Sverok upphandlar revisionstjänster

HTML
DOWNLOAD

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Sverok upphandlar revisionstjänster"

Per-Erik Ivarsson
för 9 år sedan
Visningar:

1 Sverok upphandlar revisionstjänster Sverok är ett av Sveriges största ungdomsförbund och rymmer idag cirka medlemmar i cirka 900 lokalavdelningar och 9 distriktsföreningar. Förbundets huvudsakliga intäktskälla är statliga bidrag som fördelas via Ungdomsstyrelsen. Sverok kännetecknas i sin helhet av värden som öppenhet och transparens. Förbundsstyrelsen lägger stor vikt vid att förbundet uppfyller gällande lagar och riktlinjer. Lika viktigt är att förbundets pengar används och förvaltas på ett effektivt och seriöst sätt. Sverok avser upphandla revisionstjänster i enlighet med den bifogade anbudsförfrågan. Vi ser fram emot att få ta del av ert anbud. Sista anbudsdag är den 30 april Förfrågningar kring anbudet besvaras av vice förbundsordförande Johan Groth, johan.groth@sverok.se, eller kanslichef Christer Pettersson, christer.pettersson@sverok.se, Med vänlig hälsning David Gustavsson, Förbundsordförande Bland annat följande bilagor översändes på begäran (skicka ett mail till david.gustavsson@sverok.se): - Stadgar för Sverok - Exempel på årsredovisning för Sverok - Exempel på underlag för ansökan om statsbidrag

Förbundsstyrelsen lägger stor vikt vid att förbundet uppfyller gällande lagar och riktlinjer. Lika viktigt är att förbundets pengar används och förvaltas på ett effektivt och seriöst sätt.

2 Upphandlingsunderlag revisionstjänster 2(5) Anbudsförfrågan gällande revisionstjänster till Sverok Kort om Sverok Sverok är ett av Sveriges största ungdomsförbund. Ordet Sverok används ibland som namn på förbundet och ibland som namn på kansliet, någon av distriktsföreningarna eller till och med på en lokal förening. Organisation Sverok har en traditionell organisation där den enskilde personen är medlem i en eller flera lokala föreningar. Det är i de lokala föreningarna den huvudsakliga verksamheten bedrivs. De lokala föreningarna är självständiga juridiska personer. De lokala föreningarna finns över hela landet och är, i sin tur, medlemmar i distriktsföreningarna som utgår från ett regionalt geografiskt område (typiskt ett eller flera landsting). Distriktsföreningarna är självständiga juridiska personer som bl.a. arbetar med bidragsfrågor och stöd till medlemsföreningarna och att uppfylla förbundets syfte på regional nivå. På nationell nivå samlas de lokala föreningarna i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, förkortat Sverok. I Sverok är Riksmötet högsta beslutande instans. Riksmötet sammanträder en gång per år, normalt under perioden november-december månad. Alla medlemmar kan nominera ombudskandidater till Riksmötesombudsvalet. Alla lokala föreningar kan rösta fram ombuden som är de som har rösträtt på Riksmötet. Riksmötet utser årligen en förbundsstyrelse. Förbundsstyrelsen arbetar med övergripande frågor utifrån Riksmötets beslut. Styrelsen har bland annat ansvar för politiska, budgetmässiga, policy- och mediarelaterade frågor. Styrelsen har också kontakt med Sveroks distriktsföreningar och motsvarande föreningar i andra länder. Styrelsen består av ideellt arbetade ledamöter. Sveroks kansli hjälper styrelsen i det dagliga arbetet. Det handlar i första hand om föreningsadministration (godkännande av föreningar, bidragsansökningar etc.), ekonomifrågor och föreningsutveckling (stödja föreningarna i deras arbete med att stärka sin struktur, verksamhet och sitt lokala inflytande). Förbundskansliet består av anställd personal som rekryteras utifrån kompetens och erfarenhet. Vem ansvarar för vad? Handlar frågan om ett enskilt arrangemang ska man ta kontakt med den lokala förening som är ansvarig för arrangemanget. Ibland kan distrikten eller kansliet hjälpa till att hitta vilken förening som är ansvarig om det inte framgår på annat sätt. De lokala föreningarna sköter även själva frågor om medlemskap, lokaler, kontakter med kommunen etc. För mer information om föreningarna se: Handlar frågan om kontakter med landsting eller andra regionala frågor bör man kontakta ansvarigt distrikt. För mer information se: Handlar det om löpande frågor som godkännande av föreningar, utbetalning av bidrag, allmänna frågor kring ekonomi, stadgar, föreningsadministration och föreningsutveckling, gällande lag och regler etc. kontakta kansliet. För mer information se: I frågor som berör Sverok som arbetsgivare eller beställare av olika tjänster är kansliet huvudkontakt. Handlar frågan om Sveroks hållning i olika politiska och/eller principiella frågor, om Sveroks relation till statliga myndigheter etc. kontaktar man Förbundsstyrelsen. Frågor om Sveroks webbplats, de olika projekt Sverok driver eller deltar i och Sveroks internationella samarbete hanteras också av Förbundsstyrelsen. För mer information se:

