IKS Användarmanual - Användarstöd för hantering av Svenska Bostäders inköpssystem

Transkript

1 IKS Användarmanual - Användarstöd för hantering av Svenska Bostäders inköpssystem

2 Innehåll 1. Om IKS Var hittar jag IKS? Startsidan Skapa beställning på objekt/fastighet via Teamportalen Skapa beställning på objekt/fastighet via IKS Skapa projektbeställning Skapa beställning på ett underhållsärende från FASAD Skapa beställning utan koppling till objekt/fastighet Hantera frågor och svar från Leverantörsportalen Besvara en fråga Skicka en fråga Dokumentera Feedback på en beställning Begrepps- och symbolförklaring Beställningarnas statusläge i IKS Beställningarna statusläge i Leverantörsportalen (syns även i IKS) Symboler Operativ lägesrapport Om IKS

3 1. Om IKS IKS (Inköpssystem) är Svenska Bostäders beställningssystem. Med detta verktyg hanterar du samtliga beställningar mot våra leverantörer. I IKS kan du: skapa beställningar följa upp beställningar kommunicera med våra leverantörer via Leverantörsportalen ta del av avtalsinformation, prislistor och avtal internt dokumentera fel och brister gällande beställningar för uppföljning Syftet med att använda IKS är flera; att enkelt kunna beställa från rätt leverantör att säkerställa att beställningen görs mot rätt avtalsleverantör att tydliggöra vad beställningen avser: o omfattning/kvalitet o tider o kostnader bättre möjlighet till fakturauppföljning säkerställa bättre uppföljning mot leverantörer och avtalstyper o kvalitet o tillgänglighet/tider o kostnader att kunna stänga ner leverantörer som inte uppfyller våra krav att kunna hantera begäran från utomstående att få ta del av våra offentliga handlingar centralt att kunna tydliggöra beställningstidpunkter där uppdragen sker under längre period, för att inte behöva ändra leverantör efter ny upphandling att enkelt kunna ta del av avtalsinformation, prislistor och avtal 3 1. Om IKS

4 2. Var hittar jag IKS? Du hittar IKS under Webbprogram på Svebben. Du kan även nå IKS via: Teamportalen Bovärdsappen Genom att surfa in på både via dator och mobil 3. Startsidan När du öppnar IKS via Svebben eller via så kommer du till startsidan för IKS. Här följer en kortfattad förklaring till vilka funktioner du når via startsidan. Meny I den översta menyn når du: Ny beställning: används alltid för att skapa en helt ny beställning från grunden. Sök beställning: används för att söka upp såväl gällande som historiska beställningar. Webshop: används för att nå externa webshoppar, i nuläget endast Ahlsell för att köpa fastighetsförnödenheter. Rapporter: används för att få ut rapporter, t.ex. antal beställningar per distrikt, antal beställningar per beställare o.s.v. Statistik: visar alla våra leverantörers andel leveranser i tid den senaste sexmånadersperioden som är anslutna till Leverantörsportalen. Visar även enkätsvar från hyresgäster per leverantör. Hjälp: här hittar du alltid den senaste manualen till IKS. Teamportalen: länk till att nå Teamportalen. Statistik Från vänster: det första värdet andel leveranser i tid där du varit beställare, det andra värdet visar för ditt distrikt/din avdelning och den tredje för hela SB. Statistiken bygger på de senaste sex månaderna rullande. Beställningslistan 4 2. Var hittar jag IKS?

5 1 2 3 Här hittar du samtliga dina lagda beställningar. Du kan även välj att visa beställningar för ett visst bovärdsområde, ditt distrikt eller välja att filtrera på beställningsstatus. 1. Rutorna som går att bocka i används då du vill markera att du har godkänt fakturorna kopplade till den beställningen i Agresso. Bocka i rutan för beställningen som fakturorna avser och klicka sedan på Godkänn faktura. Beställningen syns då endast om du har klickat i Godkända fakturor som filter. 2. Siffran i kolumnrubriken visar antal ej klarrapporterade beställningar med försenad rapportering av orderbekräftelse, besök bokat eller utförd. 3. Status på beställningen. Inom parantes syns beställningsstatus i Leverantörsportalen. Inkorg Här visas underhållsärende från FASAD där extern utförare valts. Genom att dubbelklicka på ett ärende kan du skapa en beställning Startsidan

