Lifecare SVP - Användarhandledning

Transkript

1 Beskrivning Diarienr: Ej tillämpligt 1(51) Dokument ID: Fastställandedatum: Giltigt t.o.m.: Upprättare: Ann-Katrin I Troeng Fastställare: Ann-Katrin Troeng Lifecare SVP - Användarhandledning Innehåll 1. Syfte och omfattning Allmänt Beskrivning Inloggning Startsida Användaruppgifter Personuppgifter Tidigare processer Hjälpfunktion och e-learning Inskrivningsmeddelande Inkorg Inkomna meddelanden Inneliggande patienter Kallelse Vårdplan Utskrivningsklar Utskrivningsmeddelande Översikt av vårdtillfälle Byte avdelning Vidarebefordra och returnera Generella meddelanden Rapporter Dokumentinformation Syfte och omfattning I detta dokument beskrivs de olika delarna i Lifecare SVP för en samordnad vårdplanering. Dokumentet omfattar alla berörda verksamheter inom Region Gävleborg samt övriga parter som använder Lifecare SVP. 2. Allmänt Lifecare SVP är Region Gävleborgs system för samordnad vårdplanering mellan slutenvård, psykiatrisk öppenvård, primärvård och kommun (HSL och SoL). Även Älvkarleby kommun nyttjar systemet. 3. Beskrivning För Lifecare SVP finns ett processråd där samtliga parter finns representerade specialistvård, primärvård, öppenvård, kommun HSL och SOL. Önskemål om anpassningar i systemet går via Lifecares processråd.

2 4. Inloggning Beskrivning 2(51) Lifecare SVP ett webbaserat system och inloggning sker via länken Regionens personal som arbetar i Melior kan gå via Externa program. Inloggning med SITHS-kort och den 6-ställiga PIN-koden Medarbetaruppdrag Användaren väljer aktuellt medarbetaruppdrag om detta är kopplat till organisationen via HSA-katalogen.

3 Beskrivning 3(51) 4.2. Interna uppdrag Om organisationen inte är hämtad via HSA-katalogen så sker inloggningen via ett internt uppdrag Logga in utan medarbetaruppdrag (längst ned i bilden). 5. Startsida Från hemsidan visas menyval till höger (dessa ser olika ut beroende på vilken behörighet användaren har), nya meddelanden att signera, inneliggande patienter, kalender samt funktion för att söka patient.

4 Beskrivning 4(51) 5.1. Menyval Ikoner Antal ikoner ser olika ut för användaren beroende på vilken behörighet som är upplagd på aktuell användare. Med full behörighet i Lifecare SVP så visas nedanstående ikoner. För att se klartexten till ikonerna klicka på pilen ovanför ikonerna så vidgas bilden Kalender I kalendern visas aktuella vårdplaneringar för aktuell enhet. Det går att filtrera denna på dag, månad eller vecka. Grön vårdplanering är kvitterad, blå okvitterad och röd återtagen.

5 Beskrivning 5(51) 6. Användaruppgifter Längst upp till höger i bilden så visas uppgifter om den användare som är inloggad namn, profession (om detta angivits) och avdelning/enhet. Om användaren arbetar på en annan enhet inom samma verksamhetsområde så går det att ändra till aktuell avdelning. Byt uppdrag Byte av uppdrag (medarbetar- eller internt uppdrag) kan göras för de som arbetar med olika uppdrag. Ändra avdelning Verksamheten är uppbyggd utifrån organisation i HSA-katalogen och detta innebär att behörighet finns till olika enheter inom aktuellt verksamhetsområde. Ändra till aktuell enhet (avdelning) som finns som förinställt via vid inloggningen. Ändra profession Om profession saknas ändra till aktuell sådan.

6 Beskrivning 6(51) 7. Personuppgifter 7.1. Sök patient Sökning av patient görs antingen genom att fylla i personnumret i rutan för Sök patient alternativt gå via +-knappen. Det går att söka på de 6 första siffrorna i personnumret inklusive sekel. De senaste 5 patienterna som användaren arbetat med oavsett medarbetaruppdrag visas under Senaste patienter.

