Beslut om godkännande av klassificeringsstruktur

Transkript

1 Stadsarkivet Arkivmyndighetens beslut 2018:13 DNR /2018 Sida 1 (10) Beslut om godkännande av klassificeringsstruktur Nämnd/Bolag/Stiftelse Samordningsförbundet Stockholms stad (FINSAM) Beslutets omfattning Enligt 6 kap. 5 Arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2015:27) ska Stadsarkivet godkänna föreslagen klassificeringsstruktur innan den fastställs av myndigheten. Stadsarkivet godkänner bifogad klassificeringsstruktur för Samordningsförbundet Stockholm stad. Strukturen ska gälla retroaktivt från Datum för beslut Stockholm den 18 september 2018 På Kulturnämndens vägnar Lennart Ploom Stadsarkivarie

2 Sida 2 (10) Klassificeringsstruktur Samordningsförbundet Stockholms stad Verksamhetsområde 1. Styra, planera och följa upp verksamheten Processgrupp/process 1.1 Styra och leda verksamheten Utföra politisk styrning Samarbeta med utskott och råd Utföra internt ledningsarbete Kommentar och exempel på handlingar/ärenden Den politiska beslutsprocessen. Nämnd- och styrelsens handlingar, protokoll, medlemsdirektiv, bolagsordning. Utskott och råd kopplade till den politiska styrningen, till exempel avseende tillgänglighetsfrågor. Beredningsgruppens handlingar, funktionshinderrådets protokoll, protokoll från styrgruppen Personliga ombud. Det ledande arbetet inom verksamheten, exempelvis ledningsgruppens, arbetsutskottets eller arbetsmiljökommitténs arbete. Processen omfattar även övergripande strategiska frågor inom personalområdet och hantering av den årliga löneöversynen Samverka med personal och fackliga organisationer 1.2 Planera och följa upp verksamheten I processen ingår att arbeta fram policyer och riktlinjer för verksamheten, inklusive fördelning av arbete och ansvar. Facklig samverkan och förhandlingar. Protokoll/anteckningar från förvaltningsgrupp, APT, MBL et cetera Planera verksamheten Följa upp verksamheten Utföra internkontroll 1.3 Utveckla verksamheten Häri ingår handlingar som rör tilldelning av medel från medlemmarna. Treårsplan, budget, plan. Bokslut, årsredovisning, medarbetarundersökningar, kvalitetsredovisningsrapporter, plan för uppföljning och utvärdering. Väsentlighets- och riskanalys samt internkontroll. I processen hanteras externa och interna förslag samt synpunkter som projekt/utredningar som leder till att utveckla verksamheten, till exempel rörande organisationsförändringar, nya verksamhetssystem eller nya arbetsformer. Övergripande

3 Sida 3 (10) kvalitetsarbeten och organisationsfrågor. Omvärldsbevakning. Utvecklingsledare och samordnare. Processen omfattar även samverkan med exempelvis andra myndigheter, organisationer, näringslivet samt de regionala förbundscheferna. 1.4 Hantera extern revision och granskning Dokumentation från kvalitets- och förbättringsarbete, utvärderingar, egna enkäter och marknadsundersökningar. Granskning som utförs av extern part både inom och utanför staden, exempelvis revisorer och olika tillsynsmyndigheter, med tillhörande uppföljning Hantera underlag för revision till EU-finansierade projekt Hantera övrig revision och granskning 1.5 Hantera extern dialog Hantera synpunkter och klagomål Hantera medborgarförslag Revisionsrapport, inspektionsrapport, åtgärdsrapport. Beror på att Samordningsförbundet är delprojektägare och/eller projektägare. Inkomna synpunkter, klagomål och liknande som rör verksamheten. Inkomna medborgarförslag enligt kommunallagen. 1.6 Hantera remisser Remisshantering mellan instanser inom och utanför staden. Både egna och andras. (Man kan även lägga sin egen initierade remiss under den process eller det ärende där den hör hemma, vanligen inom kärnverksamhet.) Inkomna remisser med tillhörande svar/yttrande. Även utgående remisser med tillhörande inkomna svar och sammanställning av svar.

