Avvikelser för hälso- och sjukvård Rutin och lathund

Transkript

1 SDF Norr, Öster och Väster Sociala omsorgsförvaltningen Arbetslivsförvaltningen Avvikelser för hälso- och sjukvård Rutin och lathund Rutinen gäller inom Äldreomsorgen, Individ-och familjeomsorgen, Socialpsykiatrin och Funktionshinderverksamheten i Borås Stad. Avvikelsehantering för hälso- och sjukvård. Sida 1

2 Ur Borås Stads Styr- och ledningssystem Verksamhetsorganisationen fastställer också de rutiner som krävs. Dessa ska beskriva hur och när olika händelser ska uträttas eller inträffa. Det ska framgå när rutinen senast reviderades, vem som har utarbetat den och vem som godkänt den Dokumentet framtaget av: MAS/MAR Fastställt av och datum: MAS/MAR För revidering ansvarar: MAS/MAR och Servicedesk vård och omsorg Reviderat: Dokumentet gäller till och med: Tillsvidare Avvikelsehantering för hälso- och sjukvård. Sida 2

3 Rapportering och hantering av avvikelser HSL Bakgrund Rapportering av avvikande händelser är en av hörnpelarna för att förbättra kvalitet och säkerhet i vården. En avvikande händelse är sådant som inte stämmer med normal rutin eller förväntat vårdförlopp. För att kunna se mönster som påverkar vården negativt ska en verksamhet ha utformat anvisningar om vilka typer av händelser som räknas som avvikelser. En avvikelserapport fokuserar i första hand på vad som har inträffat, inte på vem som varit inblandad. Negativa och positiva erfarenheter från avvikelsehanteringen ska återföras till verksamhetens personal och andra berörda. Det ska finnas en lokal rutin för hantering av avvikelser inom förvaltningen/verksamheten där det ska framgå vem som ska ta över ansvaret för avvikelsehantering vid frånvaro. Endast patientrelaterade avvikelser skrivs i VIVA Övriga avvikelser som rör personal emellan eller organisation skrivs på pappersblankett och lämnas direkt till sin enhetschef. ochfunktionshinder/medicinsktansvarigsjukskoterskamedicinsktansvarigforrehabilitering/forpersonalin omaldreomsorgochfunktionshinderverksamhetn/forpersonalinomaldreomsorgochfunktionshinderverk samheten/blanketter cfc712ca27ae7cf html Omvårdnadspersonal Omvårdnadspersonal som uppmärksammar händelsen ansvarar för att: Patienten omhändertas på lämpligt sätt Vid behov vidta omedelbara åtgärder. Kontakt ska tas med sjuksköterska omgående då avvikelsen gäller läkemedel, fall eller annan allvarlig händelse. Är ett hjälpmedel inblandat i händelsen ställ undan hjälpmedlet. Avvikelse skrivs omgående i VIVA enligt nedan Rapportör gör följande: När en avvikelse ska registreras i systemet Viva. Välj patientens HSL-åtagande (finns inget HSL-åtagande ska ingen avvikelse skrivas, med undantag för fallolycka, då ska fallavvikelsen registreras i SoL-åtagande). Avvikelsehantering för hälso- och sjukvård. Sida 3

4 Välj Registrera i åtagandet. Välj Avvikelse och därefter väljer du den avvikelse som ska registreras (välj ej SoL) Finns uppdrag kommer dialogruta (se bild nedan). Markera åtagande eller uppdrag. Om patienten har ett uppdrag kommer frågan välj åtagande eller uppdrag för avvikelsen Välj det åtagande/uppdrag för den enhet som orsakat avvikelsen privat utförare= deras uppdrag, korttid = deras uppdrag el åtagande, Borås stad personal= Åtagande Klicka Ok Samtliga fält i avvikelserapporten fylls i. Observera det gulmarkerade nedan Avvikelsehantering för hälso- och sjukvård. Sida 4

