Datum för beslut Stockholm den 4 juni 2019 På Kulturnämndens vägnar

Transkript

1 Stadsarkivet Handläggare: Petter Sävström Arkivmyndighetens beslut 2019:15 DNR /2019 Sida 1 (13) Nämnd/Bolag/Stiftelse Stockholms stads parkering AB Beslutets omfattning Enligt 6 kap. 5 Arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2015:27) ska Stadsarkivet godkänna föreslagen klassificeringsstruktur innan den fastställs av myndigheten. Stadsarkivet godkänner bifogad klassificeringsstruktur för Stockholms stads parkering AB. Klassificeringsstrukturen ersätter tidigare beslutad klassificeringsstruktur, beslut SSA 2013:38. Datum för beslut Stockholm den 4 juni 2019 På Kulturnämndens vägnar Lennart Ploom Stadsarkivarie

2 Sida 2 (13) Bilaga Klassificeringsstruktur för Stockholms stads parkering AB Verksamhetsområde 1: Styra, planera och följa upp verksamheten Nivå 2 Nivå 3 Kommentar med exempel på 1.1 Styra och leda verksamheten Utföra politisk styrning Samarbeta med utskott och råd handlingar/ärenden Den politiska beslutsprocessen. Styrelsehandlingar, protokoll, ägardirektiv, bolagsordning Utskott och råd kopplade till den politiska styrningen, t ex avseende tillgänglighetsfrågor. Funktionshinderrådets protokoll Utföra internt ledningsarbete Det ledande arbetet inom verksamheten, exempelvis ledningsgruppens. Processen omfattar även övergripande strategiska frågor t.ex. inom personalområdet och hantering av den årliga löneöversynen. I processen ingår även att ta fram policyer och riktlinjer för verksamheten, inklusive fördelning av arbete och ansvar. Företagspolicyn, Beslut om genomförd löneöversyn, protokoll från ledningsgrupp Samverka med personal och fackliga organisationer Facklig samverkan och förhandlingar. Protokoll/anteckningar från samverkansgrupp, APT, MBL etc. 1.2 Planera och följa upp verksamheten Planera verksamheten Följa upp verksamheten Utföra internkontroll Treårsplan, budget, verksamhetsplan. Bokslut, årsredovisning, medarbetarundersökningar, ILS, ägardirektiv, tertialrapporter Väsentlighets- och riskanalys samt internkontroll.

3 Sida 3 (13) 1.3 Utveckla verksamheten I processen hanteras såväl externa och interna förslag och synpunkter som projekt/utredningar som leder till att utveckla verksamheten, till exempel rörande organisationsförändringar, nya verksamhetssystem eller nya arbetsformer. Övergripande kvalitetsarbeten och organisationsfrågor. Omvärldsbevakning. Processen omfattar även samverkan med intressenter av olika slag, t ex andra myndigheter, organisationer, näringsliv etc. Dokumentation från kvalitets- och förbättringsarbete, utvärderingar, egna enkäter och marknadsundersökningar. 1.4 Hantera extern revision och granskning Granskning som utförs av extern part både inom och utanför staden, exempelvis revisorer och olika tillsynsmyndigheter, med tillhörande uppföljning. 1.5 Hantera extern dialog 1.6 Hantera remisser Hantera synpunkter och klagomål Hantera medborgarförslag Revisionsrapport, inspektionsrapport, åtgärdsrapport, granskningsrapport, uppföljning av tidigare granskning Inkomna synpunkter, klagomål och liknande som rör verksamheten. Hanteras ofta av kundservice. Ej aktuell Remisshantering mellan instanser inom och utanför staden. Både egna och andras. (En egeninitierad remiss registreras under den process eller ärende som det rör) Inkomna remisser med tillhörande svar/yttrande. Även utgående remisser med tillhörande inkomna svar och sammanställning av svar.