Organisation Sverok har en traditionell organisation där den enskilde personen är medlem i en eller flera lokala föreningar. Det är i de lokala föreningarna den huvudsakliga verksamheten bedrivs.

3 Upphandlingsunderlag revisionstjänster 3(5) Mer information om Sverok För mer information se dokumentet förbundets förvaltningsorganisation: Administrativa föreskrifter Upphandlande organisation är Sveriges roll- och konfliktspelsförbund (Sverok), organisationsnummer , St Larsgatan 6, Linköping, telefon: , fax: , e-post: och webb: Förfrågningar kring anbudet besvaras av vice förbundsordförande Johan Groth, eller kanslichef Christer Pettersson, Upphandlingen avser revisionstjänster i enlighet med nedanstående kravspecifikation. Det avtal som tecknas med vald leverantör är att betrakta som ett ramavtal och innebär i sig ingen garanti för att leverantören varje år får i uppdrag att genomföra samtliga av punkterna 1, 2 och 3 nedan (kapitel Kravspecifikation). Det avtal som tecknas med vald leverantör ska gälla tre år med möjlighet till förlängning i ytterligare tre plus tre år. Sverok avser att teckna ett avtal som gäller från och med den 1 juli Detta innebär att det första verksamhetsåret som leverantören ska revidera är verksamhetsåret Vid riksmötet i december 2011 kommer tidigare leverantör att föredra revisionsberättelse etc. Annonsering Sverok avser annonsera denna anbudsförfrågan genom att skicka den till ett antal möjliga leverantörer och genom att publicera anbudsförfrågan på Sveroks hemsida. Upphandlingsföreskrifter Svar på anbudsförfrågan inklusive efterfrågade referenser och CV:n ska ha inkommit via mail till info@sverok.se senast den 30 april Övriga bilagor kan skickas in med traditionell post. Svaret ska vara giltigt till och med den 30 september Detta ska framgå av svaret. Krav på leverantör Anbudsgivaren ska bifoga följande bilagor till sitt svar: Registreringsbevis Skatteverkets blankett SKV 4820 Kopia av gällande ansvarsförsäkring Beskrivning av metod för kvalitetssäkring av genomförda uppdrag

24 Linköping, telefon: 013-14 06 00, fax: 013-14 22 99, e-post: info@sverok.se och webb: http://www.sverok.se. Förfrågningar kring anbudet besvaras av vice förbundsordförande Johan Groth, johan.

