MeetingDocs. Tjörns kommuns distribution av kallelser och möteshandlingar

Transkript

1 MeetingDocs Tjörns kommuns distribution av kallelser och möteshandlingar

2 1. Bakgrund Tjörns kommun har, i ett led att i större utsträckning effektivisera och digitalisera, börjat arbeta i ett nytt dokument och ärendehanteringssystem Evolution. Med Evolution kommer även en ny distributionskanal för kallelser och möteshandlingar, en app som heter MeetingDocs. Genom MeetingDocs kan vi på förvaltningarna på ett snabbt och effektivt sätt få ut handlingar till er som politiker och ni får ett enkelt verktyg för att ta del av handlingarna. Appen är gratis och laddas enkelt ner från AppStore till er surfplatta. Inför ett möte kommer era nämndsekreterare att, genom appen, distribuera kallelsen till er och när protokollet är justerat och klart kommer även protokollsutdragen distribueras på samma sätt. I detta häfte har vi försökt skapa en användarvänlig instruktion för hur du använder MeetingDocs. Om du har några frågor, tveka inte att kontakta din nämndsekreterare. Denna instruktion är uppdaterad för MeetingDocs version

3 2. Logga in För att du ska kunna logga in MeetingDocs har vi på kansliet skapat en profil för dig i vårt system. När du ska logga in i MeetingDocs börjar du med att klicka på MeetingDocs symbolen i din ipad, som ser ut så här: Då öppnas ett fönster för inloggning, som ser ut så här: Första gången du loggar in och använder appen måste du se till att du har rätt profil. Detta är något du får hjälp med när du hämtar ut din ipad, men om du behöver göra det själv, om profilen raderats, kan du följa de här stegen: 1. Om det inte finns en profil att välja i listan (1), tryck på pluset där det står Ny profil. 2. Då öppnas ett nytt fönster vari du fyller i fältet Profilnamn. Namnge profilen: Tjörns kommun. 3. I fältet Servernamn fyller du i följande: 4. Tryck Spara profil.

4 Första gången du loggar in måste du börja med att hämta ett lösenord. 2. Du skriver in ditt personnummer i rutan för personnummer (12 siffror). 3. Rutan för Spara personnummer ska vara ikryssad. 4. Tryck sedan på Hämta inloggningsuppgifter. 5. För att inloggningen ska lyckas måste rätt profil, Tjörns kommun, vara vald (se ovan). 6. När du tryckt på Hämta inloggningsuppgifter kommer du få ett epostmeddelande till din e post (tjorn-mailen) med ett lösenord. Skriv in det lösenordet i fältet Lösenord. Notera att lösenordet är känsligt för versaler/gemener. Tryck på Logga in. Du kan ändra lösenord genom att trycka Ändra lösenord, ange ditt gamla och nya lösenord (får inte innehålla Å, Ä, Ö) och tryck Ändra. Vid nästa inloggning kommer du då bara behöva ange personnummer och ditt valda lösenord för inloggning.

5 3. Initial vy När du har loggat in kommer du till denna vy: Det sammanträdande du är kallad till som ligger närmast i tiden kommer att komma upp automatiskt, men du kan välja andra sammanträdanden som du är kallad till under Aktuella möten uppe till vänster. Notera att du kan behöva justera tidsintervallen under aktuella möten för att få upp alla

6 sammanträdanden. Gör det genom att klicka på det datum du vill ändra uppe i vänstra hörnet. I den initiala vyn på förra sidan kan du se: Vem som är ordförande och sekreterare för sammanträdandet, samt tid och plats Kallelsens första sida (dagordningen) Protokollets första sida, när det är upprättat De handlingar som hör till respektive ärende Beslut som upprättats (protokollsutdrag) Genom att trycka på ikonen för respektive handling kommer den handlingen att visas på skärmen. Bra att känna till: MeetingDocs presenterar alltid den senaste dagordningen och de senaste versionerna av dokument. Om en handling, ett ärende eller dagordningen skulle uppdateras, sker det automatiskt i appen. Du har därför alltid den senaste versionen i appen. Åtkomst till tidigare möten inklusive de anteckningar användaren har gjort finns kvar så länge mötet är publicerat.

