DYNAMICS NAV 2017 ANVÄNDARMANUAL INKÖP NAB SOLUTIONS. Stockholm Växjö Göteborg KUNGSBRO STRAND STOCKHOLM

Transkript

1 Stockholm Växjö Göteborg ANVÄNDARMANUAL DYNAMICS NAV 2017 INKÖP NAB SOLUTIONS KUNGSBRO STRAND STOCKHOLM SÖDRA JÄRNVÄGSGATAN VÄXJÖ DROTTNINGGATAN GÖTEBORG NAB Solutions nabsolutions.se navsmart.se växel: Dynamics NAV 2017

2 Innehållsförteckning 1. Inledning Sökfunktion Leverantörsregister Betalningsvillkor Inköpare Inköpsoffert Skapa order från offert Inköpsavropsorder Skapa order från avrop Versionshantering av offert/order Inköpsorder Inköpsförslag Inköpskoder Inleverans av order Fakturera inköpsorder Inköpsfaktura utan inköpsorder Inköpsreturorder Inköpskreditnota

3 1. Inledning Detta dokument beskriver de vanligast förekommande momenten inom ramen för den dagliga verksamheten. Manualen skall vara ett stöd för de dagliga arbetsuppgifterna inom inköp. Denna skrift omfattar endast en beskrivning av de fält som bedöms som mest intressanta för den generella kunden. För att erhålla förklaring rörande standardfält i NAV hänvisas till hjälpfunktionen F1 i fältet. Dokumentet är uppbyggt enligt principen hur du hittar funktionen i systemet och sedan hur själva funktionen används. OBS! Hur du hittar funktionen är endast ett av flera sätt. Ofta finns det i systemet flera ingångar till samma sak. Om det under rubriken Hitta funktionen står angivet Avdelningar Ekonomihantering Redovisning Kontoplan så är det navigeringen i menyraden till vänster som avses. Du börjar då med att trycka på knappen Avdelningar i menyn. Sedan trycker du på Ekonomihantering När du klickar på Ekonomihantering öppnas underliggande menypunkter Klicka på Redovisning 3

4 Sist klickar du på alternativet Kontoplan för att öppna själva kontoplanen. 4

5 1.1 Sökfunktion I Dynamics NAV 2017 finns en sökfunktion som med fördel kan användas för att hitta funktioner. Längst upp till höger finns ett sökfönster. När ni börjar skriva i fönstret föreslår systemet träffar efterhand som du skriver. 5

6 2. Leverantörsregister Hitta funktionen: Avdelningar-> Ekonomihantering > Leverantörsreskontra -> Leverantörer Använda funktionen: För att lägga upp en ny leverantör klickar du på Ny (Ctrl + N) i menyfliken. Ett fönster med det nya leverantörskortet öppnas. Tryck Enter för att tilldela leverantören ett nummer. 6

7 Fältförklaring fliken Allmänt: Fält Nr Namn Spärrad Saldo Funktion Fältet tilldelas ett ledigt nummer från nummerserien när du trycker Enter i fältet Ange leverantörens namn Välj mellan: Blank ingen spärr Betalning spärrar endast betalningar Alla spärrar alla aktiviteter på leverantören Siffran visar leverantörens öppna transaktioner. Tryck på den blå siffran för att komma till leverantörsreskontran. 7

8 Inköparkod Om det finns en ansvarig inköpare för leverantören kan dennes inköparkod anges. Inköpsdokument skapas upp med denna inköparkod. Under fliken Adress och kontakt fylls leverantörens kontaktuppgifter i. Fältförklaring fliken Fakturering: Fält Momsregistreringnr GLN Betalningsleverantörsnr Gen. rörelsebokföringsmall Moms rörelsebokföringsmall Leverantörsbokföringsmall Funktion Ange momsregistreringsnr eller organisationsnr till leverantören. Ange leverantörens GLNnr Om en leverantör säljer sina fakturor till ett factoringbolag som ska ta emot betalningen måste betalningsmottagaren läggas upp som en leverantör. Sedan anges betalningsmottagarens leverantörsnr i detta fält. Om leverantören hanterar sina fakturor själv lämnas detta fält blankt. Ange den generella rörelsebokföringmall som ska användas för leverantören. Den generella rörelsebokföringsmallen används för att styra konteringar till redovisningen. Ange den moms rörelsebokföringsmall som ska användas för leverantören. Moms rörelsebokföringsmallen styr kontering av moms vid inköp och försäljning. Ange den leverantörsbokföringsmall som ska användas för leverantören. Leverantörsbokföringsmallen styr bl. a. konteringen av leverantörsskulder till redovisningen. 8

