SAMSA. IT-tjänst för Samverkan vid in- och utskrivning från sluten hälso- och sjukvård. Lathund för Sjukhus Akuten

Transkript

1 GITS Gemensam IT Samordningsfunktion SAMSA IT-tjänst för Samverkan vid in- och utskrivning från sluten hälso- och sjukvård Lathund för Sjukhus Akuten

2 Innehåll sida Bakgrund och beskrivning Systemöversikt Funktioner i högermenyn 5 Inkorg 6 Kvittera meddelande 7 Ta bort meddelande i Inkorg 8 Sök person 9 Registrera ny person 0 Registrera nytt ärende Registrera nytt ärende då ett annat ärende pågår Översikt Färgkodning sida Vårdbegäran 0 Meddelande till vård och omsorg när Vårdbegäran mottagits Meddelande till vård- och omsorg utan föregående Vårdbegäran Omflyttning av Vårdbegäran till annan akutmottagning eller avdelning Externt administrativt meddelande Internt administrativt meddelande 5 Felsänt meddelande 5 Lägg till part som ska medverka i processen 6 Lägg till ny huvudansvarig part och ta bort deltagande part 7 Byt part 8 Byta mellan aktiva ärenden 9 Status på meddelande 6 Sändlista - Versionshistorik 7 Reservrutin, Reservnummer, Skyddad Identitet

3 Bakgrund och beskrivning SAMSA är en IT-tjänst för att på elektronisk väg kunna hantera rutin för In- och utskrivning från sluten hälso- och sjukvård inom Västra Götaland. Verksamhetsansvarig beslutar om vem som ska vara behörig och vilka dokument man då får hantera i systemet. Viktigt att värdera och reflektera över dokumenten ur den enskildes perspektiv. Meddelandena i SAMSA är en journalhandling som enskilde kan ta del av. De meddelanden som ingår i ett ärende är: Vårdbegäran Kvittera Meddelande till Vård och omsorg Skapa - SparaSänd Inskrivningsmeddelande Planering Information vid utskrivning Utskrivningsklar Checklista Utskrivningsmeddelande Avbrott i processen Administrativt meddelande externt/internt Kvittera / Skapa - SparaSänd Hänvisning i dokumentet Hänvisning med utföraråtgärd

4 Systemöversikt 5. Toppmeny, blå Vald patient/person, Användare, Arbetsplats, Personliga inställningar. Huvudmeny Logga ut, Inkorg, Meddelanden, Översikt, Patient admin, Betalning, Rapporter, Loggar, Förberedd vårdbegäran, SIP och Hjälp. Meddelandemeny - Ärende, Vårdbegäran, Inskrivning, Planering, Info vid utskr., Utskrivningsklar, Utskrivning, Avbrott, Medd Vård/omsorg och Admin medd. Meddelanden som går att välja är i fetstil, övriga är grå. Aktivitetsmeny - Avbryt, Redigera, Spara, SparaSänd, Omsänd, Kvittera, Felsänt, Anv. spår, Utskrift, Makulera och Svara visar vad som går att välja under valt meddelande i fetstil, övriga är grå 5. På höger sida vy över Ärendehistorik, Samtycke, Sändlista, Kontakter, Möte, Inkorg och Elvisspår

5 Funktioner i högermenyn På högersida finns en vy som öppnas då man är inne i ett ärende. Fokus för denna vy styrs oftast av det aktuella meddelandet.. Högersidan kan maximeras/minimeras när muspekaren ändras till pilutseende, håll vänster musknapp intryckt och dra. Går att ställa in under personliga inställningar, se sidan. Klicka på den lilla blå pilen så minimeras hela högersidan. Klicka på pilen i högerkanten för att återställa den högra vyn. Använd pilknapparna för att bläddra 5

6 Inkorg 5 6. Meddelandetyp kan väljas. Enhet. Användare och Arbetsplats. Arbetsplats kan bytas om behörighet finns på fler enheter 5. Klicka på den enskilde för att öppna ärendet 6. Muspekaren över den enskildes namn visar folkbokförings och vistelseadress 6