7 Beskrivning 7(51) 7.2. Patientöversikt Genom att klicka på pilen vid patientnamnet högst upp i bilden så visas en patientöversikt med aktuella uppgifter Födelsedatum, Adress, Kommun, Hälsocentral. Om särskilt boende eller kommunenhet är ifyllt så visas även dessa uppgifter Närstående och fast vårdkontakt Uppgifter om närstående och fast vårdkontakt fylls i genom att menyn välja aktuellt val. När det finns ifyllda uppgifter visas dessa som en blå ikon.

8 Beskrivning 8(51) Närstående För att lägga till uppgifter om närstående klicka på Lägg till närstående/annan. Aktuella uppgifter fylls i. Obligatoriska uppgifter är markerade med en gul asterisk. För typ av närstående finns det ett antal val att välja på, klicka på pilen till höger så visas dessa. Om närstående har samma adressuppgifter som patienten markera rutan Bor tillsammans med patienten och adressuppgifterna fylls i med automatik. Om uppgifterna ska ändras eller tas bort klicka knapparna Ändra eller Ta bort.

9 Beskrivning 9(51) Fast vårdkontakt För att lägga till uppgifter om fast vårdkontakt klicka på Lägg till ansvarig/fast vårdkontakt. Aktuella uppgifter fylls i. Obligatoriska uppgifter är markerade med en gul asterisk. Typ av ansvarig/fast vårdkontakt, organisation och namn är obligatoriska uppgifter. Om det är en fast vårdkontakt sätt en bock i rutan för fast vårdkontakt. Om uppgifterna ska ändras eller tas bort klicka på knapparna Ändra eller Ta bort.

10 Beskrivning 10(51) 7.4. Komplettering av personuppgifter Om komplettering av personuppgifter ska göras välj personuppgifter i menyn, klicka därefter på pennan till höger i bilden. Enhetstillhörighet kan fyllas i boendetyp, boende, psykiatrisk öppenvårdsenhet och hemsjukvård. Om annan vistelseadress än folkbokföringsadress kan denna fyllas i under Vistelseadress.

11 Beskrivning 11(51) Uppgifter om tolkbehov och hemsjukvårdspatient kan bockas i och visas då i patienthuvudet.

12 Beskrivning 12(51) 7.5. Registrering av avliden Registrering av avliden görs via personuppgifterna Registrera avliden. Avlidendatum fylls i och klicka därefter på Registrera som avliden. Vårdkedjan avbryts och det skickas ett generellt meddelande till parterna i vårdkedjan. Meddelandet kvitteras av mottagaren.

13 Beskrivning 13(51) Ångra avlidenregistrering Det går att ångra en avliden-registrering om den blivit felaktig genom att i bilden för personuppgifter klicka på Ångra avliden-registrering och svara på frågan om du är säker Ja eller Nej Reservnummer Om patienten inte har ett fullständigt personnummer matas samtliga uppgifter in manuellt i bilden Registrera patient med ett reservnummer, antingen från kommunernas eller regionens reservnummersystem. Obligatoriska uppgifter fylls i. När uppgifterna sparas så ställs frågan Är du helt säker? Personnumret är ogiltigt. Vill du spara ändå? Svara Ja om uppgifterna ska sparas Befolkningsregistret och listningssystemet För patienter som finns i befolkningsregistret hämtas hälsocentralen med automatik från listningssystemet på patienter som är listade i Region Gävleborg. För patienter från Älvkarleby kommun som inte är listade vid någon hälsocentral måste hälsocentral fyllas i manuellt bl a Skutskärs vårdcentral. Uppslagen mot befolkningsregistret och listningssystemet kan ta lite tid eftersom det är externa system vi kommunicerar med.

14 Beskrivning 14(51) 8. Tidigare processer Under Tidigare processer i menyn så visas tidigare vårdkedjor på aktuell patient Status, Indatum, Kallelse, Vårdplan, Utdatum, Utskrivningsklar, Vårdavdelning, Meddelanden och Bilagor. Genom att klicka på den tidigare processen så öppnar den sig och det går att se samtliga uppgifter Återupprätta vårdplanering Genom att använda bakåtpilen under Funktioner går det att återupprätta en avslutad vårdplanering igen. Har patienten en pågående vårdplanering måste denna avslutas först. En fråga visar sig på skärmen Är du helt säker? Vill du återupprätta vårdplaneringen?

