SAMSA. IT-tjänst för Samverkan vid in- och utskrivning från sluten hälso- och sjukvård Lathund för Primärvård GITS

Transkript

1 GITS SAMSA IT-tjänst för Samverkan vid in- och utskrivning från sluten hälso- och sjukvård Lathund för Primärvård

2 sid Bakgrund och beskrivning Systemöversikt 4 Funktioner i högermenyn 5 Inkorg 6 Kvittera meddelande 7 Ta bort meddelande i Inkorg 8 Sök person 9 Registrera ny person 0 Registrera nytt ärende Registrera nytt ärende då annat ärende pågår Översikt Färgkodning 4 Felsänt meddelande 5 Lägg till part som ska medverka 6 i processen Lägg till ny huvudansvarig part och 7 ta bort tidigare part Byt part 8 Byta mellan aktiva ärenden 9 Innehåll sid Planering 4 Planering Ansvar 5 Information från annan part 6 Meddelande om utskrivningsklar 7 Information vid utskrivning 8 Checklista 9 Samordnad Individuell Plan - kallelse ej tidigare SIP () 0 - kallelse ej tidigare SIP () - kallelse tidigare SIP finns () - kallelse tidigare SIP finns () Utskrivningsmeddelande 4 Externt Administrativt meddelande 5 Internt Administrativt meddelande 6 Avbrott i processen när Utskrivningsklar 7 ej sänts Avbrott i processen när Utskrivningsklar sänts 8 Vårdbegäran () 0 Vårdbegäran () Meddelande till vård och omsorg Inskrivningsmeddelande Status på meddelande 9 Sändlista Versionshistorik 40 Reservrutin, Reservnummer, Skyddad 4 identitet

3 Bakgrund och beskrivning SAMSA är en IT-tjänst för att på elektronisk väg kunna hantera rutin för In- och utskrivning från sluten hälso- och sjukvård inom Västra Götaland. Verksamhetsansvarig beslutar om vem som ska vara behörig och vilka dokument man då får hantera i systemet. Viktigt att värdera och reflektera över dokumenten ur den enskildes perspektiv. Meddelandena i SAMSA är en journalhandling som enskilde kan ta del av. De meddelanden som ingår i ett ärende är (samt vad mottagare ska göra): Vårdbegäran Kvittera alternativt Skapa Meddelande till Vård och omsorg Kvittera Svara (Omsänd) Inskrivningsmeddelande Kvittera Planering Kompletteras fortlöpande - SparaSänd Information vid utskrivning Kvittera Utskrivningsklar Kvittera Checklista Kompletteras fortlöpande - SparaSänd Utskrivningsmeddelande Kvittera Avbrott i processen Kvittera Administrativt meddelande externt/internt Kvittera - Svara (Omsänd) Mötesbokning Fyll på deltagare alternativt Skapa Hänvisning i dokumentet Hänvisning med utföraråtgärd

4 4 Systemöversikt 5. Toppmeny, blå Vald patient/person, Användare, Arbetsplats, Personliga inställningar. Huvudmeny Logga ut, Inkorg, Meddelanden, Översikt, Patient admin, Betalning, Rapporter, Loggar, Förberedd vårdbegäran, SIP och Hjälp. Meddelandemeny - Ärende, Vårdbegäran, Inskrivning, Planering, Info vid utskr., Utskrivningsklar, Utskrivning, Avbrott, Medd Vård/omsorg och Admin medd. Meddelanden som går att välja är i fetstil, övriga är grå 4. Aktivitetsmeny - Avbryt, Redigera, Spara, SparaSänd, Omsänd, Kvittera, Felsänt, Anv. spår, Utskrift, Makulera och Svara visar vad som går att välja under valt meddelande i fetstil, övriga är grå 5. På höger sida vy över Ärendehistorik, Samtycke, Sändlista, Kontakter, Möte, Inkorg och Elvisspår 4