7 Kvittera meddelande. Kvittera betyder att informationen mottagits och hanteras enligt lokal rutin. För att få kvittera, kan det krävas att kontakter uppdateras. Kontakter visas/uppdateras på högersidan av bilden. Om meddelandet ska redigeras, klicka på Redigera sedan SparaSänd. Klicka på Inkorg för att komma tillbaka till inkorgen När meddelandet är kvitterat försvinner det automatiskt från Inkorg. 7

8 Ta bort meddelande i Inkorg. Klicka på för att ta bort meddelandet från Inkorg. Klicka OK Du tar bara bort meddelandet i Inkorgen, inte ärendet. Behövs för meddelanden som Omflyttning och SIP eller om ärendet flyttats/avslutats. 8

9 Sök person. Klicka på i den blå listen, de senast 0 valda personerna visas eller. Klicka på för att söka på personnummer eller efternamn, tryck Enter Ger SAMSA ingen träff på sökningen, behöver ny person registreras, se sidan 0. 9

10 Registrera ny person Klicka på Patient admin. Skriv in fullständigt personnummer ( siffror i en följd). Klicka på Västfolket. Uppgifter om namn och adress folkbokföringskommun hämtas från Befolkningsregistret (uppdatering av adressändring görs då automatiskt). Klicka på Spara. Personnummer och namn visas längst upp i bild 5. Möjlighet att fylla i namn på närstående och telefonnummer kan nu göras, i tabellen Patientens kontakter. 6. Klicka på för att spara. 7. Om vistelseadressen inte är densamma som folkbokföringsadressen så ska även denna anges 0

11 Registrera nytt ärende Sök upp personen eller registrera ny, se sidan 9 och 0. Klicka på Meddelanden för att påbörja ärendet. Välj det meddelande som ska starta ärendet

12 Registrera nytt ärende då ett annat ärende pågår I SAMSA kan mer än ett ärende vara aktivt samtidigt, dock kan endast ett ärende med Inskrivningsmeddelande vara aktivt.. Sök fram aktuell person. Klicka på fliken Ärendehistorik. Klicka på Nytt ärende

13 Översikt Denna vy är en översikt över enhetens Aktuella ärenden och/eller Avslutade ärenden samt SIP 5 5. Klicka på Översikt Aktuella ärenden för vald enhet visas direkt.. Medverkande parter visas då muspekaren hålls över ett meddelande.. Klicka på ett meddelande för att komma direkt in i meddelandet Färgen på meddelandena visar dess status, se bild. Om/när sök-urvalet ändrats, klicka på för att nya resultatet ska visas. 5. Det går att söka på: - Ärendenummer - Personnummer - Avslutade, Aktuella, Båda - Enhet - Från datum, Till datum - Sorteringsordning - Efternamn - Plan. Utskrivningsklar - SIP

14 Färgkodning Röd ska Kvitteras av egen part Gul ej kvitterat av annan part Grön - Samtliga parter kvitterat Grå Ärendet avslutat eller då Meddelande är makulerat Röd ram - den enskilde har inte skrivits ut samma dag som utskrivningsklar skickats Meddelande Planering Röd - ny information finns Gul informationen är kvitterad Är ett pågående dokument under hela processen och blir inte grön

15 Felsänt meddelande Om meddelandet skickats till felaktig part.. Klicka antingen i Inkorg på eller Felsänt inne i meddelandet. Fyll i Kommentar varför du felsänt och klicka på Felsänt Kommentaren syns endast i inkorgen därför ska ett Admin meddelande sändas. Klicka på Inkorg för att komma tillbaka till inkorgen Felsänt kan användas även efter att ett inkommet meddelande kvitterats 5

16 Lägg till part som ska medverka i processen. Klicka på för att lägga till medverkande part t.ex. rehab eller huvudinkorg markerad med INKORG. Välj enhet bland favoriter, i kataloglistan eller använd Sök-rutan. Valbar enhet är markerad med. Vald part läggs under ansvarig part Den part som lagts till medverkar i ärendet och om meddelandet sänts sedan tidigare kommer det i enhetens Inkorg. Den part som är fetstilad och ligger överst är huvudansvarig part. 6

