkön Används i de fall filter splittras mellan flera företag, innan det har skickats över till det mottagande företaget. FTP-servernamn, om filen importeras från FTP FTP-användare, om filen importeras från FTP. På menyn i fönstret för Dokumentkön finns några användbara knappar. 1. Kör behandlar alla dokument i kön. 2. Behandla valda rader behandlar markerade rader i kön. 3. Detaljer visar detaljer om dokumentet 4. Importera filer kollar om det finns nya filer att importera till kön. 5. Visa fil visar innehållet i filen. Filhistorik Filerna raderas i Dokumentkön och flyttas till Bokförd dokumentkö Avdelningar/Administration/Programinställningar/Dokumentkö/Bokförd dokumentkö. Åtgärdslista Åtgärdslistan används för att samla upp meddelanden av olika slag som kan dyka upp i systemet. 59

60 När det dyker upp ett meddelande av något slag i systemet samlas dessa i Åtgärdslistan. Hitta funktionen: Avdelningar/Administration/Programinställningar/Meddelandekö/Åtgärdslista. Här hittar ni ytterligare information för att kunna åtgärda felet och komma vidare. Fält Meddelande Funktionsnamn Tabellnr Position Användar-ID Tidpunkt Funktion Meddelandetext Namn på funktionen som orsakat meddelandet i systemet Nr på funktionens ursprungstabell Fält som orsakat meddelandet samt nyckel Användar-ID på den användare som orsakat meddelandet Tidpunkt för när meddelandet uppstod För att enkelt se varifrån meddelandet kommer, markera raden och tryck på knappen Visa (1), rätt tabell/dokument öppnas då upp och fältet som orsakat felet markeras. När felet åtgärdats kan man enkelt gå in på dokumentet och slutföra bokningen. Det går även att åtgärda meddelandet genom att markera en eller flera rader och trycka på knappen Bokför(2). 9. Resurser och tidrapportering Inställningar Administratör för tidrapporter En eller flera användare måste vara tidrapportsadministratörer. Tidrapportsadministratören är bland annat den användare som kan skapa upp nya tidrapporter för användarna. En tidrapportsadministratör kan se och ändra i alla tidrapporter. Avdelningar/Administration/Programinställningar/Användare/Användarinställningar. Klicka på Redigera lista. På den användare som ska vara tidrapportsadministratör markerar du fältet Tidrapportsadmin. 60

61 Koppling till Personalkort. Avdelningar/Personal/Personal Genom att utifrån personalkortet skapa upp en ny resurs synkroniseras värden i fält som är gemensamma för personal och resurs in på resurskortet. Detta görs genom att klicka på Ny i dropdown listan i fältet resurser på personalkortet. På resurskortet som öppnas tilldelar du resursen ett nr och skriver in resursens namn. Klicka sen på OK så resursen väljs in i fältet Resursnr på Personalkortet. Resursinställningar Avdelningar/Resursplanering/Inställningar/Resursinställningar. 61

62 Ange Nr-serie för tidrapport samt Första veckodag i tidrapport. Inställningar så resurs kan rapportera tid Avdelningar/Resursplanering/Resurser Markera resursen i listan och klicka på Redigera. Ange följande på resursens kort: Fält Använd tidrapport Användar-ID för tidrapportens ägare Användar-ID för tidrapportens godkännare Funktion Kryssa i denna ruta om resursen ska tidrapportera i systemet Här anges det Användar-ID som skapats för den användare som motsvarar resursen Här anges Användar-ID för den person som ska godkänna resursens tidrapporter 62

63 Skapa tidrapporter Det är endast tidrapportsadministratörer som kan skapa nya tidrapporter. Avdelningar/Resursplanering/Periodiska aktiviteter/skapa tidrapporter. Ange startdatum för första tidrapporten. Antal perioder är det antal veckor som du vill skapa tidrapporter för. En tidrapport per vecka skapas. Under fliken resurs går det att sätta filter om inte tidrapporter ska skapas för alla resurser samtidigt. Klicka på OK när du är nöjd med dina inställningar. Tidrapporterna skapas nu upp. Rapportera tid Detta avsnitt utgår från rollcentret Tidrapportör (profilen NPS - tidrapportör). På startsidan klicka på knappen Tidrapportera denna vecka. 63