5 Funktioner i högermenyn 4 På höger sida finns en vy som öppnas då man är inne i ett ärende. Fokus för denna vy styrs oftast av det aktuella meddelandet.. Högersidan kan maximeras/minimeras när muspekaren ändras till pilutseende, håll vänster musknapp intryckt och dra. Går att ställa in under personliga inställningar, se sidan 4. Klicka på den lilla blå pilen så minimeras hela högersidan. Klicka på pilen i högerkanten för att återställa den högra vyn 4. Använd pilknapparna för att bläddra 5

6 Inkorg Meddelandetyp kan väljas. Enhet. Användare och Arbetsplats 4. Arbetsplats kan bytas om behörighet finns på fler enheter 5. Muspekaren över den enskildes namn visar folkbokförings och vistelseadress 6. Klicka på raden, för att öppna ärendet 6

7 Kvittera meddelande 4. Kvittera betyder att informationen mottagits och hanteras enligt lokal rutin. För att få kvittera, kan det krävas att kontakter uppdateras. Kontakter visas/uppdateras på högersidan av bilden. Om meddelandet ska redigeras, klicka på Redigera sedan SparaSänd 4. Klicka på Inkorg för att komma tillbaka till inkorgen När meddelandet är kvitterat försvinner det automatiskt från Inkorg. 7

8 Ta bort meddelande i Inkorg. Klicka på för att ta bort meddelandet från Inkorg. Klicka OK Du tar bara bort meddelandet i Inkorgen, inte ärendet. Behövs för meddelanden som Omflyttning och SIP eller om ärendet flyttats/avslutats. 8

9 Sök person. Klicka på i den blå listen, de senast 0 valda personerna visas eller. Klicka på för att söka på personnummer eller efternamn, tryck Enter Ger SAMSA ingen träff på sökningen, behöver ny person registreras, se sidan 0. 9

10 Registrera ny person Klicka på Patient admin. Skriv in fullständigt personnummer ( siffror i en följd). Klicka på Västfolket. Uppgifter om namn och adress folkbokföringskommun hämtas från Befolkningsregistret (uppdatering av adressändring görs då automatiskt) 4. Klicka på Spara. Personnummer och namn visas längst upp i bild 5. Möjlighet att fylla i namn på närstående och telefonnummer kan nu göras, i tabellen Patientens kontakter. 6. Klicka på för att spara. 7. Om vistelseadressen inte är densamma som folkbokföringsadressen så ska även denna anges 0

11 Registrera nytt ärende Sök upp personen eller registrera ny, se sidan 9 och 0. Klicka på Meddelanden för att påbörja ärendet. Välj det meddelande som ska starta ärendet

12 Registrera nytt ärende då ett annat ärende pågår I SAMSA kan mer än ett ärende vara aktivt samtidigt, dock kan endast ett ärende med Inskrivningsmeddelande vara aktivt.. Sök fram aktuell person. Klicka på fliken Ärendehistorik. Klicka på Nytt ärende

13 Översikt Denna vy är en översikt över enhetens Aktuella ärenden och/eller Avslutade ärenden samt SIP Klicka på Översikt Aktuella ärenden för vald enhet visas direkt.. Medverkande parter visas då muspekaren hålls över ett meddelande.. Klicka på ett meddelande för att komma direkt in i meddelandet Färgen på meddelandena visar dess status, se bild 4. Om/när sök-urvalet ändrats, klicka på för att nya resultatet ska visas. 5. Det går att söka på: - Ärendenummer - Personnummer - Avslutade, Aktuella, Båda - Enhet - Från datum, Till datum - Sorteringsordning - Efternamn - Plan. Utskrivningsklar - SIP

14 Färgkodning Röd ska Kvitteras av egen part Gul ej kvitterat av annan part Grön - Samtliga parter kvitterat Grå Ärendet avslutat eller då meddelande är makulerat Röd ram meddelande Utskrivningsklar har skickats men har inte blivit utskriven samma dag. Försvinner när meddelande Utskrivning skickats Meddelande Planering Röd - ny information finns Gul informationen är kvitterad Är ett pågående dokument under hela processen och blir inte grön 4