15 Beskrivning 15(51) 9. Hjälpfunktion och e-learning Det finns en hjälpfunktion i Lifecare samt en e-learning. Dessa finns som ikoner i menyn Hjälpfunktion Klicka i menyn på den del i Lifecare som du önskar hjälp med.

16 Beskrivning 16(51) 9.2. e-learning Det finns en e-learning inbyggd i Lifecare. Det finns 4 olika delar i e-learningen Introduktion, Visa mig, Övrigt (endast SVP-kommun/primärvård) och Låt mig försöka.

17 Beskrivning 17(51) 9.3. Vårdbegäran Vårdbegäran skapas antingen via patientmenyn Skapa vårdbegäran eller i listan Inneliggande patienter, om patienten redan är inskriven. Samtliga parter förutom slutenvården kan skapa en vårdbegäran. Aktuella uppgifter fylls i vårdbegäran. Bilden nedan visar vårdbegäran via Inneliggande patienter och då kommer meddelandemottagare med automatik. OBS! Viktigt att vårdbegäran skickas till rätt meddelandemottagare, bl a slutenvården så att de kan göra en inskrivning.

18 Beskrivning 18(51) ADL-status fylls i via knappen Nästa (ADL-status). Det går även att spara denna utan att skicka iväg genom att klicka på Spara. När den ska skickas iväg klicka på Skicka. Om Ja anges i ADL-status så måste en kommentar fyllas i. Ikoner som finns till höger i vårdbegäran är - Historik, Återkalla, Skriv ut, Ändra/Skicka om och Lägg till ny vårdbegäran Mottagare av vårdbegäran Mottagare av vårdbegäran måste kvittera denna via knappen Kvittera längst ned i bilden.

19 Beskrivning 19(51) 10. Inskrivningsmeddelande Slutenvården startar en vårdkedja genom att skapa ett inskrivningsmeddelande via Skriv in patient i menyn. Därefter registreras samtycke till informationsöverföring och sammanhållen journalföring. Om NEJ vid samtycke av informationsöverföring så kommer endast inskrivningsmeddelande utan orsak och utskrivningsmeddelande att skapas.

20 Beskrivning 20(51) Inskrivningsmeddelandet fylls i. Meddelandemottagare finns med och ska det läggas till någon ytterligare lägg till denna genom att söka namnet via Lägg till ny meddelandemottagare. Om någon meddelandemottagare ska tas bort så bockas den ur. Inskrivningsdatum kommer upp som förinställt värde med dagens datum, men det går att ändra. Ansvarig läkare/kontaktperson anges. Vårdande avdelning är den avdelning som användaren är inloggad på men den kan ändras. Kontaktorsak kan fyllas i. När samtliga uppgifter är ifyllda klicka på Skicka så skickas meddelandet vidare till meddelandemottagarna. Ikoner som finns till höger i inskrivningsmeddelandet är - Historik, Skriv ut, Ta bort (innan kvittering) samt Ändra/Skicka om.

21 Beskrivning 21(51) Mottagare av inskrivningsmeddelande Som mottagare av inskrivningsmeddelande går det att kvittera, vidarebefordra eller returnera detta Utskrift inskrivningsmeddelande Vid utskrift av inskrivningsmeddelande klicka på ikonen för utskrift och nedanstående ruta visar sig på skärmen. Fyll i aktuella uppgifter och klicka på Skriv ut. Mottagare och orsak är obligatoriska vid utskrift.

22 Beskrivning 22(51)

23 Beskrivning 23(51) Inskrivning samma dag som utskrivning Om en ny inskrivning ska göras samma dag som patienten skrivits ut så måste den tidigare vårdkedjan stängas. Detta görs via Stäng process och därefter går det att skriva in patienten på nytt.

24 Beskrivning 24(51) 11. Inkorg Inkomna meddelanden I inkomna meddelande visas nya meddelanden inskrivningsmeddelande, som inte är kvitterade. I startbilden finns en röd ruta Meddelanden och i menyn ikonen Inkorg. Det går att sortera listan Inkomna meddelanden genom att klicka på aktuell kolumn i rubrikraden Reg.datum/Avdelning, Patient, Adress, Boende, Hemsjukvård, Typ, Skickad av eller Åtgärder. Genom att föra muspekaren över ikonerna under Åtgärder så visas en text t ex ämnesrad vid generellt meddelande. Genom att klicka på markerad rad visas det aktuella meddelandet som ska kvitteras.