64 Veckans tidrapport öppnas i ett nytt fönster. Varje vecka har en egen tidrapport. Välj Typ = Projekt. Klicka sen på knappen med de tre prickarna för att öppna ett nytt fönster. I detta fönster väljer du Projektnr och Projektaktivitetsnr. Ange eventuellt en egen beskrivning. Fältet Debiterbar markeras om raden ska faktureras kund. Klicka på OK så infogas raden i tidrapporten. Ange sedan antal timmar per dag. Fortsätt fylla på med rader till all tid har rapporterats. För att registrera Frånvaro skapas en ny rad med Typ = Frånvaro. Här väljs inget projekt utan istället fylls fältet Kod för orsak till frånvaro i. Antal timmar anges som vanligt. Vill du skicka in din tidrapport till den som ska godkänna klickar du på knappen Skicka. Det går även bra att stänga fönstret med knappen OK och fortsätta registrera tid en annan dag. 64

65 Godkänna tidrapporter Denna beskrivning utgår från rollcentret Projektledare (profilen NPS projektledare). Tidrapporter som har skickats in till dig för godkännande hamnar i högen med Tidrapporter för chef skickade. Klicka på högen för att få fram tidrapporterna. Markera den tidrapport du vill behandla och klicka på Redigera tidrapport. I fönstret för tidrapporten kan du välja att godkänna eller avvisa raderna. Väljer du att godkänna så bokförs tidrapporten. Avvisade rader i tidrapporten går tillbaka till den som rapporterat. Personen kan då öppna raderna igen och redigera dem. Cockpit för tidrapporter för chef. Avdelningar/Resursplanering/Uppgifter/Cockpit Tidrapporter för chef Detta är en cockpit för chefer och administratör för att se antal öppna/skickade/godkända/bokförda/avvisade timmar hos alla resurser. Där går det även att se kapacitet under den period som är angiven under datumfilter. 65

66 Uppdatera resurskapacitet Avdelningar/Resursplanering/Periodiska aktiviteter/uppdatera resurskapacitet Funktionen används för att uppdatera kapaciteten på resurser efter vad som är angivet i baskalendern som arbetsdag. Vidare kan arbetstidsmallar skapas för exempelvis resurser som jobbar 75 % etc. Ange ett datumfilter för den period du vill uppdatera kapaciteten för. 66

67 Välj en arbetstidsmall, i drop-downlistan går det även att klicka på Ny för att skapa en ny arbetstidsmall. För varje veckodag anges sen det antal timmar som resursen har kapacitet. Under fliken Resurs går det att sätta filter på de resurser som ska uppdateras. Sätts inget filter uppdateras kapaciteten på alla resurser. Klicka på OK när du är nöjd med dina inställningar. Resurskapaciteten uppdateras då. 10. Projekt Avdelningar/Projekt Projektfaktureringstyper Avdelningar/Projekt/Inställning/Projektfaktureringstyper Funktionen används för att märka upp projekten med olika typer/intervall/sätt det aktuella projektet ska faktureras på. Vilken projektfaktureringstyp som ska gälla för ett specifikt projekt läggs in på projektkortet under fliken Bokföring. 67

68 Målpris Funktionen används när ett projekt sätts upp med ett så kallat målpris. Målpriset sätts i timmar. En överenskommelse görs gällande hur timmarna ska debiteras om inte alla timmar i målpriset behövs alternativt om det behövs fler timmar än målpriset. Ett exempel kan vara om målpriset är 10 timmar. Då kan man komma överens om att går det åt färre timmar delar kund och leverantör på dessa. Går det åt fler timmar ska de inte debiteras. För att hålla reda på antalet timmar som använts av målpriset samt hur debiteringen ska ske registreras villkor för aktuellt projekt i ett register kopplat till projektet. Avdelningar/Projekt/Projekt/Projektkort för aktuellt projekt Klicka sedan på Målpris på fliken Analysera Fält Upp till antal timmar Rabatt % Tillägg % Funktion Ange högsta antal timmar som radens Rabatt % och Tillägg % ska gälla för Ange den rabatt % som ska gälla på priset för förbrukade timmar upp till det antal som angivits i kolumnen Upp till antal timmar Ange det tillägg % som ska gälla på priset för förbrukade timmar upp till det antal som angivits i kolumnen Upp till antal timmar I bilden ovan ska raderna markerade (1) tolkas som: Timme ska ett tillägg på 5 % debiteras kund. Raderna markerade (2) ska tolkas som: Timme ska rabatteras 10 % medan timme ska rabatteras 50 %. 68