15 Felsänt meddelande Om meddelandet skickats till felaktig part.. Klicka antingen i Inkorg på eller Felsänt inne i meddelandet. Fyll i Kommentar varför du felsänt och klicka på Felsänt Kommentaren syns endast i inkorgen, därför ska även ett Admin meddelande sändas. Klicka på Inkorg för att komma tillbaka till inkorgen Felsänt kan användas även efter att ett inkommet meddelande kvitterats 5

16 Lägg till part som ska medverka i processen. Klicka på för att lägga till medverkande part t.ex. rehab eller huvudinkorg markerad med INKORG. Välj enhet bland favoriter, i kataloglistan eller använd Sök-rutan. Valbar enhet är markerad med. Vald part läggs under ansvarig part Den part som lagts till medverkar i ärendet och om meddelandet sänts sedan tidigare kommer det i enhetens Inkorg. Den part som är fetstilad och ligger överst är huvudansvarig part. 6

17 Lägg till ny huvudansvarig part och ta bort deltagande part Klicka på inom den organisation där part ska bytas. Välj ny enhet bland favoriter, i kataloglistan eller använd Sök-rutan. Valbar enhet är markerad med. Vald part läggs under ansvarig part 4. Klicka på för att den nya enheten ska bli huvudansvarig part 5. Klicka på för att ta bort tidigare part som fortfarande kan vara kopplad till ärendet om parten är kopplad till annan aktivitet 6. Klicka på OK. Notera att borttagen part har fortsatt åtkomst till ärendet. 7

18 Byt part 4. Klicka på Ärendenummer. Klicka på för att välja en part som ersätter nuvarande part i hela ärendet Notera att byt-part-ikonen inte finns i din organisations partsruta.. Välj enhet bland favoriter, i kataloglista eller använd Sök-rutan. Valbar enhet är markerad med 4. Vald enhet blir nu den nya parten i ärendet Den part som lagts till medverkar i ärendet och får notiser till inkorgen om kommande meddelanden. Den parts som byts ut har inte längre åtkomst till ärendet. 8

19 Byta mellan aktiva ärenden 4 I SAMSA kan mer än ett ärende vara aktivt, dock kan endast ett slutenvårdsärende med Inskrivningsmeddelande vara aktivt samtidigt.. Klicka på fliken Ärendehistorik. Klicka på önskat ärende i listan över aktiva ärenden (har inget stoppdatum). För muspekaren över ärendenumret, då visas deltagande parter. 4. Här går det även att gå tillbaka och granska avslutade ärenden 9

20 Vårdbegäran Bild () 4 5 Vårdbegäran sänds från kommun, primärvård eller öppenvårdsmottagning till sjukhusets akutmottagning Vårdbegäran kan även sändas från kommun till primärvård. Om kommunen skapat/skickat Vårdbegäran, ska den Kvitteras.. Klicka på Meddelanden. Bild för olika meddelanden visas samt en högerflik. Fokus för högerfliken styrs av meddelandetyp. Klicka på Vårdbegäran, välj Ny vårdbegäran 4. Samtycke krävs. Samtycke registreras i högerfliken. 5. Klicka på Spara 0

21 Vårdbegäran Bild () Klicka på Vårdbegäran igen, välj Ny vårdbegäran. Fokus i högerfliken är Kontakter. Skriv in den som är medicinskt ansvarig med tillgängligt telefonnummer (t.ex. hemligt) ev. fast vårdkontakt, aktuella läkemedel, egenvård/övertag/dosexp. I Vårdbegäran skall aktuellt status (bedömd nedsättning av förmågor) och betydelsefull information beskrivas i respektive fält samt datum för bedömning (scrolla längst ner i meddelandet) samt aktuell försämring 4. Väl parter som ska delta i ärendet genom att klicka på i de ljusblå partsrutorna Välj enhet bland favoriter, i kataloglistan eller använd Sök-rutan. 5. Enheter med är valbara. 6. Klicka på SparaSänd

