Betänkandet SOU 2010:4 Allmänna handlingar i elektronisk form offentlighet och integritet (Dnr Ju2010/1020/L6)

Transkript

1 Yttrande Ärendenummer AD 364/ Sundsvall (5) Tfn: Fax: bolagsverket@bolagsverket.se Justitiedepartementet Stockholm ulrika.nydevik@justice.ministry.se Betänkandet SOU 2010:4 Allmänna handlingar i elektronisk form offentlighet och integritet (Dnr Ju2010/1020/L6) Sammanfattning Bolagsverket ställer sig positivt till kommitténs utgångspunkt att stärka offentlighetsprincipen genom ett utökat elektroniskt utlämnande av elektroniskt lagrade allmänna handlingar hos myndigheter men delar kommitténs bedömning att det i dagsläget inte är lämpligt att införa en i lag reglerad skyldighet för myndigheter att lämna ut allmänna handlingar elektroniskt. Detta framför allt med anledning av de brister i integritetsskyddet (behovet av en samordning och översyn av registerförfattningarna) samt ekonomiska konsekvenser i form av intäktsbortfall för vissa myndigheter som kommittén uppmärksammar i betänkandet. Bolagsverket är dock tveksamt till kommitténs förslag att det under en mellantid bör vara föreskrivet i lag att en myndighet ska lämna ut elektroniskt lagrade allmänna handlingar i elektronisk form om det inte är olämpligt. Enligt Bolagsverkets uppfattning kan finansieringsförutsättningarna för myndigheter med omfattande informationsförsäljning komma att påverkas även vid införandet av en sådan reglering. Vid lämplighetsbedömning påtalar exempelvis kommittén att det inte ska vara möjligt att neka ett utlämnande i elektronisk form enbart med hänvisning till kommersiella skäl. Bolagsverkets försäljningsverksamhet torde därför till stor del ersättas av utlämnande av allmänna handlingar i elektronisk form enligt offentlighetsprincipen. Då det i dagsläget är otydligt hur avgifterna ska beräknas, är det omöjligt för Bolagsverket att uttala sig om storleken på ett eventuellt inkomstbortfall samt förutse eventuella konsekvenser för verksamheten. De ekonomiska konsekvenserna i form av inkomstbortfall för vissa myndigheter bör därför utredas vidare innan förslaget införs.

2 2 (5) Avsnitt 8 Överväganden och förslag elektroniskt utlämnande av allmänna handlingar Avsnitt 8.8 Kommitténs bedömning och förslag En generell skyldighet i lag att lämna ut allmänna handlingar i elektronisk form Bolagsverket instämmer i kommitténs slutsats att det inte bör införas en i lag reglerad skyldighet för myndigheter att lämna ut allmänna handlingar i elektronisk form om sökanden så önskar förrän en grundlig genomgång och bearbetning har genomförts av samtliga registerförfattningar. Utgångspunkten för Bolagsverkets ställningstagande är kommitténs avvägning mellan allmänhetens intresse av att få ut allmänna handlingar elektroniskt och riskerna för intrång i enskildas personliga integritet som presenteras i betänkandet samt konsekvenserna för tillämpningen av de befintliga registerförfattningarna inom Bolagsverkets verksamhetsområde. Vad gäller kommitténs slutsatser om möjliga ekonomiska konsekvenser av en generell skyldighet att lämna ut allmänna handlingar i elektronisk form vill Bolagsverket särskilt påpeka följande. Bolagsverket delar kommitténs uppfattning att antalet framställningar att få ut allmänna handlingar sannolikt kommer att öka vid en generell rätt att få ut handlingar i elektronisk form och att framställningarna kan komma att omfatta större informationsuttag. Bolagsverket tillhandahåller redan idag uppgifter från myndighetens register elektroniskt (i enlighet med de registerförfattningar som gäller för respektive register) och ser därför inte att införandet av en generell skyldighet att lämna ut allmänna handlingar i elektronisk form kommer att medföra några betydande kostnader för myndigheten. Bolagsverket vill dock påpeka att myndighetens informationstjänster kan komma att behöva anpassas om förslaget införs, eftersom att utgångspunkten för utlämnandet i dagsläget är att informationen utgör en del av myndighetens försäljningsverksamhet och till mindre del ett utlämnande enligt offentlighetsprincipen. Detta kan medföra vissa ökade kostnader för Bolagsverket. Bolagsverkets tillhandahållande av uppgifter och handlingar i elektronisk form till enskilda sker framför allt inom ramen för Bolagsverkets försäljningsverksamhet. Utlämnande av information ur Bolagsverkets register sker i princip uteslutande i syfte att förse näringsidkare med aktuella uppgifter vad gäller exempelvis styrelsens sammansättning och firmateckningsrätt. Informationen torde framför allt användas av mottagaren i dennes affärsverksamhet som underlag för bland annat förvärv eller avyttring av företag, kreditgivning eller komplettering av egna register. Utlämnande av uppgifter och handlingar (oavsett om det sker i papper eller elektronisk form) i syfte att kontrollera och utöva insynsrätten enligt offentlighetsprincipen, vilket betänkandet tar sikte på, är förhållandevis sällan förekommande på Bolagsverket. För Bolagsverkets del kommer en generell skyldighet att lämna ut allmänna handlingar i elektronisk form framför allt medföra att hanteringen övergår från utlämnande inom försäljningsverksamheten till offentlighetsuttag, inte från papper till elektronisk form. Detta kan i sin tur (beroende på lösning för avgiftsuttag) medföra minskade intäkter för Bolagsverket, vilket får stora konsekvenser för myndighetens verksamhet (framför allt utvecklingen av befintliga men även nya e-tjänster för elektroniskt utlämnande av