69 För varje aktivitetsrad finns möjlighet att välja om aktiviteten ska omfattas av Målpris/Takpris. Detta görs genom att bocka i rutan i kolumnen Ingår i målpris på respektive aktivitetsrad. Eventuella villkor för ett projekt tas i beaktande då tidrapporter överförs till projektjournalen. Om projektet går under målpris finns en funktion som aktiveras vid projektavslut för eventuell tilläggsdebitering. Funktionen för eventuell tilläggsdebitering hittas på projektkortet i åtgärdsfältet under fliken åtgärder, se bild nedan. Funktionen kan köras när ett projekt har status Avslutat (1), bocken i Klar för att beräkna målpris (2) måste vara ifylld. När de två kraven ovan är uppfyllda, klicka på Beräkna målpris efter avslut (3). I rutan som visas ska följande fält fyllas i: Fält Projektaktivitetsnr Planeringsdatum Typ Nr A-pris Funktion Ange det projektaktivitetsnr som målpris ska beräknas på Ange det planeringsdatum som målpris ska beräknas på Välj mellan resurs och redovisningskonto Ange nr på resursen eller redovisningskontot. Ange det a-pris som målpriset ska beräknas på. Resurspriser för projekt För att en resurs ska kunna tidrapportera på ett projekt måste ett pris för resursen läggas upp på projektet. Det görs på projektet på fliken Analysera under Resurs. 69

70 Ett pris kan läggas upp för en enskild resurs, för en grupp av resurser eller för Alla resurser. 11. Exportera frånvaro Funktionen är till för att exportera frånvarotransaktioner från NAV till en tabb-separerad textfil som kan läsas in i löneadministreringsprogram. Avdelningar/Personal/Periodiska aktiviteter/exportera frånvaro 70

71 Fält Datumfilter Filnamn Aggregera frånvarokod och dag Dimensionsfilter för resurs Resurs Frånvaro Funktion Fyll i den period du vill exportera frånvaro för Peka ut var filens ka sparas samt vad den ska få för namn. Kryssa i om jobbet ska aggregera transaktioner per frånvarokod och dag. Möjlighet att filtrera på dimensioner Möjlighet att filtrera på resurs Möjlighet att filtrera på typ av frånvaro Klicka på Ok när du gjort dina val. En textfil lagras nu på den sökväg du pekade ut. 71

72 12. Attestmodul Kort förklaring av flödet 1. En administratör scannar fakturan och sparar den i PDF-format på en mapp på en fileserver. 2. En administratör registrerar en inköpsfaktura i NAV och kopplar den till PDF-filen i menyn för Attestdokument. Administratören kan välja att kontera den (alternativt köra funktionen Hämta inleverans ) och därefter direkt skicka godkännandebegäran eller att utelämna konteringen och låta den ligga kvar i Attestdokument. 3. Om en särskild person måste kontera (alternativt köra funktionen Hämta inleverans ) fakturan ska den personen leta upp den i Attestdokument och kontera den och därefter skicka för godkännandebegäran. 4. Godkännaren får ett mail och klickar på länken i mailet alternativt öppnar Godkännandetransaktioner i NAV och hanterar sina transaktioner. Godkännaren kan godkänna, avvisa eller delegera samt lämna en kommentar på transaktionen. 5. Finns det fler godkännare i attestflödet flyttar transaktionen vidare till den godkännaren. När sista godkännare har godkänt transaktionen hamnar den med status Släppt i Attestdokument. 6. Den eller de personer som är utsedda till att bokföra inköpsfakturor kan nu bokföra fakturorna som är släppta, antingen en i taget eller via Bokför batch-jobb i menyn för Inköpsfakturor. Inställningar Ange attestanter Vilket flöde som ska användas styrs utifrån vilken leverantör fakturan är utställd ifrån. Dessa inställningar görs i fönstret för godkännaremall inställning. Avdelningar/Ekonomihantering/Leverantörsreskontra/Inställningar/Godkännaremall inställning. I kolumnen för leverantörsnr (1) väljs leverantören och i kolumnen för godkännaremall (2) väljs den regel som skall gälla för leverantören på raden. Om man vill ha en generell regel för samtliga leverantörer som används kan man lägga blankt i leverantörsnummer fältet och en Godkännare mall som ska gälla för alla leverantörer. Det går bra att 72

