MAS Bjurholm Flik 4.2. Verksamhetschef HC Bjurholm Jan 2011

Transkript

1 MAS Bjurholm Flik 4.2. Verksamhetschef HC Bjurholm Jan 2011 AVVIKELSEHANTERING En del i kvalitetssystemet i hälso- och sjukvård (se Handbok för hälso- och sjukvårdspersonal handlar om riskanalys och avvikelsehantering. En del av Ledningssystemet för risk och händelseanalys ( handlar om avvikelsehantering. Identifiering och rapportering av avvikelser är en skyldighet och ett ansvar för varje person inom verksamheten. Alla ansträngningar skall göras för att identifiera avvikelser, ansvar och befogenheter för åtgärder. Vad är avvikelse Med avvikelse menas händelse som inneburit en avvikelse från det planerade förloppet (vårdplan, vårdstatus, genomförandeplan et c). Avvikelser är allt som avviker från de rutiner och riktlinjer som finns inom kommunens vård och omsorg och hälsosjukvård, som gäller t ex läkemedel, fall och bemötande som kan leda till skada eller risk för skada. Avvikelsehantering syftar till att: - förebygga och/eller minimera nya händelser av liknande art - egenkontroll och säkra kvalitén på insatser och höja säkerheten för boende - instrument för Lex Maria och Lex Sara anmälningar - all personals kunskap om riskfaktorer ökar Avvikande händelser som ska rapporteras: Läkemedelshändelser, fallolyckor, trycksårsförekomst, vårdkedjeproblematik, felaktigt utförda eller uteblivna omvårdnads och rehabiliterings åtgärder, otydliga ordinationer, otydliga anteckningar och journalhandlingar, uteblivna vårdplaneringar och uppföljningar, avvikelse i samband med SVPL och samverkan med VLL, otillräcklig information, bemötande, utebliven dokumentation och annat som anses kan vara risk för skada av den enskilde och som avviker av Äldre och handikappomsorgens riktlinje och rutiner för god och säker vård. Läkemedelsbiverkningar rapporteras av distriktssköterska på speciell blankett och felaktigheter med E-dosen rapporteras även till E-dos apoteket. Vägledning vid rapportskrivande av avvikelser - Fall skall rapporteras även om det inte ser ut att leda till någon kroppsskada. Om en och samma person faller ett antal gånger under samma dag, utan att skada sig och utan att åtgärder behöver sättas in, kan fallen under en och samma dag rapporteras på en avvikelserapport. Kom då ihåg att ange antalet fall och tidpunkterna för dessa. När det gäller avvikelser om hot och våld skall rapport enbart lämnas in, när det är fråga om

2 hot och våld mot andra personer. Hot och våld mot personal är en arbetsmiljöfråga och enhetschef är ansvarig för denna rutin. - Vårdkedjeproblematik rapporteras om informationsöverföring, mellan olika vårdgivare eller internt inom Bjurholmkommun inte fungerar. Det kan vara bristande SVPL, utebliven eller bristfällig vårdplanering inför utskrivning från sjukhus, avsaknad av mediciner eller recept vid utskrivning, uteblivet utskrivningsmeddelande, bristande överrapportering, bristande samverkan internt inom äldre omsorg eller mellan kommunen och primärvården. - Övrigt annat rapporteras som har anknytning till omvårdnadshändelser eller försummelser som t ex förskingring av pengar/egendom, vanvård eller övrigt som inte passar in under andra rubriker. När någon boende avviker (rymmer) skall detta rapporteras här. I de fall vi ej kunnat ge god och säker vård enligt den individuella genomförandeplan som finns upprättad, skall detta också rapporteras - Medicintekniska produkter eller annan utrustning som har varit inblandad ska rapporteras. Ansvar för avvikelsehantering All personal i ordinärt boende ansvarar för att inom ett dygn - registrera in i Avvikelsemodulen, dokumentera i boendes omvårdnadsjournal både händelsen och att rapport är uppstartad i Avvikelsemodulen samt följa upp handläggning av avvikelsen. - ta telefonkontakt med distriktssköterska/enhetschef. - skicka Avvikelsemeddelande till MAS. Distriktssköterska ansvarar för att inom en vecka - söka avvikelserapporten utifrån avvikelsemeddelandet och läsa den - skicka omedelbart vidare utskrift av avvikelserapport till avvikelseansvarig vid primärvården (vid allvarlig HSL skada av patient eller allvarlig risk för HSL skada) - bedöma och ta kontakt med kommunens MAS eller Vll:s MLA - skicka utskrift av avvikelserapport till HC sjukgymnast/rehab om det handlar om fall eller hjälpmedel - vid behov ta kontakt med personal som har vittnat eller orsakat händelsen - fylla i och skriva under sin bedömning i rutan Vidtagna/planerade åtgärder eller i MAS/Enhetschefs skrivruta bedöma avvikelserapporten - skicka meddelande till enhetschefen om att bedömningen av DSK är ifylld - dokumentera eventuella planer/åtgärder i patientjournal - följa upp avvikelsehanteringen efter första veckan - delta aktivt när avvikelse återkopplas till verksamhetsenhet av enhetschef - närvara - pröva delegeringsbeslut och vidta eventuella indragningsåtgärder Sjukgymnast/rehab Hälsocentral ansvarar för att inom en vecka - analysera händelsen tillsammans med personal som var vittne eller orsakat händelsen - dokumentera i patientjournalen eventuella bedömningar, åtgärder och planeringar - informera distriktssköterska om vidtagna åtgärder - pröva delegeringsbeslut och vidta eventuella indragningsåtgärder