17 Lägg till ny huvudansvarig part och ta bort deltagande part 5 6. Klicka på inom den organisation där part ska bytas. Välj ny enhet bland favoriter, i kataloglistan eller använd Sök-rutan. Valbar enhet är markerad med. Vald part läggs under ansvarig part. Klicka på för att den nya enheten ska bli huvudansvarig part 5. Klicka på för att ta bort tidigare part som fortfarande kan vara kopplad till ärendet om parten är kopplad till annan aktivitet 6. Klicka på OK. Notera att borttagen part har fortsatt åtkomst till ärendet. 7

18 Byt part. Klicka på Ärendenummer. Klicka på för att välja en part som ersätter nuvarande part i hela ärendet Notera att byt-part-ikonen inte finns i din organisations partsruta.. Välj enhet bland favoriter, i kataloglista eller använd Sök-rutan. Valbar enhet är markerad med. Vald enhet blir nu den nya parten i ärendet Den part som lagts till medverkar i ärendet och får notiser till inkorgen om kommande meddelanden. Den parts som byts ut har inte längre åtkomst till ärendet

19 Byta mellan aktiva ärenden I SAMSA kan mer än ett ärende vara aktivt, dock kan endast ett slutenvårdsärende med Inskrivningsmeddelande vara aktivt samtidigt.. Klicka på fliken Ärendehistorik. Klicka på önskat ärende i listan över aktiva ärenden (har inget stoppdatum). För muspekaren över ärendenumret, då visas deltagande parter.. Här går det även att gå tillbaka och granska avslutade ärenden 9

20 Vårdbegäran Vårdbegäran sänds från kommun eller landstingsfinansierad öppen vård dvs primärvård eller specialistmottagning.. Information om den enskilde t.ex. är inskriven i hemsjukvården, har trygghetslarm och/eller hemtjänst och ta del av all övrig information. Kvittera 0

21 Meddelande till vård och omsorg när Vårdbegäran mottagits Föregås i regel av en Vårdbegäran från kommun eller primärvård/specialistmottagning men kan även initieras av akutmottagningen samt skickas med den enskildes samtycke utan föregående meddelande, se bild 0. Bedöms den enskilde inte vara behov av slutenvård sänds Meddelande till vård och omsorg av akutmottagningen till kommun och primärvård/specialistmottagning.. Klicka på Medd Vård/Omsorg. Klicka på i partsrutorna för att lägga till kommun, primärvård eller specialistmottagning. Den enskildes Vårdval kommer automatiskt in under primärvård. Fyll i Meddelande till vård och omsorg. Klicka på SparaSänd Kommun meddelas även via telefonkontakt innan den enskilde skickas hem. Kommunen avslutar därefter ärendet.

22 Meddelande till vård- och omsorg utan föregående Vårdbegäran 6 5 Skickas av sjukhusets akutmottagning till kommun eller landstingsfinansierad öppen vård dvs primärvård eller specialistmottagning för att meddela att den enskilde inte bedöms vara i behov av slutenvård och återgår till hemmet. Om den enskilde inte har vård- och omsorgsinsatser men bedöms ha behov av insatser, ska kommun eller primärvård/specialistmottagning, efter den dennes samtycke, meddelas. Planering och/eller insatser ska inte vara akuta.. Klicka på Medd Vård/Omsorg. Registrera nytt samtycke och samtycke till NPÖ. Samtyckesrutan kommer upp automatiskt på högersida. Klicka på för att spara. Klicka på i partsrutorna för att lägga till kommun, primärvård eller specialistmottagning. Den enskildes Vårdval kommer automatiskt in under primärvård 5. Fyll i Meddelande till vård och omsorg 6. Klicka på Spara/Sänd Vid behov kan kommun eller primärvård kontaktas via telefonkontakt innan patienten skickas hem. Kommunen avslutar därefter ärendet.