6 Frågor / svar Här visas inkommande frågor från Leverantörsportalen. Som standard ser du endast frågor som rör dina beställningar men du kan även välja att visa frågor som rör ett visst bovärdsområde, ditt distrikt/avdelning eller alla frågor Startsidan

7 4. Skapa beställning på objekt/fastighet via Teamportalen 1 Öppna det ärende i Teamportalen som du vill skapa en beställning utifrån. 2 Klicka på Beställ från leverantör 3 Bocka i de felanmälningar som ska skickas till leverantören och klicka på Skapa beställning Tänk på att de felanmälningar du bockar i kommer skickas till samma leverantör Skapa beställning på objekt/fastighet via Teamportalen

8 4 Välj det avtalsområde som beställningen avser i menyn till vänster. 5 Välj den leverantör som beställningen ska skickas till utifrån rangordning Skapa beställning på objekt/fastighet via Teamportalen

9 7 vä Välj leveranstid i listan till vänster. 8 9 A. Säkerställ att rubriken är korrekt. B. Skriv en tydlig beställning, hänvisa gärna till prislistan vid fasta priser. C. Ange ett uppskattat belopp (exkl. moms) enligt prislistan 9 4. Skapa beställning på objekt/fastighet via Teamportalen

10 10 11 Klicka på Lägg till bilaga om du vill lägga till en bilaga. Du kan lägga till hur många bilagor du vill Kontrollera att kontaktuppgifterna till ärendets kontaktperson är korrekta. Finns ingen hyresgäst så ange dig själv som ärendet kontaktperson Skapa beställning på objekt/fastighet via Teamportalen

11 15 Granska sammanställningen av beställningen. Om du behöver lägga till eller ändra på något så backa tillbaka till önskat steg och komplettera eller ändra. 16 Klicka på Skicka 17 Bekräfta genom att klicka på Skicka igen Beställningen är nu skickad! Skapa beställning på objekt/fastighet via Teamportalen

12 5. Skapa beställning på objekt/fastighet via IKS 1 Klicka på + Ny beställning 2 Säkerställ att beställande företag är korrekt 3 Klicka på Objekt/hyresgäst 12 Skapa beställning på objekt/fastighet via IKS

13 4 Ange söktext, te.x. adress och klicka sedan på Sök. 5 Klicka på det objekt du vill koppla beställningen till och klicka sedan på Välj. 13 Skapa beställning på objekt/fastighet via IKS

14 6 Säkerställ att rätt objekt är valt, klicka sedan på Nästa 7 Välj det avtalsområde som beställningen avser i menyn till vänster. Du kan även söka efter leverantörer med fritext genom att klicka på knappen Leverantör/Orgnr (via fritext) och på detta sätt hitta de avtalsområden som leverantören har avtal inom. 14 Skapa beställning på objekt/fastighet via IKS

15 8 Välj den leverantör som beställningen ska skickas till utifrån rangordning Välj leveranstid i listan till vänster. Om du ser en grön info-ikon bredvid en leveranstid så klicka på denna för att få upp information om vilka förutsättningar som krävs för att leveranstiden ska få användas Skapa beställning på objekt/fastighet via IKS

16 12 A. Skriv en beställningsrubrik. B. Skriv en tydlig beställning, hänvisa gärna till prislistan vid fasta priser. C. Ange ett uppskattat belopp (exkl. moms) enligt prislistan Klicka på Lägg till bilaga om du vill lägga till en bilaga Skapa beställning på objekt/fastighet via IKS

17 16 Ange en kontaktperson för ärendet. Du kan ange hyresgäst som kontaktperson genom att klicka på Använd som kontaktperson. Finns ingen hyresgäst så ange dig själv som ärendets kontaktperson Skapa beställning på objekt/fastighet via IKS

18 18 Granska sammanställningen av beställningen. Om du behöver lägga till eller ändra på något så backa tillbaka till önskat steg och komplettera eller ändra. 19 Klicka på Skicka 20 Bekräfta genom att klicka på Skicka igen Beställningen är nu skickad! 18 Skapa beställning på objekt/fastighet via IKS

