Bilaga 2. Layoutstöd för examensarbeten och uppsatser

Transkript

1 Bilaga 2 Layoutstöd för examensarbeten och uppsatser Lärstöd Karlstads universitetsbibliotek ht 2007

2 Layoutstöd examensarbeten och uppsatser ht -07 Innehåll 1. Inledning Dispositon Om omslag Om Abstract, sammanfattning och nyckelord Att skapa rubriker enligt formatmallar Huvudrubriker på ny sida Att skapa en automatisk innehållsförteckning upp till tre nivåer Att skapa sidhuvud och sidfot Om sidnumrering, avsnitt och sidfot Sidfot Avsnitt Sidfot Avsnitt Sidnumrering i Sidfot Avsnitt Vad gör jag om sidnumreringen ändå inte stämmer? Bilagor Rekommendation för layout under arbetets gång Mer hjälp om office-progammet Word...16

3 1. Inledning Dessa tips och råd är i första hand avsedda för dig som ska skriva ditt examensarbete inom någon av lärarutbildningens inriktningar. Tanken är också att dessa tips och råd ska komplettera kurslitteraturen, Examensarbetet i lärarutbildningen undersökningsmetoder och språklig utformning (Johansson & Svedner, 2001) och Bilaga 1 i examensanvisningarna. Dokumentet kan även användas av dig som ska skriva rapporter eller uppsatser inom andra utbildningar än lärarutbildningen. Som du kommer att se innehåller denna bilaga en hel del skärmdumpar, dvs bilder av hur det ser ut på skärmen 1, som komplement till texten. Texten är skriven för Microsofts Word 2003 och bilderna kommer från samma version av programvaran. De funktioner som visas här finns också med i många tidigare versioner av Word. Verktygsfält Menyrad } De allra flesta av programmets funktioner finner du i menyradens rullgardinsmenyer. Verktygsfältet är de knappar som finns under menyraden. Man kan säga att knapparna är snabbkommandon till de funktioner som finns i menyraden. Du kan själv bestämma vilka grupper av knappar som ska visas. Normalt är det två grupper som visas förinställt (default) Standard och Formatering. Du ändrar inställningen genom att i Menyraden gå in under Visa Verktygsfält och där klicka för de verktygsknappar (knapparna för Rita brukar t ex vara användbara) du vill ha. Disposition kan även den vara användbar. Då får du en uppsättning knappar i ditt verktygsfält som gör det lättare att navigera bland dina rubriker och uppdatera din innehållsförteckning. 1 För att skapa en skärmdump trycker du på knappen Print screen som finns på ditt datortangentbord och väljer sedan klistra in i det dokument där du vill att bilden ska presenteras

4 1.1 Dispositon Ditt arbete kommer att innehålla följande delar som alla på ett eller annat sätt kommer att påverka layouten. Inom parentes nämns rubrikerna på avsnitten där du får layoutmässig hjälp här i dessa anvisningar. Omslag (Avsnitt 2, Om omslag) Abstract (Avsnitt 3, Om abstract och sammanfattning) Sammanfattning (Avsnitt 3, Om abstract och sammanfattning) Innehållsförteckning (För detta behöver du använda alla instruktioner i avsnitten 4 till 7) Huvudtext (Hänger samman med ovanstående och du behöver använda alla instruktioner i avsnitten 4 till 7) Bilaga (Avsnitt 8, Bilagor) - 2 -

5 2. Om omslag Till ditt arbete behöver du även infoga ett omslag. Detta omslag ser likadant ut för alla uppsatser och examensarbeten som publiceras vid Karlstads universitet. Du kan när som helst under arbetets gång lägga till detta omslag. Omslaget hämtar du på webbplatsen: Följ nedanstående för att lägga till ditt omslag: Spara ned dokumentet på din egen hårddisk eller på annan vald plats. Fyll i den information som gäller för ditt arbete Ställ markören allra först i ditt examensarbete Välj Infoga Fil I dialogrutan som kommer upp väljer du den fil som du nyss sparat ned. Eventuellt kan du behöva göra en sidbrytning före första rubriken (Abstract) för att få Abstract överst på en ny sida

