Manual och rutiner för vårdplanering och informationsöverföring i MEDDIX för Primärvården

Transkript

1 Upprättad datum Reviderad datum Revideras senast Flyttat till platina Manual och rutiner för vårdplanering och informationsöverföring i MEDDIX för Primärvården

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Bakgrund Sekretess MEDDIX Inloggning Inaktivering MEDDIX rubriker / meny Vårdplanering Öppen ÖPT/ÖRV Användaradministration Rutinbeskrivning Pascal Hjälp Hjälpdokument i PDF Logga ut Knappar i MEDDIX Inkommande dokument Vidarebefordra / Ändra mottagare Lista Inneliggande patienter Sök patient Detaljinfo - Patient/Närstående Patientöversikt - pågående och tidigare vårdtillfällen Utskrifter från Patientöversikten Statusmeddelande Inskrivningsmeddelande Kallelse till vårdplanering Överenskommelse kallelse Vårdplan Utskrivningsmeddelande Generellt Meddelande Översikt av meddelande Lista Utgående dokument... 22

3 1 Bakgrund Från och med oktober 2005 sker vårdplanering och informationsöverföring mellan länets kommuner, sjukhus och vårdcentraler elektroniskt via MEDDIX. Manualen, som är gemensam för sjukhusen inom ÖLL, beskriver hur MEDDIX hanteras som system samt viktiga delar i lagstiftning och överenskommelser som träffats mellan parterna i vårdkedjan. Uppgifter har hämtats ur: Lag (1990:1404) om kommunernas betalningsansvar för viss hälso- och sjukvård, ändrades den 1 juli 2003 (Lag 2003:193). SOSFS 2005:27 Samverkan vid in- och utskrivning av patienter i sluten vård SOSFS 2008:20 Samordning av insatser för habilitering och rehabilitering En arbetsgrupp, bestående av företrädare för landstinget och kommunerna, utarbetade under våren 2003 en lokal anpassning för tillämpningen av betalningsansvarslagen och revidering av rutinerna för utskrivningsklara patienter i Örebro län. Lokal anpassning: Betalningsansvar för utskrivningsklara patienter rev Praktisk tillämpning av ovanstående framgår av: Lathund för informationsöverföring i MEDDIX rev Manualen och överenskommelser kan hämtas från Samverkansportal kommuner och landsting i Örebro län (OVK). Förändringar av systemet samt ev. nya överenskommelser kommer att föras in vid revidering. Denna överenskommelse och rutinerna omfattar även patienter som får kommunala insatser inom ramen för LSS Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (t. ex personer som har kommunal personlig assistent). 1.1 Sekretess Dokumentationen i MEDDIX är till viss del en journalhandling och lyder under patientdatalagen, vilket innebär att det endast är behörig personal som äger rätt att ta del av innehållet. Alla inloggade kan spåras på individnivå. 1

4 2 MEDDIX MEDDIX är ett elektroniskt webbaserat system för informationsöverföring mellan kommun och landsting. I Meddix dokumenteras den samordnade planen inför patientens utskrivning. 2.1 Inloggning Länk för inloggning finns på OVK hemsida Logga in med ditt e-tjänstekort och den pin-kod du har för legitimering. Om du har en patient aktuell i Klinisk portal kan du gå till patientöversikten i Meddix via kortkommando F12. Detta under förutsättning att aktuell patient sedan tidigare finns i Meddix patientregister. Om patienten inte finns i Meddix sedan tidigare krävs separat inloggning i systemet. Även här krävs e-tjänstekort. 2.2 Inaktivering Automatisk genomsökning och inaktivering av användare som inte varit inloggade på 6 månader. Sökning görs varje natt. 2

5 3 MEDDIX rubriker / meny När du loggat in i MEDDIX kommer du till en huvudsida där det finns ett antal rubriker vars innehåll beskrivs kort här nedan. Detaljerad beskrivning kommer längre fram i manualen. Här visas aktuell patient och inloggad användare. 3.1 Vårdplanering Möjlighet att redan här se om det finns meddelanden i inkorgen. Under rubriken vårdplanering kommer du att arbeta utifrån några delrubriker: Välj patient (Alt + P) - används om du söker en viss patient. Välj enhet (Alt + E) - användare som arbetar och har behörighet till flera enheter Patientöversikt (Alt + O) - här kan man se en viss patients all nuvarande och tidigare MEDDIX dokumentation. Inneliggande patienter (Alt + I) - här visas alla patienter som för tillfället är inskrivna i MEDDIX. Patienter finns med när inskrivningsmeddelandet är kvitterat. Inkomna dokument (Alt +D) här visas alla patienter som har ett meddelande som inte är kvitterat. Utgående dokument - här visas skickade meddelande till kommun/ primärvård. 3.2 Öppen ÖPT/ÖRV Aktuella patienter enligt ÖPT/ÖRV listar patienter i öppen psykiatrisk tvångsvård och öppen rättspsykiatrisk vård 3.3 Användaradministration 3.4 Rutinbeskrivning Här kommer du direkt vidare till lathund och manualer. 3

