G A L L R I N G S B E S L U T 1999:5

Transkript

1 Stockholms stadsarkiv L ANDSARKIV FÖR S TOCKHOLMS LÄN GALLRINGSBESLUT 1999:5 SID 1 (1) G A L L R I N G S B E S L U T 1999:5 Nämnd/styrelse Samtliga myndigheter, bolag och stiftelser för vilka Stockholms stads arkivregler gäller SSA dnr /99 Beslutets huvudsakliga innehåll Gallring och bevarande av allmänna handlingar inom löne- och personaladministration i Stockholms stad. Övriga handlingar i ärendet Yttrande från AB Stockholmshem Yttrande från Personalpolitiska avdelningen Yttrande från Juridiska avdelningen Yttrande från Socialtjänstförvaltningen Yttrande från Revisionskontoret Stadsarkivets promemoria Anm Beslutande samt datum för beslut Rolf Hagstedt stadsarkivarie B OX 22063, BESÖKSADRESS: KUNGSKLIPPAN 6 T FN: , FAX: E-POST: stadsarkivet@ssa.stockholm.se

2 stadsarkiv L ANDSARKIV FÖR S TOCKHOLMS LÄN ABCDEStockholms DNR /99 SID 1 (12) G A L L R I N G O C H B E V A R A N D E A V A L L M Ä N N A H A N D L I N G A R I N O M L Ö N E- O C H P E R S O N A L A D M I N I S T R A T I O N I S T O C K H O L M S S T A D Detta beslut syftar till att reglera gallring och bevarande av allmänna handlingar inom löne- och personaladministration i Stockholms stad. Beslutet gäller för samtliga myndigheter, bolag och stiftelser för vilka Stockholms stads arkivregler gäller. Med myndighet avses i detta beslut även bolag och stiftelser. Beslutet gäller under förutsättning att inte annat föreskrivs i lag eller förordning eller i beslut som fattats med stöd av författning. Beslutet omfattar bestämmelser om gallring och bevarande, och består av fyra delar: 1. Handlingar rörande lön 2. Handlingar rörande anställning 3. Handlingar rörande personalsocial verksamhet 4. Handlingar rörande tjänstepension och avtalsförsäkringar Tillämpning Myndighet får gallra handlingar som upptas nedan efter utgången av den gallringsfrist som anges i varje särskilt fall. De gallringsfrister som anges räknas från utgången av det år under vilket handlingen inkommit eller upprättats. I de fall handlingen ingår i ett ärende räknas gallringsfristen från utgången av det år ärendet avslutats. Detta gäller exempelvis handlingar rörande ledigheter, då gallringsfristen gäller från utgången av det år ledigheten upphört, och handlingar som rör lönefordran, då gallringsfristen gäller från det år skulden reglerats. Beslutet omfattar myndighetens huvudexemplar. Om inte annat anges kan dubbletter gallras vid inaktualitet. Detta beslut får tillämpas på handlingar tillkomna från och med 1 januari Till beslutet bifogas en exempelsamling. I exempelsamlingen ges konkreta exempel på handlingstyper som avses med de mer generella benämningarna i gallringsbeslutet. Syftet är att visa vilka handlingar som kan finnas inom respektive kategori. Exempelsamlingen är tänkt som en vägledning för myndigheten och utgör inte en komplett lista över handlingar inom löne- och personaladministration. 1

3 DNR /99 SID 2 (12) GALLRINGSBESLUT Gallring av allmänna handlingar av tillfällig och ringa betydelse Utöver de handlingstyper som specificeras i detta gallringsbeslut får myndigheten själv fatta beslut om gallring av följande handlingar som utgör allmänna handlingar inom löne- och personaladministration hos myndigheten: handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion endast är av tillfällig eller ringa betydelse handlingar som har tillfällig betydelse genom att de överförs till nya databärare eller ersätts av nya handlingar. Handlingarna får gallras om gallringen kan ske utan informationsförlust eller endast med ringa informationsförlust. Definitioner Vid inaktualitet när handlingen enligt myndighetens bedömning saknar framtida värde för allmänhetens insyn, rättsskipning, förvaltning och forskning. 2

