LEX HANDBOK - DOKUMENTMALLAR

Transkript

1 LEX HANDBOK - DOKUMENTMALLAR

2 Innehållsförteckning LEX HANDBOK - DOKUMENTMALLAR SKAPA DOKUMENTMALLAR LÄGGA IN SYSTEMVARIABLER LÄGGA IN METADATA LÄGGA IN FRASER HANTERING AV BOKMÄRKEN TJÄNSTESKRIVELSER RÄTTNING OM FELAKTIGA BOKMÄRKEN HANTERING AV FORMAT I NÄMNDMALLAR VALBARA SYSTEMVARIABLER UPPGIFTER HANDLÄGGARE UPPGIFTER EGET NAMN PÅ SYSTEMVARIABLER MALL FÖR REDIGERING AV BESLUTSTEXTER SKAPA FRASER HANTERING FLERA TEXTER I MALLAR UTSEENDE PÅ FÖREDRAGNINGSLISTA TILL FÖREDRAGNINGSLISTA UTSEENDE SYSTEMVARIABELN FÖREDRAGNINGSLISTA UTSEENDE SYSTEMVARIABELN FÖREDRAGNINGSLISTA UTSEENDE SYSTEMVARIABELN FÖREDRAGNINGSLISTA UTSEENDE SYSTEMVARIABELN FÖREDRAGNINGSLISTA UTSEENDE SYSTEMVARIABELN FÖREDRAGNINGSLISTA UTSEENDE SYSTEMVARIABELN FÖREDRAGNINGSLISTA UTSEENDE SYSTEMVARIABELN FÖREDRAGNINGSLISTA UTSEENDE SYSTEMVARIABELN FÖREDRAGNINGSLISTA UTSEENDE SYSTEMVARIABELN FÖREDRAGNINGSLISTA UTSEENDE SYSTEMVARIABELN FÖREDRAGNINGSLISTA UTSEENDE SYSTEMVARIABELN FÖREDRAGNINGSLISTA UTSEENDE SYSTEMVARIABELN FÖREDRAGNINGSLISTA UTSEENDE SYSTEMVARIABELN FÖREDRAGNINGSLISTA UTSEENDE SYSTEMVARIABELN FÖREDRAGNINGSLISTA UTSEENDE SYSTEMVARIABELN FÖREDRAGNINGSLISTA UTSEENDE SYSTEMVARIABELN FÖREDRAGNINGSLISTA UTSEENDE SYSTEMVARIABELN FÖREDRAGNINGSLISTA UTSEENDE SYSTEMVARIABELN FÖREDRAGNINGSLISTA UTSEENDE VARIABEL FÖREDRAGNINGSLISTUTDRAG OCH FÖREDRAGNINGSLISTUTDRAG UTSEENDE SYSTEMVARIABELN FÖREDRAGNINGSLISTUTDRAG UTSEENDE SYSTEMVARIABELN FÖREDRAGNINGSLISTUTDRAG UTSEENDE VARIABEL PROTOKOLL OCH PROTOKOLL UTSEENDE SYSTEMVARIABELN PROTOKOLL UTSEENDE SYSTEMVARIABELN PROTOKOLL UTSEENDE SYSTEMVARIABELN PROTOKOLL UTSEENDE SYSTEMVARIABELN PROTOKOLL UTSEENDE SYSTEMVARIABELN PROTOKOLL

3 9.6 UTSEENDE SYSTEMVARIABELN PROTOKOLL UTSEENDE SYSTEMVARIABELN PROTOKOLL UTSEENDE SYSTEMVARIABELN PROTOKOLL UTSEENDE SYSTEMVARIABELN PROTOKOLL UTSEENDE SYSTEMVARIABELN PROTOKOLL UTSEENDE SYSTEMVARIABELN PROTOKOLL UTSEENDE SYSTEMVARIABELN PROTOKOLL UTSEENDE SYSTEMVARIABELN PROTOKOLLFÖRSLAG UTSEENDE SYSTEMVARIABELN PROTOKOLLUTDRAG PROTOKOLLUTDRAG UTSEENDE SYSTEMVARIABELN PROTOKOLLUTDRAG UTSEENDE SYSTEMVARIABELN PROTOKOLLUTDRAG UTSEENDE SYSTEMVARIABELN PROTOKOLLUTDRAG UTSEENDE SYSTEMVARIABELN PROTOKOLLUTDRAG UTSEENDE SYSTEMVARIABELN PROTOKOLLUTDRAG LEX FORMATMALLAR ÅTGÄRD OM LEX-MENYN BLIR FÖRSKJUTEN... 37

4 1 Skapa dokumentmallar Fördelen med att använda mallar är att dokumenten blir enhetliga och att information kan hämtas från Lex in till mallen. Man utgår från en befintlig mall, väljer var i dokumentet s k systemvariabler, som blir bokmärken i Word, ska finnas. När sen mallen används första gången hämtas uppgifter från Lex med hjälp av dessa systemvariabler/bokmärken. Mallar skapas i modulen Skapa dokumentmallar. För att skapa en ny mall klickar du på knappen Ny. Ange namnet på mallen under Dokumentmall och ange ev. en beskrivning i fältet Beskrivning. Klicka på knappen Spara för att spara mallen. För att ändra uppgifterna markerar du mallen och klickar på knappen Ändra och för att ta bort mallen markerar du mallen och klickar på knappen Ta bort. För att koppla en befintlig mall klickar du på knappen Importera och väljer aktuell mall och klickar på OK. OBS! Denna mall måste vara i RTF-format och det görs i Word genom att välja rtf vid sparande av mallen. För att ta en kopia på en mall väljer du knappen Exportera och du spar den i valfri katalog i filsystemet. Denna mall kan du sedan importera till en annan dokumentmall och använda som utgångspunkt till att skapa en ny mall. Du kan också använda exportera och importera för att kopiera över en mall till en annan databas. Om du klickar på knappen Öppna utan att ha kopplat en mall, kommer du till ett tomt dokument. Om du har importerat en mall, så kommer du till den mallen när du klickar på Öppna. Att dubbelklicka på en rad är samma som att klicka på Öppna Sida 1