19 6. Skapa projektbeställning 1 Klicka på + Ny beställning 2 Säkerställ att beställande företag är korrekt 3 Välj Övrigt och klicka på Ange projektinformation Skapa projektbeställning

20 4 Ange ProjektID och Projektbeskrivning Leveransadress behöver inte anges. 5 6 Välj det avtalsområde som beställningen avser i menyn till vänster Skapa projektbeställning

21 7 Välj den leverantör som beställningen ska skickas till utifrån rangordning. 8 9 Välj önskad leveranstid, om ingen finns att välja på, gå vidare Skapa projektbeställning

22 10 11 A. Skriv en beställningsrubrik B. Skriv en tydlig beställning, hänvisa gärna till prislistan eller offert vid fasta priser. C. Ange ett uppskattat belopp. Vid fast pris, klicka även ur rutan dölj pris Klicka på Lägg till bilaga om du vill lägga till en bilaga Skapa projektbeställning

23 14 15 Ange en kontaktperson till beställningen Granska sammanställningen av beställningen. Om du behöver lägga till eller ändra på något så backa tillbaka till önskat steg och komplettera eller ändra. Det är möjligt att ändra E-post för order till annan mottagare om du vill rikta beställningen en specifik person Skapa projektbeställning

24 18 Klicka på Skicka 19 Bekräfta genom att klicka på Skicka igen Beställningen är nu skickad! 7. Skapa beställning på ett underhållsärende från FASAD Underhållsärenden via FASAD nås i IKS via Inkorg om utföraren på underhållsärendet i FASAD har angetts som Entreprenör. Gör såhär för att skapa beställningen i IKS: 1 Klicka på fliken Inkorg 24

25 2 Dubbelklicka det FASAD-ärende som du vill skapa en beställning på 3 Klicka på Ja 4 Säkerställ att korrekt objekt/hyresgäst eller fastighet är korrekt, annars justerar du detta genom att klicka på redigeringsknappen Skapa beställning på ett underhållsärende från FASAD

26 5» Gå vidare till avsnitt 5, punkt 7 och följ instruktionen där Skapa beställning på ett underhållsärende från FASAD

27 8. Skapa beställning utan koppling till objekt/fastighet Detta avsnitt riktar sig till dig som beställer varor eller tjänster som inte har någon koppling till ett objekt/fastighet. Dessa beställningar kan t.ex. avse informationstjänster, bemanningstjänster, konferensbokningar och trycksaker. Saknas avtal? Det är möjligt att skapa beställningar i IKS även om avtal saknas. Detta gör du genom att söka upp leverantören och väljer avtalet Avtalslös i steg 5 nedan. 1 Klicka på + Ny beställning 2 Klicka på Övrigt Skapa beställning utan koppling till objekt/fastighet

28 3 Ange en leveransadress Leveransadress behöver alltid anges. 4 5 Välj det avtalsområde som beställningen avser i menyn till vänster. Du kan även söka efter leverantörer med fritext genom att klicka på knappen Leverantör/Orgnr (via fritext) och på detta sätt hitta de avtalsområden som leverantören har avtal inom samt skapa beställning utan avtal Skapa beställning utan koppling till objekt/fastighet

29 6 Välj den leverantör som beställningen ska skickas till utifrån rangordning. 7 8 Detta steg kan hoppas över då leveranstid inte anges på dessa beställningar Skapa beställning utan koppling till objekt/fastighet

30 10 A. Säkerställ att rubriken är korrekt. B. Skriv en tydlig beställning, hänvisa gärna till prislistan vid fasta priser. C. Ange ett uppskattat belopp (klicka ur rutan dölj pris om priset är överenskommet enligt prislista eller offert.) Klicka på Lägg till bilaga om du vill lägga till en bilaga Skapa beställning utan koppling till objekt/fastighet

31 14 Ange ärendet kontaktperson. Om du är kontaktperson så kan du klicka på Använd mig som kontaktperson Granska sammanställningen av beställningen. Om du behöver lägga till eller ändra på något så backa tillbaka till önskat steg och komplettera eller ändra. Det är möjligt att ändra E-post för order till annan mottagare om du vill rikta beställningen en specifik person. 17 Klicka på Skicka Skapa beställning utan koppling till objekt/fastighet