3 3 (5) information). Bolagsverket uppskattar inkomstbortfallet till ca 30 % av verkets totala omsättning, det vill säga ca 120 mkr. Ett sådant inkomstbortfall kan inte finansieras inom befintliga ramar. Det är därför av stor vikt att de ekonomiska konsekvenser i form av intäktsbortfall som en sådan reglering kan komma att medföra för de myndigheter som idag har en omfattande informationsförsäljning och dessutom är avgiftsfinansierade så som Bolagsverket utreds ytterligare. En regel om elektroniskt utlämnande om det inte är olämpligt Bolagsverket ställer sig tveksamt till kommitténs förslag att det under en mellantid bör vara föreskrivet i lag att en myndighet ska lämna ut elektroniskt lagrade allmänna handlingar i elektronisk form om det inte är olämpligt. I betänkandet påpekar kommittén att den föreslagna regleringen gör det klart att en sökande inte kan anses avstå från sin rätt att få ut handlingarna enligt offentlighetsprincipen bara för att han eller hon begär ut uppgifterna i elektronisk form. Därtill uttalar kommittén att det, inom ramen för lämplighetsbedömningen, inte bör komma ifråga att neka ett elektroniskt utlämnande enbart med hänvisning till förlorade försäljningsintäkter för myndigheten. Med utgångspunkt från dessa förutsättningar befarar Bolagsverket att även införandet av detta förslag under en mellantid innebär ett ökat utlämnande av handlingar enligt offentlighetsprincipen, vilket torde påverka myndighetens försäljningsverksamhet. Eftersom att Bolagsverkets register är offentliga med långtgående möjligheter till ett elektroniskt informationsutlämnande, torde den föreslagna lämplighetsbedömningen i princip aldrig medföra någon begränsning för den enskilde att få ut uppgifterna elektroniskt. Enligt Bolagsverket mening borde därför de ekonomiska konsekvenserna vad gäller finansieringsförutsättningarna för myndigheter som bedriver en omfattande försäljningsverksamhet, som kommittén uppmärksammar i samband med utredningen om en generell skyldighet att lämna ut elektroniska handlingar, utredas ytterligare redan innan kommitténs förslag under mellantiden införs (se Bolagsverkets kommentarer ovan vad gäller minskade intäkter). Därutöver kan Bolagsverket konstatera att samtliga myndigheter redan idag har långtgående möjligheter att tillhandahålla elektroniskt lagrade allmänna handlingar i elektronisk form till den som begär det. Det borde ligga i myndigheternas intresse att tillhandahålla handlingar på ett så enkelt och effektivt sätt som möjligt. Ett elektroniskt utlämnande torde därför vara att föredra för myndigheter även inom ramen för den befintliga regleringen, om myndigheten bedömer det lämpligt (utifrån en liknande bedömning som den kommittén föreslår i betänkande). Inte heller för den enskilde torde förslaget innebära någon förändring i möjligheten att faktiskt få ut allmänna handlingar elektroniskt. Myndigheterna blir i och för sig skyldiga att alltid pröva frågan om ett elektroniskt utlämnande är möjligt, men det är upp till respektive myndighet att göra lämplighetsbedömningen och den enskilde kan inte överklaga den bedömningen särskilt. Det kan därför ifrågasättas om den föreslagna lösningen under mellantiden är nödvändig. Avsnitt 9 Överväganden och förslag sekretessbestämmelsen Bolagsverket har, inom ramen för myndighetens verksamhetsområden, inte några synpunkter på kommitténs förslag till förtydligande av sekretessbestämmelsen i 21 kap. 7 offentlighets- och sekretesslagen.