6 3.5 Pascal Hjälp Hjälpavsnitt. Är inte anpassat till länets lokala rutiner. 3.7 Hjälpdokument i PDF Dokument från systemleverantören. Är inte anpassat till länets lokala rutiner. 3.8 Logga ut Här loggar du ut ur MEDDIX. 4 Knappar i MEDDIX List i menyer: Skriv ut knapp för utskrift Hem - återgå till huvudmeny Backa - tillbaka till föregående bild Logga ut knapp för utloggning Hjälp - hjälpfunktion i systemet I vårdplanen finns även dessa knappar: Uppdat - används för att uppdatera vårdplanen mellan byte av användare Byt anv - gör det möjligt att i vårdplanen växla användare utan att behöva byta bild Skriv ut - för att skriva ut informationen 4

7 5 Inkommande dokument Inkommande dokument är mottagningens brevlåda och ska kontrolleras minst en gång varje dag Välj aktuell öppenvårdsmottagning 2. Möjlighet att välja meddelandetyp 3. Tryck på Visa 4. Öppna meddelandet genom att trycka på meddelandelänken Generella meddelanden ska skyndsamt kvitteras och ev besvaras. Se sid 22 Inskrivningsmeddelande ska skyndsamt kvitteras. Patienten hamnar då på mottagningens inneliggandelista. Se sid 15 Kallelse ska skyndsamt kvitteras och avsändande avdelning ska kontaktas senast dagen efter att kallelsen mottagits. Se sid 16 Utskrivningsmeddelande ska skyndsamt kvitteras. Patienten tas bort från inneliggandelistan när meddelandet är kvitterat och när datum för utskrivning har passerat. Se sid 20 5

8 5. Ett meddelande ska alltid kvitteras eller vidarebefordras om det kommit till fel vårdcentral Vidarebefordra / Ändra mottagare 6. Om meddelandet kommit till fel mottagning använd knappen Vidarebefordra och ändra mottagare i följande bild Ange rätt mottagning för Annan part 8 6

9 8. Tryck på Sänd/Spara Meddix vidarebefordrar aktuellt meddelande och alla andra meddelanden inom samma vårdtillfälle. När ett inskrivningsmeddelande är kvitterat tas meddelandet bort ur mottagningens inkorg och patienten läggs upp på mottagningens lista för Inneliggande patienter (ALT +N) Statusmeddelande se sid 13 Om patienten kommer akut/oplanerat till mottagningen ska mottagningen söka i Meddix efter eventuellt Meddelande från kommunen. Gör så här: Sök fram patienten med personnummer eller namn under Välj patient i menyn. Se sid 9. I patientöversikten syns meddelandet som en datumlänk längst ut till höger under Statusmeddelande. Kvittera meddelandet när du läst När patienten går hem - skriv svar i Meddix, så att kommunen får information om vad som hänt, ev fortsatt behandling i hemmet, medicinändringar etc. Om patienten läggs in på avdelning skickas ett inskrivningsmeddelande från avdelningen. Meddelandet kopplas automatiskt till inläggningstillfället om inskrivningsmeddelande skickas inom ett dygn. 6 Lista Inneliggande patienter Efter att inskrivningsmeddelande kvitterats finns patienten på mottagningens inneliggandelista - Inneliggande patienter 7

10 Inneliggande patienter 1 2 Färgmarkering på datumlänken: Blå om man bara sparat dokumentet Gul om det är skickat men ej kvitterat eller justerat av alla parter. Röd angivet sista datum för justering av vårdplanen har passerat. 1. Välj egen mottagning. 2. Klicka på Visa Klicka på datumlänken för t. ex. kallelse så öppnas dokumentet. I kolumnen till höger under datumlänken, finns informationen från primärvård/kommun. Längst ut till höger i bilden visas symbolen för generellt meddelande. Om du håller markören över meddelandekuvertet visas en tooltip med aktuella meddelanderubriker. Kursiv text = ej skickat meddelande. 8