5 Under rubriken Uppföljning välj Ansvarig. OBS ansvarig är alltid en enhetschef/chef. Borås stads utförare Välj din chefs namn om det är er organisation som har orsakat avvikelsen. Är det ett privat företag som orakat avikelsen ska Extern chef HSL väljas. Privata utförare Välj din chefs namn om det är er organisation som har orsakat avvikelsen. Om det är Borås stad personal som orsakat avvikelsen välj Carina Molander-Ivarsson (så ansvarar hon sedan för att byta till rätt chef). För att lägga till ansvarig enhetschef klicka på förstoringsglaset och ställ pilen i listan som visas, Skriv in förnamn, ev. siffra och efternamn, klicka på Sök i kategori. Klicka OK. Klicka på Spara, dialogruta visas vill du signera, klicka Ja. I nästa dialogruta, klicka OK. Du är nu färdig med registreringen av avvikelsen. Ansvarig enhetschef har nu fått tillgång till avvikelsen via Min Att göra lista i VIVA. Enhetschef rutin Enhetschef som uppmärksammar händelsen ansvarar för att: Patienten omhändertas på lämpligt sätt. Kontakt tas omgående med legitimerad personal vid behov. Enhetschef ansvarar dessutom för att: Rutinen är känd på enheten. Det finns kända rutiner på enheten för hur och när kontakt skall tas med sjuksköterska, arbetsterapeut och fysioterapeut. I de fall den som upptäckt avvikelsen inte har behörighet till VIVA ansvarar enhetschefen för att avvikelsen skrivs in i VIVA. Granska samtliga avvikelserna i avvikelsemodulen i VIVA och i att göra listan samt eventuella avvikelser på pappersblankett på sin enhet/enheter flera gånger i veckan. En avvikelse ska vara uppföljd och arkiverad inom en månad Händelseanalys skall göras för samtliga avvikelser som gäller läkemedel, informationsöverföring, dokumentation, HSL-insats och medicintekniska produkter Avvikelserapporterna inklusive åtgärder återrapporteras till enhetens personal och används för att förbättra och utveckla kvaliteten i verksamheten. Avvikelsehantering för hälso- och sjukvård. Sida 5

6 Uppföljningar som skall göras är gjorda av berörda yrkeskategorier där det anses relevant. Därefter avslutas avvikelsen och arkiveras. Enhetschef lathund Granskar samtliga HSL-avvikelser i avvikelsemodulen i VIVA för sin/sina enhet/enheter flera gånger i veckan. (glöm ej även granska fallolycksrapporter på liknande sätt). Se gärna bild på sid 6-7. Gå in via Viva Start-sidan Verkställighet SoL/LSS/HSL. Klicka på Avvikelser. För att vyerna ska bli mer lättöverskådliga och inte i utfällt läge. Tryck (skift -). Om avvikelse hittas som har annan chefs namn på uppföljningsansvarig och denna bör följas upp av dig. Tryck Hantera - Byt ansvarig för uppföljning. Enhetschef får oftast avvikelsen i Min att göra lista. (Om rapportören fyllt i att skada skett i samband med en fallavvikelse har detta skickats automatiskt till MAS/MAR för kännedom). Enhetschefen klickar på länken i Min att göra lista för uppföljning av avvikelserapporten Registrera uppföljning fyll i samtliga fält. Flera personer kan göra uppföljning på samma avvikelserapport. Finns behov av hjälp med uppföljning av t.ex. HSL-personal klicka Information - skicka dokumentlänk lägg till mottagare ok. När HSL-personalen är klar med sin uppföljning skickar denne tillbaka en dokumentlänk till enhetschefen inkorg för kännedom. Om ingen hjälp med uppföljning behövs, fyll i samtliga fält, bocka i godkänd av chef Spara dialogruta visas klicka Ja klicka Ok Uppföljning av avvikelserapport blir journalanteckning och synliggörs också under kompletterande information i åtagandet. Arkivera avvikelsen klicka på avvikelsen (inte uppföljningen) i åtagandet klicka Arkivera dialogruta visas klicka Ja. För att kunna se arkiverade avvikelser gå till arkiverade i avvikelsemodulen, avvikelsen finns även i patientens åtagande under översikt. Observera att man inte kan skriva i en annan persons uppföljning. En patient kan därför ha flera uppföljningar på samma avvikelse. Avvikelsen kommer att hamna i vänstermenyn under arkiverade avvikelsen är arkiverad. Endast pågående avvikelser ska finnas under rapporter. Byte av ansvarig enhetschef Om du fått en avvikelse som inte tillhör ditt ansvar så ska du byta till rätt ansvarig enhetschef t.ex. enhetschef legitimerad personal, privata utförare inom äldreomsorg. Klicka på Hantera Byt ansvarig för uppföljning. Dialogruta visas klicka på förstoringsglaset ställ pilen i den nya listan som visas - skriv in förnamn ev. siffra och efternamn klicka på Sök i kategori. Välj person dubbelklicka välj OK. Ny dialogruta visas. Kontrollera att det är rätt enhetschef som valts klicka Ja. Avvikelsen finns nu på den valda personens att göra lista och är därmed borttagen från din att göra lista. Legitimerad personal rutin Legitimerad personal som uppmärksammar händelsen ansvarar för: Patienten omhändertas på lämpligt sätt Vid behov vidta omedelbara åtgärder. Kontakta vid behov annan legitimerad personal inom Borås Stad Kontakta vid behov annan vårdgivare inom primärvård och region. Avvikelsehantering för hälso- och sjukvård. Sida 6