5 1.1 Lägga in systemvariabler Mallen består av den text som ska finnas i mallen och av systemvariabler/bokmärken. Systemvariabler är uppgifter som hämtas från databasen i Lex. Det kan vara uppgifter om ärende, dokument, sammanträde och uppgifter om användaren. Utgå från befintligt dokument och placera markören i dokumentet där du vill ha parametern, välj ikonen Infoga Lex-variabel. Välj systemvariabel genom att öppna dropplistan. Om du vet vad variabelns namn börjar på kan du skriva in dessa bokstäver och då visas de variabler som börjar på dessa tecken. Detta är ett snabbare sätt att hitta rätt variabel. Välj variabel och klicka på OK. Där markören stod i dokumentet skapades nu två bokmärken och en text med variabelns namn med / både före och efter, exempelvis: 1.2 Lägga in metadata För att infoga metadata placerar du markören där du vill ha uppgifterna och väljer ikonen Lex-metadata. Infoga Du får upp en bild där du kan välja aktuell parameter och klicka på OK. Obs! Namnet på parametern får inte vara längre än 28 tecken. Detta pga att bokmärkesnamn i Word inte kan vara längre än så. 1.3 Lägga in fraser När du är i Word har du möjlighet att använda fraser, som systemadministratören har lagt in. Välj ikonen Infoga Lex-fras Sida 2

6 Du får upp en lista med fraser: När du har markerat en fras, så visas frastexten i den nedre rutan. Klicka på knappen OK och frastexten läggs in i dokumentet där markören står. 1.4 Hantering av bokmärken För att kunna se bokmärkena i Word väljer du menyn Verktyg, Alternativ och under fliken Visning bockar du för Bokmärken, då visas bokmärkena som har detta tecken. För att se ett speciellt bokmärkes namn ställer du markören på själva bokmärket och väljer menyn Infoga och Bokmärke. Om du vill ta bort ett bokmärke, markera det i ovanstående bild och klicka på Ta bort. För en systemvariabel så börjar första bokmärket på startsvlex och andra bokmärket börjar på endsvlex, den senare delen av namnet är samma för bägge bokmärkena. D v s om första bokmärket heter startsvlex_1_dokumentdatum så heter andra bokmärket endsvlex_1_dokumentdatum. När man lägger in systemvariabler så sätts bokmärkena automatiskt, så man behöver inte bry sig om vad bokmärkena heter. Om man däremot ska ta bort någon variabel, så måste man se till att ta bort både första och andra bokmärket och namnet på variabeln inklusive /. Tänk på att om du har en mall med annorlunda första sida i sidhuvud och sidfot, så måste du lägga in motsvarande systemvariabler även på andra sidan. Dessa bokmärken får då andra namn. 1.5 Tjänsteskrivelser I alla mallar hämtas uppgifter från Lex automatiskt första gången mallen används. Sen har användaren möjlighet att fritt ändra texten i dokumentet Sida 3

7 När det gäller tjänsteskrivelser så hämtas den text som finns inom systemvariabeln TextFörslag och läggs i Lex under stext, när nämndsekreteraren drar över tjänsteskrivelsen till en sammanträdespunkt. Denna text används sen som underlag i protokollet och ev. i kallelsen, ofta med texten Förslag till beslut och. OBS! I tjänsteskrivelsen ska man inte längre ha andra Lex-variabler inom variabeln Textförslag eller annan variablel, som senare hamnar inom variablerna för protokoll, protokollsutdrag och föredragningslistor. Detta för att man ska kunna uppdatera variablerna när man är i Word. Som exempel har man tidigare hämtat texten Kommunstyrelsen och lagt i variabeln Eget_nämnd. Nu måste man ta bort variabeln och handläggaren får själv skriva in denna text. Det kan ex. se ut så här: Detta är första delen av systemvariabeln TextFörslag Här skrivs sammanfattningen Förslag till beslut Här skrivs förslag till beslut Detta är andra delen av systemvariabeln TextFörslag Tänk på att första bokmärket måste vara på en egen rad, annars försvinner fet stil på nästa rubrik. Du skapar denna systemvariabel på vanligt sätt och då syns texten /Textförslag/ med bokmärken för och efter. Se till att första bokmärket är ensam på en egen rad och sista bokmärket är ensam på sista raden. Ta bort texten /Textförslag/ och skriv valfri text mellan bokmärkena. Texten som står mellan bokmärkena är inte viktiga, utan det är bokmärkena som är det viktiga. Anpassa gärna Words utskriftsformat så att texten börjar längst till vänster utan indrag. Detta för att underlätta att texten hamnar på önskad plats i protokollet Sida 4

