Taxa för kopiering och avskrift av allmänna handlingar

Transkript

1 Beslutsdatum: Beslutande: Kommunfullmäktige (dnr. KS 0163/16) Giltighetstid: Gäller från och med och tills vidare. Dokumentansvarig: Kommunikations- och utvecklingschef Upprättad av: Daniel Spindel, kommunarkivarie Tannaz Ghaderi, kommunsekreterare Taxa för kopiering och avskrift av allmänna handlingar

2 Innehåll Inledande kommentarer Tillämpningsområde Kopior eller utskrifter på papper Avskrifter av allmänna handlingar Video- eller ljudbandsupptagning Avgift för porto Undantag från avgift Utlämnande av allmän handling i elektronisk form (5)

3 Inledande kommentarer Enligt 2 kap. 3 tryckfrihetsförordningen finns det två typer av handlingar: En framställning i skrift eller bild. En upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och antingen har inkommit till eller upprättats hos myndigheten. 1 En allmän handling är antingen offentlig eller omfattas av sekretess. Allmänheten har rätt att kostnadsfritt ta del av allmänna handlingar, som är offentliga, på plats hos en myndighet. 2 Om den som begär ut en handling däremot önskar en kopia på handlingen eller en avskrift av densamma, så har myndigheten ifråga rätt att ta ut en avgift för detta ändamål. 3 Om den efterfrågade handlingen är en ritning, karta eller bild som inte kan framställas utan svårigheter som kopia eller avskrift, så har myndigheten ingen skyldighet att göra en kopia eller avskrift av handlingen, om denna kan tillhandahållas på plats hos myndigheten kap. 3 tryckfrihetsförordningen (TF). 2 2 kap. 12 TF. 3 2 kap. 13 TF. 4 2 kap. 13 TF. 2 (5)

4 1 Tillämpningsområde Taxa för kopiering och avskrift av allmänna handlingar reglerar Öckerö kommuns avgifter på området, och ska tillämpas av kommunens samtliga myndigheter och bolag. 5 Taxan utgår från avgifterna i avgiftsförordningen (SFS 1992:191) och ersätter tidigare taxa, som antogs av kommunfullmäktige (KF 16/97). Öckerö kommun tar ut avgift enligt 2 5 nedan för följande arbetsinsatser: Kopia eller avskrift av allmän handling. Utskrift av upptagning för automatisk databehandling. Kopia av video- eller ljudbandsupptagning. Avgiften kommer den myndighet/det bolag till del som har lämnat ut handlingen. Den som begär att få ut en kopia, utskrift eller avskrift av en allmän handling ska informeras om avgifterna innan kommunen verkställer beställningen. 2 Kopior eller utskrifter på papper För kopior eller pappersutskrifter gäller följande avgifter: 6 Sidorna 1 9 är gratis. Avgiften för en beställning av tio sidor är 50 kronor. För varje sida därutöver är avgiften 2 kronor per sida. 5 Kommunens myndigheter utgörs av kommunstyrelsen, nämnderna och kommunrevisionen. Offentlighetsprincipen gäller dock inte endast för svenska myndigheter, utan även för kommunala aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser. En förutsättning är dock att kommunen (eller kommunerna) har ett s.k. rättsligt bestämmande inflytande dvs. att det samlade kommunala ägandet eller inflytandet i bolaget överstiger 50 % (se 2 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen). I frågor gällande offentlighet och sekretess likställer lagstiftningen således kommunala företag med myndigheter avgiftsförordningen. 3 (5)

5 3 Avskrifter av allmänna handlingar Med avskrift menas att en handling skrivs av, antingen i sin helhet eller i fråga om vissa delar. Avgiften för denna form av arbetsinsats från Öckerö kommuns sida är 125 kr per påbörjad fjärdedels arbetstimme. 7 4 Video- eller ljudbandsupptagning På detta område gäller följande avgifter: 8 Kopia av videobandsupptagning: 600 kr/band Kopia av ljudbandsupptagning: 120 kr/band Avskrift eller utskrift av ljudbandsupptagning: 125 kr per påbörjad fjärdedels arbetstimme. 5 Avgift för porto Om kommunen skickar avgiftsbelagda kopior med post ska mottagaren betala även kostnaderna för porto samt eventuellt mottagningsbevis, utöver kostnaderna för själva kopiorna. 6 Undantag från avgift Öckerö kommun tar inte ut avgifter i följande fall: För kopior som kommunens förtroendevalda eller anställda begär att få ta del av för att kunna fullgöra sina uppdrag. 9 Vid expediering av beslut internt inom kommunens verksamheter. Vid expediering av beslut till extern part. För kopior som statliga och landstingskommunala myndigheter eller andra kommuner begär ut för att kunna fullgöra sina uppdrag. För kopior som begärs ut av massmedia avgiftsförordningen avgiftsförordningen. 9 Detta innebär således att kommunen inte tillämpar interndebitering eller internfakturering i samband med utlämnande av allmänna handlingar. 4 (5)

6 För kopior som lämnas ut i elektronisk form (t.ex. via e-post). 10 För arbetet med att plocka fram de efterfrågade handlingarna. 11 För avskrift av slutbetyg utifrån arkiverad betygskatalog. 7 Utlämnande av allmän handling i elektronisk form Samtliga myndigheter och bolag inom Öckerö kommun ska eftersträva att lämna ut handlingar i elektronisk form, under förutsättning: Att utlämnandet inte kan medföra otillbörligt intrång i den personliga integriteten. Att handlingen inte innehåller några sekretessbelagda uppgifter. Att det inte finns några andra hinder, utöver vad som anförs ovan, pga. bestämmelser i svensk lagstiftning. Dock finns det ingen skyldighet för en myndighet att lämna ut allmänna handlingar, som förekommer i elektronisk form, på annat sätt än genom utskrift på papper E-offentlighetskommittén, Allmänna handlingar i elektronisk form: offentlighet och sekretess (SOU 2010:4, Stockholm 2010), s Avgiftsförordningen säger ingenting om att myndigheterna har rätt att ta ut avgifter i samband med framtagning av allmänna handlingar kap. 13 TF. 5 (5)