22 Meddelande till vård och omsorg Föregås i regel av en vårdbegäran från kommun eller primärvård men kan även sändas med patientens samtycke av sjukhuset utan föregående meddelande Meddelandet kan även sändas från Primärvård/VC/Jourmottagning till Kommunen Bedöms patienten inte vara behov av slutenvård sänds Meddelande till vård och omsorg av akutmottagningen till kommun och primärvård. Kvittera Om patienten sedan tidigare har kommunala insatser måste sjukhuset meddela kommunen via en telefonkontakt att patienten skickas hem Kommunen avslutar därefter ärendet 9

23 Inskrivningsmeddelande Skickas från sjukhus då patienten läggs in på avdelning. Planerat utskrivningsklar datum. Fyll i Kontakter. Klicka på 4. Fyll i ansvarig läkare med tillgängligt telefonnummer/fax samt Fast vårdkontakt. Flera kontakter kan anges. 5. Klicka på för att Spara 6. Kvittera 7. Klicka på meddelandet för att uppdatera bilden. Färgen ändras med status i processen, se bild

24 Planering Bild () 4. Klicka på ärendet i Inkorg eller i Översikt för att få upp meddelandet Planering. Klicka på Planering fliken Patient. Information finns om inskriven i hemsjukvård, patientens upplevda och bedömda behov, hälso-, sjukvårds- och omvårdnadsaktivitet, rehab/habilitering samt hälsotillstånd 4. Kvittera 4

25 Planering - Ansvar Bild () Klicka på fliken Ansvar 7. Klicka på Redigera 8. Klicka i om Samordnad individuell planering ska genomföras eller ej. Vid Ja ska Kallelse till SIP möte göras, se sid 9 9. Planering, samordning och information ska fyllas i av samtliga berörda verksamheter. Beslut och ansvar skrivs in under respektive rubrik. 0. Klicka på SparaSänd. Om sjukhuset kallar till planeringsmöte görs detta i fliken Möten med dag, tid, mötesform, plats och ev. länk vid videomöte. Meddelandet kommer som notifiering i Inkorg. Efter mötet ska uppgifterna uppdateras med de deltagare som deltog samt mötesform. Planering pågår under hela vårdtiden, från Inskrivning till Utskrivning. Meddelandet ändrar färg mellan röd/gul beroende på om ny information/kvitterad status men blir aldrig grön. 5

26 Planering Information från annan part 4 Då annan part ändrar i meddelandet Patient eller Ansvar synliggörs detta som en grönfärgad rubrik med underliggande text vilket visar innehållet i de olika versionerna.. Klicka på Planering. Ändrad text sedan föregående version synliggörs som en grönfärgad rubrik. Olika versioner 4. Klicka på rubrik, då kommer Historiken upp vad som är ändrat och av vem. Grön rubrik visar att något ändrats i den senaste versionen. Se även sidan 9 6

27 Utskrivningsklar Ansvarig sjukhusläkare beslutar att den enskilde är utskrivningsklar. Meddelandet kan ej dateras bakåt eller framåt i tiden. Då utskrivningsklar sänts så försvinner Planerat utskrivningsklar från process-tåget.. Kvittera 7

28 Information vid utskrivning Slutenvården startar Info vid utskrivning innan den enskilde kan göras utskrivningsklar Information som är klar skrivs in av sjukhuset och meddelandet kan uppdateras flera gånger.. Meddelandet rubriceras som sparad i då slutenvården tryckt på Spara och går ej att kvittera innan SparaSänt är gjort.. Meddelandet rubriceras med ett datum och blir rött när slutenvården tryckt på SparaSänd. Kvittera 8

