när du arbetar med uppsatser och andra långa texter

Transkript

1 Tricks i Word när du arbetar med uppsatser och andra långa texter Åsa Kronkvist Högskolan Kristianstad Våren 2007

2 Innehåll Dags att skriva uppsats?... 3 Att tänka på innan du börjar... 3 Spara klokt... 3 Säkerhetskopiera... 3 Ändra utskriftsformat... 4 Se vad du gör med Visa Utskriftslayout... 4 Några praktiska funktioner när du skriver... 5 Använd alltid formatmallar för rubriker... 5 Om du tycker att standardrubrikerna är fula... 6 Rubriker som inte ska finnas med i förteckningar... 6 Använd Infoga Brytning för att göra nya sidor... 7 Språkverktygen... 7 Dokumentöversikt... 8 Kommentarverktyget... 9 Jämför två versioner... 9 När du börjar bli klar Lägg till en omslagssida Skapa en innehållsförteckning Ordna sidnumreringen Spara som PDF... 12

3 Dags att skriva uppsats? När du ska skriva en uppsats, ett paper en rapport eller något annat lite mer omfattande dokument vill du förstås ägna din kraft åt att tänka och formulera dig snarare än åt att kämpa med hur du ska få sidnumren att hamna rätt eller att få siffrorna i innehållsförteckningen att stämma med sidantalet. Det finns många praktiska funktioner i Word som kan hjälpa dig. Eftersom Word är ett väldigt omfattande program finns det också ofta flera sätt att göra på. Här presenterar jag några av de funktioner jag brukar ha nytta av. Att tänka på innan du börjar Spara klokt Innan du ens börjar på din uppsats är det bra om du bestämmer dig för ett system för hur du sparar. Själv brukar jag göra så att jag skriver datum som en del av filnamnet och när jag vet att jag gjort större ändringar i dokumentet sparar jag det med ett nytt datum. På så vis kan jag lätt gå tillbaka till en tidigare version om jag funderar över hur jag tänkte innan. Det kan också vara till stor nytta vid handledning att kunna jämföra olika versioner av arbetet. För att spara med ett nytt namn väljer du Arkiv Spara som och skriver det nya namnet i rutan för filnamn. Säkerhetskopiera Att förlora en uppsats som nästan är klar är förmodligen varje uppsatsskribents mardröm. Det finns många sätt att säkerhetskopiera på. Du kan till exempel spara på ett USB-minne, bränna på CD eller lagra på diskett. Det allra enklaste sättet att säkerhetskopiera tycker jag är att då och då skicka arbetet i ett e-brev till mig själv. Högskolans e-postsystem är mycket säkert, så om du har en kopia sparad i din egen brevlåda och en kopia på din egen dator kan du sova gott om natten. Sparar du ditt arbete med datum som en del av filnamnet är det lätt att se vilken kopia som är den nyaste. 3

4 Ändra utskriftsformat Standardinställningen i Word ger ganska små marginaler. Ofta blir dokumentet mer lättläst om du ökar dem något. Det gör du under Arkiv Utskriftsformat. Se vad du gör med Visa Utskriftslayout Word har flera olika visningslägen. För att se hur det du skriver kommer att se ut på papperet väljer du Visa Utskriftslayout. Visningsläget Disposition kan också vara praktiskt ibland. Om du väljer det visningsformatet får du en verktygsrad där du kan arbeta med dokumentets struktur. Bland annat kan du välja att bara visa vissa nivåer för att snabbt få en överblick över vilka rubriker ditt arbete innehåller. Hur du skapar strukturen får du se i nästa avsnitt, under rubriken Använd alltid formatmallar för rubriker. 4

5 Några praktiska funktioner när du skriver Använd alltid formatmallar för rubriker Ett av de allra viktigaste råden jag har att ge dig är att du är noga med att använda formatmallar på rätt sätt. Flera andra funktioner i Word är beroende av det, så även om det kan kännas jobbigt att komma ihåg i början så är det verkligen väl värt besväret. Den stora vitsen med formatmallar är att du talar om för Word vilken typ av innehåll olika delar av din text är. De allra mest användbara, tycker jag, är formatmallarna för rubriker. Om du konsekvent markerar alla rubriker som just rubriker kommer du sedan att kunna använda automatiska funktioner för till exempel innehållsförteckning, disposition och dokumentöversikt. Så här definierar du en text som rubrik: 1. Börja med att markera texten som ska vara rubrik, eller bara klicka någonstans i rubrikraden så att markören hamnar där. 2. Välj rätt rubrikformat i verktygsraden, ELLER klicka på det i sidomenyn Formatmallar och formatering. Sidomenyn Formatmallar och formatering får du lättast fram genom att klicka på den lilla knappen med två A som finns precis framför rutan för format i verktygsraden. Just rubrikformaten finns i flera olika nivåer, och tanken är att du ska använda Rubrik 1 för dina huvudrubriker, Rubrik 2 för underrubriker, Rubrik 3 för under-underrubriker och så vidare. På så vis kan du till exempel skapa innehållsförteckningar som har olika nivåer. 5