9 Valutakod Språkkod Ange den valutakod som gäller för leverantören. För SEK lämnas fältet blankt. Ange det språk som önskas på utgående dokument till leverantören. För svenska lämnas fältet blankt. Fältförklaring fliken Betalningar: Fält Betalningsvillkorskod Prioritet Funktion Ange det betalningsvillkor som ska gälla för leverantören Här kan du skriva in ett nummer som motsvarar leverantörens prioritet. Fältet prioritet kan användas om du har ett begränsat belopp för betalningar. Då kan du tilldela varje leverantör en prioritet: 0 = ingen prioritet 1 = de viktigaste leverantörerna 2 = de näst viktigaste leverantörerna Osv. När man kör sitt utbetalningsförslag så prioriteras betalningarna efter värdet i detta fält. Föredragen bankkontokod Ingen kontroll lev.referens Lev. referens vid betalning Om leverantören har flera bankkonton upplagda kan du här välja ett av kontona som ska användas som standard vid uppskapande av utbetalningsförslag. Funktionen kontrollerar så att leverantörens fakturanummer inte förekommer flera gånger. För de fall leverantören alltid har samma fakturanummer ska denna ruta bockas i. Om leverantören alltid har samma fakturanummer kan du fylla i det här. Dessutom ska du kontrollera att du har angivit en korrekt lands-/regionkod för leverantören på fliken Adress och kontakt. Koden måste följa ISO-standarden. 9

10 Valutakoden på fliken Fakturering måste anges för andra valutor än basvalutan. Valutakoden ska följa ISOstandarden. Behöver du en förteckning för ISO-standarden för landkoder och valutakoder kontaktar du din bank. Fältförklaring fliken Inleverans: Fält Lagerställekod Utleveransvillkorskod Ledtidsberäkning Funktion Ange det lagerställe som du vill använda som standard för denna leverantör. Ange det leveransvillkorskod som du vill använda som standard för denna leverantör. I detta fält kan du ange den tid det tar från beställning till dess att leverantören skickar leveransen. 10

11 3. Betalningsvillkor Betalningsvillkoren är gemensamma för kunder och leverantörer. Hitta funktionen: Avdelningar -> Försäljning och marknadsföring -> Orderbearbetning -> Administration -> Inställningar -> Betalningsvillkor Använda funktionen: För att lägga upp ett betalningsvillkor klickar du på Ny (Ctrl + N) i menyfliken. 11

12 Fält Kod Förfallodatumformel Funktion Ange den kod du vill använda för villkoret. Här anger du en formel som talar om för programmet hur beräkning av förfallodatum ska göras när du t.ex. skapar en faktura. Formeln för förfallodatum kan innehålla max 20 tecken, både siffror och det slags bokstäver som programmet känner igen för tidsangivelser. Exempel på datumformler: Kassarabattsdatumformel Rabatt % Beräkna kassarabatt i kr.nota LV Löpande vecka LM Löpande månad LM+10D Löpande månad + 10 dagar 10D 10 dagar från datum D10 Den tionde dagen i varje månad 2V Två veckor från datum VD4 Den nästa fjärde dagen i en vecka (torsdag) Om betalningsvillkoret innebär att kund får kassarabatt om betalning sker inom ett visst antal dagar så anger du datumformeln för det här. T. ex 10D om kunden ska få kassarabatt om betalning görs inom 10 dagar istället för ordinarie villkoret. Ange den rabattsats som ska gälla om villkoret har en kassarabatt. En markering i det här fältet anger att kassarabatt beräknas på kreditnotor med de här betalningsvillkoren. Kassarabatten beräknas automatiskt när du skapar en kreditnota till kunden eller leverantören. När du bokför en kreditnota beräknas det möjliga kassarabattsbeloppet när du gör bokföringen. Beskrivning Ange betalningsvillkorets beskrivning i fältet. 12

