Bolag S:t Erik Försäkrings AB

Transkript

1 Stadsarkivet Sida 1 (5) Arkivmyndighetens beslut 2015:11 Bolag S:t Erik Försäkrings AB Beslutets omfattning Arkivmyndigheten beslutar enligt 7 kap. 4 arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2007:26) att godkänna bifogad klassificeringsstruktur för S:t Erik Försäkring. Datum för beslut Stockholm den 28 april 2015 På kulturnämndens vägnar Lennart Ploom Stadsarkivarie

2 Sida 2 (5) Klassificeringsstruktur för S:t Erik försäkring Beskrivning 1. Styra, utveckla och följa upp verksamheten 1.1 Leda verksamheten Hantera styrelseärenden Avser information kopplat till styrelsens arbete med att leda och följa upp bolagets utförande av sina uppdrag Hantera ägande Rör bolagsstämmor och information kopplat till ägandet, så som registreringsbevis och ägardirektiv Utföra internt Fastställa och förvalta ledningsarbete riktlinjer och rutiner. 1.2 Planera och följa upp verksamheten Verksamhetsplanering och budget, samt strategisk planering avseende kärnverksamhetsområdena och upprättande av program/strategier. Granskning av verksamheten t.ex. av stadens revisorer. 1.3 Hantera revision och granskning 1.4 Utveckla verksamheten Projekt/utredningar som leder till utveckling av såväl den övergripande verksamheten som av stöd- och kärnfunktioner. 1.5 Avge yttranden Hantering av remisser/motioner.

3 Sida 3 (5) 2. Ge verksamhetsstöd 2.1 Administrera anställning och löner Rekrytera Från kravställning och annonsering till tillsättning av tjänst. Även tillfälligt anställda Hantera anställning Hantering av frågor knutna till en pågående anställning. Även uppsägningar och Beräkna och betala ut löner och arvoden entlediganden. Administration av löner, pensioner och andra ersättningar. 2.2 Hantera personalfrågor Kompetensutveckla Utbildningsinsatser på grupp- och individnivå Hantera personalsociala frågor Hantera fysisk och psykosocial arbetsmiljö Arbetsskador och rehabilitering, arbetsanpassning, omplacering och disciplinåtgärder. Undersökning, genomförande och uppföljning av arbetsmiljöfrågor, t.ex. utrustning, ventilation, buller, arbetsklimat, ergonomi och organisation. 2.3 Administrera ekonomi Hantera intäkter Hantering av kundfakturor och kundinbetalningar Hantera kostnader Hantering av leverantörsfakturor Hantera löpande redovisning Hantera skatteredovisning Hantering av kontoplan och löpande avstämning/redovisning av ekonomin. Redovisning och betalning av moms samt skattedeklaration.

4 Sida 4 (5) 2.4 Upphandla, köpa in och förvalta avtal Köpa in och beställa Omfattar direktupphandling och avrop från ramavtal Upphandla i konkurrens Från upprättande av förfrågnings-underlag och annonsering till hantering och bedömning av anbud samt upprättande av upphandlingsavtal Förvalta avtal Handlingar som rör uppföljning, avstämning, förlängning och uppsägning av avtal, samt tvister i avtalsförhållanden. 2.5 Kommunicera och informera 2.6 Samverka och omvärldsbevaka 2.7 Hantera och förvalta IT och telefoni 2.8 Hantera lokaler och säkerhet Extern och intern kommunikation avseende verksamhet och pågående projekt och arbeten. Förmedling av information via intranät, webb-platser, massmedia, broschyrer och andra publikationer. Dokumenthanteringsrutiner, registrerings- och arkivfrågor, gallring, redovisning av handlingar. Även begäran om utlämnande av allmänna handlingar. Studiebesök/resor samt deltagande i nätverk och intresseorganisationer. Administration av användarkonton, behörighetsbeställningar och supportärenden för telefoni och IT-system. Lokalservice, städning, inredning och ombyggnation. Även bevakning, larm och säkerhet.

5 Sida 5 (5) 3. Riskhantera, försäkra och skadehantera verksamheter i Stockholms stad 3.1 Identifiera risker Riskbesiktning och uppföljning av försäkringsobjekt som är betydelsefulla ur risksynpunkt. 3.2 Försäkra kunder Tillhandahållande av försäkring till kommunkoncernen. 3.3 Förebygga skador Utbildningsinsatser och projekt som stödjer förbättringsarbete gällande att förebygga och begränsa skador. 3.4 Hantera skador Skadereglering utifrån gällande försäkringsvillkor.