6 3. Om Abstract, sammanfattning och nyckelord Abstract är den engelska översättningen av din sammanfattning. Den ska komma direkt efter omslagssidan. På ny sida följer sedan sammanfattningen. Använd inte formatmallar (beskrivs i nästa avsnitt) för dessa båda eftersom dessa båda inte ska innefattas av innehållsförteckningen. Däremot kan du med fördel välja samma typsnitt och teckenstorlek som formatmallens Rubrik 1 (Standard för denna är Typsnitt: Arial och teckenstorlek: 16 punkter). Sammanfattningen ska följas av 4 nyckelord som ska kunna användas för registersökningar (Johansson och Svedner, 2001). Ett nyckelord kan även bestå av en kort fras. Exempel nyckelord: - 4 -

7 4. Att skapa rubriker enligt formatmallar Det är rubrikerna som ligger till grund för en automatisk innehållsförteckning. Om inte rubrikerna är skapade enligt en formatmall kommer inte en innehållsförteckning att kunna visas korrekt. Det är rubrikerna som markerar vad i din text som ska ingå i en innehållsförteckning. Skriv den text som ska vara rubriktext först och följ nedanstående: Den text du vill ska vara rubrik markeras. Välj sedan rubrik 1, 2, eller 3 enligt nedan. Normal är den vanliga texten du har. Valet du gör påverkar sedan det antal nivåer som du visar innehållsförteckningen. Formatmallar sparas här Du kan även ställa markören på det ställe där rubriken ska vara och följa punkterna två och tre som redovisats ovan. Din rubriksättning ska inte överstiga tre nivåer. Nivåerna påverkar sedan indraget i innehållsförteckningen, se bild nedan. Format: Normal + fet Typsnitt: Arial, 16 punkter Nivå 1 Rubrik 1 Nivå 2 Rubrik 2 Nivå 3 Rubrik 3-5 -

8 4.1 Huvudrubriker på ny sida Alla huvudrubriker ska börja på ny sida. Det skapas enklast genom att du ställer markören före första bokstaven i huvudrubriken och går till Menyraden Infoga Brytning och sedan väljer sidbrytning

9 5. Att skapa en automatisk innehållsförteckning upp till tre nivåer En innehållsförteckning skapas genom att du går in på följande i menyraden, Infoga Referens Index och förteckningar: När du kommit in på index och förteckningar visar sig följande bild: - 7 -

10 Här går du in på fliken Innehållsförteckning. Då ser bilden ut som följer: 1 Nu kan du välja vilken typ av förteckning du vill ha. Det gör du under format (1). Efter att ha tryckt på OK-knappen ska nu innehållsförteckningen komma fram. Skapar du nya rubriker måste innehållsförteckningen för varje gång uppdateras. Likaså när antalet sidor i din rapport utökas. För att uppdatera markerar du innehållsförteckningen och högerklickar på musen. Då kommer följande ruta upp. Genom att trycka uppdatera fält kommer ytterligare en dialogruta upp

11 Här väljer du då om du vill uppdatera hela tabellen (om nya rubriker tillkommit) eller om du vill uppdatera endast sidnumren. Avsluta gärna ditt arbete med texten genom att göra denna uppdatering för att vara säker på att all text är uppdaterad. 2 Än så länge har vi i vår genomgång inte visat på hur man infogar sidnumrering. Det kommer i nästa avsnitt. Eftersom sidorna med din sammanfattning och din innehållsförteckning ska vara onumrerade så kan det vara lättare att skapa sidan med innehållsförteckningen först, innan sidnumreringen görs. Sidnumreringen ska ta sin början på sidan efter innehållsförteckningen. 2 Blir det något fel i innehållsförteckningen så att det t ex står Bookmark error betyder detta att det i din text finns en rad som är markerad som en rubrikrad men att det inte finns någon text där (tomt mellanrum mellan textrader). Gå igenom din text noga för att se att det endast är de rader som du bestämmer ska vara rubriker som också är det. Allt som är markerat som rubrik kommer med i innehållsförteckningen. Observera att detta även kan hända med bilder. En bild som fått formatet Rubrik 1 istället för Normal kommer datorn att tolka som att det är en del av innehållsförteckningen

