Installera och konfigurera. Monitor ERP System AB

Transkript

1 Installera och konfigurera Monitor ERP System AB

2

3 Installera och konfigurera MONITOR G5 Denna handbok vänder sig till systemadministratörer och omfattar de steg som behöver utföras innan utbildning och arbete kan påbörjas i affärssystemet MONITOR G5. Affärssystemet består av en databasserver, en applikationsserver och ett klientprogram. Databasservern och applikationsservern installeras via ett program som heter MONITOR Installationshanterare, som först ska installeras på den dator som ska vara server till MONITOR G5. Klientprogrammet installeras separat på de datorer som ska köra MONITOR G5. Beskrivning av installationerna finns i en separat installationsanvisning. Efter installationen behöver grundläggande uppgifter och inställningar registreras. Det finns också ett antal förvalda inställningar som behöver kontrolleras och eventuellt ändras. Det arbetet behöver till vissa delar även göras om företaget konverterat från tidigare MONITOR eller har importerat grunddata från ett annat affärssystem. Läs mer om det i avsnitten "Checklista efter konvertering" på sidan 15 samt "Registrera grundläggande uppgifter och inställningar" på sidan 17. Registrering av grunddata som exempelvis kunder, leverantörer, artiklar och produktionsgrupper. beskrivs inte i denna handbok. 1

4

5 MONITOR Installationshanterare MONITOR Installationshanterare följer med vid nyinstallation av affärssystemet MONITOR G5. Programmet installeras initialt på den dator som ska vara server till MONITOR G5. Installationshanteraren är ett program där administratören laddar ner och installerar nya versioner samt övriga komponenter till affärssystemet. Programmet används också för att applicera konfigurationsförändringar, exempelvis lägga till nya företag, testföretag eller fler användarlicenser. Installationshanteraren har också kontroll på att installerade tilläggsfunktioner och kundanpassningar finns i en kompatibel version innan det går att uppdatera MONITOR G5. Programmet uppdaterar också sig själv när nya versioner av det lanserats. Installationshanteraren kommunicerar med en distributionsserver som tillhandahåller nya uppdateringspaket och konfigurationsfiler. Installationsanvisningen innehåller information om hur er brandvägg behöver vara konfigurerad, så att MONITOR Installationshanterare kan kommunicera med distributionsservern. MONITOR Installationshanterare består av fyra flikar enligt nedan. 3

6 På första fliken kontrolleras och uppdateras systemkonfigurationen, exempelvis tillägg av nya företag och användarlicenser. 4

7 På andra fliken visas installerad version och övriga komponenter. Här installeras uppdateringar och komponenter till MONITOR G5. Läs mer om det i avsnittet "Uppdatera MONITOR G5" på sidan 9. 5

8 På tredje fliken görs konfigurationsändringar per företag, exempelvis byte av landspaket. 6

9 På fjärde fliken läggs testdatabaser till. Läs mer om det avsnittet "Skapa testdatabaser" på sidan 30. 7

10

11 Uppdatera MONITOR G5 MONITOR Installationshanterare används för att uppdatera MONITOR G5 Server och databaser till senaste version. Själva installationen av en uppdatering är helt automatiserad. Den tar olika lång tid, beroende på hur många och stora databaser du har i systemet. Installera en uppdatering 1. När du startat MONITOR Installationshanterare så väljer du fliken Installerade versioner och klickar på knappen Byt version. 9

12 2. I nästa steg så kan du se om det finns en Senaste version att ladda ned och installera. Din befintliga version visas under Övriga versioner. Du väljer här knappen Ladda ned om du vill ladda ned uppdateringen och installera vid ett annat tillfälle. Du väljer knappen Installera om du vill ladda ned och installera direkt. Finns ingen nyare uppdatering, så visas din befintliga version under Senaste version och det är tomt under Övriga versioner. 3. När du väljer knappen Installera så startar installationen av uppdateringen. Du behöver inte göra något under installationen, den är helt automatiserad. Obs! Inga användare får vara inloggade i MONITOR G5 då installationen körs! 10

13 MONITOR Backup MONITOR Backup följer med vid nyinstallation av affärssystemet MONITOR G5. Programmet installeras i samband med att MONITOR G5 Server installeras. MONITOR Backup är ett program där systemadministratören konfigurerar säkerhetskopiering av företagsdatabaser i MONITOR G5. Programmet används också för att göra kopiering av data från företagsdatabaser till testdatabaser. Läs mer i avsnitten "Konfigurera säkerhetskopiering" på sidan 19 och "Konfigurera kopiering till testdatabas" på sidan

14

15 Konfigurering När MONITOR G5 är nyinstallerat behöver systemadministratören, MONITOR-ansvarig eller motsvarande konfigurera systemet genom att lägga till några grundläggande uppgifter och inställningar. Detta arbete görs efter installationen, innan ni kör igång med utbildningen i systemet. Exempel på grundläggande uppgifter är att registrera användare och tilldela dem roller, så att personalen kan logga in i MONITOR G5. Det finns även olika förvalda inställningar som behöver kontrolleras och eventuellt ändras. Systemadministratören behöver även konfigurera säkerhetskopiering av databaser samt skapa de testdatabaser som ska användas i utbildningen. Arbetet med att lägga till grundläggande uppgifter samt kontrollera och ändra förvalda inställningar är det bäst att göra i samråd med en konsult från Monitor ERP System AB. 13