23 Omflyttning av Vårdbegäran till annan akutmottagning eller avdelning Enskild som kommit akut från kommun eller landstingsfinansierad öppenvård dvs primärvård eller specialistmottagning, ska omflyttas i SAMSA på akutmottagningen. Kvittera Vårdbegäran innan omflyttning. Klicka på Ärendenummer, vita rutan. Klicka på för att göra en Omflyttning. Välj avdelning som patienten flyttas till bland favoriter, i kataloglistan eller via Sök-rutan. Valbar enhet är markerad med. Vald enhet blir nu sjukhusets part i ärendet och blir huvudansvarig när nytt meddelande skapas i ärendet och tidigare part inte längre behörighet till ärendet. Vid omflyttning kommer en notifiering om byte av avdelning till kommunens och primärvårdens Inkorg. Mottagande enhet uppdaterar kontaktuppgifter under Kontakter. Omflyttning inom Sahlgrenska Universitetssjukhuset sker automtiskt via ELVIS

24 Externt administrativt meddelande Meddelandet kan skapas av samtliga parter som deltar i ärendet, sjukhus, specialistmottagning, primärvård och kommun. Meddelandet kan sändas när som helst under ärendet och även flera gånger i samma ärende.. Klicka på Admin medd. Välj Externt administrativt meddelande. Fyll i information. Klicka på SparaSänd För att besvara meddelandet. Klicka på Svara 5. Skriv svar 6. Klicka på Skicka svar 7. Klicka på Omsänd, för att det ska komma i parternas inkorgar 8. Tidigare svar kan ses Meddelandet får inte innehålla någon medicinsk information och påverkar inte ärendeprocessen

25 Internt administrativt meddelande Administrativt meddelande sänds enbart internt inom den egna organisationen men är läsbart för övriga parter. Tillagd part är aktivt deltagande enbart för detta meddelande och påverkar inte ärendeprocessen.. Klicka på Admin medd. Välj Internt administrativt meddelande. Klicka på. Valbara enheter visas, välj vilken enhet som ska medverka i aktiviteten. Fyll i information 5. Klicka på SparaSänd För att besvara meddelandet 6. Klicka på Svara 7. Skriv svar 8. Klicka på Spara svar 9. Klicka på Omsänd, samt Skicka i rutan som visas, för att det ska komma till parternas inkorgar Tidigare svar kan ses Meddelandet får inte innehålla någon medicinsk information och påverkar inte ärendeprocessen. 5

26 Status på meddelande Status Ej sparat Sparad Skickad Avslutad/Låst Makulerad SIP - Sparad SIP - Upprättad SIP - Uppföljd SIP - Avslutad Förklaring Meddelandet är öppnat/påbörjat och är synligt i ärendeprocessen och i Ärendeöversikten. Det som dokumenterats har sparats och är synligt för samtliga parter. Ingen notifikation har sänts till deltagande parter. Meddelandet är sparat och sänt. Notifikation har sänts till deltagande parter. Meddelandet är sparat och sänt. Meddelandet kan kvitteras men inte redigeras. Den part som sänt meddelandet kan göra Omsända. Meddelandet är makulerat En sparad version av SIP, kan vara ny eller ha varit Upprättad eller Uppföljd tidigare. SIP är färdigdokumenterad och innehållet är godkänt Uppföljning av SIP är genomförd och godkänd SIP är avslutad, inte längre aktiv 6

27 Sändlista Versionshistorik. I varje ärende är högerfliken aktiv. I denna finns bl. a funktionen Sändlista. Det är sändlistan för det aktuella meddelandet som visas. Är meddelandet sänt mer än en gång finns det fler versioner och eventuella skillnader kan ses genom att byta version. Klickar man på rubriker inne i meddelanden, visas versionshistorik för just det fältet, utan att man behöver byta version. I senaste version är rubrikerna gröna, där text ändrats i den sista version

28 Reservrutin Lathund samt blanketter, som kan fyllas i, finns på under IT-tjänsten SAMSA och Reservrutin. Blanketterna skrivs ut och faxas till berörda parter. Reservnummer Ärende där enskild har reservnummer enligt BefReg (Befolkningsregistret) kan användas i SAMSA. Skyddad identitet Ärende där enskild har skyddad identitet handläggs inte i SAMSA. Om enskild med skyddad identitet sedan tidigare finns registrerad í SAMSA, ska folkbokföringsadress och personliga kontakter skyndsamt tas bort samt samtycke spärra. 8