4 Sida 4 (10) Verksamhetsområde 2. Ge verksamhetsstöd Processgrupp/process 2.1 Hantera personal Kommentar och exempel på handlingar/ärenden Rekrytera Processen avser arbete med att hantera rekryteringar, från kravställning och annonsering till tillsättning av tjänst. Rekryteringsärenden, till exempel kravprofil, annons, lista över sökande, urvalslista, meddelande om vem som fått tjänst, ansökningshandlingar Hantera anställning Frågor knutna till person och dennes pågående anställning. Omfattar anställningsförhållanden, individuell kompetensutveckling och medarbetarsamtal Beräkna och betala ut löner och arvoden Handlingar rörande anställningsförhållanden, till exempel arbetsbeskrivningar, instruktioner individuella kompetensutvecklingsplaner, handlingsplaner, olika typer av beslut, handlingar från lönegrundande samtal eller rörande lönebidrag, betyg och intyg, uppsägning och entledigande. Administration av löner och arvoden och annan ersättning. Även tjänstepension och avtalsförsäkringar Hantera personalsociala frågor Löneunderlag, lönelistor, närvarounderlag, ansökan och beslut om pension. Avser omplacering och andra liknande arbetsrättsliga frågor. Handlingar rörande entledigande hanteras under Hantera anställning. Även individknutna ärenden rörande diskriminering Hantera rehabilitering och arbetsskada Hantera arbetsmiljö och gemensamma personalfrågor 2.2 Hantera ekonomi Omplaceringsärenden, disciplinärenden. Frågor rörande arbetsskador, arbetsanpassning och rehabilitering. Arbetsskadeanmälan, läkarutlåtande, utredningar, beslut. Exempelvis friskvård, arbetsmiljöarbete, skyddsronder, personalutbildningar och andra gemensamma insatser för kompetensutveckling och en god arbetsmiljö Hantera intäkter Kundfakturor och kundreskontra.

5 Sida 5 (10) Hantera kostnader Leverantörsfakturor och leverantörsreskontra Hantera löpande Handlingar som ingår i bokslut hanteras i process ekonomiredovisning Följa upp verksamheten Hantera skatteredovisning 2.3 Köpa in och upphandla Köpa in och beställa Hantera försörjningsupphandling Hantera verksamhetsupphandling Huvudbok, kontoplaner. Momsrapporter, deklarationer. Omfattar inköp eller beställningar av varor och tjänster genom direktupphandling eller avrop mot ramavtal, inklusive förnyad konkurrensutsättning. Offerter, beställningar, avrop mot ramavtal/kontrakt. Upphandling i konkurrens av kärnverksamhet samt av verksamhetskritiska varor eller tjänster. Upphandlingsärenden, till exempel förfrågningsunderlag, anbudsöppningsprotokoll, anbud, utvärderingsprotokoll, tilldelningsbeslut. Egna upphandlingar samt sådana som genomförs centralt eller gemensamt med Stockholms stad samt förbundets övriga parter. Upphandlingsärenden, till exempel förfrågningsunderlag, anbudsöppningsprotokoll, anbud, utvärderingsprotokoll, tilldelningsbeslut Förvalta avtal Avtalshantering och -bevakning. Affärsmässiga frågor efter att avtal har slutits. 2.4 Informera och kommunicera Informera och marknadsföra Avtal med tillhörande handlingar. Processen handlar i huvudsak om envägskommunikation. Kommunikatör. Kommunikationsmaterial via olika kanaler och medier, till exempel webbplats, trycksaker, nyhetsbrev, sociala medier, pressmeddelanden Kommunicera Kommunikation med extern part som inte rör kärnverksamhet. Korrespondens, inkomna enkäter, skrivelser. Korrespondens/dialog via sociala medier kan även ingå Dokumentera Dokumentation av den egna verksamheten. Fotografier, presentationer, dokumenterad historik.