8 1.6 Rättning om felaktiga bokmärken Mallhantering har gjorts om en del och då kan det hända att mallarna inte längre fungerar, utan de måste då rättas. Man kan ex. inte ha udda antal Lex-variabler och variabler inom andra variabler. (Så har det varit sen Lex version 2007:6). Det har tillkommit en knapp Kontrollera under Skapa dokumentmallar och där kan man kontrollera vad som är fel. Likaså får man reda på vad som är fel om man försöker importera en felaktig mall. Man får dårätta mallen d v s ta bort bokmärkena utanför Lex och importera på nytt. Det är viktigt att i fortsättningen rätta upp mallarna, så att bara korrekta mallar används. Under en övergångsperiod kan det hända att när man för över en tjänsteskrivelse till en sammanträdespunkt kan få fel pga att bokmärkena inte stämmer. Då får man rätta tjänsteskrivelsen och ta bort felaktiga bokmärken, innan man kan föra över den till sammanträdespunkten. 1.7 Hantering av format i nämndmallar Hanteringen av kopiering av beslutstext och dess format från tjänsteskrivelse till andra nämnddokument har blivit förbättrad i Lex Nu följer formaten med från tjänsteskrivelser via Redigering texter i sammanträde till kallelse, protokoll och protokollsutdrag. Det förutsätter dock att formaten på alla dessa mallar är exakt lika. Det kan innebära att man behöver ändra mallarna för att det ska fungera hela vägen. Av den anledningen rekommenderar vi starkt att ni först uppgraderar i en testdatabas och ser till att alla era nämndmallar fungerar, innan ni använder dessa i produktion. Det som kan vara extra känsligt är text med punktlista och speciellt om det är numrerad lista. Exempelvis kan inte punktlistan ha indrag i tjänsteskrivelsen och i protokollet inte ha indrag, för då tror Word att det är ett annat format och formatet kommer då inte att kopieras utan bli ett annat format. Detta kan innebära att en numrerad lista inte längre är en sådan i protokollet. Det är så som Word fungerar. Om man har en numrerad punktlista i tjänsteskrivelsen, så vill man att varje numrerad punktlista ska börja om och räkna från 1 i kallelsen eller protokollet. För att det ska fungera så måste formatet på numrerad punktlista vara att de börjar räkna från 1 i kallelse- och protokollsmallen. Lex använder bokmärken i Word och med hjälp av dessa bokmärken kopieras beslutstext med dess format till de olika dokumenten. En del kunders mallar har olika format i tjänsteskrivelse, kallelse, protokoll och protokollsutdrag och därför behöver mallarna kontrolleras och ev. justeras. Denna kontroll och justering är utanför Lex kontroll och kan göras av kund Sida 5

9 2 Valbara systemvariabler De variabler du kan välja på beror på version av Lex. Dessa variabler finns beskrivna i under Namn på systemvariabler på sida Uppgifter handläggare De variabler förutom fält i databasen du kan välja på är de som finns i användarbilden. De fält som finns i den övre delen av bilden sparas som systemvariabler och kan användas som bokmärken, när man skapar mallar. De återfinns som HandläggareAdress, HandläggareEpost, HandläggareMobiltelefon, HandläggareNamn, Handläggarepostadress, HandläggareTelefon samt HandläggareTitel. När man använder mallen hämtas dessa uppgifter från handläggaren eller användaren enligt nedanstående regler. Om användaren som skriver dokumentet finns som handläggare på ärendet eller dokumentet, så hämtas denna användares uppgifter till dessa variabler. Om användaren som skriver dokumentet varken finns som användare på ärendet eller dokumentet, hämtas i första hand uppgifter på handläggaren på dokumentet och i andra hand handläggare på ärendet. Om det finns flera handläggare, så hämtas den som är först i alfabetsordning. Om man vill använda de uppgifterna som gäller för den som skapar/redigerar dokumentet, så använder man parametrar som börjar på Redigerare ex. RedigerareNamn. Dessa uppgifter hämtas från övre delen av ovanstående bild Sida 6

10 2.2 Uppgifter Eget Man kan lägga upp ett valfritt antal variabler att använda i mallar. När mallen används hämtas dessa uppgifter från användarens uppgifter i dessa fält. De uppgifter som finns i övre delen behöver man inte definiera under Egna uppgifter, dessa uppgifter kommer man åt med systemvariablerna som börjar på Redigerare. Det är bara de uppgifter som inte finns överst som man lägger upp under Egna uppgifter. Under fliken Egna uppgifter och fältet Namn anger du namnet på variabeln och i fältet Värde anger du värdet. Dessa uppgifter sparas som systemvariabler, där namnet börjar på Eget. Om du ex. anger värdet Nämnd i fältet Namn och Kommunstyrelsen i fältet Värde, så kan du använda variabeln Eget_Nämnd när du skapar mallar. När handläggaren sen använder mallen kommer texten Kommunstyrelsen att hamna där variabeln finns i mallen. Observera att den användare, som ska skapa mallen och använda systemvariabler, måste själv ha dessa värden inlagda under Egna uppgifter. När man använder mallen och det står ex. /Eget_nämnd/ istället för namnet på nämnden, beror det på att det inte finns något värde i den parametern. I detta fall är uppgiften inte ifylld under Personliga inställningar för just den användaren. Användaren kan dessutom själv ange nya variabler i modulen Personliga inställningar och fliken Egna uppgifter i Windows. I fältet Namn anger du valfritt namn och i fältet Värde anger du det värde som gäller. När du sen skapar mallen så hittar du dessa motsvarande systemvariabler under namn som börjar på Eget ex. Eget_Nämnd Sida 7

11 3 Namn på systemvariabler I nedanstående lista anges namnet på systemvariabeln och dess innebörd. Systemvariabelnamn Innebörd och kommentar Adressat Sammanslagning av namn- och adressuppgifter AdressatAdress Gatuadress/Box AdressatAvdelning AdressatEfternamn AdressatEpost AdressatFax AdressatFörnamn AdressatKommentar AdressatLand AdressatMobilTelefon AdressatNamn Sammanslagning av för- och efternamn AdressatOrganisation AdressatOrt AdressatPerson Fysisk person eller Juridisk person AdressatPersonnummer AdressatPostadress Postnummer + Ort AdressatPostnummer AdressatRoll Deltagarroll AdressatSignalTransport AdressatTelArb AdressatTelefon AdressatTelHem AdressatTyp Mottagare - Adressat AvsändMottaglista Lista på dokumentets adressater med namn och avdelning och, mellan adressaterna BeräkningAvgift BeräkningFördelning beskrivning datum Huvudbeslut innehåll instans nivå nummer serie signatur Tidsbegränsning Ärendemeningar Visar ärendemeningar för alla ärenden sammanträdespunkt vars beslut är framsökt Ärenden Visar beteckningar på alla ärenden kopplade till beslutet (via sammanträdespunkt) överklagad BevakningDatum BevakningKlar BevakningText BevakningTyp Bilagor DeltagAdress Deltag är deltagare på fliken Deltagare och med kombination av Sida 8

