Beslut om gallring hos Äldreförvaltningen

Transkript

1 Stadsarkivet Arkivmyndighetens beslut 2015:20 DNR /2015 Sida 1 (6) om gallring hos Äldreförvaltningen Nämnd Äldrenämnden ets omfattning Arkivmyndigheten beslutar enligt 6 kap. 2 arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2007:26) att följande handlingar ska gallras med den gallringsfrist som anges för varje handlingstyp i bilagan. Gallringsbeslut SSA 2013:16 upphör att gälla i och med detta beslut. et gäller retroaktivt. Datum för beslut Stockholm den 8 juli 2015 På Kulturnämndens vägnar Lennart Ploom Stadsarkivarie

2 Sida 2 (6) Information under verksamhetsområde 2. Ge verksamhetsstöd Rekrytera Minnesanteckningar vid 2 år efter intervju/referenstagning tillsättning Hantera och redovisa allmänna handlingar Fullmakter för postöppning 2 år efter avslutad anställning Hantera och förvalta stadsgemensam IT och Telefoni Behörighetsuppgifter (t.ex. Agresso och Lisa) 10 år efter att behörigheten har upphört Hantera verksamhetsspecifika IT-system Systemmanualer Vid inaktualitet, d.v.s. då uppgifter ersatts med annan eller vid systembyte Behörighetsuppgifter (t.ex. Tyra & PNC) 10 år efter att behörigheten har upphört att gälla

3 Sida 3 (6) Förvalta fordon Bilavtal Försäkringshandlingar avtalet upphört att gälla Avtal där det pågår (eller det kan förväntas) en rättslig tvist gallras inte. Inte heller om det finns misstanke om avtalets äkthet eller om dess innehåll ifrågasätts av t.ex. den andra avtalsparten. Information under verksamhetsområde 3. Planera och utveckla äldreomsorgen 3.3 Genomföra övergripande utvecklingsprojekt Statusrapporter Lägesrapporter (till styrgrupp eller motsvarande) 2 år efter avslutat projekt Läges- och statusrapporter som anmäls till nämnden bevaras. Information under verksamhetsområde 4. Granska och utvärdera äldreomsorgen 4.2 Hantera klagomål och synpunkter rörande äldreomsorgen Klagomål rörande enskilt ärende som inte leder till åtgärd (t.ex. inspektion) 10 år Klagomål som leder till åtgärd (t.ex. inspektion) bevaras.

4 Sida 4 (6) Information under verksamhetsområde 5. Säkerställa och stödja äldreomsorgen 5.3 Genomföra utbildning Anmälningar med underlag 2 år (språktester, betyg) Anmälningslistor Deltagarlistor Deltagarlistor som är underlag för utbetalning av vikarieersättning. Individuella kursutvärderingar 2 år 2 år 10 år 2 år Information under verksamhetsområde 6. Bistå stadens äldre 6.2 Bedöma och åtgärda akut uppkomna omvårdnadsbehov Ärenderapporter arbetsledning kranskommuner arbetsledning Stockholms stad kundärenden Stockholms stad 2 år efter ärendets (kunden eller utförarens) avslut Kunduppgifter Utföraruppgifter 2 år efter kundens avslut 2 år efter utförarens avslut Avser för- och efternamn, personnummer, adress, telefonnummer och sjukdomar/ hälsotillstånd Avser företagsnamn och kontaktuppgifter

5 Sida 5 (6) Stadsdelsuppgifter och kranskommunuppgifter Vid inaktualitet, d.v.s. när uppgifter har upphört att gälla eller saknar betydelse Avser namn och kontaktuppgifter Handlingsplaner/ instruktioner/rutiner 10 år Beställningar av korttidsplatser och låstjänster Inlämnings- och utlämningskvitton nycklar 2 år Gallring får ske endast under förutsättning att gjorda beställningar framgår av faktura nyckel återlämnat Listor över nyckelkvittenser nyckel återlämnat Avser nycklar till utförarnas lokaler och privata bostäder Hantera ansökningar Ansökan om trygghetslarm (registreringsblankett) Vid inaktualitet d.v.s. vid ärendets (kundens) avslut Avser uppgifter om den sökande; för- och efternamn, personnummer, adress, telefonnummer, sjukdomar/hälsotillstånd, medicin, anhörig/kontaktperson, beviljad hemtjänst, insatser från kvälls- /nattpatrull, kontakter sjuk-/primärvård samt övriga uppgifter Installera och återhämta Kunduppgifter 2 år efter ärendets (kundens) avslut Se ansökan om trygghetslarm för exempel på uppgifter som registreras

6 Sida 6 (6) Serva och bevaka larmens funktionalitet Åtgärdskedjan/larmplaner utförarens uppdrag upphört Apparatuppgifter larmet har kasserats Avser ex. pin- och pukkoder, garantitider, status gällande användares trygghetslarm, ägare till telefonen, vart telefonen finns samt tillverkare Larmloggar 10 år Larmloggar gallras ur systemet 3 månader efter registrering om uppgifterna överförts på band. Statistik över inkommande larm bevaras i verksamhetsberättelsen Följa upp frivilligorganisationernas arbete Inkomna underlag för ekonomisk uppföljning 10 år Avser årsredovisning, revisionsberättelse samt ev övriga nödvändiga kompletterande dokument.