12 6. Att skapa sidhuvud och sidfot Sidhuvud och sidfot är många gånger bra att ha för att till exempel få sidnumreringen på samma ställe i hela dokumentet eller för att i ett sidhuvud till exempel tala om textens rubrik, vem som skrivit texten och i vilket ämne. För att visa ett sidhuvud eller sidfot går man in i Menyraden och till Visa. Under Visa finns menyvalet Sidhuvud och sidfot. Välj detta alternativ. En markering visar nu på sidhuvudet och det övriga dokumentets text gråtonas. Ett verktygsfält för sidhuvud och sidfot kommer också fram i bildrutan (detta verktygsfält finner du inte på något annat ställe). Med hjälp av verktygsfältet kan du växla mellan huvud och fot samt välja annorlunda på förstasidan. Verktygsfältet stöder dig också i skapandet av automatisk numrering av sidor och infogande av dagens datum (det ändrar sig alltså om du öppnar dokumentet en annan dag). För att huvud och fot ska vara aktiva i dokumentet krävs att det fylls med ett innehåll. Skriver du inget i sidhuvudet kommer du att uppleva det som att det försvinner

13 7. Om sidnumrering, avsnitt och sidfot Sidnumreringen ska börja på sidan efter innehållsförteckningen. Sammanfattningen och innehållsförteckningen ska inte numreras (om du inte gör det med romerska gemener, i, ii osv). Har du inte gjort det tidigare så skapa först de tre sidorna för sammanfattning, abstract och innehållsförteckning. Gör sedan momenten i följande ordning: 1. Följ anvisningarna för Skapa Sidfot Avsnitt 1 (annorlunda förstasida) nedan 2. Följ anvisningarna för Skapa Sidfot - Avsnitt 2 (den första numrerade sidan) nedan 3. Numrera avsnitt 2, se avsnittet för sidnumrering 7.1 Sidfot Avsnitt 1 1. Ställ markören på sidan för sammanfattning. Gå till Visa i menyraden och klicka på Sidhuvud och sidfot. Då kommer följande verktygsfält upp igen. Här kan du ställa in det du vill ska gälla för din sidfot. 2. Klicka på Utskriftsformat i detta verktygsfält. Då kommer följande ruta upp. 1. Klicka på fliken layout. Då ser du följande bild. 2. Markera kryssrutan Annorlunda förstasida 3. Det är viktigt att Detta avsnitt är inställt eftersom vi ska numrera nästa avsnitt 3. Skapa sidhuvudet eller sidfoten för dokumentets eller avsnittets första sida/första avsnitt

14 4. Om du inte vill ha ett sidhuvud eller en sidfot i detta avsnitt lämnar du fälten för sidhuvud och sidfot tomma. I avsnitt 1 ska du ha tomma fält alternativt romerska gemener. 5. Nu ska du skapa den andra sidfoten i Avsnitt Sidfot Avsnitt 2 På sidan efter innehållsförteckningen ska du nu skapa den andra sidfoten där numreringen ska börja. För att programmet ska förstå att denna sida ska vara ett nytt avsnitt så ställer du markören på föregående sida, dvs sidan för innehållsförteckningen. Välj Infoga Brytning ifrån Menyraden Följande dialogruta kommer upp: Markera då Avsnittsbrytningar och Nästa sida. På så sätt kommer nästa sida att bli ett nytt avsnitt i texten. Gör nu som tidigare när du skapade en sidfot. Gå in i menyraden Visa Sidhuvud och sidfot så att du får fram verktygsfältet för sidhuvud och sidfot. Troligen kommer då markören att ställa sig i sidhuvudet men det växlar du med en av knapparna [1] i verktygsfältet. [1]

15 Nu ska du ha markören nere i sidfoten. Förinställt finns då en länk mellan denna sidfot och föregående se [2]. Denna ska vi ta bort genom att avmarkera ikonen [3]. Då försvinner även texten vid [2]. [3] [2] 7.3 Sidnumrering i Sidfot Avsnitt 2 1. För att din sidnumrering ska få formatet med ett streck på varje sida om numret kan du gå in via Infoga autotext och SIDAN- (se pilen) i verktygsfältet för sidhuvud och sidfot. 2. Genom att mittcentrera (se ikonen Centrera i verktygsfältet) kan du få sidnumreringen att visas i mitten. Det kan vara en fördel vid dubbelsidig utskrift/tryckning av texten. Centrera