16

17 Checklista efter konvertering Nedanstående checklista beskriver uppgifter att utföra i MONITOR G5 efter konvertering från tidigare MONITOR. Arbetet utförs dels av systemadmistratör eller MONITOR-ansvarig och ansvariga inom berörda områden. Uppgift Behov Förklaring Kontrollera systeminställningarna Lägg till rättigheter på användare Stark rekommendation Krav Även om systeminställningarna konverteras bör de ses över. Några kanske behöver ställas om? Det finns även nya inställningar som inte fanns i tidigare MONITOR. Rättigheterna konverteras inte från tidigare MONITOR. Lägg till skrivare på användare Lägg till uppgifter i personalregistret Kontrollera dokumentinställningar Rekommendation Förvalda skrivare och undantag för skrivare anges på användare. Skrivare och förvalda skrivare på användare konverteras inte från tidigare MONITOR. Rekommendation Om modulen Verkstadsinformation användes i tidigare MONITOR kan olika nödvändiga uppgifter på anställda kontrolleras och kompletteras i personalregistret. Exempelvis koppla person till användare, lägga till en bild osv. (I MONITOR G5 har den modulen bytt namn till Tidrapportering och rutinen Uppdatering anställda heter här Personalregister) Rekommendation Inställningar på dokument och tillverkningsorderdokument konverteras inte från tidigare MONITOR. 15

18 Uppgift Behov Förklaring Återskapa fritexter i Dokumentgrupper Ange beskrivning på enheter Kontrollera kalendrar Kör en förkalkyl på alla artiklar och spara till Standardpris Rekommendation Begreppet fritextgrupper i tidigare MONITOR, finns inte längre. Vilka fritexter som ska visas på dokumenten styrs istället genom dokumentgrupper, som är ett nytt begrepp i MONITOR G5 och kan väljas på kunder. De fritexter som tidigare var kopplade mot en fritextgrupp finns alltså inte kvar efter konvertering. Rekommendation En ny kolumn för beskrivning av enheter har tillkommit i enhetstabellen. Rekommendation Kontrollera kalendrarna och ange eventuella klämdagar som lediga dagar. Rekommendation Förkalkylen i MONITOR G5 är mer komplett och lagrar mer information än förkalkylen i tidigare MONITOR. 16

19 Registrera grundläggande uppgifter och inställningar Installera och konfigurera MONITOR G5 Här beskrivs de grundläggande uppgifter och inställningar som en systemadministratör eller MONITORansvarig och ansvariga inom berörda områden behöver registrera efter installationen av MONITOR G5. Uppgifter/Inställningar Berörda rutiner Registrera användare. Registrera avdelningar. Registrera personaluppgifter och koppla personal till användare. Registrera export- och importsökvägar för betalningsfiler, SIE-filer, fakturafiler, inloggning till Unifaun Web-TA osv. Konfigurera serverinställningar för inkommande e-post. Skapa schemaläggning av datainsamling till beslutsstöd. Användare Avdelningar Personalregister Export- /Importinställningar Inställningar för inkommande e-post Inställningar för beslutsstöd 17

20 Kontrollera och ändra inställningar Förvalda inställningar som behöver kontrolleras och eventuellt ändras efter installationen av MONITOR G5 visas i nedanstående tabell. Inställningar Systeminställningar Dokumentinställningar Nummerserier Berörda rutiner Systeminställningar Dokumentinställningar Nummerserier Verifikationsnummerserier Verifikationsnummerserier/Journaler 18

21 Konfigurera säkerhetskopiering MONITOR Backup används för att konfigurera säkerhetskopiering av skarpa företags databaser i MONITOR G5. Skapa en säkerhetskopiering första gången 1. När du startat MONITOR Backup och det inte finns någon säkerhetskopiering skapad, får du välja företag att säkerhetskopiera. Markera kryssrutan för företaget och klicka på Next. 19

22 2. I nästa steg väljer du i vilken destinationskatalog du vill spara säkerhetskopian. Det är rekommenderat att du väljer eller skapar en katalog som kan göra regelbunden säkerhetskopiering av. Klicka sen på Next. 3. I nästa steg kan du välja om loggfilen ska trunkeras eller inte. Förvalt så trunkeras loggfilen, vilket också är rekommenderat. Klicka sen på Next. Trunkering innebär att loggfilen töms på transaktioner, det innebär en inkrementiell säkerhetskopiering. Innan loggfilen trunkeras skapas en säkerhetskopia av den i samma katalog som databasfilen. Syftet med inkrementiell säkerhetskopia är att spara på diskutrymme på servern. (I detta steg kan man också välja om du vill kopiera till testföretag, men det ska vi inte göra nu. Läs mer 20