13 4. Inköpare Obegränsat antal inköpare kan läggas in i NAV. Tabellen delas mellan säljare och köpare. Hitta funktionen: Avdelningar -> Inköp -> Planering -> Administration -> Inställningar -> Inköpare Använda funktionen: För att lägga upp en ny inköpare klickar du på Ny (Ctrl + N) i menyfliken. 13

14 Fält Kod Namn Provision % Telefonnr Funktion Ange en lämplig kod för säljaren/inköparen Skriv in säljarens/inköparens namn Om säljaren ska erhålla provision på sin försäljning anges provisionssatsen här. Ange säljarens/inköparens telefonnr om behov finns. 14

15 5. Inköpsoffert Offerten används för att sända ut en förfrågan till en leverantör. Det kan vara en prisförfrågan eller en förfrågan om leveransdatum och/eller pris. Hitta funktionen: Avdelningar -> Inköp -> Orderbearbetning - Inköpsofferter Använda funktionen: För att lägga upp en ny offert klickar du på Ny (Ctrl + N) i menyfliken. Den nya offerten öppnas i ett nytt fönster. Tryck Enter för att ge offerten ett nummer. Välj den leverantör som du vill skicka offerten till. 15

16 Fältförklaring fliken Allmänt: Fält Leverantör Dokumentdatum Orderdatum Inköparkod Funktion Ange numret/namnet på den leverantör du vill skapa offerten för genom att skriva in leverantörsnr/namn i fältet eller välja i listan under pilen. Ange det datum du vill ska stå på offertutskriften. Detta datum styr också förfallodatum på offerten. Här kan du ange datum för när offerten skapades. Ange den person som ska stå som referens på offerten. Fältförklaring fliken Rader: Fält Radtyp Funktion Välj mellan alternativen Redov.konto, artikel, anl.tillgång, omkostnad(artikel) för att lägga upp en rad. Eller lämna fältet blankt för att skriva fritext. 16

17 Nr Beskrivning Antal Enhet Inköpspris Exkl. moms Radbelopp Exkl. moms Ange kontonr, artikelnr etc. beroende på värdet i fältet Radtyp. Beskrivningen hämtas från kontoplanen, artikeln osv. som du valt i fältet Nr. Du kan skriva över beskrivningen med en egen text om du önskar. Ange antal Ange den enhet som ska gälla för raden Ange det belopp som du vill att leverantören ska bekräfta eller lämna det tomt om du vill veta priset. Räknas fram genom Antal*Inköpspris Exkl. moms Fältförklaring fliken Fakturadetaljer: Fält Valutakod Förväntat inleveransdatum Betalningsvillkorskod Dimension 1 kod (Avdelning kod i bilden ovan) Dimension 2 kod (Projekt kod i bilden ovan) Lagerställekod Funktion Om du vill ändra valuta på offerten kan du göra det här. Raderna räknas om till valutan du valt. Sätt det datum du önskar inleverans. Datumet kommer ut på offertdokumentet som du skickar till leverantören. Hämtas från leverantörsregistret men kan ändras vid behov Om du vill koppla dimension 1 till din offert anger du koden här. Om du vill koppla dimension 2 till din offert anger du koden här. Styr till vilket lagerställe inleverans ska ske. Värdet hämtas från leverantörskortet men kan ändras vid behov. 17

18 Fältförklaring fliken Leverans och betalning: Fält Leverans Betalas Funktion Här anges den adress som står på lagerställekoden eller på leveransfliken under Företagsinformation. Detta är adressen dit man önskar leveransen. Kan ändras vid behov. Här anges det leverantörsnummer till vilken fakturan ska betalas. Värdet hämtas från leverantörskortet. Fliken Utlandshandel innehåller fält som används för INTRASTAT-rapportering. När du är klar med offerten kan du släppa den (CTRL+F9) för att visa att den är klar och sedan skriva ut och skicka den till leverantören. 5.1 Skapa order från offert Klicka på Skapa order i Åtgärdsfönstret under Start-fliken. Svara Ja på frågan om att konvertera offerten till en order. 18