7 4. Handlingsvy När du öppnar en handling ser det ungefär ut som på bilden bredvid. Här kan du inte bara läsa handlingen, utan även markera och notera med hjälp av de ikoner som finns uppe i högra hörnet (1,2,3). Genom att klicka på den gröna eller röda pennan (1) kan du markera med hjälp av fingrarna. Avbryt ritverktyget genom att klicka på ikonen igen. Genom att trycka på pratbubblan (2) kan du placera ut en anteckningssruta som du kan skriva i. Genom att klicka på bokmärkesikonen (3) kan du även sätta ett bokmärke på en specifik sida i handlingen. Bokmärkena hittar du sedan under genvägarna som presenteras nedan. Du kan även plocka bort det du skrivit genom att trycka på markeringen du vill radera och sedan trycka på soptunnan som kommer upp.

8 När du har ett dokument öppet finns ett antal användbara genvägar (1). 1. Öppna navigering (genvägar). 2. Gå till föregående ärende i dagordningen. 3. Gå till nästa ärende i dagordningen. 4. Gå till föregående dokument. 5. Gå till en specifik sida (ger översikt på dokumentet).

9 6. Visa bokmärken - låter dig hoppa mellan dina bokmärken i ett dokument: 7. Visa anteckningar - låter dig hoppa mellan dina anteckningar i ett dokument: 8. Gå till nästa dokument. 9. Skicka dokumentet via e post. 10. Skriv ut dokumentet.

10 5. Kopiera text från dokument Det går att kopiera text från ett dokument genom att trycka vid texten och sedan dra ut markeringen över hela texten som du vill kopiera. Tryck på Kopiera text. Därefter kan du kopiera in texten, t.ex. i ett e postmeddelande. Notera att detta inte är möjligt med alla typer av dokument, t.ex. scannade handlingar. 6. Skicka via e post Du kan skicka enskilda handlingar eller alla handlingar i ett ärenden via e post. För att skicka enskild handling: Klicka fram genvägarna (se punkt 4 ovan) och tryck på Skicka via . Fyll i uppgifter, eventuellt meddelande och skicka. För att skicka helt ärende: Klicka under ärendenamnet. Fyll i uppgifter, eventuellt meddelande och skicka.

11 7. Skriva ut dokument Du kan skriva ut handlingar eller hela ärenden direkt från appen. OBS! Notera att detta endast är möjligt med en skrivare som har AirPrintfunktion. Om du har en äldre skrivare så är det inte säkert att den stödjer AirPrint. Om skrivaren inte har denna funktion rekommenderar vi att du skickar handlingarna i ett e postmeddelande till dig och själv och skriver ut från en dator. För att skriva ut enskild handling: Klicka fram genvägarna (se punkt 4) och tryck på Skriv ut. Välj skrivare/printer, antal exemplar, och övriga inställningar. Tryck sedan Print.

12 För att skriva ut alla handlingar i ett ärende: Klicka på skrivarikonen under ärendenamnet. Välj skrivare/printer, antal exemplar, och övriga inställningar. Tryck sedan Print.

13 8. Logga in offline Det finns möjlighet i appen att laddar ner handlingarna offline. Det innebär att du kan logga in i MeetingDocs och läsa handlingar även när du inte har tillgång till internet. Det finns möjlighet att ladda ner enskilda handlingar eller kallelsen i sin helhet. Om du vill ladda ner handlingarna behöver du logga in i appen när du är uppkopplad mot nätverk. Detta kan alltså vara bra att göra hemma eller i någon av kommunens lokaler där din ipad automatiskt kopplar upp sig på ett nätverk. Hur man gör: Precis ovanför listan med handlingar finns en knapp för att ladda ner hela mötet offline. Under varje ärende har du även möjlighet att ladda ner en specifik mötespunkt. Dessa handlingar lagras då lokalt på din surfplatta tills du väljer att plocka bort dem.

14 När du sen loggar in i appen offline kryssar du i rutan för Logga in offline. Sedan loggar du in som vanligt med personnummer och lösenord. Att tänka på om du vill arbeta offline: Observerar att eventuella ändringar av mötet t.ex. tillägg av nytt ärende inte kommer att uppdateras i din app om du är i offline-läge. Vi rekommenderar att du raderar mötespunkterna från offline efter varje möte, då varje nedladdat möte/ärende tar upp plats på din platta.