4 Upphandlingsunderlag revisionstjänster 4(5) Kravspecifikation Det uppdrag som Sverok upphandlar består av tre olika delar: 1. Revision av riksförbundets ekonomiska redovisningar inklusive stöd vid framtagning av årsredovisning. 2. Granskning av underlag inför riksförbundets ansökan om statsbidrag. Underlaget skickas av riksförbundet till Ungdomsstyrelsen. I uppdraget kan även ingå att delta i vissa möten på Ungdomsstyrelsen. Granskningsförfarandet regleras i följande dokument: a) b) 3. Medverka i granskning av underlag inför distriktens ansökan om bidrag från respektive landsting. Notera att reglerna skiljer sig mellan stat och landsting och också mellan olika landsting. Under 2011 kommer det att finnas ca 12 distriktsföreningar inom Sverok. Utöver detta kan riksförbundet ha behov av att löpande avropa rådgivning (främst gällande tillämpning av gällande skattelagstiftning) och övriga stödinsatser (bland annat i att bistå vissa distrikt i deras revisionsarbete). Revisorn bör ha möjlighet att delta på Sveroks Riksmöte vilket äger rum under en helg i slutet på året. I normalfallet räcker det att revisorn är på plats under en dag, vanligtvis en lördag. Anbudsgivaren ska bekräfta att revisorn kan medverka på Riksmötet. Anbudsgivaren ska kort beskriva hur anbudsgivare brukar gå tillväga i liknande uppdrag. Anbudsgivaren ska bifoga tre referenser som beskriver uppdrag av liknande art och omfattning. Erfarenhet av liknande uppdrag inom ideell sektor är meriterande. Anbudsgivaren ska bifoga två CV:n för funktionen som revisor. Erbjudna CV:n avseende denna funktion ska gälla auktoriserad revisor. Erfarenhet av liknande uppdrag inom ideell sektor är meriterande. Anbudsgivaren ska bifoga två CV:n för funktionen personlig ersättare till revisorn. Erfarenhet av liknande uppdrag inom ideell sektor är meriterande. Sverok avser välja en av de bägge föreslagna konsulterna inom varje funktion. Samma CV kan förekomma både som revisor och som personlig ersättare. Anbudet ska dock innehålla minst tre olika CV:n. Kommersiella villkor Anbudsgivaren ska ange timpris för revisor och personlig ersättare. Timpris ska anges inklusive moms då Sverok ej kan lyfta moms. Anbudsgivaren ska även ange en ungefärlig uppskattning i timmar för uppgifterna: 1. Revision av riksförbundets ekonomiska redovisningar inklusive stöd vid framtagning av årsredovisning. 2. Granskning av underlag inför riksförbundets ansökan om statsbidrag. Anbudsgivare ska även ange eventuella tillkommande kostnader (t.ex. för restid, tryckning och kopiering). Sverok betalar ej traktamente, kostnader för logi, mat etc. Samtliga sådana kostnader ska ingå i angivet timpris. Sverok ersätter direkta kostnader för resor mot kvitto alternativt kan Sverok boka resorna via sin resebyrå.

Underlaget skickas av riksförbundet till Ungdomsstyrelsen. I uppdraget kan även ingå att delta i vissa möten på Ungdomsstyrelsen. Granskningsförfarandet regleras i följande dokument: a) http://www.

5 Upphandlingsunderlag revisionstjänster 5(5) Utvärderingskriterier Sverok avser utvärdera inkomna anbudet utifrån följande kriterier: 1. Anbudet ska ha inkommit i tid och innehålla samtliga efterfrågade underlag 2. Anbudsgivaren ska uppfylla samtliga krav under rubriken Krav på leverantörer 3. Värdering av inlämnade referenser 4. Värdering av inlämnade CV:n 5. Värdering av angivna timpris och angivna tidsuppskattningar 6. Värdering av eventuella tillkommande kostnader

Anbudsgivaren ska uppfylla samtliga krav under rubriken Krav på leverantörer 3. Värdering av inlämnade referenser 4.

Relevanta dokument

Upphandlingspolicy för RUM

Upphandlingspolicy för RUM Slupskjulsvägen 34, 111 49 Stockholm Inledning Detta dokument beskriver riktlinjer och rutiner för genomförande av upphandlingar inom RUM. Dokumentet beskriver en komplett upphandlingsprocess.