4 DNR /99 SID 3 (12) GALLRINGSBESLUT 1. HANDLINGAR RÖRANDE LÖN, gallringsbeslut HANDLINGSTYP GALLRINGSFRIST 1. Lönegrundande underlag 3 år Här avses handlingar som utgör underlag för löneberäkningar, t.ex. frånvarounderlag och andra underlag för tillägg och avdrag på lön. Undantag -löneunderlag som visar närvaro, exempelvis tjänstgöringsuppgifter, 10 år jourtids-/beredskaps- och övertidsuppgifter. -följande löneunderlag som också är räkenskapshandlingar: handlingar som 10 år utgör underlag för ersättning till uppdragstagare; kvittens på kontant löneförskott och reseförskott; reseräkningar med kvitton och underlag (inklusive utlägg i samband med resor). 2. Sammanställningar, listor och statistik 2 år Här avses sammanställningar som görs över olika typer av lönehändelser, t.ex. semester, frånvaro och personalkostnader. -sammanställningar över jourtid, övertid och mertid 3 år 1 -kontrolluppgifter, utdata för skatteredovisning, uppbördsspecifikationer 7 år 3. Lönelistor och kodförteckning till lönelista 10 år Med lönelistor avses månadsvisa listor över löneutbetalningar, som visar vilken lön som betalats ut till en anställd under den aktuella perioden. Då två eller flera lönelistor endast skiljer sig åt med avseende på sorteringsordning, t.ex. är ordnade efter organisatorisk hemvist respektive personnummer, får alla utom en gallras vid inaktualitet. Gallring av lönelistor får ske under förutsättning att uppgifter nödvändiga för uträkning av tjänstepension och avtalsförsäkringar bevaras. Se nedan under undantag. Kodförteckning till lönelista, systemanvändarens exemplar Anm.: kodförteckningen skall bevaras av den systemansvarige 10 år efter att den upphört gälla -ackumulerad lönelista bevaras -kodförteckning till lönelista, systemansvariges exemplar bevaras -lönelista innehållande nödvändiga uppgifter för beräkning av tjänstepension bevaras och avtalsförsäkringar enligt vid varje tid gällande avtal. 1 I enlighet med AFS 1982:17 4 3

5 DNR /99 SID 4 (12) GALLRINGSBESLUT 2. HANDLINGAR RÖRANDE ANSTÄLLNING, gallringsbeslut 1. Rekrytering och tillsättning bevaras Här avses handlingar som tillkommer i samband med intern och extern rekrytering och tillsättning av en anställning, både sådan som utannonserats och sådan som inte utannonserats. Det gäller t.ex. ansökningshandlingar, sammanställningar över samtliga sökande till en anställning och anställningsavtal. -ansökningshandlingar för sökande, externt och internt, av utannonserad anställning om sökanden inte fått anställningen -ansökningshandlingar för sökande, externt och internt, av ej utannonserad anställning om sökanden inte fått anställningen 6 månader efter tillsättning vid inaktualitet 2. Anställningsförhållanden bevaras Här avses handlingar som rör anställningens innehåll och arbetsförhållanden, t.ex. arbetsbeskrivning och anmälan om förändrad sysselsättningsgrad 3. Tjänstgöringsbetyg och tjänstgöringsintyg bevaras Här avses tjänstgöringsbetyg och det senaste utfärdade tjänstgöringsintyg som upprättats av myndigheten. -tjänstgöringsintyg Anm.: Härmed medges gallring av ett äldre tjänstgöringsintyg när ett nytt tjänstgöringsintyg som innefattar även de äldre uppgifterna utfärdats. -arbetsgivarintyg för arbetslöshetskassa när nytt intyg utfärdats 2 år 4. Entledigande bevaras Här avses handlingar som tillkommer i samband med att en anställd lämnar sin anställning, t.ex. ansökan och beslut om uppsägning. 4

6 DNR /99 SID 5 (12) GALLRINGSBESLUT 3. HANDLINGAR RÖRANDE PERSONALSOCIAL VERKSAMHET, gallringsbeslut 1. Arbetsanpassning och rehabilitering bevaras Här avses handlingar som tillkommer i samband med arbetsgivarens rehabiliteringsarbete. 2. Arbetsskador bevaras Här avses handlingar som tillkommer i samband med att en anställd skadas i arbetet. 3. Omplacering bevaras Här avses handlingar som tillkommer i samband omplacering av medicinska och psykosociala skäl. 4. Disciplin bevaras Här avses handlingar som tillkommer i samband med att disciplinåtgärder vidtas mot en anställd. 5