23 om det istället i avsnittet "Konfigurera kopiering till testdatabas" på sidan 32.) Installera och konfigurera MONITOR G5 4. I nästa steg får du välja schemaläggning. Förvalt är ett schema som körs varje natt kl 02:00. Du kan välja att göra en manuell säkerhetskopiering eller välja ett anpassat schema. Väljer du anpassat schema, så får 21

24 du välja vilka dagar i veckan och tidpunkt som säkerhetskopieringen ska köras. Klicka sen på Next. 22

25 5. I nästa steg kan du välja det Windows-konto som ska logga in på servern och köra säkerhetskopieringen. Förvalt är systemkontot. Klicka sen på Next. 6. I nästa steg väljer du om och hur du vill få meddelande om säkerhetskopieringen misslyckas. Förvalt är att du får en notis i MONITOR-till-MONITOR Administrator. Du kan också markera att du vill få 23

26 meddelande via e-post och ange nödvändiga inställningar för det. Klicka sen på Next. 24

27 7. I sista steget får du bekräfta konfigureringen med att klicka på Apply. Installera och konfigurera MONITOR G5 Det skapas en aktivitet i sektionen Monitor i Windows Schemaläggaren som kör säkerhetskopieringen enligt det angivna schemat. 25

28 Skapa en ytterligare säkerhetskopiering 1. När du startat MONITOR Backup och det finns en befintlig säkerhetskopiering får du klicka på New för att skapa en ytterligare säkerhetskopiering. Exempelvis om du har lagt till fler företag som du vill säkerhetskopiera. 26

29 2. I nästa steg får du ange ett namn på den nya säkerhetskopieringen och trycka Tab för att lämna fältet. Klicka sen på Next. 3. Nu kan du följa beskrivningen från punkt 1 under rubriken Skapa en säkerhetskopiering första gången. 27

30 Ändra en befintlig säkerhetskopiering 1. När du startat MONITOR Backup får du markera den säkerhetskopiering du vill ändra på (om det finns flera) och klicka på Next. 2. Nu kan du följa beskrivningen från punkt 2 under rubriken Skapa en säkerhetskopiering första gången. 28

31 29

32 Skapa testdatabaser MONITOR Installationshanterare används för att skapa testdatabaser. Testdatabaserna används i utbildningssyfte eller för olika tester som inte kan göras i skarpa företags databaser. Testdatabaserna har sitt ursprung från databaser till skarpa företag. Skapa en testdatabas 1. När du startat MONITOR Installationshanterare så väljer du fliken Testdatabaser och klickar på knappen Skapa ny testdatabas. 2. I nästa steg så väljer du ursprungsdatabas (det företag du vill kopiera) och klicka på Skapa. Du kan här ändra Namn på testdatabasen. Förvalt är "Testföretag [Företagsnamn]". Förvalt är också 30

33 Kopiera nu, som innebär att det gör en kopiering direkt till testdatabasen när den skapas. Du kan här också välja att skapa en Schemalagd kopiering (via MONITOR Backup), men vi hoppar över det nu. Se mer om det i avsnittet "Konfigurera kopiering till testdatabas" på nästa sida. 31

34 Konfigurera kopiering till testdatabas I samband med att en testdatabas skapas finns det möjlighet att via MONITOR Backup konfigurera en schemalagd kopiering av data från ursprungsdatabasen till testdatabasen. Men det går även att skapa en sådan kopiering i efterhand i MONITOR Backup. Syftet med en schemalagd kopiering är att regelbundet få in aktuellt data i testdatabasen. Att skapa en schemalagd kopiering fungerar på samma sätt som att skapa en schemalagd säkerhetskopiering. Enda skillnaden är att i nedanstående ruta markerar du kryssrutan för att kopiera till testföretag. 32

35 Utbildning, förberedelse och skarp drift När grundläggande uppgifter och inställningar blivit registrerade samt olika systeminställningar är kontrollerade/ändrade i MONITOR G5 är det dags för utbildningsfasen. Under utbildningsfasen går en konsult från Monitor ERP System AB igenom alla olika orderflöden med alla användare. Efter utbildningsfasen sker en förberedelsefas för er som konverterar från tidigare MONITOR. Då gör personal från Monitor en slutgiltig konverteringskontroll och slutkonvertering från tidigare MONITORs databas till en MONITOR G5 databas. Därefter gör ni en efterkontroll och godkännande av konverteringen. Efter förberedelsefasen går ni över till skarp drift. Då synkroniseras dokumenterade inställningar av användarrättigheter, systeminställningar och annan information. I och med det sker slutligen den skarpa driften av MONITOR G5 i er verksamhet. Konverterar ni från tidigare MONITOR görs förberedelsefasen och fasen skarp drift normalt en fredag eller annan dag innan helg, efter att personalen har avslutat rapporteringen i tidigare MONITOR. Börjar ni med MONITOR G5 från grunden, så sker det inte någon egentlig förberedelsefas. Utan då går ni över till skarp drift direkt efter utbildningsfasen. 33