Avhandlingsmall. Anvisning om avhandlingsmall i Word version 3

Transkript

1 ANVISNING Datum: Bearbetat av: Sofie Kierkegaard Karin Jäppinen Reviderad: Avhandlingsmall Anvisning om avhandlingsmall i Word version 3 Gymnastik- och idrottshögskolan Lidingövägen 1 Box Stockholm Tel registrator@gih.se

2 2(17) INNEHÅLLSFÖRTECKNING Introduktion till avhandlingsmall i Word... 3 Mallformatet... 3 Disposition... 3 Sidnumrering... 4 Innehåll i dokumentmallen... 4 Utskrift... 4 Använda formatmallarna... 5 Visa allt... 6 Tillgängliga formatmallar... 7 Kort beskrivning... 7 Längre beskrivning... 8 Rubriker... 8 Text... 8 Tabell- och bildtext... 8 Citat... 9 Fotnotstext och fotnotsreferens... 9 Listor... 9 Litteraturförteckning... 9 Innehållsförteckning Bilder och tabeller Förkortningar Allmän Word-kunskap Att klistra in en text i mallen Bindestreck och tankstreck Uppdatera innehållsförteckningen Justera sidnumreringen Ta bort sidnummer Ta bort front matter från innehållsförteckningen Automatisk numrering av rubriker Skapa index Visuellt exempel... 14

3 3(17) INTRODUKTION TILL AVHANDLINGSMALL I WORD Gymnastik- och idrottshögskolan erbjuder en wordmall för de som ska skriva en doktorsavhandling, licentiatuppsats eller annat större arbete. Mallen kan hämtas på Mallen är baserad på den avhandlingsmall som används vid Stockholms universitet, och vi tackar för tillåtelsen att bygga vidare på deras förtjänstfulla arbete. Mallformatet Mallen är sparat i dotx-format som är ett format för wordmallar. Detta innebär att man jobbar med den som med ett vanligt word-dokument. Formateringen är inbakat i formatmallarna i själva dokumentet. Mallens format är 170 x 240 mm och typsnitten är Times New Roman och Arial. Teckenstorleken i brödtexten är 11 punkter. Disposition Dispositionen på avhandlingar skiljer sig åt mellan monografier och sammanläggningsavhandlingar. Avhandlingens delar bör komma i följande ordning: Tabell 1. Sammanläggningsavhandling Huvudtitelsida Tryckortssida Eventuell dedikationssida Tom sida Lista med delarbeten Eventuell tom sida Innehållsförteckning(högersida) Förkortningar Inledning (kap 1, högersida) Kapitel 2..N Sammanfattning på svenska Ev. tackord Monografiavhandling Smutstitelsida Tom sida Huvudtitelsida Tryckortssida Eventuell dedikationssida Tom sida Innehållsförteckning Eventuell tom sida Inledning (kapitel 1, högersida) Kapitel 2..N Sammanfattning på svenska, engelska, tyska eller franska Ev. tackord

4 4(17) Sidnumrering Titelsidan numreras aldrig. Tryckortssidan till och med Förkortningar kan numreras med små romerska siffror och Kapitel 1 till och med Referenser/Bibliografi numreras arabiskt. Sidnumret på kapitel 1 måste vara udda (så att kapitlet börjar på en högersida) och föregående sidor räkas med (första kapitlet börjar på t.ex. sid 5, 7, 9 eller 11 beroende på hur många sidor man har före). Mallen är förinställd så att sidnummer skrivs ut först på första kapitlets första sida. Alla sidnummer ligger i ytterkant på sidan. Innehåll i dokumentmallen I mallen ingår redan från början vissa delar, nämligen: 1. smutstitelsida 1 2. titelsida 3. tryckortssida 4. dedikationssida 5. innehållsförteckning (Contents) 6. förkortningar (Abbreviations) 7. börja skriv här (Introduction) Det är när du ska formatera brödtexten som du använder de särskilda formatmallarna som finns som dropdown-menyn i mallen, läs mer i nästa avsnitt. De fyra första delarna är förformaterade på ett sätt som ligger utanför formatmallarna, vilket syns tydligt när du öppnar dotx-filen. Utskrift Vid utskrift på A4-papper så blir texten större än normalt eftersom mallen är mindre än en A4 (Mallen är 170 x 240 mm). Vill du skriva ut i verklig storlek så välj att inte anpassa innehållet när du skriver ut. Tryck Skriv ut. I den gråa dialogrutan gå till nedre högre hörnet, till rubriken Zooma. Vid rubriken Anpassa efter papper välj Ingen skalning. 1 Smutstitel är det blad i en monografiavhandling som föregår huvudtitelbladet och innehåller enbart serienamn och boktitel.