19 I nästa ruta ser du vilket nummer ordern som skapades har fått. Klicka på OK. 19

20 6. Inköpsavropsorder En avropsorder används för att hantera en i förväg avtalad inköpsvolym. Syftet är att hålla reda på hur mycket som har levererats enligt avtalet. Hitta funktionen: Avdelningar -> Inköp -> Orderbearbetning -> Avropsorder, inköp Använda funktionen: För att lägga upp en ny inköpsavropsorder klickar du på Ny (Ctrl + N) i menyfliken. Avropsordern öppnas i ett nytt fönster. Tryck Enter för att ge avropsordern ett nummer. Välj sedan den leverantör som du vill skapa en avropsorder för. 20

21 På raderna läggs artiklarna som avropsordern avser in. 6.1 Skapa order från avrop För att skapa ett avrop från leverantören öppnar du inköpsavropsordern och skapar en inköpsorder från den istället för att manuellt registrera en inköpsorder. Klicka på Skapa order. En bekräftelseruta kommer upp. Klicka på Ja. 21

22 I nästa ruta ser du numret på inköpsorder som har skapats. Klicka på OK. En inköpsorder har nu skapats upp på hela kvantiteten. För att gå till den skapade inköpsordern från avropsordern, välj Rad Ej bokförda rader Order. För att se historik för avropsordern välj Bokförda rader. Här visas de ej bokförda inköpsordrar som skapats från avropsordern, välj Visa dokument för att komma till orderkortet. 22

23 I detta fall har antalet på inköpsordern ändrats från 10 till 3 och när de 3 st inlevereras så uppdateras inköpsavropsordern med inleveransen. Där finns nu 7 st. kvar att skapa nya inköpsordrar med. Det är också möjligt att skapa upp inköpsorder från avropsorder med det antal som önskas köpa in. Fyll i Antal att inlevereras innan du skapar order från avropsordern. Inköpsordern är nu skapad för 4st. 7. Versionshantering av offert/order En offert eller order kan versionshanteras. Versionshanteringen kan ske i samband med utskrift eller genom en manuell handling. I huvudet på en offert eller order ser du om det finns några arkiverade versioner. När du skapar ett nytt dokument har den alltid värdet noll. I samband med att offerten eller orderbekräftelsen skrivs ut kan du välja om du vill arkivera versionen genom att bocka för fältet Arkivera dokument på Alternativsfliken. 23

24 Det går också att arkivera offerten/ordern utan att skriva ut den. Klicka på Åtgärder -> Arkivera dokument En kontrollfråga kommer upp. Klicka på Ja. 24

25 En bekräftelse kommer upp. Klicka på Ok. Fältet med antal arkiverade versioner uppdateras: Vill du titta på en arkiverad version så klickar du på siffran för antalet versioner. En lista med de arkiverade offerterna/orderna kommer upp. 25

26 8. Inköpsorder Hitta funktionen: Avdelningar -> Inköp -> Orderbearbetning -> Inköpsorder Använda funktionen: I listan finns alla registrerade inköpsorder. För att lägga upp en ny inköpsorder klickar du på Ny (Ctrl + N) i menyfliken. Tryck Enter för att ge inköpsorder ett nummer. 26

27 Fältförklaring fliken Allmänt: Fält Inköpsleverantörsnr Godsmärke Orderdatum Leverantörens fakturanr Inköparkod Funktion Välj den leverantör du ska registrera ordern för genom att trycka F4 och välja i listan eller skriv in leverantörens nr. Ange ev. godsmärkning som du vill att leverantören ska märka ditt gods med. Ange datum för ordern. Anger numret som leverantören använder för den fakturan som skickas avseende inköpsordern. Ange den inköpare som ska stå som referens på ordern. Fältförklaring fliken Rader: Fält Radtyp Nr Beskrivning Antal Funktion Välj mellan Redov.konto, artikel, resurs etc. för att lägga upp en konteringsrad eller välj blankt för att skriva fritext. Ange kontonr, artikelnr, resursnr etc. Beskrivningen kopieras från det konto, artikel, resurs etc. som du väljer. Beskrivningen kan ändras till valfri text. Ange antal 27

