How to Använda fakturaparametrar.doc

Transkript

1 Att använda fakturaparametrar Med funktionen parametrar för fakturering som du hittar under alla knapp-fälts avancerade inställningar kan du på olika sätt koppla ihop artiklar med olika val en besökare gör i formuläret. Det kan göras väldigt enkelt och ganska avancerat, denna guide kommer gå igenom ett par olika alternativ, mer eller mindre enkla. För att överhuvudtaget kunna skapa artiklar behövs en fakturamall i projektet, så börja med att skapa en sådan. Tänk på att du behöver en för varje betalningssätt (alltså två om du har både kortbetalning och fakturering). När mallen är sparad finns en ny mapp som heter Fakturering i vänsterspalten under ditt projekt, om du inte ser den, testa att klicka på projektnamnet två gånger, så att den fälls ihop och ut igen, då brukar den dyka upp. Under mappen fakturering finns en lista som heter artiklar och under menyn verktyg i den listan kan du skapa nya artiklar. Något du bör tänka på i detta läge är att skapa artiklarna enligt någon smart serie om det är så att du ska bygga lite mer avancerade kopplingar i formuläret. Är det bara kostnader som ska på utan specialpriser för medlemmar tex så spelar det mindre roll, men det kan vara bra att ha det som rutin att alltid följa ett visst mönster. Läs förslagsvis igenom de olika exemplen nedan innan du börjar skapa artiklar så att du vet lite mer om hur du ska tänka vid val av artikelnummer. Tänk på att artiklar i ett ev. resursprojekt inte får krocka med artiklarna i projektet som hämtar upp resurserna! Använd tex bara hundraserier i Projektet och tusenserier i Resursprojektet. Nu när grunderna är klara och artiklarna är på plats så kommer här tre olika projekt med olika svårighetsgrad. Samtliga exempel kommer med lite förklaringar kring val av artikelnummer och inställningar. Använd inte bokstäver i artikelnumret, om du gör det kommer det inte att fungera med mer avancerade lösningar för kopplingar med artiklar och fakturaparametrar! 1

2 Projekt 1 I detta projekt ska deltagaren betala för de olika val hen gör, inga krångligheter utan väldigt basic: deltagaravgift, lunch, seminarium och biljett till galakväll. Vi börjar därför med att skapa artiklarna (efter att fakturamallen skapats); Därefter ska vi koppla ihop valen i formuläret med dessa så att det blir en kostnad vid själva anmälan. Gå in och redigera ditt formulär, högerklicka sedan på något av de fält som ska ha en kostnad koppla till sig, tex Deltagande, och välj Parametrar för fakturering. I detta exempel ska kostnader kopplas på fälten Deltagande, Önskar lunch, Seminarium och Antal biljetter till galakvällen (se bild nedan). Fakturaparametrarna för deltagandet ser ut på följande sätt: Detta innebär alltså att alla som väljer Ja får 1st av artikel nr 100 i sin varukorg. 2

3 Fälten för lunch och seminarium ser likadana ut men med motsvarande artikel, det går att lägga fler rader under varandra, tex seminarium 1 och seminarium 2 som båda lägger på 1st artikel: I fältet där besökaren väljer antal biljetter ser fakturaparametrarna ut på följande sätt: Vilket alltså innebär att väljer man tex 3 biljetter så läggs 3st artikel nr 103 på. När alla fakturaparametrar är kopplade ser nu mitt formulär ut så här: Den lilla symbolen med ett dokument och dollartecken indikerar alltså att det finns någon typ av fakturakoppling på fältet. Vill man veta exakt hur det ser ut får man öppna upp inställningarna för dem. När kopplingarna är klara är det dags att testa, gör ett par testbokningar! Tips: lägg in en varukorg i formuläret under testfasen (om du inte vill visa den hela tiden), då ser du enkelt om dina artiklar är korrekt kopplade. 3

4 Projekt 2 Bygger vidare på projekt 1 och lägger till early-birdpriser på alla tre val: Här tänker jag alltså på att lägga alla sena avgifter i 2xx-serien och med samma ental (eller tiotal) som på 1xx-serien. På så vis skiljer det alltid 100 mellan tidig och sen avgift, i och med detta kan jag alltså styra så att 1xx-serien används fram till ett visst datum tex. Så det jag börjar med att göra nu är att ändra i formuläret så att alla sena avgifter är kopplade istället för de tidiga. Man kan naturligtvis vända på knappen för early bird och låta den slå på senare avgifter istället, men personligen har jag fastnat för denna lösning. Jag lägger även in en radioknapp som också den är förvald och dold så endast admin kan se samt dold efter att sista datumet passerat, alltså i detta exempel vill jag att den högre kostnaden gäller from

5 Mitt formulär ser alltså ut så här nu: Nästa steg är att koppla på faktureringsparametrarna för fältet Early bird och dessa ska se ut på följande sätt: Detta innebär att valet tom (som alltid är förvalt så länge fältet syns, dvs fram till 2/8) modererar artikelnummret för fälten Deltar, Önskar lunch, Seminarium och antal biljetter till galakvällen med Det är inte alltid alla fält med kostnader har lägre priser om man anmäler sig tidigt, gör efter just ditt projekts behov. Dvs. Istället för att artikelserien 2xx används kommer den dra bort 100 och köra på 1xx. Deltagaravgiften blir alltså artikelnr =100 Lunch: =101 Seminarium: =102 Biljetter: =103 Och eftersom serien 1xx är den tidiga avgiften så blir det rätt. Det går naturligtvis även att använda sig av positiva tal (tex 100), du använder det som passar dina artikelserier helt enkelt. Testa igenom detta och kolla varukorgen, ändra synligheten på fältet Early bird om du vill testa med dagens eller morgondagens datum tex. 5