5 5(17) Använda formatmallarna I dokumentmallen finns ett antal formatmallar att välja mellan för att formatera rubriker och olika avsnitt i brödtexten 2. Börja med att klicka på expandera-pilen under Ändra format, högt upp till höger, så får du fram dessa mallar. Bild 1 Visa formatmallar När du hittat expandera-pilen som leder dig till formatmallarna så kan du börja skriva (eller klistra in texten) vid Börja skriv här på sidan nio i mallen. Om du klistrar in texten så får du markera varje del och ange vilket format den skall ha, till exempel Rubrik 2, Brödtext etc. När man ska använda en formatmall så väljer man till exempel en kapitelrubrik, Rubrik 1 från rubrikmenyn och sedan skriver man rubriken. Det går också bra att skriva rubriken först och sedan klicka på Rubrik 1 i verktygsfältet. 2 Brödtext är termen som används för normal löptext.

6 6(17) Texten kommer då automatiskt att få rätt formatering: rätt typsnitt, rätt storlek, rätt mängd luft över och under texten och rätt märkning så att rubriken kan visas i innehållsförteckningen. Samma gäller för de andra formaten. Visa allt Använd Visa allt -funktionen för att se dolda tecken i dokumentet, till exempel sidbrytningar, avsnittsbrytningar och paragraftecken. Bild 2 Visa allt

7 7(17) TILLGÄNGLIGA FORMATMALLAR Kort beskrivning Här är en kort beskrivning av de format som finns i mallen: Rubrik 1 Rubrik 2 5 Rubrik vid lista Normal Normalt indrag Tabelltext Bildtext Citat Citat med indrag Fotnotstext Fotnotsreferens Fotnotstext vid tabell Fotnotsreferens vid tabell (Kapitelrubrik som alltid infogar en sidbrytning före rubriken) (Rubriker i hierarkisk ordning) (Används i anslutning till olika typer av listor) (samma som brödtext) (används i efterföljande paragrafer i ett kapitel. Det går även att tabba fram ett indrag, då indragets avstånd blir detsamma) (Används för att beskriva tabeller) (Används för att beskriva bilder) (Används vid långa fristående citat längre än 3 rader) (Ger nytt stycke vid mycket långa citat) (Format på fotnoter. Sätts normalt automatiskt) (Format på fotnotsreferenser. Sätts normalt automatiskt) (Om en fotnot läggs till en tabell ska den ha detta format) (Om en fotnot läggs till en tabell ska referensen ha detta format)

8 8(17) Abbreviations Innehållsförteckning Onumrerad rubrik Sidnummer Cellformat (Samma som Rubrik 1. Används bara för Abbreviations-rubriken) (Samma som Rubrik 1. Används bara för Contents-rubriken) (Används för rubriker av typen 1 som används före kapitel 1, dvs. i t.ex. List of Papers. Rubriker som har detta format tas inte med i innehållsförteckningen) (Formatet på sidnumret) (Format som används för text i tabeller, dvs. celler) Längre beskrivning Här är en längre beskrivning av de format som finns i mallen och hur du arbetar med dem. Rubriker I dokumentmallen använder man formatmallarna Rubrik 1 5 för rubriker i den vanliga brödtexten. Rubriknivå 1, som används vid nytt kapitel, föregås av sidbrytning. Det är inte säkert att du behöver använda samtliga rubriknivåer i din avhandling. Många gånger klarar man sig med tre eller fyra rubriknivåer. Sätt aldrig ut punkt efter rubrik. Vid listor och uppräkningar används vid behov formatmallen Rubrik vid lista, som har kursiv stil. Text För den löpande texten använder man Normal och Normalt indrag. Dessa är gjorda för en löpande text och texter med indrag. Normal används alltid direkt efter rubrik och har därför inget indrag på första raden. Detta format följer automatiskt efter Rubrik 1 5 när man tycker på Enter. Normalt indrag används för alla efterföljande stycken och har därför ett indrag på första raden för att markera det nya stycket. Detta format följer automatiskt efter Normal när man trycker på Enter. Om detta inte sker så kan man använda Tab-tangenten som ger samma indrag. Observera att nya stycken inte har en hel tom rad emellan utan bara ett indrag. Tabell- och bildtext För att beskriva till exempel figurer, tabeller eller bilder används formaten Tabelltext respektive Bildtext.