28 Enhetskod Inköpspris exkl. moms Radebelopp exkl. moms Totalbelopp exkl moms Total moms Totalbelopp inkl moms Enhetskod kan användas om du vill förtydliga för leverantören vilken enhet det är som gäller, st., timmar, kg osv. Ange det belopp som ska betalas till leverantören. Har du lagt in en artikel med ett pris hämtas priset från artikeln. Radebeloppet räknar fram genom Antal*Inköpspris exkl. moms. Totalbelopp för ordern exkl ev moms. Momsbeloppet på ordern. Totalbelopp för ordern inkl moms. Fältförklaring fliken Fakturadetaljer: Fält Valutakod Förväntat inleveransdatum Betalningsvillkorskod Dimension 1 kod (Avdelning kod) Funktion Om du vill ändra valuta på ordern kan du göra det här. Raderna räknas om till valutan du valt. Det datum du förväntar dig att erhålla artiklarna. Hämtas från leverantörsregistret men kan ändras vid behov. Om du vill koppla dimension 1 kod till din order anger du koden här. 28

29 Dimension 2 kod (Projekt kod) Lagerställekod Begärt leveransdatum Lovat inleveransdatum Förs.kundnr Om du vill koppla dimension 2 kod till din order anger du koden här. Hämtas från leverantörsregistret men kan vid behov ändras. Om du vill begära ett specifikt datum för inleveransen skriver du det här. Det datum leverantören bekräftar som leveransdatum. Om inköpsordern skapats via inköpsförslag med koppling till en specifik försäljningsorder fylls kundnumret i här per automatik Fältförklaring fliken Leverans och betalning: Fält Leverans Betalas Funktion Här anges den adress som står på lagerställekoden eller på leveransfliken under Företagsinformation. Detta är adressen dit du önskar leveransen. Kan ändras vid behov. Om inköpsordern skapas som en direktleverans till kund står kundens leveransadress här. Här anges det leverantörsnummer till vilken fakturan ska betalas. Värdet hämtas från leverantörskortet. Fliken Utlandshandel innehåller fält som används för INTRASTAT-rapportering. 29

30 Fältförklaring fliken Förskottsbetalning: Fält Förskottsbetalning % Bet.vill.kod för förskottsbetalning Förfallodatum för förskottsbet. Funktion Anger procentandelen för förskottsbetalning om du vill att en förskottsbetalning ska gälla för samtliga rader på inköpsordern. Anger den kod som motsvarar betalningsvillkoren för förskottsfakturor för inköpsdokumentet. Som standard hämtas koden automatiskt från fältet betalningsvillkorskod i inköpshuvudet, men fältet kan ändras vid behov. Anger när förskottsfakturan för inköpsordern förfaller. När inköpsordern är färdigregistrerad släpper man den genom att trycka Ctrl + F9. 30

31 9. Inköpsförslag Inköpsförslaget är en funktion som används för att beräkna inköpsbehovet. Behovet baseras på befintligt lagersaldo, kundorder, inköpsorder samt beställningspunkter, beställningsantal osv. En förutsättning för att inköpsförslaget ska fungera är att artikelregistret måste underhållas gällande beställningspunkter mm regelbundet. När du kör batch-jobbet Skapa inköpsförslag sker följande: Tillgång och efterfrågan för artikeln undersöks och lagerutvecklingen över tiden beräknas. Detta definieras som Lager + Planenliga inleveranser + Planerade leveranser Bruttobehov Det anger nettobehoven för artikeln. Det skapar en artikelpåfyllningsplan för uppfyllande av nettobehoven. Planen presenteras i inköpsförslaget som detaljerade orderförslagsrader med tillhörande åtgärdsmeddelanden. Hitta funktionen: Avdelningar -> Inköp -> Planering -> Inköpsförslag Använda funktionen: När fönstret öppnas ska det vara tomt på rader. Ligger det rader där sedan tidigare ska du först radera dem. För att skapa ett inköpsförslag klickar du på Skapa inköpsförslag i Åtgärdsfönstret. 31

32 På fliken Alternativ sätter du upp villkoren för ditt inköpsförslag. Fältförklaring fliken Alternativ: Fält Startdatum Slutdatum Funktion Ange datum för nya order. Datumet används för att utvärdera lagret. Ange planeringsperiodens slutdatum. 32