25 Beskrivning 25(51) 12. Inneliggande patienter Inneliggande patienter tillhörande aktuell enhet visas med kolumnerna; Patient Namn och personnummer Adress Gatu- och postadress Vårdbegäran Indatum Mötesdatum Vårdplan, Utskrivningsklar Utdatum Generellt meddelande (via tooltip så visas ämnesraden i meddelandet), bilagor samt status (VPL inskriven eller utskriven för Gävleborg). Patienten betraktas som inneliggande tills alla mottagande parter har kvitterat utskrivningsmeddelandet och utskrivningsdatumet har passerat. Patienten försvinner från listan dagen efter utskrivningsdatum om samtliga parter kvitterat.

26 Beskrivning 26(51) Genom att klicka på pil ner högst upp till höger i bilden eller någonstans i den övre rutan (Listan är filtrerad ) ges möjlighet att filtrera listan och se förklaring på ikoner och färger (visas när man klickar på "i" i ramen.) Längst ned i bilden visas antal sidor. För att komma till nästa sida klicka på pilarna längst ned till höger i bilden för att komma till nästa sida Filtrering Det går att filtrera listan på mötestyp, enskild patient samt antal poster per sida (10, 20, 50, 100 och 1000) Förkortningar och statussymboler Förklaring av ikoner och färger i listan Inneliggande patienter.

27 Beskrivning 27(51) 13. Kallelse I kallelsen fylls uppgifter i om mötesdatum, klockslag, mötesplan, prel utskrivningsklardatum samt övrig information. Meddelandemottagare är satt med automatik men kan ändras ta bort (bocka ur rutan) eller lägga till ny meddelandemottagare. För avsändande enhet som skickar kallelsen visas ikonerna Historik, Återkalla, Skriv ut, Ta bort och Ändra/Skicka om. För mottagande parter visas ikonerna Historik och Skriv ut.

28 Beskrivning 28(51) Mottagare av kallelse Som mottagare av kallelse till vårdplan så går det att kvittera denna genom att klicka på knappen Kvittera Utskrift av kallelse Vid utskrift av kallelsen klicka på ikonen för utskrift och nedanstående ruta visas på skärmen. Fyll i aktuella uppgifter och klicka på Skriv ut. Mottagare och orsak är obligatoriska vid utskrift.

29 Beskrivning 29(51)

30 Beskrivning 30(51) 14. Vårdplan Övergripande information Slutenvården fyller i den övergripande informationen - klickar på ändra (pennan) och fyller i aktuella uppgifter Mötesdatum, Mötestid, Samordnad plan inledd, Justera senast, Ansvarig behandlande läkare samt Behandlingsansvar efter utskrivning. Spara därefter uppgifterna.

31 Beskrivning 31(51) Dokumentation Skriv i vårdplan Parterna dokumenterar i vårdplanen genom att klicka på pennan (Ändra) till höger mitt i bilden eller via Ingen dokumentation ifylld ännu - Börja dokumentera mitt i bilden För några av parterna finns det färdiga mallar (bl a slutenvården). Fyll i aktuella uppgifter och spara. Om det inte finns färdiga mallar så får rubrikerna läggas till genom att klicka på Lägg till ny dokumentation. Pennan visas inte om posten är klarmarkerad. Bocka ur klarmarkera så går det att skriva i vårdplanen

32 Beskrivning 32(51) Klarmarkera och dela ut För att övriga parter ska kunna se dokumentationen i vårdplanen så måste den delas ut. Klarmarkera och dela ut görs genom att ikonerna markeras och blir då gröna och visas under Status till vänster i bilden. Det går även att bocka ur dessa genom att klicka på ikonerna till höger. Under Deltagare går det att fylla i fritext lägga till namn, telefonnummer. Namnet på den som är inloggad visas i rutan Justera När samtliga parter har klarmarkerat och delat ut vårdplanen så ska den justeras. Detta görs genom att klicka på knappen Justera längst ner i bilden. När samtliga parter har justerat vårdplanen så visas 3 ikoner till vänster i bilden justering, klasmarkering och dela ut.