11 7 Sök patient Sökning kan ske med personnummer, namn eller i kombination. Minst sex tecken i personnummer eller namn. Om patienten inte tidigare varit aktuell i MEDDIX krävs fullständigt personnummer, sökning sker då automatiskt gentemot befolkningsregistret Skriv in personnummer, tryck Enter eller knappen Sök patient. Finns det tidigare registreringar så kommer du direkt till Patientöversikten. Om patienten inte varit aktuell tidigare krävs fullständigt personnummer och sökning sker mot befolkningsregistret där adressuppgifter hämtas. Sökresultatet ger möjlighet att fortsätta på två sätt, antingen genom knappen Detaljinfo eller knappen Välj. Välj Patientöversikter för aktuell patient visas. Detaljinfo Detaljinformation för aktuell patient visas. 9

12 8 Detaljinfo - Patient/Närstående Detaljinfo visar aktuella patientuppgifter hämtade från befolkningsregistret. Namn kan ej ändras Enhetstillhörighet Kommun hämtas från befolkningsregistret. 2. Vårdcentral hämtas med automatik (OpenListon). 3. Aktuell psykiatrisk mottagning anges av slutenvården i Annan part. 4. Boende Ordinärt/Hemtjänstområde eller Särskilt anges av kommunen. 5. Närstående kan anges 6. Vistelseadress om annan än folkbokföringsadressen (anges av slutenvården). 7. Uppgifter om ansvarig personal i kommunen 8. Spara Har något förändrats eller saknas går det bra att fylla i de aktuella uppgifterna och tryck på Spara. För att komma tillbaka välj funktionen BACKA. Kontrollfråga visas om du backar utan att först ha sparat. 8 10

13 9 Patientöversikt - pågående och tidigare vårdtillfällen Aktuell patient visas i bildens överkant. 10. Färgmarkeringar på datumlänken: blå - om man bara sparat dokumentet gul - om det är skickat men ej kvitterat eller justerat av kommun eller primärvård röd - om datum för justeras senast angetts och detta passerat omarkerad - när dokumentet är klart 11. I kolumnerna visas patientens tidigare vårdtillfällen I Patientöversikten och Inneliggande patienter visas en informationsruta när muspekaren placeras på datum i kolumnen Vårdplan. Där framgår vilka parter som är kallade, deltagit, klarmarkerat respektive justerat. Även mötesdatum och justeras senast visas om det är ifyllt i vårdplanen Om mötesdatum är ifyllt i Vårdplanen visas det i översikterna i kolumn Vårdplan. 11

14 Är mötesdatum inte ifyllt visas datum för Vårdplan inledd och texten inl. 10 Utskrifter från Patientöversikten I Patientöversikten kan utskrift göras via knapparna Skriv ut och Skriv ut PUL Markera i rutan framför den vårdkedja som utskrift önskas från och välj sedan knapp Skriv ut Nytt fönster visas och här väljer du vad som ska skrivas ut genom att markera med bock i ruta framför val och sedan klicka på Skriv ut Rutan Filhämtning visas och här klickar du på Öppna. Aldrig på Spara! 5 5. Dokumentet öppnas som en pdf-fil och utskrift görs på vanligt vis via knapp Skriv ut eller meny Arkiv/Skriv ut (Ctrl + P). 12

15 11 Statusmeddelande Detta är ett meddelande som skickas i Meddix av Kommun i samband med att patienten skickas akut till sjukhus eller vårdcentral. Meddelandet finns inte i Inkomna dokument, utan söks fram på patientens personnummer av den som tar emot patienten. Se sid Meddelandet syns i patientens patientöversikt som en datumlänk under Statusmedd Meddelandet är indelat i 3 flikar; Huvud, ADL och Svar. Huvud: 1 13

16 ADL: Avsändaren fyller i uppgifter i flik Huvud och ADL. Svar: Kvittera när meddelandet har lästs: Meddelandet ska kvitteras av den som läser meddelandet, för att avsändaren ska se att mottagaren tagit del av informationen. 3. Svara när patienten går hem: För att kommunen ska få information om vad som blev överenskommet på mottagningen ska svar skrivas av från mottagningen när patienten går hem. Skicka svaret genom att trycka på Sänd svar. 4. Blir patienten inlagd, skickas inget svar, istället skickas ett inskrivningsmeddelande från aktuell avdelning. 14

