Datum för beslut Stockholm den 23 mars 2016 På Kulturnämndens vägnar

Transkript

1 Stadsarkivet Arkivmyndighetens beslut 2016:04 Sida 1 (5) Nämnd Utbildningsnämnden och samtliga stadsdelsnämnder ets omfattning Arkivmyndigheten beslutar enligt 5 kap. 2 arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2015:27) att specificerade uppgifter som hanteras i det aktuella systemetstödet för verksamheterna grundskola, förskola och skolbarnomsorg (f.n. Bosko) ska bevaras eller gallras med den gallringsfrist som anges i bilagorna. et gäller retroaktivt från Datum för beslut Stockholm den 23 mars 2016 På Kulturnämndens vägnar Lennart Ploom Stadsarkivarie

2 Sida 2 (5) Bilaga 1 - Information som ska bevaras I samband med att uppgifter för bevarande levereras till e-arkivet ska de gallras ur verksamhetssystemet (f.n. Bosko). klassificeringsstruktur för skolorna 3. Utbilda 3.2 Fortlöpande pröva och bedöma elev Ämnesprov (nationella prov) Bevaras Till e-arkiv 5 år 3.4 Hantera bedömningar och sätta betyg Betygsuppgifter Bevaras Till e-arkiv 5 år 5. Administrera elever 5.1 Hantera antagning och placering Uppgifter rörande placering i klass i grundskolan Bevaras Till e-arkiv 5 år efter. Uppgifterna kommer att bevaras i sammanställd form i elevkortet. 5.2 Administrera elevs studiegång elevens val Deltagande i modersmålsunder visning Deltagande i svenska som andra språk Till e-arkiv 5 år efter. Uppgifterna kommer att bevaras i sammanställd form i elevkortet.

3 Sida 3 (5) klassificeringsstruktur för den centrala förvaltningen 4. Administrera elever Hantera skolpliktsområden enheter Till e-arkiv när systemet upphört 5. Fastställa och fördela resurser 5.1 Hantera bidrag till fristående förskolor och pedagogisk omsorg Administrera och besluta om bidrag och Administrera verksamhetsstöd för barn i behov av särskilt stöd Ansökan Ersättning - uppgifter rörande bidrag till enskilda anordnare av barnomsorg Bevaras Till e-arkiv 5 år efter beslutsperiod Information från Stadsdelsförvaltningarnas klassificeringsstruktur 4. Förskola 4.1 Hantera plats i förskola placering i Förskola och skolbarnomsorg samt dagbarnvårdare och fritidsklubb Till e-arkiv 5 år efter

4 Sida 4 (5) Följande information kommer bevaras i sammanställd form: Elevkortet är en historik över elevens skolgång och ska innehålla uppgifter om elevs studieplan, tillval, eventuella studieavbrott, klasstillhörighet och skola. Dessa uppgifter kommer att levereras till e-arkivet och gå att få ut därifrån i sammanställd form. Dessa uppgifter hämtas från tabellerna: Placering klass, Elevval, Deltagande i svenska som andra språk och Deltagande i modersmålsundervisning. Bilaga 2 - Information som ska gallras klassificeringsstruktur skola 1. Styra, planera och följa upp 1.1 Fördela resurser och fastställa ramar för utbildningen Aktivitet upphört Elevhändelse Uppgifter om deltagande i studiehandledning 5. Administrera elever 5.1 Hantera antagning och placering Egna uppgifter 5.2 Administrera elevs studiegång Placering grupp

5 Sida 5 (5) Skolskjuts Gallras 2 år klassificeringsstruktur central förvaltning 5. Fastställa och fördela resurser 5.1 Hantera bidrag till fristående förskolor och pedagogisk omsorg a om grundbelopp Administrera och besluta om bidrag Rättigheter för e- tjänsten Anordnarwebben. Tabell med uppgifter rörande enskilda dagbarnvårdare Gallras när användarens anställning upphör efter avslutad anställning 5.5 Hantera individbedömning och resurser för särskilt stöd Administrera tilläggsbelopp för elever i behov av särskilt stöd i grundskolan samt förskoleklass och fritidshem Uppgifter om behovsnivå