4 Sida 4 (13) Verksamhetsområde 2: Ge verksamhetsstöd Nivå 2 Nivå 3 Kommentar med exempel på 2.1 Hantera personal handlingar/ärenden Rekrytera Processen avser arbete med att hantera rekryteringar, från kravställning och annonsering till tillsättning av tjänst. Rekryteringsärenden (t ex kravprofil, annons, lista över sökande, urvalslista, meddelande om vem som fått tjänst, ansökningshandlingar) Hantera anställning Frågor knutna till individ och dess pågående anställning. Omfattar anställningsförhållanden, individuell kompetensutveckling och medarbetarsamtal. Handlingar rörande anställningsförhållanden, t ex arbetsbeskrivningar, instruktioner individuella kompetensutvecklingsplaner, handlingsplaner, olika typer av beslut, handlingar från lönegrundande samtal eller rörande lönebidrag, betyg och intyg, uppsägning och entledigande Beräkna och betala ut löner och arvoden Administration av löner och arvoden och annan ersättning. Även tjänstepension och avtalsförsäkringar. Löneunderlag, lönelistor, närvarounderlag, ansökan och beslut om pension Hantera personalsociala frågor Avser omplacering och andra liknande arbetsrättsliga frågor. Handlingar rörande entledigande hanteras i process Hantera anställning. Även individknutna ärenden rörande diskriminering. Omplaceringsärenden, disciplinärenden.

5 Sida 5 (13) Hantera rehabilitering och arbetsskada Frågor rörande arbetsskador, arbetsanpassning och rehabilitering. Arbetsskadeanmälan, läkarutlåtande, utredningar, beslut Hantera arbetsmiljö och gemensamma personalfrågor Exempelvis friskvård, arbetsmiljöarbete, skyddsronder, personalutbildningar och andra gemensamma insatser för kompetensutveckling och en god arbetsmiljö. 2.2 Hantera ekonomi Hantera intäkter Avser handläggning av kundinbetalningar (d.v.s. kontrollavgifter, intäkter från p-automater, kundfakturor etc.) Kundfakturor och kundreskontra Hantera kostnader Omfattar att hantera och betala leverantörsfakturor och självfakturering. Leverantörsfakturor och leverantörsreskontra Hantera löpande ekonomiredovisning Löpande redovisning Huvudbok, kontoplaner. Handlingar som ingår i bokslut hanteras i process Följa upp verksamheten Hantera skatteredovisning Skatteredovisning Momsrapporter, deklarationer, fastighetsskatt Hantera anläggningsredovisning Redovisning av anläggningstillgångar Avskrivningar, räntor, anläggningsregister 2.3 Köpa in och upphandla Köpa in och beställa Omfattar inköp eller beställningar av varor och tjänster genom direktupphandling eller avrop mot ramavtal, inklusive förnyad konkurrensutsättning. Offerter, beställningar, avrop mot

6 Sida 6 (13) ramavtal/kontrakt Hantera försörjningsupphandling Upphandling i konkurrens av vara eller tjänst rörande den egna verksamhetens stödjande funktioner. Upphandlingsärenden (t ex förfrågningsunderlag, anbudsöppningsprotokoll, anbud, utvärderingsprotokoll, tilldelningsbeslut) Hantera verksamhetsupphandling Upphandling i konkurrens av kärnverksamhet samt av verksamhetskritiska varor eller tjänster. Upphandlingsärenden (t ex förfrågningsunderlag, anbudsöppningsprotokoll, anbud, utvärderingsprotokoll, tilldelningsbeslut) Förvalta avtal Avtalshantering och -bevakning. Affärsmässiga frågor efter det att avtal har slutits. 2.4 Informera och kommunicera Informera och marknadsföra Kommunicera Avtal med tillhörande handlingar. Processen handlar i huvudsak om envägskommunikation. Kommunikationsmaterial via olika kanaler och medier (t ex webbplats, trycksaker, nyhetsbrev, sociala medier, pressmeddelanden) Kommunikation med extern part som inte rör kärnverksamhet Dokumentera Korrespondens, inkomna enkäter, skrivelser osv. Korrespondens/dialog via sociala medier kan även ingå. Dokumentation av den egna verksamheten. Fotografier, presentationer, dokumenterad historik.