33 På fliken Artikel kan du sätta filter för att t.ex. bara ta med vissa artiklar eller en viss leverantör eller att endast ett lagerställe ska inkluderas. När du är klar med dina filter klickar du på OK för att skapa inköpsförslaget. Inköpsförslaget innehåller ett åtgärdsmeddelande för varje rad. Följande alternativ finns för åtgärdsmeddelanden: Ny skapa påfyllningsorder Ändra antal ändra antal på befintlig påfyllningsorder Omplanera planera om befintliga påfyllningsorder Omplanera & Ändra ant. (planera om befintliga påfyllningsorder och ändra antal på befintliga påfyllningsorder) Avbryt avbryt påfyllningsorder Du kan acceptera åtgärdsmeddelandet på orderförslagsraden och därmed bearbeta det ytterligare. Om du inte vill acceptera det kan du redigera det manuellt eller radera raden. När du har gått igenom alla rader i inköpsförslaget och valt hur du vill hantera dem klickar du på Verkställ åtgärdsmeddelande. I rutan som kommer upp kan du välja om du vill att inköpsorderna ska skrivas ut samtidigt som de skapas. 33

34 Systemet slår samman alla inköp per leverantör och lagerställe och skapar inköpsorder. 9.1 Inköpskoder För att effektivisera inköp som är knutna till en specifik försäljningsorder finns något som kallas Inköpskoder i NAV. Inköpskoden sätts på försäljningsorderraden och sedan kan du genom inköpsförslaget skapa upp inköpsordrar som är knutna till försäljningsordern. Hitta funktionen: Avdelningar -> Inköp -> Orderbearbetning -> Inställningar -> Inköpskoder Lägg upp de inköpskoder ni önskar använda och välj sedan vilken typ av leverans det gäller, Direktutleverans eller Specialorder. De försäljningsorderrader som ska generera ett direkt inköp taggas med Inköpskoden och sedan skapas inköpsordern upp genom inköpsförslaget. 34

35 Gå till inköpsförslag och under fliken åtgärder, välj Direktutleverans eller Specialorder beroende på vilken Inköpskod du vill hantera. Välj hämta försäljningsorder och sätt sedan eventuella filter. Om inga filter sätts skapas det upp rader i inköpsförslaget för samtliga släppta försäljningsordrar med inköpskoden som inte tidigare blivit kopplade till ett inköp. Verkställ åtgärdsmeddelandet och skicka sedan inköpsordern till leverantören. 35

36 10. Inleverans av order När godset ankommer ska det efter kontroll levereras in i NAV. Här beskrivs hur inleverans med eller utan avvikelser sker. Hitta funktionen: Avdelningar -> Inköp -> Planering -> Inköpsorder Använda funktionen: Leta upp inköpsordern för godset och dubbelklicka för att öppna den. Om allt på ordern har levererats, fyll i antal att inleverera och klicka på Bokför, välj Inleverera. Klicka på OK. Fälten Ant. att inlevereras och Inlevererat antal har nu uppdaterats på orderraden. 36

37 Om endast en del av godset har levererats ska ordern delinlevereras. Fyll i det antal som har levererats i fältet Ant. att inlevereras. Klicka sedan på bokför och inleverera. I bilden ovan ska 5st av 10 beställda artiklar inlevereras. Klicka på Bokför och välj Inleverera Fälten Ant. att inlevereras och Inlevererat antal uppdateras nu på raderna. När resten av godset ankommer gör du om inleveransen med det antal som har levererats. 37

38 11. Fakturera inköpsorder Fakturering av inköpsorder kan ske antingen direkt från inköpsordern eller via en inköpsfaktura. Här beskrivs båda alternativen. Alternativ 1. Fakturering direkt från inköpsorder: Öppna inköpsordern som ska faktureras. Kontrollera att allt har inlevererats. Klicka på Bokför och välj Fakturera. En inköpsfaktura skapas och bokförs. Alternativ 2. Fakturering via inköpsfaktura: Hitta funktionen: Avdelningar -> Inköp -> Orderbearbetning -> Inköpsfakturor Klicka på Ny (Ctrl+N) för att skapa en ny inköpsfaktura. Välj leverantör i fältet Leverantör. 38