32 18 Bekräfta genom att klicka på Skicka igen Beställningen är nu skickad! Skapa beställning utan koppling till objekt/fastighet

33 9. Hantera frågor och svar från Leverantörsportalen Genom IKS kan du hantera kommunikationen gällande dina beställningar med våra leverantörer som är anslutna till Leverantörsportalen. Inköp rekommenderar starkt att använda denna möjlighet i så stor utsträckning som möjligt för att underlätta spårbarhet. Om det inkommer en fråga från en leverantör så skickas det ett automatiskt ett mail till dig som beställare. För att skicka frågor eller besvara frågor så gör såhär: 9.1 Besvara en fråga 1 Klicka på fliken Frågor / svar 2 Dubbelklicka på den fråga du vill besvara Du kan även välja att visa andra bovärdsområdes frågor genom att klicka välja bovärdsområde i menyn Hantera frågor och svar från Leverantörsportalen

34 3 Klicka på fliken Meddelanden 4 Skriv ditt svar och klicka på Svara Frågan är nu besvarad! 9.1 Skicka en fråga Öppna den beställningen som du har en fråga om. 1 Klicka på fliken Meddelanden Hantera frågor och svar från Leverantörsportalen

35 2 Klicka på Ny fråga 3 Skriv din fråga och klicka sedan på Ställ fråga Din fråga är nu skickad till leverantören! Hantera frågor och svar från Leverantörsportalen

36 10. Dokumentera Feedback på en beställning Genom att dokumentera Feedback på din beställning så ger detta oss möjlighet till bättre uppföljning med våra leverantörer. Feedback bör alltid noteras vid bristfälligt utförande av leverantören, vid felaktig fakturering och liknande. För att dokumentera Feedback på en beställning, gör såhär: 1 Öppna den beställning du vill dokumentera Feedback om 2 Klicka på fliken Feedback 3 Din feedback är nu registerad! Skriv din feedback och avsluta med att klicka på Spara Dokumentera Feedback på en beställning

37 11. Begrepps- och symbolförklaring Nedan följer en begrepps- och symbolförklaring som används i IKS Beställningarnas statusläge i IKS Skickad Annullerad Utkast Återrapporterad Faktura godkänd Beställningen har skickats till leverantör. Beställningen har annullerats av beställaren. Beställningsutkast som ännu inte skickats till leverantör. Beställningar som består av ärenden som har återrapporterats i Fasad (om beställningen består av grupperade ärenden får beställningen status Återrapporterad först när samtliga ärenden har återrapporterats). Beställaren har rapporterat att fakturorna kopplade till beställningen är godkända Beställningarna statusläge i Leverantörsportalen (syns även i IKS) Inkommen Nekad Bekräftad Under bearbetning Beställning klar Fakturerad Beställningen har inkommit i Leverantörsportalen. Leverantören har nekat beställningen. Beställningen har orderbekräftats av leverantören. Leverantören har påbörjat planeringen med tidsbokning för besök. Leverantören har klarrapporterat beställningen. Leverantören har angett att beställningen är fakturerad Symboler Leverantörsportalen Akut beställning Frågor eller noteringar Utkast Försenad Leveransavvikelse Anger att beställningen har skickats via Leverantörsportalen eller att leverantören är ansluten till Leverantörsportalen. Anger att beställningen är akut. Det finns meddelanden (frågor eller noteringar) på beställningen. Beställningen är ännu inte skickad utan är ett utkast. Beställningen var försenad, antal dagar presenteras bredvid. Det finns en eller flera leveransavvikelser registerad på beställningen som är rapporterade av leverantören Begrepps- och symbolförklaring

38 11.4 Operativ lägesrapport Den operativa lägesrapporten i IKS mäter och visar status tre (3) moment för beställningen. Bekräftad Besök bokat Utförd Datumet då leverantören bekräftat beställningen. Det datum då leverantören påbörjade sin planering med att boka ett första besök. Det datum då leverantören klarrapporterat att beställningen är utförd. Om leverantören är ansluten till Leverantörsportalen ansvarar leverantören för att rapportera in dessa moment via Leverantörsportalen. Om leverantören inte är ansluten till Leverantörsprotalen ansvarar beställaren för att rapportera in dessa moment via IKS Begrepps- och symbolförklaring