7 4. HANDLINGAR RÖRANDE TJÄNSTEPENSION OCH AVTALSFÖRSÄKRINGAR, gallringsbeslut DNR /99 SID 6 (12) GALLRINGSBESLUT 1. Tjänstepension bevaras Här avses handlingar som tillkommer i samband med handläggning av tjänstepensionsärenden. -preliminär uträkning av tjänstepension 2 år efter att beslut om tjänstepension har inkommit 2. Avtalsförsäkring och trygghetsavtal bevaras Här avses handlingar som tillkommer i samband med handläggning av avtalsförsäkringsärenden och trygghetsavtal. 6

8 DNR /99 SID 7 (12) EXEMPELSAMLING E XEMPELSAMLING 1. HANDLINGAR RÖRANDE LÖN, exempelsamling: 1. Lönegrundande underlag 3 år Frånvarounderlag -handlingar rörande ledighet: ansökan och beslut om semester, tjänstledighet, studieledighet, fackligt uppdrag, föräldraledighet, ledighet med tillfällig föräldrapenning och andra ledigheter -handlingar rörande ledighet vid sjukdom: försäkran om sjuklön, läkarintyg, frånvarouppgift för sjukdom, friskanmälan -beslut om sjukbidrag Underlag för tillägg och avdrag på lön -handlingar i samband med jämkningar -handlingar rörande personalköp -intyg om annan huvudarbetsgivare -handlingar rörande krav på återbetalning av lön -skattsedlar -tjänsteresa med egen bil -underlag för korrigering av lön -utmätning av lön Närvarounderlag: -sammanträdesrapporter från nämndsammanträden -sammanträdesrapporter från styrelsesammanträden -tidregistreringsuppgifter som är lönegrundande (ej lönegrundande tidregistreringsuppgifter gallras vid inaktualitet) -tjänstgöringsuppgifter (redovisning av arbetad tid, jourtid, mertid, övertid, obekväm arbetstid, beredskapstid och förskjuten arbetstid) 10 år Löneunderlag som också är räkenskapshandlingar: -arvode, bekräftelse eller räkning för uppdragstagare -kvittens på kontant löneförskott -kvittens på kontant reseförskott -reseräkningar med kvitton och underlag 7

9 DNR /99 SID 8 (12) EXEMPELSAMLING 2. Sammanställningar, listor och statistik 2 år -bevakningslista, aviseringslista, signallista för löne- och personalhändelser -beräkningsunderlag för retroaktiv lön -kontrollista för exempelvis budgetavstämning -rapporter över flexibel arbetstid, t.ex. tidrapporter -redovisning av betalda arbetsgivaravgifter -sammanställningar över uttagna och kvarstående semesterdagar -statistiska sammanställningar -sammanställningar över jourtid, övertid och mertid -kontrolluppgifter -utdata för skatteredovisning (listor som redovisar preliminär skatt eller kvarstående skatt) -uppbördsspecifikationer 3 år 7 år 7 år 7 år 3. Lönelistor och kodförteckning till lönelista 10 år -lönelistor -lönefördelningsböcker -kodförteckning till lönelista (löneartskatalog), systemanvändarens exemplar 10 år efter att den upphört gälla -ackumulerad lönelista (decemberlista, månad 13-lista) -kodförteckning till lönelista, (löneartskatalog) systemansvariges exemplar bevaras bevaras -lönelista innehållande nödvändiga uppgifter för beräkning av tjänstepension bevaras och avtalsförsäkringar enligt vid varje tid gällande avtal Anm.: Bevarande för beräkning av tjänstepension och avtalsförsäkringar kan ske i form av en ackumulerad lönelista som innehåller de uppgifter som är nödvändiga för uträkning av tjänstepension och avtalsförsäkringar enligt vid varje tid gällande avtal. Om den ackumulerade lönelistan inte innehåller de nödvändiga uppgifterna skall månadslönelistan eller motsvarande sammanställning bevaras. Uppgifterna kan bevaras på olika typer av medier såsom papper, mikrofilm eller genom digital lagring. 8