7 Sida 7 (13) 2.5 Hantera digitala stöd och funktioner I processen ingår hantering och administrering av telefoni och IT-drift. Förvaltning och utveckling av verksamhetssystem, plattformar, applikationer och e-tjänster kopplade till den egna verksamheten. IT-säkerhet och behörigheter hanteras i process 2.7 Hantera säkerhetsfrågor. Instruktioner rörande IT-drift och support, system- och användardokumentation 2.6 Hantera lokaler och utrustning Processen innefattar exempelvis kontorsservice, hantering av inventarier och transportmedel, drift och underhåll och lokalförsörjning som inte är en del av kärnverksamheten. Handlingar rörande drift och underhåll, brandskydd 2.7 Hantera säkerhetsfrågor Säkerhetsfrågor rörande skalskydd, brandskydd, larm, bevakning, passerkort, nyckelhantering etc. Hantering av IT-säkerhet, såsom brandväggar, serverhantering, behörigheter etc. Hantering och rapportering av tillbud och incidenter. Brandskyddsdokumentation, nyckelkvittenser, instruktioner, rutinbeskrivningar, beställningar, rapporter.

8 Sida 8 (13) 2.8 Redovisa och förvalta information Processen omfattar redovisning av verksamhetens allmänna handlingar samt styrning av informationshanteringen och arkivbildningen. Processen omfattar även frågor rörande informationsförvaltning, oavsett om informationen är analog eller digital. Hantering av personuppgifter och dataskydd för den enskilde, informationsklassning, utlämnande av allmän handling. Arkivbeskrivningar, hanteringsanvisningar, bevarandeförteckningar, gallringsärenden, avslagsärenden, rutinbeskrivningar, register över personuppgifter. 2.9 Hantera juridiska frågor Hantering av skadestånd, förlikningsärenden, tvister, försäkringsärenden, laglighetsprövningar och skaderegleringar av olika slag. Domar, överprövningsärenden, försäkrings-/skadeståndsärenden (t ex försäkringsbrev, försäkringshandlingar, kostnadsunderlag till försäkringsbolag, rekvisitioner, skaderapporter, skadevärderingar).

9 Sida 9 (13) Verksamhetsområde 3: Erhålla förfogande över parkeringsanläggningar Nivå 2 Nivå 3 Kommentar med exempel på 3.1 Utreda och utveckla parkeringsanläggningar handlingar/ärenden Avser programskedet, dvs. det inledande arbetet där projektet formas, utreds och bereds inför beslut om genomförande. Analyser, utredningar och förstudier, Planeringsdokumentation, inriktningsbeslut m.m. 3.2 Köpa parkeringsanläggningar 3.3 Hyra parkeringsanläggningar Omfattar köpbeslut och överlåtelsebesiktningar vid köpet av en parkeringsanläggning Köpehandlingar (t.ex. köpeavtal) Avser inhyrningsbeslut och överlåtelsebesiktningar. Här ingår även åtagande av uppdrag, t. ex uthyrning av parkeringsplatser och övervakning. Hyreshandlingar (t.ex. hyresavtal med tillhörande handlingar, Inhyrningsbeslut, överlåtelsebesiktning) 3.4 Bygga parkeringsanläggningar Omfattar bygget av en anläggning. Slutbesiktningar, relationshandlingar, bygglovshandlingar, byggprotokoll, arbetsmiljöplaner etc.