4 4 (5) Avsnitt 10 Övervägande avgiftsuttag för allmänna handlingar i elektronisk form Vad gäller kommitténs behandling av avgiftsuttag för allmänna handlingar i elektronisk form vill Bolagsverket framföra följande. Det har ovan konstaterats att Bolagsverket redan idag lämnar ut allmänna handlingar i elektronisk form i stor omfattning. Utlämnandet sker framför allt inom ramen för myndighetens försäljningsverksamhet, men utlämnande av enstaka uppgifter/sidor lämnas även ut som så kallade offentlighetsuttag när det särskilt efterfrågas (inom ramen för myndighetens serviceskyldighet). Grunden för Bolagsverkets avgiftsuttag för uppdragsprodukter finns i myndighetens regleringsbrev och beräknas med utgångspunkt från alla bakomliggande kostnader för att tillhandahålla informationen, med full kostnadstäckning som mål. Bolagsverket tillämpar samma grund för avgiftsuttaget när det gäller utlämnande av handlingar i elektronisk form enligt offentlighetsprincipen, men avgiftens storlek överensstämmer i dessa fall med avgiften för ett motsvarande utlämnande i pappersform (enligt avgiftsförordningen). För Bolagsverkets del torde det saknas förutsättningar för avgiftsuttag enligt 4 avgiftsförordningen (1992:191) för utlämnande av allmänna handlingar i elektronisk form enligt kommitténs förslag. Detta eftersom att Bolagsverkets informationsutlämnande enligt offentlighetsprincipen troligtvis kommer att öka (övergå från försäljningsverksamheten) om förslaget införs och bli mer omfattande och regelbundet återkommande än idag. Ett särskilt bemyndigande för att ta ut avgifter för utlämnande av allmänna handlingar i elektronisk form i enlighet med 3 avgiftsförordningen torde därför vara nödvändigt för Bolagsverket. Det kan också påpekas att Bolagsverket har vissa undantag från avgiftsförordningen vad gäller möjligheten att ta ut avgifter för kopior även om en beställning inte omfattar tio sidor samt för kopia av allmän handling som begärs av staten. Det är av stor betydelse för Bolagsverket att dessa undantag även beaktas i den fortsatta behandlingen av avgiftsuttagsfrågan vid utlämnande av allmänna handlingar i elektronisk form. Skälet för denna reglering torde vara att det inte ska vara möjligt att systematiskt begära ut en begränsad mängd information i syfte att undkomma att betala avgifter för materialet. Med utgångspunkt från Bolagsverkets finansieringsform samt med beaktande av de ovan beskrivna undantagen torde Bolagsverket, till skillnad från kommitténs bedömning, alltid ta betalt när utlämnande av allmänna handlingar i elektronisk form lämnas ut enligt förslaget. Om vissa myndigheter (troligtvis de som inte är avgiftsfinansierade) väljer att tillhandahålla den elektroniska informationen gratis, torde avgiftsuttaget för allmänna handlingar i elektronisk form framstå som otydligt för allmänheten.

5 5 (5) Detta yttrande har beslutats av generaldirektören Annika Bränström. Föredragande har varit förvaltningsjuristen Linn Kempe. I den slutliga handläggningen har chefsjuristen Per Nordström samt enhetscheferna Mary Norell och Helene Ålund deltagit. Annika Bränström Linn Kempe