17 12 Inskrivningsmeddelande Slutenvården informerar kommunen, Primärvård och Psykiatrisk öppenvård i länet om att en patient blivit inlagd på sjukhuset genom att skicka ett inskrivningsmeddelande. Inskrivningsmeddelandet ska kvitteras av mottagande enhet. Information på ett inskrivningsmeddelande: Patienten medger att information lämnas - Obligatoriskt att fylla i från sjukhuset Vårdenhet - Visar avdelning och telefonnummer för att kunna ta kontakt. Här syns inskrivningsdatum och vem som är behandlande läkare. Vårdteam Visar på vilket vårdlag/team på avdelningen som patienten vistas. I informationsrutan kan sjukhuset skriva tillägg vid behov. Flyttad till - Om patienten byter avdelning under vårdtiden fyller sjukhuset i detta på inskrivningsmeddelandet och sänder det igen till kommun/primärvård. Mottagare - Sjukhuset markerar vilka enheter som skall ha inskrivningsmeddelandet. Här syns vilka som kvitterat och när. Kvitterat av - Datum för kvittering samt namn o profession på den som kvitterat. OBS! Om meddelandet ska vidarebefordras till annan vårdcentral får det inte vara kvitterat. Vidarebefordra - Används om meddelandet skickats till fel mott/vårdcentral. Historik - Här kan man se tidigare skickat inskrivningsmeddelande för samma vårdtillfälle. 13 Kallelse till vårdplanering Om slutenvården bedömt att den Psykiatriska öppenvården skall delta i vårdplaneringen, skickas en kallelse till mottagningens Inkomna dokument. När kallelsen kvitteras av mottagande enhet, försvinner den från Inkomna dokument och 15

18 blir synlig som en datumlänk på mottagningens inneliggandelistan och i patientöversikten. Senast dagen efter mottagandet av kallelsen ska mottagningen kontakta avsändande avdelning. I förekommande fall kan detta förskjutas en dag, se nedan. En kallelse kan bara sändas till de parter som fått inskrivningsmeddelandet Överenskommelse kallelse När läkaren bedömt att patienten efter utskrivning från slutenvården kommer att ha behov av insatser från kommunen och/eller öppenvården, och när den behandlande läkaren bedömer att det finns reella förutsättningar för vårdplanering, skall avdelningen sända en kallelse för samordnad vårdplanering. Samtidigt ska avdelningen öppna en vårdplan. Vårdplanen är en journalhandling. Patientens behov av insatser efter utskrivningen avgör vilka parter och personalkategorier som ska anges i kallelsen. (SOSFS 2005:27) Kallelsen kvitteras av alla aviserade parter i MEDDIX. Vårdplanering påbörjas snarast, eller senast dagen efter att kallelse mottagits. Detta under förutsättning att kallelsen har sänts senast kl Vårdplanering kan påbörjas via telefon, via MEDDIX eller på plats. 16

19 Information i en kallelse: Patientens folkbokföringsadress och ev. vistelseadress Vilket lagrum vårdplanen avser, d v s vårdplan inför utskrivning till öppen psykiatrisk tvångsvård alternativt öppen rättspsykiatrisk vård, eller vanlig hemgång (HSL). Kallelse till vårdplanering ska vara ifyllt med dagens datum och är inte ett förslag på mötesdatum. Preliminärt utskrivningsklar används inte. Föreslagen form för vårdplanering Vilken profession avd önskar få kontakt med Vilka parter som är kallade Återtaget Datum för Återtaget är infyllt av slutenvården om kallelsen är återtagen. Ny kallelse skickas av avdelningen när vårdplanering åter blir aktuellt. Övrig information Vem meddelandet är skickat av samt datum och tid för detta. Vem meddelandet är kvitterat av samt datum och tid för detta. 14 Vårdplan Vårdplanen startas i Meddix av slutenvården. Vårdplanen kan nås från patientöversikten eller från mottagningens inneliggandelista. Vårdplanen består av två flikar Huvud VPL och Vårdplanering Gå in i i Vårdplanen fliken Huvud. 1 17