73 kombinera med specificerade mallar för vissa leverantörsnummer. (Ett felmeddelande visas vid registrering men det fungerar ändå). För att redigera en regel alternativt lägga upp en ny klickar man på pilen (1, bild nedan) i kolumnen för godkännaremall. Klicka sedan på den regel som skall redigeras (2) och sedan på avancerat (3). I fönstret som öppnas kan nya regler läggas upp alternativt kan befintliga redigeras, detta görs genom att markera den regel som skall redigeras (1) och sedan klicka på redigera (2) enligt bilden nedan. Kortet för den aktuella regeln öppnas då. Alternativt klicka på Ny för att öppna ett nytt tomt kort. På kortet för godkännaremallen läggs en kod och beskrivning för regeln, koden är den som sedan väljs in för respektive leverantör. På raderna läggs de nivåer som gäller för attest av fakturor från den aktuella leverantören. I kolumnen Nivå (3) anges ett nummer, dessa nummer styr i vilken ordning 73

74 fakturan skall skickas till attestanterna. I kolumnen för Godkännar-ID (4) läggs den användare som skall attestera på respektive nivå. Godkännandemallar Avdelningar/Administration/Programinställningar/Dokumentgodkännande/Godkännandemallar I Godkännandemallen bör man parametersätta Faktura och Kreditfaktura. Man måste aktivera dessa två rader samt ändra "Gränstyp" till "Godkännandegränser". Detta görs genom att klicka på "redigera lista". Godkännandeinställning Avdelningar/Administration/Programinställningar/Dokumentgodkännande/Godkännandeinställning. Ange inställningar för godkännandeinställning, se exempel nedan. Här sätts bland annat om meddelande ska skickas när en godkännare har godkännanden att göra. 74

75 För att ange vilka mailadresser som ska användas för meddelanden ska detta parametersättas i Användarinställningar som endast nås via Godkännandeinställningen ovan. Se bild över användarinställningar nedan. Om man vill kunna delegera en godkännandetransaktion måste en ersättare för godkännaren anges. Detta sker i Användarinställningar för godkännande i fältet Ersättare. Se bild nedan. NPS inställning För att rätt mail med rätt länk ska skickas till attestanterna så behöver man göra en inställning i NPS inställningarna. Avdelningar/Programinställningar/Allmänt/NPS-inställningar På fliken Godkännanden ska fälten Godkännandepåminnelser i batch samt Visa webblänk i godkännandepåminnelse markeras. 75

76 Använda attestfunktionen Skapa faktura för attest För att registrera en ny faktura som skall skickas på attest går man in i funktionen Attestdokument. Inköpsfakturan ska först ha skannats och lagrats i den avsedda mappen på fileservern. Avdelningar/Ekonomihantering/Leverantörsreskontra/Attestdokument Första gången funktionen öppnas visas ett fönster där man får peka ut sökväg till den mapp där inskannade fakturor finns. Vyn består utav 4 delar, högst upp finns åtgärdsfältet (1) här finns knappar för att skapa ny, öppna samt redigera fakturor för attest. I området attestdokument (2) visas inköpsfakturor på huvudnivå. Under detta visas den en bild på den scannade fakturan (3). Till höger visas fakta (4) om den faktura som är markerad i området för attestdokument (2). 76

77 För att skapa en ny faktura som ska attesteras klickar användaren på knappen Ny (1). Ett fönster öppnas då där den nya fakturan ska registreras. Fönstret består av 3 delar. Längst upp till vänster anges information om fakturan (1). Nederst visas det skannade dokumentet (2). Till höger (3) läggs raderna för fakturan in. Börja med att välja dokumenttyp, här finns möjlighet att välja mellan faktura och kreditfaktura. Därefter skall ett nummer för fakturan anges, alternativt tilldelas detta automatiskt från den nummerserie som är tilldelad den aktuella dokumenttypen. Ange sedan vilken leverantör fakturan avser. När dokumenttyp väljs visas området för rader (3) upp till höger. Här registreras de rader som fakturan innehåller. Genom att klicka på Nästa fil (4, på bilden nedan) kan man bläddra genom alla skannade fakturor i den aktuella mappen. När aktuell faktura visas används knappen Lägg till (3) för att lägga till fakturan i det buntnr som visas. 77

78 Skicka godkännandebegäran När alla fakturor är registrerade ska de skickas ut för godkännande. För att skapa godkännandetransaktioner så markera man den aktuella fakturan i fönstret Attestdokument och klickar på skicka godkännandebegäran i åtgärdsfältet. Man får då ett meddelande som säger att fakturan behöver godkännas ytterligare samt att godkännandetransaktioner har skapats (1). Se bild nedan. I faktarutan (2) till höger visas bland annat de användare som skall attestera fakturan samt vilken nivå respektive användare skall attestera. För att skicka mail om fakturor på attest så används jobbet Påminnelse av godkännande. 78

