Beslut om godkännande av klassificeringsstruktur

Transkript

1 Stadsarkivet DNR /14 Sida 1 (8) Arkivmyndighetens beslut 2014:32 Beslut om godkännande av klassificeringsstruktur Nämnd Kulturnämnden Beslutets omfattning Enligt Arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2007:26) ska stadsarkivet godkänna föreslagen klassificeringsstruktur innan den fastställs av verksamheten (7 kap. 4 ). Stadsarkivet godkänner bifogad klassificeringsstruktur för. Datum för beslut Stockholm den 15 december 2014 På Kulturnämndens vägnar Lennart Ploom Stadsarkivarie

2 Sida 2 (8) s klassificeringsstruktur 1. Styra, planera och följa upp verksamheten 1.1 Utföra politiskt ledningsarbete 1.2 Planera och följa upp verksamheten 1.3 Utföra internt ledningsarbete 1.4 Hantera revision och granskning 1.5 Utveckla verksamheten 1.6 Avge yttranden Avser nämndens, arkivutskottets och dess råds styrande arbete. Reglemente samt lagar, förordningar och regler som styr verksamheten. Även förtroendemannafrågor. Planering och uppföljning avseende ekonomi bl.a. verksamhetsplaner, verksamhetsberättelser, budget, bokslut och investeringar, samt strategisk verksamhetsplanering bl.a., upprättande av handlingsplaner, program och strategier. Även internkontroll. Övergripande personalfrågor avseende bl.a. ledarskap, medarbetarskap, mångfald och kompetens. Avser förvaltningsledningens styrande arbete. Även förvaltningsövergripande råd och grupper, samverkansarbete och APT. Extern granskning av verksamheten t.ex. av stadens revisorer. Projekt som leder till utveckling av såväl den övergripande verksamheten som av stöd- och kärnfunktioner. För utvecklingsprojekt rörande informationshantering inom staden, se 5.3 Hantering av remisser/motioner som inkommer via kommunstyrelsen eller direkt från andra myndigheter.

3 Sida 3 (8) 2. Ge verksamhetsstöd 2.1 Administrera anställning och löner 2.2 Hantera personalfrågor 2.3 Administrera ekonomi 2.4 Upphandla, köpa in och förvalta avtal 2.5 Kommunicera och informera Från kravställning och annonsering till tillsättning av tjänst. Även tillfälligt anställda. Hantering av frågor knutna till en pågående anställning. Även uppsägningar och entlediganden. För personalsociala frågor, se 2.2. Administration av löner, pensioner och andra ersättningar. Interna utbildningsinsatser på gruppoch individnivå. Även utvecklingssamtal. Avser arbetsskador, omplacering, rehabilitering och disciplinåtgärder. Omfattar friskvård och arbetsmiljöarbete bl.a. skyddsronder. Även trivselaktiviteter för personalen. Driftverksamhet bl.a. kundfakturor och kundinbetalningar. Driftverksamhet, bl.a. leverantörsfakturor. Bokföring och hantering av kontoplan. Redovisning och betalning av moms, skattedeklarationer etc. Omfattar direktupphandling och avrop från ramavtal. Från upprättande av förfrågningsunderlag och annonsering till hantering och bedömning av anbud samt upprättande av upphandlingsavtal. Handlingar som rör uppföljning, avstämning, förlängning och uppsägning av avtal, samt tvister i avtalsförhållanden. Även kontroll och uppföljning av pågående entreprenader/entreprenörer. Dokumenthanteringsrutiner, registrerings- och arkivfrågor, gallring, redovisning av handlingar i den egna verksamheten/ämbetsarkivet. Även begäran om utlämnande av allmänna

4 Sida 4 (8) 2.6 Samverka och omvärldsbevaka 2.7 Hantera IT och telefoni 2.8 Hantera lokaler och säkerhet handlingar och sekretessfrågor kopplade till ämbetsarkivet. Utlämnande av material ur övrigt arkivmaterial hanteras under verksamhetsområde. Extern och intern kommunikation avseende verksamhet och pågående projekt och arbeten. Extern information om förvaltningen som arbetsgivare för att attrahera nya medarbetare. Förmedling av information via intranät, webbplatser, massmedia, broschyrer och andra publikationer. Även synpunkter och klagomål hanteras här. Deltagande i nätverk, mottagande av praktikanter, tillhandahållande av lokaler/material till andra institutioner/aktörer etc. Även stödja och delta i forskningsprojekt, samt studiebesök och -resor vars huvudsakliga syfte är omvärldsbevakning. Innefattar drift och förvaltning av Stadsarkivets egna systemstöd och det stadsgemensamma IT-stödet. Även samverkan med externa aktörer rörande IT. Under denna process ingår administration av behörigheter och åtkomster, larmbevakning samt drift och skötsel av lokaler och maskiner. Även ny- och ombyggnationer, samt tillhandahållande av möteslokaler.