39 Klicka sedan på blixten till höger längst upp på fliken Rader. Välj Funktion Hämta inleverans. Ett nytt fönster öppnas med alla inleveranser som finns för leverantören du valde i huvudet. Markera de rader som ska med på inköpsfakturan och klicka OK. Raderna infogas på inköpsfakturan. Överst läggs en textrad som information om vilken inleverans raderna kommer ifrån. Det går även att lägga till fler rader med t.ex. frakt som är med på fakturan från leverantören. När du är klar med fakturan väljer du Bokför eller trycker F9 för att bokföra fakturan. 39

40 12. Inköpsfaktura utan inköpsorder Det går att skapa en inköpsfaktura utan att först registrera en inköpsorder. Hitta funktionen: Avdelningar -> Orderbearbetning -> Inköpsfakturor Använda funktionen: I listan som öppnas ligger inköpsfakturor som ännu inte har bokförts. För att skapa en ny inköpsfaktura klickar du på Ny. Ett nytt fönster öppnas. Fältförklaring fliken Allmänt: Fältnamn Nr Leverantör Dokumentdatum Bokföringsdatum Funktion Ett nytt nummer får du automatiskt när du fyller i Leverantörsnumret. Slå in leverantörens leverantörsnr eller sök efter leverantören i listan genom att trycka F4 i fältet. Ange leverantörens fakturadatum Ange det datum du vill att fakturan ska bokföras i din redovisning. 40

41 Förfallodatum Leverantörens fakturanr Tilldelat användar-id Fakturabelopp brutto Förfallodatumet räknas ut från Dokumentdatum + det antal dagar som är angivet i betalningsvillkoret för leverantören. Det uträknade datumet kan ändras. Ange leverantörens fakturanr Här kan du ange användar-id på den person som är ansvarig för inköpet eller inköpsfakturan. Ange beloppet som ska betalas till leverantören. Fältförklaring fliken Fakturadetaljer: Fält Valutakod Förväntat inleveransdatum Betalningsvillkorskod Betalningssätt Funktion Om du vill ändra valuta på fakturan kan du göra det här. Raderna räknas om till valutan du valt. Det datum du förväntar dig att erhålla artiklarna. Värdet hämtas från leverantörskortet, men kan ändras om något annat ska gälla för denna faktura. Används för att boka fakturan som betald vid t.ex. kontantbetalning eller autogiro. Välj den kod som motsvarar det sätt som betalningen har skett på. Om fakturan är obetald vid registreringen och betalning ska göras via betalningsförslag ska detta fält lämnas tomt! Dimension 1 kod (Avdelning kod) Om du vill koppla dimension 1 kod till din faktura anger du koden här. 41

42 Dimension 2 kod (Projekt kod) Lagerställekod Stoppad Om du vill koppla dimension 2 kod till din faktura anger du koden här. Hämtas från leverantörsregistret men kan vid behov ändras. Om du använder sig av systemets betalningsrutin via betalningsförslag så kan du stoppa fakturan för betalning vid registreringstillfället. Om fältet lämnas tomt så är fakturan klar för betalning och om något värde anges är fakturan stoppad för betalning. Fältförklaring fliken Leverans och betalning: Fält Leverans Betalas Funktion Här anges den adress som står på lagerställekoden eller på leveransfliken under Företagsinformation. Detta är adressen dit du önskar leveransen. Kan ändras vid behov. Om inköpsordern skapas som en direktleverans till kund står kundens leveransadress här. Här anges det leverantörsnummer till vilken fakturan ska betalas. Värdet hämtas från leverantörskortet. Fliken Utlandshandel innehåller fält som används för INTRASTAT-rapportering. 42

43 Fältförklaring fliken Rader: Fältnamn Radtyp Nr Antal Inköpspris Exkl. Moms Radbelopp Exkl. moms Dimension 1 kod (här kallat Avdelning kod) Dimension 2 kod (här kallat Projekt kod) Funktion Välj Redov.konto för att lägga upp en konteringsrad eller välj blankt för att skriva en fritext. Används tillsammans med Radtyp Redov.konto. Skriv in det redovisningskonto du vill använda eller tryck F4 för att välja i kontoplanen. Ange antal Ange beloppet för raden Systemet räknar fram detta värde genom att multiplicera Antal med Inköpspris Exkl. moms. Kopieras från fliken Fakturering om kod är angivet. Kan registreras manuellt på raden. Kopieras från fliken Fakturering om kod är angivet. Kan registreras manuellt på raden. När konteringen är klar bokför du fakturan genom att klicka på Bokför (F9) eller Bokför och skriv ut (Shift + F9). 43