6 Om du tycker att standardrubrikerna är fula Avstå inte från att använda formatmallar bara för att formaten inte ser ut precis som du vill att de ska se ut. Det är lätt att ändra utseendet på ett format. Börja med att föra muspekaren över ett format i sidomenyn Formatmallar och formatering. Klicka på den lilla pilen som då visas och välj Ändra i menyn som fälls ner. Nu kommer det upp ett fönster där du kan ändra hur formatet ska se ut. I fönstrets första vy kan du ändra några vanliga egenskaper, som till exempel teckensnitt, storlek och radavstånd. Om du klickar på knappen Format kommer du åt fler möjligheter till inställningar. Väljer du Stycke kan du till exempel ange att ett formatet ska ha indrag på första raden och på Numrering kan du ställa in så att dina rubriker numreras automatiskt. Rubriker som inte ska finnas med i förteckningar Ibland kan du ha rubriker som inte ska komma med i förteckningar. Det kan till exempel vara din huvudrubrik på förstasidan eller rubriken till innehållsförteckningen som förstås inte ska vara med i innehållsförteckningen. För sådana rubriker väljer du formatet Normal och ställer in utseendet genom att välja teckensnitt i verktygsraden direkt. 6

7 Använd Infoga Brytning för att göra nya sidor När du vill ha en ny sida innan sidan du skriver på är full så ska du inte trycka en massa gånger på radbytestangenten. Problemet blir då att om du senare lägger till mera text på någon tidigare sida så kommer texten på den nya sidan att flyttas ner. Ställ istället markören efter det ställe i texten som ska vara sist på sidan och använda infoga Infoga Brytning. Det finns flera typer av brytning. Den som bara heter Sidbrytning ger helt enkelt en ny sida, direkt efter det ställe där din markör stod. Avsnittsbrytning talar om för Word att du vill dela upp din text i olika delar. Det är bland annat användbart om du vill starta din sidnumrering på någon annan sida än sidan ett eller två. Språkverktygen Det finns flera praktiska verktyg i Word som hjälper dig att bearbeta din text språkligt. Stavningskontrollen känner du förmodligen till. Den hittar du under Verktyg Stavning och grammatik. Även om ordlistan i Word är omfattande så innehåller den förstås inte alla ord. Ibland får du felmarkering på ord som är alldeles rättstavade. Bland annat saknas många sammansatta ord i ordlistan. Låt dig inte luras att särskriva ord bara för att Word markerar dem som okända. Ibland slinker också ord som är felstavade igenom stavningskontrollen. Det kan till exempel vara ord som genom att du råkat stava fel får en annan betydelse. Därför måste du förstås alltid korrekturläsa ditt arbete även om du använder stavningskontroll. Under Verktyg Språk Avstavning kan du få hjälp med avstavning. Jag tycker det fungerar bäst att klicka på knappen Manuell i det lilla fönstret som kommer upp. Då får jag förslag på hur ord kan avstavas och får sedan godkänna eller förkasta varje förslag. 7

8 Synonymer är en praktisk liten funktion som kan hjälpa dig när du sliter med formuleringar. Högerklicka på ett ord och välj Synonymer i snabbmenyn som dyker upp så får du en lista med förslag på ord med liknande betydelse. Dokumentöversikt Om ditt dokument består av många sidor kan det vara besvärligt att bläddra fram och tillbaka i det för att hitta till olika avsnitt. Om du har använt rubrikformat kan du snabbt och lätt få en överblick genom att välja Visa Dokumentöversikt. Du får en meny i vänsterkanten med alla dina rubriker och hoppar snabbt till det avsnittet genom att klicka på rubriken. När du vill dölja menyn väljer du Visa Dokumentöversikt en gång till. 8

9 Kommentarverktyget Med kommentarverktyget kan du lägga till små pratbubblor med kommentarer i texten. Det kan till exempel vara användbart när du kommer på saker du vill kolla upp senare, när du skickar ett dokument för handledning eller när ni är flera som samarbetar som samma text. Markera den text du vill kommentera och välj Infoga Kommentar i menyraden. Du kan också använda knappen för kommentarer i verktygsfältet Granska. Det tar du fram genom att välja Visa Verktygsfält Granska. Vill du ta bort en kommentar högerklickar du på den och väljer Ta bort kommentar i snabbmenyn. Jämför två versioner Det finns en praktisk funktion för att jämföra två versioner av ett dokument. Börja med att öppna den nyaste versionen av dokumentet. Välj Verktyg Jämför och sammanfoga dokument i menyraden. I fönstret som kommer upp markerad du den gamla versionen av dokumentet. Klicka på den lilla pilen bredvid knappen Koppla och välj något av dessa alternativ: Koppla det som är nytt förs in den gamla versionen och markeras. Koppla till aktuellt dokument de förändringar som har gjorts markeras i det nya dokumentet (alltså det du har öppet). Koppla till nytt dokument ett helt nytt dokument skapas där dina dokument slås samman och skillnaderna markeras. Jag tycker detta är den bästa varianten, för då är det ingen risk att råka förstöra något av de dokument som ska jämföras. 9

