Minikurs - Rapporter och nyckeltalsuppföljning

Transkript

1 Minikurs - Rapporter och nyckeltalsuppföljning I denna minikurs går vi igenom praktiskt handhavande i MONITORs listfönster för att kunna jobba effektivare med rapporter. Vi ger även exempel på bra standardrapporter för att följa upp olika nyckeltal i verksamheten. Dessutom presenterar vi lite andra möjligheter utöver det som är standard. Handhavande i listfönster Beställningsbilden Selektering görs för att få urvalet på information som ska visas. Kryssa i rutan "Exkludera" för att invertera urvalet. Gruppering görs i beställningsbilden till vänster om selekteringen. Då grupperas och summeras listan på vald gruppering. Listtyper finns som val i nedre delen till vänster. Innehållet i listan kan skilja sig helt för varje listtyp. Parametrar finns till höger om listtyper. De kan skilja sig väldigt åt i olika listfönster. Varje gruppering i kombination med listtyp ger en unik lista Selektering (1), Exkludering (2), Gruppering (3), Listtyper (4), Parametrar (5) Sortera och filtrera Sortering av en lista görs genom att dubbelklicka på kolumnrubriken eller via knappen Sortera lista i verktygsmenyn. Med hjälp av knappen går det att sortera på flera kolumner, dvs. i första hand, i andra hand, osv. Filtrering kan också göras på två sätt. Det snabbaste sättet är att peka med muspekaren på en kolumn och post, sen högerklicka och välja filter. Det andra sättet är att gå via verktygsmenyn på knappen Filter och där göra urvalet. Där ges större möjligheter att filtrera på flera kolumner i listan. Skriv ut, e-posta och exportera Skriv ut görs via verktygsmenyn eller Arkiv-menyn. E-posta en lista görs via Arkiv-menyn. Då öppnas ett nytt e-postmeddelande och listan bifogas som PDF-fil. Exportera en lista görs via knappen Exportera aktuell lista i verktygsmenyn. Där kan flera format väljas t.ex. Excel, textfil, html, m.fl.

2 Urval Funktionen Kopiera till urval är mycket användbar för att flytta med sig poster från resultatet i en lista för att sedan klistra in dem som ett urval i nästa lista. Detta görs genom att högerklicka i listan, och välja Kopiera till urval. Detta gäller artiklar, kunder, leverantörer, kundorder, inköpsorder, tillverkningsorder, verktyg och anställda. Ett artikelurval taget från Faktureringsloggen. Till höger visas ett listfönster där urvalet klistras in m.h.a. knappen till höger om selekteringen. Grafer Alla summerade listor i MONITOR går att visa grafiskt. Graf-knappen i verktygsmenyn blir synlig efter att listan visas på bildskärmen. Sen går det även att välja andra graftyper, visa andra värdeaxlar och göra andra inställningar. En graf där två serier visas. Knapparna till vänster används för att hantera grafer. Snabbkommandon för datum I ett datumfält kan snabbkommandon användas för att snabbt ange ett datum. Alla bokstavsalternativ kan kombineras med siffror så att t.ex., m-3 blir "första dagen 3 månader före innevarande månad". Lagra beställningsbild Det går att lagra en ifylld och ändrad beställningsbild för att senare hämta upp en likadan samt att ändra hur den förvalt ska vara ifylld när man öppnar listfönstret. Det gör man genom att hålla ner Ctrltangenten och dubbelklicka på de fält/val man fyllt i/ändrat. Då blåmarkeras fältet. Gå sedan till Windows-menyn och Fönster Förvalda värden Lagra förvalt värde för att lagra och döpa en profil.

3 Det går även att sätta den som automatisk. Användare med ADMIN-rättigheter kan göra detta för andra användare, medan andra kan endast göra detta för sig själv. En lagrad profil hämtas genom att gå in under Fönster Förvalda värden Läs in förvalt värde. För mer info, sök på förvalt värde beställningsbild i MONITORs Hjälp. Egenskaper Under höger musknapp i alla listor finns menypunkten Egenskaper. Där kan mer avancerade inställningar göras, såsom att dölja en kolumn, flytta en kolumn eller ändra färger. Det går även att skriva in vissa villkor hur och när en kolumn ska visas. För mer info, sök på egenskaper i lista i MONITORs Hjälp. Länkning via höger musknapp i lista Under höger musknapp finns många användbara länkar: t.ex. till grunddataregister såsom Uppdatering artikel, Uppdatering kund, Registrera kundorder, m.fl. Man för muspekaren över den post man vill länka sig till, sen väljer man att länka under höger musknappsmeny. Tips! Aktivera parametern Frågerutiner följer aktiv post under Windows-menyn Inställningar Anpassa och fliken Övrigt. Då kan man jobba med t.ex. Artikelfråga (F12) bredvid i en lista och när man klickar på ett artikelnummer i listan så byts det i Artikelfråga. Detta gäller alla frågerutiner man kommer åt genom att högerklicka. Uppdaterbara listor I många listor i MONITOR finns möjlighet att uppdatera direkt i listan. Det gäller framförallt grunddataregister. När en ändring sparas så lagras den direkt på samma sätt som om man hade gjort ändringen i den rutin där ändringar normalt görs. Det går även att göra massuppdateringar via Redigera Sök och Ersätt. Exempel på en uppdaterbar lista. Symbolen för Spara visas i beställningsbilden och då man för muspekaren över visas vilka fält som är uppdaterbara. Exempel på bra rapporter Faktureringslogg - Försäljning Fakturering Denna rapport visar statistik baserad på fakturering. Den kan t.ex. visa fakturerat per kund, artikel eller period.