20 1. Sätt en bock för Primärvården, samt ange namn för kontaktperson alternativt den/de som deltagit i vårdplaneringen. Gå över till fliken Vårdplanering: Dokumentera i Primärvårdens textfält. 3. Dela ut informationen till övriga parter och Klarmarkera 4. Spara Vårdplaneringen skall utmynna i en vårdplan där patientens behov av sjukvårdsinsatser, inkl. rehabiliteringsinsatser och socialt stöd framgår. Om behov finns, ska även former och tid för uppföljning anges. När en notering är färdigskriven avslutas noteringen med datum och signatur. Oavsett form för vårdplaneringen ansvarar respektive organisation för att dokumentera sina bedömningar/åtgärder i vårdplanen. Huvudhandläggarna/vårdplaneringsansvariga ansvarar för att vårdplanen delas ut och klarmarkeras enligt rutin. När patienten skrivs ut från sjukhuset justeras vårdplanen av slutenvården. 18

21 Information i vårdplanen: Blå ruta runt deltagare visar att man är kallad. Grön ruta visar att deltagare har klarmarkerat sin text i flik Vårdplanering. Datum då vårdplanen är inledd ifylls av slutenvården Ev förslag på mötesdatum ifylls av slutenvården Utksrivningsklardatum datum för då pat ej längre behöver behandlas i den slutna vården (läkarbedömning). Ifylls av slutenvården. Om utskrivningsklar inte längre gäller utan är återtaget. Upplysning om när vårdplanen senast ska vara justerad och ev vem i slutenvården som bevakar att justering görs i god tid innan hemgång. Ansvarig behandlande läkare i slutenvården Behandlingsansvar efter utskrivning anges även i vårdplanen. Ev smitta. Typ av smitta anges i vårdplanens textfält. 15 Utskrivningsmeddelande Skickas av slutenvården dagen innan beräknad utskrivningsdag. Utskrivningsmeddelandet kommer till vårdcentralens Inkommande dokument och skall kvitteras. När alla parter kvitterat och utskrivningsdatum passerat, försvinner patienten från vårdcentralens inneliggandelista. Vårdtillfället med alla meddelanden samt vårdplan finns alltid kvar i patientens patientöversikt. Senast kl dagen innan beräknad utskrivningsdag skall detta meddelas kommun, primärvård och/eller annan part via MEDDIX. Datum för utskrivningsklar, hemgångsdatum och att justerad vårdplan finns ska framgå av utskrivningsmeddelandet. För alla patienter som det skickats inskrivningsmeddelande på måste det skrivas ett utskrivningsmeddelande, även om ingen vårdplan upprättats, patienten avlidit eller vårdplaneringen avbrutits av annan orsak. (Lathund för informationsöverföring i MEDDIX för somatisk och psykiatrisk vård.) 19

22 16 Generellt Meddelande Används endast för administrativa meddelanden mellan de olika vårdgivarna. Knappen Meddelande finns valbar från listan för Inneliggande patienter, i Patientöversikten och via flik i det nya gränssnittet. För att skicka ett meddelande krävs att patienten är inskriven i MEDDIX (finns på listan Inneliggande patienter). Funktionen Meddelande kan användas för att skicka meddelande mellan de parter som skickat resp. mottagit inskrivningsmeddelandet. Du kan Skapa ett Nytt meddelande eller söka fram tidigare inkomna och skickade. 20

23 Klicka på knappen Nytt meddelande och en ruta för fritext öppnas Ämne - adressera meddelandet till yrkesgrupp eller skriv specifikt ärende t ex justering. 2. Skriv meddelandet. 3. Ange mottagare. 4. Spara för att skicka senare. 5. Sänd Översikt av meddelande I den nedre delen av bilden visas inkomna och skickade meddelande kopplade till aktuellt vårdtillfälle. 21

24 Slutet kuvert: Meddelandesom inte avd kvitterat. 2. Slutet kuvert med en bock: Meddelande som är sparat men ej skickat. 3. Öppet kuvert: Meddelande som är skickat och kvitterat. Symbolerna för meddelande finns även i listan Inneliggande patienter och i Patientöversikten. Öppnar du meddelande finns två val: Svara - skicka svar direkt. Skriv i fritextfältet. Kvittera - ger signering att meddelandet är läst. När ett generellt meddelande besvaras fylls texten på successivt så hela dialogen kan följas. 17 Lista Utgående dokument 22

25 Sök på datum och andra sökkriterier som, sända ej kvitterade/ej justerade. Kolumner som har en framför kolumnnamnet kan du sortera i stigande/fallande ordning. Ansvarig för manualen Inge-Maj Swenson Regionservice IT, Avd Vårdsystem Region Örebro län Fredsgatan 31, Örebro Telefon , Mobil mailto: inge-maj.swenson@regionorebrolan.se Sammanhållen journalföring: Support tel 26100, mailto: support.sjf@regionorebrolan.se 23