Datum för beslut Stockholm den 3 september 2015 På Kulturnämndens vägnar

Transkript

1 Stadsarkivet DNR /2015 Sida 1 (6) Arkivmyndighetens beslut 2015:24 Bolag S:t Erik Livförsäkring AB Beslutets omfattning Enligt Arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2007:26) ska Stadsarkivet godkänna föreslagen klassificeringsstruktur innan den fastställs av verksamheten (7 kap. 4 ). Stadsarkivet godkänner bifogad klassificeringsstruktur för S:t Erik Livförsäkring AB. Beslutet ersätter tidigare beslut om klassificeringsstruktur, SSA 2011:24. Datum för beslut Stockholm den 3 september 2015 På Kulturnämndens vägnar Lennart Ploom Stadsarkivarie

2 Sida 2 (6) Beskrivning Hantera styrelseärenden Avser information kopplat till styrelsens arbete med att leda och följa upp bolagets utförande av sina uppdrag Hantera ägande Rör bolagsstämmor och information kopplat till ägandet, så som registreringsbevis och ägardirektiv Utföra internt Fastställa och förvalta ledningsarbete riktlinjer och rutiner. 1.2 Planera och följa upp verksamheten Verksamhetsplanering och budget, samt strategisk planering avseende kärnverksamhetsområdena och upprättande av program/strategier. Granskning av verksamheten t.ex. av stadens revisorer. 1.3 Hantera revision och granskning 1.4 Utveckla verksamheten Projekt/utredningar som leder till utveckling av såväl den övergripande verksamheten som av stöd- och kärnfunktioner. 1.5 Avge yttranden Hantering av remisser/motioner.

3 Sida 3 (6) Rekrytera Från kravställning och annonsering till tillsättning av tjänst. Även tillfälligt anställda Hantera anställning Hantering av frågor knutna till en pågående anställning. Även uppsägning och entledigande Beräkna och betala ut löner och arvoden Administration av löner, pensioner och andra ersättningar Kompetensutveckla Utbildningsinsatser på grupp- och individnivå Hantera personalsociala Arbetsskador och frågor rehabilitering, arbetsanpassning, omplacering och disciplinåtgärder Hantera fysisk och psykosocial arbetsmiljö Undersökning, genomförande och uppföljning av arbetsmiljöfrågor, t.ex. utrustning, ventilation, buller, arbetsklimat, ergonomi och organisation Hantera intäkter Hantering av kundfakturor och kundinbetalningar Hantera kostnader Hantering av leverantörsfakturor Hantera löpande redovisning Hantering av kontoplan och löpande avstämning/ redovisning av ekonomin Hantera skatteredovisning Redovisning och betalning av moms samt skattedeklaration.

4 Sida 4 (6) Köpa in och beställa Omfattar direktupphandling och avrop från ramavtal Upphandla i konkurrens Från upprättande av förfrågnings-underlag och annonsering till hantering och bedömning av anbud samt upprättande av upphandlingsavtal Förvalta avtal Handlingar som rör uppföljning, avstämning, förlängning och uppsägning av avtal, samt tvister i avtalsförhållanden. 2.5 Kommunicera och informera 2.6 Samverka och omvärldsbevaka 2.7 Hantera och förvalta IT och telefoni Extern och intern kommunikation avseende verksamhet och pågående projekt och arbeten. Förmedling av information via intranät, webb-platser, massmedia, broschyrer och andra publikationer. Dokumenthanteringsrutiner, registrerings- och arkivfrågor, gallring, redovisning av handlingar. Även begäran om utlämnande av allmänna handlingar. Studiebesök/resor samt deltagande i nätverk och intresseorganisationer. Administration av användarkonton, behörighetsbeställningar och supportärenden för telefoni och IT-system. 2.8 Hantera lokaler och säkerhet Lokalservice, städning, inredning och ombyggnation. Även bevakning, larm och säkerhet.

5 Sida 5 (6) 3.1 Erbjuda tjänstepensionsförsäkring 3.2 Hantera pensionsgrundande uppgifter 3.3 Hantera tjänstepensionsförsäkring Processen avser upprättande av försäkringsavtal mellan bolag i Stockholms stad och S:t Erik Livförsäkring. Processen avser den rapportering som sker mellan pensionsadministratör och S:t Erik Livförsäkring i syfte att underlag för framtida pensionsutbetalningar ska vara korrekta. Processen avser premieberäkning, fakturering och utskick av värdebesked så att försäkrad person årligen mottar korrekt försäkringsinformation. 3.4 Allokera tillgångar och skulder Syftet med processen är att ge S:t Erik Livförsäkring förutsättningar att placera sina tillgångar så fördelaktigt som möjligt. Häri ingår bl.a. prognoser över kassaflöde, ALM-studie (Asset Liability Modelling), placeringsförslag. Stockholms stads finansenhet är också inkopplad i processen.

6 Sida 6 (6) 3.5 Placera tillgångar Processen avser handel med värdepapper i enlighet med livbolagets placeringsinstruktioner. 3.6 Betala ut pension Processen avser administration och kontroll av pensionsutbetalningar.