33 Beskrivning 33(51) Bryt justering Det går att bryta justeringen genom att klicka på Bryt justering i vårdplanen. Justeringen försvinner för samtliga parter och i inneliggande patienter visas texten Kan justeras, klarmarkerad i kolumnen Vårdplan".

34 Beskrivning 34(51) Utskrift vårdplan Vårdplanen skrivs ut genom att klicka på ikonen för skriv ut längst upp till höger i bilden. Nedanstående ruta visar sig på skärmen. Fyll i aktuella uppgifter och klicka på Skriv ut. Mottagare och orsak är obligatoriska vid utskrift. Vårdplanen skrivs ut med ett försättsblad med personuppgifter och datum när vårdplanen är startad.

35 Beskrivning 35(51) Status vårdplan I listan Inneliggande patienter visas status på vårdplanen genom att föra musen över kolumnen Vårdplan. De olika parterna visa samt status för utdelad (Dela ut), klar (Klarmarkera) och justerad. 15. Utskrivningsklar Utskrivningsklar skapas genom att i listan Inneliggande patienter klicka på på +-tecknet i kolumnen Utskr.klar. Det är endast den slutna vården som kan göra detta. Fyll i datum för utskrivningsklar till höger finns det en ikon för kalender som kan användas, ansvarig läkare/kontaktperson, ansvarig sjuksköterska. Om bock i rutan Läkaransvar överlämnat till så öppnas en ruta för namn på läkare som ansvaret överlämnats till. Det går även att skapa bilagor i denna bild genom att klicka på krysset för aktuell bilaga. Meddelandemottagare är ifyllt med automatik och kan tas bort genom att klicka på bocken alternativt lägga till en meddelandemottagare. Skicka därefter meddelandet för Utskrivningsklar.

36 Beskrivning 36(51) För avsändande enhet visas ikonerna Återkalla, Historik, Skriv ut, Ta bort (innan kvittering) samt Ändra/Skicka om. För mottagande enhet visas ikonerna Historik och Skriv ut.

37 Beskrivning 37(51) Mottagare av utskrivningsklar Som mottagare av meddelande för utskrivningsklar går det endast att kvittera genom att klicka på knappen Kvittera. När meddelandet är kvitterat så visas datum och vem som kvitterat Utskrift utskrivningsklar Vid utskrift av utskrivningsklar klicka på ikonen för utskrift och nedanstående ruta visar sig på skärmen. Fyll i aktuella uppgifter och klicka på Skriv ut. Mottagare och orsak är obligatoriska vid utskrift.

38 Beskrivning 38(51)

39 Beskrivning 39(51) 16. Utskrivningsmeddelande Utskrivningsmeddelandet skapas antingen via menyn till vänster i patientbilden Skapa ut.medd eller i listan Inneliggande patienter. Utskrivningsdatum fylls i och ev kompletterande uppgifter. Datum för när kommunens betalningsansvar inträder visas.

40 Beskrivning 40(51) Till höger i bilden visas en sammanfattning av vårdkedjan samt betalningsansvarsinformation. Det går även att skapa bilagor i denna bild genom att klicka på krysset för aktuell bilaga. Meddelandemottagare är ifyllt med automatik och kan tas bort genom att klicka på bocken alternativt lägga till en meddelandemottagare. Skicka därefter utskrivningsmeddelandet. Det går även att spara meddelandet innan det skickas iväg.

41 Beskrivning 41(51) För avsändande enhet visas ikonerna Återkalla, Historik, Skriv ut, Ta bort (innan kvittering) samt Ändra/Skicka om. För mottagande enhet visas ikonerna Historik och Skriv ut.

42 Beskrivning 42(51) Mottagare av utskrivningsmeddelande Som mottagare av utskrivningsmeddelandet går det endast att kvittera genom att klicka på knappen Kvittera. När meddelandet är kvitterat så visas datum och vem som kvitterat.

43 Beskrivning 43(51) Utskrift utskrivningsmeddelande Vid utskrift av utskrivningsmeddelandet klicka på ikonen för utskrift och nedanstående ruta visar sig på skärmen. Fyll i aktuella uppgifter och klicka på Skriv ut. Mottagare och orsak är obligatoriska vid utskrift.