10 Sida 10 (13) Verksamhetsområde 4: Hantera drift och underhåll av parkeringsanläggningar Nivå 2 Nivå 3 Kommentar med exempel på handlingar/ärenden 4.1 Planera och utföra långsiktigt fastighetsunderhåll 4.2 Utföra löpande fastighetsunderhåll 4.3 Planera och utföra tekniskt underhåll Planera och utföra långsiktigt fastighetsunderhåll för egna anläggningar Planera och utföra långsiktigt fastighetsunderhåll för inhyrda anläggningar Utföra löpande fastighetsunderhåll på egna anläggningar Utföra löpande fastighetsunderhåll på inhyrda anläggningar Planerat underhåll för egna parkeringsanläggningar, t. ex byte av belysningssystem, ommålning av en anläggning, byte av ventilationssystem och hissar. Underhållsplaner, mötesdokumentation, LFU-projekt Underhållet regleras av kontraktets omfattning med fastighetsägaren. Drift, skötsel och underhållsinstruktioner Löpande underhåll för egna parkeringsanläggningar, t. ex byte av lampor, ommålning av en pelare osv. Arbetsordrar, Drift, skötsel och underhållsinstruktioner Underhållet regleras av kontraktets omfattning med fastighetsägaren. Omfattar parkeringsteknisk och drifttekniskt underhåll av parkeringsutrustning t. ex p-automater, portar och passagesystem. Omfattar underhåll av fastighetssystem t. ex sprinklers, hissar och ventilation. Arbetsordrar, Drift, skötsel och underhålls-instruktioner 4.4 Hantera kontroll och besiktning utifrån myndighetskrav Avser energikrav, obligatorisk ventilationskontroll, besiktning av elinstallationer osv. Besiktnings- och kontrolldokumentation

11 Sida 11 (13) 4.5 Planera och utföra systematiskt brandskyddsarbete 4.6 Hantera parkeringsövervakning Avser hanteringen av systematiskt brandskyddsarbete och dess dokumentation. Systematiskt brandskyddsarbete Avser övervakningsärenden, fordonsflyttningar samt kontroll och uppföljning av entreprenör som utför övervakningen (utfärdande av kontrollavgifter, kontroll av tillstånd etc.) Övervakningsärenden, bevakningsinformation 4.7 Hantera kameraövervakning 4.8 Hantera felanmälningar Avser videoinspelning av garage. Dokumentation kring kameraövervakning Felanmälningar rörande t. ex passagesystem, skyltar, bilinbrott etc. Felanmälan (anläggning)

12 Sida 12 (13) Verksamhetsområde 5: Tillhandahålla parkeringsplatser Nivå 2 Nivå 3 Kommentar med exempel på 5.1 Hyra ut parkeringsplatser Hantera kö handlingar/ärenden Omfattar väntelistan, kö- och kontohantering, UC-kontroller och UCrapporter. Intresseanmälan för att hyra en p-plats Förvalta och följa upp kundavtal Avser försäljning och uppsägning av kundavtal. Dekal-, bur- eller abonnemangsavtal. 5.2 Utfärda parkeringstillstånd 5.3 Hantera betalsystem Hantera kundnycklar Hantera tömning av betalsystem Processen omfattar hanteringen av kundnycklar (nyckelkvittenser, välkomstbrev etc.) Omfattar t. ex p-tillstånd för SISAB och Fastighetskontoret. Avser tömning av betalsystem. (Tömningsscheman, administrera kontokortsinformation, mobilbetalningar, saldoinläsning, saldokvitton) Hantera utloggningar Avser utloggningsärenden, innebilslistor för kontroll av parkerade bilar. 5.4 Hantera kontrollavgifter Hantera automatnycklar Hantera betalningar Omfattar nycklar och knippor till parkeringsautomater. Inventeringslistor, nyckelkvittenser, kundnycklar. Betalningar av kontrollavgifter, påminnelser, inkasso. Ägaruppgifter och fordonsuppgifter Hantera överklagningar Hantera återbetalningar Överklaganden per brev, fax, mail eller via hemsidan. Korrespondens, domar och vaktförfrågningsunderlag. Återbetalningar av kontrollavgifter, underlag för återbetalningar, makulerade kontrollavgifter, avskrivningsunderlag.

13 Sida 13 (13) 5.5 Hantera ersättningsärenden Omfattar utredning av ersättningsanspråk samt utanordning eller avvisande av anspråk. Ersättningsärenden som går till domstol hanteras under 2.9 Hantera juridiska frågor.