6 Sida 6 (10) 2.5 Hantera digitala stöd och funktioner I processen ingår hantering och administrering av telefoni och IT-drift, digitala nätverk, plattformar, applikationer och e-tjänster kopplade till den egna verksamheten. IT-säkerhet hanteras i process 2.7. Instruktioner rörande IT-drift och support, system- och användardokumentation. 2.6 Hantera lokaler och utrustning OBS! Denna process sköts huvudsakligen av Arbetsmarknadsförvaltningen (AMF) så länge som Samordningsförbundet leasar digitala stöd och funktioner av AMF. Processen innefattar exempelvis kontorsservice, hantering av inventarier och transportmedel, drift och underhåll och lokalförsörjning som inte är en del av kärnverksamhet. Handlingar rörande drift och underhåll. 2.7 Hantera säkerhetsfrågor OBS! Denna process sköts huvudsakligen av Arbetsmarknadsförvaltningen (AMF) så länge som Samordningsförbundet leasar digitala stöd och funktioner av AMF. Säkerhetsfrågor rörande skalskydd, brandskydd, larm, bevakning, passerkort, nyckelhantering et cetera. Hantering av IT-säkerhet, såsom tekniska lösningar, brandväggar, serverhantering, behörigheter et cetera. Hantering och rapportering av tillbud och incidenter. Brandskyddsdokumentation, nyckelkvittenser, instruktioner, rutinbeskrivningar, beställningar, rapporter. 2.8 Redovisa och förvalta information OBS! Denna process sköts huvudsakligen av Arbetsmarknadsförvaltningen (AMF) så länge som Samordningsförbundet leasar digitala stöd och funktioner av AMF. Processen omfattar redovisning av verksamhetens allmänna handlingar samt styrning av informationshanteringen och arkivbildningen. Processen omfattar även frågor rörande informationsförvaltning, oavsett om informationen är analog eller digital.

7 Sida 7 (10) Hantering av personuppgifter och dataskydd för den enskilde, informationsklassning, utlämnande av allmän handling. 2.9 Hantera juridiska frågor Arkivbeskrivningar, hanteringsanvisningar, bevarandeförteckningar, gallringsärenden, avslagsärenden, rutinbeskrivningar, register över personuppgifter. Hantering av skadestånd, förlikningsärenden, tvister, försäkringsärenden, laglighetsprövningar och skaderegleringar av olika slag. Domar, överprövningsärenden, ersättningsärenden, försäkrings- /skadeståndsärenden, till exempel försäkringsbrev, försäkringshandlingar, kostnadsunderlag till försäkringsbolag, rekvisitioner, skaderapporter, skadevärderingar. Verksamhetsområde 3. Främja strukturövergripande samarbetsinsatser inom arbetslivsinriktad rehabilitering Processgrupp/process 3.1 Hantera strukturövergripande samarbetsinsatser inom arbetslivsinriktad rehabilitering Kartlägga samarbetsinsatser och förstudier till samarbetsinsatser Arrangera informations- och utbildningstillfällen Kommentar och exempel på handlingar/ärenden Här ingår att kartlägga och analysera behov av samverkan samt att skapa strukturer för de insatser som bedrivs inom den finansiella samordningen. Exempel på strukturövergripande insatser är en digital insatskatalog, tillgänglig via en webbsida, som ger en samlad bild av aktuella insatser för individer samt Globenmodellen vars uppdrag är att stärka samverkan för förbundets medlemmar kring personer som saknar sjukpenninggrundande inkomst. I processen ingår att kartlägga samarbetsinsatser som kan leda till en beslutad samarbetsinsats som finansieras. Målbeskrivningar, rapporter, projektplaner, utvärderingsplaner, revisionshandlingar. I processen ingår att bjuda in parter och kan leda till en beslutad samarbetsinsats som finansieras. Partnerna kan vara olika aktörer som förbundets medlemmar (Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Stockholms läns landsting och Stockholms stad) och externa parter (t.ex. andra kommuner och samordningsförbund).