44 Beskrivning 44(51) 17. Översikt av vårdtillfälle Det finns en översikt över hela vårdtillfället med aktuella datum och händelser. Översikten öppnas genom att i menyn klicka på Översikt De senaste händelserna visar sig till höge i bilden och genom att klicka Visa fler händelser så visar sig ytterligare händelser i vårdkedjan. För avsändande enhet visas ikonerna - Återta samtycke, Avbryt vårdplanering och Ta bort meddelanden. För mottagande enhet visas ikonerna Historik och Skriv ut.

45 Beskrivning 45(51) 18. Byte avdelning Avdelningsbyte för patienten görs av slutenvården via översikten Byt enhet/avdelning Vid avdelningsbytet så dyker en ruta upp med där den nya enheten/avdelningen får fyllas i samt datum. Klicka därefter på Utför byte. Övriga parter ser avdelningsbyten via översikten Visa avdelningsbyten. I samband med avdelningsbytet går det ett generellt meddelande till övriga parter.

46 Beskrivning 46(51) Mottagare av gen. meddelande vid avdelningsbyte I samband med avdelningsbytet så skickas det ett generellt meddelande till de meddelandemottagare som finns angivna sedan tidigare. I listan Inkomna meddelande så visas detta med en åtgärd avdelningsbyte. Avdelningsbytet får kvitteras av meddelandemottagare. Det går även att skicka ett svar genom att klicka på Kvittera och svara.

47 Beskrivning 47(51) 19. Vidarebefordra och returnera Om man vidarebefordrar ett meddelande och inte vill ha kvar sin egen part/mottagare, så vidarebefordras meddelandet. Därefter markeras Ta bort min enhet som mottagare, klicka sedan på Vidarebefordra. 20. Generella meddelanden När generella meddelanden skapas så fylls meddelandemottagare i vårdkedjan i med automatik. Dessa kan tas bort genom att klicka på krysset bakom aktuell mottagaren Det går även att lägga till meddelandemottagare genom att ställa sig på raden för meddelandemottagare och skriva de första bokstäverna i mottagaren så visas de alternativ som finns. Det som skrivs på raden Ämne visas i inneliggande listan under meddelande via en tooltip.

48 Beskrivning 48(51) Bilagor De bilagor som finns att använda i Lifecare är ADL-status, Bilagor för fysioterapi, arbetsterapi och psykiatri. Bilagorna för fysioterapi, arbetsterapi och psykiatri finns endast i generella meddelanden. ADL-status finns i vårdbegäran, kallelse, utskrivningsmeddelande och generella meddelanden.

49 Beskrivning 49(51) 21. Rapporter De rapporter som finns i Lifecare är Betalningsansvar Antal utskrivningsklara patienter Pågående vårdtillfällen Rapporterna finns under i menyn under ikonen Rapporter Betalningsansvar Lifecare utgår alltid från den första kallelsen som skickats. I utskrivningsmeddelandet går det att ändra det uträknade datumet om det blivit fel vid återkallande av kallelse. Urvalet som kan göras är; Typ av sökning o Alla utskrivna under vald period o Utskrivna med betalningsansvar o Inneliggande med betalningsansvar o Inneliggande just nu som är utskrivningsklara o Specifik patient Datum från och till Enhet (Fyll i första bokstäverna i enhetsnamnet så visar sig aktuell enhet)

50 Beskrivning 50(51) Resultat visas i bilden och rapporten kan skapas i Excel Antal utskrivningsklara patienter Urvalet som kan göras är; Utskrivningsdatum från och till Enhet (Fyll i första bokstäverna i enhetsnamnet så visar sig aktuell enhet) Resultat visas i bilden och rapporten kan skapas i Excel.

51 Beskrivning 51(51) Pågående vårdtillfällen Urvalet som kan göras är; Från och till datum Organisation (enhet) - Fyll i första bokstäverna i enhetsnamnet så visar sig aktuell enhet Sök även på vårdbegäran (klicka i rutan) 22. Dokumentinformation Systemförvaltningen, IT-avdelningen Region Gävleborg har skapat detta dokument i samråd med Lifecares processråd.