12 DeltagCO DeltagEpost DeltagLand DeltagNamn DeltagPersonnr DeltagPostadress DeltagTelefon Deltagare DeltagareAdress DeltagareAvdelning DeltagareCO DeltagareEfternamn DeltagareEpost DeltagareFax DeltagareFörnamn DeltagareKommentar DeltagareLand DeltagareMobilTelefon DeltagareNamn DeltagareOrganisation DeltagareOrt DeltagarePersonnummer DeltagarePostadress DeltagarePostnummer DeltagareRoll DeltagareTelArb DeltagareTelefon DeltagareTelHem DeltagareTyp Deltagarinfolista Deltagarlista Diarium Dokumentbeskrivning Dokumentdatum DokumentFiltyp DokumentHandling DokumentHandlingsnr DokumentKategori DokumentRegistrerat DokumentSkapare DokumentSkapareNamn DokumentStorlekFormat DokumentStorlekTotalt DokumentTillhör Dokumenttyp deltagarroll får man uppgifter om deltagare. Ex välj variabeln DeltagNamn och skriv dit deltagarrollen Ordförande så att det står DeltagNamnOrdförande. Det innebär att ordförandes namn kommer at skrivas ut. DeltagEpostErsättare innebär ersättarnas e-postadresser. Sammanslagning av för- och efternamn Deltagare är deltagare på fliken Deltagare Sammanslagning av namn- och adressuppgifter på Deltagare Gatuadress/Box Sammanslagning av för- och efternamn Postnummer + Ort Lista på deltagare på Ärende/Sammanträde/Objekt. Deltagarroll kan läggas till på slutet av parametern ex. DeltagarlistaOrdförande, om det finns en deltagarroll som heter Ordförande. Gäller bara för denna parameter. Finns bara på registrerade dokument Arbetsmaterial/Inkommet/Upprättat Visar storleken på dokumentfilen Sida 9

13 Eget Enhet FastighetArealosäker FastighetDelplaner FastighetFörsamling FastighetKommun FastighetKommundel FastighetLagfarenÄgare FastighetLandareal FastighetPlanEgenakt FastighetPlanLMakt FastighetPlannamn FastighetPlantyp FastighetTotalareal FastighetVattenareal FastighetVärdeenhet Fastighetsadress Fastighetsbeteckning Fastighetsnyckel Fastighetsstatus Fastighetstyp Fastighetsändring Föredragningslista Föredragningslista02 Föredragningslista03 Föredragningslista04 Föredragningslista05 Föredragningslista06 Föredragningslista07 Föredragningslista08 Föredragningslista09 Föredragningslista10 Föredragningslista11 Föredragningslista12 Föredragningslista13 Föredragningslista14 Alla under Eget är egna variabler skapade under Personliga inställningar. Den som skapar mallen måste ha dessa variabler under sin egen användare, annars visas inte dessa variabler vid skapande av mall. Om det finns en egen variabel som heter Nämnd, kan variabeln Eget_Nämnd användas. Många användare finns under flera enheter ex. registratorer och nämndsekreterare, då är det bättre att använda egna uppgifter ex. Förvaltning och Avdelning. Fastighetsuppgifter. Gäller objekttypen Fastighet. Lista på sammanträdespunkter innan beslut, se layout under avsnitt Systemvariabler föredragningslista Som ovan fast annan layout, se layout under avsnitt Systemvariabler föredragningslista02 Som ovan fast annan layout, se layout under avsnitt Systemvariabler föredragningslista03 Som ovan fast annan layout, se layout under avsnitt Systemvariabler föredragningslista04 Som ovan fast annan layout, se layout under avsnitt Systemvariabler föredragningslista05 Som ovan fast annan layout, se layout under avsnitt Systemvariabler föredragningslista06 Som ovan fast annan layout, se layout under avsnitt Systemvariabler föredragningslista07 Som ovan fast annan layout, se layout under avsnitt Systemvariabler föredragningslista08 Som ovan fast annan layout, se layout under avsnitt Systemvariabler föredragningslista09 Som ovan fast annan layout, se layout under avsnitt Systemvariabler föredragningslista10 Som ovan fast annan layout, se layout under avsnitt Systemvariabler föredragningslista11 Som ovan fast annan layout, se layout under avsnitt Systemvariabler föredragningslista12 Som ovan fast annan layout, se layout under avsnitt Systemvariabler föredragningslista13 Som ovan fast annan layout, se layout under avsnitt Systemvariabler föredragningslista Sida 10