9 9(17) Citat När man skriver längre citat (längre än cirka tre rader) brukar den texten brytas ut ur brödtexten genom att man gör ett indrag längs hela vänsterkanten och högerkanten samt ett blankutrymme över och under det indragna stycket. För detta ändamål finns två olika formatmallar. Citat används för det första stycket i blockcitatet och har luft före och inget indrag på första raden. Citat med indrag används för alla efterföljande stycken och har indrag på första raden men inte luft före. För att få ett blankutrymme efter citatet trycker man på Enter-tangenten. När man skriver kortare citat används citattecken i stället för blockcitat. Då används samma format som i stycket. Mallen är inställd så att riktiga citat- tecken används i stället för tumtecken ("ord"). I engelsk text har citattecknen dessutom en annan form än i svensk text, citat respektive citat i citat. Eftersom sammanläggningsavhandlingar oftast skrivs på engelska är mallen inställd så att de engelska citattecknen används. Denna inställning kan ändras vid behov för att till exempel skriva svenska citattecken, som ser ut så här: citat respektive citat i citat. Gå i så fall till Officeknappen Wordalternativ Språkinställningar. Välj Primärt redigeringsspråk OK. Fotnotstext och fotnotsreferens Fotnoter infogas automatiskt under fliken Referenser Infoga fotnot. Formatmallarna Fotnotstext och Fotnotsreferens används för att formatera sådan text som av någon anledning har förlorat sin formatering, till exempel när man klipper och klistrar text. För att infoga fotnoter till en viss tabell används formatmallarna Fotnotstext vid tabell och Fotnotsreferens i tabell. Dessa infogas inte automatiskt utan formaten måste läggas på i efterhand. Listor För uppräkningar finns olika formatmallar: Enkel lista (utan punkter eller siffror), Numrerad lista, Romersk lista och Punktlista. Samtliga finns med eller utan indrag i den vänstra kanten. Formatmallarna för uppräkningarna har inte luft vare sig före eller efter. Gör därför en radmatning före första uppräkningen och börja nästa stycke med Standard med luft. Litteraturförteckning Litteraturförteckningar görs med hjälp av formatmallarna Litteraturlista med siffror och Litteraturlista utan siffror. Litteraturlistan utan siffror har så kallat hängande indrag, det vill säga varje styckes första rad börjar ute i vänsterkanten och de efterföljande raderna har indrag. Litteraturlistan med siffror är i stället numrerad med arabiska siffror. Båda formaten fungerar alldeles utmärkt med referenshanteringsprogram som till exempel EndNote och RefWorks. Gör så att du infogar referenserna först och sedan markerar dessa och väljer något av formaten. Numrering som följer med posterna i till

10 10(17) exempel EndNote går utmärkt att behålla för att skapa en numrerad referenslista. Använd då Litteraturlista utan siffror. Innehållsförteckning Innehållsförteckningen ingår i mallen redan från början. Den uppdateras genom att du sätter markören på någon rad i innehållsförteckningen, högerklickar och sedan väljer Uppdatera fält. Bild 3 Uppdatera innehållsförteckning Bilder och tabeller Bilder bör infogas genom att använda funktionen Infoga Bild. Det är vanligt att bilder som klistras in från andra program förlorar kvalitet. Dessutom är det vanligt att bilder skapade till exempel i Power Point modifieras då man skapar en pdf utifrån dessa och därför rekommenderar vi inte formatet. Därför är det tillrådigt att infoga alla bilder från fil. Av bilder som infogas i mallen visas bara så mycket som får plats på en rad, det vill säga nedersta delen av bilden, om Standard formatet är valt. För att visa hela bilden bör man använda sig av Bildformat på den rad där man vill infoga bilden. Formatet tar bort det exakta radavståndet på 13 punkter (som används i standard) vilket gör att hela bilden syns. Dessutom läggs en extra rad med luft över bilden (för att skilja den från föregående stycke) och bilden centreras på sidan. Efter bilden kan man infoga en bildbeskrivning med Infoga beskrivning från Referenser-fliken efter att man har markerat bilden. Det går även bra att högerklicka på bilden och välja Infoga beskrivning.

11 11(17) Bild 4 Infoga beskrivning Förkortningar När du ska skriva in förkortningar så ställ dig vid Börja här i första kolumnen, skriv sedan under Fortsätt här i andra kolumnen. Tryck Tab för att ta dig mellan kolumnerna. När du vill ha en ny rad så stå på det sista ordet i andra kolumnen och tryck Tab så skapas automatiskt en ny rad. Vill du att tabellen för förkortningar ska synas bättre när du skriver i den så ställ dig någonstans i tabellen, välj fliken Tabellverktyg Layout Visa stödlinjer.

