Utbildning i Meetings

Transkript

1 Digitala handlingar till politiska samanträden VÄLKOMMEN! Elisabeth Jarborn, KLK/kansli Utbildning i Meetings Genomgång av Ipad och appar. Genomgång av Meetings. Kom ihåg att våga prova, plattan går inte sönder. Vad är en Ipad? Ett mobilt gränssnitt inte en dator i miniformat Apple-id, Itunes och icloud Sim-kort med surffunktion eller trådlöst via wifi. Informationssäkerhet Applikationer (appar) och dess betydelse 1

2 Så här ser en Ipad ut när du startar den Vi startar vår Ipad Starta Ipaden med hjälp av knappen högst upp till höger på Ipadens kortsida eller den svarta ringen på själva skärmen. Svep knappen för att låsa upp paddan. Skriv in lösenkoden till skärmskyddet. Ipaden är nu klar att använda. Ipad knappar och fingrar Touchscreen vilket innebär att man använder fingrarna för att ge kommandon eller skriva på ett digitalt tangentbord. Endast några få fysiska knappar. Vi testar att svepa med ett eller flera fingrar. Genom att dra isär eller ihop fingrarna så förstorar vi eller förminskar. Fysiskt knapp - Hemknappen Vi testar att trycka en gång och att göra dubbeltryck på hemknappen. Vi testar också att stänga ned öppna appar via hemknappen. 2

3 Vanligaste apparna App Store Här laddar du hem och uppdaterar appar, bla Meetings. Vanligaste apparna Itunes Via Itunes i datorn kan du säkerhetskopia din Ipad. Vanligaste apparna kalender Här kan du visa och synkronisera alla dina olika digitala kalendrar. 3

4 Vanligaste apparna epost Här kan du visa och synkronisera alla dina olika epostkonton. Vanligaste apparna Safari Safari är en app för att kunna surfa på internet, för att surfa krävs internet. Vanligaste apparna övriga Kamera Bilder Photo Booth Kontakter Påminnelser Klocka Anteckningar Game Center Face Time 4

5 Inställningar Genom inställningar så sköter du dina appar i den meningen att du lägger in information så att apparna kan fungera optimalt. Det kan handla om att lägga upp epost-konton, kalendrar, serveradresser, lösenord för wifi, icloud, itunes/app Store och mycket annat. Snabbrepetition Mobil enhet Kräver internetuppkoppling Apparna fungerar som program Några är obligatoriska för Ipad, andra är valbara via App Store Vissa appar är gratis, andra kostar. Hantera din Ipad via Inställningar Digitala handlingar genom Meetings Digitala handlingar visas i Ipad genom appen Meetings. 5

6 Appen Meetings Är en app (applikation) som ger möjlighet att kunna tillgodogöra sig information från kommunens ärendehanteringssystem (W3D3). Meetings ska ersätta papper och utgår från papper som princip. Det gör att användaren har möjlighet att bläddra mellan handlingar/arbetsdokument och kallelser/protokoll och göra egna anteckningar via en Post-It funktion. Användaren kan skriva med frihandstext eller stryka över/under textmassor och det syns på vilka sidor som användaren har gjort markeringar. Vad är W3D3 och hur fungerar det tillsammans med Meetings? W3D3 är kommunens dokument- och ärendehanteringssystem Kallelse/protokoll och dess ärenden med bilagor, dvs handlingar, finns samlade under ett möte. Detta möte kan sedan göras synligt för ledamöter via Meetings. När kallelsen fastställs som en handling blir den synlig i Meetings och ledamoten kan ladda hem innehållet. Detta kräver någon form av internetuppkoppling (4G/wifi). Kallelsen och handlingar laddas hem av ledamoten och kan laddas hem var för sig eller alla på en gång (per möte). Uppdateringar som görs i ärendet/handlingen i W3D3 visas i Meetings, så att kompletteringar syns direkt för ledamoten och kan laddas hem. (kräver att man loggar ut och loggar in på nytt). Hur fungerar Meetings? För möten som ännu inte har fått någon kallelse fastställd så syns dessa inte heller i Meetings. (Att jämföra med utskick). Vid kompletteringar av handlingar så får du frågan vid inloggning om du vill ladda hem och ersätta den gamla handlingen eller om vill behålla båda kopiorna. (Har du skrivit anteckningar i en tidigare version, kan det vara bra att spara denna kopia.) Meetings sparar tidigare möteshandlingar och du kan alltid gå tillbaka till dem och läsa dem igen. Du behöver inte ladda ner dem på nytt. 6