44 13. Inköpsreturorder En inköpsreturorder används när du vill returnera inköpt gods till leverantören. Hitta funktionen: Avdelningar -> Inköp -> Orderbearbetning -> Inköpsreturorder Använda funktionen: Klicka på Ny (Ctrl + N) för att skapa en ny inköpsreturorder. Fyll i leverantörens leverantörsnr eller sök efter leverantören i listan genom att trycka F4 i fältet. 44

45 Fältförklaring fliken Allmänt: Fältnamn Nr Leverantör Lev. godkännande nr Funktion Ett nytt nummer får du automatiskt när du fyller i Leverantörsnumret. Ange inköpsleverantörens nr eller välj i listan genom att trycka F4 i fältet Om du har fått ett godkännandenummer från din leverantör (RMA-nummer) anger du det här. Fältförklaring fliken Rader: 45

46 Fältnamn Radtyp Nr Beskrivning Returorsakskod Lagerställe Antal Funktion Välj mellan Redov.kont, Artikel, Anl. Tillgång, Omkostnad Ange nr på det Redov.kont, Artikel osv. som du vill boka din retur mot. Beskrivningen hämtas automatiskt från det Redov.konto, Artikel osv. som du har valt. Du kan ersätta beskrivningen med en egen text. Fältet kan användas för att ange orsaken till returen. Returorsakskoder läggs in i en underliggande tabell. Ange eventuellt lagerställe som returutleveransen ska ske ifrån. Ange antalet som ska returneras. Använda funktionen: Hämta bokförda dokumentrader som ska återföras. Raderna på returordern kan genereras genom att kopiera en eller flera bokförda dokumentrader. När du har registrerat fälten på fliken Allmänt, Klicka på Hämta bokförda rader som ska återföras. I fönstret som öppnas väljer du ut de rader som ska returneras. 46

47 Fältförklaring: Fältnamn Visa endast rader som kan återföras. Använd ursprungligt antal Dokumenttypfilter Funktion Markera det här fältet om du bara vill visa rader med antal som är tillgängliga och kan återföras eller returneras. Om en bokförd inköpsfaktura t.ex. innehåller det ursprungliga antalet 20 och 15 av artiklarna har sålts, återstår 5 artiklar som kan återföras. Används för att returnera ursprungligt antal. Om det återstående antalen inte matchar ursprungliga antalet kan det bero på att artiklarna använts i en förbrukning eller en försäljning. Om fältet inte markeras kommer systemet att använda det återstående antalet när raderna skapas. Välj mellan: Bokförda inleveranser Bokförda fakturor Bokförda returutleveranser Bokförda kreditnotor Leta upp dokumentet med artiklarna du vill returnera och markera de rader som ska med. 47

48 Klicka på OK, raderna infogas på inköpsreturordern. Fyll i fältet Levereras antal med antalet artiklar som ska returneras. Klicka sedan på Bokför och välj Leverera. 48

49 14. Inköpskreditnota När du får inköpskreditnotan från leverantören registrerar du den i systemet och hämtar sedan upp leveransraderna från din inköpsreturorder. Hitta funktionen: Avdelningar -> Inköp > Orderbearbetning -> Inköpskreditnotor Använda funktionen: Klicka på Ny (Ctrl + N) för att skapa en ny inköpskreditnota. Registrera Inköpsleverantörsnr eller välj inköpsleverantör genom att trycka F4 i fältet Inköpsleverantörsnr. Klicka på blixten i högra hörnet på fliken Rader och välj Funktion Hämta returutleveransrader. I fönstret som öppnas markerar du de rader du vill ha med på inköpskreditnotan och klickar Ok. Raderna infogas på inköpskreditnotan och en informationsrad läggs till som visar vilket returutleveransnummer raderna hämtas från. 49

50 Gör eventuella justeringar/tillägg och bokför sedan inköpskreditnotan genom att klicka på Bokför eller tryck F9. 50