29 Checklista Klicka på Checklista, klicka på Redigera. Gå igenom checklistans innehåll. Bekräfta att informationen är mottagen och insatser säkrade i fälten under Primärvården ansvar för 4. Om komplettering av information krävs bockas fälten Komplettering krävs och i kommentarsfältet skrivs vad som saknas. Komplettering av nödvändig information kan även begäras genom att sända ett Externt Administrativt meddelande 5. Kommunen fyller i under Hemgångsplanering 6. Efter redigering, gör SparaSänd Checklistan uppdateras kontinuerligt och är inget vanligt meddelande varför det inte syns i Sändlistan. Checklistan är ett stöd för parterna och ska säkerställa utskrivningsprocessen för patienten. 9

30 Sänd kallelse SIP Aktuell SIP finns inte () Sök person (bild 9) eller registrera ny person (bild 0). Klicka på SIP. Klicka på fliken Samtycke. Registrera nytt Samtycke 4. Inhämta samtycke även för NPÖ 5. Spara 6. Klicka på Ny 7. Välj deltagande parter genom att klicka på, se sidan 5 8. Fyll i obligatoriska fält markerade med * 9. Klicka på Spara Vi sparar då en tom SIP att hänga upp mötet på. 4 Beslutas om SIP under Planering i slutenvårdsprocessen, är det viktigt att Kallelse till SIP-möte skickas inom kalenderdagar efter att sjukhuset har skickat Meddelande om utskrivningsklar 5 0

31 Sänd kallelse SIP Aktuell SIP finns inte () Klicka på fliken Möte. Klicka på Nytt möte. Fyll i: Om det är en ny SIP eller uppföljning, datum, tid, mötesform, vem som är sammankallande, syfte och vilka frågor som ska tas upp. Klicka på SparaSänd 4. Lägg till förslag på deltagare(profession) som förväntas delta under mötet genom att klicka på 5. Spara genom att klicka på

32 Sänd kallelse SIP Aktuell SIP finns () 4 Sök person (bild 9) eller registrera ny person (bild 0). Finns en tidigare SIP visas detta med datum intill SIP i Huvudmenyn. Klicka på SIP Om din arbetsplats inte är en deltagande part i gällande SIP så visas ett felmeddelande Om din arbetsplats behöver ha tillgång till SIPen för att kalla till uppföljning kan deltagande parter ses genom att hålla muspekaren över SIP-numret i fliken SIP-historik. Ta kontakt med någon av dessa parter för att bli tillagd. 4 Välj deltagande parter genom att klicka på i de blå partsrutorna, se sidan 5

33 Sänd kallelse SIP Aktuell SIP finns () Klicka på fliken Möte 6. Klicka på Nytt möte 7. Fyll i: Om det är en ny SIP eller uppföljning, datum, tid, mötesform, vem som är sammankallande, syfte och vilka frågor som ska tas upp 8. Klicka på SparaSänd 9. Lägg till förslag på deltagare(profession) som förväntas delta under mötet genom att klicka på 0. Spara genom att klicka på

34 Utskrivningsmeddelande Utskrivningsmeddelande sänds när den enskilde lämnat slutenvården. Kvittera Ärendet avslutas av kommunen senast dagen efter att den enskilde skrivits ut 4

35 Externt administrativt meddelande Meddelandet kan skapas av samtliga parter som deltar i ärendet, sjukhus, specialistmottagning, primärvård och kommun. Meddelandet kan sändas när som helst under ärendet och även flera gånger i samma ärende.. Klicka på Admin medd. Välj Externt administrativt meddelande. Fyll i information. Klicka på SparaSänd För att besvara meddelandet 4. Klicka på Svara 5. Skriv svar 6. Klicka på Spara svar 7. Klicka på Omsänd, samt Skicka i rutan som visas, för att det ska komma till parternas inkorgar 8. Tidigare svar kan ses Meddelandet får inte innehålla någon medicinsk information och påverkar inte ärendeprocessen