8 Sida 8 (10) Hantera initiativ och ansökningar till strukturövergripande samarbetsinsatser Utskick, inbjudningar, kallelser, presentationsmaterial. I processen ingår att ta emot ansökningar, ta fram beslutsunderlag med mera. Styrelsens beslut återfinns under processen Utföra politisk styrning Genomföra samarbetsinsats med medel från Samordningsförbundets budget Genomföra samarbetsinsats med medel från EU Genomföra samarbetsinsats med medel från extern part 3.2 Stödja samverkan mellan externa parter och förbundets medlemmar Arrangera utbildningar Ansökningar, projektansökningar, idéer, beslut, kalkyler. Insatser för medel upp till kr beslutar förbundet själv om. Projektplan, slutrapport, dokumentation av insatsen, kallelser, dagordningar, samarbetsavtal. Arbetsplaner, tidplaner, målbeskrivning, avtal, beslut, direktiv, dagordningar, protokoll, statistik, kallelse, samarbetsavtal och avtalsförklaringar. Inbjudningar, ansökan, lista över beviljade medel, projektplan, slutrapport, kallelser, dagordning, samarbetsavtal. Här ingår att stärka och främja samverkan mellan externa parter och förbundets medlemmar. För detta ändamål anordnar förbundet aktiviteter som utbildningar, möten/workshops och konferenser. I processen kan även aktiviteter i processerna Köpa in och beställa ingå, exempelvis upphandlingar av lokaler. Även aktiviteter i processerna Hantera intäkter, exempelvis kursavgifter, och Hantera kostnader kan ingå, exempelvis inköp av material. Inbjudningar, kallelser, anmälningar, deltagarlistor, program, kursmaterial, presentationer, broschyrer, utvärdering Arrangera möten, workshops och konferenser Syftet med mötena, workshops och konferenserna är att öka kunskapsutveckling och skapa forum för diskussioner. Exempel på möten är frukostmöten som arrangeras med representanter från förbundets medlemmar. Kallelser, inbjudan, dagordning, minnesanteckningar, presentationer.

9 Sida 9 (10) Verksamhetsområde 4. Främja insatser riktade till enskilda med rehabiliteringsbehov Processgrupp/process Kommentar och exempel på handlingar/ärenden 4.1 Hantera insatser Här ingår att plocka upp idéer och förslag som sedan kan bli till insatser. Uppslagen kommer från de fyra klustren inom Jobbtorg Stockholm (Järva, Västerort, Söderort och City) och andra samverkansaktörer. Exempel på insatser är UngKomp för ungdomar år med behov av stöd för att etablera sig på arbetsmarknaden och Emma som syftar till att nyanlända snabbare ska komma i arbete Hantera initiativ och ansökningar till riktade insatser Arrangera möten och workshops för samverkande parter Förslag, beslut, kalkyler, kursmaterial, minnesanteckningar, beslutsunderlag i form av utvärderingar. I processen ingår att ta emot ansökningar, ta fram beslutsunderlag med mera. Styrelsens beslut återfinns under processen Utföra politisk styrning. Ansökningar, idéer, beslut, kalkyler, tjänsteutlåtande, projektplan, utvärderingsplan- och rapport. I processen ingår att bjuda in parter och kan leda till en beslutad samarbetsinsats som finansieras. Partnerna kan vara olika aktörer som förbundets medlemmar (Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Stockholms läns landsting och Stockholms stad) och externa parter (t.ex. andra kommuner och samordningsförbund) Genomföra riktade insatser med medel från Samordningsförbundets budget Genomföra riktade insatser med medel från EU Kallelser, inbjudningar, presentationsmaterial. Projektplan, slutrapport, dokumentation av insatsen, kallelser, dagordningar, samarbetsavtal. Arbetsplaner, tidplaner, målbeskrivning, avtal, beslut, direktiv, dagordningar, protokoll, statistik, kallelser.

10 Sida 10 (10) Genomföra riktade insatser med medel från extern part Inbjudningar, ansökan, lista över beviljade medel, projektplan, slutrapport, kallelser, dagordning, samarbetsavtal. Verksamhetsområde 5. Arbeta för likställighet och enhetlighet Processgrupp/process 5.1 Utarbeta strategier Kommentar och exempel på handlingar/ärenden I processen ingår att följa upp och analysera fördelningen av förbundets insatser och medel till de olika stadsdelarna som ingår i de fyra klustren inom Jobbtorg Stockholm (Järva, Västerort, Söderort och City). Exempelvis ingår att kartlägga den dagsaktuella situation och göra framtidsprognoser för fördelningen av förbundets insatser och medel. 5.2 Utarbeta åtgärdsförslag Analyser, rapporter, statistik, prognoser. I processen ingår att skapa, följa upp och analysera förslag till åtgärder kopplat till fördelningen av förbundets insatser och medel. Förslag, handlingsplaner, uppföljning