10 När du börjar bli klar Lägg till en omslagssida Förmodligen ska ditt arbete ha en omslagssida med titel, ditt namn, din handledares namn och så vidare. Exakt vad som ska finnas med på omslagssidan och hur det ska se ut varierar mellan olika kurser. Kontrollera med din handledare vad som gäller. För att få en ny tom sida först i dokumentet ställer du markören före ditt allra första ord. Välj sedan Infoga Brytning i menyraden och välj typen Sidbrytning. Det smarta med att sätta in nya sidor på det här viset, istället för att trycka fram en massa blankrader, är att så länge du håller dig inom den nya sidan när du lägger till text och bilder så påverkas inte övriga sidor. Skulle du lägga in mer text på en sida avgränsad med sidbrytning än vad som får plats på den så kommer däremot alla följande sidor att förskjutas. Nu är det bara att designa förstasidan. Här ska du inte använda formatmallar för rubriker, för du vill säkert inte att din text på förstasidan ska komma med i innehållsförteckningen. Istället använder du den vanliga textformateringen i verktygsraden eller Format Tecken i menyraden. Ibland kan det hända att den formatering som kommer högst upp på nästföljande sida påverkas när du ändrar precis före en sidbrytning. Ställer du exempelvis in att din förstasida ska ha centrerad text kan det hända att första rubriken på nästa sida också bli centrerad. Gör i så fall klart förstasidan i lugn och ro först. Gå sedan till nästa sida, markera rubriken och välj återigen att den ska vara Rubrik 1 i Formatmallar och formatering. Behöver du en tom sida för till exempel ett abstract gör du likadant. Skapa en innehållsförteckning Lägg till en ny sida för innehållsförteckningen med Infoga Brytning och typen Sidbrytning. Om du vill ha en rubrik, till exempel Innehåll så börjar du med att skriva den. Formatera inte rubriken som Rubrik 1, utan använd Format Tecken i menyraden. Placera markören på en tom rad och välj Infoga Referens Index och förteckningar. Klicka på fliken Innehållsförteckning. Här finns en hel del val du kan göra, men ofta fungerar standardinställningarna väldigt bra. Lägg märke till att du kan bestämma hur många nivåer av rubriker som ska finnas med i innehållsförteckningen. Klicka på OK och ta en titt på hur det blev. Om du nu upptäcker att det fattas rubriker så beror det på att du glömt att formatera dem som rubriker. Leta i så fall upp rubrikerna som saknas i ditt dokument, markera dem och välj att göra dem till rubrik med Formatmallar och formatering. Gå sedan tillbaka till innehållsförteckningen, högerklicka på den och välj Uppdatera fält och sedan Uppdatera hela tabellen. 10

11 Ordna sidnumreringen Kanske har du redan använt funktionen Infoga Sidnummer i menyraden för att numrera dina sidor. När det gäller rapporter och uppsatser brukar det ofta vara så att numreringen inte ska synas på de första sidorna. Vanligtvis brukar man dock göra så att alla sidor räknas alltså om din sidnumrering startar på tredje sidan ska det första sidnumret vara en trea. Sidnumren står i ett område av sidan som kallas Sidfot. Som standard är alla sidfötter i ett dokument sammanlänkade. Det som visas i sidfoten för första sidan upprepas på alla kommande sidor. För att vi ska kunna ta bort den länken måste de sidor som inte ska ha ett synligt nummer definieras som ett avsnitt i dokumentet. Ställ markören allra sist på den sista av de sidor som inte ska ha nummer. Välj sedan Infoga - Brytning i menyraden. Den här gången väljer du Avsnittsbrytning - Löpande. Nu är de första sidorna ett eget avsnitt. Välj nu Visa - Sidhuvud och sidfot i menyraden. Leta upp den sidfot som har rubriken Sidfot - Avsnitt 2 och ställ markören i den. Klicka på knappen Länk till föregående i verktygsfältet för sidhuvud och sidfot så att den blir avmarkerad. Nu ska texten Samma som föregående försvinna från sidfotens ram, och därmed är alltså länken bruten. 11

12 Nu kan du infoga ett sidnummer i sidfoten eller redigera ett sidnummer som redan finns där. För att infoga ett sidnummer klickar du på knappen Infoga sidnummer. Om du vill ändra vilket tal numreringen startar med markerar du sidnumret och klickar sedan på knappen Formatera sidnummer. Nu får du upp ett fönster där du bland annat kan ange vilket tal som ska vara det första. Normalt sett bör det dock fungera att ställa in räkningen på Fortsätt från föregående avsnitt. Spara som PDF Om din uppsats ska publiceras elektroniskt måste du förmodligen spara den som PDF. Hur du gör det kan du lära dig på 12