36 Internt administrativt meddelande Administrativt meddelande sänds enbart internt inom den egna organisationen men är läsbart för övriga parter. Tillagd part är aktivt deltagande enbart för detta meddelande och påverkar inte ärendeprocessen.. Klicka på Admin medd. Välj Internt administrativt meddelande. Klicka på. Valbara enheter visas, välj vilken enhet som ska medverka i aktiviteten 4. Fyll i information 5. Klicka på SparaSänd För att besvara meddelandet 6. Klicka på Svara 7. Skriv svar 8. Klicka på Spara svar 9. Klicka på Omsänd, samt Skicka i rutan som visas, för att det ska komma till parternas inkorgar Tidigare svar kan ses Meddelandet får inte innehålla någon medicinsk information och påverkar inte ärendeprocessen. 6

37 Avbrott i processen då Utskrivningsklar inte har sänts Avbrott i process när patienten inte varit utskrivningsklar sänds endast om den enskilde avlider eller inte vill fortsätta processen.. Avbrottet notifieras i Inkorgen. I meddelandet syns orsak till avbrottet Kommunen avslutar ärendet om inte sjukhuset gör det i samband med avbrottet. 7

38 Avbrott i processen då Utskrivningsklar sänts Avbrott i processen används om utskrivningen fördröjs eller avbryts av någon anledning t.ex. förändrat tillstånd, avliden, patienten vill inte fortsätta processen eller smitta på enheten.. Nytt planerat utskrivningsklardatum visas. Meddelande Utskrivningsklar makuleras alltid direkt vid Avbrott i processen. I och med detta meddelande stoppas beräkningen av betalningsgrundande dagar och fortsätter när den enskilde blir utskrivningsklar igen.. Kvittera Kommunen avslutar ärendet i de fall patienten har avlidit eller då patienten själv väljer att inte fortsätta Processen. 8

39 Status på meddelande Status Ej sparat Sparad Skickad Avslutad/Låst Makulerad SIP - Sparad SIP - Upprättad SIP - Uppföljd SIP - Avslutad Förklaring Meddelandet är öppnat/påbörjat och är synligt i ärendeprocessen och i Ärendeöversikten. Det som dokumenterats har sparats och är synligt för samtliga parter. Ingen notifikation har sänts till deltagande parter. Meddelandet är sparat och sänt. Notifikation har sänts till deltagande parter. Meddelandet är sparat och sänt. Meddelandet kan kvitteras men inte redigeras. Den part som sänt meddelandet kan göra Omsända. Meddelandet är makulerat En sparad version av SIP, kan vara ny eller ha varit Upprättad eller Uppföljd tidigare. SIP är färdigdokumenterad och innehållet är godkänt Uppföljning av SIP är genomförd och godkänd SIP är avslutad, inte längre aktiv 9

40 Sändlista Versionshistorik. I varje ärende är högerfliken aktiv. I denna finns bl. a funktionen Sändlista. Det är sändlistan för det aktuella meddelandet som visas. Är meddelandet sänt mer än en gång finns det fler versioner och eventuella skillnader kan ses genom att byta version. Klickar man på rubriker inne i meddelanden, visas versionshistorik för just det fältet, utan att man behöver byta version. I senaste version är rubrikerna gröna, där text ändrats i den sista version. 40

41 Reservrutin Lathund samt blanketter, som kan fyllas i, finns på under IT-tjänsten SAMSA och Reservrutin. Blanketterna skrivs ut och faxas till berörda parter. Reservnummer Ärende där enskild har reservnummer enligt BefReg (Befolkningsregistret) kan användas i SAMSA. Skyddad identitet Ärende där enskild har skyddad identitet handläggs inte i SAMSA. Om enskild med skyddad identitet sedan tidigare finns registrerad í SAMSA, ska folkbokföringsadress och personliga kontakter skyndsamt tas bort samt samtycke spärra. 4