12 12(17) Allmän Word-kunskap Här beskrivs hur man utför några vanliga ordbehandlingsoperationer i Word på ett riktigt sätt. Att klistra in en text i mallen Man kan naturligtvis klistra in en färdig text i mallen. Det viktiga om man ska göra det är att radera formateringen från ursprungsdokumentet. Annars följer formateringen med från det dokumentet till mallen, vilket kan skapa problem. För att radera formatering i texten markerar man texten man ska kopiera, sedan använder man knappen Radera formatering på Start-fliken. Sedan kopierar man och klistrar in texten i mallen. Bild 5 Radera formatering Bindestreck och tankstreck Tänk på hur du ska använda bindestreck respektive tankstreck. Bindestreck är kortare och tankstreck är längre. Bindestreck används till exempel vid avstavningar, i vissa sammansättningar, och vid sammansättningar med siffror och förkortningar (svensk-engelsk ordbok, 25-årsdag och FN-ambassadör). Tankstreck används i betydelsen från och till, till exempel mellan ortnamn, tal och klockslag (Stockholm Malmö, elever, kl ). Här används inte mellanslag före och efter tankstrecket. Tankstreck kan också användas vid inskjutna bisatser. Då används mellanslag före och efter. I Word hittar du tankstreck genom att gå till fliken Infoga, välj Symbol Fler symboler Specialtecken eller genom att klicka på tangenterna Ctrl/Kommando + minustecknet på det numeriska tangentbordet.

13 13(17) Uppdatera innehållsförteckningen För att uppdatera innehållsförteckningen högerklickar man på innehållsförteckningen (på Mac håller man nere Ctrl-tangenten samtidigt som man klickar) och väljer Uppdatera fält. För att göra inställningar i innehållsförteckningen som t.ex. hur många rubriknivåer som ska tas med kan man göra detta genom att välja fliken Referenser Innehållsförteckning Infoga innehållsförteckning. Under fliken Innehållsförteckning finns alla de alternativ som man kan ändra. Justera sidnumreringen Alla sidor som är numrerade (från kapitel 1 och framåt) ska ha sidnumren på utsidan av sidan. Detta är förinställt i mallen. Om du behöver justera detta gör du på följande vis. Öppna sidfoten på första kapitelsidan genom att dubbelklicka på sidfoten. Ta bort eventuellt gammalt sidnummer med Delete. Infoga nytt sidnummer genom att välja fliken Infoga Sidnummer. Välj lämpligt format (höger på uddasidor, vänster på jämnasidor). Välj formatera sidnummer om du vill ändra nummerformatet. Bild 6 Sidnummer och sidnummerformat Ta bort sidnummer Om du har en lista över delarbeten, dedikationer, etc. i början av dokumentet så ska dessa sidor, liksom innehållsförteckningens, vara onumrerade. För att ta bort sidnumren, dubbelklicka på sidfoten i dokumentet för "List of Papers" eller alternativt välj Infoga sidfot Redigera sidfot. Därefter ser man till att markera hela sidnumret, det vill säga siffra + boxen runt och trycka Delete.

14 14(17) Ta bort front matter från innehållsförteckningen Med front matter menas alla sidor före innehållsförteckningen, t.ex. dedication, lista över delarbeten etc. Dessa kan dyka upp i innehållsförteckningen om dess rubriker är markerade med Rubrik 1. För att de inte ska komma med i innehållsförteckningen ska dess rubriker markeras med formatmallen Onumrerad rubrik i stället för Rubrik1. Rubriken blir densamma men den tas bort från innehållsförteckningen. Automatisk numrering av rubriker Ställ dig vid första Rubrik 1 I Startmenyn gå till blocket Stycke och klicka på flernivålista. I listbiblioteket välj 1. Rubrik 1, 1.1 Rubrik 2, Rubrik 3 För att få rätt numrering: Klicka på flernivålista längst ned: Definiera nytt listformat Börja med 1. Skapa index Det finns olika tillvägagångssätt i Word för att skapa index. Dels finns det en helautomatisk funktion i Word för att skapa index. Den är användbar då indexet består av enkla ord med få böjningsformer, till exempel utformningen av ett ämnesordsindex. Men om indextermerna är mer komplexa och består av flera ord och som dessutom varierar över dokumentet som till exempel personnamn är det bättre att märka upp orden för hand och sedan låta Word skapa ett automatiskt index utifrån de uppmärkta termerna istället för efter en given lista. I Word 2007 gör man enligt följande: Fliken referenser Blocket Index Markera indexord. Därefter infoga index. Visuellt exempel På följande sidor kan du se exempel på hur formatmallarna ser ut när de används.

15 15(17)

16 16(17)

17 17(17)