14 Föredragningslista15 Föredragningslista16 Föredragningslista17 Föredragningslista18 Föredragningslistutdrag Föredragningslistutdrag02 HandläggareAdress HandläggareEpost HandläggareFlödesätt HandläggareMobilTelefon HandläggareNamn HandläggarePostadress HandläggareTelefon HandläggareTitel KoordinatBeskrivning KoordinatSystem KoordinatX KoordinatY Notering Objektbeskrivning ObjektID Objektlista ObjektNamn ObjektSkapad ObjektSkapare ObjektSkapareNamn Objekttyp Organ Processteg Protokoll Protokoll02 Protokoll03 Protokoll04 Protokoll05 Protokoll06 Protokoll07 Protokoll08 Som ovan fast annan layout, se layout under avsnitt Systemvariabler föredragningslista15 Som ovan fast annan layout, se layout under avsnitt Systemvariabler föredragningslista16 Som ovan fast annan layout, se layout under avsnitt Systemvariabler föredragningslista17 Som ovan fast annan layout, se layout under avsnitt Systemvariabler föredragningslista18 Uppgifter från en speciell sammanträdespunkt innan beslut, se layout under avsnitt Systemvariabler föredragningslistutdrag Uppgifter från en speciell sammanträdespunkt innan beslut, se layout under avsnitt Systemvariabler föredragningslistutdrag02 Uppgifter på Ärendets/Dokumentets/Sammanträdets/ Objektets handläggare eller användaren, för mer info se avsnittet Uppgifter handläggare. Dessa uppgifter hämtas från handläggarens övre del under Personliga inställningar. Gatuadress/Box Sammanslagning av för- och efternamn Dokumentets notering Objekttyp kan läggas till på slutet ex. ObjektlistaHuvudman Översta nivån i användarens organisationsstruktur Uppgifter från alla sammanträdespunkter med beslutstexter efter beslut, se layout under avsnitt Systemvariabler protokoll Som ovan med annan layout, se layout under avsnitt Systemvariabler protokoll02 Som ovan med annan layout, se layout under avsnitt Systemvariabler protokoll03 Som ovan med annan layout, se layout under avsnitt Systemvariabler protokoll04 Som ovan med annan layout, se layout under avsnitt Systemvariabler protokoll05 Som ovan med annan layout, se layout under avsnitt Systemvariabler protokoll06 Som ovan med annan layout, se layout under avsnitt Systemvariabler protokoll07 Som ovan med annan layout, se layout under avsnitt Systemvariabler protokoll Sida 11

15 Protokoll09 Protokoll10 Protokoll11 Protokoll12 Protokollande Protokollförslag Protokollutdrag Protokollutdrag01 Protokollutdrag02 Protokollutdrag03 Protokollutdrag04 RedigerareEpost RedigerareMobilTelefon RedigerareNamn RedigerareTelefon RedigerareTitel SammanträdeAvslutad SammanträdeBeredningdatum SammanträdeBeredningplats SammanträdeBeredningtid SammanträdeBeteckning SammanträdeDatum SammanträdePlats SammanträdeSkapare SammanträdeSkapareNamn SammanträdeTid SammanträdeTyp SammanträdespunktBeteckning SammanträdespunktNummer SammanträdespunktRubrik SammanträdespunktÄrende Sekretess Sekretessdatum Sekretessgrund Sekretessmyndighet Sändlista Sändlista02 Text Text Textförslag TextFörslag Som ovan med annan layout, se layout under avsnitt Systemvariabler protokoll09 Som ovan med annan layout, se layout under avsnitt Systemvariabler protokoll10 Som ovan med annan layout, se layout under avsnitt Systemvariabler protokoll11 Som ovan med annan layout, se layout under avsnitt Systemvariabler protokoll12 Lista på beslutande på sammanträdet d v s de med deltagarroll ordförande och ledamot Rubriker på sammanträdets punkter både innan och efter beslut, se layout under avsnitt Systemvariabler protokollförslag Protokollsutdrag på aktuell sammanträdespunkt med beslutstext och ärendeinformation efter beslut Som ovan med annan layout, se layout under avsnitt Systemvariabler protokollutdrag01 Som ovan med annan layout, se layout under avsnitt Systemvariabler protokollutdrag02 Som ovan med annan layout, se layout under avsnitt Systemvariabler protokollutdrag03 Som ovan med annan layout, se layout under avsnitt Systemvariabler protokollutdrag04 Uppgifter om den som skapar/redigerar dokumentet Sammanslagning av för- och efternamn Beteckning på sammanträdet och # + punktnummer eller och beslutsnummer Punktnummer på sammanträdet Rubrik på punkten och punktnummer på sammanträdet Diarienumret på ärendet på sammanträdespunkten Ja/Nej Lista på dokumentets mottagare med, mellan varje Lista på namnen på dokumentets mottagare listade på egna rader stext på aktuell sammanträdespunkt före eller efter beslut. Används vanligtvis i Tjänsteutlåtande och är den text som överförs till Lex för en sammanträdespunkt Sida 12

16 ÄrendeAvslutad Ärendebeteckning Ärendedatum Ärendeklasskod Ärendemening ÄrendePartsinsynKod ÄrendePartsinsynTidsbegr ÄrendeSkapare ÄrendeSkapareNamn Ärendestatus Ärendetyp Diarienummer Ärendetypens nummer Ärendetypens nummer och beskrivning Sida 13

17 4 Mall för redigering av beslutstexter stexterna som hämtas från tjänsteskrivelserna och läggs in i Lex kan numera redigeras i Word. Det går att bestämma utseendet hur beslutstexten ska se ut i Word, när man redigerar texten. Bland mallarna finns numera en mall som heter Redigering texter i sammanträdespunkt. Det går att ändra namnet på mallen, men den går inte att ta bort. Denna mall kan ex. se ut så här: stextförslag /Text/ När nämndsekreteraren redigerar texten, så kommer beslutstexten att läggas mellan bokmärkena för Text. När redigeringen sen är klar och sparad, finns sen den redigerade texten i rutan för stext i Lex. För att använda texter i Föredragningslista16 och Protokoll09 lägger du här till variabeln för TextförslagSpText2, som i denna bild inte ska ha texten förslag utan bara heta TextSpText2. Text för extra delen av förslag /TextSpText2/ Sida 14

18 5 Skapa fraser Man kan skapa frastexter, som sedan kan användas i Word. Det är mycket praktiskt att lägga in ledarmötena på ett sammanträde som fraser, som sedan enkelt kan användas i protokoll. Varje instans har sin egen frastext och uppdatering av ledamöter sker centralt. Fraser kan även användas i andra situationer. Välj Moduler och Skapa dokumentmallar och fliken Fraser. Välj knappen Ny och ange namnet på frasen. Dubbelklicka sedan på frasen och du kommer till Word. Där skriver du den text som ska användas och spara sedan med valet Spara till Lex. Frasen måste sen också kopplas till en ärendetyp. Om frastexten är ledamöter på ett sammanträde koppla då frasen till alla ärendetyper Sida 15