16 3. Denna sidnumrering ska nu börja med nr 1. I verktygsfältet väljer du nu Formatera sidnummer [1] varvid dialogrutan Sidnummerformat kommer upp. Under sidnumrering väljer du då Börja med 1 [2]. Detta gör du för att inte programmet ska tro att sidnumreringen ska börja på dokumentets första sida. Avsluta med att trycka på knappen OK. [1] [2] 7.4 Vad gör jag om sidnumreringen ändå inte stämmer? Om det, trots att du följt anvisningarna i föregående avsnitt, ändå skulle vara så att sidnumreringen inte syns eller att det numreras på sidor som inte ska vara numrerade så kan man rätta till det (även om man kan få trixa lite). Om sidnumreringen inte syns, Välj Visa sidhuvud och sidfot igen och gå in under Infoga Autotext så finns alternativet -Sidan-, välj det. Då brukar sidnumreringen bli synlig igen. Om sidnumreringen inte stämmer, infoga en extra avsnittsbrytning på den sista av de sidor som är riktiga, prova sedan att behålla Länk till föregående och fungerar inte de så ta bort Länk till föregående

17 8. Bilagor Bilagor ska inte sidnumreras löpande med den andra texten. Istället numreras de som Bilaga 1, Bilaga 2 osv. Det innebär att bilagorna även de måste göras som ett nytt avsnitt för att bryta den automatiska sidnumreringen. I sidhuvudet i detta nya avsnitt kan du med högerställd marginal skriva Bilaga och sedan infoga sidnummer. Följ anvisningarna i avsnitt 7.2 och 7.3. Även om det i anvisningarna i det avsnittet står om sidfoten så gäller samma sak för sidhuvudet. Även det blir i ett nytt avsnitt. 9. Rekommendation för layout under arbetets gång Då du och din handledare kommer att ha en del digital kontakt då du skickar ditt arbetsmaterial via e-post så kan det underlätta för handledaren att du i sidhuvudet till din text skriver: Examensarbete Lärarprogrammet termin och datum då du skickar in aktuell version Den inriktning som du skriver ditt arbete inom Sidnumrering och antal sidor totalt som arbetet omfattar. Detta då det kan vara svårt för handledaren att veta om alla sidor är med i en utskrift av arbetet För- och efternamn Arbetsmaterial och version Formatet på sidnumreringen väljer du från verktygsmenyn för sidhuvud och sidfot. Du bör välja Sidan X av Y under Infoga Autotext, se bilden nedan. Då får du med både aktuell sida och antalet sidor som arbetet omfattar. Vill du avgränsa ditt sidhuvud ifrån resten av dokumentet med en linje kan du göra det med hjälp av ikonen för kantlinjer i verktygsfältet. Med pilen till höger om ikonen väljer du vilken typ av kantlinje du vill ha. Ett tips kan vara att lägga en blank rad under kantlinjen men i sidhuvudet. På så sätt får du alltid ett litet utrymme upptill tomt, innan dokumenttexten tar vid. Val av kantlinje Exempel:

18 blankrad Under tiden du skriver ditt arbete kommer du att redigera, ta bort och lägga till avsnitt och ändra i ditt material många gånger. Det kan därför underlätta om du skriver vilken version det är i ditt arbete som du skickar in till din handledare. Om du bara sparar om samma arbete med samma namn hela tiden så förlorar du den föregående versionen och eventuell bortklippt text. Det kan vara så att du senare under arbetets gång upptäcker att denna text ändå fyllde en funktion i arbetet och bör återinsättas. 9.1 Mer hjälp om office-progammet Word Behöver du mer stöd om olika funktioner i Word så prova att använda Office online som du kommer år genom att trycka på Hjälp i menyraden när du är uppkopplad mot Internet. Myndigheten för skolutveckling har även de en webbsajt med bra instruktioner, se