7 Legitimerad personal ansvarar dessutom för att: Minst två gånger per vecka gå in i avvikelsemodulen på sin enhet och granska samtliga HSL och fallavvikelser, se bilder nedan. Detta för att inget ska missas som legitimerad personal behöver följa upp och/eller åtgärda. Legitimerad personal kan registrera en egen uppföljning på avvikelsen innan enhetschefen har gjort sin uppföljning. Följer upp de avvikelser enhetschefen ber om via dokumentlänk samt de avvikelser som du som legitimerad personal ser ett uppföljningsbehov av, enligt nedan. Legitimerad personal lathund Gå till patientens åtagande, välj Översikt - dubbelklicka på sammanställning avvikelser och fallolyckor, dubbelklicka på den avvikelse som ska följas upp. Välj Registrera - Uppföljning. Fyll i dokumentet, bocka INTE i rutan godkänd av ansvarig chef (ansvarig chef gör detta) Tryck på Spara och svara Ja på signera. Dialogruta visas med automatisk text om att Uppföljning Avvikelserapport upprättats. Fyll i Händelsetid och skriv ytterligare information om så behövs, klicka OK. När din uppföljning är klar ska du skicka en dokumentlänk tillbaka till ansvarig enhetschef. Välj Information - skicka dokumentlänk lägg till mottagare OK. Söka upp avvikelser på sin enhet Klicka dig in på Avvikelser ifrån Viva Verkställighet Klicka på Avvikelserapporter HSL i vänstermenyn Avvikelsehantering för hälso- och sjukvård. Sida 7

8 Välj Enhet och avdelning Tryck (shift ) för att dra ihop vyerna och få det mer lättöverskådligt Leta upp din enhet (finns den inte, finns inga avvikelserrapporter HSL att hantera) Klicka på den gröna pilen framför enheten, alla aktuella avvikelser gällande HSL visas nu. Klicka på grön pil igen framför Avvikelsrapport HSL och vyn blir lätt överskådlig igen Välj sedan nästa Avvikelsrapport exempelvis Fallolycksrapport och gör på samma sätt som ovan. MAS/MAR ansvarar för att: Granska samtliga HSL avvikelser samt fallavvikelser som lett till skada. Utreda och analysera händelsen, initiera eventuell teknisk utredning samt bedöma när det är aktuellt med anmälan till Läkemedelsverket och Inspektionen för Vård och Omsorg (IVO). Patienten eller närstående blir informerad och ges möjlighet att i anslutning till anmälan beskriva sin upplevelse av händelsen om anmälan görs till IVO enligt Lex Maria. Patienten eller närstående får en kopia av IVO:s beslut efter en anmälan. För avvikelser rörande personligt hjälpmedel se även Rutin för avvikelsehantering med personligt hjälpmedel involverat. Avvikelser som rör andra vårdgivare rapporteras av MAS/MAR till avvikelsesystemet i Närvårdsamverkan. Avvikelser i vårdsamverkan MAS/MAR bedömer avvikelserna i VIVA och skickar de avvikelser som ska vidare till Närvårdssamverkans samordnare för avvikelser. Svar avvikelserna skrivs in som en uppföljning till avvikelserna i VIVA. Dokumentlänk skickas till ansvarig enhetschef och ev. till involverad legitimerad personal. I de fall vår organisation får en avvikelse från annan vårdgivare via Närvårdsamverkans avvikelsesystem kommer den först till MAS/MAR. MAS/MAR skickar den till berörd verksamhet och ansvarig enhetschef gör en händelseanalys och skriver ned planerade åtgärder. Därefter går avvikelsen åter till MAS/MAR som sänder tillbaka den till Närvårdsamverkans samordnare för avvikelser. Styrdokument Enligt Patientsäkerhetslagen (2010:569) skall hälso- och sjukvårdspersonalen rapportera till vårdgivaren (MAS/MAR) om en patient i samband med hälso- och sjukvård drabbats av eller utsatts för risk att drabbas av allvarlig skada eller sjukdom. Av (SOSFS 2011:9) Socialstyrelsens föreskrifter om ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet i hälso- och sjukvården och (SOSFS 2005:28) Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om anmälningsskyldighet enligt Lex Maria framgår vad som skall anmälas, hur det skall anmälas och av vem. Av Socialstyrelsens föreskrifter om användning av medicintekniska produkter i hälso- och sjukvården (SOSFS 2008:1) framgår vad som skall anmälas till tillverkare och Läkemedelsverket. Avvikelsehantering för hälso- och sjukvård. Sida 8