5 Sida 5 (8) 3. Ta emot och vårda 3.1 Ta emot arkivleveranser 3.2 Genomföra arkivvårdande insatser 3.3 Hantera lån och överlämningar av arkivmaterial Omfattar analoga och digitala leveranser. I arbetet med analoga leveranser ingår planering och beräkning av utrymmesåtgång, granskning av arkivförteckningar, inspektioner av materialet inför leverans, leveranskontroll, registrering samt avtalshantering. I samband med digitala leveranser förekommer administration av anslutningsplanen, genomförande av anslutningsprojekt, mottagande och testning av digitalt material. Kartongläggning och -byte, konservering och restaurering (analogt material), konvertering och migrering (digitalt material), samt gallring. E-arkivets process för arkivvård och administration omfattas av denna process. Utgående leveranser av arkivmaterial som ska överlämnas till andra institutioner. Även ut- och inlån av arkivinformation.

6 Sida 6 (8) 4. Tillhandahålla och tillgängliggöra 4.1 Tillhandahålla arkivinformation Bemanning av läsesalarna på Kungsklippan. Framtagning och återställning av material, från Kungsklippans magasin och från Frihamnen. Även forskarservice och besökare till Frihamnen. Utlämnande av arkivinformation, så som kopior på betygshandlingar, servitut eller bouppteckningar. Även släktforskning och utredningar, samt sekretessprövningar. Också e- arkivets utfåendeprocess omfattas av denna process. Även bearbetningar av arkivinformation som görs på extern beställning av kund, så som exempelvis arkitektfirmor. 4.2 Tillgängliggöra arkivinformation Kartlägga och registrera arkivmaterial Inventeringar, ordnings- och förteckningsarbete och registrering i förteckningsprogram och register Digitalisera arkivmaterial Urval och digitalisering av ömtåligt och/eller mycket efterfrågat material, samt kvalitetskontroll och återställande Publicera arkivinformation Urval, viss bearbetning och paketering av databaser, bilder och metadata för publicering på webben, i e-arkivet, i Riksarkivets plattformar, på andra medier eller som öppen data. Paketering omfattar även formgivning, teknisk konstruktion, författande av hjälptexter samt återkoppling med konsulter och brukare.

7 Sida 7 (8) 4.3 Bedriva pedagogisk verksamhet Bedriva programverksamhet Planering och utformning av programpunkter för Stadsarkivets publika verksamhet. Utformning och genomförande av visningar för olika besökande grupper, så som exempelvis skolklasser eller studiebesök Producera och genomföra utställningar Sammanställa och presentera information om stadens historia och stadsarkivets verksamhet Bedriva biblioteksverksamhet Utformning och framtagning av material till utställningar. Publicering av böcker, broschyrer, CD-rom, etc. Även försäljning. Föredrag och konferenser, både de som ingår i och som ligger utanför programverksamheten. Även mottagande av studiebesök som inte är kopplade till specifika program. Stadsarkivets medverkan i konferens, mässor eller event som är externt anordnade, av staden eller annan aktör, där syftet är att informera om stadens historia eller Stadsarkivets verksamhet. Planera och hantera inköp, administrera utlån, samt vård av biblioteksbeståndet.

8 Sida 8 (8) 5. Främja informationshantering 5.1 Bedriva tillsyn 5.2 Erbjuda konsultstöd inom informationshantering 5.3 Utveckla informationshantering Utarbeta regler och riktlinjer samt bedriva tillsyn. Planering av tillsynsverksamheten, genomförande samt uppföljning av inspektioner (utfärdande av föreläggande och rekommendationer). Fatta beslut och utfärda dispenser. Administration av uppdragsplanen, utförande av tidsbegränsade och abonnemangsuppdrag ute i stadens verksamheter. Arbete med att sprida vikten av och medvetenhet kring en effektiv och ändamålsenlig informationshantering i nära relation med t.ex. informationssäkerhet i Stockholms stad. Ge råd och stöd till stadens verksamheter. Samverkan med stadens arkivarier och registratorer, i form av möten och träffar, samt rådgivning. Processen innefattar även att ta fram vägledningar inom informationshantering.