19 6 Hantering flera texter i mallar Det är möjligt att dela upp texter i flera delar och få ut dessa texter i kallelse och protokoll. I tidigare versioner fanns bara möjlighet att hämta en text. Just nu är det bara Föredragningslista16 och Protokoll09 som använder den extra texten och den variabeln heter TextSpText2. Steg för att hantera flera texter: 1. Skapa en parameter med namnet SpText2 och som ska vara i formatet rtf. 2. I tjänsteskrivelsen skapar du en variabel som heter TextförslagSpText2. Du skriver själv in namnet på variabeln, eftersom den inte finns att hämta. Du skriver in de ledtexter och annat som ska finnas mellan bokmärkena på samma sätt som med variabeln Textförslag. 3. I mallen Redigering texter i sammanträdespunkt skapar du en variabel som heter TextSpText2 (d v s TextförslagSpText2 utan texten Förslag). Här skapas bara variabeln utan att göra någon redigering. Det går bra att skriva en ledtext utanför variabeln ex. 4. I mallen Föredragningslista16 och i Protokoll09 används även texten i TextSpText2. Det kan senare tas fram andra protokolls- och föredragningslistvariabler. Principen är då densamma som ovanstående beskrivning d v s att man skapar en parameter med ett namn, i tjänsteskrivelsen skapas en variabel med motsvarande namn med prefixet Textförslag, i Redigering texter i sammanträdespunkt skapas en variabel med motsvarande namn med prefixet Text och sen används en speciellt framtagen variabel för föredragningslista eller protokoll. Hantering av texter som finns sedan tidigare och som används i variablerna föredragningslista föredragningslista15 och protokoll protokoll07: Ingen variabel behöver skapas, i tjänsteskrivelsen används variabeln Textförslag och i Redigering texter i sammanträdespunkt används variabeln Text. Dessa variablers namn kan inte ändras utan är fastställda sedan tidigare Sida 16

20 7 Utseende på Föredragningslista till Föredragningslista18 Föredragningslistor skrivs innan beslut d v s när sammanträdespunkterna har #. Det går att i viss mån styra typsnitt på de olika föredragningslistorna genom att skapa formatmallar, som man själv bestämmer utseende på. Dessa mallar har namn som börjar på Lex, se avsnitt Lex formatmallar på sida 37. I nedanstående exempel är Lex Normal Times New Roman 12, Lex Paragraf Arial 12 fet, Lex Underrubrik Times New Roman 12 fet och Lex Mellanrubrik Times New Roman 12 fet och kursiv och ibland är den Arial 14 fet. Formatet på dessa Lex-formatmallar bestämmer man själv. För varje föredragningslista visas här vilka formatmallar och teckensnitt som använts. I en del föredragningslistor används inte Lex formatmallar utan typsnittet är styrt. Exemplen nedan består av en sammanträdespunkt utan ärende och en med ärende. Formatet i texten som hämtas från tjänsteskrivelsen styrs från tjänsteskrivelsen. OBS! Om indrag används är det viktigt att systemvariblerna placeras vid exakt samma indrag i alla mallar, som använder Textbeslutförslag. Annars kan indrag och numrering blir fel. Ex. tjänsteskrivelsens systemvariabel Textbeslutförslag har indrag 4 cm, då ska även systemvariabeln Protokoll03 finnas vid indrag 4 cm. 7.1 Utseende systemvariabeln Föredragningslista Lex Underrubrik Ärende Beteckning Förslag 1. Mötets öppnande 2. Undervisning inom särskolan KS/2007:110 Lex Normal 7.2 Utseende systemvariabeln Föredragningslista02 1 Mötets öppnande 2 Undervisning inom särskolan Lex Normal Sida 17

21 7.3 Utseende systemvariabeln Föredragningslista03 Lex Underrubrik Sidnr Ärende Hänvisning 1. Mötets öppnande 2. Undervisning inom särskolan Lex Normal 7.4 Utseende systemvariabeln Föredragningslista04 Lex Underrubrik Punkt Ärende Ärendemening KS/2007:110 Undervisning inom särskolan Lex Normal 7.5 Utseende systemvariabeln Föredragningslista05 Lex Underrubrik Ärende Beteckning KF:s handl nr Sid 1. Mötets öppnande 2. Undervisning inom särskolan KS/2007:110 Lex Normal Sida 18

22 7.6 Utseende systemvariabeln Föredragningslista06 Föredragningslista06 har en sidbrytning för varje sammanträdespunkt, vilket inte visas här. Texten har exakt indrag 2 cm. Times New Roman 60 Arial 14 fet Normal Dnr Mötets öppnande (Sidbrytning) 1 Dnr KS/2007:110 Undervisning inom särskolan 2 Detta är det beslut som ska tas Sida 19

23 7.7 Utseende systemvariabeln Föredragningslista07 Föredragningslista07 har en sidbrytning för varje sammanträdespunkt, vilket inte visas här. Lex Underrubrik Lex Normal Mötets öppnande (Sidbrytning) Undervisning inom särskolan Dnr KS/2007:110 Detta är det beslut som ska tas Utseende systemvariabeln Föredragningslista08 Lex Normal Mötets öppnande Undervisning inom särskolan Sida 20

24 7.9 Utseende systemvariabeln Föredragningslista09 Föredragningslista09 har en sidbrytning för varje sammanträdespunkt, vilket inte visas här. Texten har exakt indrag 2 cm. Arial 14 fet Normal Mötets öppnande Dnr (Sidbrytning) Undervisning inom särskolan Dnr KS/2007:110 Detta är det beslut som ska tas Utseende systemvariabeln Föredragningslista10 Lex Normal 1. Mötets öppnande 2. KS/2007:110 Undervisning inom särskolan Sida 21

