Beslut om godkännande av klassificeringsstruktur

Transkript

1 Stadsarkivet Informationsförsörjning och utveckling DNR /14 Sida 1 (6) Arkivmyndighetens beslut 2014:33 Beslut om godkännande av klassificeringsstruktur Bolag Koncernen Mässfastigheter i Stockholm AB Beslutets omfattning Enligt Arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2007:26) ska stadsarkivet godkänna föreslagen klassificeringsstruktur innan den fastställs av verksamheten (7 kap. 4 ). Stadsarkivet godkänner bifogad klassificeringsstruktur för koncernen Mässfastigheter i Stockholm AB. Datum för beslut Stockholm den 18 december 2014 På Kulturnämndens vägnar Lennart Ploom Stadsarkivarie

2 Sida 2 (6) KLASSIFICERINGSSTRUKTUR MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB 01 Styra, planera och följa upp verksamheten Utföra ledningsarbete Här ligger styrelsens ledningsarbete. Här kan ärenden från hela klassificeringsstrukturen hamna, processen avser beslutsfattandet/rapporteringen etc. hos styrelsen Planera och följa upp verksamheten Process som följer årscykeln från budget/verksamhetsplan till uppföljning och redovisning av resultatet. Inklusive uppföljningar såsom undersökningar eller kvalitetsredovisningsrapporter Utföra internt ledningsarbete Det styrande arbetet inom bolaget, exempelvis ledningsgruppens eller arbetsmiljökommitténs arbete. Även fackliga förhandlingar. I processen ingår att ta fram policyer och riktlinjer för verksamheten Hantera revision och granskning I processen ingår årlig granskning av verksamheten. Även internkontroll Utveckla verksamheten I processen hanteras såväl externa och interna förslag och synpunkter som projekt/utredningar som leder till att utveckla verksamheten, till exempel rörande organisationsförändringar, nya verksamhetssystem eller nya arbetsformer.

3 Sida 3 (6) 02 Ge verksamhetsstöd Administrera anställning och löner Rekrytera Processen avser arbete med att hantera rekryteringar, från kravställning och annonsering till tillsättning av tjänst Hantera anställning Avser handläggning av frågor knutna till en pågående anställning. Från lönegrundande samtal till betyg och intyg. Här ingår även att hantera uppsägningar och entledigande Beräkna och betala ut löner och arvoden Här ingår att hantera och registrera löneunderlag från anställda. Även hantering av avtalspension Hantera personalfrågor Kompetensutveckla Omfattar kompetensutvecklingsplanering och utvecklingssamtal samt att anordna eller delta i personalutbildningar Hantera personalsociala frågor Avser omplacering och andra personalsociala ärenden. Handlingar rörande entledigande hanteras under Hantera fysisk och psykosocial arbetsmiljö Administrera ekonomi Omfattar arbetsmiljöarbete såsom skyddsronder, hantering av arbetsskadeanmälningar samt friskvård och rehabilitering Hantera intäkter Avser handläggning av kundfakturor och kundinbetalningar Hantera kostnader Omfattar att hantera och betala leverantörsfakturor Hantera löpande ekonomiredovisning Omfattar att sköta kontoplan och att löpande stämma av och redovisa ekonomin. Handlingar som ingår i bokslut hanteras under Hantera skatteredovisning Frågor rörande deklarationer och jämkning av moms etc.

4 Sida 4 (6) Köpa in och upphandla Köpa in och beställa Omfattar att hantera offerter, beställningar av varor och tjänster med anledning av inköp, direktupphandling eller upphandling genom avrop mot stadens ramavtal Upphandla i konkurrens Avser egna upphandlingar samt sådana som genomförs centralt eller gemensamt med Stockholms stad. Tvister under avtalstiden hanteras i medan överprövningsärenden hanteras här Förvalta ingångna avtal Process som behandlar de affärsmässiga frågorna efter det att avtal slutits. Här handlar det om allt från löpande avstämningar till att hantera stora tvister Administrera gemensamma funktioner Hantera och förvalta IT och telefoni I processen ingår hanteringen av telefoni och IT-drift, exempelvis instruktioner, behörighetsbeställningar och systemdokumentation Hantera och redovisa allmänna handlingar Avser hanteringen av arkiv, arkivredovisning samt utredningar rörande hanteringen av allmänna handlingar. Här ingår även att hantera begäran om utlämnande av allmän handling Hantera lokaler och säkerhet Processen innefattar exempelvis byggprojekt samt säkerhetsfrågor kopplat till fastigheter som inte är en del av kärnverksamheten Kommunicera och omvärldsbevaka Marknadsföring, kommunikation och omvärldsbevakning. Inom sistnämnda område skapas inte alltid handlingar. Delar av processen handlar i huvudsak om envägskommunikation genom webb, trycksaker, nyhetsbrev mm.

5 Sida 5 (6) 03 Utveckla och planera event Samordna event Inbegriper att strategiskt, ekonomiskt och praktiskt planera och samordna event på ett övergripande och långsiktigt plan Utveckla och planera mässor Inbegriper att planera och säkerhetsställa att budget, tidsplan och aktiviteter för mässor följs. Avser även att identifiera kundbehov och att ta fram och utveckla eventkoncept och egna mässor Utveckla och planera kongresser och mindre event Inbegriper att planera och säkerhetsställa att budget, tidsplan och aktiviteter för kongresser och mindre event följs. Avser även att identifiera kundbehov och att ta fram och utveckla nya koncept för kongresser och mindre event Utvärdera event Avser utvärdering och analys av avslutat event. Processen innehåller rapporter och statistik samt slutgiltig ritning över event. Innehåller information som delvis ligger till grund till nästkommande events utformning. 04 Marknadsföra och sälja event Sälja monteryta för mässor Innefattar att sälja monteryta till utställare på kommande mässor och administrationen kring försäljningen Hyra ut lokaler till kongresser och mindre event Utveckla och sälja produkter och tjänster Innefattar att hyra ut Stockholmsmässans lokaler för kongresser och mindre event samt administrationen kring uthyrningen. Avser identifiering och bevakning av kundbehov samt utveckling och paketering av nya och befintliga produkter och tjänster. Arbetet bedrivs löpande. Omfattar att sälja produkter, tekniska tjänster och service inför och under event.

6 Sida 6 (6) Hantera reklamationer och klagomål Avser handläggningen av inkomna reklamationer av sålda ytor, produkter eller tjänster samt klagomål på verksamheten Marknadsföra och informera om event Inbegriper marknadsföringen och hantering av press och media vid event. Innefattar exempelvis reklam, fotografier och pressreleaser. 05 Producera och leverera event Planera och leda produktion Avser planeringen och schemaläggningen av eventets uppbyggnad samt att säkerhetsställa att fastställd tidsplan följs Bygga event Avser själva utförandet av byggnationen inför event, exempelvis uppbyggnaden av montrar och installation av väggar, el och VVS Hantera lager och logistik Omfattar logistikarbete och koordineringen av godshantering och entreprenörer vid event Producera grafiskt material Avser produktionen av grafiskt material, exempelvis skyltar, reklam, program och kataloger Planera och hantera säkerhet under event Omfattar riskanalys för varje event samt att löpande hantera och arbeta förebyggande med säkerhet inför och under event Planera och ge service Inbegriper att öppna och stänga ett event samt planera och utföra service för kunder och besökare som kassaförsäljning och bemanning av informationsdisk, garderober och parkering.