3 - följa upp handläggning av avvikelserapporten efter första veckan - närvara på möten där fallrapporterna ska diskuteras - föreslå förebyggande åtgärder mot upprepning Enhetschef ansvarar för att inom 6 veckor - handlägga avvikelserapport - skriva ut avvikelserapporter som underlag för diskussion - kalla både HSL och SoL personal till möten där respektive avvikelserapporter ska diskuteras - ta upp avvikelserapport med berörda arbetsgrupper/personer med syfte att förebygga upprepning av samma avvikelse - dokumentera vidtagna åtgärder i rutan Handläggning Chef/MAS - skicka meddelande till MAS om att avvikelserapport är klar för vidare handläggning - informera kontinuerligt verksamheten om avvikelsehanterings syfte och genomförande samt motivera alla att skriva avvikelserapport MAS/HC ansvarar för att: - ta emot avvikelserapport och skicka vidare till DSK eller enhetschef - upprätta rutin - granska och följa upp avvikelsehantering - sammanställa avvikelser - avsluta avvikelserapporter - rapportera till verksamheter 1g/år - rapportera till Omsorgsnämnden varje halvår - göra Lex Maria anmälning vid allvarlig skada eller risk för allvarlig skada Verksamhetschef Kommun ansvarar för att: - det finns förutsättningar att arbeta med avvikelsehantering - kommentera och föreslå åtgärder för att minska antalet avvikelser utifrån sammanställd rapport - göra Lex Sara anmälningar - följa upp avvikelsehantering som del av Samverkansavtalet mellan HC och kommunen Verksamhetschef HC ansvarar för att: - det finns förutsättningar att arbeta med avvikelsehantering - följa upp avvikelsehantering som del av Samverkansavtalet mellan HC och kommunen Avvikelseansvarig HC ansvarar för att: - ta del av avvikelserapporter som kommer från distriktssköterskor - bedöma om händelseanalys/riskanalys bör göras - bedöma om LexMaria anmälan - vidta annan åtgärd enligt VLL:s rutinen för avvikelsehantering Omsorgsnämnden ansvarar för att: - följa upp lokal avvikelsehantering - besluta om Lex Sara anmälning skulle skickas vidare till Socialstyrelsen