25 7.11 Utseende systemvariabeln Föredragningslista11 Lex Underrubrik Ärende Dnr Föredragande 1. Mötets öppnande 2. Undervisning inom särskolan KS/2007:110 Lex Normal Lex Mellanrubrik 7.12 Utseende systemvariabeln Föredragningslista12 Lex Underrubrik Ärende Dnr Föredragande 1. Mötets öppnande 2. Undervisning inom särskolan KS/2007:110 Lex Normal Sida 22

26 7.13 Utseende systemvariabeln Föredragningslista13 Föredragningslista13 har en sidbrytning för varje sammanträdespunkt, vilket inte visas här. Texten har exakt indrag 2 cm. Times New Roman 60 Arial 14 fet Normal 1 Mötets öppnande (Sidbrytning) Undervisning inom särskolan (KS/2007:110) 2 Detta är det beslut som ska tas Sida 23

27 7.14 Utseende systemvariabeln Föredragningslista14 Lex Underrubrik Lex Mellanrubrik Förslag 1. Mötets öppnande 2. Undervisning inom särskolan KS/2007:110 Lex Normal 7.15 Utseende systemvariabeln Föredragningslista15 Lex Mellanrubrik Lex Normal Ärende Beteckning 1. Mötets öppnande 2. Undervisning inom särskolan KS/2007: Utseende systemvariabeln Föredragningslista16 Föredragningslista16 använder även texten TextförslagSpText2. Lex Mellanrubrik Lex Normal Ärende 1 Mötets öppnande 2 Undervisning inom särskolan Här kommer texten som finns i TextförslagSpText2 Här kommer texten som finns under Sida 24

28 7.17 Utseende systemvariabeln Föredragningslista17 Lex Underrubrik Ärende Beteckning 1. Mötets öppnande 2. Undervisning inom särskolan KS/2007:110 Lex Normal 7.18 Utseende systemvariabeln Föredragningslista18 Lex Normal Ärende Beteckning Förslag 1. Mötets öppnande 2. Undervisning inom särskolan KS/2007:110 Lex Mellanrubrik Sida 25

29 8 Utseende variabel Föredragningslistutdrag och Föredragningslistutdrag02 Föredragningslistutdrag är utskrift på en sammanträdespunkt innan beslut. 8.1 Utseende systemvariabeln Föredragningslistutdrag Lex Underrubrik 2 Undervisning inom särskolan (KS/2007:110) Detta är det beslut som ska tas Utseende systemvariabeln Föredragningslistutdrag02 Normal 2 Undervisning inom särskolan Sida 26

30 9 Utseende variabel Protokoll och Protokoll12 Protokoll skrivs efter beslut d v s när sammanträdespunkterna har. Det går att i viss mån styra typsnitt på de olika protokollen genom att skapa formatmallar, som man själv bestämmer utseende på. Dessa mallar har namn som börjar på Lex, se avsnitt Lex formatmallar på sida 37. I nedanstående exempel är Lex Normal Times New Roman 12, Lex Paragraf Arial 12 fet, Lex Underrubrik Times New Roman 12 fet och Lex Mellanrubrik Times New Roman 12 fet och kursiv och ibland är den här Arial 14 fet. Formatet på dessa Lex-formatmallar bestämmer man själv. För varje protokoll visas här vilka formatmallar eller teckensnitt som använts. I en del protokoll används inte Lex formatmallar utan typsnittet är styrt. Exemplen nedan består av en sammanträdespunkt utan ärende och en med ärende. Formatet i texten som hämtas från tjänsteskrivelsen styrs från tjänsteskrivelsen. OBS! Om indrag används är det viktigt att systemvariblerna placeras vid exakt samma indrag i alla mallar, som använder Textbeslutförslag. Annars kan indrag och numrering blir fel. Ex. tjänsteskrivelsens systemvariabel Textbeslutförslag har indrag 4 cm, då ska även systemvariabeln Protokoll03 finnas vid indrag 4 cm. 9.1 Utseende systemvariabeln Protokoll Lex Paragraf Lex Underrubrik 22 Mötets öppnande 23 Undervisning inom särskolan (KS/2007:110) Detta är det beslut som ska tas Sida 27

31 9.2 Utseende systemvariabeln Protokoll02 Protokoll02 har en sidbrytning för varje sammanträdespunkt, vilket inte visas här. Lex Paragraf Lex Underrubrik Normal 22 Mötets öppnande (Sidbrytning) 23 Undervisning inom särskolan KS/2007:110 Detta är det beslut som ska tas Utseende systemvariabeln Protokoll03 Protokoll03 har en sidbrytning för varje sammanträdespunkt, vilket inte visas här. Texten har exakt indrag 4 cm. Lex Normal KS AU 22 Mötets öppnande (Sidbrytning) KS AU 23 KS/2007: Undervisning inom särskolan Detta är det beslut som ska tas Sida 28

32 9.4 Utseende systemvariabeln Protokoll04 Protokoll04 har en sidbrytning för varje sammanträdespunkt, vilket inte visas här. Lex Paragraf Lex Underrubrik 22 Mötets öppnande (Sidbrytning) 23 Undervisning inom särskolan Dnr KS/2007:110 Normal + fet Detta är det beslut som ska tas Utseende systemvariabeln Protokoll05 Lex Normal 22 Mötets öppnande 23 Undervisning inom särskolan Sida 29

33 9.6 Utseende systemvariabeln Protokoll06 Protokoll06 har en sidbrytning för varje sammanträdespunkt, vilket inte visas här. Texten har exakt indrag 1,9 cm. Lex Paragraf Lex Mellanrubrik 22 Mötets öppnande (Sidbrytning) 23 Undervisning inom särskolan (KS/2007:110) Detta är det beslut som ska tas Utseende systemvariabeln Protokoll07 Protokoll07 har en sidbrytning för varje sammanträdespunkt, vilket inte visas här. Lex Paragraf 22 Mötets öppnande (Sidbrytning) 23 Undervisning inom särskolan (KS/2007:110) Detta är det beslut som ska tas Sida 30