4 Exempel ur Faktureringslogg med fakturering, Täckningsbidrag (TB) och Täckningsgrad (TG) per artikel Leveranssäkerhet - Försäljning Kunder Denna lista visar vår förmåga att leverera i tid till våra kunder. Ett viktigt nyckeltal för att mäta förändringar i leveranskvalitet och som kan ligga till grund för förbättringsarbete. Viktigt att känna till vid diskussioner med kund. Efterkalkyl selekterad - Tillverkning Kalkyler En bred och användbar lista för att sammanställa avslutade tillverkningsorder och se på utfallet från olika perspektiv: t.ex. effektivitet per produktionsgrupp och kalkyldifferenser per order. Denna lista kan användas för att se verklig lönsamhet per artikel. Gruppera listan per artikel och gör en selektering på de artiklar man vill se, t.ex. artiklar tillverkade senaste året genom att selektera på datum. För att visa de mest omsatta artiklarna får man börja i Fakturalogg och kopiera t.ex. topp-10 till Urval och klistra in i Efterkalkyl selekterad. Här visas en artikel som tillverkats 6 gånger. Efterkalkylen skiljer sig 8,7% från förkalkylen. Verklig TG är i snitt 15%. Tillverkningsorderlogg - Tillverkning Avrapportering En mycket bra lista för att få fram en rapport som visar producerad volym och producerad tid under en period, ställt mot kalkylerad tid och planerad kapacitet. I beställningsbilden måste då listtyp Summera/vecka eller Summera/månad väljas. Sedan kryssar man i Kapacitet och väjer den produktionsgrupp man vill ha rapport på.

5 Statistik - Verkstadsinformation Avstämning Här kan man få en rapport som visar produktivitet hos viss personal eller avdelning. Den bygger på arbetsstämplingar och närvarostämplingar och jämför arbetad tid (närvaro + övertid) med andelen direkt tid (tillverkningsorder) och indirekt tid (t.ex. städning, maskinunderhåll). Bra underlag för att se hur arbetstiden disponeras på företaget och bra underlag för att veta viken kapacitet man ska sätta på produktionsgrupper och avdelningar. Leverantörsbedömning - Inköp Leverantörer Likväl som att mäta vår egen förmåga att leverera i tid så bör vi ha kontroll på förmågan våra leverantörer har att leverera i tid. Ett viktigt underlag vid diskussioner med leverantör. Orderförteckning inköp Inköp Order Denna lista visar registrerade och ej levererade inköpsorder. Den kan användas till mycket, bl.a. kontroll av sena leveranser eller kontroll av ev. bekräftade order. En lista med sena leveranser tas fram genom selekteringen på leveransperiod fr.o.m. tomt fält t.o.m. t.ex. gårdagens datum. Gruppera på inköpsorder eller leverantör. Här finns också en mycket användbar länk via höger musknapp till Flödesanalys Inköp. Den används för att kontrollera hur eventuella försenade inköp kommer att påverka planeringen. Startsidan Fr.o.m. version 7.3 är finns en startsida i MONITOR och i version 7.4 har den utökats. Det är ett utmärkt sätt att servera upp till 6 nyckeltalskomponenter på skrivbordsytan i MONITOR. Välj ur ett galleri med många olika typer av nyckeltal och listor. Olika användare kan ha olika startsidor beroende på vad man är intresserad av eller vad man jobbar med. Funktionen aktiveras via en systeminställning och administreras via rutinen Konfigurering startsida i modulen Systemvård. Exempel på komponenter i en startsida. MONITOR Mobile I mobilappen MONITOR Mobile finns möjlighet att presentera samma nyckeltalskomponenter som finns på startsidan på ordinarie inloggning i MONITOR. Det ger möjlighet att följa verksamheten var man än befinner sig. Agenten MONITOR Agenten är en tilläggsfunktion i MONITOR. Den kan användas för att schemalägga att en lista ska köras och distribueras. Distributionen kan t.ex. ske via e-post. Agenten kan också användas för att schemalägga en rapport som ska beräkna ett resultat och lagra, t.ex. Förkalkyl selekterad. Kontakta Monitor Industriutveckling AB för mer information om Agenten.

6 Anpassade rapporter Om inte MONITOR har den rapport du söker finns möjlighet att bygga en anpassad rapport i modulen Egna rapporter. Modulen kan antingen beställas som ett tillägg och under en tvådagarskurs kan man lära sig att bygga rapporter själv. Programmet Crystal Reports krävs. Ett alternativ till att bygga rapporten själv är att låta Monitors anpassningsavdelning bygga den. Kontakta Monitor Industriutveckling AB med en specifikation så ger vi gärna en offert med pris och leveranstid. Modulen Egna Rapporter.