7 Glöm inte - Kom ihåg att våga prova, plattan går inte sönder. Leta rätt på Meetings på skärmen och klicka på den. Nu får du upp en inloggningsruta. Där skriver du in ditt användarnamn som du har i Danderyds kommun samt det lösenord du har fått/valt. Klicka på Anslut. Hur fungerar Meetings? Logga in genom att ange dina användaruppgifter (användarnamn och lösenord). Dessa fick du när du hämtade ut din läsplatta. 7

8 Hur fungerar Meetings? Välj vilket beslutsorgan du vill se handlingar i via listan. Rubriken Alla möten syns överst. Genom att klicka på rubriken Alla möten så kommer alla möten oavsett beslutsorgan i en lista i datumordning. Välj ett beslutsorgan under Alla möten genom att klicka på det. Syns en blå prick innebär det att finns olästa möten/handlingar. Välj sedan ett sammanträdestillfälle genom att klicka på det, förslagsvis nästkommande. Nu syns alla ärenden som finns till sammanträdet. Klicka på valfritt ärende. Då listas vilka handlingar som finns i ärendet. Hur fungerar Meetings? Under respektive beslutsorgan listas Kommande samt Tidigare möten. 8

9 För att ladda hem en handling klickar du på den nedåtgående pilen. När pilen blir ett (i) med ring runt är handlingen nedladdad. Om du klickar på Hämta alla laddas alla handlingar kopplade till mötet hem Öppna en handling genom att klicka på ärendenamnet eller på i:et. Beroende på om du klickar på ärendenamnet eller på i:et så visas handlingen på olika sätt. (För att stänga en handling krävs att du går till en ny handling, detta genom att backa eller välja en ny handling i listan till vänster). Öppna handlingen under det första ärendet genom att klicka på ärendenamnet. Nu ser du handlingen på skrivbordets högra sida och kan bläddra nedåt genom att scrolla med fingret eller genom att klicka på vilken sida du vill gå till, bland sidorna till vänster. Genom att istället välja att visa handlingen genom att klicka på i:et så visas samtidigt en lista över samtliga handlingar i ärendet till vänster. Genom att enkelklicka på handlingen så får du en förstorad handling som täcker hela skärmen. Enkelklicka igen för att återställa dokumentet till ursprungsstorleken Genom att dubbelklicka på skärmen i handlingen kan du lägga till Post-It noteringar eller göra markeringar i texten. Välj Post-It genom att välja lägg till notering och skriv löptext genom tangentbordet som dyker upp. Denna Post-It visas sedan på handlingens sida där du dubbelklickade från början. När du är klar trycker du på klar. Vill du ta bort en Post-It noteringen klickar du på den gula ikonen och väljer att klicka på papperskorgen. 9

10 Välj att göra en markering genom att dubbelklicka på skärmen och välj lägg till markering. Till höger på skärmen syns ett verktygsfält/list där du kan välja mellan: - att markera hela fält (via rutan) eller göra frihandsunderstrykningar genom strecket, - frihandsskriva genom pricken (du reglerar själv bredden på strecket) - överstrykning (i valbar färg) genom kannan, eller - streck i valfri genomskinlighetsgrad via rutfältsknappen När du är klar väljer du att stänga genom krysset överst i verktygsfältet/listen. För att radera en markering dubbelklickar du på markeringen och väljer radera markering. Du kan hoppa mellan ärenden i listan genom att klicka på pilen uppe till höger ovanför/nedanför handlingen. Över handlingen till vänster hittar du möjligheten att dela handlingen. Du kan dela den genom e-post eller för att använda i tredjeparts-app. Du kan säkerhetskopiera dina anteckningar via backup-knappen. (obs gäller bara Meetings) Det bör du göra om du har många noteringar inne i Meetings som du vill ha kvar i det fall ipaden blir stulen eller slutar att fungera. Säkerhetskopian kan skickas som e-post eller till tredjeparts-app. Den kan sen importeras till Meetings igen i det fall det behövs. Du ansvarar själv för att säkerhetskopiera det du vill spara, både i ipaden och i Meetings. 10

11 Genom att klicka på klockan till höger om namnet på beslutande organ visas en historik och du kan hoppa mellan handlingar som du nyss öppnat. Du kan också söka bland alla dina möten, handlingar och noteringar via sökfältet längst upp. Support - kontaktuppgifter Anna-Karin Jernström Systemförvaltare, kansliavdelningen KLK E-post: anna-karin.jernstrom@danderyd.se Telefon: Support-tid: kl (1 juni-31 augusti kl. 8:00-15:30) 11