6 Projekt 3 Vi fortsätter bygga på de tidigare projekten och har nu även olika kostnader för olika medlemmar: medlem, ej medlem och student. Det tillkommer även möjlighet att boka hotell utan att vi använder resurser. I detta fall behöver vi tänka om lite med nummerserierna; Här har jag då alltså satt alla artiklar med tidig avgift på 1xx-serien och sen på 2xx-serien. Utöver detta har alla ickemedlemmar artikelserien x00-x03, medlemmar: x10-x13 och studenter x20-x23 samt två artiklar för hotellboende på 30x (dessa priser påverkas inte av medlemskap eller tidig/sen avgift så det räcker med en för varje rumstyp). Tanken med denna uppsättning är att alla sena avgifter lägger på 100 på nummerserien, alla medlemmar lägger på 10 (utgår från artiklarna för ej medlem) och studenter lägger på 10. I detta fall kommer jag att bygga formuläret med ickemedlemmars artiklar och sedan justera om studenter och medlemmar till resp. artiklar. 6

7 Det man ska tänka på är att strukturera upp artiklarna så att det går att bygga formuläret efter behoven. Sen får man även välja vilken serie man bygger i formuläret, oftast använder jag den mest generella eller vanliga i de olika fälten/valen i formuläret och sedan får specialare (medlem och student i detta fall) justeras om. Sen gillar jag som sagt att ha det sena priset angivet och justera upp till tidiga avgifter, men det går att vända på det hur man vill, bara det finns ett mönster i hur artiklarna är byggda. I formuläret nu kommer jag behöva göra ett antal artikelkopplingar samt lägga till ett fält som frågar om deltagartyp och boende. Det ser nu ut på följande vis: 7

8 Jag börjar med att göra kopplingen för deltagartypen och här kommer jag behöva minnas lite hur mina artikelserier ser ut. I detta exempel kommer kopplingarna att se ut på följande vis: Förklaring: Medlemsartiklarna ligger ju på artikelserie x10-x13 och utifrån de artiklar som är kopplade i formuläret skiljer det alltid 10, samma gäller för student men där skiljer det alltså 20. Så det denna funktion gör är alltså att om jag som besökare klickar i att jag är medlem, får jag istället för artikel 100, 101, 102 och 103 artikel 110, 111, 112 och 113 förutsatt att jag väljer till både biljetter, lunch och seminarium. Testa gärna detta med varukorgen i projektet så att du enkelt ser att det blir rätt! Eftersom vi redan modererar artikelserien med -100 för alla som anmäler sig tidigt behöver vi inte ställa in detta igen, men principen är densamma. Om vi går vidare till hotellkostnaderna så måste man i det här fallet tänka till lite extra när det är olika rumstyper och priser för dessa. Jag kommer göra som så att på datumen lägger jag in kostnader för enkelrum och väljer man dubbel så justeras dessa (så som vi gjorde ovan med mod. Artikel. Xxx). Det ser ut på följande vis: 8

9 Jag börjar med incheckningen: Utcheckningen: Rumstyp: Anledningen till att incheckning och utcheckning har olika antal är för att justera efter antalet nätter, bokar jag nu den till så blir det alltså 3 nätter (0+3=3), tar jag till tex så blir det -1+3=2 nätter. Här gäller det att hålla koll på datumen, dag 1 ska ha 0, dag 2 ska ha -1 resp. 1 på utcheckning, dag 3 ska ha -2 resp. 2 eftersom samma datum alltid ska bli 0. Bokar jag boende från 2/9 2/9 så blir det ju ingen natt. Utöver detta då så justerar alltså valet dubbelrum om artikeln till artikel nr 301 istället för 300. Testa gärna med varukorgen framme och verifiera att det stämmer! 9

10 Det finns som du kanske sett fler alternativ under parametrar för fakturering, tex addera och multiplicera samt momsfri, dessa tre kan användas på följande vis: Addera, passar bäst i de fall det är en lista där man väljer ett antal av något, tex biljetter. I projekten ovan hade jag kunnat sätta frågan önskar delta på galakvällen ja eller nej och lagt på en artikel där, sedan haft en rullista under som tillåter deltagaren att köpa till fler biljetter, här kan jag då säga att val 2 adderar önskar delta.. med 1, då läggs ytterligare en artikel på. På samma sätt kan man använda multiplicera önskar delta fast då istället med 2 eftersom 1x2=2 (artikeln ligger redan kopplad i fältet ovan så därför blir det 1x2 och inte 0x2) Multiplicera kan även användas i de fall en deltagare inte ska betala något eller vissa kostnader. I projekt 3 kan vi tex säga att studenter inte betalar för seminarium, då skulle kopplingen på fältet jag är (eftersom det är detta som bestämmer om du ska eller inte ska betala, jag väljer ju student) se ut så här: Om man multiplicerar något med 0 blir det ju 0, så det blir alltså gratis seminarium oavsett vad som är kopplat på det valet i formuläret. Momsfri kan användas i de fall en viss deltagartyp ska få delta utan att betala moms. I sverige är väl det mest vanligt när det är ett statligt företag som bjuder in andra statligt anställda, i det läget måste man fråga om deltagaren arbetar statligt eller inte och då kan man slå på den kopplingen på det valet. Det räcker att det står Momsfri och ett antal är inte nödvändigt. 10