79 Avdelningar/Ekonomihantering/Leverantörsreskontra/Uppgifter/Påminnelse av godkännanden. När man kör detta jobb så skickas det mail till samtliga attestanter som har något att hantera. Det går även att sätta filter på fliken Godkännandetransaktion om mail bara ska skickas till vissa godkännare. Godkänna faktura Har en användare fått mail om att en faktura skall godkännas görs detta under Godkännandetransaktioner alternativet är att klicka på länken i mailet och hantera fakturan därigenom. Avdelningar/Ekonomihantering/Leverantörsreskontra/Godkännandetransaktioner I listan (1) visas de dokument som finns att godkänna för den användare som är inloggad. Den rad som ska hanteras markeras i listan och sedan används knapparna (2) i åtgärdsfältet för att Godkänna, Avvisa eller Delegera fakturan. 79

80 Delegera dokument För att kunna delegera dokumentet måste personen som delegerar ha en ersättare. Ersättare registreras i menyn Godkännandeinställningar och därefter knappen Användarinställningar. Avvisa dokument Om en faktura har avvisats hamnar den fortfarande i status Väntar på godkännande. Dokumentet är inte redigerbart. För att kunna redigera dokumentet bör man gå in på inköpsfakturan och klicka på Annullera godkännandebegäran, dokumentet får då status Öppen och det går att redigera och ändra det som behövs för att därefter skicka ut för godkännande igen. Redigeringsmöjligheter i godkännande läge Användaren har möjlighet att redigera några få saker i godkännande-läget, markera raden och klicka på knappen Dokument. Det går till exempel att lägga till en avdelning. Det går dock inte lägga till eller ändra ett redovisningskonto. Det beror på att fakturan inte längre har status Öppen. Om redovisningskonto måste redigeras måste dokumentet avvisas alternativt öppnas för att kunna klicka på Annullera godkännandebegäran. Hantering av ett flöde där en person registrerar fakturan och en annan konterar den. Eftersom redigeringsmöjligheterna är mycket begränsade när fakturan har skickats för godkännande bör det skapas ett arbetssätt för de fakturor som även ska konteras i flödet. Ett sätt är att dokumentet inte skickas ut för godkännandebegäran förrän det är konterat. Den person som ska kontera skapar en vy för Attestdokument som kallas Attestdokument för kontering eller liknande. Filtret för vyn bör vara att fakturan ska vara öppen samt gärna ha en inköparkod. Då ser personen enkelt vilka fakturor som är öppna och kan gå in och kontera dem, därefter bör personen som konterat dem skicka ut dem i godkännandeflödet. Se exempel nedan. 80

81 Bokföring av inköpsfakturor Det effektivaste är att en administratör öppnar fönstret för inköpsfakturor och bokför med hjälp av batchjobbet alla inköpsfakturor som är släppta. Avdelningar/Ekonomihantering/Leverantörsreskontra/Inköpsfakturor. Titta på scannad faktura efter bokföring Om man vill se den scannade fakturan efter att inköpsfakturan är hanterad och bokförd i NAV ska man gå visa den bokförda inköpsfakturan och därefter klicka på länken Bifoga attestdata i menyfliken Start/Faktura. Ekonomihantering/Leverantörsreskontra/Historik/Bokförda inköpsfakturor 13. NPS inställning Avdelningar/Programinställningar/Allmänt/NPS-inställningar 8 Globala dimensioner Inställning för att använda upp till åtta globala dimensioner Kontomatchning Inställning för att radera filen efter import, se Kontomatchning ovan 81

82 Automatiskt skapande av standarddimensioner Inställning för att nya dimensionsvärden ska skapas vid upplägg av nya leverantörer, projekt, resurser, kunder eller säljare. Detta innebär inte att ett dimensionsvärde läggs i redovisningstransaktioner, inte att förväxla med vanliga standarddimensioner. Produktion Markera detta fält om dimensionerna ska kopieras ner på komponentnivå när en produktionsorder skapas. Godkännanden Dessa inställningar används för attestfunktionen. De ovan under Godkännandeinställningar. 14. Hämta dagens valutakurser Funktionen hämtar dagens valutakurser från ECB. Avdelningar/Ekonomihantering/Periodiska aktiviteter/valuta/valutor. Klicka på knappen Hämta dagens valutakurser på fliken Åtgärder. En ruta bekräftar när uppdateringen har gjorts. 82