Beslut om godkännande av klassificeringsstruktur

Transkript

1 Stadsarkivet DNR /14 Sida 1 (5) Arkivmyndighetens beslut 24:22 Beslut om godkännande av klassificeringsstruktur Nämnd/Bolag/Stiftelse Rådet till skydd för Stockholms skönhet Beslutets omfattning Enligt Arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2007:26) ska stadsarkivet godkänna föreslagen klassificeringsstruktur innan den fastställs av verksamheten (7 kap. 4 ). Stadsarkivet godkänner bifogad klassificeringsstruktur för Skönhetsrådet. Tidigare beslut om klassificeringsstruktur för Skönhetsrådet, SSA 23:33, upphävs härmed. Datum för beslut Stockholm den 29 september 24 På Kulturnämndens vägnar Lennart Ploom Stadsarkivarie

2 Sida 2 (5) Bilaga Styra, planera och följa upp. Administrera Skönhetsrådets sammanträden. Planera och följa upp verksamheten. Utföra internt ledningsarbete Här ligger arbetet inför rådets möten. Hanteringen av föredragningslistor, protokoll och förslagsskrivelser är kommunikationen mellan råd och kansli. Här kan ärenden från hela klassificeringsstrukturen hamna, processen avser beslutsfattandet hos rådet och inkluderar protokollsutdrag från kf/ks. Process som följer årscykeln från budget/verksamhetsplan till uppföljning och redovisning av resultatet. Inklusive uppföljningar såsom undersökningar eller kvalitetsredovisningsrapporter. Det styrande arbetet inom Skönhetsrådet, exempelvis presidiets eller delegationsgruppernas arbete eller kansliets interna verksamhetsarbete. Även fackliga förhandlingar. I processen ingår att ta fram policyer och riktlinjer för verksamheten..04 Hantera revision och granskning.05 Utveckla verksamheten I processen ingår årlig granskning av verksamheten. Även internkontroll. I processen hanteras såväl externa och interna förslag och synpunkter som projekt/utredningar som leder till att utveckla verksamheten, till exempel rörande organisationsförändringar, nya verksamhetssystem eller nya arbetsformer..06 Besvara remisser Remisshantering från instanser inom såväl som utanför staden. I processen ingår inte de remitterade detaljplaneeller bygglovsärenden som återfinns i kärnverksamheten.

3 Sida 3 (5) Ge verksamhetsstöd. Administrera anställning och löner Rekrytera Hantera anställning Beräkna och betala ut löner och arvoden. Hantera personalfrågor.. Kompetensutveckla.... Hantera personalsociala frågor Hantera fysisk och psykisk arbetsmiljö. Administrera ekonomi.. Hantera intäkter.. Hantera kostnader.. Hantera löpande ekonomiredovisning Processen avser arbete med att hantera rekryteringar, från kravställning och annonsering till tillsättning av tjänst. Avser handläggning av frågor knutna till en pågående anställning. Från lönegrundande samtal till exempel betyg och intyg. Här ingår även att hantera uppsägningar och entlediganden. Här ingår att hantera och registrera löneunderlag från anställda eller rapportering av ledamöters arvoden. Omfattar kompetensutvecklingsplanering och utvecklingssamtal samt att delta i personalutbildningar eller anordna/delta i studieresor. Avser omplacering och andra personalsociala ärenden. Handlingar rörande entledigande hanteras under... Omfattar arbetsmiljöarbete såsom skyddsronder, hantering av arbetsskadeanmälningar samt friskvård och rehabilitering. Avser handläggning av kundfakturor och kundinbetalningar. Omfattar att hantera och betala leverantörsfakturor. Omfattar att sköta kontoplan och att löpande stämma av och redovisa ekonomin. Handlingar som ingår i bokslut hanteras under..

4 Sida 4 (5).. Hantera skatteredovisning Köpa in och upphandla.04. Köpa in och beställa Upphandla i konkurrens Förvalta ingångna avtal.05 Administrera gemensamma funktioner.05. Hantera och förvalta IT och telefoni Hantera och redovisa allmänna handlingar Hantera lokaler och säkerhet Kommunicera och omvärldsbevaka Frågor rörande deklarationer och jämkning av moms etc. Omfattar att hantera offerter, beställningar av varor och tjänster med anledning av inköp, direktupphandling eller upphandling genom avrop mot stadens ramavtal. Avser egna upphandlingar samt sådana som genomförs centralt eller gemensamt med Stockholms stad. Tvister under avtalstiden hanteras i.04. medan överprövningsärenden hanteras här. Process som behandlar de affärsmässiga frågorna efter det att avtal slutits. Här handlar det om allt från löpande avstämningar till att hantera stora tvister. I processen ingår hanteringen av telefoni och IT-drift, exempelvis instruktioner, behörighetsbeställningar och systemdokumentation. Avser hanteringen av registratur och arkiv, arkivredovisning samt utredningar rörande hanteringen av allmänna handlingar. Här ingår även att hantera begäran om utlämnande av allmän handling. Processen innefattar exempelvis byggprojekt samt säkerhetsfrågor kopplat till fastigheten som inte är en del av kärnverksamheten. Marknadsföring, kommunikation och omvärldsbevakning. Inom sistnämnda område skapas inte alltid handlingar. Delar av processen handlar i huvudsak om envägskommunikation genom webb, trycksaker, nyhetsbrev mm.

5 Sida 5 (5) Bevaka stadsmiljöfrågor.. Initiera ärenden, tillskriva förvaltningar och myndigheter Avser beredning av ärenden initierade av Skönhetsrådet under sammanträden eller genom enskilda ledamöter. Besvara remisser rörande stadsmiljöfrågor. Besvara övriga inkomna frågor rörande stadsmiljöärenden Avser handläggning och besvarande av remisser knutna till kärnverksamheten. Här ingår ärenden gällande detaljplaner, bygglov eller övriga stadsmiljöfrågor sända till rådet genom förvaltningar (sbk, tk, sdf), rotlar eller myndigheter (tex länsstyrelsen, SL, trafikverket). Här ingår att hantera ärenden från privatpersoner eller förfrågningar från andra instanser, avser mail, telefonsamtal samt brev..04 Samråda Avser att samråd med arkitekter, byggherrar och handläggare. Här ingår även att representera rådet under sammanträden och möten. 04 Samverka Nr Namn 04. Anordna seminarier Avser seminarier i övergripande stadsmiljöfrågor samt fördjupande seminarier i enskilda frågor. Här ingår seminarier med såväl externt som internt inbjudna. 04. Föreläsa och informera Avser information om rådet och rådets verksamhet i externa så väl interna sammanhang. Här ingår även intervjuer i media. 04. Bistå med forskarhjälp Här ingår hjälp med forskning i arkiv, äldre arkivmaterial så väl som i referensbibliotek och klippsamling.