34 9.8 Utseende systemvariabeln Protokoll08 Protokoll08 har en sidbrytning för varje sammanträdespunkt, vilket inte visas här. Lex Paragraf Lex Underrubrik 23 Mötets öppnande (Sidbrytning) 23 KS/2007:3 Undervisning inom särskolan Detta är det beslut som ska tas Utseende systemvariabeln Protokoll09 Protokoll09 har en sidbrytning för varje sammanträdespunkt, vilket inte visas här. Denna variabel består av två delar Textförslag som är vanlig standard och TextförslagSpText2 som är den nya delen. Denna text finns bara i Protokoll09. Lex Paragraf Lex Underrubrik Lex Normal 22 Mötets öppnande (Sidbrytning) KS/2007: Undervisning inom särskolan Detta är det beslut som ska tas.. Här kommer texten som finns i TextförslagSpText2 Här kommer texten som finns under Sida 31

35 9.10 Utseende systemvariabeln Protokoll10 Protokoll10 har en sidbrytning för varje sammanträdespunkt, vilket inte visas här. Lex Paragraf Lex Underrubrik KS 22 Mötets öppnande Sändlista (Sidbrytning) KS 23 KS/2007: Undervisning inom särskolan Detta är det beslut som ska tas.. Sändlista Sida 32

36 9.11 Utseende systemvariabeln Protokoll11 Protokoll11 har en sidbrytning för varje sammanträdespunkt, vilket inte visas här. Lex Paragraf Lex Underubrik Lex Normal 22 Mötets öppnande (Sidbrytning) 23 Undervisning inom särskolan KS/2007: Detta är det beslut som ska tas Utseende systemvariabeln Protokoll12 Protokoll12 har en sidbrytning för varje sammanträdespunkt, vilket inte visas här. Lex Paragraf Lex Mellanrubrik TimesNewRoman 60 Mötets öppnande (Sidbrytning) Undervisning inom särskolan (KS/2007:110) Detta är det beslut som ska tas Sida 33

37 10 Utseende systemvariabeln Protokollförslag Protokollförslag listar alla sammanträdespunkter oavsett om det är innan eller efter beslut. Lex Paragraf Lex Underrubrik 22 Mötets öppnande 23 Undervisning inom särskolan (KS/2007:110) Detta är det beslut som ska tas Sida 34

38 11 Utseende systemvariabeln Protokollutdrag Protokollutdrag04 Protokollutdrag är utskrift på en sammanträdespunkt efter beslut Utseende systemvariabeln Protokollutdrag Lex Paragraf Lex Underrubrik 23 Undervisning inom särskolan (KS/2007:110) Detta är det beslut som ska tas Utseende systemvariabeln Protokollutdrag01 Lex Underrubrik Normal 23 KS/2007:110 Undervisning inom särskolan Detta är det beslut som ska tas Sida 35

39 11.3 Utseende systemvariabeln Protokollutdrag02 (Samma som protokollutdrag01) Lex Underrubrik Normal 23 KS/2007:110 Undervisning inom särskolan Detta är det beslut som ska tas Utseende systemvariabeln Protokollutdrag03 Lex Underrubrik Lex Mellanrubrik 23 Undervisning inom särskolan (KS/2008:39) Detta är det beslut som ska tas Utseende systemvariabeln Protokollutdrag04 Protokollförslag02 har samma utseende som Protokoll11. Lex Paragraf Lex Underubrik Lex Normal 23 Undervisning inom särskolan KS/2007: Detta är det beslut som ska tas Sida 36

40 12 Lex formatmallar För att själv kunna bestämma vissa format i mallarna, så kan man använda Lex formatmallar. Dessa formatmallar läggs in i resp. mall och de används mest när flera uppgifter hämtas från Lex in i mallen ex protokoll och föredragningslista. Dessa formatmallar är Lex Normal, som används för normal text, Lex Underrubrik som används till rubriker/ärendemening, Lex Paragraf som används till paragrafer, Lex Ledtext för Protokollande och Lex Mellanrubrik för protokoll och beräkningsfält. Man skapar själv dessa formatmallar med valfritt teckensnitt och storlek i resp. mall och det är viktigt att namnet på formatmallen är exakt med stora och små bokstäver. Om inte dessa formatmallar finns i en mall, så används andra formatmallar i nedanstående prioritetsordning, ex om inte Lex Normal finns så används Normal. Prioritetsordning Lex-mallar 'Lex Normal', 'Normal' 'Lex Ledtext', 'Lex Normal', 'Normal' 'Lex Paragraf', 'Lex Underrubrik', 'Solna Underrubrik', 'Rubrik 2', 'Normal' 'Lex Underrubrik', 'Solna Underrubrik', 'Rubrik 2', 'Normal' 'Lex Mellanrubrik', 'Solna Mellanrubrik', 'Rubrik 3', 'Normal' 13 Åtgärd om Lex-menyn blir förskjuten Det kan hända att det i Lex-menyn i Word blir en förskjutning på menyerna och att betydelsen på menyn inte stämmer. Det ser då ut så här: Man ska då ta bort Lex-menyn genom att välja Verktyg och Anpassa. Sen markerar man Lex-menyn och drar bort den till Words textfält. Stäng sedan anpassningsrutan och se att Lex-menyn är borta. Stäng sedan alla Office-program och Outlook. Nästa gång man sen öppnar Word så finns en korrekt Lex-meny där igen. Ikonerna på ikonraden har dock fungerat hela tiden. Fr o m version ska bara Lexikonerna vara tillgängliga och Lexmenyn vara borttagen Sida 37