4 I fall att en avvikelserapport måste tas bort eller korrigeras på grund av felskrivning skall systemadministratör kontaktas för åtgärd (ring Bjurholmkommuns växel för vidarekoppling till Elisabeth Ekholm). Lokal rutin för avvikelsehantering Ordinärt boende/hemtjänst. Flödeschema. 1.All personal> 2. Hälsocentral> 3.Enhetschef. > 4.Verksamhet > 4. MAS/HC 1. All personal (Hemtjänst, Hälsocentral, Enhetschef) registrerar avvikelse. 2. Välj Vårdtagare > Sol/HSL > Avvikelserapportering > Fyll i Personnummer > 3. Fyll i Datum och Klockslag när avvikelsen skett eller upptäckts. 4. Välj Typ av avvikelse > Personalkategorier som var inblandade (klicka på Lägg till om det är flera) 5. Beskriv hela händelsen i rutan Vad hände? 6. Fyll i alla flikar fram till Vidtagna/Planerade åtgärder 7. Klicka på OK > Arbetsspara > OK 8. Klicka på kovertsymbolen och skicka meddelande till MAS (OBS! Varje avvikelse ska dokumenteras även i MagnaCura-HSL) (OBS! Rapportera avvikelse i läkemedelshantering endast på personer som inte har egenvårdsbeslut. Vid osäkerhet kontakta DSK). 2. Distriktssköterska bedömer/åtgärdar HSL avvikelse. 1. Sök avvikelserapporten enligt avvikelsemeddelandet. Kopiera personnummer från avvikelsemeddelandet till Avvikelserapportering (markera personnummer i avvikelsemeddelandet, högerklicka > kopiera; Välj Vårdtagare > HSL > Avvikelserapportering > klistra in personnummer (lägg pilen i rutan för personnummer > högerklicka > klistra in) OBS! Personnummer måste börja med 19 och rutan ska inte ha några andra tecken än endast personnummer. Högerklicka på gråfältet på sidan om personnummer och välj Sök Välj avvikelserapport via datum från meddelandet > dubbelklicka på den. 2. Läs, kontrollera, kommentera och dokumentera det som har rapporterats. Ta kontakt med berörda personer vid oklarheter. (För Sol avvikelser ansvarar hemtjänstchef) Dokumentera din bedömning. Fyll i rutan Planerade åtgärder för medicinska och omvårdnadsavvikelser. Skicka meddelande till MAS för borttagning av felaktiga rapporter (fel person, felaktig uppfattning, oklara och ofullständiga rapporter). 3. Skriv ut avvikelserapport som Avvikelseansvarig Hälsocentral ska ta del av och skicka den till den avvikelseansvarige för vidare hantering inom VLL:s avvikelsesystem. 4. Skriv ut fallrapport och andra avvikelserapport som sjukgymnast/arbetsterapeut ska ta del av. Skicka utskriften till primärvårdens sjukgymnast/arbetsterapeut, konsultera honom/henne och dokumentera senare eventuell konsultationsbedömning. 5. Skicka meddelande till enhetschef när du har dokumenterat din bedömning. 6. Delta aktivt i återkopplingen av avvikelser till verksamhetsenhet. 3. Enhetschef tar del av avvikelserapporten och återkopplar både HSL och SoL avvikelser till verksamheten

5 1. Kopiera personnummer från avvikelsemeddelandet till Avvikelserapportering (markera personnummer i avvikelsemeddelandet, högerklicka > kopiera; Välj Vårdtagare > HSL > Avvikelserapportering > klistra in personnummer (lägg pilen i rutan för personnummer > högerklicka > klistra in) OBS! Personnummer måste börja med 19 och rutan ska inte ha några andra tecken än endast personnummer - Sök avvikelserapporten. Högerklicka på gråfältet på sidan om personnummer och välj Sök Välj avvikelserapport efter datum från meddelandet > dubbelklicka på den. - Läs och kontrollera det som har rapporterats. Ta kontakt med berörda personer vid oklarheter. - Bedöm om avvikelsen är HSL eller SoL. Åtgärda SoL avvikelser. Följ upp hantering av HSL avvikelser tillsammans med distriktssköterska. - Fyll eventuellt i Planerade åtgärder, eventuella omedelbara insatser samt eventuella telefonsamtal med hälsocentral/anhöriga/boende et c. - Skriv ut avvikelserapporten för återkoppling till verksamhetsenheten - Boka träff mellan distriktssköterskor och verksamhetsenheten för avvikelse återkoppling/diskussion/planera åtgärd mot upprepning. - Dokumentera åtgärder i avvikelserapporten efter återkopplingen. Bocka för Klart för MAS i rutan Rapporten upprättad av. - Skicka meddelande om avslutad avvikelserapport till MAS. 4. MAS registrerar eventuell utredning och/eller avslutar avvikelse med sin signatur. Under rapporteringsflöde ska avvikelseskrivning arbetssparas och när MAS har sparat och signerat är avvikelserapport klar. 5. HC (Avvikelseansvarig HC) hanterar och avslutar HSL avvikelserapport i VLL:s avvikelsesystem. Återkoppling till Distriktssköterskor.