10 DNR /99 SID 9 (12) EXEMPELSAMLING 2. HANDLINGAR RÖRANDE ANSTÄLLNING, exempelsamling: 1. Rekrytering och tillsättning bevaras -anställningsavtal (för såväl tillsvidareanställning som tidsbegränsad anställning) -ansökningshandlingar till anställning om anställningen tillsatts av sökanden -arbetstillstånd -lönebeslut -sammanställning över alla sökande till viss anställning -intyg om arbetsförmåga -ansökningshandlingar för sökande till utannonserad anställning som inte fått anställningen 6 månader efter tillsättning -ansökningshandlingar för sökande till ej utannonserad anställning som inte vid fått anställningen inaktualitet 2. Anställningsförhållanden bevaras -anmälan om förändrad sysselsättningsgrad -ansökan och beslut om att kvarstå i anställning efter uppnådd pensionsålder -ansökan och beslut om minskad arbetstid i samband med delpension -mål- och ansvarsbeskrivningar, arbetsbeskrivning, arbetsinstruktion -beslut om förtidspension -handlingar rörande lönebidrag: beslut med underlag, handlingsplan för anställning med lönebidrag -handlingar rörande bisyssla -krav på förstadagsintyg -matrikelkort (systematiskt förda uppgifter om en anställds lön och tjänstgöring) -meddelande om avstängning -handlingar rörande tillfälligt försättande ur tjänst -utredning och beslut om omplacering av organisatoriska skäl 3. Tjänstgöringsbetyg och tjänstgöringsintyg bevaras -tjänstgöringsbetyg -tjänstgöringsintyg, det senast utfärdade -äldre tjänstgöringsintyg som ersatts av ett nytt tjänstgöringsintyg vilket innefattar uppgifterna i det äldre tjänstgöringsintyget -arbetsgivarintyg för arbetslöshetskassa när nytt intyg utfärdats 2 år 9

11 DNR /99 SID 10 (12) EXEMPELSAMLING 4. Entledigande bevaras -ansökan om uppsägning -avtal om avgångsvederlag -beslut om uppsägning/entledigande/avsked -beslut om avgång vid förtidspension -underrättelse/varsel om anställningens upphörande -utredning om uppsägning/entledigande/avsked 10

12 DNR /99 SID 11 (12) EXEMPELSAMLING 3. HANDLINGAR RÖRANDE PERSONALSOCIAL VERKSAMHET, exempelsamling: 1. Yrkesmässig rehabilitering bevaras -behandlingskontrakt -beslut om rehabiliteringsersättning -rapport om resultat från behandling -rehabiliteringsplan -rehabiliteringsutredning -särskilt läkarutlåtande i rehabiliteringsärende -utlåtande/rapport om test och arbetsprövning 2. Arbetsskador bevaras -anmälan av arbetsskada -beslut om arbetsskadeersättning -läkarutlåtande om arbetsskada -register som upprättats i enlighet med Arbetsmiljöförordningen (1977:1166) -utredning om arbetsskada 3. Omplacering bevaras -beslut om omplacering -utlåtande i omplaceringsärende -utredning om omplacering 4. Disciplin bevaras -disciplinåtgärd enligt nämnd- eller delegationsbeslut -dokumentation om olovlig frånvaro -fråga om disciplinpåföljd -skriftlig varning -underlag inför disciplinär åtgärd -underrättelse om disciplinpåföljd -yttrande inför disciplinär åtgärd 11

13 4. HANDLINGAR RÖRANDE TJÄNSTEPENSION OCH AVTALSFÖRSÄKRINGAR, exempelsamling: DNR /99 SID 12 (12) EXEMPELSAMLING 1. Tjänstepension bevaras -ansökan om förhandsbesked om tjänstepension / kommunal förmån -ansökan om tjänstepension / kommunal förmån -beslut och uträkning av tjänstepension med underlag -beslut om allmän pension från försäkringskassan -dödsfallsintyg och släktutredning -förfrågan om anställningar (utdata ur MAREG) -förfrågan om tidigare anställningar (den berördes egna uppgifter) -pensionsbesked (pensionsbrev med bilagor) -sammanställningar av pensionsunderlag -utdrag ur tjänstematrikel -preliminär uträkning av tjänstepension / kommunal förmån 2 år efter att beslut om tjänstepension har inkommit 2. Avtalsförsäkring bevaras Trygghetsförsäkring vid arbetsskada: -ansökan (anmälan) med underlag om ersättning i enlighet med TFA-KL -beslut om ersättning i enlighet med TFA-KL -förfrågan om arbetsskada Avtalsgruppsjukförsäkring: -ansökan (anmälan) med underlag om ersättning i enlighet med AGS-KL -beslut om ersättning i enlighet med AGS-KL Tjänstegrupplivförsäkring: -ansökan (anmälan) om ersättning i enlighet med TGL-KL / facklig grupplivförsäkring -beslut om ersättning i enlighet med TGL-KL -underlag till ansökan: dödsfallsintyg och släktutredning, personintyg, arbetsgivarintyg med anmälan om avliden arbetstagare Trygghetsavtal och avgångsförmån: -ansökan och beslut om avgångsförmån enligt AGF-KL -ansökan och beslut om ersättning enligt trygghetsavtal 12